Qué buscar en una aplicación de Administración de las relaciones con los clientes (CRM) para pequeñas empresas

Transcripción

1 1 Qué buscar en una aplicación de Administración de las relaciones con los clientes (CRM) para pequeñas empresas

2 Excel te ha quedado chico. Usar el sistema de para realizar el seguimiento de tus clientes se ha vuelto agobiante. Y ahora qué? Esto es lo que debes buscar en una aplicación de CRM para llevar tu empresa al siguiente nivel. Todos los líderes de empresas pequeñas saben que cuando uno pone en marcha o dirige una organización con una fuerza laboral pequeña aunque decidida, aprende a ser creativo. Cada persona cumple muchas funciones, los presupuestos se estiran más allá de lo posible y las herramientas se utilizan para todos los fines imaginables y hasta para algunos inimaginables. Esto es más evidente cuando se trata de realizar el seguimiento de la información y las interacciones con los clientes. La mayoría de las empresas pequeñas emprenden esta tarea utilizando el y Microsoft Excel, hasta que se dan cuenta de que las soluciones que alguna vez les parecieron suficientemente buenas, hacen que sus empleados sean menos eficientes, crean registros dispersos e incompletos, entorpecen los esfuerzos de marketing y venta, y hasta ponen en peligro la experiencia de los clientes. Ese es el momento en que se dan cuenta de que necesitan un sistema de administración de las relaciones con los clientes (CRM). En el pasado, los CRM requerían una enorme inversión en software que solo podían afrontar las organizaciones más grandes. Las interfaces de usuario y las integraciones personalizadas eran complejas y requerían semanas de capacitación y personal de TI interno con dedicación exclusiva. En la actualidad, hay muchísimas aplicaciones creadas específicamente para las pequeñas empresas que, aunque son sencillas y económicas, no disminuyen la eficacia que estas organizaciones necesitan. La explosión de aplicaciones de CRM es una buena noticia para las empresas pequeñas, pero plantea un nuevo desafío: cómo se puede determinar cuál es la aplicación más adecuada para una organización? Cuatro consideraciones clave En una encuesta* realizada a más de 1200 usuarios de CRM en pequeñas empresas, se les pidió a los encuestados que nombraran los beneficios más importantes que les brinda su sistema de CRM. Las respuestas nos dan cierta perspectiva de lo que es más importante para las empresas pequeñas y ofrece pistas para evaluar las aplicaciones de CRM. 1. Mejora la comunicación con el cliente 2. Ofrece una visión global de mi empresa 3. Mejora el servicio que presto a mis clientes 4. Ofrece información y conocimientos sobre la canalización de ventas 5. Mejora las ventas 6. Realiza el seguimiento de las tareas y las administra 7. Mejora la comunicación interna 8. Mejora la organización interna 9. Mejora la colaboración interna y externa 10. Ahorra tiempo y eficiencia * Fuente: Encuesta a clientes de Insightly, noviembre de 2012 (1200 encuestados) Los cuatro beneficios más importantes para los encuestados fueron: la comunicación más eficaz con los clientes, la mejor visión de la empresa, el mejor servicio al cliente y la claridad en la información de la canalización de ventas. Pero cómo se puede determinar la eficacia de cada aplicación de CRM para lograr esas metas? Para ayudarte a evaluar tus opciones, examinaremos los cuatro principales beneficios y analizaremos algunas funciones y capacidades que los hacen realidad Insightly. Todos los derechos reservados. Insightly, el logotipo de Insightly, Love Your CRM son marcas a sus respectivos propietarios.

3 1 Comunicación más eficaz con los clientes En qué consiste una comunicación eficaz con los clientes? Tu comunicación es eficaz cuando las interacciones son oportunas y ágiles, y quedan registradas. La función más importante en cualquier sistema de CRM es la de permitir una comunicación más eficaz con los clientes. Si no lo hace bien, no hará ninguna otra cosa bien. Una aplicación de CRM debería permitirte interactuar con más eficiencia, compartir información de manera segura con todas las personas de la organización que la necesiten y dejar a tus clientes con la impresión de que eres organizado, estás atento y te centras en ellos. Busca una aplicación que pueda realizar el seguimiento de todas las comunicaciones con cada cliente y que ofrezca un historial completo de las actividades, s, tareas, notas, eventos, interacciones sociales, eventos de calendario y cualquier archivo que se haya enviado al cliente. Si puedes hacer el seguimiento de toda esta información y administrarla en un solo lugar, tus comunicaciones mejorarán al instante. 2 Una mejor visión global de la empresa Un sistema de CRM no debería limitarse al seguimiento de las comunicaciones. Las aplicaciones que cuentan con las funciones adecuadas también proporcionan una valiosa macrovisión de toda la empresa. Administración de proyectos. En muchos casos, si tienes una empresa de servicios, el cierre de la venta no es el final de tu trabajo con los clientes; es apenas el comienzo, porque ahora tienes que cumplir tu compromiso. Si la venta incluye algún servicio que requiere seguimiento o administración, un sistema de CRM con administración de proyectos integrada lo hará posible. Muchas aplicaciones de CRM no incluyen funciones de administración de proyectos. Pero las que sí las incluyen, pueden proporcionarte una visión holística del ciclo de vida de las ventas y los servicios, y te ayudarán a estar al día con tu compromiso. Vínculos. En muchos casos, necesitarás crear relaciones directas entre diferentes elementos, como contactos, mensajes de , organizaciones, eventos o proyectos. Muchos sistemas de CRM ofrecen capacidades limitadas para asociar elementos diferentes. Pero en la vida real, las relaciones a menudo son complejas e intrincadas y, en ocasiones, no admiten las relaciones uno a uno. Busca un sistema que te permita crear relaciones con vínculos jerárquicos que propicien el seguimiento de todas las relaciones importantes para tu empresa. Panel. Un panel flexible te permitirá realizar el seguimiento de las actividades por usuarios, grupos, hitos de los proyectos, eventos, tareas y notas. Deberías ser capaz de revisar rápidamente las tareas asignadas a ti y a otros usuarios, y realizar el seguimiento de tus propios compromisos y los de tu equipo. Acceso móvil. Los empleados no siempre están frente a sus computadoras cuando necesitan acceder a un dato o registrarlo. En particular, los equipos de ventas necesitan acceder a los registros de los clientes desde cualquier lugar. Asegúrate de que tu sistema de CRM admita el acceso móvil y permita que los usuarios accedan a los datos desde las principales plataformas de dispositivos de manera segura, protegida y privada. Integración con otras aplicaciones. La mayoría de las pequeñas empresas aprovechan las aplicaciones gratuitas y económicas creadas para ellas, como Evernote, Google Apps, Gmail, MailChimp, Zapier. A su vez, las redes sociales se han convertido en una herramienta de comunicación esencial. Debes asegurarte de que tu aplicación de CRM pueda integrarse con todas estas herramientas y con muchas más ( , automatización del marketing, calendarios y ventas) para poder automatizar el intercambio de información entre todos los sistemas. Si no es así, asegúrate de que tenga una interfaz de programación de aplicaciones (API) que te permita crear las integraciones con las aplicaciones externas. Sin embargo, ten presente que la mayoría de las empresas pequeñas prefieren claramente las integraciones listas para usar, porque las integraciones personalizadas requieren conocimientos de desarrollo que la mayoría de las organizaciones pequeñas no tienen. Personalización. Para aprovechar al máximo tu CRM, necesitas adaptarlo a tus necesidades. Asegúrate de que te permita crear campos y filtros personalizados para poder clasificar y encontrar la información fácilmente Insightly. Todos los derechos reservados. Insightly, el logotipo de Insightly, Love Your CRM son marcas a sus respectivos propietarios.

4 3 Mejor servicio al cliente Cuando guardas toda la información sobre tus clientes en un solo lugar al que puedes acceder desde cualquier parte, todos pueden encontrar la información que necesitan ( s de los clientes, notas específicas, archivos importantes y capturas de pantalla) en instantes. También debes buscar una aplicación que te permita etiquetar eventos, s y notas específicas con palabras clave para agilizar las búsquedas o, como ya se mencionó, crear campos y filtros personalizados. Otra función esencial es la de seguir a las organizaciones o los contactos, y recibir automáticamente s con notificaciones sobre cualquier cuestión importante del cliente que necesites supervisar más de cerca. 4 Más claridad en la información de la canalización de ventas Tal vez tu compañía ya cuente con una canalización de ventas para el seguimiento del proceso de ventas. Sin embargo, esa canalización debe estar dentro del sistema de CRM para que todas las personas de la organización sepan cuál es el siguiente paso para una cuenta determinada. Muchos sistemas de CRM te permiten realizar el seguimiento de los pasos de la canalización, pero no son sencillos ni fáciles de usar. Así que busca una aplicación que te permita personalizar rápida y fácilmente los pasos de la canalización asociados a cualquier oportunidad y automatizar el proceso de un flujo de trabajo utilizando varias series de sets de actividades, tareas, listas de tareas pendientes e hitos. Además, asegúrate de que sea posible acceder a los informes de venta y de canalización. El primer paso para el éxito de un CRM Insightly se ha diseñado para ayudar concretamente a las empresas pequeñas a comprender mejor cada detalle de sus clientes, a comunicarse con más eficacia, a colaborar más y a integrarse perfectamente con muchas otras herramientas que las empresas pequeñas ya utilizan. Cuenta con una interfaz de usuario clara e intuitiva, de manera que los usuarios pueden comenzar a usarla rápidamente. Insightly incluye todas las funciones importantes que las empresas pequeñas necesitan para ser más eficientes y muchas más: administración de contactos y tareas, uso compartido de archivos, permisos sencillos para configurar los niveles de acceso, integración con redes sociales, y campos y filtros personalizados. Además, ofrece cuentas básicas gratuitas y planes premium a tan solo $84/usuario/año ($7/usuario/mes). Esa es la razón por la cual más de medio millón de usuarios de empresas pequeñas confían en Insightly para contar con toda la eficacia de los sistemas de CRM más sólidos del mercado, de manera elegante, flexible y económica. En marzo de 2013, Insightly contrató a TechValidate, una firma de análisis independiente. TechValidate realizó una encuesta entre los clientes de Insightly y obtuvo los siguientes resultados: Rentabilidad sobre la inversión Insightly mejora la productividad Dirige tu empresa con más eficiencia 67 % de los clientes encuestados recuperaron su inversión en Insightly en un lapso de 1 a 3 meses, o menos. Fuente: Encuesta a 353 usuarios de Insightly 41 % de los clientes encuestados mejoraron la productividad o la organización con Insightly. Fuente: Encuesta a 1323 usuarios de Insightly 45 % de los clientes encuestados pudieron dirigir sus empresas con más eficacia gracias a Insightly. Fuente: Encuesta a 1323 usuarios de Insightly Insightly. Todos los derechos reservados. Insightly, el logotipo de Insightly, Love Your CRM son marcas a sus respectivos propietarios.

5 Insightly ayuda a las pequeñas empresas a crecer Por qué elegiste Insightly? Fuente: Encuesta a 1328 usuarios de Insightly 54% 63% 18% 34% 41% 29% 9% 10% Reducir costos Mejorar la organización Mejorar la visión de mi canalización de ventas Administrar los contactos con más eficiencia Gestionar las tareas cotidianas Respaldar el crecimiento de la empresa Ser más competitivo Otras razones Investigado por: Para ver más resultados, visita TechValidate: Encontrar el sistema de CRM adecuado puede cambiarte la vida y hacer que te preguntes cómo alguna vez pudiste arreglártelas sin él. Puede abrirte nuevas puertas al liberar al personal de tareas tediosas como buscar datos dispares y descubrir oportunidades de venta que permanecían ocultas con los métodos de trabajo anteriores. Pero por sobre todas las cosas, puede ayudarte a llevar tu empresa pequeña al siguiente nivel para que esté un poco más cerca del objetivo que procuras alcanzar Insightly. Todos los derechos reservados. Insightly, el logotipo de Insightly, Love Your CRM son marcas a sus respectivos propietarios.

6 Empresas pequeñas de todo el mundo confían en Insightly para contar con toda la eficacia de los sistemas de CRM más sólidos del mercado, de manera elegante, flexible y económica. Visítanos Para ver otros casos de estudios, funciones y precios, visita Regístrate hoy para obtener una cuenta gratuita y ver cómo un CRM puede revolucionar tu empresa. insightly.com twitter.com/insightlyapp facebook.com/insightly plus.google.com @insightly.com 2014 Insightly. Todos los derechos reservados. Insightly, el logotipo de Insightly, Love Your CRM son marcas registradas de Insightly en Estados Unidos y/o en otros países. Todas las demás marcas registradas pertenecen a sus respectivos propietarios.