Centros de Integración Juvenil, A.C. Dirección de Prevención

Transcripción

1 Centros de Integración Juvenil, A.C. Dirección de Prevención 2011 Manual para usuarios Expediente Electrónico

2 DIRECTORIO Dr. Jesús Kumate Rodríguez Presidente del Patronato Nacional Sra. Kena Moreno Fundadora de CIJ y Presidenta de la Comisión de Vigilancia Lic. Carmen Fernández Cáceres Directora General Dr. José Ángel Prado García Director General Adjunto de Operación y Patronatos Lic. Felipe de Jesús Armenta Gómez Director General Adjunto de Administración COORDINACIÓN EJECUTIVA Mtra. Ana Villasuso Escartín Director de Prevención COORDINACIÓN TÉCNICA Lic. Sandra Ortíz Ávila Jefa del Departamento de Movilización Comunitaria ELABORACIÓN Ps. Aída Orozco Hernández Subjefa del Departamento de Movilización Comunitaria Ps. María del Rosario Cortes Téllez Subjefe del Departamento de Movilización Comunitaria Página 2

3 Índice Contenido Página I. Presentación 4 II. III. IV. Qué es el Expediente Electrónico del Voluntario? Objetivo General del Expediente Electrónico del Voluntario Objetivos Específicos A quién está dirigido este Manual Objetivo General del Manual Cómo se coordinará el trabajo de operación del Expediente Electrónico del Voluntario? Lineamientos generales para la operación de Expediente Electrónico del Voluntario V. ETAPA I Expediente Electrónico del Voluntario Acceso como voluntario de CIJ al Expediente Electrónico del Voluntario 8 VI. VII. VIII. IX. ETAPA II Expediente Electrónico del Voluntario Acceso como responsable de CIJ al expediente electrónico del voluntario ETAPA III. Control de Asistencia ETAPA IV. Elaboración de Cartas de Inicio/Término y Constancias de Colaboración. ETAPA V. Registro de actividades en S.I.I.E X. ETAPA VI. Término de Colaboración 36 XI. ETAPA VII. Reingresos 38 Página 3

4 I. PRESENTACIÓN A partir de la implementación y operación del Portal del Voluntario, se amplían los recursos de interacción que ofrece CIJ al recurso voluntario, dentro de éstos la Dirección de Prevención incorpora a partir de febrero del 2011 el Expediente Electrónico del Voluntario, mismo que permitirá sistematizar el proceso de registro del voluntario; agilizar el control y seguimiento que actualmente se realiza para la acreditación, incorporación, así como para la elaboración de las cartas de inicio, término y constancias de colaboración de los prestadores de servicio social, prácticas académicas, voluntarios de apoyo y promotores de salud. Durante el 2010, el Departamento de Movilización Comunitaria realizó un piloteo de este nuevo mecanismo de registro con 12 Unidades Operativas; derivado de los resultados de este piloteo es que se realizaron ajustes para que a partir del 14 de febrero del 2011 el Expediente Electrónico del Voluntario se implemente a nivel nacional para los proyectos de Servicio Social y Prácticas Académicas y el 1 de Agosto de 2011 para Voluntarios de Apoyo y Promotores de Salud. Con la apertura de este recurso Centros de Integración Juvenil. A. C., se posiciona como una institución pionera y a la vanguardia, en el manejo de información electrónica relacionada con el recurso voluntario. Durante el mes de marzo de 2011 el Departamento de Movilización Comunitaria implementó algunas actualizaciones en el Expediente Electrónico del Voluntario, las modificaciones que se incorporaron fueron: 1. Registro de Voluntarios El registro de voluntarios continúa con las dos Etapas, sin embargo se implementó la generación de cartas de inicio y/o término, sin estar condicionada a la validación que realizaba el Departamento de Movilización Comunitaria. 2. Reingresos Se incorporó la opción para el reingreso de voluntarios que beneficia a aquellas unidades que incorporan grupos de prácticas en diferentes periodos de colaboración. 3. Control de asistencia Para optimizar los tiempos de captura y validación se modificó el formato que se unificó en un registro mensual. 4. Elaboración de cartas de inicio y/o término Los CIJ podrán elaborar correcciones a las cartas de los estudiantes permitiendo conservar un histórico consecutivo de las cartas que se generen. 5. Adicionalmente se realizaron ajustes como: ampliar campos de captura de la matricula estudiantil y horas de colaboración, imprimir cartas en hoja membretada, etc. El presente manual integra detalladamente el proceso que deberán llevar a cabo los integrantes del equipo técnico responsables de voluntarios para la captura de cada una de las secciones que forman parte del expediente. Página 4

5 II. Qué es el Expediente Electrónico del Voluntario? Es un recurso adicional del Portal del Voluntario, que retoma las ventajas que ofrece la tecnología para el registro en línea de voluntarios, el cual permite agilizar y optimizar el proceso de incorporación y acreditación del recurso voluntario. Está diseñado para que la captura de la información del recurso voluntario, pueda llevarse a cabo a través de diferentes etapas, que incluyen información general del voluntario como: control de asistencia e información para la elaboración de cartas de inicio y/o término y constancias de colaboración. Objetivo General del Expediente Electrónico de Voluntario: Agilizar y optimizar el registro y seguimiento de actividades del recurso voluntario de CIJ, promoviendo la mejora de gestión en el proceso de su incorporación y seguimiento. Objetivos Específicos: Optimizar el proceso de registro, control y seguimiento del recurso voluntario en CIJ. Disminuir los tiempos que invierte el equipo técnico en el proceso de incorporación del recurso voluntario y registro de sus actividades. Disponer de un espacio específico para el registro de actividades del recurso voluntario. Agilizar la elaboración y entrega de cartas de inicio y/o término para estudiantes en servicio social y prácticas académicas. III. A quién está dirigido este Manual: A los Directores de los CIJ e integrantes de los equipos técnicos responsables de la coordinación de voluntarios. Objetivo general del Manual: Detallar el proceso de captura del expediente electrónico de voluntario, para facilitar el registro en línea del recurso voluntario. Cómo se coordinará el trabajo de operación del Expediente Electrónico del Voluntario? El Departamento de Movilización Comunitaria que asesorará y supervisa el: Proceso de captura. Asignación de claves de autorización para responsables de CIJ. Proceso de registro del Control de Asistencia de los recursos voluntarios. Proceso de acceso para registrar las actividades en el S.I.I.E. Generación de Cartas de Inicio y/o Término y Constancias de Colaboración. Proceso de Reingreso de Voluntarios Página 5

6 IV. Lineamientos generales para la operación del Expediente Electrónico del Voluntario A partir del 14 de febrero del 2011 todo voluntario interesado en incorporarse a CIJ, en las modalidades de servicio social y/o prácticas académicas, en alguna Unidad Operativa, tanto de la zona metropolitana como foránea, deberán registrar la primera fase de captura del Expediente Electrónico del Voluntario a través del Portal del Voluntario. De igual forma a partir del 1 de agosto de 2011 todos los Voluntarios de Apoyo y Promotores de Salud que se incorporen o participen en CIJ tendrán que registrarse en la sección correspondiente. Los Directores de cada uno de los CIJ deberán asignar a dos responsables de su equipo técnico para el seguimiento de la información registrada por los voluntarios a través del Portal del Voluntario. Se sugiere que aquellos CIJ que cuenten con más de 50 voluntarios en activo, asignen a por lo menos 3 responsables de su equipo técnico para la aplicación de este procedimiento. El personal del Departamento de Movilización Comunitaria se mantendrá en estrecha comunicación, vía correo electrónico, con cada uno de los responsables asignados por los Directores de cada CIJ para asesorar, retroalimentar y apoyar a todo lo relacionado a la operación de Expediente Electrónico de Voluntarios. La información capturada por los voluntarios en el Expediente Electrónico del Voluntario, podrán ser revisada por los responsables de cada CIJ. Esta información deberá ser verificada periódicamente para contactar a la persona interesada y pactar una entrevista, o bien para complementar la información en la segunda fase de captura. El Departamento de Movilización Comunitaria proporcionará a los Directores y a los responsables del equipo técnico asignados para la operación de este proyecto los derechos para accesar al Expediente Electrónico del Voluntario y la clave de autorización de los registros de Control de Asistencia. Todos los voluntarios que estén registrados en el Expediente Electrónico del Voluntario, con la captura en la Etapa I y II, el sistema les asignará automáticamente una contraseña con la cual accesarán, desde el Portal del Voluntario, a las secciones de Asistencia (para captura del Control de Asistencia) y S.I.I.E. (para el Registro de actividades correspondientes al formato PREVEN). Las claves de validación asignadas para los Directores y responsables del CIJ y contraseñas de los voluntarios, son personales e intransferibles, por lo que se deberá vigilar el buen uso de las mismas. Todos los CIJ deberán generar, en el caso de los CIJ de zona foránea imprimir, las Cartas de Inicio y/o Término de los prestadores de servicio social y prácticas académicas, o Página 6

7 Constancia de colaboración de los voluntarios de apoyo y/o promotores de salud a través del Expediente Electrónico del Voluntario. Las Cartas de Inicio y/o Término y Constancias de Colaboración deben ser firmadas únicamente por el Director (a) del CIJ o Unidad de Hospitalización, de las unidades de zona foránea, ya que es responsabilidad del mismo otorgar la acreditación de la prestación y liberación del servicio social o práctica académica. En el caso de la Zona Metropolitana y Estado de México, las Cartas de Inicio y/o Término y Constancias de Colaboración serán firmadas por el Departamento de Movilización Comunitaria. El expediente en físico del voluntario únicamente quedará integrado por los siguientes documentos: Formato Entrevista de Candidatos a Voluntarios, documento escolar (carta de presentación), copia de seguro facultativo o prestación médica a la que tengan derecho los voluntarios, copia de identificación, copia de CURP, Carta de Inicio y/o Término y/o Constancia de Colaboración (que se generó a través del expediente electrónico del voluntario). El Reporte Cualitativo Semestral de Voluntarios no tendrá que ser enviado al Departamento de Movilización Comunitaria, este se conservará en la Unidad Operativa, para el seguimiento de sus voluntarios. Registro de asistencia Todos los voluntarios que se incorporen a CIJ deberán capturar obligatoriamente sus horas de colaboración desde el Portal de Voluntario en el módulo de Asistencia, esto lo podrán hacer desde cualquier equipo de cómputo con conexión a Internet (casa, escuela, café internet, etc.) y los responsables asignados de cada Unidad Operativa deberán revisar y validar la captura de cada voluntario. Registro de actividades del S.I.I.E. Todos los voluntarios que se incorporen a CIJ deberán capturar obligatoriamente sus actividades en S.I.I.E., desde el Portal del Voluntario en el módulo de SIIE (en el Formato PREVEN). Los responsables asignados de cada Unidad Operativa deberán validar la captura de actividades de cada voluntario. Página 7

8 V. ETAPA I DE EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DEL VOLUNTARIO Es obligatorio que todos los voluntarios interesados en incorporarse a CIJ para realizar su servicio social, práctica académica, voluntarios de apoyo o promotores de salud, sean remitidos al Portal del Voluntario, para que capturen la información que les solicita la plantilla del expediente. Una vez que el voluntario registre sus datos personales en la Etapa I, los responsables del equipo deberán monitorear permanentemente la información capturada y dar inicio al proceso de incorporación como se detalla a continuación. Acceso como voluntario de CIJ al Expediente Electrónico del Voluntario 1. El voluntario deberá accesar directamente al Portal del Voluntario a través de la dirección electrónica: En el Portal del Voluntario, deberá seleccionar el módulo registro para ingresar a la plantilla que le permitirá capturar toda su información. Dar click, para iniciar el registro de los datos personales. NOTA: Para accesar al Portal del Voluntario también se puede seleccionar la liga que se encuentra en la parte inferior derecha de la página de en el apartado de Sitios de interes en el Portal del Voluntario. Página 8

9 Seleccionar para accesar al Portal del Voluntario 2. Una vez seleccionado el módulo de Registro el sistema abrirá la siguiente ventana, en la que la persona interesada en colaborar deberá capturar toda la información correspondiente a nombre completo, fecha de nacimiento, C.U.R.P., y Género. El voluntario captura sus datos personales, sin omitir los campos obligatorios, incorporando los acentos en nombre o apellidos Página 9

10 3. En la segunda parte de la plantilla se captura la información relacionada al domicilio, prestación médica con la que cuenta, le permite elegir el tipo de colaboración en la que participará (servicio social o prácticas) y el CIJ en el que desea colaborar, por lo que es necesario seleccionar ambas opciones; adicionalmente se solicita el medio por el cual se enteró de Centros de Integración Juvenil. Anotar dirección completa Seleccionar ambas opciones: Tipo de colaboración y el CIJ en el que le interesa participar. Seleccionar Guardar 4. Al finalizar la captura de información se selecciona el botón de guardar que se encuentra en la parte superior o inferior izquierdo de la pantalla. 5. Es necesario que los voluntarios llenen todos los campos que se encuentren marcados como obligatorios (*) para proceder a guardar el registro de la plantilla. 6. Para el registro de los Voluntarios de Apoyo y Promotores de Salud existe una platilla adicional, la cual considera los mismos rublos y solicita adicionalmente: Habilidades o Conocimientos Adicionales (Deportivas, Cómputo, Idiomas, Manualidades u Otras), Ocupación Actual, etc. Página 10

11 Plantilla captura promotores salud voluntarios apoyo de para de y de 7. Una vez que la información de los voluntarios ha sido registrada se visualiza en la base de datos exclusiva de la Unidad Operativa seleccionada. 8. El ó (los) responsables del CIJ asignados a la coordinación de voluntarios, deberán monitorear frecuentemente esta base de datos, para identificar los nuevos registros. 9. Para acceder a la base de datos, el Director o el responsable, deberán de ingresar a Intranet institucional. Página 11

12 VI. ETAPA II Expediente Electrónico del Voluntario Acceso como responsable de CIJ al expediente electrónico del voluntario. 1. La etapa II se encuentra ubicada en INTRANET. (Es necesario contar con el Usuario y Contraseña que el Departamento de Sistemas ha asignado a los Directores y equipo técnico para tener acceso a INTRANET). Ingresar usuario y contraseña, asignado por el Departamento de Sistemas 2. Una vez que se ingresa a Intranet se debe elegir el menú de SERVICIOS, que despliega una serie de íconos y se deberá seleccionar dando un click el ícono de MOVILIZACIÓN. Seleccionar Servicios Página 12

13 Dar click en el ícono de Movilización 3. Al ingresar a este ícono se visualizará una pantalla con el título de Movilización Comunitaria, permitiendo el acceso a los menús: S.S. y P. A. (Servicio Social y Prácticas Académicas) y P.S. y V.A. (Promotores de Salud y Voluntarios de Apoyo Dar un click en el menú S.S. y P.A. y/o P.S. y V.A. 4. Al dar click en alguno de estos menús se abre una nueva pantalla que integra todos los registros de los voluntarios del CIJ. En la columna izquierda y derecha del menú aparece una sección denominada Operaciones, en ésta se visualizará el ícono de registro de la Etapa I (un Lápiz), que al seleccionarse da acceso a la información registrada por el voluntario. Adicionalmente aparece el ícono de la Etapa II, representado con el busto de perfil y una paloma. Página 13

14 Al seleccionar da acceso a la Etapa I del Expediente Electrónico del Voluntario Seleccionar ícono de busto de una persona y paloma, para iniciar la Etapa II del Expediente Electrónico del Voluntario Al seleccionar da acceso a la Etapa I del Expediente Electrónico del Voluntario 5. En la Etapa II del registro de prestadores de Servicio Social y Prácticas Académicas aparecerá en la siguiente pantalla de captura: Ingresar toda la información de los campos obligatorios. 6. Esta pantalla es la primer subdivisión de captura del expediente, de manera consecutiva para cada voluntario que se registre, el sistema automáticamente asignará un Folio. En esta base de captura solicitan información de la Formación académica y Datos de la institución educativa de donde procede el voluntario, esta información que se seleccione o capture aparecerá en las Carta de Inicio y/o Término de cada uno de los prestadores. Página 14

15 7. Se deberán elegir los datos correspondientes a nivel académico, en caso de que el nivel del estudiante no se encuentre en el catálogo deberá elegir la opción de otro, especificar y capturar el nivel correspondiente. 8. Elegir los datos correspondientes al Nombre de la Carrera, en caso de no estar entre las opciones que se despliegan, se deberá seleccionar la opción de otra y especificar la carrera. 9. Es necesario elegir grado académico cursado y anotar número de matrícula o cuenta y especificar porcentaje de créditos cubiertos. 10. La segunda subdivisión corresponde a Datos de la Institución Educativa; es necesario elegir la entidad federativa donde se encuentre la escuela, posteriormente seleccionar la institución educativa, escuela o facultad. En caso de no encontrase entre las opciones a la institución educativa, el responsable de coordinar a los voluntarios deberá solicitar y comunicarse al Departamento de Movilización Comunitaria vía correo electrónico, el registro de la institución educativa faltante en los catálogos correspondientes. Seleccionar y registrar la información requerida de la institución educativa. 11. Adicionalmente se deberán capturar los datos de dirección, C.P., correo electrónico, página web de la institución educativa. 12. En la tercera subdivisión correspondiente a Información para la elaboración de Cartas de Inicio, Término y Constancia de Acreditación de Tiempo, se deberá anotar la información correspondiente a la Colaboración del voluntario: Clave del voluntario, fecha de Inicio/Término, horas comprometidas, horario de colaboración, perfil, nombre y cargo de la persona a la que se dirige la carta. Es necesario seleccionar las actividades que el prestador desarrollará (Preventivas, Inespecíficas, Apoyo o Tratamiento). NOTA: Previo al llenado de esta subdivisión, será necesario el registro de alta en el S.I.I.E., (en el formato MC-1 Altas, Reingresos, Cambios y bajas de voluntarios (03-06)). La información captura en este apartado será empleará para la elaboración de las Cartas de Inicio y/o Página 15

16 Término y Constancias de Colaboración, por lo que será necesario la verificación de los datos. Registrar la clave de voluntario generada en el alta en el SIIE. Capturar el nombre completo de la autoridad a quien se le dirigirá la carta de inicio y/o término, de igual forma su cargo y nombre completo de la institución educativa de donde procede el voluntario Seleccionar las actividades en las que participará el voluntario Página 16

17 13. En la cuarta subdivisión correspondiente a Documentos que avalan la colaboración del estudiante: Seleccionar los documentos que avalan la colaboración y que fueron entregados por los estudiantes. Es necesario contar con toda la documentación que avale la colaboración Para finalizar la base de captura solicita el número de empleado y nombre completo del Director, Subdirector y/o Jefe de Departamentoy del coordinador de voluntarios, información que se empleará para el control del voluntario y elaboración de la carta de inicio y/o término. Al final de la plantilla hay un campo denominado Status en el cual a todos los voluntarios que se les capturen los datos en la Etapa II, por parte de los responsables o Directores de las Unidades Operativas, quedarán como Activo al guardar la información. Una vez concluida la captura de la información en la ETAPA II se seleccionará el botón de Guardar, el cual podrán visualizar en la parte superior o inferior izquierda de la pantalla. El término de Activo dentro del sistema, hace referencia a que los responsables y Directores de las Unidades Operativas revisaron y acordaron con el voluntario la información capturada, en apego a la normatividad de los proyectos de servicio social y prácticas académicas. Página 17

18 14 Al término de la captura de la Etapa II del Expediente Electrónico del Voluntario el sistema genera de forma automática algunos íconos, entre los cuales se encuentran: control de asistencia (marcado con una palomita verde), Carta de Inicio y Término y/o Constancia (hoja de PDF). Asistencia Reingreso Carta de Inicio y Término y/o Constancia 15 En la Etapa II del registro de los Promotores de Salud y Voluntarios de Apoyo la segunda fase se encuentra dividida en dos secciones: Información para la Elaboración Constancias de Colaboración y Documentos que Avalan la Colaboración del Promotor, como puede verificarse base es similar, en la cual es necesario registrar: clave de voluntario, periodo de colaboración de inicio y término, total de hora, horario de colaboración y un espacio, de ser requerido, para capturar el nombre de la persona a la que le dirige la constancia; así como las actividades a desarrollar el CIJ. En la sección de Documentos que Avalan la Colaboración del Promotor se selecciona los documentos que entregó el voluntario y se registra el número de empleado y nombre completo del Director, Subdirector, Jefe de Departamento y responsable de coordinar voluntarios. Al igual se genera una base con los nuevos íconos del expediente: control de asistencia (marcado con una palomita verde), Carta de Inicio y Término y/o Constancia (hoja de PDF). Cuando los voluntarios concluyan su prestación el responsable que coordina voluntarios o el Director tendrá que modificar el statud de los registros, de Activo a Término de Colaboración, al realizar este proceso el registro cambia de color a azul cielo y se genera un nuevo ícono Reingreso (tres bustos). Página 18

19 Segunda fase de captura del expediente de Promotores de salud y voluntarios de apoyo Página 19

20 VII. ETAPA III Control de Asistencia Como parte del proceso de optimización se modifica el control de asistencia que se llevaba a cabo con los voluntarios, sustituyéndose por un registro mensual del total de horas realizadas por el voluntario, este registro se deberá realizar por parte de cada uno de los voluntarios desde el Portal del Voluntario a través del módulo Asistencia. Para realizar el proceso de captura del Control de Asistencia será necesario: Responsable de voluntarios 1) El voluntario tendrá que estar registrado en la Etapa I y II del Expediente Electrónico del Voluntario. 2) El responsable de coordinar al voluntario o el Director, tendrá que accesar desde Intranet al menú de Servicios a Movilización al apartado de Contraseñas de Voluntarios (Cont. Vol.) para identificar la contraseña que le corresponde al prestador. Accesar a Contraseñas de Voluntarios Al seleccionar el botón de Contraseñas de Voluntarios (Cont. Vol.), se desplegará un listado de los prestadores registrados en cada CIJ, estas contraseñas se generaron de forma automática al guardar la Segunda Etapa del Expediente Electrónico del Voluntario. Para identificar y proporcionar la contraseña para los voluntarios, será necesaria la clave del voluntario para identificar la contraseña que le corresponda. Contraseña del Voluntario Clave de Voluntario Página 20

21 Nota: La clave del voluntario como su contraseña de acceso al expediente son intransferibles, ya que con ellas ingresaran y accesaran los voluntarios al Portal del Voluntario para registrar la asistencia y actividades diarias en el SIIE. 3) El responsable de voluntarios de cada CIJ proporcionará la clave del voluntario como la contraseña personal a los prestadores, para lo cual será necesario indicará que la captura de la información se deberá de realizará desde el Portal del Voluntario. Nota: la vigencia de acceso de los voluntarios para la captura de asistencia y registro de actividades diarias en el Portal de Voluntarios estará delimitada al periodo de colaboración, por lo que será importante establecer y clarificar con los voluntarios la importancia del registro de estas actividades dentro del periodo de colaboración establecido y pactado al momento de iniciar la prestación en CIJ. 4) La Captura de la Asistencia será efectuada por los voluntarios, por lo que el responsable deberá de indicarle el proceso a realizar. Registro del Control de Asistencia por el voluntario a) Indicar al prestador que tiene que ingresar al Portal del Voluntario. b) Seleccionar el módulo de Asistencia. c) Capturar la clave de voluntario y su contraseña. Seleccionar con un click el módulo de Asistencia Ingresar clave de voluntario y contraseña. Nota: Es importante que el responsable de voluntarios o el Director indiquen a los voluntarios que al registrar la clave de voluntarios, en el Portal de voluntarios, la letra V siempre tendrá que ser con letra mayúscula y la contraseña con letra minúscula. Página 21

22 d) Al accesar a Control de Asistencia el voluntario deberá de seleccionar el botón de Capturar Asistencia. Seleccionar Capturar Asistencia e) Con posterioridad se desplegará una base en la cual se seleccionará el mes de colaboración, se capturará el año y total de horas realizadas por el prestador. Espacio para capturar el total de horas realizadas por los voluntarios durante el mes. Seleccionar el mes, capturar, año y horas f) Al guardar la información el sistema generará una base donde indicará el mes y horas capturadas por el voluntario. Información de Control de asistencia capturada por el voluntario El responsable tendrá que validar el total de horas registradas por el voluntario Nota: Para que la información se contabilice será necesario que el responsable valide el registro del voluntario. Página 22

23 5) El responsable de voluntarios tendrá que revisar y verificar que la información capturada concuerde con lo realizado en la institución. Para su revisión y validación deberá de accesar desde Intranet al Expediente al ícono de Asistencia (paloma de color verde). Seleccionar el Ícono de Asistencia 6) Al accesar al ícono se despliega la información de Control de Asistencia capturada por el voluntario. En este apartado se despliega una base y en el menú Operaciones se visualizan dos íconos: Editar (Lápiz), en el cual, de ser necesario se puede corregir la información registrada por el voluntario; y Validar (paloma color azul cielo). Editar, modificar registros para los Ícono para Validar los registros 7) Para validar la información capturada por el voluntario será necesario ingresar al ícono, posteriormente despliega la información capturada por el voluntario. Página 23

24 8) Para validar el registro el responsable tendrá que, previamente, ver revisado la información, para verificar que no se esté omitiendo o alterando la información, de no existir ninguna observación tendrá que: a) Registrar la clave de autorización. b) Seleccionar aceptar para guardar la información. (Esta clave fue proporcionada por el Departamento de Movilización Comunitaria al momento que se generaron los derechos de acceso al Expediente Electrónico del Voluntario). Para validar la asistencia es necesario registrar la Clave de autorización y seleccionar aceptar para guardar la información c) Se despliega nuevamente la base donde se puede identificar el mes validado al voluntario. Seleccionar el botón para generar Reporte Mes validado Nota: El mes validado por el responsable de voluntarios no podrán ser modificado con posterioridad. d) Adicionalmente el sistema generará reportes del Control de Asistencia de los voluntarios. Para realizar el proceso únicamente hay que seleccionar el botón de Reporte y genera la información. En el reporte se puede verificar los meses que han sido validados y el total de horas realizadas, además que el sistema permite imprimir la información. Página 24

25 Ejemplo del Reporte de Control de Asistencia Nota: Es muy importante que los voluntarios capturen la información y los responsables validen, ya que el total de horas que generará la carta de término estará supeditado a estos registros. Autorización de ampliación de periodo de captura En el caso que por diversas circunstancias los voluntarios no realicen la captura de control de asistencia, los responsables de coordinarlos tendrá que ampliar el periodo de registro, para lo cual tendrá que seguir los siguientes pasos: 1) Ingresar a Intranet al Expediente electrónico al ícono de Control de Voluntarios, Cont. Vol. 2) Identificar la clave del voluntario al que se le autorizará la ampliación del periodo de captura. 3) Accesar al ícono Editar (Lápiz) del voluntario para ampliar del periodo de captura. Página 25

26 Identificar la clave del voluntario al que se le autorizará la ampliación del periodo de captura Seleccionar el Ícono Editar para autorizar la ampliación de captura 4) Al accesar a Editar se despliega la información del voluntario, en el rubro de Vigencia indica la fecha límite de captura y el botón Ampliar. Al seleccionar el botón Ampliar el sistema cambia la fecha y amplia periodo de captura 15 días, posteriormente hay que seleccionar Guardar para que se genere el movimiento. Seleccionar la opción Ampliar para que se autorice la captura 15 días adicionales 5) De ser necesario el responsable de coordinar voluntarios tendrá que repetir este procedimiento las veces que se requieran. 6) En los casos que los voluntarios no concluyan su prestación en el periodo previamente pactados, será necesario que se modifique la fecha de término en la segunda face del expediente. Página 26

27 ETAPA IV. Elaboración de Cartas de Inicio/ Término y Constancias de Colaboración Otro de los beneficios que ofrece el Expediente Electrónico del Voluntario es que el sistema generará las Cartas de Inicio y/o Término de los voluntarios y Constancias de Colaboración, lo que optimiza tiempos en la elaboración y simplifica el proceso. El proceso para la generación y elaboración de las Cartas de Inicio y/o Término y Constancias de Colaboración de los voluntarios es: 1) Todos los voluntarios que fueron capturados en las Etapas I y II correspondientes a su categoría de colaboración, automáticamente se generará un ícono PDF, al cual deberán seleccionar para que se aperture la opción para generar las Cartas de Inicio y/o Término y Constancia de Colaboración. Seleccionar el ícono, para que se genere la carta 2) Al seleccionar el PDF se despliega una base en la cual se identifica el botón de Nuevo folio, que al elegirlo se generará la carta. Seleccionar Nuevo Folio 3) El sistema despliega la base Asignación de Folios para Emisión de Cartas Nuevas, en la cual automáticamente se asignará el Folio correspondiente a la carta, y el responsable de voluntarios o el Director deberá de seleccionar el Tipo de Carta a elaborar (Inicio/Término). Página 27

28 Seleccionar tipo de Carta a elaborar Inicio/Término 4) Una vez que se haya elegido el tipo de Carta a elaborar (Inicio/Término), se deberá seleccionar el ícono de Guardar que se encuentra en la parte superior ó inferior izquierdo, para generar el documento. 5) Una vez que este proceso se realizó se abre una nueva pantalla, donde se puede visualizar el tipo de carta que se generó, así como el folio asignado. Para visualizar la carta se elige el ícono PDF. Seleccionar para visualizar la Carta Tipo de carta generada y folio correspondiente 6) Una vez que se genere el PDF, la carta se podrá imprimir desde el sistema, ya sea de Inicio y/o Término, para que se proporcione a los voluntarios y la entreguen ante sus instituciones educativas. 7) Por lo anterior, es obligatorio la impresión de las cartas a través de este medio y se tendrán que integrar una copia al expediente físico que se haya abierto en el CIJ. 8) La impresión de las cartas de Inicio y/o Término, se deberá hacer por triplicado, la primera para la institución educativa, segunda para el interesado y tercera para el expediente que se encuentra en el CIJ. Página 28

29 9) Hay que destacar la importancia de capturar las dos fases del Expediente Electrónico del Voluntario, en tiempo y forma, ya que con la información registrada se generará y elaborará las Cartas de Inicio y/o Término, puesto que se emitirán las cartas desde este medio. 10) Otra opción que brinda el sistema es que permite que la carta se pueda imprimir en hoja membretada o en hoja en blanco (imprimir sin logo y leyenda institucional o con ellos), por lo que al seleccionar el ícono de PDF el sistema envía un mensaje para seleccionar la condición en la cual desea imprimir el documento. Seleccionar el PDF para imprimir la Carta Mensaje para imprimir las cartas en hoja membretada 11) Ejemplo de formato de Cartas de Inicio, y/o Término y Constancias de Colaboración que se generan automáticamente en el sistema: Página 29

30 Ejemplo de cartas de inicio con logo institucional membretada Página 30

31 12) Casos Especiales: En el caso de que una institución educativa requiera de un formato especial de Carta de Inicio/Término diferente al que se genera en este expediente electrónico, deberán realizar la carta directamente en Word conforme lo requiera la escuela, sin embargo, es importante conservar el mismo Folio que el Expediente Electrónico del Voluntario le asignó, además de anotar en el campo de Observaciones de la ventana en la que se selecciona el tipo de Carta a generar (inicio/término), que se modificó la carta a solicitud de la escuela. 13) Cabe señalar que debido a que en algunas ocasiones existen modificaciones con relación a la información que contiene la carta como por ejemplo: Datos personales, nombre de los Directores o responsables de instituciones educativas, periodos de colaboración, horas, actividades, entre otros. Los Responsables de Voluntarios tendrán que realizar los ajustes necesarios en las Etapas I ó II. 14) Posteriormente a la modificación realizada, el responsable o Director tendrá que repetir el proceso para generar una nueva carta con las correcciones correspondientes, ya que en el PDF de la primera carta elaborada no se realizarán los cambios efectuados. En estos casos será necesario que en el apartado de Observación, se capture los cambios efectuados como: ampliación de período, cancelación de la colaboración, cambios de categoría, reingreso y casos especiales, entre otros. Para contar con un historial, sobre la colaboración de los voluntarios. Registrar los motivos por los cuales se está generando la nueva carta 15) Al término del proceso el sistema mostrará la emisión de las dos cartas y las causas de la elaboración de la segunda carta. Página 31

32 Segunda carta de inicio elaborada y motivos de reelaboración 16) Para la elaboración de Constancias de Colaboración de los voluntarios de apoyo o promotores de salud que concluyeron su estancia en CIJ, se realizará el mismo procedimiento en el Expediente en el apartado correspondiente, posterior a la captura de la fase I y II se genera el PDF y al seleccionar el ícono aparece una base donde se selecciona la opción de Constancia y se guarda el moviento. Seleccionar esta opción para las Constancias de colaboración de los voluntarios de apoyo o promotores de salud 17) Para la impresión de las constancias se realiza el mismo procedimiento. Página 32

33 IX. ETAPA V. Registro de Actividades en S.I.I.E. El Portal del Voluntario, a través de su plataforma considera la captura de actividades diarias realizadas por los voluntarios, para ser registradas en el S.I.I.E., correspondiente al PREVEN, existe un módulo denominado S.I.I.E., que permite al voluntario accesar a la pantalla de captura. Lo anterior se considera como parte de las acciones que permitan optimizar los tiempos asignados por los diferentes CIJ a esta actividad. 1) Para iniciar la captura el voluntario deberá seleccionar el ícono de S.I.I.E en el Portal del voluntario. Seleccionar SIIE 2) Para accesar el sistema solicitará la Clave de voluntario y contraseña de acceso. Página 33

34 Registrar Clave de voluntario y contraseña Nota: Es importante que el responsable de voluntarios o el Director indiquen a los voluntarios que al registrar la clave de voluntarios, en el Portal de voluntarios, la letra V siempre tendrá que ser con letra mayúscula y la contraseña con letra minúscula. 3) Al capturar la información se abrirá la siguiente ventana, para que los voluntarios seleccionen y accesen a la captura del formato PREVEN: Formato PREVEN, para el registro de actividades diarias. Página 34

35 4) Cuando se accese a la opción S.I.I.E., se enlazará directamente a la plantilla de captura del sistema, para que los voluntarios puedan capturar sus actividades. 5) Para accesar a la plantilla de captura del Formato PREVEN se deberá seleccionar Nuevo Registro, como se observa a continuación: Seleccionar Nuevo Registro 6) Posteriormente se abrirá la siguiente ventana, para la captura de las actividades realizadas, cuidando no omitir toda la información requerida en los campos obligatorios Capturar actividades en el Formato PREVEN Página 35

36 7) El registro de las actividades del S.I.I.E., ÚNICAMENTE se deberán realizar por los voluntarios a través del módulo S.I.I.E., del Portal del Voluntario. 8) Será obligación de cada responsable de voluntarios o Director, revisar la captura de información estadística registrada por los voluntarios, con la finalidad de que no presente omisiones o alteraciones que afecten a la operación e información necesaria para los resultados institucionales. X. ETAPA VI. Término de Colaboración Para la administración de los registros en el expediente, será necesario que para aquellos voluntarios que concluyeron su prestación en CIJ se les modifique el status de colaboración, los pasos a seguir son: 1) El responsable de voluntarios tendrá que ingresar desde Intranet al Expediente Electrónico del Voluntario e identificar el registro del voluntario que concluyó. Ingresar a la etapa II 2) Ingresa a la Etapa II donde visualiza la información del voluntario, dirigiendose al final de la cuarta subdivisión de la base en Documentos que avalan la colaboración del estudiante en el área de Status, donde al seleccionar se despliegan dos opciones, Término de colaboración y Baja. Seleccionar Término de Colaboración Página 36

37 Seleccionar la opción de Término de colaboración y guardar la información para que cambie el Status del voluntario. 3) Al efectuar el cambio de Status de forma automática el sistema modifica la base de regristros, visualizando al voluntario con otro color (Azul pastel). Voluntario que se encuentra en el Status de Término de colaboración Adicionalmente en el apartado Operación se generó un nuevo ícono Reingreso ( tres bustos) y en el área de Status a parece la leyenda de Término de colaboración. Término de colaboración Ícono de Reingreso Este proceso facilita la administración de los registros y facilita el proceso de reingreso de los voluntarios. Página 37

38 XI. ETAPA VII. Reingresos Verificando la pertinencia y considerando el número de casos que se presentan de reingreso en CIJ, se generó la opción de reingreso en el Expediente Electrónico del Voluntario, proceso que contribuye en la reducción de tiempos de captura de la información. Para llevar a cabo los reingresos será necesario efectuar los siguientes pasos: a) Cuando un voluntario se encuentre interesado en continuar, ya sea en la misma modalidad o en otra, se iniciaría el proceso de reingreso. Para realizar un reingreso el voluntario previamante tendrá que estar en el status de Término de Colaboración, el cual se identifica en aquellos registros que estan en color azul cielo. Para iniciar el proceso de reingreso: 1) Seleccionar el ícono de Reingreso. 2) El sistema de forma automática crea un nuevo registro con folio nuevo del voluntario. Nuevo registro de Reingreso 3) Ingresar a la Etapa II del Expediente Electrónico de Voluntarios, en la cual se visualizará en la parte superior la leyenda de Reingreso. Modificar los campos requeridos para el nuevo periodo de colaboración, como: Clave del voluntario, fecha de Inicio/Término, horas comprometidas, horario comprometido, carrera, perfil, nombre y cargo de la persona a la que se dirige la carta, actividades a desarrollar y documentación que avala la colaboración. Página 38

39 Reingreso Modificar: Clave del voluntario, fecha de Inicio/Término, horas comprometidas, etc. ETAPA V. REGISTRO DE ACTIVIDADES EN S.I.I.E. Página 39

40 Nota: El sistema al generar el reingreso no crea una nueva contraseña para el voluntario, se mantienen la información de los prestadores. 4) Proporcionar la clave de voluntario y la contraseña a los prestadores, capacitar sobre el proceso de registro desde el Portal del Voluntario e indicar que inicien con la captura de las actividades en el SIIE y en Asistencia. 5) Generar e imprimir la Carta de Inicio del voluntario desde el sistema para que sea entregada en la institución educativa. 6) Verificar y validar la información capturada por los voluntarios, tanto de Asistencia como de SIIE. Esperamos que la generación de este Expediente Electrónico apoye la operación y las tareas de incorporación y coordinación de voluntarios en todas nuestras unidades, y así también posicionar a nuestra institución a la vanguardia en cuanto a la sistematización y seguimiento de los voluntarios. Página 40