Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como servicio cambia

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1 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como servicio cambia R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 1

2 Introducción... 3 El camino hacia los irracionales costos del ERP... 4 Objetivos y logros del ERP... 4 Costos altos y ocultos, e incentivos mal enfocados... 5 Las camisas de fuerza del ERP... 7 En dónde nos encontramos ahora... 9 La oportunidad del SaaS Los fundamentos del SaaS Beneficios del SaaS El resultado: Ahorros de costo de SaaS Conclusión: La migración a la nube R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 2

3 Introducción Muchas compañías ahora se encuentran en una situación inoperante con su software de negocios. Están pagando una factura muy cara por la Planeación de Recursos Empresariales (ERP) año tras año. Pero en vez de ser un activo que aumente la productividad y eficiencia, las aplicaciones ERP se han convertido en un pasivo que exige demasiados costos continuos y son complicadas de ejecutar, lo que desvía mucho del valor que se genera. El ERP no es el único software que cae en esta categoría; muchas otras aplicaciones empresariales tradicionales también se han convertido en gastos indirectos significativos para las empresas. Esta situación es demasiado familiar y se revela de las siguientes maneras: Las compañías resienten el tener que pagar una factura alta por mantener el software y obtener muy poca recompensa La innovación está saturada porque cualquier intento para añadir capacidades o integrar las aplicaciones requiere de consultoría costosa Los costos de operar centros de datos privados y mantener las habilidades para operar el software se siguen elevando Sólo se utiliza una parte del software Se evitan las actualizaciones por el riesgo de interrumpir las operaciones y el alto costo de consultoría y migración La información está atrapada en varias aplicaciones, lo que obstaculiza el análisis y la toma de decisiones Sólo el 4% de los líderes de TI creen que sus sistemas ERP crean una ventaja competitiva, de acuerdo con una encuesta publicada en 2008 en la revista CIO. A pesar de sus altos precios, los sistemas ERP hacen poco para diferenciar a un negocio o hacerlo más competitivo. Mientras tanto, las empresas enfrentan una mayor presión para reducir costos y encontrar nuevas formas de obtener ingresos. Aparentemente sin otras opciones, los ejecutivos de negocios invierten dinero en iniciativas de TI, pero a menudo no comprenden por lo que están pagando. Ellos preguntan, Por qué ese proyecto de TI de $1 millón resultó ser tan costoso? Por qué sigue siendo tan difícil obtener un informe? Por qué nos seguimos tardando tanto en cerrar los libros? Por qué es tan difícil lanzar una nueva línea o división de productos? Y por qué no podemos obtener información financiera consolidada? No era ése el objetivo de tener un software de ERP? Sin duda lo era. Sólo el 4% de los líderes de TI creen que sus sistemas ERP crean una ventaja competitiva, de acuerdo con una encuesta publicada en 2008 en la revista CIO. Nadie tiene la intención de realizar esfuerzos y gastos para implementar el ERP hasta el final para terminar afectando a su negocio. Pero desafortunadamente ésa es la situación en la que se encuentran demasiadas empresas. Los beneficios iniciales de implementar el ERP se han vuelto de consumo masivo. Los defectos del ERP se han transformado de fastidios a obstáculos perjudiciales. En otras palabras, si le preguntáramos a la mayoría de los ejecutivos, Está pagando demasiado por su ERP?, contestarían rápidamente que sí. Sí, el costo es demasiado alto. Sí, las limitaciones son demasiado severas. La pregunta es: Cómo puede la inversión en ERP crear valor hoy? Muchas empresas están considerando cómo transformar sus inversiones en ERP de un costo irrecuperable a un cimiento para la innovación. Las empresas han aprendido lecciones importantes acerca de lo que realmente necesitan de un ERP. Con la llegada de la era del modelo de Software como Servicio (SaaS) y con la expansión de las posibilidades de la computación en la nube, se ha abierto una importante oportunidad para los negocios. R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 3

4 Este document es el primero de una serie de dos partes y hablará sobre cómo las ganancias iniciales hechas por la implementación del ERP fueron superadas por las debilidades tanto en el software como en las relaciones de negocios de apoyo. Más adelante, explicará cómo el software empresarial basado en SaaS supera estos problemas. El segundo document hace referencia al Por qué los Negocios Operan Mejor con NetSuite, proporcionará una serie de estudios de casos de negocios que demuestran el valor del modelo SaaS y el conjunto de aplicaciones de gestión de negocios que la nube de NetSuite ha proporcionado. Brindará sugerencias sobre la mejor forma de manejar su negocio y cómo dar los primeros pasos para migrar sus aplicaciones de negocios a SaaS y la nube. El camino hacia los irracionales costos del ERP El camino hacia los costos excesivos del ERP estaba enfocado solo en buenas intenciones. Las deficiencias del ERP no fueron provocadas por una mala toma de decisiones. Por el contrario, las empresas a menudo tomaron buenas decisiones en un momento en el que no había alternativas al modelo de implementación local. También es fácil satanizar injustamente e ignorar las verdaderas ganancias que se lograron. Pero, la mayoría de las empresas ahora están enfrentando decisiones difíciles porque las ganancias han sido superadas por los problemas descritos en esta sección. Estos problemas no pertenecen al pasado; casi todos están presentes en las modernas implementaciones del ERP. Hace 10 años las empresas no pagaban demasiado por un ERP sin embargo en la actualidad están pagando cantidades bastante altas. Objetivos y logros del ERP Las compañías adoptaron las soluciones ERP en la década de 1990 en un afán de aumentar la eficiencia y automatización y debido a las inquietudes acerca del Y2K. Las empresas añadieron sistemas ERP más robustos para reemplazar las soluciones de mercado, software central, hojas de cálculo y otros sistemas producidos localmente. Sin duda, el sistema ERP trajo muchas ventajas, que incluyen: Automatización de los procesos manuales Estandarización del ingreso de datos y seguimiento de la información financiera Procesos estandarizados para la administración del inventario, fabricación, distribución y ventas Creación automatizada de los informes financieros y de gestión Reemplazo de los sistemas con posibles problemas en el año 2000 Reemplazo de los sistemas de creación local con funcionalidad limitada Automatización personalizada de los procesos de negocios de alto valor De acuerdo con un estudio de CFO Research Services en el que participaron 157 ejecutivos de finanzas de alto nivel, la empresa promedio gasta $1.2 millones de dólares cada año para mantener, modificar y actualizar sus sistemas ERP. Un beneficio del ERP que impulsó muchas implementaciones fue la habilidad de cerrar los libros contables en días en vez de en semanas. La estandarización del ingreso de datos y la presentación de informes también proporcionó una visión consistente de las operaciones de negocios. Mientras que en algunos casos las personalizaciones del sistema ERP eran valiosas, muchas implementaciones exitosas rechazaron cualquier cambio y en su lugar adaptaron sus procesos de negocios a aquellos integrados en el software ERP. De esta manera, el ERP se convirtió en una forma de normalizar las operaciones de negocios. R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 4

5 Cuando el sistema ERP se implementó por primera vez proporcionó un conjunto de beneficios que eran proporcionales a los costos incurridos TARIFAS DE LICENCIAS AUTOMATIZACIÓN EXPANDIDA ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS ESTANDARIZACIÓN DE INGRESO DE DATOS RETIRO DE APLICACIONES DE CREACIÓN LOCAL TARIFAS DE MANTENIMIENTO TARIFAS DE INTEGRACIÓN DE SISTEMAS COSTOS DE HARDWARE COSTOS DE CENTRO DE DATOS EN EL PERSONAL BENEFICIOS COSTOS Figura 1. Los beneficios del ERP estaban equilibrados con los costos Costos altos y ocultos, e incentivos mal alineados Aún antes de que las implementaciones estuvieran completas, aparecieron los problemas, principalmente porque los costos de integración de los sistemas superaban por mucho al presupuesto. De acuerdo con un artículo recientemente publicado en la revista CIO, los proyectos ERP tienen sólo un 7% de probabilidad de ser terminados a tiempo. La mayoría rebasan sus estimaciones de costos. El ERP ha permanecido de forma constante entre las principales prioridades de gasto de TI en las grandes empresas. De acuerdo con Forrester Research, el gasto en ERP aumenta 6.9% cada año y está proyectado que exceda los $50 mil millones en Excesos en la Integración de Sistemas Los costos de integración de sistemas, que por lo general son 4 o más veces el costo de licencia de software, se salió de control por varias razones: De acuerdo con la revista CIO, el costo promedio de la instalación de un SAP es de casi $17 millones, con Oracle a un promedio de $12.6 millones y Microsoft en $2.6 millones. Los proveedores de ERP Nivel II promedian $3.5 millones. En muchos casos, el ERP representaba la primera vez que se automatizaban los procesos. Introducir la automatización a través del software fue más difícil de lo que originalmente se pensó Muchas personalizaciones se realizaron sin una justificación sólida o comprensión clara de los requisitos Los integradores de sistemas no compartieron los riesgos. Los contratos no contemplaban sanciones si no superaban el alcance. Como resultado, los excesos en costos eran comunes. R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 5

6 Software no utilizado Un problema adicional ocurrió cuando se compró e implementó el software, pero nunca se usó, convirtiéndose en lo que se conoce como shelfware. Sin comprender del todo sus necesidades, las empresas aceptaron la opinión del proveedor. En muchos casos, las empresas introdujeron software de clase empresarial en las divisiones más pequeñas. Como resultado, las empresas terminaron con software con enormes rastros funcionales pero relativamente poco uso. De acuerdo con un artículo publicado en la revista CIO, las probabilidades de que los empleados de una empresa realmente usen una aplicación son de apenas el 50%. 1 Por ejemplo, tal vez usen SAP para actividades como finanzas y gestión de pedidos, pero ignoran el resto. A pesar del hecho de que el shelfware permanece sin utilizarse, los clientes todavía pagan el costo total de compra y mantenimiento. Costos totales ocultos y difíciles de calcular Además, muchos costos del ERP están ocultos. A menudo, las empresas no tienen una idea clara del gasto porque las facturas se dividen entre muchos componentes, incluidos los VAR (Revendedor de Valor Agregado), proveedores de software e instaladores. El ERP también incluye muchos costos continuos que no son tan obvios al principio: costos de licencias, implementación, personalización, mantenimiento anual y actualización. Las cuentas más claras frecuentemente no aparecen en una factura en la nómina del personal necesario para administrar el ERP. Un centro de datos, por ejemplo, requiere de cierto número de especialidades, como administradores de bases de datos, profesionales de red y gente que se encargue de la seguridad, pero rara vez los mantiene ocupados todo el tiempo. Los centros de datos locales también alojan gran cantidad de hardware. Las empresas necesitan tener la infraestructura para manejar las cargas máximas y proveer de las mismas, pero terminan manteniendo máquinas que casi nunca se usan. Proliferación de aplicaciones y datos fragmentados Mucho del atractivo original del ERP se debía a la creación de una única base de datos para sincronizar las operaciones de negocios. Pero la idea de un servidor maestro para la información de negocios duró poco. Dejándose llevar por el éxito del ERP, surgió una sopa de letras de categorías de software, incluidas CRM, SCM, HRM y PLM. Cada aplicación incluía su propia base de datos, que se traslapaba con el servidor del ERP y lo replicaba Las empresas se enfrentaron a una elección entre las aplicaciones mejores en su categoría para funciones específicas contra suites completas. Finalmente, los clientes querían que un sólo proveedor asumiera la responsabilidad algunas veces resumido como un único culpable y secuencialmente, los proveedores de ERP implementado localmente como SAP y Oracle dominaron el mercado. *** El resultado final: Las empresas están pagando demasiado por el ERP y otros softwares de negocios que han seguido el mismo patrón de costos inflados y eficiencias obstruidas. Terminaron teniendo presupuestos para tecnología de la información inflados, demasiados empleados, demasiados consultores, demasiadas máquinas y demasiadas aplicaciones. Éste es el estado de la mayoría de las implementaciones ERP en la actualidad. 1 Ver Por qué el ERP sigue siendo tan difícil, Por Thomas Wailgum, CIO, Sept. 9, 2009 R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 6

7 Conforme el ERP empezó a ser ampliamente implementado, el valor de los beneficios disminuyó, pero los costos continuaron aumentando AUTOMATIZACIÓN EXPANDIDA ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS ESTANDARIZACIÓN DE INGRESO DE DATOS RETIRO DE APLICACIONES DE CREACIÓN LOCAL BENEFICIOS TARIFAS DE LICENCIAS TARIFAS DE MANTENIMIENTO TARIFAS DE INTEGRACIÓN DE SISTEMAS COSTOS DE HARDWARE COSTOS DEL CENTRO DE DATOS PERSONAL DE TI INTEGRACIÓN ACTUALIZACIÓN COSTOS El agravio del mantenimiento Figura 2. Los costos del ERP empezaron a exceder los beneficios El costo continuo del mantenimiento ha sido un problema especialmente delicado. Oracle cobra el 22% por mantenimiento y tarifas de soporte, lo que contribuye enormemente a sus altos márgenes de operación. SAP recientemente intentó aumentar su mantenimiento un 22%, pero ante la dura resistencia de sus clientes se vio obligado a reducirlo de nuevo. No obstante, el hecho es que el mantenimiento es una fuente de ingresos muy rentable para los proveedores que pueden considerar a sus clientes como público cautivo. Los clientes están buscando otras opciones. De acuerdo con informes de prensa, Siemens, uno de los usuarios más grandes de SAP, recientemente canceló su contrato de mantenimiento. Siemens también firmó un contrato de 420,000 usuarios para usar un servicio SaaS para funciones de RR.HH. en 80 países. Este movimiento es particularmente significativo porque Siemens también vende servicios para el software SAP. El modelo ERP implementado localmente está perdiendo su atractivo aún para una empresa con fuertes intereses creados. Las camisas de fuerza del ERP Como muestra la Figura 2, los beneficios del ERP fueron superados por los altos costos, pero, los costos directos son sólo una parte de la historia. Quizá un problema mayor sea la camisa de fuerza que el ERP representa para la mayoría de las compañías. El ERP se ha convertido en otra palabra para una fuerza represora que retrasa el progreso, porque cambiar de una versión a otra es sumamente difícil, costoso y trastorna potencialmente las operaciones. Esta camisa de fuerza se presenta en cinco formas. La más problemática es la dificultad de las actualizaciones. R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 7

8 Camisa de fuerza 1: Actualizaciones traumáticas y costosas La actualización se ha vuelto tan pesada que muchas empresas eligen ignorarla o retrasarla, en particular considerando las presiones en el presupuesto dada la última recesión. De acuerdo con la investigación del Aberdeen Group, aproximadamente el 31% de las empresas tienen una versión atrasada, el 13% dos versiones atrasadas y otro 13% tres o más versiones atrasadas. Como un investigador de Aberdeen escribió, El 26% de las empresas medianas que usan dos o más versiones atrasadas corren el gran riesgo de quedarse atrás en términos de innovación, pero, también aquellos que tienen la última versión de un producto basada en tecnología vieja y obsoleta están en riesgo. El grupo Aberdeen hizo un estudio de 313 compañías medianas y descubrió que sólo el 28% utilizan la versión más reciente de su ERP. Como exploraremos de forma más detallada posteriormente en este documento, el hecho de que el proveedor asuma toda la responsabilidad por las actualizaciones es uno de los beneficios más valiosos del SaaS. 2 Camisa de fuerza 2: Habilitación de usuarios limitada La segunda barrera para el cambio es la dificultad de adaptar el ERP a las necesidades de los usuarios específicos. Mientras que el SaaS tenía una generación de software para consumidores del cual aprender, los proveedores de software instalado localmente en los servidores de las empresas no tenían el beneficio de dicho aprendizaje y el software lo demuestra. Los software para instalación local siempre han prometido habilitar a los usuarios, pero no lo han cumplido. Como resultado, los usuarios no pueden configurar el ERP para satisfacer sus necesidades, como lo hacen con las hojas de cálculo y otras aplicaciones para consumidores. Añadir un campo, algo que hasta los principiantes pueden hacer en la mayoría de los SaaS, es un gran proyecto de TI en el que participan muchos expertos y casi siempre, involucra tarifas de consultoría para los ciclos de desarrollo y de prueba. La dificultad para lograr que el software ERP funcione mejor se ha vuelto tan grande que en la mayoría de las instalaciones la gente no sugiere mejoras a menos que el beneficio sea potencialmente enorme. Camisa de fuerza 3: Falta de flexibilidad en la implementación La tercera camisa de fuerza es la dificultad para implementar el software instalado localmente en donde más se necesita. A pesar de la dificultad y el gasto, el ERP instalado localmente no ha cubierto las demandas de proveer computación y aplicaciones en donde se necesitan. Las empresas medianas ahora manejan operaciones más distribuidas y globales. Conforme escalan a varios lugares y fronteras, las complejidades de negocios crecen de manera exponencial. Las empresas crecen, abren nuevas líneas de negocios, se deshacen de las antiguas, agregan socios, descentralizan funciones internas y subcontratan. Cada vez más buscan talentos en todas las áreas geográficas y tienen equipos virtuales que trabajan a distancia. Los empleados exigen flexibilidad para trabajar desde casa o fuera de la oficina. Aunque un SaaS se puede usar en cualquier lugar a través de un navegador y una conexión de Internet, extender el uso del ERP instalado localmente a menudo es un proceso mucho más complicado. Implementar el ERP de una manera amplia con frecuencia involucra riesgos de seguridad graves porque, a diferencia de los productos SaaS, el software no fue creado desde el primer día para existir en la Internet pública. 2 Citado en Midmarket ERP Customers Declining Upgrades, Finding New Risks, ( Los Clientes de ERP en el Mercado Medio Rechazan las Actualizaciones, Encontrando Nuevos Riesgos ), por Thomas Wailgum, publicado en la revista CIO el 11 de septiembre de R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 8

9 Camisa de fuerza 4: Tiempo de inactividad costoso y disruptivo Cuando los sistemas ERP instalados localmente fallan, la empresa puede quedar desconectada durante horas o días. Estos cortes pueden ser muy costosos; en un ambiente de manufactura, pueden causar una interrupción en la producción. La firma Precise recientemente realizó una encuesta en la que participaron 700 profesionales de TI y empresarios y se encontró que el 90% de los clientes de SAP tienen un problema de rendimiento, por lo menos una vez al mes y más de la mitad tenían tres o más incidentes al mes. De acuerdo con la encuesta, el 80% indicó que estos problemas afectaban sus negocios y el 39% dijeron que tenían problemas continuos no resueltos con el desempeño del SAP. Camisa de fuerza 5: Seguridad por debajo del nivel óptimo. Pocas empresas consideran a la seguridad de los datos como su principal capacidad. De acuerdo con el Instituto Ponemon y la empresa de seguridad Imperva, sólo un tercio de las empresas más pequeñas han implementado el Estándar de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI), introducido en 2005 por las principales compañías de tarjetas de crédito. En una encuesta realizada a 560 organizaciones estadounidenses y multinacionales, el 79% informó sobre una filtración de datos que involucró la pérdida o el robo de la información de tarjetas de crédito, y el 60% dijo que carecían de recursos para cumplir con el estándar PCI para proteger la información de los consumidores. La mayoría de las empresas simplemente no tienen los recursos y la capacidad para mantener un nivel de seguridad con tecnología de punta. En dónde nos encontramos ahora Estos problemas todavía existen en la mayoría de las implementaciones de ERP. Algunas empresas han confiado desde hace mucho tiempo en los sistemas empresariales que requieren de extensa personalización, mantenimiento y actualizaciones. Algunas empresas no se han mantenido al día con las nuevas versiones. Inevitablemente, los contratos de soporte se vencen y los clientes enfrentan a tener que actualizar y volver a implementar versiones nuevas en toda la compañía. El altísimo costo del estancamiento, agota otros importantes proyectos de TI e iniciativas de negocios. Algunas empresas tienen la carga de varios sistemas ERP, a menudo como resultado de Fusiones y Adquisiciones. Algunos sistemas están obsoletos o son De acuerdo con la revista CIO, el costo promedio de la instalación de un SAP es de casi $17 millones, con Oracle a un promedio de $12.6 millones y Microsoft en $2.6 millones. Los proveedores de ERP Nivel II promedian $3.5 millones. de creación local. Muchas empresas se están ahogando en una montaña de software que es un sistema ERP involucrado con otras aplicaciones que no fácilmente funciona en conjunto. Algunas empresas intentaron unir los sistemas añadiendo software, lo que sólo empeora los problemas de costo, complejidad e integración. Esta imagen sombría tiene un hecho rescatable: usar el ERP instalado localmente y otras aplicaciones ha hecho que las empresas comprendan mejor sus propios procesos de negocios. Las empresas saben lo que quieren y usan mejor el software para automatización. Un enorme nivel de frustración surge del hecho de que sus sistemas de ERP no les permiten hacer buen uso de este conocimiento. No obstante, ahora, una nueva generación de software de negocios basado en SaaS para ERP y otras aplicaciones ofrece una mejor solución. R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 9

10 La oportunidad del SaaS Con demasiada frecuencia, el análisis de los beneficios del SaaS se basa en una discusión de tecnología por separado. Aunque es cierto que el modelo SaaS representa una revolución en la manera en que las aplicaciones son suministradas, la arquitectura técnica realmente es un beneficio secundario. Las mayores ventajas de SaaS provienen de la nueva división del trabajo entre el proveedor de SaaS y la empresa cliente. SaaS alivia muchas de las molestias del modelo ERP instalado localmente al cambiar los incentivos en la relación entre el cliente y el proveedor de software, al transferir las responsabilidades del cliente al proveedor y al proveer un software mejorado después de una década de aprendizaje. Debido a que el riesgo es compartido entre el proveedor y el cliente, las actualizaciones las realiza el proveedor y los usuarios pueden adaptar con facilidad el software a sus necesidades. SaaS se ha cambiadodel ámbito de ser los primeros en adoptarlo y ha pasado a ser convencional. La oportunidad de SaaS ha sido particularmente atractiva en los tiempos de escasez que siguieron a la crisis económica de De acuerdo con Gartner Research, las aplicaciones SaaS crecerán a casi cinco veces la tasa del mercado total durante el Una encuesta reciente de IDC se encontró que casi el 45% de las firmas estadounidenses dedicarán por lo menos un tercio de sus presupuestos para TI a las aplicaciones SaaS en 2010,(cabe señalar que este porcentaje se ha duplicado en tan sólo dos años). Pero el hecho de que el SaaS esté transformando el software de negocios no significa que sea el adecuado para todas las empresas. Para determinar si SaaS funcionará para un negocio en particular, es importante entender los detalles de cómo funciona y cómo modifica la forma en que se suministra el software de negocios. Esta sección explica la manera en que los cambios fundamentales en el modelo SaaS están probando ser verdaderamente beneficiosos para los negocios. La siguiente sección muestra cómo NetSuite extiende el modelo SaaS de diversas maneras para mejorar su operación y transforma el software de negocios de un pasivo a un activo. Los fundamentos del SaaS Un SaaS combina la innovación tecnológica con una nueva división de trabajo. El crecimiento de SaaS está impulsado por otra importante tendencia tecnológica: el manejo de información en la nube. En pocas palabras, la nube usa la Internet para proveer la infraestructura como un servicio. Otra variante de éste modelo es que provee plataformas de desarrollo de software como un servicio, lo que a su vez, permite proveer aplicaciones de igual manera. La gran idea del manejo de información en la nube es que no importa en dónde estén los servidores, el software u otros recursos, siempre y cuando usted tenga una conexión a Internet. Los usuarios pueden acceder a una aplicación de software de forma remota por medio de una tecnología de navegador estándar sin tener que dar mantenimiento en el hardware que están usando. La nueva división de trabajo significa que el proveedor asume la responsabilidad de los servidores, las copias de seguridad, el software, los sistemas operativos, las bases de datos, las actualizaciones, la migración, la energía y el enfriamiento, el espacio en las instalaciones y los costos del personal. El proveedor puede repartir el costo en en toda la base de clientes porque todos usan la misma versión del software. Este enfoque produce economías de escala y manejo sustanciales además de reducir el costo total de propiedad. La carga de TI se transfiere de la empresa al proveedor como se muestra en la Figura 3. Esto demuestra un claro contraste con el modelo ERP en el que las empresas deben mantener costosos centros de datos, comprar paquetes de software, que pueden o no usar, y comprometerse a cumplir contratos de servicios costosos. Con SaaS, los clientes pueden aumentar o reducir rápidamente conforme a las demandas del negocio y pagar sólo por lo que usan. Pero es importante distinguir entre una verdadera plataforma SaaS (que provee tanto infraestructura como software)y el simple y mero alojamiento. Una aplicación de alojamiento legal es la mitad del camino: subcontrata el hardware, pero aún mantiene el mismo paquete ERP antiguo. La única diferencia es que el R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 10

11 ERP se ejecuta en el centro de datos de alguien más. Por ejemplo, SAP ofrece alojar SAP R/3 y SAP ERP En fechas recientes SAP logró acuerdos para transferir sus negocios y clientes de alojamiento externo a proveedores como T-Systems y SunGard Availability Services. El alojamiento es una forma para que algunos proveedores heredados intenten reclamar una parte de la acción de SaaS, pero no provee todos los beneficios de un paquete SaaS real. El cliente aún asume todos los costos de mantenimiento y actualizaciones. En contraste, las verdaderas aplicaciones SaaS proveen tanto hardware como software. El cliente no se tiene que preocupar por la infraestructura, el mantenimiento o las actualizaciones. Los proveedores de SaaS confían en la arquitectura moderna y pueden supervisar con más facilidad el uso, desplegar actualizaciones y permitir su personalización. Estos paquetes pueden ser más rentables porque la tenencia múltiple atrae las economías de escala( estos ahorros se le pueden devolver al cliente). Instalación de software Configuración de software Capacitación Operaciones Mantener personal de TI con capacidades especiales Instalaciones del centro de datos Hardware Energía Copia de seguridad Recuperación de desastres Instalación de parches Actualizaciones Responsabilidades del cliente en el sitio Creación de software Distribución de software Mantenimiento de múltiples versiones para plataformas diferentes Reparación de errores y Envío de parches en plataformas múltiples Responsabilidades del proveedor SaaS Después del SaaS Después del SaaS Configuración de software Capacitación Responsabilidades del cliente SaaS Creación de software Distribución de software Mantenimiento de una versión de tenencia múltiple. Reparación de errores y envío de Parches en una versión de producción única Instalación de software Operaciones Mantener personal de TI con capacidades especiales Instalaciones del centro de datos Hardware Energía Copia de seguridad Recuperación de desastres Instalación de parches Actualizaciones Responsabilidades del proveedor SaaS Arquitectura de múltiples usuarios Figura 3. La transferencia de responsabilidades en el modelo SaaS Existe una importante diferencia entre la arquitectura de SaaS y el software instalado localmente. Los proveedores de SaaS, especialmente lo que tienen miles de clientes, usan una arquitectura de tenencia múltiple en la que muchos negocios comparten el mismo software y centro de datos. Dado que muchos titulares comparten la misma arquitectura, el proveedor puede lograr economías de escala más grandes y ofrecer tarifas más bajas. En un ambiente de titular único, cada usuario nuevo se debe proveer, R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 11

12 administrar y escalar de forma individual. Conforme la carga de la aplicación crece, el proveedor tiene que pasar más tiempo e invertir más dinero añadiendo infraestructura y menos en entregar nuevas aplicaciones. En un ambiente de tenencia múltiple los costos se reducen conforme el uso crece, lo que le permite al proveedor del servicio invertir en innovación y éxito para el cliente. La tenencia múltiple permite a los proveedores crear ambientes para el desarrollo, hacer pruebas, organizar, capacitar y producir de manera más eficiente. Los proveedores de software independientes pueden monitorizar y perfeccionar sus aplicaciones con mayor facilidad. Beneficios del SaaS Tomando en cuenta los fundamentos del SaaS, es posible comprender tanto los beneficios tecnológicos como la manera en que se transforman las relaciones entre el cliente y el proveedor. La siguiente lista de beneficios ilustra la transferencia masiva de responsabilidades para que la división de trabajo entre el proveedor y el cliente sea más armoniosa y elimine las distracciones. Tabla 1. Beneficios de SaaS Beneficio Riesgo de éxito compartido Actualizaciones automáticas Facilidad de despliegue El otorgamiento de licencias elimina el shelfware Facultades para el que el usuario adapte el software Transformación de la economía Pericia centralizada Innovación acelerada Innovación acelerada Resumen El proveedor asume más responsabilidad por el éxito de la implementación y el uso continuo del software El proveedor asume toda la responsabilidad por las actualizaciones Se puede acceder al software desde cualquier computadora que tenga acceso a internet Las licencias de suscripción por usuario pueden ajustarse de forma anual SaaS es fácil de configurar, lo que permite a los usuarios adaptar el software a sus necesidades El modelo SaaS cambia el software de un capital a un gasto operativo y elimina las tarifas de mantenimiento Las habilidades especiales las mantiene el proveedor en un grupo centralizado que es compartido por todos los clientes Dado que sólo se debe mantener una versión de producción y toda la información de uso está disponible para los desarrolladores, la innovación se acelera Los costos totales de energía se reducen a través de compartir los servidores centralizados y los centros de datos Analicemos algunas de estas ventajas con más detalle. Riesgo de éxito compartido El mayor cambio en el modelo SaaS está relacionado con los incentivos. Los proveedores de SaaS comparten el riesgo de éxito con sus clientes por varias razones. R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 12

13 En las instalaciones locales, la mayor parte del dinero se paga por adelantado, antes de que la implementación se haya completado con éxito. Esto crea un incentivo erróneo porque desmotiva al proveedor para dar seguimiento y asegurar el éxito del cliente. En contraste, en la mayoría de las instalaciones de SaaS, el pago de suscripción no se efectúa hasta que el software está instalado y funcionando. Las tarifas de integración de sistemas son una pequeña fracción de los costos de implementación de SaaS. El proveedor de SaaS y el cliente comparten la misma motivación: lograr que el sistema funcione lo antes posible. El modelo SaaS está basado en un flujo continuo de ingreso por suscripción. Para tener éxito, los proveedores de SaaS necesitan que los clientes lo renueven cada año. Se debe lograr la satisfacción continua para que un proveedor de SaaS prospere. Cambiar de un proveedor de SsaS a otro es mucho más fácil que con el software instalado localmente. Los costos irrecuperables del centro de datos y de la capacitación especializada para el personal son mucho más bajos. Al tener menos obstáculos para el cambio significa que los proveedores de SaaS deben estar atentos para mantener a los clientes satisfechos. El efecto final es una relación de mayor cooperación entre los proveedores de SaaS y los clientes. El resentimiento latente entre los proveedores de software locales y sus clientes rara vez se ve. Como lo muestra la Figura 4, el modelo SaaS restablece el equilibrio entre los costos y beneficios del ERP. Conforme el ERP empezó a ser ampliamente implementado, el valor de los beneficios disminuyó, pero los costos continuaron aumentando AUTOMATIZACIÓN EXPANDIDA ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS ESTANDARIZACIÓN DE INGRESO DE DATOS RETIRO DE APLICACIONES DE CREACIÓN LOCAL BENEFICIOS TARIFAS DE LICENCIAS TARIFAS DE MANTENIMIENTO TARIFAS DE INTEGRACIÓN DE SISTEMAS COSTOS DE HARDWARE COSTOS DEL CENTRO DE DATOS PERSONAL DE TI INTEGRACIÓN ACTUALIZACIÓN COSTOS Figura 4. SaaS restablece el balance costo-beneficio Actualizaciones automáticas Uno de los beneficios más populares de SaaS es la transferencia de la responsabilidad del cliente para las actualizaciones. En el mundo de las aplicaciones instaladas localmente, los gastos y la ejecución de las actualizaciones son responsabilidad del cliente. Algunas veces las actualizaciones son forzadas cuando los proveedores de instalaciones locales amenazan con retirar el soporte si los clientes permanecen en las versiones anteriores. Estas actualizaciones conllevan un gran riesgo para el cliente, lo que incluye un tiempo de inactividad significativo y costos enormes. Sin duda, algunas actualizaciones como SAP R/3 a SAP R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 13

14 Business Suite son esencialmente una reimplementación completa y pueden costar millones de dólares. En el modelo SaaS, las actualizaciones las maneja el proveedor y están incluidas como parte de la tarifa básica. Las empresas ya no tiene que planificar un presupuesto para actualizaciones costosas y que causan interrupcionesdichas actualizaciones suceden de forma automática. El cliente puede elegir si adopta las nuevas funciones que estén disponibles. Facilidad de implementación Las empresas cada vez más hacen negocios por medio de una amplia distribución de equipos de gente. Las divisiones, los socios y los proveedores están repartidos en todo el mundo. Con base en la accesibilidad instantánea de un navegador, un SaaS une rápidamente a estos participantes en sitios remotos en un todo integrado. Una aplicación basada en navegador se puede acceder desde cualquier lugar(oficina remota, el hogar o en el camino). Las divisiones, los departamentos, las franquicias y los socios todos pueden acceder fácilmente a lo que necesitan. El ingreso de datos se puede extraer para enviarlo a la gente que puede hacer el mejor trabajo y el acceso a los datos está disponible para quienes más los necesitan. El licenciamiento flexible elimina el shelfware El modelo SaaS permite a las empresas ajustar la cantidad de licencias con base en las demandas de sus negocios. Por lo general, un SaaS otorga licencias de forma anual y cada año la cantidad de licencias se puede ajustar para que sean más o menos. Los sistemas locales de ERP no tienen esta flexibilidad. Suponga que su empresa compró 175 licencias de usuario para SAP, y después necesita menos porque la división se ha reducido. La empresa puede reducir su fuerza de ventas pero no su sistema ERP instalado localmente. Facultades para el que el usuario adapte el software Quizá, el beneficio más popular del modelo SaaS para los usuarios es la facilidad de configuración. Los diseñadores se inspiraron en el software de un consumidor exitoso. Un SaaS no puede tener éxito, a menos que sea adaptable de una manera en que se facilite el mantenimiento. Como resultado, un SaaS es más amigable con el usuario y los clientes lo pueden adaptar, pudiendo añadir un nuevo campo con facilidad. Esto contrasta enormemente con los sistemas ERP, cuya configuración debe ser manejada por expertos a un costo muy alto. Transformación de la economía El modelo SaaS hace cambios significativos en la relación económica entre el proveedor y el cliente: El modelo SaaS transforma el software de un gasto de capital a un gasto operativo. Los clientes pagan cuando lo usan y por lo que usan. Los costos iniciales se reducen de forma dramática. Esta reducción de gastos de capital es especialmente valiosa en la turbulenta economía actual. Los clientes ya no tienen que hacer enormes inversiones para adquirir hardware, software e integración de sistemas para poder empezar. Un estudio realizado por Hurwitz & Associates comparó la instalación local de Microsoft Dynamics GP y CRM con la solución SaaS NetSuite. Para una empresa con 100 usuarios, la solución de Microsoft requirió invertir $637,000 dólares en infraestructura durante cuatro años, mientras que el modelo SaaS de NetSuite virtualmente no requirió ninguna inversión. El SaaS reduce los gastos totales mediante la transferencia de costos de capital para hardware y los costos operativos para los centros de datos a los proveedores. Los clientes ya no tienen que comprar y mantener maquinaria de cómputo para manejar las cargas máximas y proporcionar redundancia y respaldo El modelo SaaS también permite a las empresas reducir el personal, lo que significa ahorros en la nómina. En vez de retener y utilizar poco al personal experto para la administración de la base de datos y los sistemas de almacenamiento, las empresas pueden colocar el dinero y a la gente en donde son más eficaces. R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 14

15 Pericia centralizada Con SaaS, los proveedores mantienen un equipo operativo centralizado de personas con mucha más experiencia que el personal de TI interno típico. Los clientes siempre tienen a los mejores expertos a su disposición como parte de la suscripción básica. Esto se demuestra en distintas maneras: El proveedor del SaaS cuenta con experiencia centralizada que la mayoría de las empresas sólo pueden soñar. El proveedor de SaaS puede retener a talentos de primer nivel para especialidades como administradores de respaldo y administradores de sistemas que son esenciales, pero demasiado costosos para la empresa promedio Dado que operar un centro de datos es una competencia básica, los proveedores de SaaS mantienen un mejor tiempo de actividad que la mayoría de las salas de servidores de las empresas. Con el software instalado localmente, cuando surgen problemas, el personal TI interno puede o no saber cómo solucionarlos Un área en la que la competencia básica es vital la seguridad de la información. Con frecuencia la información está más segura con un proveedor en la nube que cuando está almacenada en los sistemas propios de una empresa. Los proveedores de SaaS ponen mucha atención en la seguridad de la información, con certificaciones clave como PCI DSS, EU-Safe Harbor y SAS 70 Tipo II (más adelante hablaremos de estas certificaciones con más detalle). Para muchas implementaciones internas, este nivel de seguridad de la información conlleva un costo significativo y puede requerir hacer actualizaciones importantes en los sistemas internos. Como resultado, a menudo esto simplemente no se hace. Innovación acelerada En el modelo SaaS, sólo una versión del software se mantiene en producción. Todos los recursos de desarrollo e innovación están enfocados en mantener esa versión y añadir funciones a la siguiente, lo que acelera la innovación. En el modelo de instalación local, los recursos de desarrollo e ingeniería están esparcidos en todas las versiones que se mantienen para cada plataforma computacional. En un modelo SaaS con usuarios múltiples, puede ver los patrones de uso entre muchos clientes. Los desarrolladores y diseñadores pueden ver cuáles son las capacidades que los clientes están usando y cómo las están usando lo que les permite concentrarse en mejorar lo que los clientes necesitan. Si se encuentra un problema o debilidad, se puede adecuar a la vez para todos. Integración más simple La integración de un SaaS es mucho más simple porque sólo una versión del software está en producción. Una amplia variedad de proveedores han concentrado su atención en SaaS, incluidos CastIron, Pervasive y Boomi. Para NetSuite, los conectores permiten que la información se mueva hacia adelante y hacia atrás entre NetSuite y todos los paquetes de software de negocios principales. TI más verdes El modelo SaaS alienta la eficiencia de energía y la computación más amigable con el ambiente. Las TI son grandes consumidoras de energía, en especial para las empresas que operan sus propias salas de servidores. De acuerdo con Oliver Wyman Consulting, la factura de energía puede consumir hasta el 30% del presupuesto para TI. En 2007, la EPA estimó que si las tendencias entonces vigentes continuaban, el consumo de energía del centro de datos casi se duplicaría a más de 100 mil millones de kwh por año para el De acuerdo con McKinsey & Co. el centro de datos es la fuente número uno de emisiones de gas de efecto invernadero para la mayoría de las industrias de servicio. El problema es especialmente agudo para las R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 15

16 empresas que mantienen una infraestructura para las cargas máximas que exceden por mucho su uso promedio. De hecho, el estudio citó el ejemplo de una empresa de medios en la que dos tercios de los servidores tenían tasas de utilización por debajo del 10% y un tercio tenían tasas por debajo del 3%. Las empresas pueden reducir el uso de energía si optan por SaaS. También pueden reducir los desechos electrónicos que originan los servidores, baterías y medios de respaldo. Como el estudio de McKinsey concluyó, el centro de datos más verde es aquél que usted no tiene que construir. El resultado: Ahorros de costo de SaaS Mientras que SaaS tiene muchos beneficios (y NetSuite añade aún más) el mayor impulsor es el ahorro en los costos. Aunque muchos observadores y personas que lo han adoptado reconocen que en general se obtienen ahorros significativos, cuantificarlos conlleva el entendimiento de los costos totales que usted está pagando por el ERP y los costos en los que incurrirá bajo el modelo SaaS. Cómo calcula sus costos todo incluido para ERP? Uno de los primeros pasos es calcular todos sus costos de ERP. Estos costos van más allá de sólo el mantenimiento e incluyen muchos elementos que no son obvios de inmediato. Estos costos podrían incluir: Centro de datos, incluidos los costos del hardware Tarifas de consultoría y VAR (Revendedor de Valor Agregado) Personal Tiempo de inactividad por interrupciones del servicio Exceso de licencias de usuario A primera vista, la diferencia entre una suscripción a SaaS y el mantenimiento del ERP puede no parecer dramático. Sin embargo, las tarifas por licencias y los costos de mantenimiento son sólo la punta del iceberg del ERP. Al mirar los costos ocultos del ERP hace que el caso de un modelo de suscripción sea mucho más apremiante. Con NetSuite, todos los costos son aparentes. Todas las aplicaciones de negocios se acumulan en una factura. Los costos permanecen nivelados año tras año. Un estudio realizado por Nucleus Research encontró que los clientes de NetSuite podrían obtener un ROI (Retorno de Inversión) positivo en un periodo de nueve meses. Los clientes compararon NetSuite con los sistemas ERP tradicionales de instalación local, como Microsoft Dynamics, Oracle E-Business Suite y SAP. Estas empresas estimaron que el ERP instalado localmente en los servidores de las empresas costó hasta diez veces más por las licencias iniciales y la consultoría de implementación. El cambio a NetSuite produjo ahorros sustanciales. En un caso, un cliente se cambió de Microsoft Dynamics GP a NetSuite y ahorro $55,000 dólares en personal de TI, $20,000 dólares en mantenimiento anual de licencias y tres servidores. Las licencias de NetSuite promediaron $5,000 dólares anualmente para esta empresa. Esta compensación derivó en ahorros netos por $71,000 dólares. El estudio de Nucleus Research también encontró que: La empresa típica que implementó NetSuite aumentó su productividad de ventas un 12.5% Las empresas pueden esperar una mejora en su productividad de hasta un 20% Los clientes que migran de un sistema anterior no integrado y sistemas contables personalizados pueden acelerar los tiempos de sus cierres contables en un 20% con NetSuite. Algunos clientes aceleraron el tiempo de cierre en casi 50%. NetSuite y Nucleus Research desarrollaron una calculadora de ROI que permite a las empresas ingresar la información acerca de sus gastos de hardware, software, personal, consultoría y capacitación, haciendo más R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 16

17 fácil crear un caso de negocios para cambiarse a NetSuite. Las cifras concretas acerca de los ahorros de SaaS La segunda tarea para entender los ahorros de SaaS es crear una comparación simultánea. Como lo muestra el siguiente análisis, NetSuite logra ahorros significativos y con frecuencia permite a los clientes reducir las facturas de ERP a la mitad,y a la vez proporcionar capacidades adicionales. Los ahorros son particularmente dramáticos cuando las empresas examinan el TCO (Costo Total de Propiedad) de sus sistemas ERP. El TCO es una medida del costo total de compra (o en el caso de la computación en la nube, la suscripción) y operar una solución tecnológica durante su vigencia. De acuerdo con un estudio realizado por Hurwitz and Associates, el TCO para el paquete de NetSuite es 50% menor que una solución instalada localmente comparable de Microsoft Dynamics GP y CRM para una empresa con 100 usuarios. Solución Microsoft Dynamic GP/CRM (100 Usuarios costos de 4 años) Software de infraestructura $ 62,455 4% TCO [Valor Presente Neto: NPV] $ 1, Software de aplicación $ 72,843 5% Recursos TI $ 613,725 41% Consultoría $ 251,550 17% Capacitación $ 72,843 5% Hardware $ 110,088 7% Costo de Distribución de NetSuite (100 Usuarios costos de 4 años) TCO [Valor Presente Neto: NPV] $ 697,656 Software de Aplicación $ 499,152 65% Recursos TI $ 118,805 16% Capacitación $ 37,436 5% Consultoría $ 106,070 14% Figura 5. Distribución TCO de cuatro años-netsuite y Microsoft Dynamics GP y CRM. Conclusión: La migración a la nube El cambio a SaaS y las aplicaciones de negocios en la nube se está acelerando. En el primer momento en el ciclo de adopción de las aplicaciones SaaS, las empresas las desplegaron en departamentos de negocios específicos. Aunque fue provechoso, las empresas de alguna manera siguieron sufriendo por la fragmentación de clientes y datos que resulta de múltiples manejos de aplicaciones, a pesar de los avances en la integración de dichas aplicaciones Orientadas al Servicio. R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 17

18 Pero a pesar de ello, los costos y beneficios ROI han seguido siendo sustanciales. Conforme la adopción de SaaS sólida, y los negocios entienden más los beneficios de SaaS, están evaluando de qué manera SaaS puede transformar los procesos operativos de negocios esenciales como el ERP, pero poniendo atención en asegurar que sus sistemas ERP permanezcan totalmente integrados con los negocios en general. Pero para operar su empresa en un ERP basado en SaaS, la aplicación SaaS debe ser tanto sólida como adaptable. Durante los últimos 10 años, NetSuite se ha enfocado en proporcionar justo eso, proveer un ERP basado en SaaS y una gestión de negocios más amplia a las empresas de todos los tamaños. El resultado es más de 6,600 empresas que están llevando a cabo la transacción con éxito y están operando sus procesos de negocios esenciales en la nube. En el segundo documento de esta serie de dos partes, Por qué las empresas operan mejor con NetSuite, aprenderá acerca de los beneficios que las empresas han logrado a partir de estudios de casos, entenderá la clave y descubrirá cómo dar los primeros pasos para llevar sus procesos ERP a la nube. R0710 Está pagando demasiado por su sistema ERP? Cómo el software como un servicio cambia el juego 18

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