PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE EMPRESAS SOLICITANTES DE LA MARCA DE CALIDAD TERRITORIAL

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE EMPRESAS SOLICITANTES DE LA MARCA DE CALIDAD TERRITORIAL PREÁMBULO Este procedimiento recoge la metodología y disposiciones por las cuales se realiza la evaluación y seguimiento para la concesión de la Marca de calidad Territorial JILOCA GALLOCANTA. El procedimiento comprueba, reconoce y evalúa la calidad de servicio y/o producto tanto de organizaciones privadas (tales como empresas), como públicas (museos). La Marca de Calidad Territorial JILOCA GALLOCANTA es el elemento catalizador de un proceso de desarrollo que conlleva una serie de aspectos indisociables: producto / servicio, económicos, ambientales, sociales y culturales, y que suponen el incremento de la competitividad económica y social del Territorio. OBJETIVO GENERAL Diseñar una herramienta de trabajo para facilitar la evaluación y el seguimiento de las empresas solicitantes de la Marca de Calidad Territorial. OBJETIVOS ESPECIFICOS Aumentar la competitividad de nuestras empresas Revisar el estado de situación inicial de gestión de las empresas participantes Consolidación y creación de empleo Dar a conocer y hacer cumplir los valores y principios de la Marca de calidad territorial JILOCA GALLOCANTA. Suscitar compromisos de mejora continua 1

2 METODOLOGÍA DE TRABAJO 1. Solicitud de certificación a la Marca de Calidad JILOCA GALLOCANTA a. Envío vía correo electrónico (u otro medio), de una encuesta para determinar si la empresa solicitante es apta para iniciar el proceso de la evaluación: cumplimientos de los pre-requisitos. b. Envío a la empresa de un dossier compuesto de: i. Documentación explicativa del proceso a seguir. ii. Reglamentos de la Marca de Calidad: Carta general, reglamento de uso, reglamento del CTC y el procedimiento de evaluación iii. Carta especifica correspondiente al sector en el que se encuentra. iv. Guía para implantar los indicadores de responsabilidad social Son, documentos informativos para ayudar a implantar la Marca de Calidad Territorial. 2. Implantación de la Marca de Calidad JILOCA GALLOCANTA El trabajo técnico de implantación de la Marca Territorial JILOCA GALLOCANTA consistirá en el diagnóstico de cada una de las empresas participantes en el proyecto de consecución de la Marca de Calidad JILOCA GALLOCANTA. El contenido del trabajo consistirá en: Diagnosticar la situación inicial de la empresa participante Comprobación técnica del cumplimiento de la normativa de las cartas, general y específica, así como de la Marca de Calidad Territorial en previsión de la auditoria Redacción y emisión del informe de diagnostico: calendario de actuaciones, las medidas implantadas Asesoramiento en el cumplimiento de las Cartas de Calidad de cada actividad en el área medioambiental, económico y social. a. Visitas del equipo de consultoría y asesoría, para ayudar a implantar los diferentes indicadores: 2

3 i. Inspección in situ de las instalaciones. ii. Analizar y evaluar el proceso productivo o de servicio. iii. Revisar el cumplimiento de legislación aplicable. iv. Mantener una reunión con el empresario a fin de analizar conjuntamente el grado cumplimiento de los indicadores señalados en la Carta específica de la Marca de Calidad Territorial, así como la legislación vigente. v. Asesoramiento en la implantación de los diferentes indicadores. b. Realización del informe que se presentará al Comité Técnico de Certificación: Una vez analizada y evaluada toda la información recopilada, el equipo técnico elabora un informe de diagnóstico en el que se especifican cada uno de los indicadores a cumplir y su grado de cumplimiento. Una vez analizada toda la información, se integrará en el informe la situación en que parte la empresa. Para ello, se cuantifican todos los indicadores a medir y se reflejan en gráficos o tablas, de forma que podamos conocer cuantitativamente todos los indicadores y, podamos así, compararlos anualmente. Los indicadores, a evaluar, son los especificados en las normas generales de calidad y de responsabilidad social incluidas en las cartas específicas de todos los sectores, así como los indicadores especificados de elaboración de producto o de servicios. La mejora continua es uno de los principios fundamentales de la Marca de Calidad Territorial JILOCA GALLOCANTA. La empresa tendrá que comprometerse a cumplir indicadores. Después de la primera renovación, al menos tendrá que comprometerse a cumplir 20 indicadores de perfeccionamiento (de su elección) si sus naturaleza se lo permite (número de empleos, facturación o antigüedad). El informe presentará los indicadores elegidos por la empresa. 3. Evaluación de la Marca de Calidad JILOCA GALLOCANTA Visita del técnico evaluador, a fin de: Comprobar la conformidad de la empresa con la carta especifica de su sector. 3

4 Comprobación técnica de la veracidad de la información recabada. Redacción y emisión de informe interno de evaluación (una copia para la empresa y otra para Adri Jiloca Gallocanta / Comité Técnico de Certificación), especificando el cumplimiento o el no cumplimiento de la empresa solicitante de cada uno de los requisitos presentados en la carta especifica referente. Visita de un auditor externo, a fin de verificar la consultoría, asesoría y evaluación para que de forma independiente, tenga validez ante el Comité Técnico de Certificación, para que pueda otorgar la presente Marca de Calidad Territorial Realización del informe de conformidad: Indicadores de responsabilidad social TIPOS DE INDICADORES 1 era CERTIFICACIÓN EVALUACIÓN INTERMEDIA (N +2) 1 era RENOVACIÓN (N+5) 3 era RENOVACIÓN (N+9) IINDICADORES DISCRIMINANTES 100% 100% 100% 100% INDICADORES EXIGIBLES 0% 100% 100% 100% INDICADORES DE MEJORA 0% 0% 100% 100% INDICADORES DE PERFECCIONAMIENTO 0% 0% Implantación de 20 indicadores de libre elección Implantación de 20 indicadores de libre elección 4. Documentación a revisar y analizar: El proceso debe ser riguroso pero, a nivel documental no puede tener un nivel de profundidad que requiera un tiempo y recursos innecesarios dentro del mismo. 4

5 Antes de enseñar los documentos presentados a continuación la empresa firmará un contrato de confidencialidad y protección de datos con los técnicos asesores y/o el técnico auditor. La revisión de los documentos se realizará de forma visual in situ. Es preciso señalar que la empresa asesora / auditora no podrá bajo ningún concepto llevar documentos o información sensible fuera de las instalaciones de la empresa, ni hacer copias en formato papel o digital salvo en el caso que sin ser información sensible, pueda ser remitida. Según el tipo de empresas, es posible que estos documentos no fueran o fuesen necesarios, por lo que se deberá justificar por parte del empresario. a. Área social Contratos de Trabajo de los trabajadores actuales de la empresa. Nominas del último año contable de los trabajadores actuales de la empresa. Relación de los cursos de formación realizados en el último año por cada uno de los trabajadores que en la actualidad se encuentran trabajando en la empresa y coste que ha supuesto esto para la empresa. TC2 y TC1 del último año contable. Relación de todos los trabajadores actuales de la empresa con indicación del año de nacimiento, población de residencia, antigüedad en la empresa, categoría profesional, tipo de contratación y sueldo actual. Relación de reuniones que realiza el empresario con sus empleados y con qué fin. Informe de los Accidentes Laborales sufridos por los trabajadores en el último año. Plan de seguridad e higiene y coste que esto supone para la empresa (Si existe y procede). Nº de puestos de trabajo en el año de inicio de la actividad y Nº de puestos de trabajo en la actualidad. 5

6 Relación de los eventos culturales o deportivos, realizados en alguna de las dos comarcas con los que haya colaborado económicamente en el último año. Así mismo, relación de los eventos culturales o deportivos con los que piense colaborar en el año próximo. Relación de las actividades organizadas por ADRI JILOCA GALLOCANTA en las que haya participado o colaborado. Relación de las asociaciones empresariales a las que pertenece, con indicación de las actividades o eventos organizados por las mismas, en los que la empresa haya participado o colaborado. Listado de los 4 principales proveedores con indicación de población de residencia, CIF, registro sanitario (caso de ser necesario), facturación total realizada a la empresa en el último año, productos de los que provee, forma de pago. Listado de los principales clientes con indicación de población de residencia, facturación total realizada en el último año, cantidad de productos comprada, forma de pago. En caso de que la empresa haya realizado alguna encuesta de satisfacción al cliente, debe presentar el resultado de la misma. Publicidad realizada en el último año contable y descripción de la que se piensa hacer en el año próximo. Página Web: presencia en internet, tienda online, credibilidad y veracidad de la información, condiciones de pago. b. Área económica Balance situación y de pérdidas y ganancias del último año contable. Objetivos de la empresa en el último año y los que tiene definidos para el año próximo. Relación de servicios externos que tiene contratados la empresa, tales como asesoría, limpieza, etc., con indicación de la población de residencia de los mismos. 6

7 Listado de las inversiones realizadas en el último año en compra de maquinaria o instalaciones del centro de trabajo. Este listado irá acompañado de la cantidad invertida en estas mejoras. Si la empresa realiza alguna acción de mejora salarial o social a los empleados en relación a los beneficios que obtenga, debe detallarla en un documento. Listado de inversiones que haya realizado la empresa para reducir los impactos ambientales negativos generados por la actividad de la misma y coste de esta inversión. Relación de impuestos, y costo de los mismos, pagados al estado en el último año. Convenio del sector. Listado de ferias sectoriales en las que haya participado. c. Área medio ambiente Proyecto técnico de las instalaciones Licencia de apertura Calificación / informe ambiental Permiso de emisión de aguas residuales o autorización de fosa séptica Contrato electricidad Contrato combustibles Últimas facturas de la luz Últimas facturas combustible Últimas facturas de agua Contrato recogida de residuos Resultados mediciones (si son preceptivas para la actividad) 7

8 Fichas técnicas de la maquinaria Ficha técnica de caldera Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales Permisos o cumplimiento de prescripciones técnicas especificas de la actividad d. Área producto Número de Registro Sanitario Industrial de los diferentes productos que elabora Sistema de Autocontrol y Planes Generales de Higiene Listado Proveedores de materias auxiliares y registro sanitario de los mismos, productos de limpieza incluidos. Listado de productos que se elaboran junto con los ingredientes y aditivos Etiqueta de diferentes productos con las que se envasan los mismos. Analíticas de producto Seguro responsabilidad civil Contrato de empresa: control de plagas (si procede) Registro industrias agroalimentarias Certificado Denominación de origen o agricultura / producción ecológica 8

9 6 meses máx. PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN-CERTIFICACIÓN Presentación de la solicitud de Marca Jiloca Gallocanta Solicitud de información del equipo técnico a la empresa solicitante: encuesta vía correo electrónico Si interés de continuar reunión con el técnico de ADRI Jiloca Gallocanta No La empresa solicitante cumple los pre-requisitos Si Envío de la documentación y Visitas del técnico consultor para la implantación de los requisitos de las cartas específicas Emisión de un informe (resumiendo el punto de partida de la empresa, su trabajo de implantación, el calendario de actuaciones, ) Visitas del técnico consultor para la implantación de los requisitos de las cartas específicas Auditoría por parte de una empresa externa Emisión de un informe de auditoría externa Análisis de los informes por el Comité Técnico de Certificación CONCESIÓN DE LA MARCA DE CALIDAD 9

10 Términos de referencia: Evaluación: valoración realizada del grado de adecuación de los procesos, productos y/o servicios de una entidad respecto a los requisitos establecidos en las Cartas General y Específicas de Calidad Territorial establecidas. Consultor: técnico perteneciente a alguna de las empresas reconocidas por ADRI Jiloca Gallocanta, que reúne las condiciones establecidas y tiene una formación suficiente para asesorar profesionalmente y preparar las entidades solicitantes a la auditoría. Evaluador: técnico perteneciente a alguna de las empresas reconocidas por ADRI Jiloca Gallocanta, que reúne las condiciones establecidas y tiene una formación suficiente para realizar las auditorias a las entidades solicitantes. Concesión: mecanismo por el cual tras examinar y reconocer a una entidad el cumplimiento de los requisitos indicados en una Carta de Calidad, se otorga el derecho de utilización de la Marca de Calidad Territorial, bajo las condiciones establecidas por ADRI JILOCA GALLOCANTA. Marca de Calidad Territorial JILOCA GALLOCANTA: es un distintivo, que administra ADRI JILOCA GALLOCANTA, desarrollado para identificar a las entidades cuyos servicios y/o productos cumplen con unos requisitos de Calidad orientados a la satisfacción de los clientes y el cumplimiento de la estrategia de desarrollo, recogidos en una carta general de la marca y en cartas especificas para sectores determinados. Cartas de Calidad: son los documentos que incluyen varios requisitos relativos al servicio y/o producto, así como requisitos sociales, económicos y ambientales para los distintos servicios y/o productos ofrecidos por las organizaciones solicitantes, cuyo cumplimiento es requisito para la concesión de la Marca de Calidad Territorial. Las Cartas de Calidad son aprobadas por el CTC y ratificadas por la Junta Directiva de ADRI JILOCA GALLOCANTA. 10