Este procedimiento aplica a libros y a material seriado que por sus características se disponen como material para canje de la Biblioteca UIS.

Transcripción

1 Revisó: Director y Profesional - Selección y Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: viembre 29 de 2007 Resolución N 1842 Indicar las actividades necesarias para la adquisición, por canje, de bibliográfico, y su posterior intercambio con las instituciones en convenio. Este procedimiento aplica a libros y a seriado que por sus características se disponen como para canje de la Biblioteca UIS. Acuerdo N 101 de 2004, Política de desarrollo de colecciones. Canje: Actividad de cooperación entre bibliotecas regulada por convenciones multilaterales entre gobiernos. Acuse de recibo: Agradecimiento de canje enviado a las instituciones con las cuales se realizó el mismo. Enviado en formato correo electrónico, carta o formato predeterminado por la institución con la cual se realizó el canje. Listado canje: Hace referencia a hojas Excel, en las que se almacena la información de libros disponibles para canje, la información correspondiente a todo el disponible para canje en la Biblioteca UIS. Ofrecimiento Canje: Envío de la solicitud de canje por parte de las entidades en convenio.

2 Página 2 de 8 Cuando el Profesional - Selección y Adquisición decide que el seriado debe ingresar a la colección, envía dicho a canje para que éste sea retenido en los estantes de canje en espera hasta que llegue el cuarto ejemplar de dicha publicación seriada; Es en este momento en el que el es enviado al Auxiliar - Selección y Adquisición encargado del procesamiento de las publicaciones seriadas, para su ingreso a la colección. Para garantizar la continuidad en la recepción del de canje que entra a colección, el Adquisición responsable del canje bibliográfico debe mantener contacto con el proveedor (por medio de llamadas telefónicas, o correos electrónicos) para que los envíe. Semestralmente se realiza un informe, con la información registrada en las tablas Excel. Los listados de requeridos por canje son entregados por el Profesional - Selección y Adquisición, al auxiliar de canje bibliográfico para su solicitud. la institución en convenio envía mas de un ejemplar del solicitado por canje, el Profesional - Selección y Adquisición evalúa la conveniencia de ingresarlos todos o un único ejemplar a la colección. se decide a ingresar un único ejemplar a la colección, los ejemplares restantes, ingresan a ser parte del ofrecido para canje. el solicitado por canje llega en un número mayor al solicitado, este es analizado por el Profesional - Selección y Adquisición quien decide si es pertinente o no ingresarlo a la colección. es pertinente que ingrese a la colección, el pasa al procedimiento para la adquisición (por donación) de bibliográfico. no es pertinente su ingreso a la colección éste queda como disponible para canje. Las solicitudes de canje se realizan por medio de una carta o un correo electrónico enviado a la Institución en convenio que tiene el de interés para canje. se trata de del área de la salud, la evaluación de la pertinencia o no de esta para la colección es apoyada por el Director de la Biblioteca.

3 Página 3 de 8 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página Identifica tipo de canje 1. Verifica si se hace un ofrecimiento de canje o si se necesita solicitar por canje. Es ofrecimiento de canje? 2. no es ofrecimiento de canje por parte de la Biblioteca UIS, entonces hace referencia solicitud de canje por ésta. Envía listado de existencia 3. Envía el listado del disponible para canje (ofrecimiento de canje) a las instituciones en convenio. Listados canje Recibe solicitudes de canje y busca el 4. Recibe las solicitudes enviadas por las instituciones en convenio vía correo electrónico o por medio impreso. Actualiza listados 5. Actualiza los listados de existencias de para canje, realizando el ajuste correspondiente. Listados canje Empaca y envía el 6. Para el envío del remitirse al procedimiento transferencia de archivo, perteneciente a gestión documental. 1

4 Página 4 de 8 1 Recibe listado de 7. no son listados de ofrecidos por canje por otras instituciones, entonces es que entra en forma física. Estos listados se reciben por medio de correo electrónico o en medio impreso. Remisión Es listado impreso? Imprime el listado 8. Imprime el listado recibido por correo electrónico. Evalúa pertinencia del 9. es publicación seriada, antes de evaluar su pertinencia, verifica en el sitio Web de Biblioteca UIS, si es un número que esta dentro de la colección de la Biblioteca. sí se selecciona y se pasa al Profesional - Selección y adquisiciones. es libro, evalúa la pertinencia del. adquisiciones. Profesional - Selección y. Acuerdo N 101de Política de desarrollo de colecciones Solicita 10. Solicita el que se ha considerado como pertinente. En el caso de publicaciones seriadas, solicitan aquellas publicaciones que no estén dentro de la colección de la Biblioteca UIS. Recibe y verifica el 11. Verifica que el recibido corresponda al que ha sido solicitado por canje y al relacionado en la remisión. Solicitud de canje Remisión 2

5 Página 5 de 8 2 Es solicitado por canje? 1 Pág no es solicitado por canje, corresponde a enviado para canje por otras instituciones sin previa solicitud. Es un libro? 13. no es libro, hace referencia a publicación seriada. Realiza y envía acuse de recibo PBI.04 P. Adquisición (por donación) de bibliográfico Envía el acuse de recibo de forma impresa o por medio de un correo electrónico. 15. El se remite a: PBI.04 procedimiento adquisición (por donación) de bibliográfico. 4 Ingresa a colección 2 Pág es título nuevo, verifica que sea el cuarto (4) número consecutivo del mismo. es título existente en la colección, verifica que sea un número que no se tenía. Realiza y envía acuse de recibo 17. Envía el acuse de recibo de forma impresa o por medio de un correo electrónico. 3

6 Página 6 de 8 3 PBI.05 P. Procesamiento de Publicaciones Seriadas 18. Remite el a: PBI.05 procedimiento procesamiento de publicaciones seriadas. Actualiza listados Actualiza lista de en espera. Listados canje Ubica el 20. Ubica el en el estante de en espera. Evaluar Pertinencia Evalúa pertinencia o no del para la colección. Ingresa a colección 4 Pág.5 Libro 3 Pág no es un libro, hace referencia a una publicación seriada. 4

7 Página 7 de 8 4 Canje Descarte de Actualiza el listado 23. Actualiza el listado del que se tiene disponible para canje. Listados canje Almacena para canje 24. Almacena el en deposito de para canje.

8 01 Creación del Documento viembre 29 de 2007 Página 8 de 8