PROCEDIMIENTO

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1 1 6 27/03/2015 9:38 a. m. VERSION: 6 PROCEDIMIENTO DESVINCULACION DE PERSONAL DE LA ENTIDAD CODIGO: P-GGH-016 FECHA: 10/Dic/ LISTA DE VERSIONES VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 1 15/Jul/ /Dic/ /Mar/ /Abr/ /Jul/2014 Revisión y actualización l procedimiento como acción mejora Adición una aclaración en una actividad l procedimiento Adición un formato al procedimiento, intificación los puntos control en las actividas clave l procedimiento. Se incluye el flujograma, actualización referencias y modificación algunas actividas. Se orna alfabéticamente las finiciones y se elimina la normatividad la sección referencias acuerdo con la acción preventiva No Se modificaron las actividas 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, 1.8, 2.1, 2.2, 2.3, 3.1, 4.1, 5.1, 6.1, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 9.1, 10.1, 11.1, 12.1, 12.2, 12.3, 12.4, 12.5, 12.6, 12.7, 12.8, 12.9, 12.10, 13.1 y /Dic/2014 Se modifica el registro la actividad OBJETIVO Tramitar el retiro l servicio público los funcionarios la planta personal l Ministerio Cultura, acuerdo con la normatividad vigente 2. ALCANCE Este procedimiento se inicia con la circunstancia que motiva la cesación en el ejercicio las funciones l funcionario y termina con la expedición y comunicación la resolución retiro l servicio 3. DEFINICIONES * Retiro: Hace referencia a la cesación finitiva l ejercicio las funciones públicas, producido por: claración insubsistencia l nombramiento; renuncia regularmente aceptada; supresión l empleo; invaliz absoluta; edad; retiro con recho a pensión jubilación; stitución; abandono l cargo; revocatoria l nombramiento y retiro por muerte 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. RETIRO RENUNCIA REGULARMENTE ACEPTADA 1.1. Recibir la renuncia presentada por el funcionario dirigida al nominador y con copia al grupo, manifestando voluntad retiro e indicando fecha a partir la cual solicita se haga efectiva. - Grupo Archivo y Corresponncia. - Funcionario renunciante. Carta renuncia Direccionar la carta Grupo

2 2 6 27/03/2015 9:38 a. m. Renuncia al spacho l Ministro y la copia al Grupo. Archivo y Corresponncia. con visto bueno (PC: Punto Control) 1.3. Colocar visto bueno a la solicitud y enviar a. Ministro. con visto bueno. 1.4 Enviar correo electrónico a las áreas involucradas: 1) Administrativa y Servicios 2) Archivo y Corresponncia y 3) Financiera y Contable notificando la renuncia l funcionario y solicitando alantar los trámites pertinentes. Correo Electrónico 1.5 Verificar que el funcionario haya manifestado en forma espontánea e inequívoca su cisión separarse l servicio y que se ajuste a las disposiciones legales vigentes. Esta correctamente diligenciada la solicitud? Si: pasar a actividad 12.1 No: elaborar comunicación para firma la Secretaría informando las razones. 1.6 Revisar y colocar visto bueno a la comunicación, y enviarla al spacho l. 1.7 Revisar y firmar comunicación. 1.8 Recibir la Secretaría la comunicación y enviarla al funcionario. Ejecutivo 2. RETIRO SUPRESIÓN DEL CARGO 2.1. Recibir creto supresión y resolución incorporación Verificar si el cargo se encuentra suprimido y el funcionario no incorporado en

3 3 6 27/03/2015 9:38 a. m. resolución y elaborar comunicación informando supresión l cargo y retiro l servicio Firmar y notificar comunicación supresión cargo y no incorporación. * Continua actividad 12 tarea 2 y 12 tarea 8 y s.s. con diligencia notificación 3. RETIRO DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA DEL NOMBRAMIENTO 3.1. Revisar la vinculación l funcionario. El funcionario se encuentra vinculado a carrera administrativa? Si: pasar a actividad No: informar al. 4. RETIRO DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA COMO CONSECUENCIA DE CALIFICACIÓN DE SERVICIOS INSATISFACTORIA (FUNCIONARIOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA) 4.1. Recibir calificación servicios finitiva en firme. Continua en actividad Calificación servicios finitiva. 5. RETIRO INVALIDEZ ABSOLUTA 5.1. Recibir dictamen Junta Calificadora Invaliz. Continua en actividad Resolución reconocimiento pensión invaliz con constancia ejecutoría 6. RETIRO CUMPLIMIENTO DE EDAD Verificar la fecha nacimiento l funcionario y establecer si cumple con el requisito edad, acuerdo con la normatividad vigente. Continua en actividad RETIRO CON DERECHO A PENSIÓN DE JUBILACIÓN 7.1 Verificar el cumplimiento los requisitos establecidos en la ley, para obtener el reconocimiento pensional, una vez obtenido este reconocimiento el funcionario no podrá ser retirado hasta que haya sido incluido en nómina pensionados..

4 4 6 27/03/2015 9:38 a. m Recibir l funcionario o la AFP copia la resolución reconocimiento pensión jubilación, con constancia ejecutoria, e informar para el sarrollo las actividas pertinentes, a los grupos: 1) Administrativa y Servicios. 2) Archivo y Corresponncia. 3) Financiera y Contable. 4) Sistemas e Informática.. Copia resolución Reconocimiento jubilación con diligencia notificación, documento que suscribe el pensionado al enterarse l reconocimiento la pensión Coordinar con la entidad Previsión Social, la programación inclusión en nómina pensionados, acuerdo con el procedimiento establecido por la Entidad Previsión. Continua en actividad RETIRO DESTITUCIÓN 8.1. Recibir acto administrativo sanción disciplinaria con stitución. *Continua en actividad 12 tarea 1 y s.s. Resolución sanción con stitución 9. RETIRO ABANDONO DE CARGO 9.1. Recibir acto administrativo sanción por abandono l cargo e informar para el sarrollo las actividas pertinentes, a los grupos: 1) Administrativa y Servicios. 2) Archivo y Corresponncia. 3) Financiera y Contable. 4) Sistemas e Informática.. Resolución sanción por abandono l cargo. *Continua en actividad RETIRO REVOCATORIA DE NOMBRAMIENTO Recibir la resolución revocatoria nombramiento. *Continua en actividad RETIRO MUERTE Recibir certificado función l funcionario ELABORACIÓN ACTO ADMINISTRATIVO Proyectar resolución retiro l servicio acuerdo con la causal que

5 5 6 27/03/2015 9:38 a. m. DE RETIRO corresponda, e incluir en el acto administrativo la entrega inventario e indicar el cumplimiento l Procedimiento Desvinculación l personal Informar la novedad mediante magic al Grupo Sistemas e informática, solicitando actualización l aplicativo Radico. Magic Enviar correo al funcionario informando los tramites a seguir previos al retiro l servicio Revisar y colocar visto bueno a la resolución y pasar a Secretaría Revisar y colocar visto bueno y pasar a Ministro Revisar y firmar Resolución Ministro Resolución Proyectar comunicación Resolución retiro. Ejecutiva Revisar y firmar comunicación Resolución l retiro Entregar comunicación resolución y copia Resolución al funcionario y copia Resolución a nómina 1) Administrativa y Servicios 2) Archivo y Corresponncia 3) Financiera y Contable Para lo relacionado con la entrega l inventario, scuentos, cruces contables, etc. Ejecutiva radicada Verificar la acuada entrega l cargo y los documentos soporte (acta entrega l cargo, claración

6 6 6 27/03/2015 9:38 a. m. Bienes y Rentas, evaluaciones sempeño si tuvo personal a cargo, entre otros). 13. LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Pasar a procedimiento nómina Reportar svinculación a Caja Compensación. retiro Caja Compensación. FLUJOGRAMA 5. REFERENCIAS 6. ANEXOS Formato Declaración Bienes y Rentas Lista Chequeo Retiro F-GHH-030 Acta entrega l cargo ELABORO REVISO APROBO Nombre: Grupo Fecha: 10/Dic/2014 Nombre: Jefe Oficina Planeación Fecha: 10/Dic/2014 Nombre: Fecha: 10/Dic/2014

7 1 3 MINISTERIO DE CULTURA Procedimiento: DESVINCULACIÓN DE PERSONAL DE LA ENTIDAD. Código: P-GGH-016 Versión: 6 Fecha: 25/abr/2014 Página 1 3 Inicio ejecutiva spacho ministro Recibir la renuncia presentada por el funcionario dirigida al nominador, manifestando voluntad retiro e indicando fecha a partir la cual solicita se haga efectiva. E2 Retiro por abandono cargo. F2 Retiro por renuncia regularmente aceptada Retiro por revocatorio l nombramiento.. Inicio Tipo renuncia Retiro por muerte. Retiro por stitución. Retiro con recho a pensión a jubilación. Retiro por edad Retiro por invaliz absoluta. G2 D2 C2 B2 A2 Grupo gestion archivo y corresponnci a 1.2. Colocar Vo.Bo. a solicitud y enviar a. Retiro por claratoria insubsistencia como consecuencia calificación servicios insatisfactoria (Funcionarios Carrera Administrativa). Ministro 1.3. Colocar visto bueno a la solicitud y enviar a. Retiro por claratoria insubsistencia l nombramiento gestión humana 1.4 Enviar correo electrónico a las áreas involucradas: 1) Administrativa y Servicios 2) Archivo y Corresponncia y 3) Financiera y Contable notificando la renuncia l funcionario y solicitando alantar los trámites pertinentes. 1.5 Verificar que el funcionario haya manifestado en forma espontánea e inequívoca su cisión separarse l servicio y que se ajuste a las disposiciones legales vigentes. Retiro por supresión cargo SI Informar al. Esta correctamente diligenciada la solicitud? NO elaborar comunicación para firma la Secretaría informando las razones. 1.6 Revisar y colocar visto bueno a la comunicación, y enviarla al spacho l Recibir Decreto supresión y Resolución Incorporación Verificar si el cargo se encuentra suprimido y el funcionario no incorporado en resolución y elaborar comunicación informando supresión l cargo y retiro l servicio Firmar y notificar comunicación supresión cargo y no incorporación Recibir instrucción, confirmar que el funcionario no se encuentre vinculado a carrera administrativa. NO El funcionario se encuentra vinculado a carrera administrativa? 4.1. Recibir Calificación Servicios finitiva en firme. H Revisar y firmar comunicación. I2 A2

8 2 3 MINISTERIO DE CULTURA Procedimiento: DESVINCULACIÓN DE PERSONAL DE LA ENTIDAD. Código: P-GGH-016 Versión: 6 Fecha: 25/abr/2014 Página 2 3 A1 A1 B1 C1 D1 E1 F1 G Revisar y colocar Vo.Bo. a la resolución y pasar a Recibir dictamen Junta Calificadora Invaliz Verificar la fecha nacimiento l funcionario y establecer si aplica la causal, acuerdo con la normatividad vigente. 7.1 Verificar el cumplimiento los requisitos establecidos en la ley, para obtener el reconocimiento pensional, una vez obtenido este reconocimiento el funcionario no podrá ser retirado hasta que haya sido incluido en nómina pensionados. 7.2 Recibir l funcionario o la AFP copia la resolución reconocimiento pensión jubilación, con constancia ejecutoria, e informar para el sarrollo las actividas pertinentes, a los grupos pertinentes 8.1. Recibir acto administrativo sanción disciplinaria con stitución Recibir acto administrativo sanción por abandono l cargo Recibir la resolución revocatoria nombramiento Recibir certificado función l funcionario. NO 7.3. Coordinar con la entidad Previsión Social, la programación inclusión en nómina pensionados, acuerdo con el procedimiento establecido por la Entidad Previsión. Especializado Retiro por supresión cargo? Enviar correo al funcionario informando los tramites a seguir previos al retiro l servicio Proyectar Resolución retiro l servicio acuerdo con la causal que corresponda. SI Revisar y colocar Vo.Bo. y pasar a Ministro. K3 I1 H1 Ministro Revisar y firmar Resolución Ejecutiva Proyectar comunicación Resolución retiro. J3

9 3 3 MINISTERIO DE CULTURA Procedimiento: DESVINCULACIÓN DE PERSONAL DE LA ENTIDAD. Código: P-GGH-016 Versión: 6 Fecha: 25/abr/2014 Página 3 3 J Revisar y firmar comunicación Resolución l retiro. Ejecutiva Entregar comunicación resolución y copia Resolución al funcionario y copia Resolución a nómina y archivo historia laboral. Enviar copia al Grupo Administrativa y Servicios para lo relacionado con la entrega l inventario. K2 Especializado Verificar la acuada entrega l cargo y los documentos soporte (acta entrega l cargo, claración Bienes y Rentas, evaluaciones sempeño si tuvo personal a cargo, entre otros). Especializado Nómina Pasar a procedimiento nómina Especializado Bienestar Social Reportar svinculación a Caja Compensación. Fin