Almacenamiento digital para SAP con DocuWare

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1 Connect to SAP Product Info Almacenamiento digital para SAP con DocuWare Connect to SAP conecta DocuWare con una amplia gama de aplicaciones o módulos SAP mediante la interfaz SAP ArchiveLink. Es compatible con todos los tipos de documentos y estrategias de archivado desde SAP y con el archivado de datos SAP. DocuWare Connect to SAP cuenta con la certificación de SAP para su integración con SAP NetWeaver. La implementación del archivado digital para SAP con DocuWare Connect to SAP garantiza la perfecta integración de SAP con el sistema de gestión documental DocuWare. Con tan solo pulsar un botón, los documentos que acompañan a los procesos corporativos están siempre disponibles gracias a SAP y a DocuWare. Ventajas Recuperar documentos directamente de SAP Integrar procesos corporativos y objetos empresariales Protección de datos basada en el concepto de autorización de SAP Archivado de documentos garantizado para satisfacer requisitos de auditoría 1

2 Escenarios típicos La integración de DocuWare y SAP incluye tanto los documentos salientes como los documentos entrantes creados en SAP. Connect to SAP le ayuda a archivar documentos en los siguientes casos o estrategias de archivado. Documentos entrantes, escenario principal ( almacenamiento tardío con código de barras ) 1. La etiqueta de código de barras se coloca en el documento (p. ej. factura entrante). 2. La comprobación de la factura y la contabilización del documento se efectúan en SAP. 3. SAP genera un objeto empresarial y registra el código de barras. 4. El documento se escanea, se reconoce el código de barras y se archiva el documento en DocuWare. 5. DocuWare transfiere a SAP una tabla con el código de barras y el ID del documento. 6. SAP determina el documento contable y lo vincula por medio del código de barras con el correspondiente documento en DocuWare. 7. El usuario puede acceder directamente y en cualquier momento desde el objeto empresarial al documento en DocuWare. Evidentemente la solución es compatible también con el almacenamiento temprano. En éste el usuario escanea primero la factura entrante y la archiva en DocuWare con el código de barras como entrada de índice. A continuación, SAP la comprueba y contabiliza y genera un objeto empresarial. Mediante la tabla de código de barras se enlaza el objeto empresarial con el documento archivado en DocuWare. Colas de impresión y almacenamiento de datos SAP Asimismo, Connect to SAP es compatible con el almacenamiento de colas de impresión con hipervínculos, así como de datos de archivo de SAP (datos REO). 2

3 Ejecución técnica SAP HTTP Server Los dos componentes de SAP, el SAP HTTP Server y la transferencia de códigos de barras SAP, se disponen sobre ArchiveLink 4.5. ArchiveLink se puede utilizar desde el servicio de gestión de contenido (CMS) KPro con la interfaz contenida en el HTTP Content Server. El SAP HTTP Server se comunica con los repositorios de contenido de ArchiveLink. Mediante el SAP HTTP Server, SAP crea documentos en DocuWare y pide visualizar documentos. Cada repositorio de contenido tiene asignado un objetivo de comunicación claramente definido. Para que, en caso de necesidad, varios SAP HTTP Servers se puedan comunicar con los repositorios de contenido que llevan el mismo nombre (por ejemplo, sistema de prueba y sistema productivo), en la DocuWare Administration se generan conexiones SAP HTTP de manera que una conexión SAP HTTP siempre está vinculada exactamente con un repositorio de contenido SAP. Las conexiones SAP HTTP son el eslabón entre el SAP HTTP Server y los repositorios de contenido SAP. El SAP HTTP Server puede comunicarse con los servidores DocuWare a través de mecanismos de seguridad de Windows Kerberos, NTML, Negotiate) o a través de SSL. SAP Barcode Transfer SAP Barcode Transfer también se basa en ArchiveLink 4.5. DocuWare suministra SAP con tablas que contienen los códigos de barras y los DocID de documentos archivados. De este modo, se crean vínculos entre objetos empresariales de SAP y documentos de DocuWare que se pueden utilizar para acceder a documentos archivados en DocuWare desde SAP. Un flujo de trabajo predefinido crea la tabla de códigos de barras, que se transfiere a SAP por RFC (Remote Function Call). También es posible definir filtros para que la tabla copie únicamente los códigos de barras de elementos seleccionados. Las entradas de índice de documentos cuyos códigos de barras se hayan transferido se pueden definir de manera automática en un determinado valor al final del proceso. Nivel de archivador De forma automática, se crean campos específicos en la base de datos para un archivador de DocuWare válido para SAP. Un campo archiva el DocID de SAP, que se genera además del DocID de DocuWare. El vínculo entre el objeto empresarial en SAP y el documento en DocuWare se crea mediante el DocID de SAP. DocuWare genera el DocID de SAP y lo transfiere a SAP (situación hipotética de "documentos entrantes") o viceversa. En el caso de documentos creados en SAP ("documentos salientes"), SAP genera el DocID de SAP y lo transfiere a DocuWare. 3

4 Ampliación de términos de índice Independientemente de SAP, cada cliente de DocuWare autorizado puede acceder a documentos de SAP que se hayan archivado en DocuWare. DocuWare ofrece las correspondientes funciones de búsqueda. Como en general no hay criterios de índice descriptivos para búsqueda tras el archivado en DocuWare, dichos criterios deben añadirse al archivador. Los criterios de índice se transmiten de bases de datos SAP a DocuWare. Para esta finalidad, se crean programas ABAP específicos de la aplicación que extraen los criterios de índice y los envían a DocuWare. En este caso, se necesitan programas ABAP de otros proveedores. Un programa ABAP lee los criterios de índice y los transmite a DocuWare. Tomemos el caso de las facturas de proveedores: el programa ABAP identifica el número de documento, la fecha de factura, el total y la cuenta del proveedor, y busca el archivador maestro de proveedores para buscar el nombre del proveedor asociado. A continuación, el programa escribe los datos detectados en un archivo de transferencia. DocuWare puede leer este archivo y copiar los datos como palabras clave adicionales Comunicación de Connect a los componentes SAP con ArchiveLink de SAP en el documento respectivo en la base de datos del archivador DocuWare con el módulo Autoindex. El proceso de indexación posterior se puede automatizar. Los clientes acceden a DocuWare a través de un navegador de Internet o intranet. No es necesario realizar la instalación en los clientes individuales. 4

5 Requisitos de instalación y resumen de funciones Condiciones previas Configuración y personalización de la interfaz de Connect to SAP y SAP ArchiveLink (es necesaria la asistencia de DocuWare Professional) SAP ArchiveLink versión 4.5 con todas las versiones actuales de SAP Licencia del sistema DocuWare y licencias de cliente para los usuarios de SAP con nombre que deben tener acceso a DocuWare Para reconocimiento de códigos de barras: licencia de DocuWare Barcode & Forms Para importación de documentos: licencia de DocuWare Import Indexación posterior opcional: DocuWare Autoindex y programa ABAP de otros proveedores para extracción de datos Los requisitos del sistema para DocuWare se enumeran aquí Visión general de las funciones Compatibilidad con todas las posibles situaciones estándar de códigos de barras de SAP para documentos entrantes Compatibilidad con todas las posibles situaciones estándar con SAP Business Workflow para documentos entrantes Archivado y visualización de listas de impresión Archivado y visualización de los archivos guardados (archivos REO) desde el archivado de datos SAP Archivado y visualización de documentos SAP salientes Todas las funciones de ArchiveLink versión 4.5 This document can also be found here: Para obtener más información,visite nuestra página web en 5

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