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1 - 1 - Tecnológico de Costa Rica Escuela de Ingeniería en Computación Curso de Especificación de Software Profesor Dr. Jaime Solano Soto Visión del Proyecto Nombre del Proyecto Expediente Electrónico para el PEA Vida Abundante Nombre del Grupo TechnologicArt Cliente Programa de Educación Abierta (PEA) Vida Abundante Teléfono ext 302 Persona a contactar Ing. Luz Mary Alpízar, coordinadora del programa Equipo de trabajo Nombre del Alumno Susana García (coordinadora) Alejandro Sura Esteban Alvarado

2 - 2 - Tabla de Contenido 1 REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO Antecedentes - Descripción del problema Oportunidad del negocio Objetivos y criterios de éxito Objetivo general Objetivos específicos Criterios de éxito Necesidades del cliente Riesgos del negocio VISIÓN DE LA SOLUCIÓN Visión del software por desarrollar Formas o características principales Asunciones y dependencias ALCANCES Y LIMITACIONES Alcance de la versión inicial Alcance de las versiones posteriores Limitaciones y exclusiones Diagrama de contexto CONTEXTO DEL NEGOCIO Stakeholders y sus necesidades Prioridades del proyecto Ambiente operativo CRONOGRAMA PRELIMINAR APROBACIÓN DEL DOCUMENTO REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO 1.1 Antecedentes - Descripción del problema El Programa de Educación Abierta (PEA Vida Abundante) es una iniciativa de la Comunidad Cristiana Vida Abundante para llevar educación a personas adultas que no han tenido la oportunidad de completar su estudios formales en los niveles de alfabetización, primaria y secundaria. El programa es una organización sin fines de lucro que se sostiene principalmente por el aporte de la Comunidad Cristiana Vida Abundante, por donaciones directas y por un monto muy bajo que se cobra por concepto de matrícula (actualmente se cobra de 3000 a 4000 colones por materia). La infraestructura física, la electricidad, el agua, el aseo y la seguridad son provistos por Vida Abundante. El dinero que se recauda se utiliza en la compra de materiales, libros,

3 - 3 - fotocopias, tinta para la impresora, artículos de oficina, marcadores, borradores y mapas, entre otros; además en asistencias económicas a los estudiantes (libros, pasajes, matrícula) y el salario de una persona a tiempo completo. El PEA está conformado por unos 100 voluntarios, los cuales donan su tiempo y su talento en diferentes áreas: impartiendo lecciones a los casi 250 estudiantes activos del programa, apoyando en el área administrativa, coordinando el trabajo de otros voluntarios, realizando labores de trabajo social (becas y otras asistencias), o bien, capacitando a otros voluntarios. El programa tiene 8 años de existir, y a través de éste han pasado unos 900 estudiantes y unos 150 voluntarios, para la mayoría de los cuales se lleva un expediente físico. El PEA se ha planteado el objetivo de reducir la cantidad de papeles que debe utilizar y conservar para mantener actualizado su compendio de información personal de sus estudiantes y voluntarios, esto por varios motivos: Agilizar el proceso de admisión y matrícula de los estudiantes, y el proceso de incorporación y actualización de la información de los voluntarios. Considerando que los voluntarios del PEA no son personal de planta sino que se presentan solamente unas cuantas horas por semana, les es muy difícil poder estar en la oficina del PEA para consultar expedientes, por lo tanto se requiere brindar acceso a esa información de manera remota. Por política ambiental y de reducción de costos, se desea disminuir la cantidad de papel utilizado en los procesos administrativos. La cantidad de información que debe ser administrada crece cada vez más, y los medios de comunicación e intercambio de información actuales no son suficientes para suplir las necesidades del programa. Las comunicaciones suelen darse por correo electrónico, mensajes SMS y llamadas telefónicas. En el caso de las llamadas telefónicas se suele generar archivos con el listado de las personas a llamar. Para la comunicación por correo electrónico se acostumbra recurrir a listas de correos electrónico para enviar información a todos los voluntarios, a todos los estudiantes o a grupos específicos, estas listas de correos deben ser constantemente actualizadas. El problema de afecta el impacto de lo cual es una solución de éxito sería mantener en expedientes de papel la información personal de una cantidad significativa de estudiantes y voluntarios a los voluntarios del PEA que provoca trabajo duplicado, pérdidas de datos e impide el acceso oportuno a la información gestionar la información personal de los estudiantes y los voluntarios en un formato electrónico y accesible mediante

4 - 4 - Internet, para facilitar el acceso a la información, mantener los datos actualizados en una ubicación centralizada, disminuir el uso de expedientes de papel y contar con mejores medios para establecer comunicación con los estudiantes y los voluntarios. 1.2 Oportunidad del negocio Un sistema de expediente electrónico le facilitará al PEA un mayor crecimiento y una mejor integración entre los voluntarios y los estudiantes. Al mismo tiempo, le ayudará a impactar menos al medio ambiente y a reducir costos en papel e impresiones, un objetivo muy importante en una organización de recursos tan limitados. 1.3 Objetivos y criterios de éxito Objetivo general Construir un sistema de expediente electrónico para gestionar la información de los estudiantes y los voluntarios del PEA Vida Abundante Objetivos específicos Gestionar la información personal de estudiantes y voluntarios. Gestionar los grupos. Organizar a los estudiantes y voluntarios mediante grupos. Enviar mensajes de correo electrónico a los miembros de un grupo o a personas específicas sin que se vean las direcciones de correo electrónico. Generar archivos con listados de estudiantes y/o voluntarios de acuerdo a sus características. Compartir documentos con los miembros de un grupo Criterios de éxito Que el sistema sea aceptado y utilizado por los voluntarios (en primera instancia) y por lo estudiantes. Para ello se requiere capacitación y sensibilización para los usuarios. Que el sistema pueda ser probado exhaustivamente antes de ser puesto en producción, con el fin de minimizar la cantidad de inconsistencias. Que el sistema contenga toda la información de los expedientes, con el fin de lograr eliminar realmente el uso de los expedientes en papel.

5 1.4 Necesidades del cliente Los voluntarios que imparten lecciones requieren tener acceso al expediente de sus estudiantes con el fin de mejorar el trato personalizado en el proceso de aprendizaje. Los voluntarios que sirven en el brazo social requieren tener acceso a los expedientes de los estudiantes que solicitan algún tipo de apoyo económico o social. Los voluntarios administrativos requieren tener acceso a los expedientes de los estudiantes para realizar labores de admisión, matrícula y registro, y para establecer comunicación con ellos, y tener acceso a los expedientes de los voluntarios para coordinar actividades, suministrar información y atender los requerimientos de desarrollo personal de cada voluntario. Las coordinaciones requieren acceso a los expedientes para atender casos individuales, responder consultas de otras coordinaciones o de Vida Abundante y tomar decisiones con base en las características de la población. 1.5 Riesgos del negocio Que el sistema no sea aceptado por la mayoría de los voluntarios. Que el sistema no contenga la información que los usuarios requieren. Que la construcción del sistema no se complete debido al corto tiempo que existe para el proyecto, cuya duración no podrá ser ampliada por ser un proyecto estudiantil. 2 VISIÓN DE LA SOLUCIÓN 2.1 Visión del software por desarrollar Para los voluntarios del PEA Vida Abundante, quienes requieren mejorar sus canales de comunicación y gestionar la información de los expedientes de manera centralizada y accesible desde cualquier lugar el Sistema de Expediente Electrónico del PEA es un sistema colaborativo de gestión de la información al estilo de una red social que les ayudará a eliminar el uso de expedientes de papel y a diferencia del sistema de expedientes que actualmente llevan en papel nuestro producto les permitirá tener acceso a la información a través del Internet, les facilitará la comunicación por correo electrónico y les ayudará a reducir el uso de papel en sus procesos administrativos. 2.2 Formas o características principales 1 Agregar, ver y modificar la información de una persona. 2 Agregar, ver y modificar la información de un grupo. 3 Incluir y excluir a una persona en un grupo.

6 - 6-4 Incluir y excluir a un grupo en otro grupo. 5 Enviar un mensaje de correo electrónico a una persona. 6 Enviar un mensaje de correo electrónico a las personas de un grupo. 7 Buscar personas por nombre, número de expediente, número de identificación personal o grupo al que pertenecen. 8 Buscar a grupos por nombre. 9 Exportar los resultados de una búsqueda en archivos CSV. 10 Restringir el acceso a la información, de acuerdo al grupo al que pertenezca el usuario. 11 Requerir autenticación del usuario para que pueda ingresar al sistema. 12 Subir y descargar documentos compartidos a nivel de grupo. 13 Subir y descargar documentos en el expediente de una persona. 14 Agregar comentarios al expediente de una persona. 15 Agregar comentarios a un grupo. 2.3 Asunciones y dependencias Se asume que la mayoría de los voluntarios del PEA tienen los conocimientos básicos para el uso de aplicaciones en Internet. Se asume que el PEA cuenta con una computadora en su oficina con conexión a Internet y que esta conexión es lo suficientemente estable como para no afectar significativamente por falta de conectividad. Se asume que el PEA proveerá el hosting para la puesta en producción de la aplicación, este hosting deberá cumplir las características técnicas que defina el equipo de desarrollo. Se requiere que el PEA provea al equipo de desarrollo la información que deberá ser cargada en el sistema en un formato electrónico fácil de transferir a una base de datos. Se requiere que el software desarrollado posea una licencia de código abierto, lo cual significa que el producto podrá ser distribuido libremente con su código fuente. 3 ALCANCES Y LIMITACIONES 3.1 Alcance de la versión inicial Para la versión inicial del producto, se entregará los requerimientos 1, 2, 3, 4, 7, 8, 10 y 11.

7 Alcance de las versiones posteriores Para la siguiente versión se cubrirá los requerimientos 5, 6, 9, 12, 13, 14 y Limitaciones y exclusiones El PEA tiene definidas una serie de necesidades a suplir, las cuales podrían ser construidas posteriormente sobre la base del sistema que se describe en este documento, pero que de momento están fuera del alcance de este proyecto: Migrar el sistema de matrícula actual a una plataforma open-source. Interconectar el sistema de matrícula con el sistema de expediente electrónico. Crear un módulo de encuestas para realizar evaluación del desempeño de los voluntarios, y aplicar instrumentos de evaluación y opinión a los estudiantes. Crear un módulo de cuentas por cobrar. Crear un módulo de eventos (reuniones, clases) y registro de asistencia. Crear un módulo para generar certificaciones. Crear un módulo para el control de donaciones, con el fin de ser transparentes al mostrar a los donadores el fin específico que se dió a sus aportes. 3.4 Diagrama de contexto

8 - 8-4 CONTEXTO DEL NEGOCIO 4.1 Stakeholders y sus necesidades Grupo de Stakeholders Representantes Necesidades y expectativas Estudiantes Por definir Enviar mensajes a sus profesores. Actualizar su propia información personal. Ver información pública de sus compañeros y profesores. Compartir archivos con sus compañeros y profesores. Voluntarios que imparten clases Tatiana Gairaud Neftalí Fernández Jorge Calderón Ver información detallada de sus estudiantes para atenderles mejor. Compartir archivos con sus estudiantes. Ver información de contacto de otros voluntarios. Actualizar su propia información personal. Tener acceso a la información desde su casa o su trabajo. Voluntarios administrativos Elvira García Karina Molina Thirsa Siliézar Contar con información actualizada y completa, en una ubicación centralizada y accesible por Internet. Ver información detallada de estudiantes y voluntarios, y actualizarla cuando sea necesario. Publicar documentos administrativos para que sean consultados por los estudiantes y los voluntarios. Enviar mensajes a los estudiantes o a los voluntarios, individualmente o por grupo. Generar archivos con listados de estudiantes de un grupo, o con listados de voluntarios que sirven en un área específica. Voluntarios del brazo social Vivian Villalta Consultar información detallada de los estudiantes. Agregar y consultar información confidencial de los estudiantes. Voluntarios coordinadores Luz Mary Alpízar Elizabeth Calderón Jairo Rodríguez Que la información esté accesible en el momento y lugar que se requiera, para lograr acercar el facilitador al alumno. Consultar información detallada de los estudiantes y voluntarios.

9 - 9 - Agregar y consultar información confidencial de estudiantes y voluntarios. Publicar a todos los voluntarios archivos con procedimientos y perfiles de puestos. 4.2 Prioridades del proyecto Es prioridad del proyecto la gestión de la información personal de los voluntarios y los estudiantes, con niveles de acceso diferenciados de acuerdo al rol que tenga el usuario. Segunda prioridad es poder agrupar a los usuarios en grupos. Las otras son características importantes, pero de menor prioridad. 4.3 Ambiente operativo El sistema estará accesible por Internet para que pueda ser utilizado por los estudiantes y los voluntarios desde cualquier lugar. Esto con el fin de reducir las barreras de la distancia entre la oficina del PEA y el hogar o el lugar de trabajo del voluntario o el estudiante, en el momento en que se requiera el acceso a la información. 5 CRONOGRAMA PRELIMINAR 6 APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Susana García, coordinadora del equipo de trabajo Luz Mary Alpízar, coordinadora del PEA Vida Abundante Firma: Firma: Fecha: Fecha:

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