INSTRUCTIVO DE CONTROL DE ASISTENCIA, PERMANENCIA Y PUNTUALIDAD SIRH

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1 INSTRUCTIVO DE CONTROL DE ASISTENCIA, PERMANENCIA Y PUNTUALIDAD SIRH División de Planillas y Pensiones Gerencia de Administración de Personal Intendencia Nacional de Recursos Humanos Noviembre, 2009

2 2 ÍNDICE 1. Materia Finalidad Base Legal Alcance Definiciones...4 Administrador Central del SIRH - Asistencia...4 Analista Operativo del SIRH - Asistencia...4 Área Administrativa...5 Comisión de Servicios...5 Compensación Laboral...5 Descanso Sustitutorio...5 División de Planillas y Pensiones...6 Hora límite de ingreso...6 Labor Excepcional...6 Licencia...6 Listas de Asistencia...6 Marcación...7 Omisión de Marcaciones...7 Papeleta Electrónica...7 Permiso...7 Relojes Marcadores...7 Solicitud de Vacaciones...7 Tolerancia Diaria...8 Tolerancia Mensual...8 Turno de Trabajo...8 Turno de Trabajo Administrativo...8 Turno de Trabajo Operativo Instrucciones De la Asistencia Diaria...8 Generalidades...9 Marcaciones De los Permisos De las Licencias...13 Licencia por enfermedad (Incapacidad Temporal para el Trabajo)...14 Licencia por gravidez...15 Licencia por fallecimiento de familiar directo...16 Licencia por matrimonio...17 Licencia por el aniversario del nacimiento del trabajador...18 Licencia por nacimiento de hijo del trabajador...18 Licencia sin goce de haber hasta por tres (03) días...19 Licencia sin goce de haber de cuatro (04) a (30) días...19 Licencia sin goce de haber mayores a treinta (30) días...19 Licencia con goce de haber...20

3 Licencia por día no laborable no recuperable...20 Licencia por feriado compensable...20 Licencia por titulación...21 Otras licencias recuperables...22 Licencia por citación judicial o policial...22 Comisión de Servicio por Día De las Vacaciones...23 Programación de Vacaciones Reprogramación de Vacaciones...24 Goce efectivo:...24 Acuerdo de reducción vacacional (Compensación Vacacional)...25 Vacaciones adelantadas De la Labor Excepcional (Sobretiempo)...26 ANEXO N

4 4 CONTENIDO 1. Materia Procedimiento para el control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad. 2. Finalidad Regular lo concerniente a la asistencia, permanencia y puntualidad de los trabajadores de la Institución y el control de las mismas. Establecer los lineamientos, políticas, normas y procedimientos que aseguren el correcto y adecuado control de la asistencia, permanencia y puntualidad en toda la Institución. 3. Base Legal Legislación y normas legales vigentes. Reglamento Interno de Trabajo aprobado mediante Resolución de Superintendencia N /SUNAT y sus modificatorias. Directivas y normatividad interna vigente. 4. Alcance A todo el personal de la Institución como documento normativo. 5. Definiciones Administrador Central del SIRH - Asistencia Es el trabajador de la División de Planillas y Pensiones de la Gerencia de Administración de Personal de la Intendencia Nacional de Recursos Humanos responsable de gestionar y administrar la información relativa a la asistencia, permanencia y puntualidad de los trabajadores. Analista Operativo del SIRH Asistencia

5 5 Es el trabajador de la unidad organizacional responsable del control de asistencia, permanencia y puntualidad del personal de su Intendencia. Área Administrativa Es la unidad organizacional o equipo de trabajo responsable de realizar el control de la asistencia, permanencia y puntualidad de su dependencia. Comisión de Servicios Es la indicación que se brinda al trabajador para realizar labores fuera de la sede donde normalmente desempeña sus funciones (Artículo 31 del RIT). Compensación Laboral Es el descanso otorgado al trabajador por las horas acumuladas de labor excepcional equivalentes a la suma de horas que corresponde a una jornada laboral diaria. El descanso no puede ser menor a una jornada diaria. El jefe inmediato, con antelación a la fecha de compensación laboral, autorizará y registrará el día a efectuarse el descanso y certificará que el trabajador cuente con el tiempo necesario. El trabajador tiene un plazo máximo de 30 días para compensar las horas generadas, computadas desde la fecha que acumuló la cantidad de horas suficientes para compensar un día. Descanso Sustitutorio Es el día de descanso otorgado al trabajador por haber laborado, a solicitud de su jefe inmediato, por un total de horas continuas que representan una jornada laboral diaria, en su día de descanso semanal. La aprobación del día sustitutorio corresponde al jefe inmediato y éste está obligado a comunicar al área administrativa, con antelación a la fecha del descanso, el día que sustituirá su descanso el trabajador para el registro correspondiente. La comunicación se realiza con un Memorándum Electrónico SIGED (Artículo 34 del RIT).

6 6 División de Planillas y Pensiones Es la unidad organizacional de la Gerencia de Administración de Personal de la Intendencia Nacional de Recursos Humanos (INRH) responsable, entre otros, de los lineamientos, políticas y control de la asistencia, permanencia y puntualidad a nivel nacional. Las Intendencias Regionales e Intendencias de Aduanas efectuarán, a través de sus respectivas áreas administrativas, el control de asistencia y permanencia de su personal, reportando a la División de Planillas y Pensiones (Artículo 24 del RIT). En el caso de los trabajadores de Lima y Callao, que no pertenecen a una intendencia regional o a las Intendencias de Aduana Marítima, Aérea o Postal, el control de asistencia, permanencia y puntualidad y otras medidas excepcionales sobre dicho particular, está a cargo de la División de Planillas y Pensiones. Hora límite de ingreso Es la hora máxima, fijada por la Intendencia Nacional de Recursos Humanos, que tiene el trabajador para no ser considerado como inasistente. Labor Excepcional Es la labor efectuada por el trabajador fuera de su turno de trabajo. Licencia Es la autorización otorgada al trabajador para que se ausente del centro de trabajo por cada día completo de labores. Las licencias pueden ser concedidas con goce de haber o sin goce de haber. Listas de Asistencia

7 7 Formato físico utilizado para el registro de asistencia de los trabajadores, cuando el funcionamiento de los relojes marcadores o de los sistemas magnéticos no sea el correcto (Artículo 18 ). Marcación Es el registro que efectúa todo trabajador al ingresar y retirarse de cualquier local Institucional o cualquier otra sede en donde la Institución ha implementado un control de asistencia (Artículo 18 ). Omisión de Marcaciones Se produce cuando un trabajador no registra sus entradas y salidas de los locales de la Institución a los que ha asistido o cuando los relojes marcadores no reconocen el registro. Papeleta Electrónica Es el mecanismo electrónico para justificar la ausencia en el centro de trabajo durante parte de la jornada laboral, ausencia que previamente ha sido autorizada por el jefe inmediato. Permiso Es la autorización que el jefe inmediato extiende al trabajador para ausentarse del centro de trabajo durante parte de la jornada laboral (artículo 26 del Reglamento Interno de Trabajo). Relojes Marcadores Dispositivos electrónicos en los que el personal de la Institución registra sus ingresos y salidas de las diferentes sedes institucionales. Solicitud de Vacaciones Es el pedido formulado por el trabajador, mediante un mecanismo electrónico, para que se le autorice a hacer uso de su descanso vacacional.

8 8 Tolerancia diaria Periodo de diez (10) minutos que tiene el trabajador para ingresar al centro de trabajo, a partir de la hora establecida para el inicio de su jornada laboral, el mismo que no está sujeto a descuentos por tardanzas. El exceso de la tolerancia diaria es descontable, siempre que no supere la tolerancia mensual (Artículo 20 del RIT). Tolerancia mensual La tolerancia diaria acumulada mensualmente no podrá exceder de sesenta (60) minutos. De exceder dicho límite el descuento se aplicará considerando el total de minutos acumulados en el mes. Turno de Trabajo Horario en el cual el trabajador debe cumplir su jornada laboral. Turno de Trabajo Administrativo Es aquel turno de trabajo creado para asignarse al personal que por su función labora sólo los días hábiles. Turno de Trabajo Operativo Es aquel turno de trabajo creado para asignarse al personal que por su función debe laborar días hábiles y no hábiles. Este tipo de turno no genera labor excepcional. 6. Instrucciones 6.1 De la Asistencia Diaria

9 9 Generalidades A. Todo trabajador está obligado a registrar su ingreso y salida a la Institución en la sede donde desarrolla sus funciones o en cualquier otra sede en donde la Institución ha implementado un control de asistencia, siempre que se encuentre de Comisión de Servicio (Artículo 18 ). El ingreso del trabajador entre la hora de inicio de su jornada y la hora límite de ingreso fijada por la Intendencia Nacional de Recursos Humanos, será considerada como tardanza. El ingreso con posterioridad a la hora límite será considerado como inasistencia, salvo que el jefe inmediato autorice su permanencia, procediendo, de ser el caso, al descuento del tiempo de tardanza (Artículo 20 del RIT). B. El tiempo destinado al refrigerio es de una (01) hora, el cual y de manera ordinaria, debe ser utilizado entre las 12:00 y las 14:30 horas. C. Por razones de servicio, la Intendencia Nacional de Recursos Humanos podrá disponer o autorizar el cambio o adecuación del horario de trabajo y del momento en el cual se debe utilizar el tiempo destinado al refrigerio, respetando la jornada laboral establecida según normas vigentes (Artículos 16 y 17 del RIT). D. En caso de pérdida u olvido del documento de identificación institucional (fotocheck), el trabajador deberá solicitar a la Oficina de Seguridad un Pase Provisional y registrar con él sus ingresos y salidas por un periodo máximo de tres (03) días consecutivos. La Intendencia Nacional de Recursos Humanos podrá establecer un mecanismo alternativo para el registro. E. Los descuentos por inasistencia se aplican a todos los trabajadores.

10 10 F. Los descuentos por tardanzas se aplican a todos los trabajadores, salvo a aquellos que se encuentran comprendidos en los alcances de la Resolución de Superintendencia Nº /SUNAT y sus modificatorias. G. Los Intendentes y jefes de oficinas especiales deberán comunicar mediante un memorándum electrónico a la División de Planillas y Pensiones o las áreas administrativas, quienes son los trabajadores que se encuentran inmersos en la Resolución de Superintendencia N /SUNAT y sus modificatorias, así como cualquier cambio que se produzca. H. El jefe inmediato deberá comunicar a la División de Planillas y Pensiones, los casos en que el trabajador, pese haber registrado su asistencia, no se encontrara en su puesto de trabajo. En este caso se procederá con las medidas administrativas que pudieran corresponder (Artículo 18 del RIT). I. Los trabajadores deberán poner en conocimiento del jefe inmediato sus inasistencias al centro de trabajo el mismo día en que se produce (Artículo 22 del RIT). Los jefes de las unidades organizacionales se encuentran en la obligación de comunicar a la División de Planillas y Pensiones o a las áreas administrativas, según sea el caso, los trabajadores que no asisten a trabajar y que tienen un turno de trabajo operativo, con la finalidad de proceder con el descuento por inasistencia, de corresponder. La justificación de la inasistencia deberá ser hecha ante la División de Planillas y Pensiones o área administrativa correspondiente, según

11 11 corresponda, dentro del tercer día de iniciado el descanso, adjuntando los documentos sustentatorios respectivos (Artículo 23 del RIT). La Gerencia de Administración de Personal, podrá disponer la realización de visitas al domicilio del trabajador que no asista a laborar o que se detecta no ha permanecido en el centro de trabajo, a fin de indagar sobre la ocurrencia de estos hechos (Artículo 22 del RIT). J. Las áreas administrativas, a través de los Analistas Operativos efectúan, el control de asistencia, permanencia y puntualidad del personal, reportando las ocurrencias a la División de Planillas y Pensiones a través del SIRH - Asistencia. Asimismo, deberán confirmar ante esta área, el cierre de asistencia con un memorándum electrónico señalando las observaciones e inconsistencias ocurridas durante el mes. Marcaciones La regularización de las omisiones de marcaciones deberán tramitarse con una Solicitud de Omisión de Marcación en el SIRH Asistencia en la que se indicará fecha y hora de la marcación omitida. Deberá tramitarse dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes de producida la omisión. El jefe / encargado de la unidad organizacional autorizará la solicitud de regularización de omisión de marcación. La anulación de marcaciones es necesaria cuando se produce un doble registro de marcación en un mismo momento.

12 12 El trabajador deberá solicitar, a través de la Solicitud de Anulación de Marcación en el SIRH Asistencia, y con autorización de su jefe inmediato la anulación de este doble registro. Cuando por alguna razón no fuera posible registrar las marcaciones a través del reloj marcador, el registro de asistencia deberá realizarse en los formatos de registro manual (Listas de Asistencia), que se encuentran bajo la responsabilidad del área de Seguridad. Los Administradores Centrales y los Analistas Operativos del SIRH Asistencia son los responsables del registro de estas marcaciones manuales a través de la opción Marcaciones Manuales del módulo del SIRH-Asistencia. La intendencia Nacional de Recursos Humanos podrá proponer un mecanismo alternativo de registro ante la falla de los relojes marcadores. Los Administradores Centrales y los Analistas Operativos del SIRH Asistencia, registraran, a través de la opción Pases Provisionales del módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad del SIRH, la correspondencia entre el número de pase y el número de registro del trabajador que lo utilizó, considerando para ello, las listas remitidas por la Oficina de Seguridad y las marcaciones diarias. Un mismo Pase Provisional no podrá ser otorgado a más de un trabajador en un mismo día. Concluido el registro diario de la equivalencia de pases provisionales, los Administradores Centrales y los Analistas Operativos del SIRH Asistencia deberán ejecutar el proceso de conversión de marcaciones de pases provisionales a los registros de los empleados, teniendo en cuenta la relación que remita la Oficina de Seguridad de los pases diarios. Es responsabilidad del personal de la Oficina de Seguridad entregar estas

13 13 listas de manera diaria a los Administradores Centrales y/o Analistas Operativos del SIRH Asistencia. 6.2 De los Permisos Los permisos son solicitados por el trabajador, a través de una papeleta electrónica en el SIRH - Asistencia y otorgados por su jefe inmediato, quien archivará el sustento presentado por el trabajador por un plazo máximo de un año y en el campo Öbservaciones deberá señalar la información presentada por el trabajador (Artículo 25 del RIT). Los permisos pueden ser otorgados por los siguientes motivos: Motivos personales, La otorga el jefe inmediato y está sujeta a descuento. Citas para atención médica (titular), sin descuento siempre que se justifique con el documento sustentatorio ante el jefe inmediato. Citación judicial o policial, no implicará descuento sólo si la citación está referida a un proceso en el cual el trabajador se encuentra involucrado por razones vinculadas al ejercicio de sus funciones. Se debe sustentar ante el jefe inmediato la citación. Capacitación, Sólo cuando es autorizada por la Institución. No genera compensación por horas. Otros tipos de permisos serán evaluados y resueltos por la Intendencia Nacional de Recursos Humanos. 6.3 De las Licencias Las licencias pueden ser otorgadas con o sin goce de haber y de acuerdo con lo siguiente:

14 14 Licencia por enfermedad (Incapacidad Temporal para el Trabajo) Se concede en forma automática. El trabajador debe poner en conocimiento de su jefe inmediato la ocurrencia, el mismo día de producida y éste deberá comunicar a su área administrativa la inasistencia mediante el registro de la solicitud respectiva en el módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad del SIRH Asistencia. La licencia por enfermedad será validada con la presentación, por parte del trabajador, de los siguientes documentos: Original del certificado Médico, donde se consigne claramente el nombre del trabajador, el periodo del descanso, el diagnostico, la firma y sello del médico, el número del Colegio Médico del Perú y la fecha de suscripción del descanso. Recibo de pago de la franquicia o recibo de honorarios del médico tratante. Recetas médicas otorgadas. Recibo de venta de medicinas indicadas. Resultados de exámenes de ayuda al diagnóstico, de corresponder. Informe médico en el caso de descansos médicos prolongados, que sobrepasen los treinta (30) días de manera consecutiva. La presentación de los documentos descritos deberá realizarse, ante el área administrativa que le corresponde a cada trabajador, dentro del tercer día hábil de iniciado el descanso. Por la operatividad de determinadas unidades organizacionales, los jefes inmediatos podrán disponer la forma en que deberán presentar los documentos señalados, pero siempre con destino final a la División de Planillas y Pensiones o al área administrativa del trabajador.

15 15 La remuneración por los veinte (20) primeros días de enfermedad en el año, será asumida por la Institución. A partir del día veintiuno (21) el pago del subsidio estará a cargo de EsSalud, para lo cual se requiere la presentación del Certificado de Incapacidad Temporal para el Trabajo (CITT). Si el descanso médico que determina el primer subsidio del trabajador se inicia dentro de los veinte (20) primeros días de descanso médico, el trabajador deberá presentar copia del descanso médico con firma y sello del médico de control (el que otorga el CITT en EsSalud). El Certificado de Incapacidad Temporal para el Trabajo (CITT) podrá ser tramitado por el mismo trabajador ante el EsSalud o por el área administrativa correspondiente. Cuando el CITT se encuentre emitido y presentado ante el área administrativa correspondiente, el trabajador deberá firmar la Solicitud de Pago Directo de Prestaciones Económicas (Formulario 8002) y presentar una copia legible de su DNI. No se aceptará el registro ni la presentación de la sustentación de la licencia por enfermedad fuera de plazo, considerando que esta información es importante para el cumplimiento de la obligación de presentar el PDT correspondiente dentro de los plazos establecidos. Licencia por gravidez Es otorgada a la madre trabajadora por un período de noventa (90) días, para el caso de nacimiento de un solo hijo, y por un periodo de ciento veinte (120) días, para los casos de nacimientos múltiples, a condición de que durante dicho periodo se abstenga de realizar cualquier trabajo remunerado.

16 16 Esta licencia sólo podrá generarse si, al momento de la concepción, la madre se encontraba laborando. La trabajadora deberá presentar ante el área correspondiente el original del Certificado de Incapacidad Temporal para el Trabajo (CITT), adjuntando la Solicitud de Pago Directo de Prestaciones Económicas (Formulario 8002) debidamente firmado y copia legible de su Documento Nacional de Identificación (DNI) vigente y copia simple de la partida de nacimiento del hijo (a), a fin de tramitar el subsidio y pago por gravidez. En caso de que la trabajadora quiera diferir su descanso pre natal, deberá presentar ante el área correspondiente una solicitud y la constancia de embarazo normal otorgada por el médico tratante hasta los siete (07) meses de embarazo. Licencia por fallecimiento de familiar directo La licencia por fallecimiento del cónyuge o conviviente, hijos, padres o hermanos, se otorgará hasta por cinco (05) días hábiles. En el caso de fallecimiento de abuelos y nietos la licencia se otorgará hasta por tres (03) días hábiles. En todos los casos, las licencias son con goce de haber (Literal a) del artículo 29 del RIT). Los días de licencia se computaran desde el mismo día del fallecimiento, si éste se produce antes o durante la jornada laboral; y, desde el día siguiente, si se produce después de concluida la misma. Para ambos casos, si el deceso ocurre fuera de la localidad donde labora el trabajador, la licencia se podrá ampliar por dos (02) días hábiles con goce de haber.

17 17 En el caso de los Oficiales de Aduanas, el cómputo de los días de licencia con goce de haber por fallecimiento de familiar directo se realizará en base a días calendarios, salvo en los casos en que laboren en horario igual a la jornada ordinaria establecida. El trabajador deberá poner en conocimiento de su jefe inmediato el mismo día de producida la ocurrencia o, a más tardar, el día siguiente. El jefe inmediato generará, a través del módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad - SIRH, una solicitud de Licencia por Fallecimiento de Familiar directo, la misma que será validada por el Administrador Central y/o Analista Operativo del SIRH Asistencia con la presentación de la copia fedateada del Acta de Defunción. Licencia por matrimonio Se concede por única vez y por cinco (05) días hábiles con goce de haber, procediendo únicamente cuando el trabajador no tenga vacaciones pendientes a la fecha del matrimonio. La fecha del matrimonio, deberá estar incluida dentro de la licencia o en todo caso con el día hábil más próximo a la fecha del matrimonio, si el día fuera no hábil. El trabajador puede eligir hacer uso de esta licencia en el matrimonio civil o religioso (Literal b) del artículo 29 del RIT). El trabajador deberá generar, a través del módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad SIRH, una solicitud de licencia por matrimonio con anterioridad a su salida y regularizará la documentación sustentatoria, ante el área administrativa que le corresponde, a más tardar tres (03) días después de finalizada la licencia. El trabajador deberá presentar una copia fedateada del Acta de Matrimonio emitida por la Entidad correspondiente. Esta solicitud será validada por el

18 18 Administrador Central y/o Analista Operativo del SIRH Asistencia cuando cuente con la información sustentatoria. Licencia por el aniversario del nacimiento del trabajador Se otorga por un (01) día con goce de haber; se hará efectiva el día en que se produce dicho aniversario sin poder trasladarse a otra fecha. El trabajador no está obligado a recuperar las horas dejadas de laborar. El módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad SIRH registra automáticamente la licencia (Literal c) del artículo 29 del RIT). Licencia por nacimiento de hijo del trabajador Se concede cuatro (04) días hábiles consecutivos con goce de haber. Se hará efectiva a partir de la fecha que el trabajador indique, comprendida entre la fecha de nacimiento del hijo (a) y la fecha en que la madre o el hijo (a) sean dados de alta. El trabajador no está obligado a recuperar las horas dejadas de laborar (Literal d) del artículo 29 del RIT). Para hacer uso de la misma, cada trabajador deberá generar una Solicitud de licencia por nacimiento de hijo del trabajador, a través del módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad SIRH Asistencia, a más tardar al día siguiente hábil de finalizada la licencia. El trabajador deberá presentar como sustento de la solicitud una copia fedateada de la partida de nacimiento del niño, siempre que determine como fecha de inicio de la licencia la fecha de nacimiento del hijo (a) o al día siguiente, de lo contrario deberá presentar además el documento que acredite el alta de la madre o hijo (a) emitido por la institución en donde nació el hijo (a).

19 19 Licencia sin goce de haber hasta por tres (03) días La autorización la realiza el jefe inmediato con la conformidad de los superiores jerárquicos respectivos, hasta el nivel de Intendente, y será puesta en conocimiento de la División de Planillas y Pensiones de la Gerencia de Administración de Personal (Literal a) del artículo 28 del RIT). El trabajador deberá generar, una Solicitud de Licencia sin goce de haber hasta por tres (03) días, a través del módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad SIRH Asistencia. Licencia sin goce de haber de cuatro (04) a (30) días Será autorizada por el Intendente Nacional de Recursos Humanos con la conformidad del jefe inmediato y del superior jerárquico respectivo. El trabajador deberá solicitarla mediante los formatos que se encuentran en la INTRANET, adjuntando el sustento que corresponda (Literal b) del artículo 28 del RIT). Licencia sin goce de haber mayores a treinta (30) días Será autorizada por el Superintendente Nacional Adjunto de Tributos Internos o el Superintendente Nacional Adjunto de Aduanas, según sea el caso, salvo que se trate de personal que conforma el Comité de Alta Dirección, en cuyo caso corresponderá la autorización al Superintendente Nacional de Administración Tributaria (Literal c) del artículo 28 del RIT). El trabajador deberá solicitarla mediante los formatos que se encuentran en la INTRANET, adjuntando el sustento que corresponda.

20 20 Licencia con goce de haber Será autorizada por el Intendente Nacional de Recursos Humanos, con la conformidad del jefe inmediato y del superior jerárquico respectivo, hasta por treinta (30) días calendarios (Artículo 29 del RIT). Si la licencia es mayor a 30 días calendarios será autorizada por el Superintendente Nacional Adjunto de Tributos Internos o el Superintendente Nacional Adjunto de Aduanas, según sea el caso, salvo que se trate de personal que conforma el Comité de Alta Dirección, en cuyo caso corresponderá la autorización al Superintendente Nacional de Administración Tributaria (Artículo 29 del RIT). El trabajador deberá solicitar la licencia a través de un documento dirigido a la Intendencia Nacional de Recursos Humanos, adjuntando el sustento que corresponda. Licencia por día no laborable no recuperable Son las licencias que se otorgan a través de norma legal, que son de ámbito no nacional. Este tipo de licencias se hacen efectivas el día lunes inmediato posterior a la fecha, aún cuando corresponda con el de descanso del trabajador o coincida con un día feriado nacional. Estas licencias no generan horas a recuperar. El Analista Operativo del SIRH Asistencia deberá registrar este tipo de licencias en el módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad SIRH Asistencia. Licencia por feriado compensable

21 21 Son las licencias determinadas por norma legal expresa en la que se precisa que las horas no laboradas deberán ser compensadas. La Intendencia Nacional de Recursos Humanos dispondrá, en cada oportunidad, la forma y a partir de que fecha los trabajadores deberán compensar las horas dejadas de trabajar. Los jefes inmediatos son responsables del cumplimiento de la recuperación de las horas. Los Analistas Centrales o Analistas Operativos, según corresponda, deberán registrar esta licencia en el módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad del SIRH Asistencia a todos aquellos trabajadores que no asistirán a laborar el día feriado. Para tal fin, los Intendentes o Jefes de Oficina deberán comunicar con antelación la relación de trabajadores que no asistirán a trabajar el día feriado. Considerando que en estos casos existe un traslado de horas de la jornada de trabajo, la recuperación de la horas dejadas de trabajar tiene que ser efectiva y no caben excepciones, es decir, si el trabajador luego del día feriado, no retorna a laborar por alguna razón (licencia, inasistencia, vacaciones, entre otros) deberá recuperar las horas a su retorno. Licencia por titulación Esta licencia se brinda a los trabajadores con contrato a plazo indeterminado para la obtención de su Título Profesional Universitario o el Grado de Maestría (primera especialidad), dispensándolo de concurrir a laborar durante un periodo que no debe exceder los diez (10) días hábiles. El trabajador deberá compensar las horas de permiso concedidas.

22 22 Para el caso de los trabajadores contratados por servicio específico, se otorgará permiso compensable por un total no mayor a tres (03) días hábiles. El trabajador deberá presentar una solicitud a su jefe inmediato superior, en la cual se indique los días de licencia compensable requeridos, acompañada de una constancia expedida por el Centro de Estudios que detalle la fecha de sustentación y la fecha de exámenes. La fecha del examen final deberá coincidir con el último día de licencia solicitado o en todo caso con el día hábil anterior más próximo, si el día del examen fuera no laborable. Así mismo, adjuntará el cronograma de compensación por el total de horas dejadas de laborar. La solicitud deberá ser presentada cuando menos cinco (05) días hábiles antes del inicio de la licencia. La licencia será autorizada por el Intendente con la conformidad del jefe inmediato y del superior jerárquico respectivo, de corresponder, y deberán comunicar los hechos a la División de Planillas y Pensiones, además de informar a la Oficina Administrativa de la dependencia, de ser el caso. Otras licencias recuperables Las Licencias por razones de fuerza mayor o imprevistos serán reguladas, en cada oportunidad, por la Intendencia Nacional de Recursos Humanos. El trabajador deberá generar una Solicitud de Licencia, a través del módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad del SIRH Asistencia, para luego ser autorizada por su jefe inmediato. Asimismo, el trabajador deberá presentar la documentación sustentatoria que se indique, de corresponder. Permiso o Licencia por citación judicial o policial

23 23 Este tipo de permisos o licencias no implican descuentos sólo si la citación está referida a un proceso en el cual el trabajador se encuentra involucrado por razones vinculadas al ejercicio de sus funciones. Para tal efecto, el trabajador deberá justificar su pedido ante su Intendente respectivo, con la correspondiente citación y documentación que acredite que ha sido denunciando o está siendo investigado por hechos que ha realizado en el ejercicio regular de su cargo o función. La licencia deberá ser autorizada por el Intendente Nacional de Recursos Humanos. Comisión de Servicio por Día Es la indicación que se le da al trabajador para realizar labores, por días completos, fuera de la sede donde normalmente desempeña sus funciones. El trabajador deberá generar una Solicitud de Comisión de Servicio, a través del módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad del SIRH Asistencia, para luego ser autorizada por su jefe inmediato. Asimismo, el trabajador deberá registrar su asistencia (ingresos y/o salidas) en las sedes donde se encuentre comisionado, en caso el lugar cuente con relojes marcadores o lectoras. 6.4 De las Vacaciones Programación de Vacaciones:

24 24 Los jefes deberán registrar en el módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad del SIRH Asistencia la programación de vacaciones del personal directamente a su cargo. Reprogramación de Vacaciones De requerirse la modificación de la programación de vacaciones, el jefe inmediato deberá tramitar una Solicitud de Postergación de Vacaciones ante la Superintendencia Nacional Adjunta que corresponda o ante la unidad organizacional que éstas deleguen. Sólo procederá en casos excepcionales y debidamente justificados. Sólo se podrá tramitar reprogramación de vacaciones cuando ello se solicite con una anticipación no menor a treinta (30) días calendarios a la fecha programada como inicio de vacaciones. Goce efectivo Para generar derecho al descanso vacacional, el trabajador deberá: a) Contar con un año completo de servicios; y, b) Haber realizado doscientos diez (210) días de labor efectiva en dicho periodo. El trabajador deberá generar, cuando menos, con cinco (05) días de anticipación al inicio del goce vacacional y a través del módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad SIRH Asistencia, una Solicitud de Vacaciones, la misma que deberá ser autorizada por su jefe inmediato. Dicha solicitud debe guardar relación con las fecha programadas con antelación, las mismas que están registradas en el mismo módulo.

25 25 Si el trabajador desea salir de vacaciones el mismo día que genera el nuevo saldo vacacional el jefe inmediato o la secretaria de la unidad organizacional del trabajador deberán generar la solicitud el primer día de vacaciones. Sólo se autorizarán goces vacacionales por periodos de siete (07), ocho (08), quince (15), o treinta (30) días. En ningún caso se autorizarán goces vacacionales inferiores a siete (07) días calendarios. Una vez autorizada la Solicitud de Vacaciones, por el jefe inmediato del trabajador, se procederá con el bloqueo de su registro en los relojes marcadores por el periodo autorizado. Acuerdo de reducción vacacional con compensación económica (Compensación Vacacional) El trabajador podrá solicitar la reducción de su descanso vacacional por quince (15), catorce (14), ocho (08) o siete (07) días. De aprobarse dicha reducción, se le compensará con el abono equivalente a los días de remuneración que ha solicitado la reducción. La solicitud podrá formularla sólo aquel trabajador que hubiera generado ya el derecho a descanso vacacional. Dicha solicitud deberá contar con la conformidad de su jefe inmediato. El Administrador Central del SIRH Asistencia efectuará la verificación del derecho. La generación de la Solicitud de Compensación Vacacional se realizará a través del módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad SIRH Asistencia, sólo los últimos cinco días hábiles de cada mes y de acuerdo con la programación registrada en el sistema. Luego de la

26 26 conformidad del Administrador Central del SIRH Asistencia, se realizará el abono correspondiente en la planilla de haberes del mes siguiente. El acuerdo de reducción vacacional con compensación económica, dependerá de la disponibilidad presupuestal para el ejercicio vigente. Vacaciones adelantadas Sólo podrán solicitar vacaciones adelantas los trabajadores que están comprendidos dentro del régimen laboral que regula el Decreto Legislativo 276, y únicamente por: Matrimonio Enfermedad grave del cónyuge, padres o hijos. 6.5 De la Labor Excepcional (Sobretiempo) La labor excepcional se genera y acumula cuando el trabajador registra su ingreso o salida de la institución antes del inicio o después del término de su horario de trabajo, salvo que por su función o tarea encomendada no le permita registrar su ingreso o salida. Los trabajadores que se encuentran comprendidos en los alcances de la Resolución de Superintendencia Nº /SUNAT y sus modificatorias no generan labor excepcional. El jefe inmediato autorizará la labor excepcional de su personal a través del SIRH Asistencia.

27 27 El trabajador deberá solicitar ante su jefe inmediato la autorización para compensar sus horas de labor excepcional, para lo cual generará una Solicitud Electrónica SIGED antes de la fecha que desea compensar. El jefe inmediato luego de tomar conocimiento de la solicitud procederá a registrar la compensación en el SIRH Asistencia, dejando constancia de las horas de labor excepcional que se están compensando. La compensación de la labor excepcional deberá efectuarse dentro de los treinta (30) días calendarios siguientes a la fecha en que se realizó el trabajo en sobre tiempo. El trabajador podrá solicitar la compensación de la labor excepcional siempre y cuando haya acumulado, las horas equivalentes a su jornada diaria de trabajo el día que va a compensar. La compensación es por un día completo. Es responsabilidad y obligación del trabajador, y de su jefe inmediato, solicitar la compensación del trabajo de labor excepcional dentro del plazo establecido. Las solicitudes de compensación por labor excepcional que hayan sido autorizadas por el jefe inmediato, no podrán ser modificadas ni postergadas.

28 28 ANEXO N 1 Responsabilidades 1. Es responsabilidad de la División de Planillas y Pensiones, establecer y difundir los lineamientos, políticas y procedimientos para el control de asistencia, permanencia y puntualidad de SUNAT. Igualmente, el mantener actualizadas estas definiciones en los parámetros de comportamiento del módulo de Control de Asistencia, Permanencia y Puntualidad del SIRH, así como los turnos del personal y sus respectivas tolerancias de ingreso, con anterioridad al inicio de su vigencia. Por otro lado, también es responsable de realizar las labores de control que sean necesarias para asegurar el cumplimiento del presente instructivo en la institución. 2. Es responsabilidad de los Administradores Centrales y/o Analistas Operativos del SIRH Asistencia realizar la actualización en el sistema y la verificación de los registros de asistencia de los trabajadores de sus sedes efectuadas en los relojes marcadores. De igual modo, el realizar el registro de las mismas en el sistema para los periodos en que la lectora no esté disponible, antes de las fechas de cierre de asistencia.

29 29 3. Es responsabilidad del Jefe tramitar las solicitudes de licencia o permiso que se le alcance para su autorización. Asimismo, velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente instructivo por parte del personal a su cargo, y de informar a la Gerencia de Administración de Personal los incumplimientos para que se adopten las medidas administrativas que resulten aplicables de acuerdo al artículo 48 del Reglamento Interno de Trabajo. 4. Es responsabilidad del trabajador cumplir con el horario de trabajo establecido; así como, registrar en los relojes marcadores cada entrada y salida de las sedes institucionales. 5. Es responsabilidad del trabajador informar y justificar, de manera oportuna ante su jefe directo, sus ausencias a los locales de la institución, sea por licencias o permisos, conforme se establezca para cada caso. 6. Es responsabilidad del trabajador verificar permanentemente que el sistema ha registrado correctamente sus marcaciones y advertir oportunamente, ante la División de Planillas y Pensiones o las áreas administrativas, cualquier error detectado. División de Planillas y Pensiones Gerencia de Administración de Personal Intendencia Nacional de Recursos Humanos Lima, Noviembre 2009

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