E S C U E L A N A C I O N A L D E BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

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1 E S C U E L A N A C I O N A L D E BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS EN SWISS BROKERS MEXICO, INTERMEDIARIO DE REASEGURO, S. A. DE C. V. T E S I S QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADA EN ARCHIVONOMÍA P R E S E N T A : MARÍA DEL PILAR PACHECO CASALES ASESOR: Mtro. Juan Miguel Castillo Fonseca MÉXICO, D. F

2 TABLA DE CONTENIDO Pág. PREFACIO. I INTRODUCCIÓN. II CAPITULO 1. ANÁLISIS INSTITUCIONAL 1.1 Generalidades del Reaseguro Asegurado Seguro Reaseguro Reseña del Seguro y Reaseguro en México Grupo Swiss Re Funciones y actividades Swiss Brokers México, Intermediario de Reaseguro, S.A. de C.V El archivo línea de autoridad y responsabilidad.12 CAPITULO 2. LOS ARCHIVOS Y LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS 2.1 Los archivos Tipos de archivos Funciones Importancia Los documentos Características Importancia Tipos Sistema Tipos de sistema Administración Digitalización.. 26

3 2.6 Sistema de administración digital Aspectos jurídicos relacionados con la digitalización en México (sector privado y asegurador).. 27 CAPITULO 3. BASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS 3.1 Fase 1 Análisis Archivístico Antecedentes del archivo Problemática y necesidades Primeras estrategias de solución Fase 2 Análisis de Viabilidad Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Documentales Recursos Técnicos Recursos Financieros Recursos Informáticos Fase 3 Análisis de costos y beneficios Fase 4 Selección de proveedores, productos y servicios Tipos de servicios Análisis del contrato.. 67 CAPITULO 4. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS EN SBMIR 4.1 Plan de trabajo Fin Misión Objetivos Lineamientos operativos.. 72

4 4.1.5 Presupuesto Organigrama Asignación de recursos Capacitación Proceso de digitalización de documentos Diseño de base (s) de datos Preparación de documentos Digitalización Indexación Control de calidad Validación del proceso de digitalización Selección y capacitación de usuarios Liberación de bases de datos Lineamientos generales 93 CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS 102

5 P R E F A C I O En 1996, a casi un año de haber finalizado mi formación profesional en el área de Archivonomía en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, y después de haber laborado en diferentes archivos pertenecientes a instituciones tanto públicas como privadas, tuve la oportunidad de continuar con la actividad profesional en una compañía del sector reasegurador mexicano. En ese momento me integré a un Proyecto de Organización de Archivo, durante el cual realicé actividades como: selección, valoración, clasificación, ordenación, diseño y registro de bases de datos, además de expedientar, archivar, préstamo, consulta, expurgo y depuración de documentos. Posteriormente tuve la fortuna de convertirme en Jefe de Archivo, lo que me permitió adquirir un mejor desarrollo y una perspectiva profesional más amplia. Conforme pasaba el tiempo y conocía más a fondo las funciones y actividades de los archivos, entendí la importancia que tiene la disponibilidad de la documentación e información para el buen funcionamiento de una empresa, en general o de un área en particular. Comprendiendo que lo anterior solo puede ser resultado de una administración de documentos y del uso apropiado de las herramientas existentes. Me refiero a las tecnologías de punta, entre las que se encuentran: bases de datos, digitalización de documentos, Internet, Intranet, etc. que nos permiten agilizar la consulta y acceso de la documentación y/o información. Nota aclaratoria: El nombre de Swiss Brokers México, Intermediario de Reaseguro, S.A. de C.V. es propiedad de Swiss Re, por lo que el presente trabajo y la información en él contenido, solamente se utilizan con fines académicos y de investigación, y no con fines de lucro ni comercialización. I

6 I N T R O D U C C I Ó N Actualmente, estamos inmersos en un proceso de globalización y revolución tecnológica que han cambiado nuestra forma de vivir y, específicamente, de comunicarnos. Para cualquier compañía o institución, pero sobre todo para una empresa de servicios, uno de los principales factores de éxito, es contar con la documentación y/o información en el momento y lugar oportuno, que representa sobrevivir en este mundo de globalización, en donde además existe una fuerte competencia técnica y comercial. Hoy en día, las llamadas nuevas tecnologías 1 han modificado nuestra visión de los servicios archivísticos, permitiendo la utilización de diferentes soportes como: multimedia, hipermedia, entre otros. La utilidad de dicha herramienta en coordinación con una administración de archivos y establecimiento de políticas y procedimientos, se pueda comprobar al implementar un sistema de administración digital de documentos, que facilitará la comunicación y el intercambio electrónico de documentos. Es indispensable señalar que el uso de las nuevas tecnologías no representa la sustitución y/o destrucción de los documentos físicos, que son la fuente original de la información, sino que simplifican su consulta, uso, manejo y conservación. El planteamiento del problema es que debido a una consecuencia lógica del proceso de globalización, de la revolución tecnólogica y del desarrollo del Grupo Swiss Re, en SBMIR se produjeron constantes cambios, tanto estratégicos como físicos que ocasionaron un crecimiento documental, reducción de recursos humanos y materiales, mayores exigencias en la calidad de la comunicación y de la información, una permanente adaptación y una afectación directa a todas las áreas que lo integran. 1 GONZALEZ SOTO, A. P.; et al. Las nuevas tecnologías en la educación. En Salinas et. al. Redes de comunicación, redes de aprendizaje [en línea], 1996, EDUTEC 95. Palma: Universitat de les Illes Balears, p Disponible en: [Consulta: 21 julio 2006] II

7 Sin lugar a dudas una de las áreas más perjudicadas ha sido el archivo, ya que uno de los principales problemas fue, y es, el insuficiente espacio físico destinado a dicha área, sin olvidar la necesidad de acceso oportuno a la información. El objetivo del trabajo es demostrar que un sistema de administración digital de documentos agiliza y simplifica el acceso a la información y al conocimiento, con el fin de llevar a cabo una eficaz, eficiente y correcta toma de decisiones. La hipótesis es que si se implementa un sistema de administración digital de documentos en Swiss Brokers México, Intermediario de Reaseguro, S.A. de C.V. se reducirán entre un 80% y 90% los tiempos de búsqueda y localización de expedientes o documentos, lo que representará contar con la documentación y/o información en el momento y lugar oportuno. En la hipótesis planteada se consideraron las siguientes variables: a) Variable independiente: el sistema de administración digital de documentos que esta integrado por la administración del archivo, políticas, procedimientos y digitalización permanente del acervo documental. b) Variables dependientes: A partir de que las variables independientes funcionen correctamente existirá una reducción del tiempo. Adicionalmente, tenemos otras variables dependientes, como son los recursos humanos, financieros y materiales, ya que de la disponibilidad y calidad de los mismos depende conseguir el 100% del objetivo planteado. El método empleado es el hipotético-deductivo que de acuerdo a lo que Stanislav Ranguelov establece es cuando una hipótesis se puede experimentar en la realidad, porque en fin la hipótesis se debe comprobar por los hechos con el propósito de III

8 conseguir un resultado mediante una deducción rigurosa 2 Es decir, el método hipotético deductivo consiste en expresar una idea, bajarla a la realidad para probarla y luego se vuelve a la teoría para confirmarla. La técnica, de acuerdo a Ario Garza, es un sistema de supuestos y reglas que permite hacer bien una cosa. La técnica se justifica exclusivamente en función de su utilidad práctica 3, las técnicas que empleamos para realizar el diagnóstico fue un estudio archivístico, la aplicación de una misma encuesta en dos momentos distintos: diciembre de 2000 y octubre de 2003 y la observación, técnicas que apoyaron en la identificación sistemática y ordenada de problemas o carencias existentes en dicha área, así como las posibles alternativas de solución y prevención. Algunos de los problemas identificados fueron los referentes a las condiciones físicas y ambientales, acervo documental, personal, políticas, procedimientos, tecnología, entre otros. Adicionalmente, para establecer las bases teóricas utilizamos la recolección de información, teniendo como apoyo las fuentes de carácter documental, es decir, se realizó una investigación bibliográfica, consultando libros; hemerográfica, artículos o ensayos de revistas y periódicos; y archivística, cartas, oficios, circulares, expedientes, leyes, etcétera. El primer capítulo tiene como objetivo conocer el origen y naturaleza de las empresas de seguro y reaseguro, para lograrlo fue necesario definir los conceptos básicos de la actividad de reaseguros. Se estableció un panorama general del sector asegurador y reasegurador en México, y del Grupo Swiss Re al que pertenece SBMIR a través de un análisis institucional que permitió conocer su origen, funciones y desarrollo, principalmente en el ámbito reasegurador mexicano. 2 RANGUELOV, Stanislav. Metodología para la Investigación Científica en la Economía y la Gestión Empresarial Disponible en: [Consulta: 11 mayo 2007] 3 GARZA MERCADO, Ario. Manual de técnicas de investigación para estudiantes de Ciencias Sociales. 1996, p. 4 IV

9 Con el fin de establecer el marco teórico necesario del presente trabajo, en el segundo capítulo se analizaron los conceptos de archivo y documento, así como sus funciones, importancia y tipos. También se definieron términos como: sistema, administración, digitalización, etc. Un punto clave de este capítulo, es el referente a los artículos de leyes, códigos y reglamentos vigentes que en materia de microfilmación o grabación de imágenes existen en nuestro país. En el capítulo tres se establecen las bases para la Implementación de un Sistema de Administración Digital de Documentos. Para ello se realizaron varios análisis que permitieron obtener información objetiva y precisa, para así tener un panorama general de la situación e identificar áreas de oportunidad en el archivo. Con el objetivo de evitar confusiones, se definieron y explicaron otros conceptos como: hardware, software, base de datos, Internet, Intranet, outsourcing, presupuesto, políticas, procedimiento, entre otros. Por último en el capítulo cuatro se explican detalladamente las fases y actividades realizadas durante la Implementación de un Sistema de Administración Digital de Documentos en SBMIR, esto con el fin de que pueda ser adaptado en cualquier empresa o institución, independientemente del giro al que se dedique. Espero que este trabajo sea una fuente de consulta útil para los estudiantes, asesores y público en general. V

10 CAPÍTULO 1 1. ANÁLISIS INSTITUCIONAL Con el fin de comprender el origen y naturaleza de las empresas de reaseguro, parte de este primer capítulo está dedicado a explicar los conceptos de asegurado, seguro y reaseguro. Por otro lado se definirán las diferentes entidades que pueden participar en la actividad de reaseguro. También se mencionará brevemente el desarrollo del sector asegurador y reasegurador en México, lo anterior con el fin de tener un panorama general del desarrollo de dichos sectores en nuestro país. T. R. Shellenberg plantea que: para establecer un orden del acervo documental, es necesario analizar los orígenes y funciones de la Institución y de esta manera lograr una organización que refleje la estructura de la misma 4 Para los fines del presente trabajo, el análisis institucional pretende dar a conocer brevemente la historia del Grupo Swiss Re al que pertenece Swiss Brokers México, Intermediario de Reaseguro, S.A. de C.V., así como su desarrollo, funciones y principales actividades de la oficina en México. Esto último, debido a que el presente trabajo, incluyendo el análisis e implementación, fue realizado en dicha oficina. 1.1 Generalidades del Reaseguro Para entender la naturaleza del presente trabajo es indispensable, primero, conocer los términos de asegurado y seguro, para después explicar el concepto de reaseguro y así comprender la relación existente entre ellos. 4 SCHELLENBERG, T.R. Archivos modernos. Principios y técnicas. México: AGN, 1987, p

11 1.1.1 Asegurado - Seguro Reaseguro Asegurado El término asegurado se refiere a una: Persona que, en sí misma o en sus bienes o intereses económicos, está expuesta al riesgo, y cuyas circunstancias personales o de otro tipo, pero siempre vinculadas íntimamente a él, originan o pueden motivar el pago de la indemnización 5 La definición anterior refiere a una persona, ya sea física o moral, que está expuesta, o sus bienes, a un riesgo imprevisible como: enfermedades, accidentes, epidemias, riesgos de la naturaleza (terremoto, erupción volcánica, inundación, etc.), crisis, incendio, robo, negligencia, entre otros, y por el cual puede inducir el pago de la indemnización, mediante la contratación de un seguro. Seguro Para explicar este término se ha recurrido al Manual de El Reaseguro de los Ramos Generales de la compañía Suiza de Reaseguro, que a su vez retoma la definición establecida por J. Hémard: El seguro es una operación por la cual una parte, el asegurado, mediante una remuneración, la prima, se hace prometer para sí mismo o para un tercero, en caso de la realización de un riesgo, una prestación por otra parte, el asegurador, quien, asumiendo un conjunto de riesgos, los compensa conforme con las leyes de la estadística 6 El ser humano está expuesto a diversos riesgos que pueden afectar a su persona o a sus bienes, es decir, una casa o empresa está expuesta a un temblor, un incendio, un 5 Swiss Re [en línea]: Home Page. Disponible en: [Consulta: 16 octubre COMPAÑÍA SUIZA DE REASEGUROS. El Reaseguro de los Ramos Generales. 1988, p. 13 2

12 robo, inundación, entre otros riesgos, que pueden dañarla total o parcialmente. De igual manera, una persona puede sufrir una enfermedad, accidente, etc. En el siguiente cuadro se ejemplifican algunos riesgos a los que están expuestos tanto las personas como sus bienes: ENFERMEDAD ACTOS CRIMINALES BIENES: CASA AUTOMOVIL OBJETOS PERSONALES PERSONA: VIDA SALUD ACTIVIDAD ACCIDENTES RIESGOS DE LA NATURALEZA Esquema 1.1 Fuente: Elaborado con base en el libro El Reaseguro de los Ramos Generales Reaseguro El reaseguro es: La transferencia de una parte de los peligros o riesgos que un asegurador directo asume frente a los asegurados, mediante contratos o por disposiciones legales, a un segundo asegurador, el reasegurador, que no tiene relación contractual con el asegurado 7 En otras palabras, es el seguro de las compañías de 7 COMPAÑÍA SUIZA DE REASEGUROS. Introducción al Reaseguro. Zurich: Swiss Re Publishing , p. 11 3

13 seguros, las cuales necesitan un reaseguro, sobre todo para riesgos que exceden su capacidad financiera, que además les permite protegerse en caso de una catástrofe. Para conocer e identificar a las diferentes entidades que pueden participar en actividades de reaseguro, he retomado las definiciones establecidas por la Asociación de Supervisores de Seguros de América Latina (ASSAL), a la cual pertenecen España, Portugal y 19 países latinoamericanos, entre ellos México. Las entidades y sus respectivas definiciones son: Compañía cedente Se refiere a la institución aseguradora doméstica, del país donde se realiza la supervisión y que transfiere parte de sus responsabilidades a otra entidad autorizada para tomar riesgos. Compañía tomadora de riesgos Institución aseguradora doméstica autorizada para realizar operaciones activas de seguros, y que conforme a la legislación de la mayoría de los países latinoamericanos, puede tomar riesgos que le transfiera alguna otra compañía cedente. Reaseguradora Nacional Término utilizado en este documento para identificar a las instituciones domésticas autorizadas para realizar de manera exclusiva operaciones de reaseguro tomando riesgos del mercado nacional o internacional. 4

14 Reaseguradora Extranjera Institución extranjera debidamente autorizada en su país de origen para realizar operaciones activas de seguros o reaseguros en el ámbito internacional. Intermediario de reaseguro domiciliado Persona física o moral (natural o jurídica) conocida también como broker o corredor de reaseguro, que se encuentra establecida o autorizada en el país donde realiza la supervisión, con el único propósito de prestar el servicio de colocación de riesgos que transfieren las compañías cedentes a otras instituciones autorizadas para tomar reaseguro. Intermediario de reaseguro no domiciliado Persona física o moral (natural o jurídica) establecida o autorizada en un país distinto al que se realiza la supervisión, con el propósito de realizar servicios de colocación de reaseguro a las instituciones de seguro domésticas. Oficina de representación de una reaseguradora extranjera Persona física o moral (natural o jurídica) establecida o autorizada en el país donde se realiza la supervisión y que representa legalmente a una reaseguradora extranjera, para en su nombre y representación, asumir riesgos que le transfieren las compañías cedentes, así como para realizar las actividades que de ello se desprendan. Subsidiaria de una reaseguradora extranjera Institución que se establece en un país distinto al de origen de la reaseguradora extranjera, pero que legalmente es una sociedad distinta y está autorizada para realizar operaciones activas de seguro y/o reaseguro por su propia cuenta. 5

15 Sucursal de una reaseguradora extranjera Parte de una reaseguradora extranjera que no siendo una entidad legal distinta a la primera, se establece en una jurisdicción o país diferente al de origen, con el propósito de realizar gestiones de negocio a nombre de la reaseguradora que es la que asume los riesgos cedidos a través de la sucursal 8 A continuación un esquema, en el que se puede ver la relación existente entre asegurado, asegurador y reasegurador, así como algunas entidades involucradas en la actividad de reaseguro. Contrato de Seguro Contrato de Reaseguro ASEGURADO ASEGURADOR REASEGURADOR Persona física o moral, que está expuesta o sus bienes, a un riesgo imprevisible Empresa que asume riesgos y peligros del Asegurado Empresa que asume riesgos y peligros del Asegurador Compañías de Seguro o Cedente Compañías de Reaseguro Intermediario de Reaseguro o broker Esquema 1.2 Fuente: Elaborado con base en el libro El Reaseguro de los Ramos Generales 8 ASSAL. Criterios Generales de Solvencia. Operaciones de Reaseguro [en línea]. ASSAL, agosto Disponible en: [Consulta: 31 mayo 2007] 6

16 En otras palabras para explicar el esquema anterior, un ejemplo sencillo: En primera instancia se tiene una persona física denominado asegurado quien decide proteger sus bienes (automóvil) contratando un seguro (mediante el pago de una prima) con una compañía de seguros, que a su vez transfiere parte del riesgo a una compañía de reaseguro (contrato de reaseguro y pago de prima correspondiente). 1.2 Reseña del Seguro y Reaseguro en México Para conocer la historia y desarrollo del seguro y reaseguro en México, he recurrido a dos libros: Crónica de Dos Siglos del Seguro en México y Memoria de los Quince Años de la Nueva Comisión Nacional de Seguros y Fianzas. El seguro en México En el libro titulado Crónica de Dos Siglos del Seguro en México, se menciona que el seguro tiene sus orígenes en el puerto de Veracruz, lugar donde se funda la primera compañía de seguros, y lo relata de la siguiente manera "Fue en el año de 1789, cuando se constituyó la primera compañía de seguros en ese puerto, que se denominó Compañía de Seguros Marítimos de Nueva España, con el propósito de cubrir los riesgos de los que se denominaba en España como La Carrera de Las Indias 9 A partir de ese momento se fundan otras compañías de seguros, y con el paso del tiempo comienzan a llegar a México compañías extranjeras. Como parte del crecimiento del sector asegurador, aparece también la necesidad de regular la operación de las compañías de seguros tanto locales como extranjeras, y es el 16 de diciembre de 1892 cuando surge la Ley sobre Compañías de Seguros conocida también como la Ley del Timbre, porque las compañías de seguros, así como las operaciones a que se dedicarían, quedaron sujetas al impuesto del Timbre de documentos y libros, para la protocolización de las escrituras, estatutos y demás que 9 MINZONI CONSORTI, Antonio. Crónica de dos siglos del Seguro en México. 2005, p. 12 7

17 debían registrarse; a la renta interior, por el importe de los contratos de seguros; y al cuatro por ciento sobre las primas que causaren 10 El sector asegurador mexicano continuaba creciendo, aunque las compañías extranjeras eran mayoría, y son ellas quienes decidieron organizarse y fundar en enero de 1897 una asociación privada bajo la denominación de Asociación Mexicana de Agentes de Seguros contra Incendio 11, la cual fue la base de la actual Asociación Mexicana de Instituciones de Seguros (AMIS) 12 La Ley del 25 de mayo de 1910, en su artículo 44, establecía la creación del Departamento de Seguros y la Circular relativa a la creación de dicho organismo 13 El 24 de diciembre de 1924 fue creada la actual Comisión Nacional Bancaria, que inició operaciones el 12 de enero de El 14 de septiembre 1946 se funda la Comisión Nacional de Seguros, posteriormente, el 26 de diciembre de 1970.se promulgó un decreto, por medio del cual se unificaron las dos Comisiones existentes: la Bancaria y la de Seguros, en una sola denominada Comisión Nacional Bancaria y de Seguros (CNBS). Después en 1990 dicha Comisión se divide en Comisión Nacional Bancaria (CNB) para atender a las necesidades de las instituciones bancarias, y en Comisión Nacional de Seguros y Fianzas (CNSF), ésta última como órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, encargado de la regulación, inspección y vigilancia de los sectores asegurador y afianzador MINZONI CONSORTI, A. Op. Cit. p Ibid. p Ibid. p Ibid. p Ibid. p Ibid. p

18 El reaseguro en México A continuación describiré brevemente el desarrollo del reaseguro en México, el cual inició con la fundación de Reaseguros Alianza, S.A. en 1940, después en 1946 se estableció otra reaseguradora: Unión Reaseguradora Mexicana, S.A. (URMSA), la cual fue liquidada en En 1953 inició operaciones Reaseguradora Patria, S.A. y en 1997, Reaseguradora del Istmo México, S.A. de C.V. El reaseguro extranjero en México comienza con la presencia de dos reaseguradoras, la alemana Münchener-Rück y la suiza Swiss-Re 16, además de las oficinas de representación e intermediarios de reaseguro establecidos en México. Las crisis económicas de nuestro país han afectado el desarrollo del sector asegurador, pero a partir de la entrada en vigor del Tratado de Libre Comercio (TLC) con los Estados Unidos de Norteamérica y Canadá el 1º de enero de 1994, se agilizó la entrada de compañías de seguros extranjeras a México, iniciándose con ello un mayor crecimiento. Desde sus orígenes, y a pesar de que en México no se tiene una cultura del seguro, el sector ha tenido la oportunidad de incrementar sus ganancias, ofreciendo al mercado mexicano nuevos y mejores productos y servicios en los diferentes ramos. Actualmente las compañías de seguros ofrecen productos y coberturas, entre las que destacan: incendio, inundación, terremoto, robo, responsabilidad civil, agrícolas, etc., para diferentes bienes como: edificios, casas habitación, vehículos, etc. Otro tipo de seguros existentes son los destinados a proteger la vida y salud de las personas (vida, accidentes y enfermedades, etc.). 16 MINZONI CONSORTI, A. Op. Cit. p

19 Según datos de la CNSF plasmados en el libro: Memoria de los Quince Años de la Nueva Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, en 2005, el sector asegurador de nuestro país estaba compuesto por 86 compañías, de las cuales 1 era nacional, 82 privadas, 1 mutualista y 2 reaseguradoras 17 También revela que en ese mismo año, la actividad aseguradora contribuyó en dos por ciento al PIB del país y cada ciudadano invirtió, en todo tipo de seguro, la cantidad de mil trescientos pesos 18 Como puede apreciarse el sector asegurador y reasegurador mexicano han pasado por momentos de crecimiento, de estabilidad y de crisis, pero al final han logrado mantenerse a flote, generando ganancias y empleos. Cabe destacar que se ha creado un marco jurídico que continuamente se adapta a las nuevas necesidades. 1.3 Grupo Swiss Re El Grupo Swiss Re se fundó en Suiza en , desde sus orígenes, amplió sus actividades en el medio reasegurador, tanto en los diferentes ramos como en oficinas alrededor del mundo. En mayo de 1998 Swiss Re refuerza su presencia en Latinoamérica 20, sobre todo en México, adquiriendo una compañía reaseguradora mexicana: Reaseguros Alianza, S.A. que se convierte en una de las oficinas líderes de la región. Actualmente Swiss Re opera en 25 países alrededor del mundo. 17 MINZONI CONSORTI, Antonio. Memoria de los Quince Años de la Nueva Comisión Nacional de Seguros y Fianzas , p.73 Disponible en: [Consulta: 01 junio 2007] 18 Ibid. p COMPAÑÍA SUIZA DE REASEGUROS. El Reaseguro de los Ramos Generales. Op. Cit. p Swiss Re [en línea]: Home Page. Disponible en: [Consulta: 09 julio 2007] 10

20 1.3.1 Funciones y actividades La labor del reasegurador consiste en asumir aquella parte de los riesgos grandes que no pueden cubrir por sí mismas las compañías de seguro directo, en especial aquellas que operan a nivel nacional o regional. El reasegurador establece un equilibrio diversificando los riesgos en el mundo por largos períodos. Los productos de reaseguro tradicionales que Swiss Re proporciona son una amplia serie de coberturas y servicios afines en los ramos de daños y responsabilidad civil así como de vida y salud 21 Considerando que Swiss Re es una empresa de carácter internacional ha mantenido relaciones de negocios con compañías de seguros, corredores, ajustadores, etcétera, tanto locales como extranjeros Swiss Brokers México, Intermediario de Reaseguro, S.A. de C.V. La adquisición, en 1998, de la compañía mexicana denominada Reaseguros Alianza, S.A. dedicada al reaseguro y localizada en la ciudad de México, fue con el objetivo de lograr un crecimiento de negocios en el mercado latinoamericano. Dicha empresa al ser un líder local y tener presencia en Latinoamérica a través de sus diferentes oficinas, permitió la apertura de nuevos mercados, optimizar los gastos y ofrecer mejores servicios a sus clientes. Actualmente, SBMIR, es un intermediario de reaseguro o broker como su nombre lo indica, y es uno de los 44 intermediarios autorizados por la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas COMPAÑÍA SUIZA DE REASEGUROS. El Reaseguro de los Ramos Generales. Op. Cit. p COMISION NACIONAL DE SEGUROS Y FIANZAS. Reaseguradores Extranjeros e Intermediarios [en línea]. Disponible en: [Consulta: 01 junio 2007] 11

21 El archivo línea de autoridad y responsabilidad Dentro de la organización de SBMIR, actualmente el área de archivo pertenece a la Gerencia de Logística que a su vez depende de la Dirección de Recursos Humanos. El archivo en SBMIR es un elemento importante, ya que en el se conservan, organizan y controlan los documentos generados por las diferentes áreas que integran la compañía. 12

22 CAPÍTULO 2 2. LOS ARCHIVOS Y LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS Uno de los recursos más importantes para cualquier empresa de servicios es la información, contar con ella en el momento oportuno equivale a sobrevivir en este mundo de globalización y de fuerte competencia comercial y técnica. Una de las principales preocupaciones es accesar rápidamente a las fuentes originales de información. Para lograrlo es necesaria la tecnología. El vínculo que se ha establecido entre los archivos (papel, sonoro, imagen, etc.) y la tecnología, cada vez es más difícil de romper, ya que del uso adecuado de la misma depende el éxito o fracaso de una organización o empresa en general, o de una área o departamento en particular. Con el fin de dirigir correctamente el presente trabajo, es indispensable destacar las diferencias y similitudes entre los principales términos alrededor de los cuales se desarrolla, evitando confusiones o falsas expectativas. Debido a lo anterior, se revisaron algunas definiciones de términos como: archivo, documento, sistema, administración, digitalización, entre otros, y así poder relacionarlos y situarlos en el contexto actual. Por último, y con el propósito de establecer un marco jurídico, se analizaron las diferentes Leyes, Códigos y Reglamentos referentes a microfilmación o grabación de imágenes en disco óptico o en cualquier otro soporte, que existen y aplican en nuestro país en materia de seguro y reaseguro. 2.1 Los archivos Para T. R. Schellenberg, son todos los libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales sin consideración de sus características o formas físicas, hechos o recibidos por cualquier institución pública o privada en secuencia de sus 13

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