Refworks Guía de uso. Biblioteca Enric Bricall Mayo 2011

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1 Refworks Guía de uso Biblioteca Enric Bricall Mayo 2011

2 Sumari 1. Qué es Refworks? Familiarizarse con Refworks Cómo acceder a Refworks? Registrarse como usuario (la primera vez) Acceder como usuario registrado Importar registros Importación directa Importación indirecta Sitios web (RefGrab-it) Desde una fuente RSS Crear y editar registros Añadir registros manualmente Editar registros Adjuntar documentos Editor Global Detectar duplicados Organizar la base de datos Crear carpetas Mi Lista Buscar en la propia base de datos Utilizar los índices Buscar en un catálogo de biblioteca Generar una bibliografía Generar citaciones y bibliografías en documentos Word (Write-n-cite) Compartir la base de datos y publicarla en la Web (RefShare) Hacer copias de seguridad y restaurar la cuenta Más información

3 1. Qué es Refworks? RefWorks es un gestor de referencias bibliográficas en entorno web que permite crear una base de datos personal de referencias importadas de bases de datos o añadidas manualmente, organizarlas en carpetas, generar automáticamente bibliografías en diversos formatos, exportar referencias a documentos de texto y compartirlas con otros investigadores a través de Internet. 2. Familiarizarse con Refworks Cambio de idioma 2. Configuración de datos del usuario 3. Opciones de personalización 4. Añadir un registro a una carpeta 5. Editor Global 6. Registro 7. Visualizador de citas bibliográficas 8. Edición de registro 9. Añadir a Mi Lista 10. Mostrar comentarios del registro 11. Visualizar el registro completo 12. Mostrar en qué carpeta se encuentra 13. Mostrar los documentos adjuntos 14. Formación en línea gratuita 15. Buscar a la propia base de datos y en los documentos adjuntos 3

4 3. Cómo acceder a Refworks? Toda la comunidad universitaria de Elisava tiene acceso a RefWorks. Para acceder hay que seguir los siguientes pasos: 3.1 Registrarse como usuario (la primera vez) El registro como usuario se debe hacer desde la biblioteca. Conectarse a RefWorks ( desde un ordenador de la biblioteca de Elisava. Hacer clic sobre Regístrese para una cuenta individual y rellenar todos los datos para darse de alta. Después de darse Refworks envía un mensaje de correo electrónico con el código de grupo, el nombre de usuario y la contraseña. El código de grupo sirve para poder acceder a RefWorks desde un ordenador externo a Elisava. 2

5 3.2 Acceder como usuario registrado Desde un ordenador de la biblioteca de Elisava: Conectarse a RefWorks ( Introducir el nombre de usuario y la contraseña y clicar sobre Acceder. Desde un ordenador externo a la biblioteca de Elisava: Conectarse a RefWorks ( En la pestaña Acceso remoto introducir el código de grupo y clicar sobre Acceder. Introducir el nombre de usuario y la contraseña y clicar sobre Acceder. 4. Importar registros Hay diferentes maneras de añadir registros a su base de datos: automáticamente con la opción "Exportar a Refworks" de algunas bases de datos, desde un archivo de texto generado desde una base de datos, puede importar páginas web con la herramienta RefGrab-It o hacerlo desde fuentes RSS. 4.1 Importación directa Muchas bases de datos o catálogos en línea contemplan la opción de exportar registros a RefWorks automáticamente. Con esta opción los registros se exportan de uno en uno. Desde el Catálogo Colectivo de las Universidades de Cataluña (CCUC) la opción se encuentra en la parte inferior derecha de cada registro. Si no funciona se puede hacer una importación indirecta (ver apartado 3.2.). 3

6 Desde la base de datos Design and Applied Arts Index (DAAI) consultable desde la biblioteca, debéis seleccionar los registros y marcar la opción Guardar, Imprimir, Enviar por correo electrónico. En la siguiente pantalla, en la parte inferior, encontraréis la opción de exportar a RefWorks. 4

7 Muchas bases de datos o catálogos a través de Internet tienen la opción de exportar a RefWorks. Desde OAIster, un repositorio de ciencia abierta a nivel internacional, hay una opción de exportar a RefWorks desde cada registro, en la parte superior. Desde Google Scholar, el buscador especializado en publicaciones académicas de Google, se debe configurar la cuenta para que aparezca la opción de exportación a Refworks. Hay que seguir los siguientes pasos: Desde la página principal de Google Scholar, hacer clic en el enlace Scholar Preferences (a la derecha del botón Search). Bajar por la pantalla hasta el apartado Bibliography Manager. Seleccionar Show links to Importe citations into y luego RefWorks. Hacer clic en Save Preferences. 5

8 Realizar la búsqueda, debajo de cada resultado veréis un enlace Importe into RefWorks. Hacer clic en Importe into RefWorks los resultados que queráis guardar. Google no contempla la opción de seleccionar más de un registro a la vez. La exportación de los registros, por tanto, debe hacerse de uno en uno. 4.2 Importación indirecta RefWorks contempla la opción de importar varios registros a la vez a través de ficheros de texto. Si queréis exportar más de un registro del Catálogo Colectivo de las Universidades de Cataluña hay que seguir los siguientes pasos: Buscar, seleccionar y guardar los registros Ver selección Formato del listado: EndNote/Refworks Enviar listado a: Disco local Pulsar el botón Enviar Seleccionar Abric con o Guardar archivo Ir a Refworks Referencias / Importar Filtro de Importación/Fuente de Datos: Innovative Interfaces (EndNote / Refworks Format) Base de datos: EndNote / Refworks Format Codificar: UTF-8 Seleccionar el archivo de texto / Importar 6

9 7

10 4.3 Sitios web (RefGrab-it) RefGrab-It se utiliza para capturar la información de sitios web. Esta opción permite importar en un registro los datos de la globalidad de una web. Para partes de de webs, como noticias o entradas en un blog, consultad el apartado 3.4. Para utilizar RefGrab-It es necesario instalar el plugin en el navegador que utilizamos. Desde RefWorks, hay que ir a Herramientas / RefGrab-It y seguir los pasos indicados en función del navegador. Recomendamos instalar la tercera opción, el RefGrab-It bookmarklet, ya que es compatible con Internet Explorer y Firefox. Una vez instalado, seleccionar un sitio web, pulsar el botón RefGrab-It, pulsar en Seleccionar el recurso y Importar a Refworks. 8

11 4.4 Desde una fuente RSS Una fuente RSS permite acceder a la información de sitios web que actualizan sus contenidos de forma periódica y con mucha frecuencia sin tener que acceder al lugar en cuestión (más información sobre RSS). Con esta opción podremos importar a nuestra base de datos, por ejemplo, las diferentes entradas de un blog o las noticias de la web de un diario. La diferencia con la opción que ofrece RefGrab-It es que este último captura la totalidad de una web y con una fuente RSS sólo capturamos una parte. Para importar registros desde una fuente RSS es necesario que: Vayáis a la web que os interese. Hay que buscar y pulsar sobre el icono y copiar la URL que aparezca en el navegador En Refworks, ir a Buscar / Fuentes RSS Pegar la URL previamente copiada en el cuadro de texto URL de la Fuente RSS Hacer clic en Agregar Fuente RSS El sistema preguntará si queréis recuperar la fuente RSS. Hacer clic en OK Se abrirá una nueva ventana con los resultados de esta fuente Seleccionar lo que se considere interesante y pulsar el botón Importar para añadir los datos a vuestra cuenta. Los resultados aparecerán en la carpeta Última Importación Siempre que queráis volver a consultar una fuente RSS ya introducida, tendréis que ir a Buscar / Fuentes RSS y pulsar sobre la fuente que os interese. 9

12 5. Crear y editar registros 5.1 Añadir registros manualmente Para añadir manualmente un nuevo registro en la base de datos hay que: Ir a Nueva referencia. En la opción Añadir a la carpeta escoger la carpeta donde queréis que se guarde la referencia. Si no se seleccione ninguna, se incorporará a la carpeta Última importación. En el campo Tipo de referencia escoger el tipo de documento al que corresponde la referencia que se debe introducir. En función del tipo de documento elegido, los campos a rellenar serán diferentes. Introducir los datos del resto de campos. Hacer clic sobre Guardar para finalizar. 10

13 5.2 Editar registros Para editar cualquier campo en un registro o conjunto de registros hay que pulsar sobre el icono Editar y guardar. e ir al campo que se quiere modificar, escribir la modificación Los descriptores son palabras clave que definen el contenido de un documento y permiten localizarlo en un archivo manual o informatizado. Si queréis agregar más de un descriptor en los registros hay que separarlos por punto y coma (;). Por ejemplo: "descriptor1; descriptor2". Los autores, descriptores y títulos de revista se guardan en unos índices, de modo que cuando modificamos el nombre de un autor en el índice, se modifican todos los registros que contienen ese autor. Para editar un autor, descriptor o título de revista es necesario que: Vayáis a Buscar Por Autor / Por Descriptor / Por Publicación Periódica, en función de lo que queráis modificar. Localicéis el término que queréis modificar y seleccionéis Editar para modificar, o Eliminar para borrar el término dentro de los registros. Escribáis el nuevo término que queréis guardar y pulséis Guardar. La modificación se hará automáticamente en todos los registros que incluyen el autor, descriptor o título de la revista que habéis editado. 5.3 Adjuntar documentos RefWorks permite adjuntar uno o varios archivos a un registro para acceder directamente al texto completo. Los archivos quedan guardados en el servidor de Refworks. La capacidad máxima de los archivos para cada registro es de 20 Mb y los formatos pueden ser: PDF, Word, txt, JPG, GIF, etc. Cada usuario de Elisava dispone de 5Gb para guardar documentos. Para ello hay que: Seleccionar un registro de la base de datos y pulsar Editar. En el campo Adjuntos pulsar sobre Examinar. Seleccionar el archivo que se desea adjuntar y pulsar Abrir. Pulsar Agregar adjunto. Si la base de datos desde la que se han extraído las referencias ofrece el texto completo, también se puede exportar el enlace como un campo más de la referencia y, pulsando desde RefWorks sobre este enlace, se accederá al documento original. 11

14 5.4 Editor Global También existe la opción de editar más de un registro a la vez con el botón del Editor Global. El Editor Global permite hacer las siguientes acciones a un conjunto de registros seleccionados, a todos los registros de la base de datos o a la selección hecha en Mi Lista: Añadir información a un campo Mover información de un campo a otro Borrar campos Sustituir los datos de un campo por otros 5.5 Detectar duplicados También se pueden detectar registros duplicados. Hay que ir a Ver / Duplicados. RefWorks detectará aquellos registros con la misma información en los campos Autor, Título y Año de Publicación y los presentará en una lista de resultados. Los registros duplicados aparecerán marcados para su eliminación y sólo hará falta pulsar en Borrar. 12

15 6. Organizar la base de datos Al registrarse en RefWorks con un nombre de usuario y una contraseña se está creando una base de datos. Podéis organizar vuestra base de datos en diferentes carpetas. No hay límite de carpetas ni registros y los registros pueden archivarse en más de una carpeta. En la visualización de cada registro se puede ver en qué carpeta o carpetas se encuentra. Si borramos una carpeta no borramos los registros. 6.1 Crear carpetas Para crear carpetas hay que: Seleccionar Nueva Carpeta Entrar el nombre de la nueva carpeta y confirmar con OK. Para gestionar carpetas hay que: Ir a Carpetas Podréis renombrar, borrar y desocupar las carpetas 6.2 Mi Lista Mi Lista es una carpeta temporal donde se pueden guardar referencias que desaparecerán de la carpeta una vez cerrada la sesión y vuelven a su lugar o en la carpeta original de la cuenta de RefWorks. Sirve para hacer selecciones temporales de referencias que se encuentran ubicadas en diferentes carpetas y que interesa agrupar en un momento dado. Para crear una lista temporal hay que: Seleccionar los registros que interesen Pulsar Agregar a Mi Lista Para acceder a Mi Lista encontraréis un acceso rápido en el menú de la derecha de la pantalla 13

16 7. Buscar en la propia base de datos Existen dos maneras de buscar en el contenido de los registros de la propia base de datos: simple y avanzada. Para hacer una búsqueda simple hay que poner la palabra o palabras clave en el recuadro que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Clicando en el icono hacemos que la búsqueda se haga también en el contenido de los documentos adjuntos. Si queréis hacer una búsqueda filtrando por campos específicos de los registros, debéis hacer una búsqueda avanzada. Para hacerla hay que: Ir a Buscar Búsqueda avanzada Indicar el campo donde buscar y añadir las palabras clave El icono permite añadir más campos de búsqueda 14

17 8. Utilizar los índices Los índices le pueden servir para recuperar registros con el mismo autor, descriptor o título de la publicación periódica donde aparecen. Ir a Buscar Por Autor / Por Descriptor / Por Publicación Periódica, en función de lo que os interese. Navegad entre los términos que os aparecen y obtendréis listas de registros agrupados por autor, descriptor o título de publicación. 9. Buscar en un catálogo de biblioteca RefWorks permite hacer búsquedas en bases de datos y catálogos de bibliotecas nacionales, especializadas y universitarias de todo el mundo. Para ello hay que: 15

18 Ir a Buscar / Catálogo o Base de datos en línea. Seleccionar un catálogo de biblioteca del listado desplegable. Introducir los términos de búsqueda / Buscar. Se pueden importar todos los resultados seleccionando la opción Todo en la lista, importar sólo los registros seleccionados con la opción Seleccionado (por defecto) y se pueden elegir importarlos a una carpeta concreta. 10. Generar una bibliografía Para generar una bibliografía de todas las referencias de la base de datos, de una selección o de una carpeta hay que: Abrir RefWorks y pulsar el menú Crear bibliografía. Seleccionar un formato de salida o estilo de citación desde Formato bibliográfico. No importa el formato que se escoja pero sí que en un mismo documento hay que utilizar siempre el mismo. Si no se sabe qué elegir, recomendamos el ISO 690:2010 (E) (First Element-Date), el ISO 690:2010 (E) (Numeric Method), el MLA 7th Edition o el APA 6th. Desde la opción Gestor de los Formatos bibliográficos se pueden agregar o quitar formatos del listado. Seleccionar la opción Formatear Bibliografía de la Lista de referencias. Pulsar Tipo de archivo para elegir el formato de salida que se desee (HTML, Word, rtf, etc.). Seleccionar los registros a incluir (todos, selección, carpeta / s) Pulsar Crear bibliografía. 16

19 La opción Visualizar Formatos bibliográficos permite ver al momento un ejemplo de cada formato para diferentes tipos de documentos y para diferentes opciones de citación (bibliografía, cita en el texto o nota al pie). 17

20 11. Generar citaciones y bibliografías en documentos Word (Write-n-cite) Para generar citas y bibliografías en documentos Word hay que utilizar la aplicación Write-n-Cite. Para descargar e instalar la aplicación hay que ir a Herramientas / Writen-Cite y seguir los pasos en función del sistema operativo. Una vez instalado hay que: Pulsar el acceso directo a a Write-n-cite del escritorio o en la barra de herramientas de Word. Iniciar sesión con la cuenta de RefWorks. En el documento Word, poner el cursor del ratón donde se desee añadir la cita. Volver al listado de Write-n-Cite y hacer clic en Citar al lado del registro que se desee citar. Se creará lo que llamamos una "cita temporal" aún sin formato. Repetir este proceso en los diferentes lugares donde se desee insertar citas. Guardar el documento. Volver a la ventana de Write-n-Cite, clicar sobre Bibliografía y elegir un formato bibliográfico. Pulsar sobre Crear bibliografía. Automáticamente se actualizará el documento con la bibliografía y las citas definitivas generadas en el formato deseado. Write-n-Cite es una versión reducida de RefWorks. Desde la aplicación también se pueden realizar búsquedas para encontrar los registros que se necesita, editar manualmente las citas (eliminar autores, añadir páginas concretas, ocultar una cita y añadir la referencia bibliográfica solo al listado final del documento) y también trabajar con la versión offline. 12. Compartir la base de datos y publicarla en la Web (RefShare) RefShare es un módulo de RefWorks que permite publicar automáticamente en la web las referencias bibliográficas, tanto una base de datos completa como carpetas concretas. Se pueden determinar los derechos de acceso de los usuarios que consultan las referencias: visualizar, exportar, imprimir, crear listas de referencias y personalizar el formato de salida, pero nunca estarán autorizados a editar o modificar referencias. Las modificaciones que hagáis en la base de datos o en la carpeta publicada se actualizarán automáticamente en RefShare. Cualquier persona a la que comuniquéis la URL donde habéis publicado las referencias puede acceder a ella. 18

21 Para publicar vuestras referencias hay que: Ir a la pestaña Compartir. Podéis elegir publicar toda la base de datos o sólo una carpeta determinada. Para hacerlo, hay que clicar sobre el icono. Aparecerá la pantalla Opciones de carpeta compartida: Encontraréis la URL donde habéis publicado vuestra base de datos o carpeta. Podéis determinar los usos que permitiréis de vuestras referencias. Podéis añadir un título e información. Podéis consultar las estadísticas de consulta. Si queréis hacer el enlace a una referencia concreta, hay que añadir a la URL de la carpeta o base de datos compartida, la terminación &rn=xx, donde XX es el identificador ID de la referencia. Si queréis eliminar de Internet las referencias publicadas, hay que volver a la pantalla Compartir y clicar sobre el icono No compartir. 19

22 13. Hacer copias de seguridad y restaurar la cuenta Ir a Herramientas / Copias de seguridad y restaurar. Por defecto, todas las opciones de copia de seguridad están seleccionadas. Hacer clic en el botón Hacer copia de seguridad. Se puede guardar en un fichero.rwb o.zip. Para restaurar la copia ir a Herramientas / Copias de seguridad y restaurar / Restaurar. Navegar hasta encontrar el fichero.rwb o.zip. Marcar todas las opciones disponibles. Hacer clic en Restaurar copia de seguridad. 14. Más información RefWorks publica su propio material de aprendizaje: guías, tutoriales, cuadernos de ejercicios, vídeos, etc., que encontraréis en el siguiente enlace: Cada dos meses organizan unos seminarios de formación en línea gratuitos (webinars). Podéis consultar la programación y los vídeos de las sesiones anteriores en el siguiente enlace: &main_url=https%3a%2f%2frefworks.webex.com%2fec0605lc%2feventcenter%2fp rogram%2fprogramdetail.do%3ftheaction%3ddetail%26siteurl%3drefworks%26cpro gviewid%3d8&siteurl=refworks-sp Otras bibliotecas universitarias han publicado guías y manuales de uso de RefWorks. Podéis consultarlas para ampliar información sobre este gestor de referencias bibliográficas: Universitat de Barcelona. UB CRAI: Com gestionar la pròpia bibliografia : RefWorks [en línea]. [Consulta 16/3/2011]. Disponible en: Universitat Politècnica de Catalunya. Guia d'ús de RefWorks Bibliotècnica [en línea]. [Consulta 16/3/2011]. Disponible en: Universitat Pompeu Fabra. RefWorks: gestor de bibliografies. Guia d'ús - Biblioteca i TIC. Centre de Recursos per a l'aprenentatge i la Investigació [en línea]. [Consulta 16/3/2011]. Disponible en: 20

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