CONEIX PROJECT KNOWLEDGE MANAGEMENT.

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2 CONEIX PROJECT KNOWLEDGE MANAGEMENT. CONEIX es un sistema integrado de gestión para ingenierías, despachos de arquitectura y empresas de servicios que trabajen por proyectos. CONEIX incluye: - Control económico de la empresa y por proyecto: Cartera de pedidos, facturación prevista, tesorería, ingresos y costes por proyecto, margen bruto, etc. - Gestión de Proyectos: Planificación y seguimiento, carga de trabajo, gestión de documentos, gestión de tareas, alarmas, comunicación con clientes, registro del día a día, actas de reuniones, agenda del proyecto, etc... - Procesos administrativos: Facturación, albaranes, gestión de cobros, editor de asientos contables, integración con programas contables. - Gestión de Clientes: Base de datos compartida de empresas y personas, seguimiento de acciones comerciales, registro de comunicaciones con

3 clientes y proveedores. - Gestión del Conocimiento: Gestor de documentos con índice de palabras clave, biblioteca, registro de incidencias, base de datos con histórico de personas y empresas. La utilización de CONEIX proporciona: - Mejora de la productividad de nuestros equipo de trabajo. Disminución de los tiempos de busqueda de información, disminución de errores debidos al uso de la documentación incorrecta. - Acceso en tiempo real a los datos económicos de la empresa y al estado de todos y cada uno de los proyectos. - Mejora de la comunicación interna de la empresa. La herramienta de Noticias permite a cada persona del equipo conocer la información necesaria para el correcto desarrollo de su trabajo. - Mejora de la Organización de la empresa. CONEIX proporciona una estructura que facilita la sistematización de los procesos de la empresa. Facilita un sitio para cada cosa y que cada cosa esté en su sitio. - Aumenta la cantidad de información útil que recogemos en cada proyecto facilitando los cambios en los equipos de proyectos en marcha. Características principales: - Sistema de gestión basado en WEB: para su uso solamente necesitamos un navegador web y conexión a internet. - Puede instalarse en un servidor en la propia oficina o utilizarse en modo SAAS (Software as a Service) instalado en nuestros servidores. - Es una herramienta con un tiempo de puesta en producción de entre 3 y 10 semanas. - Permite la importación de históricos de datos. - Es una herramienta estándar altamente configurable. Pueden encargarse desarrollos a medida para adaptarla a requerimientos específicos. - Presupuestos ajustados al alcance de empresas de cualquier tamaño.

4 1. Funcionalidades Noticias. Las noticias son probablemente la herramienta más útil e innovadora de CONEIX. Esta herramienta permite registrar un acontecimiento o un dato y relacionarlo con un proyecto, una o más empresas y una o más personas. El registro de noticias es una herramienta que mejora cualitativa y cuantitativamente la comunicación dentro y fuera del equipo del proyecto. El registro de los datos significativos que hacen referencia a una persona, a una empresa o a un proyecto, nos permitirá disponer de un histórico de la relación de nuestra empresa con sus clientes, proveedores y colaboradores. También podremos consultar una bitácora con el día a día de todo el proyecto. La versión 2.4 incorpora la posibilidad de relacionar tareas y noticias en cualquier orden. Por ejemplo: Noticia: - La empresa XXXX S.A. ha decidido invertir en la construcción de una nueva planta de producción en Barcelona. Tarea: - Buscar un contacto en la empresa XXXX S.A. y conseguir una visita comercial. Noticia: - Hemos conseguido una visita en XXXX S.A. para el día 23 de Febrero. Noticia: - La visita con el Sr. Pérez de XXXX S.A. ha sido un éxito y nos ha pedido una oferta para la realización del proyecto. Tarea: - Confeccionar la oferta. /.../ 1.2. Base de datos de personas y empresas. Uno de los conocimientos clave de la gestión de proyectos es el de las personas y empresas que participan en ellos, ya sea como clientes, proveedores o colaboradores. CONEIX permite conocer: Qué personas de mi equipo participaron en un determinado proyecto. Cuáles fueron mis proveedores y con qué personas de cada empresa tratamos. Con que personas de la empresa cliente tratamos.

5 Quienes son mis principales prescriptores: quienes me han ayudado a conseguir un determinado proyecto. Los datos históricos de nuestra relación con estas personas y empresas. La ó las diferentes direcciones dónde se ejecuta el proyecto. Las personas desplazadas en obra. Estos datos podrán ser compartidos por toda la organización. Por ejemplo, cuando un jefe de proyecto encuentra un nuevo proveedor, y este ha ofrecido un buen servicio, es importante que otras personas que subcontraten el mismo tipo de trabajo tengan la información accesible. CONEIX pone al alcance de la organización una completa base de datos compartida de personas y empresas Control económico del proyecto. La intranet CONEIX ofrece información sobre: El estado actual del proyecto: económico y de horas dedicadas. La previsión del estado final de cuentas. Resultado del proyecto una vez ha sido cerrado y comparativa con las previsiones iniciales. Para obtener este análisis podemos: Registrar pedidos y facturas emitidas y recibidas. Registrar horas realizadas y sus previsiones. Registrar tanto el presupuesto como los costes iniciales.

6 Definir perfiles de coste/hora para cada tipo de trabajador Resumen de datos del proyecto. CONEIX agrupa todos los datos del proyecto en una sola carpeta: Datos iniciales del proyecto: Referencia Título y descripción Viabilidad Unidad de negocio. Antecedentes (otros proyectos anteriores que hemos hecho y que tienen que ver con el proyecto actual). Hijos (Proyectos que son continuación de un proyecto determinado). Nivel de acceso. Documentos básicos del proyecto: Oferta, especificaciones técnicas, planificación.

7 Resumen gráfico de horas. Día a día: listado de todas las noticias registradas relacionadas proyecto. Ofrecen un histórico de la evolución del proyecto. Equipo. Resumen de todas las personas y empresas que participan o han participado en el proyecto: equipo interno, proveedores, clientes, colaboradores y prescritores. Componentes. Herramienta muy flexible que permite registrar en el sistema toda la estructura del proyecto, organizada en subgrupos, tareas y componentes. Horas. Resumen de horas del proyecto. Resumen económico: previsión y resultados Resumen económico global. A nivel económico, el CONEIX también ofrece: Análisis numérico y gráfico de la facturación de mi empresa en un periodo determinado. Resumen numérico y gráfico de la facturación por clientes en un periodo determinado. Resumen gráfico de la facturación de mis proveedores. Análisis gráfico y numérico de horas por proyectos y por tipos de tarea.

8 1.6. CRM. Herramienta de seguimiento de acciones comerciales. El CRM de CONEIX una herramienta muy sencilla, diseñada a la medida de las necesidades más habituales del comercial de una empresa de servicios. Dispone de las siguientes funcionalidades: Clasificación y listado de clientes. Histórico de acciones comerciales y de marketing. Listado de tareas pendientes. Listado de prescritores Gestor documental. Los documentos son una parte básica en la gestión de todo proyecto. CONEIX, incorpora un gestor documental diseñado para satisfacer las necesidades del equipo de proyecto de un modo sencillo y eficaz. Se ha diseñado una estructura que permite clasificar los documentos a partir de sus relaciones con: proyectos, personas y empresas. También pueden clasificarse atendiendo a diferentes taxonomías previamente definidas, al tipo de documento y a sus palabras clave. Adicionalmente, CONEIX automatiza el control de las versiones y revisiones de los documentos. Desde la versión 2.2 incorpora un procedimiento de revisión y aprobación de documentos Otras funcionalidades. a. Registro de llamadas y mensajes. Herramienta muy sencilla que permite dejar un mensaje a otro usuario de la intranet del tipo: Te ha llamado Pedro de la empresa XXX. Llámale en cuanto puedas. El sistema facilita el registro del mensaje en la base de datos para su posterior consulta. También permite enviar mensajes genéricos a los otros usuarios.

9 b. Agenda. Permite consultar la dirección, el teléfono y el histórico o las relaciones de una persona o una empresa.

10 c. Propuesta. La utilidad de la intranet CONEIX radica en que ha sido diseñada a partir del estudio de las necesidades de cada uno de los perfiles de usuarios. Para asegurar la evolución de la herramienta en la dirección adecuada, hacía falta definir un método que hiciera muy fácil el envío de propuestas al equipo desarrollador. La funcionalidad Propuesta facilita esta tarea Control de acceso. Coneix permite configurar perfiles de usuario y definir para cada perfil los accesos a las diferentes pantallas y funcionalidades. Puede configurarse un acceso a clientes para que estos puedan acceder a la información que nosotros queramos. 2. Datos técnicos. Coneix es una herramienta web implementada en PHP. Utiliza MySQL como base de datos. Puede instalarse en un servidor de la propia empresa o utilizarse en modo SAAS (software as a Service) sobre nuestros servidores. CONEIX es un sistema actualizable. La posibilidad de actualización de una versión a la siguiente permite: Disponer de las nuevas funcionalidades que se incorporan al sistema. Aseguran la inversión en la puesta en marcha del sistema. Actualmente en Coneix se han invertido más de horas de programación. En el año 2009 tenemos previsto dedicar unas horas adicionales a su mejora y perfeccionamiento.

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12 El proyecto CONEIX no hubiera sido posible sin el soporte, el esfuerzo y la colaboración de: Carles Riba, Judit Coll, Francesc Civit, Adrià Roca, Eduard Ferreró, Xavier Casanova, Agustí Domènech, Josep Pons, Antoni Sudrià, Albert Sànchez, Ángel Casanova, David Lampón, Francesc Güell, Juanjo Villanueva, Eli Abad, Francisco Moya, Ricardo Alonso, Albert Boix, Joan Meya, Enric Codina, Raquel Alguacil, Albert Moleiro, y Miquel Delclòs. Contacto: Miquel Delclòs Coneix Project Management S.L. Tel: Fax: Mv: Avda. Cerdanyola Sant Cugat del Vallès

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