6. Gestión de proyectos

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1 6. Gestión de proyectos Versión estudiante

2 Introducción 1. El proceso de gestión de proyectos 2. Gestión del riesgo "La gestión de proyectos se basa en establecer objetivos claros, gestionar el tiempo, el material, las personas y los costes para proporcionar un resultado en el momento oportuno, dentro del presupuesto y con el nivel de exigencia más elevado". Es un elemento esencial de la gestión de un negocio en crecimiento. Está formado por diferentes tipos de actividades: planificación (es decir, identificar las necesidades y los objetivos y establecer objetivos claros) programación (es decir, coordinar las actividades desde la concepción hasta la finalización e identificar plazos y recursos) control (es decir, controlar los progresos y asegurar que se finaliza en el tiempo previsto, cumpliendo con el presupuesto y el nivel de calidad exigido). Cada una de estas actividades se debe gestionar de forma eficaz para asegurar el éxito de un proyecto individual y del negocio global. Revisión Pregunta de autoevaluación Esta unidad se centra en el importante aspecto de la gestión de proyectos para start-ups. Destaca la importancia de implementar un proceso sistemático desde el principio. La unidad ilustra y explica un proceso genérico de gestión de proyectos. La unidad concluye con un debate sobre la evaluación del riesgo y la gestión para ayudar a minimizar la exposición de una empresa al riesgo. Objetivos de aprendizaje Al terminar esta unidad podrá: Determinar la importancia del uso de técnicas eficaces de gestión de proyectos en nuevas apuestas empresariales y start-ups Explicar el proceso de gestión de proyectos Comentar los conceptos de evaluación del riesgo y gestión del riesgo Presentar herramientas simples para ayudar a minimizar la exposición al riesgo de una empresa

3 1. El proceso de gestión de proyectos Siguiendo un planteamiento estructurado para la gestión de proyectos, un emprendedor puede aumentar las probabilidades de tener éxito. Si el emprendedor entiende claramente qué está haciendo y por qué, y si la organización tiene un mecanismo establecido para iniciar y llevar a cabo innovaciones, el desarrollo se puede producir de forma rápida y previsible. Si no hay ninguna infraestructura de este tipo, se debe implementar para cada iniciativa. Esto hace disminuir el tiempo de reacción de las personas de la empresa y puede limitar el éxito del proyecto, porque no hay ningún patrón a seguir y el proceso se debe reinventar cada vez. Por lo tanto, los resultados no son siempre previsibles. Los beneficios de los métodos de gestión de proyectos son, entre otros: Aseguran que la empresa satisfaga los deseos, las necesidades y expectativas de los clientes. Permiten que la compañía haga más trabajo en menos tiempo y con menos personas. Estandarizan el trabajo rutinario de los proyectos y evitan que se tenga que 'reinventar la rueda'. Aseguran que las personas completen todas las tareas en el tiempo previsto, cumpliendo el presupuesto y con el nivel de calidad más elevado. Reducen la duplicación de esfuerzos y trabajo además de las luchas de poder. Teniendo esto en cuenta, los emprendedores deben identificar e integrar las formas más valiosas y fructíferas de planificar y desarrollar proyectos eficaces. Esto asegura que la empresa se centre en lo que quiere ser en el futuro. El resto de este apartado establece las fases más importantes del proceso de gestión de proyectos y las expone detalladamente.

4 1.1 Definir alcance, estrategia y objetivos Esta fase del proceso de gestión de proyectos asegura que el fundador y su equipo tengan una visión o imagen clara del lugar donde quiere que esté el negocio en el futuro. Es decir, anima al emprendedor o al responsable de la toma de decisiones a crear una imagen clara del resultado deseado y comunica esta visión a todos los grupos de interés del proceso. Una estrategia es un flujo de medidas coherentes o consistentes que una organización toma para avanzar hacia esa visión. Los objetivos de la organización deberían ir vinculados a esta estrategia. Deben ser específicos, bien definidos y medibles de manera que las personas sepan exactamente qué se ha de conseguir. Esta fase también nos empuja a establecer el alcance del proyecto en cuestión. El alcance debería detallar qué cubrirá el proyecto y que no cubrirá. 1.2 Planificar el proyecto y seleccionar el patrocinador Los resultados de un proyecto se deciden ampliamente en las fases iniciales de su proceso de gestión. Es decir, en las fases anteriores a la implementación real o la ejecución del proyecto. Irónicamente, estas actividades a menudo reciben poca atención. Sin embargo, una planificación exhaustiva del proyecto aumenta significativamente el éxito del nuevo producto y está estrechamente relacionada con los resultados financieros. Es en este punto del proceso cuando los costes empiezan a aumentar drásticamente a medida que se necesitan recursos para el desarrollo. Por consiguiente, es imperativo planificar adecuadamente desde el principio. Asignar un patrocinador (normalmente un miembro experimentado de la organización) también es esencial para conseguir buenos resultados. El director patrocinador tiene un papel fundamental en el proceso. Esta persona debe ser responsable del éxito del proyecto. Es responsabilidad suya iniciar el proyecto y asegurar que se asignen recursos adecuados.

5 1.3 Priorizar el proyecto y asignar equipos Los proyectos exigen una inversión importante en términos de recursos como tiempo, dinero y personal, y todos son limitados. Por lo tanto, es de vital importancia que los proyectos que se seleccionen para la implementación proporcionen un buen retorno de los recursos y el capital invertido. Este proceso ayuda a eliminar los proyectos que exigen muchos recursos pero no están justificados por las estrategias empresariales actuales. También ayuda a posicionar los proyectos de manera que los esfuerzos puedan centrarse en los más críticos. Tras esta decisión, el proyecto individual tendrá calendarios y presupuestos. Después se asignarán equipos específicos a los proyectos individuales y la dirección deberá esforzarse por elegir un equipo bien equilibrado en cuanto a composición y combinación. 1.4 Hacer un seguimiento del rendimiento y controlarlo Hay que hacer un seguimiento de los progresos del proyecto de forma continuada para evaluar el rendimiento en relación con los objetivos y el calendario. Es posible que deban alterarse determinadas acciones para mantenerlos en la línea de los objetivos desarrollados desde el principio. Esta fase implica reconocer las señales de alerta y los problemas, identificar la causa y luego aplicar el tratamiento o los remedios adecuados. Todos los miembros del equipo deberían recibir feedback y formación continuada para que mantengan la energía y el entusiasmo.

6 2. Gestión del riesgo El riesgo es el perjuicio potencial o el efecto negativo que puede derivarse de un evento futuro. Por lo tanto, el riesgo se puede definir como una función de estos componentes. En términos generales, el riesgo comprende la probabilidad de que se produzca un evento negativo y hasta qué punto sería perjudicial. Riesgo = f (evento, probabilidad, impacto) "La evaluación del riesgo se refiere a la identificación, el análisis y la priorización del nivel de riesgo en un proyecto". Implica medir dos elementos del riesgo: a) la magnitud de la pérdida potencial, y b) la probabilidad de que se produzca la pérdida. La evaluación del riesgo puede ser el paso más importante del proceso de gestión del riesgo y por lo tanto se debería llevar a cabo durante la fase de selección del proyecto. Sin embargo, también es el paso más difícil del proceso y el más propenso al error, y a menudo hay un grado elevado de incertidumbre en la evaluación de la medición de estos dos elementos. Además, la gestión del riesgo sería más sencilla si una única métrica pudiera incorporar toda la información en la medición. Sin embargo, dado que se miden dos cantidades, esto no es posible. Un riesgo con un gran potencial de pérdida y poca probabilidad de que se produzca se debe tratar de manera diferente que un riesgo con poco potencial de pérdida pero mucha probabilidad de que se produzca. Cuando la empresa ha identificado y evaluado los riesgos, los pasos para afrontarlos son mucho más sistemáticos y metódicos. La Tabla 1 es una herramienta útil para capturar estos datos cruciales.

7 Probabilidad de que se produzca Magnitud los daños Actividad Alta Media Alta Alta Media Alta Ninguna medida Medida Prevista Tipo de medida Tabla 1: Tabla de análisis del riesgo "La gestión del riesgo es el proceso de evaluar o medir el riesgo y luego desarrollar estrategias adecuadas o medidas correctivas para gestionarlo". Es un proceso continuo. Comienza como estrategia cuando el proyecto se está estableciendo y continúa durante el ciclo de vida de un proyecto hasta que se finaliza. La gestión del riesgo incluye varios procesos que, aunque aquí se muestren como elementos separados, están muy interrelacionados. Se trata de: Identificación Determinar qué riesgos es probable que afecten al proyecto y documentar sus características. Cuantificación Evaluar la probabilidad y las consecuencias de los riesgos y sus interacciones sobre la posible variedad de resultados de un proyecto a fin de examinar y desarrollar opciones alternativas.

8 Mitigación Utilizar técnicas y métodos para la reducción y el control de riesgos o la mejora de las oportunidades. Control Normalmente las estrategias utilizadas incluyen transferir el riesgo a otra parte, evitar el riesgo, reducir el efecto negativo y aceptar algunas o todas las consecuencias de un riesgo específico. La decisión final puede estar vinculada a la tolerancia que un emprendedor o jefe de proyecto tiene frente al riesgo. Por tanto, la tolerancia del director ante el riesgo se ha de explorar más detalladamente. Las tres clasificaciones más utilizadas del riesgo son: la persona que evita el riesgo la persona neutral frente a los riesgos y la persona a quien le gusta el riesgo.

9 Revisión La gestión eficaz del proyecto es esencial para todas las organizaciones, especialmente las empresas en crecimiento y las pequeñas empresas. Esta unidad se ha centrado en el importante aspecto de la gestión de proyectos para start-ups. Ha presentado un proceso simple de gestión de proyectos de cuatro fases. "La gestión de proyectos se basa en establecer objetivos claros, gestionar el tiempo, el material, las personas y los costes para proporcionar un resultado en el momento oportuno, dentro del presupuesto y con el nivel de exigencia más elevado". Las fases de este proceso son: a) definir alcance, estrategia y objetivos, b) planificar el proyecto y seleccionar el patrocinador, c) priorizar el proyecto y asignar equipos, y finalmente d) hacer un seguimiento del rendimiento y controlarlo. La unidad ha acabado con un debate sobre la gestión del riesgo. Ha presentado una metodología sencilla para ayudar a minimizar la exposición al riesgo de una empresa. Pregunta de autoevaluación 1. Por qué es importante usar técnicas eficaces de gestión de proyectos en nuevas apuestas empresariales y start-ups?

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