REFWORKS: gestor de referencias bibliográficas

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1 Guías de las Bibliotecas REFWORKS: gestor de referencias bibliográficas Septiembre 2008 Soporte: Qué es RefWorks Cómo acceder y configurar RefWorks Cómo introducir referencias bibliográficas Cómo incluir citaciones bibliográficas en un texto Cómo gestionar las carpetas Cómo buscar en vuestra base de datos Cómo modificar las referencias Cómo compartir referencias: RefShare Cómo generar bibliografías Formatos bibliográficos y otras utilidades 1. Qué es RefWorks Es un gestor de referencias bibliográficas en entorno web que permite crear bases de datos con estas referencias, además de importarlas, organizarlas y gestionarlas con diferentes estilos. También permite crear bibliografías, incluir citaciones bibliográficas en documentos y exportar y compartir colecciones de referencias. 2. Cómo acceder y configurar RefWorks Es necesario registrarse en RefWorks ( ) creando una cuenta individual desde cualquier ordenador conectado a la red UAB. Registrarse por primera vez: Conectaros a Regístrese para una Cuenta Individual, introducid un nombre de usuario y contraseña. Posteriormente recibiréis un correo electrónico con el código de usuario de grupo para conectaros desde fuera del campus. Acceso desde el campus UAB: Conectar a RefWorks. Escribir los datos de nombre de usuario y contraseña. Seleccionar Acceder. Acceso desde fuera del campus: Conectar a RefWorks. Escoger Acceso utilizando su código de grupo. Poner el código que habéis recibido por correo electrónico en la inscripción individual. Escribir los datos de nombre de usuario y contraseña y escoger Acceder. [Si se utiliza el servicio VPN no hace falta entrar el código de grupo] Idiomas del programa: Podéis cambiar el idioma en la pantalla de acceso a la base de datos en el margen superior derecho, o bien desde el desplegable Herramientas en la opción Idioma dentro de la base de datos. 1

2 3. Cómo introducir referencias en vuestra base de datos. Cómo adjuntar archivos Con RefWorks podéis crear vuestra propia base de datos importando o introduciendo referencias bibliográficas y escoger el formato bibliográfico de vuestras citaciones y bibliografías. También permite adjuntar archivos de diferentes tipos (texto, imágenes, etc.) asociados a las referencias bibliográficas Importar directamente desde una base de datos 3.2. Importar ficheros generados por una base de datos 3.3. Importar referencias desde catálogos 3.4. Introducir referencias manualmente 3.5. Importar desde canales RSS 3.6. Adjuntar archivos (novedad) 3.7. Importar a través de RefGrab-it 3.8. Importar desde otros gestores de referencia 3.1. Importar directamente desde una base de datos Una vez hecha la búsqueda y seleccionados los documentos que sean de vuestro interés debéis elegir la opción de exportar a Refworks. Las referencias serán importadas directamente a la carpeta Última importación si no se indica otro destino. Las instrucciones concretas para cada base de datos están en: Importar ficheros de texto de una base de datos Algunas bases de datos no permiten la importación directa a Refworks. En este caso guardad los resultados de una búsqueda en un fichero de texto. Las instrucciones básicas son: Conectarse a la base de datos. Realizar la búsqueda, ver el resultado y escoger los documentos que interesen. Guardar los resultados en un fichero. Conectarse a RefWorks. Pulsar Referencias y seleccionar Importar. Escoger la fuente y la base de datos en los desplegables Filtro de importación/fuente de datos y Base de Datos. Seleccionar en Importar datos del siguiente archivo de texto el documento que se ha creado con los resultados de la búsqueda. Seleccionar Importar y entonces las referencias se cargarán automáticamente en la carpeta Última importación. 2

3 Encontraréis las instrucciones para importar referencias desde bases de datos en línea concretas en: Importar referencias desde catálogos Refworks permite importar referencias desde muchos catálogos de bibliotecas nacionales y universitarias de todo el mundo, entre las que destacamos la UAB, el CCUC (Catálogo Colectivo de las Universidades de Catalunya), REBIUN (Red de Bibliotecas Universitarias de España) y PubMed, entre otros muchos. La consulta se hace siguiendo los pasos siguientes: Buscar Catálogo o base de datos en línea, seleccionando un catálogo en Base de datos en línea por buscar. Una vez realizada la búsqueda hay que Importar los resultados. Se añadirán a la carpeta Última importación Introducir referencias manualmente Para incorporar referencias manualmente debéis ir a Referencias Añadir nueva referencia. Es posible escoger el formato bibliográfico (MLA, Chicago, etc.), la tipología documental (revista, tesis, mapa, etc.) desde la opción Tipo de referencia y también la carpeta donde guardar la cita. Se escriben manualmente los datos y se finaliza con la opción Guardar Adjuntar archivos La opción Adjuntos permite añadir cualquier tipo de archivo a las referencias. Se guarda la referencia, de pulsa Guardar i después se busca el fichero con la opción Navega. El espacio personal disponible para los ficheros adjuntos es de 100 MB Importar desde canales RSS Un canal RSS permite obtener las novedades de los sitios web que se indican actualizando al día los temas escogidos por el usuario. En Refworks se pueden añadir canales RSS en la opción Buscar Fuente RSS, escribiendo la dirección URL del canal RSS que se quiera incorporar en la base de datos. Las novedades se visualizarán al pulsar en el enlace web de dicho canal. Se pueden importar a la base de datos las referencias seleccionadas que interesen. 3

4 3.7. Importar a través de RefGrab-it RefGrab-It es una aplicación asociada a los preferidos de vuestro navegador que permite importar datos de páginas web mientras se está navegando. Es necesario bajarlo (Herramientas > RefGrab-it) e instalarlo. Puede importar la referencia de la página web en si misma y, dependiendo de la calidad de los datos que contenga (DOI, ISBN, RSS...), importará las referencias de artículos de revista, libros y noticias Importar desde otros gestores de referencias Podéis consultar las instrucciones de ayuda para importar referencias desde otros gestores como EndNote, ProCite o Reference Manager. 4. Cómo incluir citas en un texto 4.1. En documentos MS Word: Write-N-Cite 4.2. Sin utilizar MS Word 4.3. Citar manualmente (sin conexión a la red) 4.1. En documentos MS Word: Write-N-Cite Write-N-Cite (WNC) es un complemento (plugin) para MS Word que facilita la inclusión de citas a medida que se redacta un documento. Para utilizarlo requiere instalarse previamente en Word (Herramientas > Write-N-Cite) Online Para añadir referencias con Write-N-Cite: Crear o abrir un documento Word. Pulsar botón de Write-N-Cite y iniciar una sesión de RefWorks. Situarse sobre el lugar del documento dónde colocar la cita. Localizar la referencia/s y pulsar Cite. En el documento aparece la cita con el número de referencia de RefWorks (Ref-ID), el autor y año de publicación entre llaves. Ejemplo: {{161 Maisel,L.Sandy 2003; }}. Este el formato previo a la versión definitiva. El aspecto final dependerá del estilo de citación escogido. Mantener el documento abierto y guardar la última modificación. Abrir Write-N-Cite y seleccionar Bibliografía Offline (novedad) Para incorporar referencias con Write-N-Cite III sin conexión a Internet (offline): Antes que nada es necesario crear un copia local de la base de datos original desde Write-N-Cite III, Herramientas > Crear/actualizar base de datos local Seleccionar Trabajar offline. A partir de este momento se puede trabajar sin conexión a Internet. 4

5 4.2. Sin utilizar MS Word En caso de no usar MS Word la alternativa es la siguiente: abrir un documento dónde incorporar las referencias. Abrir un sesión de Refworks i visualizar las referencias. En el desplegable Cambiar a: seleccionar Una línea/vista de cita. Escoger las referencias i pulsar Citar. Se abre el menú Visualizador de citas bibliográficas con la cita escogida. Con Seleccionar cita bibliográfica podéis marcarla y copiarla con Ctrl+ C. Colocarse en el documento justo en el punto dónde debe incluirse la cita y pulsar Edición Pegar Citar manualmente (sin conexión a la red) (offline) Esta opción es útil para trabajar sin conexión a la red. Sólo de necesita una lista de referencias previamente exportada. Para conseguir una lista de referencias con el número de referencia (Ref-ID) seleccionar: Referencias - Exportar. Seleccionar un grupo de referencias para incluir en una lista. En Formato para Exportar seleccionar Citation List y pulsar Exportar el archivo de texto. Guardar el documento. Si no se abre automáticamente pulsar Descargarlo. Para incorporar citas: Crear o abrir un documento. Situarse justo dónde debe añadirse la cita. Entre dobles claves anotar el número de identificación (Ref-ID). Ejemplo: {{28}} Para añadir otra cita en el mismo sitio colocar punto i coma y repetir el proceso. Ejemplo: {{161;11}} Para añadir el número de página en la cita anotar /s. Ejemplo: {{558/s30;}} 5. Cómo elaborar listas 1. conectarse a RefWorks. 2. opción Bibliografía. 3. opción Formato bibliográfico. 4. seleccionar Formatear Bibliografía de la lista de referencias y el formato del documento (html, rtf, word). 5. seleccionar el grupo de referencias a incluir 6. opción Crear Bibliografía. 7. opción Exportar - Descargarlo. 8. guardad el documento 5

6 6. Cómo gestionar las carpetas Las carpetas son una manera fácil de organizar las referencias en RefWorks. Por defecto hay dos en la base de datos que no pueden ser borradas ni se les puede cambiar el nombre: Referencias que no están en ninguna carpeta (En Carpeta Ver): se agrupan todas las referencias que no han sido colocadas en ninguna carpeta propiamente. Última importación (En Carpeta Ver): incluye las referencias importadas más recientemente. Cada vez que se hace una nueva importación el contenido se sobrescribe, y las referencias anteriores pasan a la carpeta Referencias que no están en ninguna carpeta. Las opciones existentes para gestionar las carpetas son: Ver todas las carpetas: en el menú Carpetas Ver pulsar el nombre de la carpeta que queráis ver. Crear una nueva carpeta: en el menú Carpetas Crear Nueva Carpeta y poner nombre a la carpeta nueva. Cambiar el nombre, borrar o vaciar una carpeta: con el menú Carpetas Organizar carpetas: o Pulsad Renombrar para cambiar el nombre de la carpeta. o Seleccionad Borrar para borrar la carpeta ( Atención! Las referencias de la carpeta no se borrarán: serán movidas a Referencias que no están en ninguna carpeta). o Con la opción Desocupar Carpeta se vacía de referencias la carpeta ( Atención! Las referencias de la carpeta no se borrarán: serán movidas a Referencias que no están en ninguna carpeta). Mi Lista: Mi Lista no es una carpeta en sí misma, pero permite seleccionar referencias de diferentes carpetas y mantenerlas juntas temporalmente para imprimirlas, exportarlas, editarlas o borrarlas. Mi Lista (Ver Mi Lista) sólo está disponible durante la sesión actual de RefWorks, y al salir se borrará. Con Mi Lista se pueden hacer diferentes acciones: o Añadir referencias: seleccionad les referencias que os interesen de la base de datos para añadir y pulsar Agregar a Mi Lista. o Imprimir referencias: seleccionad las referencias de Mi Lista y pulsad Imprimir en la misma pantalla. o Exportar referencias: en Referencias Exportar escoged Mi Lista (no hay opción de seleccionar algunas referencias dentro del listado), elegid el formato para exportar y seleccionad Exportar al archivo del texto. o Escoger referencias: seleccionad las referencias de Mi Lista que no os interesen y las podéis suprimir con Eliminar de Mi Lista. 7. Cómo buscar en vuestra base de datos Con todas las referencias bibliográficas que tenéis incluidas en las diferentes carpetas de vuestro perfil ya os habéis creado vuestra propia base de datos dentro de RefWorks. Para buscar dentro de esta base de datos disponéis de tres tipos de búsqueda: Búsqueda rápida: utilizad la casilla Buscar en la parte superior derecha de la 6

7 pantalla. Se puede visualizar el resultado de las referencias con la palabra que se ha buscado de forma destacada. Búsqueda avanzada: en el desplegable Buscar escoged Avanzado. Podéis combinar los campos donde buscar, los operadores booleanos de conexión y hacerlo en algunas o todas las carpetas. Buscar a través del índice: en el desplegable Buscar escoged Índice de autores, descriptores o revistas. Así se obtiene el listado alfabético y el número de resultados asociados a cada entrada. 8. Cómo modificar las referencias Primero se deben localizar las referencias que necesitéis dentro de una carpeta o como resultado de una búsqueda. Después seleccionad las referencias que os interesen (todas las de una página, todas las del listado o algunas seleccionadas) y modificadlas según vuestras preferencias: Modificar cualquier campo: pulsad en el Editor global, seleccionad el campo que queráis cambiar en Escoja campo para redactar y escribid la nueva información en Cambiar Campo a. Modificar Autor, Descriptor o Título de revista: en el menú Buscar escoged Índice de autores, descriptores o revistas según os interese. Una vez localizada la entrada a modificar hay que pulsar Editar. Con esta modificación automáticamente se cambiarán todos los registros asociados a la entrada cambiada. Borrar referencias: pulsad Borrar ( Atención! Las referencias serán borradas de todas las carpetas y NO PODRÁN ser recuperadas). Cuando seleccionéis referencias de diferentes páginas de la base de datos, para añadirlas a una carpeta debéis hacerlo página a página. RefWorks no mantiene las referencias seleccionadas de una página a otra. 9. Cómo compartir referencias bibliográficas: REFSHARE es un módulo de RefWorks que permite compartir la base de datos o algunas de las carpetas de referencias creadas por diferentes usuarios, de la misma institución o de otras Compartir vuestra base de datos o las carpetas 9.2. Utilizar RefShare 9.1. Compartir vuestra base de datos o las carpetas Con Carpetas Compartir carpetas se accede a la pantalla de Compartir, o bien a través de Herramientas Compartir referencias. 7

8 Se puede escoger: Compartir toda la base de datos Compartir toda la base de datos Compartir algunas carpetas Seleccionar carpetas para compartir En la siguiente pantalla, Opciones de carpeta compartida, podéis escoger: Permitir exportar, imprimir y crear bibliografías con vuestras referencias y en qué cantidad (Permitir exportación, Permitir impresión y Permitir bibliografías). Podéis enviar con la opción Enviar URL por correo-e un mensaje para que vuestros colaboradores o compañeros conozcan la URL donde está la base de datos o carpeta compartida. Podéis permitir que los otros usuarios utilicen los formatos bibliográficos que hayáis personalizado en Mostrar formatos bibliográficos personalizados y que os envíen un de consulta en Permitir la opción de enviarme un correo electrónico. En las bases de datos o carpetas compartidas tenéis Estadísticas para ver los datos de consulta Utilizar RefShare Para acceder a RefShare es necesario escribir la URL de la carpeta o base de datos compartida. RefShare se diferencia de RefWorks por el logotipo en el margen superior izquierdo, aunque comparten el estilo y algunos menús: Buscar, Ver, Ayuda y Acerca de esta base de datos. Localizad las referencias que necesitáis en una carpeta o como resultado de una búsqueda. Seleccionad las referencias que os interesen (todas las de una página, todas las del listado, algunas seleccionadas, etc.). Tened en cuenta que no podréis añadir ni modificar las referencias o las carpetas. En cambio sí podréis: Imprimir: elegid el formato de salida y pulsad imprimir. Crear bibliografía: seleccionad formato y tipo de documento, y después escoged Crear bibliografía. Exportar: hay diversas opciones, una de las más prácticas es Exportar directamente a su cuenta de Refworks para enviar las referencias a vuestra propia base de datos: Pulsad Exportar a RefWorks. Se abrirá una sesión de RefWorks y es necesario conectarse. Las referencias serán importadas directamente en la carpeta Última importación. 8

9 10. Formatos bibliográficos y otras utilidades Estilo de citaciones y bibliografía - Ejemplos Para ver ejemplos de cómo quedarán las entradas de citas bibliográficas y bibliografías antes de incluirlas o generarlas podéis seguir las siguientes instrucciones: Herramientas Visualizar formatos bibliográficos Escoger el formato bibliográfico. Podéis utilizar referencias de vuestra base de datos para generar los ejemplos. RefWorks generará ejemplos para los diferentes tipos de documentos. Editar o crear vuestro estilo de citas y bibliografía RefWorks ofrece diferentes formatos de salida para las citaciones bibliográficas y las bibliografías. Si no os interesa ninguno de estos estilos podéis crear uno nuevo o modificar uno ya existente, con: RefWorks Bibliografía Formato bibliográfico. Debéis escoger Editar... para modificar un estilo existente y Nuevo para crear uno nuevo. RefWorks ofrece otras prestaciones que os pueden ser de utilidad: Sólo lectura: permite que otros usuarios consulten vuestra base de datos mediante una contraseña de sólo lectura. Se hace con: Herramientas Actualizar información del usuario y se incluye la Contraseña para Sóloleer. Los usuarios entonces pueden acceder con vuestro nombre de usuario y la contraseña de Sólo-leer. Copia de seguridad: en el menú Herramientas Copia de seguridad/restaurar podéis escoger Copia de seguridad. Escoged entre copiar sólo referencias, incluir también las fuentes RSS y los formatos bibliográficos personalizados. Pulsad Hacer copia de seguridad y guardad el archivo. Detectar referencias duplicadas: se permite crear un listado con las referencias de vuestra base de datos que tienen la misma información o muy similar mediante la opción Herramientas Ver duplicados. Debéis seleccionar aquellas referencias que os interesen y pulsar Borrar para eliminar la referencia duplicada. NOTA: Refworks se desarrolla continuamente. Las últimas novedades se pueden consultar en la página principal o desde el menú de ayuda (Other Items Worth Knowing About > New Release Notes). En caso de detectar alguna diferencia entre ésta guía y el programa o si observáis cambios podéis avisar a: 9

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