CARPETA DE IMPLEMENTACIÓN DE ESPIRÓMETRO DIGITAL SPIROTEL

Transcripción

1 CARPETA DE IMPLEMENTACIÓN DE ESPIRÓMETRO DIGITAL SPIROTEL 1

2 TABLA DE CONTENIDO 1. Bienvenida a la Red de Usuarios de Telemedicina de Perú 2. Directorio de Contactos en ITMS Perú 3. Canales de Comunicación e Interacción entre ITMS Perú y sus Clientes 4. Acta de entrega y recepción Presurómetro Portátil Espirómetro Digital (SPIROTEL) 5. Instructivo Para Operar El Espirómetro Digital (SPIROTEL) 6. Ficha del paciente para Presurómetro Portátil Espirómetro Digital (SPIROTEL) 7. Listado de profesionales médicos de ITMS 8. Proceso de Facturación y Cancelación de Facturas y Comprobante de Depósito. 9. Solicitud de Cambio de equipo o adicionales Espirómetro Digital (SPIROTEL) 10. Registro del proceso de Capacitación o instalación Espirómetro Digital (SPIROTEL) 2

3 1. BIENVENIDOS A LA RED DE USUARIOS DE TELEMEDICINA DE PERU ITMS Perú S.A. (Telemedicina de Perú) tiene el agrado de otorgarle a Ud. y a su equipo de colaboradores la más cordial bienvenida a nuestra red de usuarios; estamos preparados para ser un real apoyo a vuestros médicos en el tratamiento de sus pacientes, a la gestión asistencial y a los servicios de salud otorgados a la comunidad, en el Área de Broncopulmonar. Las instrucciones técnicas para operar con nuestro sistema de telemedicina lo proporcionará nuestro Representante al momento de instalar el equipo. Sin otro particular, saluda muy atentamente a Ud., 3

4 2. DIRECTORIO DE CONTACTOS DE ITMS PERU Teléfono Central: (511) Fax: (511) Consultas sobre aspectos médicos, inter-consulta, seguimiento de pacientes, aspectos científicos y otras materias relativas a tratamiento de pacientes: DIRECTOR MEDICO: Dr. Frank Britto Palacios. Tel.: (511) / mail: f.britto@itms.com.pe Consultas referidas a temas tecnológicos, comunicaciones, soporte del sistema, software aplicado a telemedicina, bio-estadísticas, línea 0800 y otros temas referidos a tecnologías de información y comunicaciones: INGENIERO DE SOPORTE: Sr. Cristian Fuentes Casanova. Tel.: (511) / mail: c.fuentes@itms.com.pe Nuevos contratos, cambio de planes de servicio, dirección de los vendedores, información técnica del servicio, convenios, operativos preventivos de empresas: VENTAS: Sr. Ivan Enriquez Acosta. Tel.: (511) / mail: i.enriquez@itms.com.pe Capacitaciones post venta, apoyo en capacitación de usuarios, capacitación a distancia, resultados calidad del servicio cambios de equipo, evaluación cambio de equipos por falla técnica, despachos a provincia POST VENTA: Sr. Manuel Herrera Fernández. Tel.: (551) / mail: post.venta@itms.com.pe FACTURACIÓN Y COBRANZA: Srta. Yris Santisteban Cajo. Tel.: (511) / pagoproveedores@itms.com.pe CONTABILIDAD: Srta. Kety Torres Santos Tel.: (511) / k.torres@itms.com.pe ITMS Perú S.A. Av. Jose Pardo 1194 Of. 102 Miraflores Central: Fax: info@itms.com.pe 4

5 3. CANALES DE COMUNICACIÓN E INTERACCIÓN ENTRE ITMS PERU Y SUS CLIENTES Números 0800 del servicio de Telemedicina (Primera Opción de Marcado) (Segunda Opción de Marcado) (Tercera Opción de Marcado) El servicio de TELEMEDICINA Contratado Consultas, pedido de soporte, etc TELÉFONO 0800 CENTRO TELEMÉDICO Sitio Web ITMS FORMULARIOS CONTACTO WEB Direcciones de correo CLIENTE Consultas, pedido de soporte, etc Informaciones: info@itms.com.pe Servicio al Cliente: post.venta@itms.com.pe Ventas: i.enriquez@itms.com.pe Facturación: pagoproveedores@itms.com.pe Quejas y Sugerencias: d.jaime@itms.com.pe Consultas, pedido de soporte, etc FAX Fax Centro Telemédico (511) Fax Oficina Administrativa (511) Fonos Consultas, pedido de soporte, etc TELEFONO Informaciones: Servicio Cliente: Ventas: Facturación: ITMS Perú S.A. Av. Jose Pardo 1194 Of. 102 Miraflores Central: Fax: info@itms.com.pe 5

6 4 ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION DE ACCESORIO PARA ESPIRÓMETRO DIGITAL Nº Serie del equipo Nombre del Cliente Dirección Distrito Teléfono E Mail Fecha de Entrega / /20 El equipo espirómetro incluye los siguientes elementos: *Equipo Espirómetro *Cartuchera *Saturómetro *1PClip Nasal *Boquillas *1pila 3v de Litio (*) Es responsabilidad del usuario el uso y cuidado adecuado de estos elementos. Su reemplazo importa un cobro adicional a la facturación mensual con cargo al Usuario. Se recomienda mantener limpios los equipos para asegurar un correcto funcionamiento. (**)El uso de las pilas recargables es de responsabilidad de la entidad usuaria del sistema Telemedicina de Perú no provee el reemplazo de estos elementos. Para Constancia Firman en tres ejemplares: Sr.: Representante ITMS PERU S.A. Firma. Sr.(a): Representante de la Institución Cargo Firma:.. 6

7 5. INSTRUCTIVO PARA OPERAR EL ESPIRÓMETRO DIGITAL SPIROTEL 1. Conociendo el Equipo Turbina Visor Transmisión Telefónica Ok (Encendido/ Apagado) 0 (Flecha abajo) 2 (Flecha arriba) 1 Retroceder Turbina: La turbina del equipo, permite medir el flujo mediante el principio de interrupción de infrarrojos. La turbina puede ser retirada del equipo girándola en sentido opuesto a la flecha y luego tirando hacia fuera. La turbina puede ser lavada y/o introducida en un líquido desinfectante o agua destilada. Transmisión: Este botón permite transmitir la información registrada en el equipo a Telemedicina por la línea telefónica. 0, 1 y 2: Estos botones tienen múltiples usos, adquiriendo la funcionalidad según la leyenda inmediatamente superior en el visor. OK: Visor: Este botón permite aceptar la información desplegada en el visor cuando el dispositivo está en uso. Además permite encender o apagar el Espirómetro. Dispositivo de cristal líquido que muestra diversa información al usuario. 7

8 2. Encendido del equipo Para encender el equipo se debe presionar y soltar el botón OK (Encendido/Apagado). No hay que presionar el botón por más de un segundo. Al encender el equipo, este desplegará en varias pantallas toda su configuración interna. Al inicio se muestra lo siguiente: spirotel + V.1.0 ITMS Esta pantalla indica el modelo del equipo y la versión de software interno que utiliza. En este caso el equipo es un Spirotel y utiliza el software interno Versión 1.0. de ITMS. Luego se desplegará la siguiente pantalla: BATERIA Fichero vacío Esta pantalla indica en la primera línea, el nivel de la batería. Cuatro baterías llenas indican carga completa. Estas baterías irán cambiando de color a medida que quede poca batería. Cuando la carga sea insuficiente, en pantalla aparecerá Batería Baja, es necesario cambiar la batería. Esta batería la encuentra normalmente en tiendas de fotografía. Es una batería de 3 Volts, de Litio, Modelo CR 123A. En la segunda línea se muestra el mensaje Fichero vacío, esto indica que no hay registros de espirometría u oximetría en memoria. Esta es la condición normal de operación e indica que se puede tomar un examen sin dificultades. Alternativamente podemos encontrar un mensaje como el siguiente: BATERIA Memoria libre 95% Esto indica (segunda línea) que hay exámenes en la memoria del equipo y que está utilizando un 5% de la capacidad de la memoria, es decir, queda un 95% de memoria disponible para registrar exámenes. A continuación se muestra la siguiente pantalla: FECHA 26/06/07 HORA 12:25: 35 8

9 Esta información corresponde a la Hora y Fecha programada en el dispositivo. Es importante chequear que la fecha y hora corresponda a la actual. Se modifica presionando el numero 1. Finalmente se muestra la pantalla en que trabajaremos permanentemente: Selec. función PAC FVC SpO 2 Esta pantalla muestra las 3 opciones de trabajo que tenemos con el equipo: PAC: Permite manejar las opciones de pacientes. FVC: Permite realizar una espirometría para el paciente seleccionado. Sp0 2 : Permite realizar una saturometría al paciente seleccionado. 3. Manejo de pacientes El equipo Spirotel tiene la capacidad de manejar múltiples pacientes. Esto significa que puedo registrar espirometrías y saturometrías de diferentes pacientes y transmitirlas todas en conjunto. El equipo permite manejar más de 20 pacientes diferentes con sus correspondientes pruebas e identificación demográfica. En el menú principal, seleccionamos la opción PAC presionando el botón 0 Selec. función PAC FVC SpO 2 Al presionar 0 entraremos al Sub-menú de manejo de pacientes: Este menú presenta tres opciones: Borr, Nue y ESC. Datos Paciente Borr Nue Esc Borr: nos va permitir borrar las Espirometrías. Nue: permite crear un nuevo paciente. Esc: permite volver al menú principal. Datos Paciente Borr Nue Esc 9

10 Para crear un paciente nuevo presionamos Nue ( 1 ) Ahora es necesario ingresar los datos demográficos del paciente. Estos datos son imprescindibles para poder realizar el informe de la espirometría. Edad cm kg S # 22< Nota: Antes de ingresar los datos al Equipo se debe Pesar y Medir al Paciente, ya que de acuerdo a estos cuatro parámetros, existe un valor teórico para cada paciente. De no corresponder los datos, se deberá repetir el Examen. En el campo Edad, al lado aparece una flecha, esto indica que el parámetro que se puede modificar ahora es la Edad. Para modificar, presionar la flecha hacia arriba o abajo en el dispositivo ( 0 y 2 ). Una vez seleccionada la Edad correspondiente, aceptar con el botón OK. Edad cm kg S # < Una vez aceptada la edad, la flecha aparece al lado de cm (centímetros). Esto indica que ahora debemos seleccionar la estatura medida en centímetros. Presionar la flecha arriba y abajo del dispositivo ( 0 y 2 ) hasta llegar a la estatura deseada. Para pasar al parámetro siguiente presionar OK Edad cm kg S # < 001 Así sucesivamente, debemos seleccionar el peso y sexo del paciente hasta completar los datos. Por ejemplo, aquí vemos un paciente de 22 años, 160 cm. de estatura, 64 Kg. de peso y de sexo masculino. Si en alguno de los datos ingresados, es equivoco, presionamos la tecla 1 y este volverá de inmediato al antecedente anterior. Luego de ingresar los datos demográficos del paciente, presionar OK. Una vez creado al paciente. La pantalla volverá automáticamente al Menú Principal, por lo tanto el Equipo, esta listo para realizar una prueba de Función Pulmonar (Espirometría) o una Saturometría. Selec. función PAC FVC SpO 2 10

11 4. Pruebas de Función Pulmonar (Espirometría) Para realizar una Espirometría, es necesario crear un paciente e ingresar sus datos demográficos como lo explicado en el punto 3 de este manual. Debemos hacer que el paciente se ponga de pié y explicarle el procedimiento que se va a realizar. Es importante contar con la colaboración del paciente y que entienda qué acciones tiene que realizar. Selec. función PAC FVC SpO 2 Una vez, que se han introducido correctamente los datos del paciente, en el menú principal, debemos seleccionar la opción FVC (botón 1 ), para seleccionar el tipo de Prueba de Espirometría a realizar, PRE o POST Broncodilatador. Al presionar FVC el equipo desplegará en pantalla lo siguiente: Tipo de prueba PRE POST Las Pruebas PRE, se realizan a pacientes que previamente al examen, no se ha inhalado con Salbutamol (2 Puff). Las Pruebas POST, se realizan, luego de tener las 3 pruebas PRE como mínimo y un máximo de 5 pruebas (aceptables y reproducibles). Inhalamos al paciente con 2 Puff de Salbutamol, a través de una cámara de inhalación. Luego de 15 a 20 minutos, repetir nuevamente las maniobras. Ejecución del Examen: El paciente debe estar bien sentado en una silla, con el respaldo vertical lo mas recto posible, mirando hacia al frente y sin cruzar las piernas. Se deberá explicar y demostrar al paciente, como deberá realizar la técnica adecuada del procedimiento y como él deberá colaborar. La maniobra de espiración forzada tiene 3 fases: Inspiración máxima. Exhalación a máxima velocidad y fuerza. Exhalación continuada, completa, hasta el final del examen. 11

12 Procedimiento: Conexión del paciente a la boquilla del espirómetro. La boquilla, va dentro de la boca del paciente, sobre la lengua y con los labios debe sellar la boquilla. Oclusión de la nariz con el gancho nasal. Respiración a volumen corriente (respiración normal por la boquilla), no mas de 5 ciclos. Inhalación rápida y completa desde el nivel de fin de espiración, hasta la capacidad pulmonar completa. Después de una pausa de 1 a 2 segundos, iniciar exhalación forzada, con La máxima rapidez, de por lo menos 6 segundos de exhalación, sin Detenerse (se debe estimular al paciente con la expresión bote, bote, bote..) Una vez realizada la prueba solicitamos al paciente el retiro del Equipo y de la pinza nasal. Una vez, que el paciente entiende como realizar las maniobras, se procede a la toma del examen presionando la tecla 0 (Pre) o 2 (para pruebas POST-broncodilatador). En pantalla mostrara el siguiente mensaje: ESPIRAR rápido! STOP Bote, bote, bote.. Una vez que se ha seleccionado una prueba PRE o POST, y se ha realizado la primera Espirometria, el equipo asume automáticamente las pruebas a realizarse. Por lo tanto, para volver a tomar una Espirometria, basta con apretar FVC, para esto, el paciente deberá exhalar lo mas fuerte y rápido posible (repitiendo el procedimiento anterior) 12

13 Selec. función PAC FVC SpO 2 El Espirómetro muestra en pantalla, si las pruebas son Reproducibles entre ellas. Cabe destacar, que la primera prueba es la de comparación entre ella, de ahí la importancia de que la primera curva sea Reproducible. Prueba Reproducible En caso contrario, si las curvas No son Reproducibles, el Equipo mostrara en pantalla el siguiente mensaje: Para que la curvas espirometrías sean informadas por nuestros médicos Broncopulmonares, se solicitan como mínimo 3 curvas Aceptables y Reproducibles, de no ser así, se pueden realizar un máximo de 8 intentos. 5. Saturometría Prueba No Reproducible La Saturometría, mide la cantidad de oxigeno que transporta de la sangre, la cual es representada en porcentaje, además de ello nos muestra la Frecuencia Cardiaca del paciente. La Saturometría se puede realizar en cualquier momento del examen. Pudiendo ser a un principio como en al final del examen. Esta siempre debe ir acompañada de curvas de espirometria, ya que no se puede informar sola. Selec. función SUB FVC SpO 2 Luego se desplegara la siguiente pantalla: Esperar... STOP OFF Esperar algunos segundos y la saturación y ritmo cardiaco aparecerán en pantalla. SpO2 97% 80 STOP OFF 13

14 Una vez, registrada la saturación del paciente, debemos presionar la Tecla 1, para volver al menú principal. Si por algún motivo no es conectado al equipo el saturómetro, este desplegara un mensaje, el cual solicitara la conexión de este: Luego que se han registrado las curvas espirométricas (PRE POST) y la saturación, dichas curvas deben ser enviadas a ITMS Telemedicina de Perú 6. Transmisión Telefónica Conectar sensor STOP OFF Una vez realizadas las Espirometrías, estas deberán ser enviadas a Telemedicina, para su aceptación e informabilidad. Para el envió de las Curvas Espirometricas, el cliente debe marcar al número , presionar la Opción 2. Una vez, que el operador indique el envió de las curvas, debe instalar el micrófono del teléfono, en la parte posterior del Equipo y presionar el botón de transmisión. Las pruebas serán informadas por nuestros Médicos Neumologos y enviadas a través de fax o correo electrónico (como lo requiera el Cliente). Una vez que presiona la tecla de Transmisión Telefónica, este desplegara en pantalla el siguiente mensaje: Las curvas pueden ser transmitidas telefónicamente, con el equipo encendido o apagado, presionando el botón de transmisión. 7. Borrado del Equipo TRANS. TELEFONO STOP Una vez enviadas las curvas a Telemedicina, estas deben ser borradas del Equipo. Para ello nos vamos al menú principal y presionamos la tecla 0 (PAC): 14

15 Selec. función PAC FVC SpO 2 La cual nos llevara a un sub-menú, en la cual deberán presionar nuevamente la tecla 0 (en este caso de Borr): Datos Paciente Borr Nue Esc El Espirómetro va a confirmar el borrado (en caso de error), en este sub-menú, presionar la tecla de Encendido/Apagado, para confirmar dicho procedimiento. BORRAR DATOS Esc OK Si por algún motivo, no queremos borrar las curvas espirométricas, debe presionar la tecla 1 de Escape (Esc). El espirómetro una vez mas solicitara confirmar el borrado, para borrar debemos presionar la tecla 0 (Si). En caso contrario, presionar la tecla 2 (No). Confirma Borrado Si No Una vez borradas las curvas el Espirómetro, vuelve al menú principal, quedando vacía la memoria del equipo. 15

16 Recomendaciones para el Examen Dicha recomendaciones deben ser entregadas al paciente por escrito: No debe estar en ayunas; si se realiza en la tarde, se debe ingerir un almuerzo liviano. No realizar ejercicio vigoroso (por lo menos 30 minutos antes del examen). No usar ropa demasiado apretada o fajas. No Fumar. Suspender el tratamiento broncodilatador, excepto cuando que se indique lo contrario en la orden medica, en cuyo caso deberá quedar registrado su uso. El tiempo de suspensión del broncodilatador será según el medicamento utilizado: - Los betas 2 adrenérgicos y anticolinérgicos de acción corta (Salbutamol e Ipatropio) deben suspenderse 8 horas antes. - Los beta 2 de vida media larga 12 horas (Seretide e Symbicort). - Los anticolinérgicos de acción larga (Tiotropio) 24 horas, previas al Examen. - Teofilinas de acción prolongada 24 horas, previas al examen. No suspender Corticoides, sin prescripción médica. Los antihistamínicos no deben suspenderse. No suspender otros medicamentos, sin prescripción médica. Contraindicaciones No se podrá realizar la Espirometria, en los siguientes casos: Estar tomando medicamentos para la Tuberculosis. Presentar Sangramiento Bucal (Hemoptisis). Haber presentado Desprendimiento de Retina, menor a un mes. Cirugía de Ojos, Tórax o Abdomen, inferior a un mes. Haber manifestado un Infarto Agudo al Miocardio, menor a un mes. Si esta Embarazada, haber presentado complicaciones. 16

17 6. FICHA DEL PACIENTE Nº FECHA APELLIDOS NOMBRES EDAD PESO TALLA SEXO DNI ANTECEDENTES FUMA SI/NO CANTIDAD Nº FECHA APELLIDOS NOMBRES EDAD PESO TALLA SEXO DNI ANTECEDENTES FUMA SI/NO CANTIDAD Nº FECHA APELLIDOS NOMBRES EDAD PESO TALLA SEXO DNI ANTECEDENTES FUMA SI/NO CANTIDAD Nº FECHA APELLIDOS NOMBRES EDAD PESO TALLA SEXO DNI ANTECEDENTES FUMA SI/NO CANTIDAD Nº FECHA APELLIDOS NOMBRES EDAD PESO TALLA SEXO DNI ANTECEDENTES FUMA SI/NO CANTIDAD Nº FECHA APELLIDOS NOMBRES EDAD PESO TALLA SEXO DNI ANTECEDENTES FUMA SI/NO CANTIDAD Nº FECHA APELLIDOS NOMBRES EDAD PESO TALLA SEXO DNI ANTECEDENTES FUMA SI/NO CANTIDAD 17

18 7. LISTA DE PROFESIONALES MEDICOS DE ITMS Medico Jefe Dr. Adalberto Maximo Aguero Fernandez Reseña de nuestro Medico Jefe: Pre grado UNFV Facultad de Medicina Humana Post Grado UPCH Facultad Post Grado Alberto Hurtado Maestria de Salud Publica y gestion Hospitalaria UNFV Medico Neumologo Hosp. II Suarez Angamos (ESSALUD) Miembro de la Sociedad Peruana de Neumologia desde 1996 a la fecha Secretario de Prensa y Postgrado del Consejo Directivo de la Sociedad Peruana de Neumologia desde Enero del 2007 hasta la fecha Médico Especialista Dr Pedro Garcia Mantilla Dr. Ruben Huaman Especialidad Neumólogo Neumólogo 18

19 8. PROCESO DE FACTURACION Y CANCELACION DE FACTURAS Durante el proceso comercial mensual, ITMS Perú S. A., procederá como sigue: I.- FACTURACION La facturación de los servicios prestados se efectúa por mes vencido (último día hábil del mes), incluyendo todos los servicios informados durante el mes calendario. II.- COBRANZA El pago de los servicios prestados, se efectúa dos semanas después de enviada la factura. Estos pagos pueden realizarse mediante depósitos en cuenta corriente de ITMS PERU S. A., en los siguientes bancos: - Banco de Crédito, Soles (S/.) Dólares (US$) Banco de Crédito, cuenta Corriente CCI: Soles (S/.) Dólares ( US$) Efectuado el depósito, El cliente deberá enviar una copia del comprobante de pago al fax o un mail a pagoprovedores@itms.com.pe Se adjunta modelo de fax, en que se remite copia el comprobante de depósito. El atraso en el pago de la factura dará derecho a ITMS Perú S. A. a aplicar intereses por mora y gastos de cobranza. 19

20 Mensaje de Telefax Para : ITMS PERU S. A. N de Fax : (511) De :. Fecha :.... de..de 200 N de páginas : (incluye cover) Asunto : Remite Copia de Comprobante de Depósito Señores ITMS Perú S. A. Adjunto remito a Ud., comprobante de depósito N :., Banco:.., de de. de 200., cancelando factura N :.. de.. de 200., por los servicios de telemedicina. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Atentamente... Nombre del Remitente Razón Social y RUC 20

21 9. Solicitud Cambio de Equipo Spirotel o Adicionales Fecha: / / 200 Entidad Usuaria: Responsable de la Institución: Dirección: Distrito: Telefono: Codigo de Equipo: Urgencia: Alta Normal Baja Asunto: 1.Informa Falla de Espirómetro 2. Informa Falla de Sensor 3. Informa Pérdida de accesorios 4.Informa Pérdida o Hurto de Espirometro De acuerdo al Contrato de Servicios de Tele - electrocardiografía suscrito entre el Cliente y Telemedicina de Perú S. A., informamos a Uds. el incidente referido en Asunto, correspondiente al equipo de Electrocardiógrafo con código.. Asignado a esta entidad, por lo cual se solicita su reemplazo. Internamente se aplicará el procedimiento administrativo para investigar las causas que explicarían el incidente referido. Sr. (a) Representante ITMS PERU S.A. Sr. (a) Representante de la Institución Cargo: Firma: Firma 21

22 10. Registro del Proceso de instalación y capacitación SPIROTEL 1.- Fecha 2.- Nombre del Cliente 3.- Dirección REGISTRO DEL PROCESO DE INSTALACION Y CAPACITACIÓN SPIROTEL 4.- Teléfono 5.- Correo 6.- Número de Serie 7.- Hora Inicio: Hora Término: 8.- Nombre del Participante: Cargo Entrega de Material al Cliente SI NO Marcar con una X 10.- Comentarios de los Participantes: Por qué no? 11. Opinión del Representante de ITMS sobre la recepción del sistema y el proceso de capacitación Sr. (a) Representante ITMS PERU S.A. Sr. (a) Representante de la Institución Cargo: Firma: Firma 22