ANÁLISIS FUNCIONAL DE TEAMLAB

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1 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau ANÁLISIS FUNCIONAL DE TEAMLAB ÍNDICE Descripción general.. 2 Funcinalidades... de 3 a 20 - Pantalla Inici Ajustes. 4 - Búsqueda. 6 - Feed Crre Chat Calendari Usuari Módul Dcuments Módul Pryects Módul CRM Módul Cmunidad Módul Persnas Cnclusines finales

2 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau DESCRIPCIÓN GENERAL TeamLab es una slución SaaS (Sftware as a Service ) gratuita y precnfigurada, prprcinand una platafrma de Red Scial Crprativa muy interesante para muchas empresas. Su versión gratuita se caracteriza pr frecer tda su funcinalidad y sin tener restriccines ni de tiemp, ni númer de usuaris, ni númer de pryects. Su única limitación es la de frecer sól 1 Gb de almacenamient. La precnfiguración de la herramienta permite ser usada inmediatamente tras el registr inicial sin tener que instalar nada, realizand muy pcs y fáciles ajustes. El mdel SaaS que la caracteriza implica que el sftware y ls dats se aljan en servidres de la empresa y su acces puede ser a través de cualquier navegadr web (fácil accesabilidad). Ell supne tras ventajas cm su dispnibilidad pr estar en la nube, su facilidad para ser implementada (relacinada cn la precnfiguración mencinada) y sus actualizacines autmáticas de las que sus usuaris se beneficiarán de frma inmediata. Un de ls punts delicads en las slucines SaaS es la descnfianza y sensación de pérdida de cntrl pr parte de las empresas al tener sus dats aljads en servidres externs. En este sentid, TeambLab frece ciertas garantías (igual que tras) per, además, la psibilidad de descargarse el sftware para su instalación en un servidr prpi de la empresa, pr l que se slventaría este punt a csta de perder las ventajas mencinadas al dejar de ser una slución SaaS. También cabe destacar la dispnibilidad, en breve, de una versión móvil (app para Andrid ios) aunque hasta la fecha había una web ptimizada para su navegación desde smartphnes, y un sistema de ntificacines pr cnfigurables. Pr últim, mencinar que en ests mments está en su versión 7.0 beta (sbre la que se desarrlla este infrme) per que en su blg mencinan la presentación, en breve, de la versión estable, además de que van a cambiar tda su plítica de us (http://www.teamlab.cm/blg/2012/09/teamlab-7-0- pricing/?utm_surce=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=teamlab-7-0-pricing) resumiéndla en: - Van a quedar 2 paquetes, una versión cmercial (de pag, cn psibilidad de descargar e instalar en servidr prpi tenerla en la nube SaaS-) y una versión gratuita que únicamente será descargable e instalable en un servidr prpi del usuari y n cntendrá ls editres en línea. - Se pueden ver ls precis de la versión cmercial en el enlace anterir. - Darán apy a la versión 6.5 actual durante 6 meses más tras la salida de la versión 7.0 estable. 2

3 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau FUNCIONALIDADES Tras registrarse y realizar uns fáciles y rápids ajustes ya accedems a la platafrma a través de una pantalla inicial en la que pdems bservar distints elements. Alguns de ells seguirems encntrándls en la mayría de pantallas. Ests elements cmunes sn: - El lg de TeamLab en la esquina superir izquierda, desde el que accederems a la pantalla inicial desde cualquier tra página a la que hems navegad. - En la mayría de casines, al lad del lg encntrarems el nmbre de la sección en que ns encntrems junt cn un desplegable que ns permitirá cambiar de sección de frma rápida. - En la parte superir derecha: - En muchas pantallas dispndrems de una caja de text superir y en psición hrizntal que ns permitirá filtrar (actar/mstrar) ls resultads deseads. PANTALLA INICIAL Además de ls elements anterirmente mencinads, en el centr y cupand la mayr parte del espaci bservams: Cabe destacar la sensación, cm usuaris, de dispner de tdas las funcinalidades y psibilidades de ajustes/cnfiguración que frece la platafrma desde esta pantalla inicial, a partir de la cual, de frma clara y amigable pdems acceder a las mismas. Seguirems el mism rden para analizar y resumir ls distints apartads de las seccines mencinadas anterirmente. 3

4 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau AJUSTES Sn ls ajustes del prtal a ls que puede accedir el prpietari cualquier administradr del mism. Observams un menú a la izquierda desde el que pdems accedir a distintes pcines que cntienen ls parámetrs a ajustar. Menú General : - Parámetrs de idima y zna hraria. - Ajustes de DNS, pudiend persnalizar la dirección (URL) del prtal. - Versión del prtal, que permite actualizar a una versión superir en cas de una nueva actualización. - Ajustes de dmini de crre cnfiads, para especificar ls servidres de crre que pueden utilizarse para registrarse en TeamLab permitiend la entrada desde Dminis segurs persnalizads. - Ajustes de ayuda y publicidad, es una manera de activar desactivar ls paneles de ayuda que aparecen para explicar las distintas funcines del prtal. - Ajustes de seguridad de cntraseña, que permite establecer distintas pcines para aumentar la frtaleza de la cntraseña. - Enlace de invitación, dónde aparece un enlace que puede usarse para invitar a trs cntacts para que se unan al prtal. - Ajustes de mensajes del administradr, desde dónde pdems activarls desactivarls. Menú Derechs de acces : - Prpietari del prtal, dónde se detalla quién es, permite cambiar el prpietari y muestra las distintas accines ( privilegis) del mism en referencia al prtal. - Administradres del prtal, permitiend gestinarls (añadir eliminar administradres así cóm permitir revcar su acces a ls distints móduls tds, pryects, CRM, dcuments, cmunidad-). - Pr últim, permite habilitar ls distints móduls (pryects, CRM, cmunidad, persnas, crre, chat y calendari) para tds ls usuaris del prtal para una lista mdificable manualmente (usuari pr usuari pr grups de usuaris). 4

5 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau Menú Persnalización - Ajustes de bienvenida, para cambiar el títul de prtal predeterminad y el lgtip (màx de 250x100 píxeles y 1 Mb) que se muestra en la página de bienvenida del prtal. - Plantilla de grup, para persnalizar ls nmbres de ls grups, sus miembrs y sus actividades pudiend utilizar una plantilla preestablecida ingresand nmbres persnalizads en cada una de las pcines (usuari, usuaris, añadir usuaris, grup, grups, psición/títul, fecha de registr, gerente de grup, jefe). Menú Cpia de seguridad/desactivación - Cpia de seguridad de dats, para transferir tds ls dats del prtal a su disc lcal. - Desactivación de prtal, para desactivar tempralmente el prtal. - Eliminación de prtal, para eliminar el prtal para siempre. Menú Estadísticas En este apartad se ns facilitará la siguiente infrmación: - Fecha creación del prtal - Nº de usuaris activs - Espaci de almacenamient utilizad Ttal Dcuments Pryects CRM Cmunidad - Gráfic de us, que ns mstrará ls hits en un períd de tiemp (última semana, últim mes, últims 3 meses, pr un períd de tiemp persnalizable). 5

6 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau BÚSQUEDA Es la caja de text que ns permite realizar búsquedas pr palabras intrducidas y acceder de frma rápida a l que ns interesa en un determinad mment. Cabe destacar que n funcina para la búsqueda de cntacts, es decir, para el text intrducid en el módul CRM, per sí realiza búsquedas entre ls dats de ls demás móduls (pryects, nmbres de dcuments, etc.). FEED Dónde se muestra las ntificacines para el usuari (atendiend al acces permitid). Ls ítems del menú situad a la izquierda permiten hacer un filtrad rápid mstrand las ntificacines que crrespndan al módul que interese (cmunidad, pryects, CRM, dcuments) aunque la caja de text superir permite un filtrad much más ptente (pr módul, pr tiemp, pr usuaris si se dispne de acces privilegis superires). CORREO Tras hacer clic en este btón accedems a un cmplet cliente de crre electrónic que ns permite gestinar el crre electrónic desde el mism prtal. Es fácil intuir las ventajas que ns frece esta nueva funcinalidad dispnible en esta nueva versión y que n existía en las anterires (versión 6.5 y anterires). La 1ª vez que accedams ns mstrará las características básicas del mism además de invitarns a crear la primera cuenta. Entre sus funcinalidades pdems destacar: - Ns permite recibir y mandar crre desde el mism prtal de TeamLab - Ofrece las típicas bandejas de entradas, enviads, brradres, basura y spam. - La psibilidad de añadir una más cuentas de crre - La psibilidad de rganizar ls crres mediante el us de etiquetas persnalizables (al más pur estil de Gmail) - Permite la integración cn el CRM del prtal permitiend dispner de tds ls cntacts del mism y separads del rest de cntacts. 6

7 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau CHAT Esta herramienta se abre en una ventana emergente freciend la psibilidad de cnversar en línea cn cualquier usuari ( grup de usuaris si está cread) que seleccinems. Señalar que se muestran ls usuaris dispnibles (cnectads) en el mism mment. Algunas características sn: - Mstrar/cultar listas (de usuaris, grups de usuaris, snids, ntificacines del navegadr y filtrs). - Psibilidad de crear salas privadas de discusión, crear mensajes múltiples, enviar archivs, ver ls histriales de cnversacines - Us de emticnes - Psibilidad de cambiar nuestr estad de cnexión, pudiéndns mstrar cm dispnible, ns dispnible, ausente y descnectad. CALENDARIO Cn esta herramienta pdems rganizar nuestra agenda. Sus principales características a destacar sn: - Psibilidad de crear varis tips de calendaris agendas. Así pues, pdems crear un persnal además del calendari de la empresa. - Antación de events (reunines, citas, cumpleañs) 7

8 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau - Seguir el histrial de ls distints events, pudiend cambiar el tip de vista al de lista. - Integración cn el módul CRM (de cntacts/clientes) y el de pryects (quedarán reflejads ls timmings de ls hits y tareas asignads seguids pr el usuari). - Psibilidad de cmpartir cn quién querams (nstrs misms u trs usuaris) cada un de ls events que vayams intrduciend. - Creación de alertas. - Imprtación de ls dats desde un archiv ical ( exprtarls). [USUARIO] (VER TAMBIÉN EL MÓDULO PERSONAS MÁS ADELANTE) Desde el últim ítem de la sección superir, en la que aparece nuestr nmbre de usuari, pdems seleccinar entre acceder a nuestr perfil salir del prtal. Si accedems a nuestr perfil bservams: Desde el menú de la izquierda (en cas de ser administradres del prtal) pdems: - Crear nuevs usuaris y nuevs grups de usuaris. Cualquier administradr del prtal puede añadir usuaris de varias frmas: imprtándls desde la prpia cuenta de Ggle, Yah Windw Live, imprtándls desde un archiv CSV (cóm el cread exprtándls desde Outlk Express) intrduciend el nmbre de usuari y su crre electrónic manualmente. - Definir ls access (Settings>Prtal Access Rights) de ls distints usuaris y grups a ls distints móduls y seccines del prtal ya que accedems a la misma pantalla ya mencinada anterirmente (icn superir izquierda: Ajustes>Menú derechs de acces ). En el desplegable que aparece tras nuestr nmbre de usuari (flecha) encntrams una serie de pcines: editar el perfil, cambiar cntraseña, cambiar el mail, editar miniatura (añadir/cambiar ft de usuari) y eliminar el perfil. Tras nuestra ft y dats más imprtantes (además del idima cnfigurable) dispnems de la psibilidad de enlazar nuestras cuentas de redes sciales (Facebk, Twitter, Linkedin, G+) a nuestr 8

9 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau perfil de TeamLab y, pr últim, pdems acceder a las suscripcines, desde dónde pdems manejar las ntificacines pr chat de las distintas accines de cada módul (nticias, pryects, CRM, dcuments, cmunidad, calendari ) 9

10 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau MÓDULO DOCUMENTOS (ACCESO DESDE PANTALLA DE INICIO) Observand el menú de la izquierda vems que pdems: -desde crear un nuev dcument de text, una tabla, presentación dibuj hasta la psibilidad de crear carpetas para clasificarls (1er btón, clr verde) -cargar subir un dcument extern (2º btón) -imprtar dcuments de Ggle Drive, Zh Bx gestinar (enlazar cn el prtal) las cuentas de Bx, Drpbx, Ggle Dcs, SkyDrive (3er btón). Ls enlaces situads debaj de ls btnes ns permitirán acceder de frma rápida a ls dcuments que ns interese, actuand a md de filtr, en el cas de mis dcuments, cargar (subir) un nuev crearl. Pr últim, en Settings>cnnect accunts accedems a la gestión de las distintas cuentas vistas en el 3er btón, cn similar funcinalidad que éste. Td ell sin lvidar que, en el cas de acceder a cualquiera de ls dcuments, pdrems hacer una vista previa, cmpartirl, editarl (según versión), descargarl a nuestr disc lcal, cnvertirl (cmprimirl en frmat zip previa descarga), mverl a tra carpeta, cpiarl, renmbrarl eliminarl. En el cas de editar un dcument en línea (dentr del mism prtal) se ns abrirá en un cmpletísim editr cn tdas las funcinalidades típicas y avanzadas que ns facilitará perfectamente la labr. 10

11 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau MÓDULO PROYECTOS (ACCESO DESDE PANTALLA DE INICIO) Al entrar en el mism ns aparece un menú situad a la izquierda y una área de trabaj en la parte central que ns mstrará tda la infrmación seleccinada desde el menú izquierd. Para entender bien este módul debems tener muy clar que: - Ls pryects están frmads pr hits, discusines y dcuments (aunque pdems asignar un dcument varis a una tarea, a una discusión, etc). - Sn ls hits ls que cntienen tareas y éstas, a su vez, cntienen subtareas y cmentaris. - Ls respnsables del pryect, hits y tareas pueden ser distints. Inicialmente y de frma predeterminada, en la parte central encntrarems ls pryects activs que seguims de ls que frmams parte ( tds ls pryects si sms administradres del prtal). Pr tant, tendrems tds ls pryects y pdrems trabajar en ls misms desde una única ventana, prprcinand una alta usabilidad para ls usuaris. (Menú izquierd) Según nuestrs privilegis y acces (administradr, gerente del pryect, usuari ) pdrems visualizar tda la infrmación (aunque n frmems parte de la misma) sól la parte que ns crrespnda. Es fácil intuir ls distints apartads que van a cnfrmar cualquiera de nuestrs pryects (Hits, Tareas y Discusines) y ls anexs relacinads cn el mism (registr del tiemp, dcuments e infrmes). Pr últim, en ajustes pdrems crear/gestinar las plantillas para ls pryects (usar una plantilla al crear un pryect nuev realizándl de frma más rápida), imprtar pryects y dats de Basecamp (tra platafrma para gestinar pryects ampliamente utilizada) acceder a ls derechs de acces (explicads anterirmente). 11

12 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau Es acertada la funcinalidad que frece el btón superir de clr verde situad en el menú izquierd y que permite desde crear un nuev pryect, hit, tarea, discusión hasta iniciar/parar el temprizadr temprizadr (buena herramienta de gestión eficaz del tiemp) acceder a la plantilla del pryect. A mi md de ver ns facilita much la labr ya que, pr ejempl, para crear una nueva tarea deberíams crearla desde el hit que tiene que cntenerla (pción que puede resultar difícil de encntrar pr l que el btón ns la facilita de una frma más rápida y fácil). El primer apartad (pryects) ns permite acceder a ls misms ya que ls listará a su derecha, en el área de trabaj, mstrand su nmbre, su estad mediante un icn (activ, en pausa cerrad), el nº de tareas, el gerente del pryect y el equip que l frma. Si hacems clic en cualquiera de ests dats accederems a la sección relacinada. Así pues, clicand sbre el nmbre del pryect aparece un menú superir cn tds ls apartads referentes al mism. Desde el menú de la izquierda accedems a tds ls dats que ns cnciernen cm usuaris (tds si sms administradres en ls que participams, según privilegis) mientras que el menú superir de cada pryect se atiene a tds ls dats que ns afectan per que sól hacen referencia al pryect seleccinad. Teniend en cuenta l anterir, la explicación de ls apartads siguientes y que hacen referencia al menú superir de un pryect pueden hacerse extensibles a ls ítems crrespndientes del menú de la izquierda. Menú superir de un pryect: La flecha superir derecha (al lad del nmbre) desplegará un menú para editar, eliminar ver la infrmación del pryect. Menú superir: - Tareas: mstrará las tareas cn su estad (abiert, cerrad), nmbre de la tarea, fecha límite para realizarla, nmbre de usuari respnsable e icn (flecha) cn pcines en frma de menú desplegable (editar, añadir subtarea, mver a hit, ntificar al respnsable, ver el registr de tiemp y eliminarla). Desde la pción de editar recién mencinada pdrems mdificar ls camps (según privilegis) que la frman: títul, descripción, hit a la que pertenece, respnsable/s, fecha límite, priridad. 12

13 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau En cambi, pasand el muse sbre el nmbre de la tarea sól verems su descripción, fecha de creación y usuari que la creó. Haciend clic en su nmbre btendrems mayres funcinalidades cm la psibilidad de editarla activar un temprizadr (submenú en flecha al lad de su nmbre) la psibilidad de terminarla (clic en btón), subdividirla creand subtareas, adjuntar dcuments realizar cmentaris. - Hits. El hit estará cmpuest pr un títul, una descripción, un respnsable a asignar y la prgramación de una fecha límite para cnseguirl. Así mism, se le pdrá añadir distintas tareas y distints usuaris para ser realizad, además de permitir ser ntificad/recrdad cn 48h de anthelación pr a ls implicads y ser marcad cm hit clave (quedará resaltad cn un icn en frma de llave). Según el acces del usuari permite sól ver (usuari implicad en el pryect) editar (añadir, mdificar, eliminar) cualquier hit del pryect seleccinad. - Discusines: muestra las discusines para cada pryect permitiend hacer cmentaris sbre el pryect y adjuntar (a la discusión) un dcument del pryect. - Dcuments: desde dónde pdrems gestinar (crear, cargar, clasificar y mdificar) ls distints dcuments para el pryect seleccinad. - Registr del tiemp: ns reflejará las distintas accines que se van realizand en el pryect a l larg del tiemp (fecha, tarea, tiemp cnsumid pr la misma y nmbre del usuari que la ha realizad). La flecha del final de la línea permitirá editar la tarea eliminarla. - Dcuments que frman parte del pryect: ns permitirá ver ls dcuments junt cn un menú superir que ns permitirá realizar la mayría de accines sbre ls misms (mencinadas anterirmente en el módul dcuments ). - Equip: mstrará ls integrantes del pryect y, en cas de ser administradr gerente del pryect, gestinarls. - Cntacts: permitirá enlazar un pryect cn ls cntacts del módul CRM seleccinads. Pr últim, ns queda mencinar el ítem Infrmes del menú izquierd, del que sól dej un pantallaz para pder intuir las enrmes psibilidades y funcinalidades que frece, tant a administradres cm al rest de usuaris: 13

14 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau MÓDULO CRM (ACCESO DESDE PANTALLA DE INICIO) Al acceder bservarems una ventana parecida al módul pryects, cncretamente un menú izquierd y un área de trabaj. (Menú izquierd) El menú que aparece al hacer clic en el btón superir de clr verde ns permitirá crear un nuev cntact (empresa persna) y nuevas tareas, prtunidades y cass. Inicialmente, el área de trabaj, ns mstrará la lista de cntacts (empresas y persnas). El 2º btón superir ns permitirá imprtar dats de archivs csv y exprtarls al mism frmat y, en muchs cass, asignar uns derechs de acces a ess dats: - imprtar cntacts - imprtar tareas desde un archiv csv - imprtar prtunidades - Imprtar cass - exprtar ls dats - abrir el listad en el editr nline de dcuments De frma general pdems decir que al entrar en un cntact, tarea, prtunidad cas cncret verems el nmbre (títul) del mism y una flecha a su derecha (al que desplegará un menú para editar, duplicar eliminar el cntact, tarea, prtunidad cas. 14

15 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau Seguims cn el menú izquierd: - Cntacts : desde dónde pdrems gestinarls de frma crrecta. Pdems diferenciar ls cntacts cm empresa persna. Debaj del nmbre se sitúa un menú superir y el listad de cntacts (tras crearls) en el área de trabaj. Al seleccinar un, varis tds ls registrs (cntacts) pdrems utilizar ese menú superir para: Enviar un a ls seleccinads Etiquetarls Añadir permiss (restringir su visibilidad para trs usuaris) Brrarls El filtr, cm en tras seccines y móduls vists, ns permite realizar filtrarls atendiend distints parámetrs. Al crear una nueva empresa (desde el btón superir de clr verde): Se ns slicitará tda una serie de dats cm su nmbre, , teléfns, web, redes sciales, dirección, descripción Llama la atención la psibilidad de crear nuevs camps cn distints dats (ejempl, añadir varias direccines) y la psibilidad de persnalizar ls camps (desde esta pantalla desde ls camps de usuari de ajustes en el menú izquierd). Ns permite vincular la empresa a persnas (cntacts que, pr ejempl, trabajan en dicha empresa) Pdrems dar derechs de acces para cmpartir n ls dats cn ls demás usuaris del prtal. Tras guardar ests primers cambis entrams dentr de esta empresa creada apareciéndns un menú superir cn ls siguientes ítems: Perfil, desde dónde pdems cnfigurar una serie de parámetrs cm: Pner una ft de la empresa cambiarla Asignar un tip de cntact: frí, tibi, caliente Ver ls dats anterirmente añadids (en pas anterir) Añadir una etiqueta (cliente, lead, persnal, prveedr) crear una nueva para el cntact. Es una frma rápida de catalgarl. Ver el histrial de events crear un nuev ( , nta, llamada telefónica). Mstrar ls archivs (dcuments) adjuntads a este cntact. Tareas: las muestra (si las hubiera) y permite crear nuevas tareas para este cntact. Pdems asignarle un nmbre, catalgarla (cm Llamada telefónica, Oprtunidad, Dem, , Fax, Cntrl de ejecución, Almuerz, Cita, Nta, Entrega, Redes sciales, Expresión de agradecimient), asignarle una fecha (que aparecerá en nuestr calendari), una 15

16 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau descripción y seleccinar ls usuaris respnsables para realizarla y a quiénes se les ntificará autmáticamente. Persnas: desde dónde gestinarems las persnas (cntacts) enlazadas cn la empresa. Oprtunidades: permite ver crear nuevas prtunidades, entendiéndse cm tales las psibilidades de cada cntact que pueden cnvertirse en hechs cncrets cm una venta ptencial. A cada prtunidad de cada cntact le pdems asignar un nmbre, una descripción, un presupuest, una fecha límite, un respnsable, una etapa (cntact inicial, cliente ptencial, criteris iniciales ajustables, identificación requerida, prpuesta, calificación, negciación, cierre del trat cerrarla sin éxit), una prbabilidad de éxit persnalizarla cn trs camps de usuari. Además. Pdrems asignar derechs de acces para permitir/restringir su visibilidad a trs cmpañers. Dcuments: desde dónde cargarems asignarems ls dcuments relacinads cn el cntact. Pryects: permitirá crear un nuev pryect para ese cntact enlazarl cn un pryect existente. Twitter: permitirá enlazar el cntact cn una varias cuentas de Twitter (perfiles del cntact). La creación de un cntact persna presenta las mismas características y funcinalidades parecidas que el anterir y tan sól presenta algunas diferencias lógicas cm el hech de que en ls dats iniciales ya aparece la psibilidad de vincularl a una empresa, pr l que en su menú superir ya n aparece el ítem Persnas. - Tareas : sirven las mismas cnsideracines anterirmente explicadas (en tareas del menú superir que aparece en un cntact) cn la particularidad que desde este ítem del menú izquierd verems tdas nuestras tareas (según privilegis) y al crear una nueva ya se ns slicitará el cntact a quién enlazarla. - Oprtunidades : pdems aplicar l anterirmente dich para tareas. - Cass : cnfrman un apartad especial que permite guardar en un sl lugar tda la histria de la crrespndencia, asignar tareas, subir dcuments de ls cntacts que tman parte en un event cmún. Su principal us radicará en la creación de cass para su psterir estudi pr parte de varis participantes (ya que aglutinarems varia infrmación para facilitar la discusión el aprendizaje entre, pr ejempl, trs cmpañers). Crearems un cas asignándle sól un nmbre y enlazándla cn un cntact (empresa persna), además de prprcinar ls derechs de acces al mism. Una vez dentr de un cas dispndrems de un menú superir cn ls ítems de: 16

17 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau Perfil: ns mstrará el histrial relacinad cn el cntact asignad al cas Tareas: desde dónde pdrems crear ver las tareas prpias del cas Participantes: cntacts que querems que participen del cas Dcuments relacinads cn el cas. - Ajustes : Dispnde de distints apartads imprescindibles para acceder a tdas las funcinalidades del módul CRM. Al abrir este últim ítem ns aparece un submenú para cnfigurar una serie de pcines, tdas ellas para persnalizar muchs de ls camps que hems vist hasta el mment: - Ajustes cmunes: Cnfiguración de SMTP: permite cnfigurar ls parámetrs de salida para enviar crres electrónics desde el mism prtal. Cnfiguración de mneda: permite seleccinar el tip de mneda a mstrar para ls presupuests intrducids en la sección de prtunidades Exprtación de tds ls dats: ns permite exprtar tds ls dats del módul en un únic archiv zip. - Ls camps de usuari: permiten determinar infrmación adicinal sbre el cliente, la prtunidad el cas (según la selección que realicems en el menú superir que aparece en este apartad). Pr ejempl, pdems añadir un nuev camp 'Fuente' para tds ls cntacts y para especificar la prcedencia del usuari (publicidad, venta directa, etc. ) - Etapas de prtunidad: dónde ns encntrams las distintas etapas mencinadas al hablar de las prtunidades de ls cntacts (cntact inicial, cliente ptencial, criteris iniciales ajustables, identificación requerida, prpuesta, calificación, negciación, cierre del trat cerrarla sin éxit). Pdems añadir nuevas etapas editar las existentes. Para cada etapa (registr) se muestran tdas sus características: clr asignad, nmbre de la etapa, descripción, prbabilidad que la etapa cntribuye, nº de prtunidades marcadas cn esta etapa y la flecha (al final de la línea registr) que ns permite editar brrar la etapa. - Tips de cntact: dónde pdrems visualizar ls tips de cntact y añadir nuevs. Inicialmente verems ls ya precnfigurads (frí, tibi, caliente) cn su clr asignad, nmbre, nº de cntacts marcads en cada tip y la flecha final que da pción a editarl brrarl. 17

18 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau - Categrías de tareas: permite l mism que ls punts anterires per en referencia a las categrías de las tareas mencinadas anterirmente en su sección crrespndiente. Las tareas precnfiguradas sn: Llamada telefónica, Oprtunidad, Dem, , Fax, Cntrl de ejecución, Almuerz, Cita, Nta, Entrega, Redes sciales, Expresión de agradecimient). De cada una de ellas verems el icn asignad, su nmbre, el nº existente de tareas marcadas en cada una de las categrías y la flecha final para editar brrarla. - Categrías de events de histria. Las precnfiguradas sn: , nta y llamada telefónica e igualmente pdrems crear nuevas categrías editar las existentes utilizand la misma metdlgía que en ls cass anterires. - Etiquetas. Sn las utilizadas para catalgar cada tip de cntact. Las precnfiguradas sn: cliente, lead, persnal y prveedr e igualmente pdrems crear nuevas etiquetas editar las existentes utilizand la misma metdlgía que en ls cass anterires. - Frmulari de cntact del siti web. Tras rellenar ls camps se generará un códig que permitirá crear un interesante frmulari de cntact que pdrems publicar en nuestra web para, pr ejempl, captar nuevs cntacts. - Derech de access del prtal: sección vista en varias casines a la que se accede también desde el 1er ítem (ajustes) del menú superir derech que está visible permanentemente. 18

19 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau MÓDULO COMUNIDAD (ACCESO DESDE PANTALLA DE INICIO) Interesante módul en el que vams a encntrar las herramientas más relacinadas cn la rganización y la cmunicación interna de nuestra empresa. Desde su menú izquierd pdrems: - Crear ls nuevs elements desde el btón verde superir (tal cm se ha vist en tras seccines). - Blgs, desde dónde pdrems: Acceder a ls blgs de trs cmpañers (según privilegis), cmentarls y suscribirse a ls cmentaris Crear varis blgs prpis. - Events, frmad pr varis elements (nticias, órdenes (nrmas de la empresa, pr ejempl), anuncis y encuestas). Pdrems acceder a ls elements creads pr ls cmpañers crear ls prpis. - Frs, permite la creación de frs de discusión para pder cnversar y expresar las ideas sbre ls temas relacinads cn el trabaj. Mstrará ls distints temas, psts, nº de visitas, cmentaris, autres, etc - Bkmarks (marcadres). Ns facilitará cleccinar marcadres de páginas web (enlaces favrits) y cmpartirls cn ls cmpañers de trabaj, buscar rápidamente ls ya creads y añadir cmentaris a cualquiera de ells. - Wiki. Dependiend de las necesidades de nuestra empresa puede ser muy interesante crear y gestinar una wiki (escribir y actualizar artículs, enlazar las distintas páginas entre sí y categrizarlas) para crear nuestra prpia base de cncimients. Este element permite elabrar una wiki para la empresa cmunidad, facilitand su creación y edición al dispner de las herramientas necesarias para ell. Al entrar en el mism encntrams un pequeñ per suficiente manual para llevar a términ el prces. - Cumpleañs, dónde verems ls cumpleañs de tds ls integrantes de la cmunidad y la pción, para cada un, de btener un recrdatri de la fecha y que quedará representada en el calendari (ver sección crrespndiente de este manual). - Ajustes, cn 2 ítems: frum editr desde dónde pdems crear un nuev fr y ls derechs de acces al prtal ya mencinad en tras casines. 19

20 Análisis funcinal de TeamLab Pr Jsep Vallès Palau MÓDULO PERSONAS (ACCESO DESDE PANTALLA DE INICIO) Éste módul se ha descrit en el apartad crrespndiente a Perfil y que aparece al hacer clic en nuestr nmbre de usuari (esquina superir derecha). En el cas de ser administradres, tendrems acces n sól a nuestr perfil sin al de ls demás usuaris pudiend gestinar sus dats. CONCLUSIONES FINALES Pdems resumir las principales funcinalidades de la platafrma TeamLab en: - Gestión de pryects que incluye la creación de equips, asignación de tareas, la prgramación de metas (hits), el seguimient de las actividades y la generación de infrmes. - Creación de Cmunidad y facilitamient de clabracines al permitir crear blgs y frs, cmpartir fts, marcadres de páginas web y wikis. - Gestión dcumental - Calendari para rganizar la agenda persnal empresarial estableciend reunines, citas y seguir el histrial de events. - CRM para manejar ls cntacts y relacines cn clientes y prspectres. - Chat en línea para una cmunicación instantánea y fluida. Tras analizar las distintas funcines que ns frece pdems cncluir en que TeamLab puede supner una muy buena pción para la mayría de empresas pequeñas y medianas. Hay varis factres que l apyan: - Alta usabilidad y buena experiencia de usuari - Aúna y facilita las gestines rganizativas, estratégicas y planes de acción además de facilitar su análisis psterir cn sus infrmes y estadísticas - Permite cubrir perfectamente ls bjetivs empresariales buscads en una Red Scial Crprativa platafrma de este tip cóm la frmación, clabración, cmunicación y relacines entre cmpañers y departaments - Facilita la realización de muchas accines imprescindibles en las estructuras empresariales actuales en referencia a ls usuaris y sus ideas, pinines, infrmación y dudas cm las de infrmar, implicar, cmpartir, cnsensuar y facilitar aprendizajes. 20

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