BUENA PRÁCTICA Nº 2: DEFINICIÓN DE SISTEMAS DE COMUNICACIÓN CIENTÍFICA UNIVERSIDAD DE BARCELONA PARQUE CIENTÍFICO DE BARCELONA

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1 BUENA PRÁCTICA Nº 2: DEFINICIÓN DE SISTEMAS DE COMUNICACIÓN CIENTÍFICA UNIVERSIDAD DE BARCELONA PARQUE CIENTÍFICO DE BARCELONA ANTECEDENTES Comunicar la actividad científica y de la I+D+I que se genera en el seno del Parc Científic Barcelona es un objetivo prioritario de nuestra gestión estratégica, como espacio de desarrollo científico, tecnológico y de innovación. El retorno a la sociedad de los avances obtenidos por nuestros profesionales es una obligación inherente a la misión, visión y valores de nuestra organización. Ensamblar, sin fisuras y en un mismo espacio, los diversos factores de la I+D+I es un desafío que plantea un entramado de retos y oportunidades; difundir el resultado de esta ecuación, también lo es. La comunicación de la I+D+I en su vertiente científica, tecnológica y emprendedora engloba una compleja red de emisores y receptores que demanda diferentes registros y canales de transmisión. Los parques científicos, como clústeres de investigación e innovación, tienen una responsabilidad muy relevante en el proceso de transmitir la cultura de la I+D+I, de avanzar hacia la sociedad del conocimiento, de aumentar la calidad y cantidad de la información científica y tecnológica como soporte del desarrollo económico y social; de la mejora, en definitiva, de nuestra calidad de vida. Desde el Parc Científic Barcelona percibimos esta necesidad y contraemos el compromiso de darle respuesta. Pero esta responsabilidad ha de ser compartida por todos científicos, tecnólogos, empresarios, medios de comunicación, centros, universidades y administraciones públicas si queremos que la cultura de la I+D+I se instale definitivamente en la opinión pública. El Parc Científic Barcelona fue el primer parque científico del Estado español, y el primero, en crear una bioincubadora de empresas; ahora, hemos querido asumir también el reto de publicar el primer Manual de Buenas Prácticas en Comunicación Científica y Difusión de la I+D+I de nuestro país, que promueve nuevas fórmulas de

2 diálogo entre todos los actores con el fin de ofrecer una transmisión eficiente del conocimiento que generamos a la sociedad, en clave de progreso. BUENA PRÁCTICA Diseñar una estrategia específica para la comunicación científica y de la I+D+I es una condición imprescindible para implementar con éxito las buenas prácticas en su ejecución, y requiere una planificación que contemple cuáles son los objetivos que se desean conseguir, públicos potenciales, ámbitos de actuación y recursos disponibles, y que prevea también un protocolo de evaluación para evaluar el impacto de su repercusión. Objetivos Establecer objetivos concretos y específicos nos permiten definir el escenario en el que queremos desarrollar nuestras acciones y conducir con mayor eficacia la implementación de las buenas prácticas en los distintos ámbitos de actuación que plantea nuestra estrategia de comunicación, así como facilitar la detección de aquellos puntos o etapas en las que habrá que incidir con mayores esfuerzos. Los siguientes objetivos, definidos conjuntamente por la Dirección General y el equipo del Ámbito de Comunicación y Relaciones Institucionales, están estrechamente alineados con la misión y visión de la institución. Difundir la actividad que se lleva a cabo en el parque y las entidades que acoge en el ámbito de la transferencia de conocimiento y desarrollo de la innovación científica, tecnológica y empresarial, para cumplir con el deber ético, como institución pública sin ánimo de lucro, de garantizar el derecho a la información de los ciudadanos. Fomentar la cultura científica, tecnológica y de la innovación empresarial entre la comunidad interna y externa del centro, y concienciar de su importancia en pro de la sociedad. Conciliar el interés de comunicar de la organización y de las entidades que acoge con la demanda de información de los medios de comunicación y los intereses de la sociedad: armonizar el criterio periodístico con el criterio científico y tecnológico; la calidad, con la frecuencia informativa. Asesorar y asistir a la dirección y a diferentes ámbitos de la organización en las tareas de interrelación con los medios de comunicación, creación de opinión pública y proyección social.

3 Dar apoyo a cualquier otro tipo de iniciativa de divulgación científicotecnológica y de transmisión de conocimiento e innovación empresarial que realizan otros ámbitos de la organización. Dar apoyo a cualquier otro tipo de iniciativa de divulgación científico-tecnológica y de transmisión empresarial que realizan otros ámbitos del parque, tales como el de Política Científica, Investigación e Innovación y Relaciones Corporativas. Trabajar conjuntamente con el Ámbito de Difusión de la Ciencia para potenciar acciones de fomento de la cultura científica, reconocimiento social de la ciencia y fomento de nuevas vocaciones científico-tecnológicas. Diseñar las acciones de comunicación de los proyectos de comunicación I+D+I dirigidos a la comunidad científica y empresarial que se realizan en cooperación con otros ámbitos del PCB, instituciones, empresas y grupos de investigación. Públicos objetivos Comunidad interna de la organización y de las entidades que acoge. Instituciones oficiales y académicas locales, nacionales e internacionales. Comunidad empresarial, científica y tecnológica externa, local, nacional e internacional. Medios de comunicación y asociaciones de comunicación científica locales, Nacionales e internacionales. Ámbitos de actuación Comunicación interna Comunicación a las instituciones oficiales, universidades y entidades públicas Comunicación a la comunidad científica, tecnológica y empresarial Relaciones con los medios de comunicación Herramientas de comunicación Para alcanzar los objetivos propuestos es necesario seleccionar también los soportes apropiados a la naturaleza de los mensajes y tipos de público al que van dirigidos, en función de las obligaciones, necesidades y oportunidades de la organización. Material informativo dirigido a los medios de comunicación: Elaboración de dossiers, comunicados y notas de prensa, convocatorias, noticias para la web corporativa, contenidos de catálogos y trípticos informativos y demás

4 documentos que regularmente emiten los gabinetes de prensa para transmitir los mensajes en base a su interés informativo. Newsletter digital: Un boletín digital de periodicidad diaria dirigido a la comunidad interna y externa de la organización es un vehículo inmediato, dinámico y eficaz para la difusión de la investigación científica y la I+D+I. Su función como herramienta de comunicación ha de responder a tres necesidades específicas: ofrecer un servicio informativo sobre la actualidad en este ámbito a toda la comunidad del centro; crear una plataforma eficaz para difundir la actividad que realiza la institución y entidades que acoge; y consolidarse como un medio informativo de referencia, tanto para todo el colectivo que trabaja en el campo de la innovación científica, tecnológica y empresarial, como para cualquier otro público interesado en la ciencia y el conocimiento en general. Es importante también su publicación bajo licencia Creative Commons (CC) con el fin de ofrecer a la sociedad la apertura y compartición gratuitas del conocimiento que se genera desde la institución. Este boletín se almacenará en la web corporativa para facilitar su consulta. Recursos gráficos y audiovisuales: Creación de documentos audiovisuales y un banco de imágenes de las actividades de I+D+I que realiza el centro, y entidades que acoge, que sirvan para apoyar la relevancia y dimensión del proyecto de la institución como clúster de investigación, innovación y transferencia de conocimiento, tales como: catálogo corporativo; trípticos, folletos y roll-up s de la Bioincubadora, plataformas tecnológicas y demás servicios científico-tecnológicos de la institución (PCB); material de soporte gráfico y audiovisual para ruedas de prensa y presentaciones; vídeos y animaciones 2D de actos y/o instalaciones singulares para campañas de comunicación; diseño de logos y merchandising, etc. Canales de comunicación interna: Soportes gráficos: cartelería específica en puntos estratégicos y tablones de anuncios; soportes digitales: mailings, intranet y web corporativa; medios audiovisuales: pantallas de plasma en las recepciones para difundir la agenda de actividades que se desarrolla en la institución; y canales informales, tales como: celebración de encuentros regulares con las entidades y profesionales que trabajan en el centro para facilitar el conocimiento mutuo y el intercambio de experiencias e ideas; programación de actividades de ocio, actos culturales, exposiciones fotográficas y de actos de celebración de festividades destacadas en el

5 calendario anual que fomenten la cohesión interna y propicien el sentimiento de pertenencia a la comunidad; y definición de espacios físicos para el intercambio de conocimiento, y el diálogo informal entre los todos los profesionales que trabajan en el centro. Actividades y eventos: Organización de seminarios, congresos, visitas guiadas, jornadas de puertas abiertas, debates y todo tipo de actividades dirigidas a la comunidad externa de la institución para facilitar la dimensión social y visibilidad de la organización, dar a conocer las actividades que se desarrollan y el conocimiento que se genera en el centro. Web corporativa: La web corporativa es una de las herramientas más importantes y con mayor futuro para la comunicación científica y de la I+D+I. La creación, distribución y arquitectura de sus contenidos también deben adecuarse meticulosamente a los objetivos de la estrategia de comunicación que queremos implementar. Recursos humanos: El Ámbito de Comunicación y Relaciones Institucionales debe ser una unidad de trabajo multidisciplinar, en la que convivan profesionales de diversa formación: periodismo especializado en la comunicación científica; relaciones institucionales y protocolo, diseño gráfico, edición y comunicación digital y dominio del entorno web. Disponer de un ámbito de Comunicación y Relaciones Institucionales en dependencia directa de la Dirección General con personal propio permite: o Dotar a la institución de un interlocutor válido y especializado, dirigido a los medios de comunicación y que interrelacione con todas las Áreas del clúster. o Establecer una comunicación única y abierta con los periodistas sin olvidar los intereses de la organización, que funcione de manera planificada, continua y permanente. o Garantizar la agilidad, fluidez y un cauce ordenado para dar continuidad al mensaje, con el fin de que en todo momento pueda llevarse a cabo una transmisión de información bidireccional que beneficie, tanto al centro, como a los medios.

6 o El Ámbito de Comunicación y Relaciones Institucionales debe disponer también de servicios externos de apoyo, tales como: servicios audiovisuales; servicios lingüísticos de edición y de traducción; de artes gráficas; event s manager, etc. Protocolo de evaluación de resultados: Establecer un protocolo de seguimiento de resultados que contemple un plan de análisis cualitativo y cuantitativo de datos, con indicadores de éxito y correctivos predefinidos permite evaluar el impacto de la política de comunicación implementada y es un punto de referencia imprescindible para elaborar un diagnostico de la situación, identificar claves de comportamiento y detectar áreas de actuación. Definir y planificar una estrategia de comunicación científica y de la I+D+I no garantiza necesariamente el éxito en su aplicación. Es esencial establecer un programa coherente para implementarla, que contemple, tanto las iniciativas o actividades necesarias para su desarrollo (Acciones), como las directrices y criterios (Recomendaciones) para llevarlas a cabo en cada uno de los ámbitos previstos de actuación.

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