TECNOLOGÍA PROFESIONAL EN COSTOS Y PRESUPUESTOS ASIGNATURA: CONTABILIDAD FINANCIERA BÁSICA

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1 TECNOLOGÍA PROFESIONAL EN COSTOS Y PRESUPUESTOS ASIGNATURA: CONTABILIDAD FINANCIERA BÁSICA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Este material es propiedad de la Corporación Universitaria Remington (CUR), para los estudiantes de la CUR en todo el país. 2011

2 Pág.1 CRÉDITOS El módulo de estudio de la asignatura es propiedad de la Corporación Universitaria Remington. Las imágenes fueron tomadas de diferentes fuentes que se relacionan en los derechos de autor y las citas se relacionan en la bibliografía. El contenido del módulo está protegido por las leyes de derechos de autor que rigen al país. Este material tiene fines educativos y no puede usarse con propósitos económicos o comerciales. AUTOR Diego Fernando Restrepo Duque Nota: el autor certificó (de manera verbal o escrita) No haber incurrido en fraude científico, plagio o vicios de autoría; en caso contrario eximió de toda responsabilidad a la Corporación Universitaria Remington, y se declaró como el único responsable. ESCUELA ESCUELA DE CIENCIAS EMPRESARIALES PROGRAMA TECNOLOGÍA PROFESIONAL EN COSTOS Y PRESUPUESTOS GRUPO DE APOYO Personal de la Unidad de Medios y Mediaciones EDICIÓN Y MONTAJE Unidad de Medios y Mediaciones Primera versión. Febrero de 2011.

3 Pág.2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN JUSTIFICACIÓN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS REQUISITOS DE INGRESO COMPETENCIAS DE EGRESO FICHA TÉCNICA DEL MÓDULO MAPA DEL MÓDULO UNIDAD 1 LEGISLACIÓN COMERCIAL BÁSICA OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS PRUEBA INICIAL TEMAS Conceptos de contabilidad La persona natural y la persona jurídica Clasificación de las empresas Ejercicios PRUEBA FINAL Actividad final UNIDAD 2 CONCEPTOS CONTABLES OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS PRUEBA INICIAL TEMAS Transacción comercial La cuenta Ecuación contable y partida doble

4 Pág Ejercicios PRUEBA FINAL Actividad final UNIDAD 3 CICLO CONTABLE OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS PRUEBA INICIAL TEMAS Libro diario y libro mayor Sistemas de contabilización de los inventarios Asientos de ajuste Balance de prueba Estado de resultado Asientos de cierre Balance General Ejercicios PRUEBA FINAL Actividad final BIBLIOGRAFÍA... 43

5 Pág.4 1. INTRODUCCIÓN Desde tiempos remotos el hombre ha necesitado registrar los acontecimientos porque su memoria no le basta para guardar toda la información con que se relaciona, además porque los registros suelen preceder a los individuos, y estos registros se convirtieron en uno de las principales formas de trasmitir conocimientos de generación en generación, dado que los registros se podían guardar en algunos de los casos. Otras formas de trasmitir conocimiento o sucesos; era la tradición oral, o el ejemplo, pero el registro es sin duda el principal medio para esta tarea, hasta el momento. A través de la historia los imperios han evolucionado las formas de comercio, y este cambio ha llevado de la mano a la contabilidad. Así como en la antigüedad, hoy las empresas tienen la necesidad de conocer su situación financiera, además en la actualidad es indispensable evaluar la contribución o impacto social que su actividad económica representa para la comunidad, esto lo puede llevar a cabo mediante la administración o gestión de la información y la administración de los recursos financieros, y es la contabilidad el sistema de información llamado a cubrir este requisito. En el mundo empresarial y académico, el concepto de contabilidad tiene numerosas variantes, algunos autores la han definido como; un sistema de información, otros como; una técnica que produce sistemáticamente información cuantitativa, una herramienta que se utiliza en el control de la actividad económica, el lenguaje de los negocios, el arte de medir e interpretar una actividad económica, y podríamos continuar sucesivamente con gran cantidad de conceptos, por cuanto a medida que transcurre el tiempo, las personas cambian y las percepciones y conceptos cambian con ellas, y la contabilidad no es la excepción. Esta forma en que es abordada la contabilidad en el mundo académico puede dar una idea de la importancia que debe tener para el estudiante que se inicia en el aprendizaje y el ejercicio de la contabilidad y de la contaduría, este debe empoderarse de los componentes básicos para que pueda irse sumergiendo en los procesos de investigación que aporten al desarrollo de nuestra sociedad.

6 Pág.5 2. JUSTIFICACIÓN La contabilidad como sistema de información, tiene su razón de ser dado que; esta es la base para la planeación y el control del quehacer de las empresas, la base para la toma de decisiones empresariales, y servir como medio de información interna y externa para los diferentes usuarios de la misma. Pero también debe tenerse en cuenta como participe evidente de los procesos de investigación, formación, y transformación de nuestra sociedad.

7 Pág.6 3. OBJETIVO GENERAL Que el estudiante esté en capacidad de preparar los informes financieros; balance de prueba, estado de resultados y balance general.

8 Pág.7 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Conocer los conceptos básicos de la contabilidad Comprender la legislación comercial básica. Identificar el ciclo contable. Realizar asientos de libro diario. Desarrollar el libro mayor. Realizar asientos de cierre. Preparar el balance de prueba, el estado de resultados y el balance general.

9 Pág.8 5. REQUISITOS DE INGRESO Es aceptado en alguno de los programas del departamento de contaduría de la Corporación Universitaria Remington.

10 Pág.9 6. COMPETENCIAS DE EGRESO Conoce los conceptos básicos de la contabilidad Comprende la legislación comercial básica. Identifica el ciclo contable. Realiza asientos de libro diario. Desarrolla el libro mayor. Realiza asientos de cierre. Prepara el balance de prueba, el estado de resultados y el balance general.

11 Contable Contaduría Pública Corporación Universitaria Remington Educación a Distancia Pág FICHA TÉCNICA DEL MÓDULO Área Nivel de Formación Objetivos Global Específica General Específicos Indicadores Metodológicos Propósito de Formación Competencias a Desarrollar Uso del Conocimiento Uso de Procedimientos X Perceptual X Explorar X Explorar X Describir X Describir X Aprehensivo X Comparar X Comparar X Analizar X Analizar X Comprensivo X Explicar X Explicar Predecir Predecir X Proponer X Proponer X Integrativo Modificar Modificar X Fundamentación Conceptual X Fundamentación Procedimental X Aplicación en el Saber Específico X Interpretativas X Argumentativas X Propositivas X Capacidad para Representar X Confirmar X Confirmar Evaluar Evaluar Capacidad para Reconocer Equivalencias Capacidad para Recordar Objetos y sus propiedades Habilidad y Destreza para Usar Equipos X Habilidad y Destreza para Usar Procedimientos de Rutina X Habilidad y Destreza para Usar Procedimientos Complejos

12 Pág MAPA DEL MÓDULO CONTABILIDAD FINANCIERA BÁSICA PROPÓSITO GENERAL DEL MÓDULO Al finalizar el modulo el estudiante tendrá la capacidad técnica necesaria para comprender el ciclo de contable, analizar e interpretar la información contable bajo la normatividad colombiana. OBJETIVO GENERAL Comprender el ciclo contable en las empresas y aplicar los principios contables en la elaboración de los estados financieros básicos, estado de resultados y balance general. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Comprender los principios básicos del derecho comercial colombiano. Conocer los conceptos básicos de la contabilidad. Aprehender los conceptos básicos contables. Comprender la dinámica del ciclo contable. UNIDAD 1 Habilidad en distinguir los conceptos de contabilidad que se presentan hoy en el mundo académico y empresarial a nivel global, así mismo; dominio de la legislación comercial básica colombiana. UNIDAD 2 Habilidad en diferenciar los diferentes conceptos contables, tales como cuenta, código, transacción, registro, partida doble y ecuación contable. UNIDAD 3 Destreza al interpretar la ecuación contable y la partida doble en desde el registro de las transacciones hasta la preparación y presentación de los estados financieros básicos; balance de prueba, estado de resultados y el balance general.

13 Pág UNIDAD 1 LEGISLACIÓN COMERCIAL BÁSICA 9.1. OBJETIVO GENERAL Conocer los conceptos básicos de legislación comercial básica colombiana, y conocer los conceptos más trabajados sobre contabilidad OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diferenciar entre personas naturales y jurídicas. Diferenciar las principales transacciones comerciales y los documentos que las soportan. Conocer las principales formas de clasificación de las empresas, según la legislación colombiana.

14 Pág PRUEBA INICIAL a. Qué entiende por contabilidad? b. Qué diferencias conoce entre una persona natural y una persona jurídica? c. Cómo podrían clasificarse las empresas?

15 Pág TEMAS Conceptos de contabilidad En el mundo empresarial y académico, el concepto de contabilidad tiene numerosas variantes, esta forma en que es abordada la contabilidad en estos ámbitos, da una idea de la importancia que debe tener para el estudiante que se inicia en el aprendizaje, la práctica de la misma. La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. (Art. 1, D. 2649/93). La anterior definición es la que se encuentra en el decreto 2649 de 1993 la cual hace referencia a la información no solo financiera de los entes económicos, sino de todas las operaciones históricas de las empresas, es esto lo que nos permite hablar de temas como la contabilidad social o la contabilidad ambiental, tomando la empresa como parte de un sistema social en el que se conjugan el capital, el medio, la naturaleza, el bienestar y el gobierno con el hombre. La contabilidad social pretende registrar la información del efecto que tiene cada uno de sus elementos en su entorno, y qué relación tienen con la productividad, el patrimonio, y su entorno natural y social. La contabilidad social tiene en cuenta aspectos tales como: el impacto social de la empresa, la huella ecológica, el impacto que tiene la empresa en el medio ambiente, el bienestar y la forma de vida de los trabajadores, sus familias y la comunidad circundante al ente económico, la importancia que el ente económico presta a: la investigación y el desarrollo, a la inversión social, la cultura, la educación, el conocimiento. Las técnicas de medición de estas variables se encuentran en desarrollo, es un tema de constante investigación y desarrollo, dado que la técnica contable y económica inicialmente solo se preocupaba por medir lo financiero, eran técnicas lineales que no tenían en cuenta las personas ni el entorno que se relacionaba con la empresa. Las corrientes que se trabajan hoy en la contabilidad social son: la contabilidad del talento humano, el balance social, los costos ambientales, el capital intelectual y contabilidad del conocimiento.

16 Pág.15 La contabilidad financiera; es el proceso destinado a la elaboración, presentación y el análisis de la información financiera de la empresa, para ser utilizada por diferentes agentes como: los dueños de la empresa, sus administradores, los trabajadores, las cámaras de comercio, el gobierno, los clientes, los proveedores, y el público en general, lo que la convierte en una disciplina de interés público y no solo en una herramienta de carácter financiero, tomando como base datos históricos financieros que se presentan en el ciclo económico y acatando los principios generales de contabilidad. El actual marco conceptual de la contabilidad en Colombia ha sido establecido mediante el decreto reglamentario 2649 de 1993, el cual constituye una regulación integral de los principios de contabilidad generalmente aceptados, definidos en concordancia con la Ley 43 de 1990, pero en la actualidad vivimos en Colombia tiempos de cambio en cuanto a la contabilidad financiera, pues fue aprobada en julio de 2009, la ley 1314, la cual es denominada ley de convergencia en materia contable, mediante la cual se regularán los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información en Colombia, con miras al registro, preparación y presentación de la información contable financiera, de acuerdo a las normas internacionales de contabilidad. Por ahora se debe aplicar normas básicas y normas técnicas persiguiendo que la información contable goce de los atributos que le son propios como: comprensibilidad, pertinencia, confiabilidad y comparabilidad, algunas normas posteriores como la leyes 190 y 222 de 1995 modificaron y complementaron algunos conceptos relacionadas con la preparación y presentación de los estados financieros. Los estados financieros cuya responsabilidad en su preparación y presentación corresponde al representante legal de la empresa, reflejan a una fecha de corte, fin de año del ejercicio contable, toda la información económica de la empresa, a través de los estados financieros básicos; balance general, estado de resultados, estado de cambios en la situación financiera, estado de cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo, los cuales son preparados para usuarios internos y externos, y los estados financieros de propósito especial; balance inicial, estados financieros extraordinarios, estados de liquidación, estados financieros que se presentan a las autoridades, estados de mercancías fabricadas y vendidas, balances de comprobación, estados financieros de periodos intermedios, estados de inventario entre otros que son preparados para usuarios específicos. Fuente: Decreto reglamentario 2649 de GARCÍA COLÍN, Juan. Contabilidad de Costos. Usuarios de la información financiera. LOAIZA BETANCUR, Edilgardo. Contabilidad de costos bajo la normatividad colombiana.

17 Pág La persona natural y la persona jurídica Desde el punto de vista jurídico las personas naturales y las empresas (personas jurídicas), son personas que obtienen derechos y contraen obligaciones independientes las unas de las otras. En Colombia las personas se clasifican en personas naturales y personas jurídicas y sociedades de hecho, siendo las primeras los seres humanos, y las segundas las sociedades comerciales legalmente constituidas y las terceras se constituyen con un contrato que se perfecciona solo con el consentimiento de las partes (contrato verbal). La empresa es un conjunto de bienes, conocido como unidad económica, con el objeto de realizar actividades organizadas tendientes a la producción o comercialización de bienes y servicios con el propósito de obtener utilidades. Para desarrollar su objeto social, la empresa adquiere activos fijos acordes a la actividad a desempeñar, entre estos activos se pueden enumerar: terrenos, edificios, equipos de cómputo y comunicación, muebles y enceres, maquinaria, vehículos y equipos. Además debe adoptar una forma jurídica que le permita adquirir derechos y contraer obligaciones oponibles ante terceros. Para lograr su razón financiera la empresa puede asumir varias estrategias alcanzar sus objetivos de venta tales como entrega de mercancía en consignación, apertura de sucursales en otras ciudades, creación de conglomerados económicos, adquisición directa o indirecta del capital social de otras empresas, entre otras formas Clasificación de las empresas Las sociedades comerciales (empresas) se pueden clasificar de varias formas, entre ellas tenemos: según su actividad económica, según su tamaño, según su forma jurídica, según la participación en el patrimonio, según el ánimo de lucro. Según su actividad económica, las empresas pueden clasificarse en: Empresas prestadoras de servicios: Son aquellas que su razón social es la venta de bienes intangibles (servicios), capacidad profesional o técnica. Aquellas empresas que son netamente de servicios no poseen inventarios de mercancías, ni de materias primas, entre estas empresas podemos encontrar empresas cuya razón social es prestar el servicio de; transporte, seguros, arrendamiento, aseo, seguridad, vigilancia, préstamos, publicidad, entre otras. Empresas comerciales: su razón de ser es comercializar productos (bienes tangibles) que otra empresa ha elaborado, lo único que le modifican a la mercancía que adquieren, en algunas ocasiones es el empaque o presentación de las mismas, algunas empresas contratan a empresas industriales para que produzcan su marca, un ejemplo de ello son las grandes cadenas comerciales

18 Pág.17 que venden artículos con su propia marca pero en todo caso la empresa comercial no fabrica ninguno de los productos que vende. La característica de estas empresas con respecto a los inventarios es que solo manejan la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa. En esta clasificación podemos encontrar empresas cuya razón social es la venta de; vehículos, combustibles, lubricantes, materias primas, animales, abarrotes, entre otros. Empresas industriales, productoras o manufactureras: Son aquellas que adquieren materias primas para pasarlas por un proceso de transformación y luego vender un producto totalmente diferente al inicialmente comprado. Estas empresas presentan en sus balances cuentas como: inventario de materias primas, inventarios de productos en proceso, inventarios de productos terminados, inventarios de materiales repuestos y accesorios. Empresas extractivas: se dedican a la extracción de minerales del mar y de la tierra, ejemplos de estas son las petroleras, las auríferas, las salinas, carboníferas, etc. Empresas agropecuarias: su razón social es la cría de animales y el cultivo de la tierra, entre ellas encontramos las empresas ganaderas, pecuarias, avícola, piscícolas, madereras, cultivo de lombrices, entre otras. Según su tamaño, las empresas se pueden clasificar de las siguientes formas: Grandes: son aquellas que emplean a más de doscientos trabajadores, tienen grandes patrimonios y grandes volúmenes de ventas. Medianas: Emplean entre cincuenta y doscientos trabajadores y su patrimonio y volúmenes de ventas son considerables. Empresas pequeñas: su número de trabajadores es entre veinte y cincuenta Empresas micro: su número de trabajadores es entre diez y veinte. Famiempresas: su número de trabajadores en inferior a 10, en ellas la familia generalmente son los propulsores del negocio, siendo una unidad productiva. Según su forma jurídica, pueden clasificarse de la siguiente forma: Sociedades de personas: Colectivas: Son sociedades donde lo fundamental son los socios y el vínculo de confianza que existe entre ellos.

19 Pág.18 En comandita simple: Tiene dos tipos de socios; los gestores los cuales administran la sociedad, y los comanditarios que son los que realizan los aportes de capital. La responsabilidad de los primeros es ilimitada, es decir, que de ser necesario responden con su propio patrimonio, y los segundos responden hasta por el monto de sus aportes. Sociedades de capital: Sociedades anónimas: Se conforman con mínimo cinco accionistas y no tiene tope máximo de accionistas, su capital se divide en acciones y los accionistas responden hasta por el monto de sus aportes. En Colombia las sociedades anónimas deben contratar revisor fiscal. Sociedades en comandita por acciones: Como en las en comandita simple, tiene socios gestores y comanditarios pero su capital se divide en acciones, se constituyen con mínimo un socio gestor y mínimo socios comanditarios y su capital se divide en acciones. Sociedades de acciones simplificadas: Se crean mediante documento privado y son de naturaleza netamente comercial. Según la participación en el patrimonio: De esta forma las empresas se pueden clasificar en; empresas públicas; el capital pertenece al estado. Privadas; el capital pertenece a inversionistas privados y su fin es netamente lucrativo, y de economía mixta; cuando su capital en parte pertenece a inversionistas privados y en parte al estado, y desarrollan actividades industriales o comerciales Ejercicios a. Busque en diferentes revistas de contabilidad de las universidades nacionales conceptos sobre contabilidad. b. Profundice en el tema de clasificación de las personas a nivel jurídico, consultando para ello el código de comercio, el código civil, la constitución política de Colombia y el estatuto tributario y realice un cuadro comparativo con los conceptos encontrados. c. Realice un mapa conceptual sobre las diferentes formas de clasificación de las empresas.

20 Pág PRUEBA FINAL 1. Escriba una definición de contabilidad, de acuerdo al concepto comprendido en el estudio del primer tema. 2. Qué diferencias básicas hay entre personas naturales y personas jurídicas? 3. Escriba por lo menos tres ejemplos de empresas colombianas por cada una de las formas de clasificación, de acuerdo a la actividad que desempeñan Actividad final Publique una estrada tipo ensayo a su Blog personal, si no posee blog personal, debe crearlo en Internet, donde exprese las lecciones que le dejó la unidad 1

21 Pág UNIDAD 2 CONCEPTOS CONTABLES 10.1.OBJETIVO GENERAL Adquirir los conceptos de transacción comercial, documento soporte, código contable, cuenta, ecuación contable, partida doble y registro contable OBJETIVOS ESPECÍFICOS Adquirir los conceptos de código, cuenta, transacción comercial, documento soporte. Conocer el decreto 2650 de 1993, y aprender a consultarlo. Aprender el significado de cuenta, su naturaleza y sus dinámicas. Adquirir la noción de la ecuación contable. Conocer el concepto de la partida doble y del registro contable.

22 Pág PRUEBA INICIAL 1. Qué entiende por transacción comercial? 2. Qué entiende por cuenta? 3. Qué entiende por código contable y transacción comercial? 4. Qué concepto tiene documento soporte?

23 Pág TEMAS Transacción comercial Una transacción es un acontecimiento comercial que se puede que es medible en unidades monetarias y está soportada en un documento, lo que le permite ser registrada en los libros contables, la importancia de su concepto radica en que estas son la materia prima de la contabilidad. La contabilidad utiliza como base las transacciones económicas de la empresa, una transacción es un acontecimiento comercial que puede registrarse en los libros de contabilidad. Entre las transacciones más comunes encontramos las siguientes; compras, ventas, consignaciones, pagos de nómina, recaudos de cartera, gastos, distribución de utilidades, pago de impuestos, adquisición de activos fijos, ingresos recibidos por anticipado, anticipos, préstamos, entre otros. Estas transacciones deben estar soportadas en documentos como facturas de compra, facturas de venta, recibos de caja, cheques, nota de débito y de crédito, volantes de consignaciones, remisiones, órdenes de compra, etc., que luego serán registradas en los libros de contabilidad en forma cronológica, siguiendo el proceso contable hasta la elaboración de los estados financieros para su posterior interpretación y análisis. Se inicia el proceso con el registro en el libro diario en orden de tiempo en el libro diario, que hoy en día está soportado en la mayoría de las empresas en programas computacionales de contabilidad, en los más sencillos, se registran documento por documento; los códigos de las cuentas, los cuales tienen asociados los nombres de las mismas, estos programas permiten además digitar el concepto de la transacción, el NIT del tercero que está asociado con la transacción, la naturaleza del registro en cada cuenta, el tipo de comprobante en que se registra la transacción, la fecha en que se realiza la misma, entre otros datos que dependen del nivel de detalle que requiere cada empresa, esta información es importante dado que de su buen registro depende utilidad de la información que ella arroje. En otras empresas cuyos programas de contabilidad son mucho más avanzados, como los que se presentan en las grandes cadenas de comercio, poseen sistemas de información administrativos que les permiten registrar la mayoría de las transacciones desde su origen, es decir; registrar una venta desde la caja registradora, una compra desde el almacén que recibe las mercancías, la nómina desde el departamento de

24 Pág.23 personal o recurso humano y así con la mayoría de las transacciones que se presentan en la empresa. La mayorización de las cuentas o hallar los saldos de las mismas, es un proceso en el cual se organizan todos los movimientos que se registraron en cada código contable, para definir el saldo de cada cuenta, el cual será presentado en los informes financieros, esté proceso es automático en los programas de contabilidad computacionales. La información de saldos de todas las cuentas que le son propias a cada empresa es organizada según su clase y su naturaleza en un estado de propósito especial, llamado balance de prueba o balance de comprobación, el cual nos permite tomar la información para la preparación del estado de resultados y el balance general. Aunque hemos mencionado que los programas computacionales de contabilidad realizan automáticamente todos los cálculos para la preparación de los estados financieros, balance de prueba, estado de resultados, y balance general, el estudiante de contabilidad financiera básica, debe adquirir y dominar las técnicas manuales de preparación de dichos informes, las cuales son objeto de estudio de esta unidad La cuenta La cuenta es el nombre que se utiliza para clasificar las transacciones comerciales, ellas nos permiten clasificar, registrar y resumir las transacciones de acuerdo a su naturaleza, y a la vez son el insumo indispensable para la preparación de los informes financieros. La cuenta es una herramienta de representación de los elementos que constituyen el patrimonio de las empresas, es el nombre que se utiliza para clasificar y registrar las transacciones comerciales, para su posterior utilización en la preparación de los estados financieros. El plan de cuentas Las cuentas que se deben manejar en contabilidad están relacionadas con códigos numéricos, así las cuentas y sus respectivos códigos están representados como aparece a continuación: Clase : el primer dígito Grupo : los dos primeros dígitos Cuenta : los cuatro primeros dígitos Subcuenta : los seis primeros dígitos Las clases de cuentas que identifican el primer dígito son:

25 Pág.24 Clase 1: Clase 2: Clase 3: Clase 4: Activos: Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, planta y equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones. Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con excepción de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las amortizaciones acumuladas, que serán deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de cuentas (D.R. 2649/93). Pasivo: Comprende el valor de las obligaciones contraídas por el ente económico mediante la obtención de recursos provenientes de establecimientos de crédito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del país o del exterior, también incluye los compromisos de recompra de inversiones y cartera negociada. Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Comprende las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, gravámenes y tasas, las obligaciones laborales, los diferidos, otros pasivos, los pasivos estimados, provisiones, los bonos y papeles comerciales. Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito. Los pasivos expresados en moneda extranjera el último día del mes o año, se ajustarán con base en la tasa de cambio representativa del mercado a esa fecha, registrando tal ajuste como un mayor valor del pasivo con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse (D.R. 2649/93). Patrimonio: Se registran en ella, los derechos que los dueños de la empresa poseen sobre la misma. Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Comprende los aportes de los accionistas, socios o propietarios, el superávit de capital, las reservas, la revalorización del patrimonio, los dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés social, los resultados del ejercicio, resultado de ejercicios anteriores y el superávit por valorizaciones. (D.R. 2649/93). Ingresos: Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado.

26 Pág.25 Clase 5: Clase 6: Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al grupo 59 -ganancias y pérdidas-. Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión, tasa de cambio o UPAC (hoy UVR) aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera. Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales. (D.R. 2649/93). Gastos: son todos los desembolsos adicionales a la compra de materias primas, la adquisición de activos fijos, el pago de obligaciones o el pago de gastos de forma anticipada, que son necesarios para el normal funcionamiento de la empresa. Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al grupo 59 -ganancias y pérdidas-. Los gastos se registrarán en moneda nacional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidos en moneda funcional utilizando la tasa de conversión (tasa de cambio UPAC) (hoy UVR) aplicable en la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera aplicable en la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera. Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales. Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales. (D.R. 2649/93). Costos de ventas: se trasladan a esta cuenta el valor de las mercancías o productos terminados, solo en el momento en que son vendidos y al valor que fueron adquiridos o elaborados. Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado. Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de ventas se cancelarán con cargo a la cuenta ganancias y pérdidas-.(d.r. 2649/93).

27 Pág.26 Clase 7: Clase 8: Costos de producción: Representan el valor de elaboración o producción de los bienes que son transformados en las empresas industriales, y que al final de cada mes son trasladados a los costos de los productos en proceso. Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Comprende los siguientes grupos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y contratos de servicios. Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza débito, los cuales al final izar el período (mes), deberán cancelarse contra las cuentas del grupo 14 -inventarios-, tanto en proceso como en producto terminado, según sea el caso, para aquel los entes que utilizan como método de contabilización el sistema de inventario permanente. El ente económico que utilice el sistema de inventario periódico, registrará en esta clase el valor de la mano de obra directa (grupo 72), los costos indirectos sin incluir los materiales indirectos (grupo 73) y los costos en contratos de servicios (grupo 74), los cuales al final del ejercicio se cancelarán contra las cuentas de inventarios (grupo 14) y/o costo de ventas o de prestación de servicios (grupo 61). También se registran en esta clase, para efectos de control, los costos correspondientes a las otras ventas registradas en la cuenta (D.R. 2649/93). Cuentas de orden deudoras: representan las posibles eventualidades que se pueden presentar, generando derechos que afecten la estructura financiera de la empresa. Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquel las cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias. (D.R. 2649/93). Clase 9: Cuentas de orden acreedoras: representan las posibles eventualidades que se pueden presentar, generando obligaciones que afecten la estructura financiera de la empresa. Agrupa las cuentas que registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan l legar a afectar la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquel las cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o control de futuras situaciones financieras,

28 Pág.27 así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias. (D.R. 2649/93). Las clases 1, 2 y 3 representan cuentas de balance, pues con ellas se elabora el balance general; las clases 4, 5, 6, representan las cuentas de resultados, pues con ellas se elabora el estado de resultados, la clase 7 representa cuentas de producción, estas cuentas son de carácter temporal pues comienzan a acumular saldos el primero de cada mes y al final del mismo su saldo es trasladado a la cuenta; inventario de productos en proceso. Las clases 8 y 9 detallan las Cuentas de Orden. Las clases 1, 5, 6, 7, 8, representan cuentas de naturaleza débito, las clases 2, 3, 4, 9, representan cuentas de naturaleza crédito Ecuación contable y partida doble. La contabilidad usa como metodología para el registro de sus cuentas en los diferentes libros, la partida doble, que consiste básicamente en que toda operación económica, afecta como mínimo; dos veces los componentes de un balance, es decir que afecta como mínimo dos cuentas del balance, una en el débito y otra en el crédito. La partida doble es la forma en que actualmente se registran las operaciones comerciales de los entes económicos, pero no siempre se utiliza la partida doble en todos los negocios, algunos comerciantes que no tienen la obligación de llevar contabilidad según las normas contables, registran la información de sus operaciones mercantiles por partida simple, lo que consiste en el registro de la transacción que se desea reflejar con un único apunte, pues su control se basa en las entradas y salidas de dinero, la diferencia que se obtiene es el saldo que deben de tener en efectivo. La partida doble es la forma de registrar las transacciones comerciales, considerando que todo hecho económico tiene una contrapartida de igual valor pero de naturaleza contraria, es decir toda compra es a su vez una venta, si alguien compra es porque alguien le está vendiendo, en una compra de contado habrá entonces un ingreso de mercancía por un valor determinado y una salida de dinero por el mismo valor, al igual en la misma venta de contado, habrá una salida de mercancía y una entrada de dinero por el mismo valor. Cada hecho económico tiene entonces como resultado mínimo dos acciones, las cuales son el sustento del registro por partida doble, es decir: quien recibe debe entregar, o debe a quien entrega, esto explica también una transacción interna de la empresa como por ejemplo una consignación bancaria, quien recibe es la cuenta de bancos y quien entrega es la cuenta de caja, cumpliéndose el balance, el cual es propiedad de la partida doble.

29 Pág.28 Como ya se había dicho, la partida doble la partida doble registra cada transacción moviendo mínimo dos cuentas una en el débito y otra en el crédito, el concepto que generalmente se tiene de débito y crédito es errado, pues se presume que débito significa una entrada y crédito una salida, o que débito es positivo y crédito es negativo, pero desde el punto de vista matemático, esto no es del todo acertado, pues solo es así para las cuentas de naturaleza débito. Como estudiamos en el tema anterior, las cuentas de naturaleza débito son las que se codifican con los números; 1, 5, 6,7 y 8, es decir los activos, gastos, costos de venta, costos de producción y cuentas de orden deudoras respectivamente, para estas cuentas si aplica el anterior concepto; débito representa una entrada y crédito una salida o débito una valor positivo y crédito un valor negativo, pero para las cuentas de naturaleza crédito, las cuales se codifican con los números; 2, 3, 4, 9, es decir los pasivos, el patrimonio, los ingresos y las cuentas de orden acreedoras respectivamente, el concepto es al contrario, un registro de estas cuentas en el crédito les representa una entrada o mayor valor, y en el débito les representa una salida, menor valor o valor negativo. No sobra decir que el registro contable financiero de las transacciones, se presenta posterior a la ocurrencia de la transacción, pues la contabilidad financiera es el registro de los hechos económicos. En muchas ocasiones, la contabilización de una transacción comercial implica el registro de mínimo dos cuentas, en ocasiones varias o muchas cuentas, como puede ser por ejemplo el pago de una nómina con muchos conceptos de devengado y de deducción y además con muchos trabajadores con casos diferentes. La partida doble se puede representar de la siguiente manera: Débitos Aumento de activos Aumentos de gastos Aumentos de costos de venta Aumentos de costos de producción Disminuciones del Pasivo Disminuciones del Patrimonio Disminución de los ingresos Créditos Disminución de activos Disminución de gastos Disminución de costos de venta Disminución de costos de producción Aumento del Pasivo Aumento del Patrimonio Aumento de los ingresos Esta ecuación es movida, por las operaciones comerciales de las empresas, de cuyas dinámicas se obtiene un resultado, este puede ser, utilidad, pérdida o punto de equilibrio, que va a ser sumado al patrimonio y de esta forma aumenta los bienes de los dueños (utilidad) o los disminuye (pérdida).

30 Pág.29 La ecuación contable La ecuación contable está dada por: Activos = Pasivos + Patrimonio. Queriendo expresar esto; que los todos los bienes y derechos del ente (activos), pertenecen en alguna medida a los dueños de la empresa (patrimonio) y otro tanto a terceros (pasivos). La ecuación contable está fundamentada en la partida doble, pues se basa en la armonía o balance entre lo que se posee la empresa y lo que debe la misma, y es la ecuación contable en donde la partida doble se puede apreciar de forma más clara. Como ya lo mencionamos, la ecuación contable está dada por: Activo = Pasivo + Patrimonio. Y aplicando los conceptos estudiados en el tema anterior, entendemos en la ecuación contable que los activos que se deben a terceros diferentes de los dueños (pasivos) más el monto de lo que se debe a los dueños de la empresa (patrimonio), es el valor de todos los bienes y derechos que posee la empresa, también lo podemos expresar así: Los bienes y derechos de las empresas, son aportados en su totalidad; una parte por los dueños y la parte restante por terceros. ACTIVOS=PASIVO+PATRIMONIO Ejercicios a. De acuerdo al inventario de transacciones comerciales que conoce ahora, prepare un paquete de documentos soporte de las mismas y preséntelo en clase. b. Elabore un mapa conceptual con los códigos vistos. c. Escriba un ensayo sobre el concepto de ecuación contable y la partida doble, según lo aprehendido por el estudiante.

31 Pág PRUEBA FINAL a. Qué es una transacción comercial? b. Escriba ejemplos de transacciones comerciales y mencione el documentos en que se soporta dicha transacción. c. Qué representa cada dígito en un código contable? d. Qué definición tiene los activos? e. Cuál es la diferencia entre costos y gastos? f. En qué ámbito se utilizan las cuentas de costos de producción? g. Qué se entiendo por naturaleza de las cuentas? h. Por qué las cuentas de resultados reciben su nombre? i. Cuáles son las cuentas de balance? j. Qué se puede entender de la ecuación: Activos = Pasivos + Patrimonio? Actividad final Publique una estrada tipo ensayo a su Blog personal, donde exprese las lecciones que le dejó la unidad 2.

32 Pág UNIDAD 3 CICLO CONTABLE 11.1.OBJETIVO GENERAL Comprender la dinámica del ciclo básico contable a través de la puesta en práctica de los registros de las transacciones comerciales en el libro diario, la elaboración del balance de prueba, el estoado de resultados y el balance general OBJETIVOS ESPECÍFICOS Registrar las transacciones en el libro diario. Realizar los asientos de ajuste de diferidos, provisiones, amortizaciones, depreciaciones y asientos de cierre de las cuentas de resultados. Saldar las cuentas en el libro mayor. Elaborar el balance de prueba. Elaborar el estado de resultados y el balance general.

33 Pág PRUEBA INICIAL a. Qué concepto tiene de libro diario? b. Qué concepto tiene de libro mayor? c. Qué concepto tiene de balance de prueba? d. Qué concepto tiene de estado de resultados? e. Qué concepto tiene de balance general? f. Qué entiende por ciclo contable? g. Qué son asientos de ajuste? h. Cuáles son los sistemas de contabilización de inventarios que se manejan en Colombia?

34 Pág TEMAS Libro diario y libro mayor El libro diario, es la forma de registrar las transacciones económicas en las cuentas, para afectar los componentes del libro mayor, teniendo en cuenta la dinámica de la partida doble y la naturaleza de las cuentas. En el libro diario se deben registrar todas las transacciones de la empresa de forma cronológica y también los registros de ajuste, como provisiones laborales, depreciaciones, amortización de diferidos, causación de intereses por pagar o por cobrar, etc. Los pasos a tener en cuenta para el registro de las transacciones comerciales en el libro diario, son los siguientes: Identificar las cuentas que afectan la transacción. Identificar el efecto de cada cuenta en dicha transacción, disminución o aumento. Registrar cada una de las cuentas de la transacción en débito o crédito según el efecto que se haya identificado. El libro mayor es donde se registran en forma resumida y ordenada según el código, cada una de las cuentas que fueron registradas en el libro diario, de forma que se pueda observar el saldo individual; de las cuentas contables a una fecha determinada y el valor del movimiento débito y crédito de cada una de ellas al igual que el saldo inicial del mes en cuestión. La acción de llevar los registros al libro diario, es lo que se conoce como mayorizar o saldar una cuenta, dichos saldos son los que se utilizan en la elaboración del balance de comprobación o balance de prueba Sistemas de contabilización de los inventarios En Colombia se permite contabilizar las compras y las ventas de las empresas comerciales, mediante dos sistemas de contabilización de inventarios, el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario permanente.

35 Pág.34 Sistema de inventario permanente: sus características principales son; registra en la cuenta de inventario las mercancías (1435) o materias primas (1405), según sea el caso de una empresa comercial o de producción, respectivamente, cuando se realiza una compra, así; Empresa Empresa de comercial producción Inventario de Inventario de materias 1435 mercancía primas IVA descontable IVA descontable Proveedores Proveedores Cuando se realiza una venta, registra la cuenta de costo de la mercancía vendida (6135) o costo de venta de la industria manufacturera (6120), respectivamente, cada que se realiza una venta, así; Empresa comercial Empresa de producción Comercio al por mayor y Industria 4135 por menor manufacturera IVA Generado IVA Generado 320 Clientes 1305 Clientes nacionales nacionales Costo de la mercancía vendida Inventario de mercancía Industria manufacturera Productos terminados Constantemente podemos observar en el balance de prueba, cuánto debe haber de cada uno de los inventarios, y cuanto es el costo de la mercancía que se ha vendido, o cuanto es el costo de la producción que se ha vendido, según el caso. Este sistema de inventario es obligatorio para las empresas que deben tener revisor fiscal. Sistema de inventario periódico: no registra la cuenta de inventario para registrar las compras de los mismos, para ello utiliza la cuenta de compras que está codificada como 62, así; Empresa comercial Empresa de producción Compra de Compra de 6205 mercancías 0 0 materias primas IVA descontable IVA descontable Proveedores Proveedores 1.16

36 Pág Empresa comercial Empresa de producción Comercio al por mayor y Industria 4135 por menor manufacturera IVA Generado IVA Generado 320 Clientes 1305 Clientes nacionales nacionales Tampoco registra en la venta el costo de la mercancía vendida: Esto impide saber en determinado momento cuál es el importe de los inventarios y cuál es el costo de las mercancías vendidas, para ello es necesario realizar un inventario físico y determinar el costo de la mercancía vendida mediante el juego de inventarios así; Inventario inicial de mercancías XX + Compras del mes XX - Inventario final de mercancías (XX) = Costo de la mercancía vendida XX Además este sistema de inventarios no permite un adecuado control de los inventarios al determinar cómo ventas, las mercancías perdidas por algún motivo, mediante el juego de inventarios, pues asume que el valor del CMV es el resultado de la diferencia entre el inventario inicial de mercancías más las compras, menos el inventario final, llevando esta diferencia de forma íntegra al CMV Asientos de ajuste Revisar la información contable antes de presentar los estados financieros a sus diferentes usuarios, genera una serie de registros necesarios, para que la información sea comprensible, confiable, relevante, útil oportuna y veraz. Ejemplo de los asientos de ajuste que deben realizar los entes económicos cada fin de mes a fin de causar, las partidas que se hayan generado, para que haya una adecuada relación de ingresos y gastos, son las siguientes:

37 Pág.36 Provisiones de nómina: Prestaciones sociales; cesantías, intereses a las cesantías, prima de servicios, vestido de labor, vacaciones. Parafiscales; caja de compensación familiar, instituto colombiano de bienestar familiar ICBF, servicio nacional de aprendizaje SENA. Seguridad social; salud, pensión, riesgos profesionales. Estos son rubros que la empresa debe causar en el mes en que fue generada la obligación por la labor desempeñada por los trabajadores. Depreciaciones: Representa el valor que se supone, se desgastan los activos fijos a través del tiempo, por su respectivo uso. Causación de intereses por cobrar o por pagar: Estos se presentan en algunos casos, cuando la empresa ha prestado dinero a interés, o le han prestado dinero a interés, respectivamente. Amortización de diferidos: Causar el respectivo gasto o ingreso, según sea el caso, de los diferidos, ya sean gastos pagados por anticipado (1705), o ingresos recibidos por anticipado (2705). Amortización de primas o descuentos en bonos. Causación de ingresos o gastos financieros (comisiones, remesas, rendimientos financieros, etc.). Ajustes en las cuentas de inventarios Balance de prueba La información registrada en el libro diario, es el principal insumo del libro mayor y esta a su vez lo es del balance de prueba, y de forma sucesiva este lo sea del estado de resultados y del balance general. El balance de prueba es el resumen de las transacciones comerciales de una empresa determinada a una fecha específica, en él se relacionan los saldos iníciales, los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas contables que componen los estados financieros de la empresa, sus saldos se toman del libro mayor, con el fin de determinar que las cuentas movidas en el libro diario en débito y crédito tienen sumas iguales, este estado contiene los saldos de todas las cuentas que han sido utilizadas en la contabilización del diario quehacer del ente, es decir los saldos de las cuentas de balance, las cuentas de resultados, las cuentas de producción si aplican y las cuentas de orden si ellas han sido utilizadas.