ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN

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1 ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN PROGRAMA: TÉCNICO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO SUBMÓDULO INFORMÁTICA I

2 CONTENIDO 1 MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ARCHIVOS CREAR DOCUMENTO NUEVO GUARDAR DOCUMENTO POR PRIMERA VEZ GUARDAR CON CONTRASEÑA CERRAR DOCUMENTOS ABRIR DOCUMENTOS MODO DE COMPATIBILIDAD DUPLICAR ARCHIVOS RENOMBRAR ARCHIVOS ELIMINAR ARCHIVOS... 9 Pág.

3 1 MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS 1.1 Archivos Cuando trabajamos en un programa, cada uno de ellos genera un archivo diferente. El Procesador de Texto siempre genera Documentos, estos documentos pueden ser de texto sencillo sin ningún tipo de formato, pueden ser documentos con formatos diferentes, con imágenes y otros objetos, pueden ser de la versión del programa en que se está haciendo el archivo o de versiones anteriores. 1.2 Crear Documento Nuevo Un documento es un conjunto de páginas que se guardan con un nombre. Al ingresar a Word 2013 por defecto se crea un nuevo documento, pero existen otras formas para crear documentos, estas son: Forma 1: Clic en la FICHA ARCHIVO Clic en la opción Nuevo Clic en la opción Documento en Blanco Clic en Crear Forma 2: Presionar las teclas CTRL + U Forma 3: Clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido. Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + N + Enter 1.3 Guardar Documento por Primera Vez a. Clic en la FICHA ARCHIVO y seleccionar la opción Guardar o clic en el icono Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o presionar las teclas CTRL + G o Alt + A + G o F12. b. Automáticamente aparece un cuadro de dialogo Guardar Como donde debe indicar:

4 a) Elegir la unidad de disco donde se desea guardar el archivo b) Asignar el nombre al archivo. d) Clic en GUARDAR c) Elegir tipo de archivo TENGA EN CUENTA Si en la opción Guardar como tipo aparece la opción documento de Word, la extensión con la que se guardará el documento será.docx y sólo podrá abrirse en computadores donde esté instalado Word 2007 y Word Para guardar en versiones anteriores de Word, elija la opción Documento de Word , en este caso la extensión será.doc PARA TENER EN CUENTA Si queremos desplazarnos entre los documentos o archivos que tenemos abiertos, podemos hacer clic sobre el botón que contiene el nombre del archivo y que aparece en la barra de tareas, otra forma es presionar las teclas ALT + TAB o en los programas de Microsoft OFFICE 2013 presionar las teclas CTRL + F6. Guardar un archivo por primera vez no significa que ha sido guardado definitivamente, el usuario debe estar guardando cambios constantemente, es decir, actualizar el archivo original y para ello debe realizar:

5 Forma 1: Clic en la FICHA ARCHIVO Clic en la opción GUARDAR Forma 2: Presionar las teclas CTRL + G Forma 3: Clic en el icono GUARDAR de la barra de herramientas de acceso rápido. Nota: para guardar el documento en el equipo, elija una carpeta en Equipo o haga clic en Examinar. Para guardar el documento en línea, elija una ubicación de Sitios o haga clic en Agregar una ubicación. Una vez haya guardado sus archivos en línea, podrá compartirlos, comentarlos y trabajar en ellos en tiempo real. Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + G Word 2013 maneja las siguientes extensiones para sus documentos: Tipo de documento Documento tradicional o también llamado Documento sin macros Plantilla de Word Documento de Adobe Acrobat Documento de texto Documento de página web Documento de página web de un solo archivo Extensión.docx.dotx.pdf.txt.html.mht Nota: Word guarda los archivos automáticamente con el formato de archivo.docx y para guardar documentos en otro formato, haga clic en la lista Guardar como tipo y seleccione el formato de archivo que desea. Para guardar el documento y continuar trabajando con él, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. 1.4 Guardar con contraseña Word permite guardar los archivos con contraseña, con las siguientes protecciones: Apertura: El archivo no puede ser abierto (leído) si no se conoce la contraseña. Escritura: Permite abrir el archivo sin necesidad de conocer la contraseña, pero el archivo será abierto como sólo lectura. Pasos: 1. En el cuadro de diálogo de guardar indicar la unidad de disco donde se desea guardar el archivo y asignar el nombre al archivo.

6 b.) Seleccionar Opciones generales. a) clic en el botón Herramientas. c) Se activa el cuadro de diálogo Opciones generales y allí realice lo siguiente: d. Digitar la contraseña de apertura o escritura. e. clic en Aceptar f. Confirmar la contraseña

7 g. Clic en aceptar h. Clic en guardar 1.5 Cerrar Documentos Aunque cada Documento de Word 2013, genera una ventana independiente, conviene cerrar cada una de ellas para evitar confusiones, así como también para dar orden al trabajo. Existen diferentes formas de cerrar un documento en Word: Forma 1: Clic en la FICHA ARCHIVO Clic en la opción Cerrar. Forma 2: Presionar las teclas CTRL + F4 Forma 3: Clic en el icono CERRAR de la barra de herramientas de acceso rápido Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + E TENGA EN CUENTA Si hay información en el archivo que se está cerrando y esta no ha sido guardada, Microsoft Office Word 2013 mostrará un mensaje preguntando SI DESEA GUARDAR LOS CAMBIOS EFECTUADOS EN EL DOCUMENTO ACTIVO, muestra el nombre del documento que se está cerrando; usted deberá responder SI o NO teniendo en cuenta cuál es su necesidad, si desea guardarlo no olvide escoger su unidad de almacenamiento y guardar. 1.6 Abrir Documentos a. Clic en el Botón de Office y seleccionar la opción Abrir o clic en el icono Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido o presionar las teclas CTRL + A o Alt + A + A. b. Automáticamente se abre el cuadro de dialogo Abrir, donde debe indicar:

8 a. Seleccionar la unidad de disco o carpeta donde se encuentra guardado el archivo. b. Seleccionar el archivo que se desea abrir. c. clic en abrir o presionar la tecla Enter. TENGA EN CUENTA En la ficha Archivo se crea una lista con los documentos más recientes, con el fin de abrirlo rápidamente hacer un clic en la opción Reciente y elegir el archivo que se requiera. 1.7 Modo de Compatibilidad El modo de compatibilidad, permite abrir, modificar y guardar documentos de Word creados en versiones 97 o 2003, pero no podrá utilizar ninguna de las nuevas funciones de Office Word Al abrir un documento de Word creado en versión 97 o 2003 en Office Word 2013, se activa el modo de compatibilidad y verá en la barra de título de la ventana del documento. 1.8 Duplicar Archivos Luego de haber guardado un archivo, éste puede guardarse nuevamente con otro nombre y/o en otro lugar para tener un duplicado (dos archivos iguales). Para ello elegir la opción Guardar Como de la Ficha ARCHIVO o presionando la tecla F12 y siguiendo los pasos de guardar, indicando otro nombre y/o otra ubicación.

9 1.9 Renombrar Archivos a. En el cuadro de diálogo Abrir b. Buscar la ubicación donde está guardado el archivo c. Presionar clic derecho sobre el nombre del archivo d. Clic en la opción Cambiar Nombre e. Escribe el nuevo nombre del archivo f. Presionar Enter 1.10 Eliminar Archivos a. En el cuadro de diálogo ABRIR b. Buscar la ubicación donde está guardado el archivo c. Presionar clic derecho sobre el nombre del archivo d. Clic en la opción Eliminar e. Al mensaje de confirmación que aparece, presionar Enter TENGA EN CUENTA Si en el momento de Renombrar o Eliminar un archivo, no lo hemos cerrado, el computador nos mostrará el siguiente mensaje: El archivo está siendo usado por el siguiente programa: Microsoft Word. Debe cerrar el archivo antes de continuar

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