UNIDAD DE INFORMACIÓN COORDINACIÓN DE ARCHIVOS CAPACITACION EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y ARCHIVO

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1 UNIDAD DE INFORMACIÓN COORDINACIÓN DE ARCHIVOS CAPACITACION EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y ARCHIVO

2 Presentación El objetivo particular de este curso se centra en sensibilizar a todas las personal que participa, en la importancia que revisten los archivos públicos en el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, la transparencia, la protección de datos personales y la rendición de cuentas

3 Por lo expuesto, es de vital importancia que los documentos generados por los servidores públicos se encuentren organizados, conservados y preservados en un archivo, para así hacer efectivo el derecho a saber.

4 INTRODUCIÓN Hoy en día los archivos han tomado relevancia por su relación con los temas más sensibles de la sociedad actual como son: La transparencia, el acceso a la información La rendición de cuentas La protección de datos personales El gobierno abierto El gobierno digital, etc

5 Se consideran a los archivos centros de información, donde se concentran los documentos de manera organizada, para coadyuvar con la gestión administrativa. Y al mismo tiempo se conciben como los preservadores de la memoria corporativa y social.

6 De esta manera, los archivos son la base de un modelo de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas.

7 Temática o Conocimiento de la normatividad en materia de transparencia y archivo o Protección de datos personales y solicitudes de información o Estructura de archivo o Actualización del cuadro general de clasificación archivística o Ciclo vital del documento o Integración de expediente o Depuración/ expurgo o Transferencia primaria

8 Herramientas de Apoyo

9 14 de Mayo de 2015

10 Normatividad: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado. Ley de Archivos.

11 Constitución Política Reforma al artículo 6 constitucional que establece el acceso a la información pública como un derecho fundamental de los mexicanos.

12 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Información Pública de Oficio. Solicitudes de Información. Protección de Datos Personales

13 Protección de Datos Personales 14 de Mayo de 2015

14 14 de Mayo de 2015

15 14 de Mayo de 2015

16 14 de Mayo de 2015

17 Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí Publicada 20 de Octubre de 2012

18 Qué son los archivos? Tradicionalmente se han propuesto, al menos, tres formas de definir a los archivos: El edifício que alberga documentos administrativos o históricos El conjunto de documentos organizados de acuerdo con la metodología desarrollada por la ciencia archivística La institución que administra y regula archivos, como es el caso del Archivo General de la Nación o un Archivo General de un Estado.

19 Centros de información y casa de la memoria histórica

20 Centros de información y casa de la memoria histórica Controlan la inmensa masa de documentos para la eficacia y eficiencia de las administraciones. Mientras que como casa de la memoria, los archivos resguardan el patrimonio documental de la sociedad y coadyuvan a sustentar la identidad de un pueblo.

21 En esta perspectiva, los archivos administrativos y los históricos forman un proceso continuo que da como resultado una visión integral de la archivística. Es decir, desde que nacen hasta su destino final se les asigna un valor de utilidad social y con base en ello se conservan como históricos, en trámite o se eliminan.

22 Organización de los Archivos

23 TIPOS DE ARCHIVO ARCHIVO DE TRAMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTORICO

24 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO TRAMITE FASE ACTIVA ARCHIVO CONCENTRACIÓN FASE SEMIACTIVA 1-2 AÑOS 3-5 AÑOS ARCHIVO HISTORICO CONSULTA INDEFINIDAMENTE

25 Los archivos se organizan de acuerdo a un esquema lógico. Los archivos son reflejo de las funciones y atribuciones, así como de las decisiones que se toman en las instituciones gubernamentales.

26 Los documentos que poseen las instituciones públicas se agrupan y ordenan dando como resultado un expediente. Y al conjunto de expedientes de las áreas Administrativas de éstas instituciones se les conoce como series documentales. 14 de Junio de 2014

27 A su vez, estas series son producidas y relacionadas con unidades administrativas (secciones), que son quienes las generan en apego a sus funciones establecidas por alguna normatividad vigente.

28 Al conjunto de documentos producidos y organizados por una dependencia, se le conoce como fondo documental y se conserva en un archivo

29 De esta manera, se van identificando las series con una nomenclatura fija y oficial, dando como resultado un cuadro general de clasificación archivística, que es una guía segura y confiable para ir estructurando un sistema de información.

30 Cuadro de General de Clasificación Archivística Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. C.G.C.A

31 Expediente

32 INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIOIN DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ ARTICULO 9 Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes, o unidades de documentación compuesta, constituidos por uno o varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o tramite.

33 TAPA EL SANDWICH Inicio del asunto RELLENO Desarrollo del asunto TAPA 2 Fin del asunto ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o tramite.

34 De que se integra los expediente? DOCUMENTO Es aquel que sin importar su formato o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad, es decir, son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.

35 CARACTERÍSTICAS 1. Documentos identificados con alguna codificación del Cuadro General de Clasificación Archivística de la dependencia. 2. Testimonio y garantía documental del acto administrativo, es documentación única. 3. Son o pueden ser patrimonio documental. 4. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su conservación precautoria o se tramita su baja. 5. Su baja es la que indica en el CGCA y el CADID

36 ADMINISTRATIVOS

37 CONTABLES

38 LEGAL

39 Caratula de Expediente

40 IDENTIFICACIÓN CARPETA LEFORT

41 Inventario de Transferencia al Archivo de Tramite

42 EXPURGO/ DEPURACIÓN

43

44 DEPURACIÓN Importancia del documento según su valor. Se determina si la documentación es materia de expurgo o sigue el proceso del ciclo documental. Doc. Comprobación admon. Inmediata Apoyo informativo

45 DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO Está constituido por ejemplares múltiples de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contiene para apoyo de las tareas asignadas

46 CARACTERISTICAS Generalmente son ejemplares múltiples que proporciona información, no son originales. No se transfiere al Archivo de Concentración. Carecen de conceptos tales como vigencias o valores administrativos. Su vigencia es inmediata al termino de su utilidad.

47 DOCUMENTOS DE COMPROBACION ADMINISTATIVA INMEDIATA Son creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos y amparan la realización de un acto administrativo inmediato.

48 CARACTERISTICAS Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa. Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato. No son documentos estructurados con relación a un asunto.

49 CARACTERISTICAS No se clasifican conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística. No son transferidos al Archivo de Concentración. Su baja debe darse de manera inmediata al terminó de su utilidad o una vez concluida su vigencia, eliminándose bajo supervisión y levantamiento de un acta administrativa. Su vigencia es de máximo 1 año y mínimo 6 meses.

50 ESPECIFICACIONES PARA EL EXPURGO Los documentos deben estar debidamente relacionados. Sin carpetas ledfort, clip, grapas, post-it, broches Baco Almacenados en las cajas que deberán estar identificadas Relacionados caja con inventario de expurgo Separados de documentos de Comprobación Administrativa Inmediata de los de Apoyo Informativo

51 FORMATO DEPURACIÓN

52 Foliación Los expedientes deberán foliarse para la integridad de la información que contienen y también deberá evitarse incorporar en ellos, en lo posible, elementos que dañen o lastimen los documentos.

53 TRANSFERENCIA PRIMARIA LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ ART. 2 TANSFERENCIA PRIMARIA: EL PROCESO DE TRASLADO CONTROLADO Y SISTEMATICO DE EXPEDIENTES DE CONSULTA ESPORÁDICA DE UN ARCHIVO DE TRÁMITE A UN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

54 ELEMENTOS PARA TRANSFERENCIA PRIMARIA LINEAMIENTOS PARALA GESTIÓN DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ ART 38. Los entes obligados deberán contar con los inventarios de descripción básica de los expedientes y series que se encuentran depositados en los diversos archivos de la institución, en los que deberán registrarse la información que permita la plena identificación, descripción y localización de los expedientes y series que se incluyan en los propios inventarios.

55 CARATULA DE LEGAJO

56 IDENTIFICACIÓN DEL LOMO

57 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

58 CEDULA DE IDENTIFICACIÓN DE LA CAJA

59 TRANSFERENCIA PRIMARIA VALIDACIÓN PREVIA TRANFERENCIA VÍA OFICIAL Dirigido al Director de Planeación, Evaluación y Proyectos Especiales Numero de cajas Anexar formato

60 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

61 Fuente: El ABC de los Archivos. COMAIP El ABC de los Datos Personales. COMAIP

62 Subdirección Informática y Estadística en salud L.M.I Isaac Moreno Flores Coordinación de Archivos L.A Y. Adilene Piña Castillo Información publica de Oficio Cristina Esquivel Reboyoso Solicitudes de Información L.D. Blanca Estela Parra Barbosa (444) Ext y 21293

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