El rol de la Auditoría Interna en la gestión de proyectos

Transcripción

1 Montevideo, Setiembre as Jornadas Rioplatenses de Auditoría Interna El rol de la Auditoría Interna en la gestión de proyectos INSTITUTO URUGUAYO DE AUDITORIA INTERNA Alejandro Alemany, CIA

2 Agenda Parte 1 Parte 2 Parte 3 Parte 4 Parte 5 Qué es un proyecto? Auditoría Interna de Proyectos Gestión de Proyectos Seis pilares para la excelencia en gestión de proyectos Proyectos de Auditoría Interna

3 Qué es un proyecto?

4 Qué es un Proyecto? Proyectos son definidos como: un conjunto único de actividades con base a un alcance pre-establecido que tienen un inicio y un final, cuya finalidad es dar cumplimiento a ciertos objetivos y metas empresariales y en cuya ejecución se generan entregables bajo las premisas de: - calidad, - tiempo, - costo - y satisfacción del cliente (accionistas / alta dirección / organización). Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 4

5 Qué es un Proyecto? Los proyectos normalmente se establecen en base a fases y tiempos, -de forma secuencial o concurrentes, -conformados por varios actores - donde cada uno tiene roles y responsabilidades definidas para dar cumplimiento a las actividades. Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 5

6 Ejemplos de proyectos Construcción de una obra de infraestructura Cambio en un proceso Implementación de un sistema Tercerización de un proceso crítico Reorganización Implementación de un sistema de gestión de riesgos Reconversión de perfiles Fusión Organizacional Centralización de procesos Desarrollo de una nueva unidad de negocio Desarrollo de un nuevo producto Nuevo modelo de gestión de clientes Auditoría Interna Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 6

7 Las estadísticas muestran que un 25% de proyectos organizacionales pueden ser clasificados como exitosos. Un 50% de los proyectos finalizan retrasados, o se exceden de los costos estimados y el 25% restante fracasan completamente. Para aumentar las posibilidades de éxito del proyecto es esencial utilizar un esquema estructurado de gestión de proyectos. Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 7

8 Auditoría Interna de Proyectos

9 Desde la función de Auditoría Interna existen grandes posibilidades de agregar valor a la gestión de proyectos: Realizando evaluaciones independientes a lo largo del ciclo de vida del proyecto en cuanto a : Evaluación de riesgos del proyecto Brindando soporte en mecanismos de gestión de riesgos Auditoría de cumplimiento de objetivos del proyectos Evaluaciones en cuanto a la organización, herramientas y prácticas utilizadas para la gestión del proyecto Auditorías de los procesos de gestión de costos del proyecto Evaluación de proceso de control del proyecto Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 9

10 Algunos Proyectos podrían ser incluidos dentro del alcance de la Auditoría Interna, como ser: Imagen o gráfica Imagen o gráfica Proyectos que generan un impacto significativo en la organización o que deriven en fuertes cambios organizacionales. Proyectos de elevados presupuestos. Proyectos considerados estratégicos para la Alta Dirección. Proyectos recurrentes que han presentado dificultades en el pasado o no hayan alcanzado los beneficios esperados. Los proyectos que se enfrentan a problemas con su presupuesto, el cronograma, etc. y en los cuales se encuentra comprometido el éxito global del proyecto. Proyectos complejos, que impliquen importantes riesgos. Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 10

11 Diferentes momentos para la Auditoría durante el ciclo de vida del Proyecto Análisis Definición Diseño Construcción Implementación Operación Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 11

12 Gestión de Proyectos

13 El triángulo del éxito en la gestión de proyectos De acuerdo al Presupuesto Costos CALIDAD Plazos En Tiempo Tanto el equipo del proyecto como la Auditoría de Proyectos, se deberían entonces concentrar en estos puntos. Alcance De acuerdo a las Especificaciones u Objetivos Y que se generen los beneficios esperados Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 13

14 Gestión de Proyectos Gestionar un proyecto significa planear su ejecución antes de iniciarla y vigilar dicha ejecución. Una efectiva administración de proyectos exige: Técnicas y herramientas Estructuras bien organizadas. Gestionar los Riesgos Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 14

15 Riesgos de un Proyecto Definición Los riesgos de un Proyecto son eventos futuros inciertos que pueden influir en el logro de los objetivos del Proyecto (Tiempo, Costo, Calidad y Beneficios) Una buena administración identifica, valora, enfoca, mitiga y controla los riesgos. El proceso de identificación y gerenciamiento de riesgos es un proceso continuo a lo largo de todo el ciclo de vida del Proyecto. Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 15

16 Riesgos de un Proyecto y el rol del Auditor La Auditoría Interna puede jugar un papel preponderante en este proceso, a través de la revisión independiente de los riesgos del Proyecto. Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 16

17 Riesgos de un Proyecto Conversión de datos Arquitectura del sistema Creación de redes Rendimiento Seguridad Disponibilidad Recuperación de desastres Técnicos Organización Entrenamiento Gestión del cambio Comunicación Alineamiento organizacional Continuidad del negocio Alineación estratégica Composición del Comité de Dirección Comunicación Sponsorship Compromiso Gerenciales y de Negocios Riesgos Recursos Administ. y Control del Proyecto Procesos y Funcionales Presupuestos Dotación Personal Competencias equipo Planeación Metodología Gestión Proyectos Gestión de Issues Gestión de Riesgos Monitoreo del progreso Definición requerimientos negocio Controles Aplicación Customización Interfases Localización Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 17

18 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Planeación Gestión de Costos y Beneficios Comunicaciones Control del Proyecto Calidad Planning and Scheduling Finances Communications Risk Quality Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 18

19 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Los planes son realistas? Hay una base sólida para monitorear el avance del proyecto? Planeación Planning and Scheduling Resource Gestión de Costos y Beneficios Finances Business Case Benefits Realisation Comunicaciones Communications Stakeholder Control del Proyecto Risk Issue Calidad Quality Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 19

20 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Planeación Gestión de Costos y Beneficios Comunicaciones Control del Proyecto Calidad Se posee la gente indicada? Planning and Scheduling Finances Communications Risk Quality Existe disponibilidad de recursos? Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Dependency Reporting Scope and Change Control Close Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 20

21 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Planeación Gestión de Costos y Beneficios Comunicaciones Control del Proyecto Calidad Planning and Scheduling Finances Communications Risk Quality Se analizaron las interacciones con otros proyectos Se analizaron las rutas críticas del proyecto? Resource Dependency Assumption Business Case Benefits Realisation Stakeholder Reporting Issue Scope and Change Control Supplier Knowledge and Office Close Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 21

22 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Se definieron los supuestos? Se revisan periódicamente? Planeación Planning and Scheduling Gestión de Costos y Beneficios Finances Comunicaciones Communications Control del Proyecto Risk Calidad Quality Están claros los supuestos para todos? Resource Dependency Business Case Benefits Realisation Stakeholder Reporting Issue Scope and Change Control Knowledge and Office Close Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 22

23 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Se determinaron los costos y aspectos financieros? Planeación Planning and Scheduling Gestión de Costos y Beneficios Finances Comunicaciones Communications Control del Proyecto Risk Calidad Quality Que mecanismos de control existen? Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 23

24 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Están claros los beneficios esperados del proyecto? Planeación Planning and Scheduling Gestión de Costos y Beneficios Finances Comunicaciones Communications Control del Proyecto Risk Calidad Quality Cómo se realizará el seguimiento de los beneficios? Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 24

25 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? De definió un plan de comunicación? (Quien, qué, por qué medios, en que momento) Planeación Planning and Scheduling Gestión de Costos y Beneficios Finances Comunicaciones Communications Control del Proyecto Risk Calidad Quality Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 25

26 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? De identificaron las personas o grupos impactados por el cambio? Planeación Planning and Scheduling Gestión de Costos y Beneficios Finances Comunicaciones Communications Control del Proyecto Risk Calidad Quality Se definió un plan para asegurar el compromiso con el cambio? Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 26

27 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Se progresa de acuerdo a los planes establecidos? Planeación Planning and Scheduling Gestión de Costos y Beneficios Finances Comunicaciones Communications Control del Proyecto Risk Calidad Quality Existen mecanismos adecuados para controlar el avance del proyecto? Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 27

28 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Se evalúan periódicamente los riesgos del proyecto? Planeación Planning and Scheduling Gestión de Costos y Beneficios Finances Comunicaciones Communications Control del Proyecto Risk Calidad Quality Se definen planes de acción que mitiguen los riesgos? Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 28

29 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Qué problemas existen? Planeación Gestión de Costos y Beneficios Comunicaciones Control del Proyecto Calidad Existen procesos de identificación y administración de problemas? Planning and Scheduling Finances Communications Risk Quality Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 29

30 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Se evalúan los cambios propuestos al plan de proyecto? Planeación Planning and Scheduling Gestión de Costos y Beneficios Finances Comunicaciones Communications Control del Proyecto Risk Calidad Quality Existe un proceso de autorización de cambios al proyecto? Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 30

31 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Planeación Existen procesos de administración y control de proveedores? Planning and Scheduling Gestión de Costos y Beneficios Finances Comunicaciones Communications Control del Proyecto Risk Calidad Quality Los servicios de proveedores están cumpliendo las expectativas? Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 31

32 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Planeación Existen procedimientos de control de calidad? Están claras las responsabilidades en cuanto a controles de calidad? Planning and Scheduling Resource Gestión de Costos y Beneficios Finances Business Case Benefits Realisation Comunicaciones Communications Stakeholder Control del Proyecto Risk Issue Calidad Quality Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 32

33 Gestión de Proyectos - Que preguntas podríamos hacernos? Planeación Existen procedimientos de salvaguarda de la información y documentación del proyecto? Planning and Scheduling Gestión de Costos y Beneficios Finances Comunicaciones Communications Control del Proyecto Risk Calidad Quality Se definieron planes de capacitación? Resource Business Case Benefits Realisation Stakeholder Issue Knowledge and Office Close Dependency Reporting Scope and Change Control Assumption Supplier Septiembre de 2009 Slide PricewaterhouseCoop 33

34 Seis pilares para la excelencia en gestión de proyectos

35 Los 6 Pilares para la Excelencia de Proyectos (y que deben ser considerados por el auditor) 1. Las partes interesadas están comprometidas con el cambio 2. Comprensión de los beneficios del negocio. 3. Plan de trabajo y cronograma predecibles. 4. Equipo de alto desempeño. 5. Alcance realista y manejable. 6. Los riesgos se mitigan. Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 35

36 Los 6 Pilares para la Excelencia de Proyectos (y que deben ser considerados por el auditor) 1. Las partes interesadas se han comprometido. 2. Comprensión de los beneficios del negocio. 3. Plan de trabajo y cronograma predecibles. 4. Equipo de alto desempeño. 5. Alcance realista y manejable. 6. Los riesgos se mitigan. III.1 Estándares y estructura III.2 Gestión del tiempo del proyecto III.3 Gestión de costos. III.4 Gestión de calidad III.5 Monitoreo del progreso III.6 Administración y soporte Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 36

37 Los 6 Pilares para la Excelencia de Proyectos (y que deben ser considerados por el auditor) 1. Las partes interesadas se han comprometido. 2. Comprensión de los beneficios del negocio. 3. Plan de trabajo y cronograma predecibles. 4. Equipo de alto desempeño. 5. Alcance realista y manejable. 6. Los riesgos se mitigan. III.1 Estándares y estructura III.2 Gestión del tiempo del proyecto III.3 Gestión de costos. III.4 Gestión de calidad III.5 Monitoreo del progreso III.6 Administración y soporte Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 37

38 III.2 time management (Ejemplo) Se identificaron las dependencias entre las actividades y se tuvieron en cuenta en el cronograma de proyecto Las responsabildiades para cada tarea fueron definidas y comunicadas Se identificaron los hitos clave y fueron documentados en el cronograma de proyecto Cuando corresponda se desagregaron sub-proyectos Existe un schedule consolidado de proyecto Se realizó un adecuado análisis de ruta crítica El cronograma de proyecto se realizó con el nivel de detalle suficiente Las estimaciones de tiempo de las actividades fueron realizadas siguiendo procesos lógicos El cronograma incluye tiempos para contingencias Se realizó un análisis de restricciones como ser disponibilidad de recursos, dependencias, tiempos de aprobación, etc. El cronograma de proyecto, y proceso de planeación fue revisado y aprobado por personal independiente. Se definió un proceso formal para la gestión de cambios Los cronograma de proyecto de proveedores se encuentran alineados con el plan de proyecto Se definió un proceso formal para la gestión de cambios PricewaterhouseCoopers Septiembrel de

39 Entregable del Diagnóstico (Ejemplo) PricewaterhouseCoopers Septiembrel de

40 Proyectos de Auditoría Interna

41 Podemos considerar la realización de una Auditoría como un proyecto? Alcance pre-establecido. Tienen un inicio y un final. Con el fin de alcanzar determinados objetivos y metas. En su ejecución se generan entregables (bajo las premisas de calidad, tiempo, costo y satisfacción del cliente). Se establecen en base a fases y tiempos. Conformados por varios actores con roles y responsabilidades definidas. Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 41

42 Proyectos de Auditoría Interna Herramientas de Gestión de Proyectos Plan de Gestión de Stakeholders? Plan de comunicación del proyecto? Kick off del proyecto? Sponsoreo? Definición de Beneficios esperados del proyecto? Medición y comunicación de beneficios logrados? Cronogramas, hitos clave? Gestión de cambios? Alcances? Gestión de dependencias? Gestión de Riesgos Gestión de/ Issues / Problemas? Análisis de Restricciones? Otros Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 42

43 Estamos incluyendo en nuestro plan anual, proyectos significativos para la organización? Estamos teniendo en cuenta los herramientas de gestión de proyectos para Proyectos de Auditoría exitosos? Setiembre 2009 PricewaterhouseCoop 43

44 Muchas Gracias!! Alejandro Alemany

45 Nuestra Visión Ser la Firma líder en servicios profesionales, referente del mercado. Alejandro Alemany 2009 PricewaterhouseCoopers Ltda., PricewaterhouseCoopers, PricewaterhouseCoopers International Business Services Ltda., Shaw Faget & Asociados, Shaw Faget & Asociados International Business Services Ltda. y PW Software Ltda. Todos los derechos reservados. PricewaterhouseCoopers se refiere a las firmas uruguayas de PricewaterhouseCoopers Ltda., PricewaterhouseCoopers, PricewaterhouseCoopers International Business Services Ltda., Shaw Faget & Asociados, Shaw Faget & Asociados International Business Services Ltda. y PW Software Ltda. o, según requiera el contexto, a la red de firmas miembro de PricewaterhouseCoopers International Limited, cada una de las cuales es una entidad legal separada e independiente.