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1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EL FRONT Y EL BACK OFFICE DE LOS PROGRAMAS ESPECIALES BANCÓLDEX INDICE INTRODUCCIÓN... 4 CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO Régimen Jurídico Valores Institucionales AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA VALIDEZ DE LA PROPUESTA IDIOMA Y MONEDA DE LA PROPUESTA (SI APLICA PARA EL SERVICIO A CONTRATAR) VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA RESPONSABILIDAD DE LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN) POLÍTICAS DE SEGURIDAD FECHA Y LUGAR DE ENTREGA DE PROPUESTAS METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ACLARACIONES DEL CONTENIDO DE LA PROPUESTA ACTIVIDADES ADICIONALES NO PREVISTAS CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS SOLUCIÓN REQUERIDA INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA SOLUCIÓN REQUERIDA ANEXOS A LA SOLUCIÓN REQUERIDA CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE Página 1 de 33

2 CAPITULO IV. ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TECNICA/FUNCIONAL DEL PROPONENTE DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN ADQUISICIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LO OFRECIDO PLATAFORMA TECNOLÓGICA QUE SOPORTARÁ LA SOLUCIÓN Arquitectura Tecnológica Características Generales de la Plataforma Tecnológica Software Base en el que está desarrollada o que requiere la solución para funcionar Hardware que soportará la solución requerida Transición y Conversión de datos para la operatividad de la solución Garantizar la propiedad intelectual de los programas fuente para el Banco ADQUISICIÓN O MANTENIMIENTO DE HARDWARE. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LO OFRECIDO... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO PLATAFORMA TECNOLÓGICA QUE SOPORTARÁ LA SOLUCIÓN. ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO Arquitectura Tecnológica que soportará la solución Error! Marcador no definido Características Generales de la Plataforma Tecnológica.... Error! Marcador no definido Soporte y mantenimiento de la solución ofrecida... Error! Marcador no definido. 4.5 ADQUISICIÓN DE SERVICIOS CON CARACTERÍSTICAS ESPECIALES PARA CONTRATAR INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LOS SERVICIOS REQUERIDOS SOPORTE DEL SERVICIO A LA SOLUCIÓN OFRECIDA MANTENIMIENTO A LA SOLUCIÓN OFRECIDA SOPORTE TÉCNICO A LOS COMPONENTES EXPUESTOS EN LA SOLUCIÓN OFRECIDA CONTINGENCIA Y MANEJO DE IMPREVISTOS EN LA SOLUCIÓN OFRECIDA CAPACITACIÓN QUE BRINDARÁ A LA SOLUCIÓN OFRECIDA VALOR AGREGADO QUE APORTARÁ A LA SOLUCIÓN OFRECIDA (SI APLICA) SERVICIOS PROFESIONALES QUE PRESTARÁ EN SITIO O DESDE SU EMPRESA (SI APLICA) EQUIPO DE TRABAJO QUE INTEGRARÁ A LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN (SI APLICA PARA EL SERVICIO A CONTRATAR) PLAN DE TRABAJO A EJECUTAR EN LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN ENTREGA Y PUESTA EN MARCHA DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA ESQUEMA DE IMPLANTACIÓN Y ADECUACIÓN Página 2 de 33

3 4.9.2 PRUEBAS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Y DE USUARIO RECIBO Y ENTREGA DEFINITIVA SEGURIDAD QUE POSEE LA SOLUCIÓN OFRECIDA CAPITULO V - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA CARTA DE PRESENTACIÓN COSTOS RELACIÓN DE COSTOS OTROS COSTOS FORMA DE PAGO CAPITULO VI ELABORACIÓN DEL CONTRATO TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN PÓLIZAS DE GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA SUBCONTRATOS Página 3 de 33

4 INTRODUCCIÓN De conformidad con lo establecido en la Ley 1450 de 2011, se facultó a Bancóldex para administrar los recursos para los programas Fondo de Modernización e Innovación, Programa de transformación productiva y Unidad de Desarrollo e Innovación, los cuales son asimilados a patrimonios autónomos; sus recursos se manejan a través de cuentas de orden en el balance del Banco y su régimen de actos y contratos aplicable corresponde al de Bancóldex, es decir, su régimen contractual se rige por el derecho privado. El Plan Nacional de Desarrollo del Gobierno Nacional estableció que el Programa de Transformación Productiva, creado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en 2008, debería ser administrado por Bancóldex, para lo que se celebró el Convenio 187 de 2011 en el que se regula la administración de los recursos de este programa por parte de Bancóldex. De otra parte, en septiembre de 2011, Bancóldex y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo suscribieron el convenio 199 de 2011 que reguló la administración de los recursos del Programa denominado Fondo de Modernización e Innovación (FMI) por parte de Bancóldex. De la misma forma, entre el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y Bancóldex se celebró el Convenio 164 de 2011 el cual tiene por objeto regular la administración de los recursos del programa denominado Unidad de Desarrollo e Innovación por parte de Bancóldex. Para cumplir con la adecuada administración de los recursos de cada uno de los programas, se requiere una herramienta que esté provista de un front y un back, que facilite el control operativo, contable y presupuestal y que esté fundamentada en un esquema de manejo fiduciario. Cada uno de los mencionados programas desarrolla diferentes procesos contractuales, los cuales principalmente consisten en contratación para la entrega de recursos de Página 4 de 33

5 cofinanciación y la contratación de servicios (principalmente consultorías) para el cumplimiento de sus objetivos. CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA 1.1 ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR Bancóldex actualmente tiene la necesidad de consolidar sus procesos y presentar información correspondiente a la administración de los programas especiales del cual es responsable. No se cuenta con sistemas de información integrados que le permitan consolidar los diferentes resultados de las operaciones de cada uno de los programas de forma oportuna y con información en línea. Adicionalmente los programas especiales cuentan con varias áreas, cada una de las cuales tiene su propio esquema para la administración de los mismos. Por tal motivo no se tiene un sistema de planeación unificado, teniendo que llevarse cada uno de estos en sistemas independientes. El volumen de operaciones que se deben realizar para registrar las transacciones es demasiado alto. En cuanto a la operación realizada en el Front con los diferentes proponentes, el procedimiento actual es manual y no proporciona una interacción en línea entre Bancóldex y el proponente de una iniciativa. El proceso de viajes implica un alto nivel transaccional en el registro de su operación y tampoco tiene el factor de interacción necesario para la planeación de los programas especiales. 1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculado al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas. Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Página 5 de 33

6 1.2.1 Régimen Jurídico Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas. Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A Valores Institucionales El proponente deberá dar lectura al documento titulado Valores Institucionales y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el anexo 1 Valores Institucionales. 1.3 AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO Actualmente Bancóldex basa su tecnología de información en los siguientes componentes: Ofimática: Se dispone de una red interna de 400 computadores personales conectados a servidores que se colocan a disposición de cada funcionario de herramientas de oficina a través del paquete Office de Microsoft. Telecomunicaciones: Se dispone de una red interna y externa que provee los servicios de internet, correo electrónico, intranet y extranet. Los servicios de Internet se soportan en un servidor WEB, un servidor de aplicaciones con OAS y un servidor de bases de datos. Algunas de las aplicaciones están soportadas en J2EE, ASP y.net de Microsoft. Página 6 de 33

7 Core Bancario: Se cuenta con el Core bancario T24 de Temenos, contabilidad en AS400 en proceso de migración, tecnologías de objetos web enabled y aplicaciones cliente servidor. Además se cuenta con aplicaciones de negocio desarrolladas en ambiente Windows y diferentes bases de datos, primando entre ellas Oracle 10g y 11g, SqlServer 2005 y En la gestión del ciclo de vida de los procesos y su automatización claves para el core del negocio se cuenta con el software de Business Process Management (BPM) Ultimus. Correo electrónico: Se cuenta con la solución de Microsoft Exchange versión 2010 SP2 la cual se encuentra operativo en sitio. Planta telefónica IP, se cuenta con OpenScape versión 6, cuya solución cuenta con los módulos para comunicaciones unificadas y web colaboration. Datacenter: en sitio se cuenta con granja de servidores, donde se encuentran operativos los servidores con su respectivo soporte. 1.4 OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR Adquirir un sistema de enfoque fiduciario, que le permita a Bancóldex atender el front y el back de los Programas Especiales y tener el control, desde la publicación de términos de referencia, o instrumentos de convocatoria, presentación digital de propuestas por parte de los oferentes, hasta el manejo operativo, contable y presupuestal de los recursos que manejan los Programas Especiales - PE (Asimilados a Patrimonios Autónomos). El proponente deberá proporcionar e implementar el sistema de gestión de los proyectos misionales de los Programas Especiales (FMI-UDI-PTP) que entregue la información suficiente a un sistema transaccional para consolidar la información de gestión de ejecución presupuestal y la contabilidad, incluyendo los reportes requeridos para los diferentes grupos de interés. Este sistema de gestión respalda la operación de los Página 7 de 33

8 Programas Especiales en relación con la operación y el ciclo de vida de las convocatorias (crear, difundir, recibir, evaluar, asignar/adjudicar) y el respectivo seguimiento de la ejecución de proyectos, generando la información para continuar con el proceso operativo, el soporte del proceso de adquisición de bienes y servicios por cada uno de los programas especiales, así como, la consolidación de la información presupuestal y contable correspondiente a la gestión. El Banco de Comercio Exterior de Colombia está interesado en contratar los servicios de un proveedor que brinde las condiciones técnicas de conocimiento de arquitecturas de hardware, software y telecomunicaciones así como de consultoría, que permita gestionar el proceso detallado como objetivo. El proveedor deberá ofrecer una herramienta que ya haya sido validada en un proceso de similar alcance. 1.5 ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR Contratar con un proveedor de tecnología de información el desarrollo e implementación de una herramienta de gestión que esté provista de un Front y un Back que facilite el control operativo, contable y presupuestal y que esté fundamentada en un esquema de manejo fiduciario. El sistema requerido debe contener un flujo de procesos desde el diligenciamiento de los formularios para la publicación de términos de referencia, pasando por el ciclo de vida de convocatorias, ciclo de vida de adquisiciones de bienes y servicios, ciclo de vida de proyectos y cierre de proyectos; permitiendo también la diferenciación de gastos misionales y administrativos por convocatoria y por cada uno de los programas especiales. Además los gastos asociados con viajes (viáticos y legalización de viáticos), deben ser controlados a través de un módulo de viajes, que formará parte integral de esta solución. 1.6 CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA Presentación de la propuesta Las ofertas deberán ser presentadas en medio físico (impresas), así como la carta de presentación de la oferta, el formato de vinculación de clientes, los documentos solicitados en él y la garantía de seriedad de la oferta, si es el caso, debidamente numerada, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado en sobres sellados, Página 8 de 33

9 debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono y número de fax del proveedor, número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea: Original impreso y la copia en medio electrónico. En caso de discrepancia entre el Original impreso y la copia en medio magnético, se tendrá en cuenta la información contenida en el Original impreso. Las propuestas técnicas y económicas deben presentarse en formato original, junto con el registro de proveedores del Banco debidamente diligenciado, con sus respectivos anexos, en sobres independientes. La presentación completa de los documentos exigidos es un factor de calificación dentro del proceso. Ver página No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco. Tampoco se aceptarán las propuestas enviadas por correo electrónico. El proponente deberá diligenciar el Anexo 8 Lista de cumplimiento de requerimientos Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar la Plantilla Anexo 2 - Carta de presentación de la propuesta. En caso que el valor de fábrica se exprese en moneda extranjera debe quedar explícito la tasa de cambio en la que se hizo la reexpresión y establecer cuál se tomará para el momento del pago. Página 9 de 33

10 1.6.3 Validez de la propuesta Las propuestas deben tener una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación Idioma y moneda de la propuesta (Si aplica para el servicio a contratar) Toda la información y datos que tenga que presentar el proponente en su oferta deberán estar en idioma castellano. En los casos en que deba aportar información que se encuentre en un idioma diferente, deberá presentar su correspondiente traducción al castellano a no ser que se trate de aspectos muy técnicos que no son de total traducción y que pueden ser entendidos en su enunciado original. En la propuesta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato y los impuestos correspondientes, por ejemplo IVA. El proveedor deberá contemplar cualquier costo, dado que si no se informa, el posible sobre costo deberá asumirlo el proponente para el completo desarrollo del proyecto. Los valores en moneda extranjera deben expresarse en pesos colombianos indicando la tasa utilizada para la reexpresión y se debe dejar expreso, que dichos valores serán los que se aprueben para el contrato, independientemente de la TRM vigente a la fecha de su legalización. De esta forma, el valor aprobado de la propuesta no tendrá modificaciones durante el proceso de formalización. El contrato que se lleve a cabo entre las partes se elaborará en idioma castellano e indicando los precios expresados en pesos colombianos Veracidad de la información suministrada Tanto el Banco como los proveedores están obligados a responder por la confidencialidad de la información recibida y entregada durante el proceso de selección de proveedores. Bancóldex, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que Página 10 de 33

11 toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el proponente Responsabilidad de la elaboración de la propuesta (Confidencialidad de la información) El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de contratación o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. La información que conozca el proponente durante el proceso debe ser entendida como confidencial y dará un adecuado tratamiento Políticas de seguridad El proponente deberá dar lectura al documento titulado Políticas de la información y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas. Estos documentos se encuentran en el Anexo 3 - Políticas Corporativas Fecha y lugar de entrega de Propuestas Las propuestas técnicas y económicas deberán ser entregadas debidamente firmadas, junto con los documentos exigidos en la Calle 28 #13A-15 Piso 39 Bogotá - Oficina de correspondencia dirigida al Departamento de Sistemas. La fecha límite de entrega es el día 22 de Noviembre de 2013 hasta las 03:00 PM. Las propuestas técnicas no deben incluir costos de ninguna naturaleza, pero si cantidades y especificaciones necesarias para calificar el diseño de la misma. La propuesta económica debe clarificar costos unitarios y globales de la solución. Las cantidades deben coincidir puntualmente en la propuesta técnica y económica. Página 11 de 33

12 Las propuestas deberán ser entregadas en sobres cerrados, con su respectiva carta remisoria, la cual debe indicar con claridad el número de la invitación a cotizar a la cual hace referencia y si la propuesta es técnica o económica. (esto está en el ítem presentación de la propuesta) BANCOLDEX S.A, se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los oferentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de los proponentes Metodología para la evaluación de propuestas La metodología de evaluación de propuestas se basará en los criterios de evaluación especificados por el Banco antes de la publicación de este documento, teniendo en cuenta los aspectos solicitados en los términos de referencia, con el fin de identificar las propuestas que por su calidad, coherencia técnica, funcional, experiencia y prestación de servicio, sin análisis de costos (evaluación técnica), ameriten ser tenidas en cuenta en la evaluación por cada una de las áreas del Banco, quienes son las encargadas de realizar el análisis y calificación para cada factor de evaluación correspondiente. Igualmente se hará verificación de la documentación básica requerida que deberá adjuntar el proponente. La evaluación está compuesta por un puntaje técnico del 80% y por uno económico correspondiente al 20%. Ningún proponente podrá ser considerado con una puntuación inferior al 80% de la evaluación técnica Aclaraciones del contenido de la propuesta El Banco solicitará por medio de la Dirección de Sistemas, mediante comunicación escrita de ser necesario, ampliar el contenido de su oferta o aclarar temas sobre la propuesta. Página 12 de 33

13 Los proponentes podrán solicitar las aclaraciones y/o explicaciones que consideren necesarias para presentar su propuesta, para ello podrán formular por escrito vía correo físico o electrónico a los contactos: Nubia Villarraga al correo electrónico y Patricia Verjel al correo electrónico hasta el día 12 de Noviembre de Actividades adicionales no previstas BANCOLDEX podrá ordenar, por escrito, la ejecución de las actividades adicionales no previstas por las partes siempre que las mismas resulten necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto contractual y la debida atención de las finalidades de la contratación. El proponente no ejecutará dentro del desarrollo del contrato actividades adicionales no previstas que generen mayor valor del contrato sin la previa suscripción del respectivo contrato adicional y la ampliación y/o modificación de las garantías correspondientes. Cualquier actividad que se realice sin la suscripción del respectivo contrato adicional será asumida por cuenta y riesgo del proponente, de manera que Bancóldex no reconocerá su costo Causales de Rechazo de la propuesta BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes. Algunas causales de rechazo son: El proponente no cumpla con las condiciones mínimas de participación. El proponente no cumpla con los requisitos definidos los presentes términos de referencia. El proponente no aporte toda la documentación requerida en el presente documento. Página 13 de 33

14 Se haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. Se incluya información que no sea veraz. Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana. No se incluya la garantía de seriedad, o la garantía aportada no cumpla con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia (cuando se hubiere requerido su presentación). Previo al proceso de Evaluación, EL BANCO hará la consulta de control previo de LAFT y centrales de riesgo de los proponentes. Si el proponente se encuentra reportado en alguna de las listas de consulta de Bancóldex, la propuesta se considera rechazada inmediatamente. El proponente ha sido condenado por delitos contra la Administración Pública, estafa y abuso de confianza que recaigan sobre bienes del Estado, utilización indebida de información privilegiada, lavado de activos y soborno transnacional. CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS 2.1 SOLUCIÓN REQUERIDA En el documento Anexo 4 - Solicitud de Requerimientos se detalla los requerimientos funcionales y no funcionales para el desarrollo e implementación de sistema de información Front y Back para los Programas Especiales. El proponente deberá describir en su propuesta si proporciona cada funcionalidad solicitada en el requerimiento. Si el proponente dispone de otras funcionalidades para suplir estos requerimientos o funcionalidades no incluidas por favor describirlas, detallando su alcance. Adicionalmente la herramienta ofrecida debe ser comercial y se debe encontrar en el mercado funcionando parcialmente de manera exitosa en otros clientes. Página 14 de 33

15 2.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA SOLUCIÓN REQUERIDA ANEXOS A LA SOLUCIÓN REQUERIDA Información adicional de gestión y control de los servicios prestados: Sistema Front: Reportes estadísticos de monitoreo de desempeño y de trafico de red. Logs de backups, de intrusiones o ataques. Alertas de espacio en almacenamiento. Esta información debe ser entregada mensualmente. Documentación del soporte y mantenimiento ofrecido para mantener una alta disponibilidad. Herramientas de análisis y estadístico sobre el sitio publicado. Esquemas de seguridad habilitados. Sistema Back: Arquitectura del software Arquitectura del Hardware. Arquitectura de comunicaciones. Licenciamiento. Esta información se encuentra especificada en el documento de solicitud de requerimientos. Página 15 de 33

16 CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE En los capítulos 3, 4 y 5 se detallan los ítems a tener en cuenta por el proponente para el diligenciamiento de su oferta. 3.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Los interesados deben (a título individual u oferente plural) realizar una presentación general de su empresa, en la cual se puede conocer el objeto de su negocio, su estructura organizacional y operacional para desarrollar el objeto de este proceso en diferentes ciudades del país, el talento humano con que cuenta a nivel interno y los instrumentos que dispone para contratar profesionales y técnicos, su capacidad de asociación, trayectoria en el mercado. En lo relativo con la estructura organizacional, es de especial interés conocer si la empresa cuenta con los siguientes documentos, los cuales debe adjuntar a la propuesta: a. Misión, visión, objetivos b. Personal vinculado y/o asociado con experiencia en proyectos similares, diligenciar formato Anexo 5 Composición del Equipo de Trabajo del proponente asignado al proyecto c. Sucursales en algunas de las ciudades en las que se va a desarrollar el contrato, si aplica d. Responsabilidad social y ambiental. e. Estados financieros que permitan acreditar el estado económico en el que se encuentra la empresa; en caso de tener estados financieros negativos, explicar por qué y cómo soportarán la participación en la contratación. f. Presentar el certificado de inscripción Registro Único tributario RUT. g. Certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas, expedidos dentro del mes anterior a la fecha señalada para la presentación de las manifestaciones de interés. Página 16 de 33

17 h. Tiempo de permanencia en el mercado. i. Experiencia en implementaciones o servicios similares al solicitado en este documento. j. Informar si ha tenido o tiene contratos u órdenes de servicio con el Banco y en caso afirmativo indicar los números y fechas de los mismos. k. Diligenciar el formato de Vinculación, Actualización de clientes, naturales o jurídicos, con todos los documentos anexos correspondientes. l. Actualización de los documentos, en el caso de las empresas que tienen contrato vigente con el Banco. Si aplica. m. Diligenciamiento del formato Certificación/cuestionario sobre la prevención del lavado de activos y financiación al terrorismo exigido por el gobierno para procesos de contratación. n. Incluir resumen ejecutivo de la propuesta Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica cuyas facultades deberán constar en los documentos antes mencionados y ser suficientes para presentar la propuesta y celebrar y ejecutar el contrato. En caso de resultar necesario, deberán adjuntar las autorizaciones adicionales que se requieran. Como complemento de este documento, la empresa podrá adjuntar el catálogo de presentación o portafolio de servicios de la empresa, así como la dirección de la página Web si dispone de ella. Se acepta la participación de proponentes asociados bajo la figura de consorcios, uniones temporales o tercerización de servicios orientados a cubrir los servicios en la nube que se especifican en esta solución requerida. En el evento de presentarse haciendo uso de alguna de estas figuras tendrán aplicación las siguientes reglas: - Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de la unión temporal según se trate en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los Página 17 de 33

18 efectos de la presentación de la propuesta de la eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la convocatoria). - No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que la responsabilidad de los miembros será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato. - La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse por, y cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima. - Cada uno de los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y capacidad financiera deberá acreditarse en su totalidad por al menos uno de los miembros del consorcio o unión temporal, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes. - La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal. El formato de vinculación de clientes deberá ser diligenciado en su totalidad por cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal además de entregarse toda la información de cada uno de los participantes exigida en los presentes términos de referencia y el formato de vinculación de clientes. 3.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE La empresa deberá demostrar experiencia en desarrollo de proyectos similares del objeto que plantea este documento y adjuntar en un formato la empresa y datos del contacto como dirección, número de teléfono y fecha en la que se desarrollaron las actividades del plan de trabajo de los proyectos realizados. Diligenciar Formato Anexo 6 - Experiencia del proponente. Adicionalmente, deberá especificar la cantidad de tiempo que lleva en el mercado realizando proyectos de WorkFlow soportados sobre plataforma web y proyectos con Página 18 de 33

19 enfoque fiduciario que actualmente tiene con otras empresas y si tiene experiencia en el sector financiero. CAPITULO IV. ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TECNICA/FUNCIONAL DEL PROPONENTE La propuesta técnica/funcional deberá ajustarse a la presentación que a continuación se detalla: 4.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA El proponente deberá detallar los conceptos y términos que son particulares de su propuesta, con el fin de tener un mejor entendimiento por parte del Banco para fines de calificación de la propuesta. 4.2 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN El proponente deberá presentar de una manera resumida las características generales de la solución ofrecida, que cubra los requerimientos funcionales y no funcionales solicitados. Además de servicios que ofrezcan un valor agregado para la solución. 4.3 ADQUISICIÓN O MANTENIMIENTO DE SOFTWARE El proponente debe especificar a través de los siguientes puntos de este numeral, los aspectos funcionales y técnicos que soportan la solución informática así: Información específica de lo ofrecido El proponente deberá presentar respecto a cada uno de los módulos que conforman el total del sistema propuesto, la información específica que considere debe anexar en su propuesta. Página 19 de 33

20 4.3.2 Plataforma Tecnológica que soportará la solución A continuación, en los puntos detallados dentro de este numeral, el proponente dará respuesta a la plataforma tecnológica que soporta el sistema ofrecido. Particularmente, se debe aclarar el modo de operación general de la aplicación, entre otros: localización y distribución de lo pertinente a la capa de presentación, lógica y de datos, manejo de comunicaciones, modo de procesamiento, interfaces, requerimientos, operación sobre dispositivos móviles y otros Arquitectura Tecnológica Especificar la arquitectura de los diferentes componentes; hardware, software, comunicaciones, datos, otros recursos de tecnología, que tendrá la solución propuesta. Debe incluir los requerimientos mínimos y óptimos necesarios para la implementación Características Generales de la Plataforma Tecnológica. El proponente debe dar claridad de cuál es la plataforma tecnológica en que está desarrollada la solución que ofrece, detallando requerimientos de SW, HW, comunicaciones, esquemas de seguridad, datos y recurso humano necesarias para el desarrollo de la solución Software Base en el que está desarrollada o que requiere la solución para funcionar El proponente debe especificar el lenguaje de desarrollo utilizado para el desarrollo del sitio, servidor Web utilizado para la publicación, bases de datos y cualquier otro que conforme la solución, teniendo en cuenta: - Nombre completo. - Versión. - Proveedor o casa de software que lo distribuye. Página 20 de 33

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