IPSOFACT. Manual de Usuario Versión 2.1 (Incluye DIOT)

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1 IPSOFACT Manual de Usuario Versión 2.1 (Incluye DIOT)

2 INDICE 1. Que es IPSOFACT? 1.1 Inscripción al servicio 1.2 Sistema de contabilidad en línea listo para utilizarse 1.3 Interface directa con el sistema Buzón-e 1.4 Enfoque hacia el micro empresario o profesional independiente 2 Especificaciones Técnicas 2.1 Hardware y Software 2.2 Conocimientos básicos de contabilidad o soporte de su contador 3 Seguridad 3.1Sistema seguro y codificado 3.2 Resguardo de su información 3.3 Consejos de seguridad 4. Ingreso al Sistema. 4.1 Área de Trabajo (Inicio). 4.2 Administradores de datos. 5 Módulo de Administrador 5.1 Mis empresas 5.2 Clientes 5.3 Productos. 5.4 Catálogo de cuentas 5.5 Usuarios 5.6 Proveedores 6. Módulo de Facturación 6.1 Nueva Factura Factura con cálculos automáticos Factura ingresando cantidades manualmente 6.2 Administración de Facturas. 6.3 Notas de Crédito Nota de crédito con cálculos automáticos Nota de crédito ingresando cantidades manualmente 7. Declaraciones 7.1 DIOT 8. Módulo de Movimientos 8.1 Pólizas 8.2 Registro de Gastos 9. MODULO DE REPORTES 9.1 Libro Diario 9.2 Libro Mayor 9.3 Estado de Resultados 9.4 Balanza de Comprobación 9.5 Balance General 9.6 Reporte de Ventas. 2

3 1. Qué es Ipsofact? IPSOFACT es un sistema de contabilidad electrónico en línea para uso personal. Es ideal para microempresas que manejan un volumen de facturación bajo y profesionistas que emiten recibos de honorarios. La última versión de IPSOFACT cuenta con una interface directa con el sistema Buzón-e, que es una empresa autorizada por el SAT (México) como Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Esta interface le permite al contribuyente cumplir en su totalidad con los requisitos de Ley para emitir comprobantes fiscales digitales a través de Internet (CFDI). Nuestro sistema se ofrece como Servicio en Línea (SaaS Software as a Service) como es la tendencia actual de los sistemas de software. En otras palabras, el usuario ya no tiene que descargar e instalar software en sus computadoras ni comprar licencias de uso. Ahora solo tiene que contratar el servicio y acceder al mismo desde su computadora conectada a Internet. Las ventajas de este tipo de servicio en línea para el usuario final son muchas, todas ellas traducidas en ahorros, comodidad, conveniencia, eficiencia, disponibilidad entre otros. Es importante aclarar que IPSOFACT maneja los términos de Factura y Facturación con el objetivo de facilitar al usuario el manejo de los conceptos e información contenida en el sistema. Sin embargo IPSOFACT no genera comprobantes fiscales digitales oficiales, sólo cumple con la función de facilitar la capturar y administración de los datos para enviarlos al sistema de Buzón E (Proveedor autorizado por el SAT), el resultado final será un comprobante fiscal digital oficial. IPSOFACT no administra números de Folios, Serie, Fecha y Hora de los comprobantes fiscales digitales (CFDi), esta información es controlada por Buzón E, sin embargo una vez generado el comprobante esta información se mostrará en Ipsofact, sólo como referencia. 1.1 Inscripción al servicio Para contratar el servicio es necesario: 1. Enviar sus datos (necesario ponerse en contacto con nosotros) 2. Enviar la ficha de pago correspondiente por fax o correo electrónico 3. Esperar notificación del Administrador para empezar a utilizar el sistema. La activación de tu cuenta se realizará de 24 a 48 hrs después de recibir los datos, cuando la cuenta ya esté configurada te enviaremos un correo electrónico de confirmación, en el cual podrás encontrar el nombre de usuario y contraseña asignada. 3

4 Al recibir la notificación por parte de Ipsofact de que puedes empezar a utilizar el sistema es necesario dar de alta al menos una actividad empresarial (Empresa) ya que éste es el paso final para que la cuenta funcione adecuadamente. 1.2 Sistema de contabilidad en línea listo para utilizarse El sistema está listo para que empieces a facturar a tus clientes y llevar tu contabilidad. IPSOFACT ofrece actualmente las siguientes funcionalidades: Sistema contable de partida doble. Catálogo de cuentas contables estándar listo para usarse y con la habilidad de crecerlo. Multiusuario y concurrencia. Multiempresa (un solo RFC con diferentes actividades empresariales) Catálogo de Clientes y Productos. Reportes contables (Libro Diario, Mayor, Balanza, Estado de Resultados, Balance General ) Reporte de DIOT. Podrá ingresar proveedores y gastos para obtener de una manera sencilla el reporte de la DIOT listo para enviar al SAT Interface directa con Buzón E para emitir comprobantes fiscales digitales de una manera más fácil y rápida. Podrás generar facturas, recibos de honorarios y notas de crédito * Para generar CFDI s, es necesario ingresar los datos fiscales de tu empresa, dar de alta clientes y productos/ servicios. Pero esto lo puedes ir haciendo poco a poco, de uno en uno, sin apresurarte. Cada vez que hagas una factura, puedes dar de alta un cliente. Y la próxima vez que le factures al mismo cliente, ya tendrás sus datos listos. La factura saldrá en unos minutos! *Es necesario contratar estos servicios con Buzón E 1.3 Interface directa con el sistema Buzón-e IPSOFACT cuenta con una interface directa con el sistema Buzón E que le permite al contribuyente cumplir en su totalidad con los requisitos de Ley para emitir comprobantes fiscales digitales. Es importante resaltar que Buzón E es una empresa autorizada por el SAT (México) como Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) Una vez que ingresados todos los datos necesarios para la factura, con un solo clic se enviarán los datos a Buzón E * para generar la factura en un documento legal aprobado por el SAT. 4

5 Solo necesita esperar unos minutos y en el sistema de Buzón E* tendrá su comprobante listo para enviarlo a su cliente. 1.4 Enfoque hacia el micro empresario o profesional independiente En México existen miles de micro empresas y/o profesionistas que no tiene un alto volumen de facturación. En el pasado estas personas han tenido que mandar a imprimir recibos de honorarios o facturas por adelantado, corriendo el riesgo de no usar todos los folios a tiempo antes de que caducaran e incurriendo en gastos sin sentido. Para el 2011 el SAT ha hecho reformas fiscales para que todos los que emitan facturas sea de manera electrónica. De la misma manera, hay muchas microempresas que pudiendo llevar su contabilidad por ellos mismos no cuentan con un sistema sencillo de usar que les permita realizar facturas, mandarlas a sus clientes, llevar un control de ventas y gastos a través de pólizas contables. Y ahora con el reporte de la DIOT ya solo necesitarán el respaldo de su contador Ipsofact lleva su funcionalidad al sentido más básico de la administración contable de un negocio: un catálogo de cuentas contables, un catálogo de clientes, un catálogo de productos y pantallas de captura. Con estos elementos, el usuario puede llevar su negocio de forma básica, sin complicaciones, cumpliendo en todo momento y además emitiendo documentos fiscales digitales (CFDI s)*. En el articulo 29 en el que el SAT indica que "... El registro en su contabilidad deberá ser simultáneo al momento de la emisión de los comprobantes fiscales digitales". Ipsofact rompe con el paradigma de que llevar la contabilidad de un negocio es complicado. Todos podemos hacerlo. Y con Ipsofact, además de cumplir con el SAT tienes un sistema rápido, conveniente, sencillo, seguro, práctico, en línea y basado en Internet. 2. Especificaciones Técnicas Ipsofact es un sistema basado en tecnología de programación de última generación. El lenguaje de programación es PHP 5 y utiliza elementos en AJAX y bases de datos MySQL. El objetivo que tenemos al usar lo último en tecnología para Internet es el de ofrecer un sistema rápido, muy simple e intuitivo para usar y por supuesto fácilmente accesible desde cualquier computadora con conexión a Internet. 2.1 Hardware y Software El usuario necesita solamente una PC conectada a Internet en donde la PC tenga un navegador Explorer. 5

6 Se recomienda que la computadora no tenga más de 3 años de antigüedad (2006) y que al menos tenga instalado Windows 95, Windows 98, Windows XP o Windows Vista si es PC. La mejor experiencia se tiene con una conexión a Internet por cable de al menos 1MB de velocidad, Windows XP o Windows Vista como sistemas operativos e Internet Explorer 7.0 o superior como navegadores. 2.2 Conocimientos básicos de contabilidad o soporte de su contador Llevar por uno mismo la contabilidad es algo perfectamente realizable. Muchas empresas contratan a personal específicamente para esta función. Pero para aquellos que no tienen tiempo para hacerlo lo más común es contratar a un tercero, a un contador que le lleve su contabilidad. Con Ipsofact buscamos que el micro empresario se adentre un poco más a la contabilidad de su negocio. El sistema puede ser consultado por más de 1 usuario, por lo que un microempresario puede dar acceso a su contador para que lleve la contabilidad y puede también dar acceso a un asistente administrativo para que haga las facturas a clientes, de soporte a clientes e incluso apoye al contador. De esta manera, todos aquellos involucrados en el manejo de información de facturación y contabilidad pueden tener acceso vía Internet a la misma información si es requerido. E incluso se puede restringir el acceso a ciertos módulos cuando así sea requerido. Lo importante es poder integrar al micro empresario, al profesionista o al comerciante en su proceso contable, agilizar la comunicación con su contador y ayudarle a estar mejor informado sobre el desempeño de su negocio. Por lo tanto, es necesario que al menos uno de los usuarios del sistema tenga conocimientos básicos de contabilidad para el manejo del módulo de contabilidad y pólizas contables. Para el módulo de facturación y obtención de reportes, no es necesario tener ningún conocimiento previo. El sistema es muy intuitivo y se aprende a utilizar en minutos. 3. Seguridad La seguridad es un aspecto importante en relación a la información personal y de nuestro negocio. Ipsofact utiliza los servicios de la empresa PAIR ( para el hospedaje, resguardo y administración de la información. PAIR es una de las empresas con mayor experiencia y seguridad de transacciones de comercio electrónico. 6

7 3.1Sistema seguro y codificado Así mismo, PAIR nos proporciona un certificado de seguridad en donde se avala que todas las transacciones realizadas en nuestro sistema son cifradas con un nivel de seguridad de 1024 bits, el más alto nivel de aseguramiento de la información. 3.2 Resguardo de su información Por nuestra parte, hemos dedicado 2 servidores exclusivamente para el manejo del sistema los cuales respaldan la información en tiempo real. Esto da un 100% de seguridad de contar con toda su información respaldada. Y si en caso extremo se tuviera alguna falla en alguno de los servidores, el segundo proporciona todo el servicio mientras el primero es reemplazado por uno nuevo. Estos casos son improbables, pero de suceder esto no representa ningún problema para los usuarios de Ipsofact ya que siempre tendrán disponibilidad de uso en el sistema. 100% todo el tiempo. 3.3 Consejos de seguridad Estos son algunos consejos que creemos útiles en la utilización de nuestro sistema: a) Designa inteligentemente quienes tendrán acceso al sistema. Cuando la estructura de acceso cambie, te sugerimos hacer un cambio de contraseñas para que solo sean conocidas por los nuevos usuarios. b) Utilizar el sistema desde una computadora personal, ya sea en oficina o en casa. No se recomienda el uso de computadoras de uso público como son los cybercafés, café Internet o algún otro. c) Respaldar la información. El sistema cuenta con funcionalidades para hacer consultas predeterminadas y guardar la información en formato xsl (Excel) 7

8 4. Ingreso al Sistema. Para ingresar al sistema es necesario teclear nombre de usuario, contraseña y el tipo de usuario. Existen dos tipos de usuarios: Master. Es el Administrador de la cuenta Usuario. Un administrador le da acceso a su cuenta (puede tener restricciones en el acceso a los módulos) Es importante recordar que el sistema es sensible a mayúsculas y minúsculas, por lo tanto te pedimos ingresar usuario y contraseña tal como llegó a tu correo electrónico. Finalmente haz clic al botón Login para ingresar a la pantalla principal del sistema. Por favor recuerda que los datos para ingresar son totalmente confidenciales, te pedimos guardar esta información y no proporcionarla a otras personas. IMPORTANTE: Al recibir la notificación por parte de Ipsofact de que puedes empezar a utilizar el sistema es necesario dar de alta al menos una actividad empresarial (Empresa) ya que éste es el paso final para que tu cuenta este lista. Sin esta información no podrás dar de alta productos, clientes, ni podrás realizar facturas y en el caso de que tu cuenta vaya a recibir información vía SFTP ésta no llegará si no has dado de alta una empresa. Para crear una empresa por favor consulta la sección Área de Trabajo (Inicio). La pantalla principal está dividida en 4 áreas principales: A. Panel de Navegación B. Menú de Administradores de datos C. Resumen de facturas realizadas. D. Accesos rápidos Panel de Navegación El Panel de Navegación o menú principal contiene links para ingresar a cada una de las funcionalidades del sistema, se encuentra dividido en 4 módulos cada uno de los cuales se subdivide en tareas específicas: 8

9 Cada uno de estos módulos tiene un icono que nos permite expandir o contraer los submenús correspondientes. El usuario tiene que dar clic en los símbolos de + (más) o (menos) para poder visualizar las opciones Menú de Administradores de datos. Este menú se encuentra en la parte media superior de la pantalla en forma horizontal, por medio de él tendrás acceso a los administradores de datos principales del sistema. 9

10 Inicio. Siempre que lo requieras podrás ver la pantalla inicial del sistema. Diot. En esta sección podrás ver el detalle de los reportes de la DIOT generados, o realizar un nuevo reporte a partir de los gastos almacenados. Proveedor. En esta sección podrás consultar información de los proveedores que tienes almacenados y/o agregar nuevos. Gastos. En esta sección podrás consultar información de los gastos que tienes almacenados y/o agregar nuevos gastos Facturas. En esta sección podrás ver el detalle de las facturas generadas, realizar una nueva factura, crear notas de crédito, cambiar el estatus de las facturas generadas, etc. Notas de Crédito. En esta sección podrás ver el detalle de las notas de crédito generadas. Clientes. En esta sección podrás consultar información de los clientes que tienes almacenados y/o agregar nuevos clientes. Productos. En esta sección podrás consultar información de los productos o servicios almacenados y/o agregar nuevos productos. Pólizas. En esta sección podrás ver el detalle de las pólizas contables realizadas y/o agregar nuevas pólizas. Catalogo de Cuentas. En esta sección encontrarás el catalogo de cuentas y podrás modificar dicho catálogo para ajustarlo de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Mis Empresas. En esta sección podrás ver el detalle de las diferentes actividades o empresas almacenadas. Usuarios. En esta sección podrás ver el detalle de los usuarios que tienen acceso a tu cuenta y/o agregar nuevos usuarios. Reportes. Cuando generes un reporte éste se abrirá en una nueva pestaña dentro de este menú horizontal en la parte superior de su pantalla, dando como opción generar varios reportes y tenerlos en diferentes pestañas. Nota: La funcionalidad de cada una de estas opciones se describe a detalle más adelante en las secciones correspondientes Resumen de facturas realizadas. En esta pantalla se presenta un resumen del número de facturas realizadas, este resumen se divide por facturas pagadas, no pagadas o canceladas, el resumen también se presenta dividido en semana actual, mes actual, trimestre actual, año en curso o en la fecha en la que está utilizando el sistema (Hoy). 10

11 4.1.4 Accesos rápidos. Esta sección se encuentra en la parte media inferior de la pantalla de Inicio. Con estos accesos rápidos podrás dar de alta de una manera más rápida tu información, al dar clic en estas opciones se abrirá de manera inmediata una ventana con el formulario correspondiente. 4.2 Administradores de datos. Ipsofact contiene varias secciones dedicadas a facilitarles a nuestros usuarios la administración de sus datos. En estas opciones el usuario podrás crear, editar y consultar el registro relacionado con sus actividades, productos, clientes, facturas emitidas, entre otras. El área de trabajo de los administradores se divide en 3 secciones, la primera en la parte superior izquierda en donde se encuentra la opción para realizar un nuevo registró. La segunda donde podrás realizar búsquedas o consultas. La tercera en donde se despliega el listado completo de la información almacenada o bien se despliega el resultado de la búsqueda generada. 11

12 Es importante mencionar que en todos los listados se mostrarán solo los 10 primeros registros será necesario utilizar la barra de herramientas ubicada en la parte inferior para cambiar de pagina o actualizar la información Cada uno de estos listados nos permitirá realizar acciones como ordenar de manera ascendente o descendente la información listada, aumentar el número de registros, imprimir, exportar a PDF o XLS Barra de herramientas (Actualizar, imprimir, exportar, etc En la parte inferior del listado de empresas encontrarás herramientas para exportar la información en formato Excel o PDF, sólo se deben de activar dando clic en los iconos correspondientes del lado derecho. En la parte central de la barra de opciones se localizan 3 herramientas principales: Actualizar. Que cumple con la función de actualizar el listado después de dar de alta un registro. Por favor hay que tomar en cuenta que los registros no se muestran inmediatamente después de darlos de alta por lo tanto es necesario utilizar esta herramienta para visualizar la información ingresada. Visualizar la información. En todos los administradores de datos sólo se mostrarán los 10 primeros registros, por lo tanto esta herramienta nos ayudará a visualizar los registros guardados Imprimir y Exportar información. El sistema mostrará diferentes opciones para poder exportar o imprimir la información almacenada Borrar datos Almacenados Ipsofact no recomienda borrar datos, sin embargo en algunos administradores tendrá la opción para borrar (pólizas) y en otros ofrecemos la opción de activar o desactivar la información almacenada. 12

13 Solo es necesario ubicar el registro que se desea activar o desactivar y dar clic en la columna correspondiente, esto permitirá que se muestre o no en los lugares correspondientes para utilizar esta información. 5 Módulo de Administrador 5.1 Mis empresas En este modulo encontrarás opciones para agregar empresas o actividades empresariales así como también podrás consultar o modificar información ya almacenada Nueva Empresa Al dar clic en Nuevo desde el menú vertical se abrirá una ventana solicitando todos los datos necesarios para dar de alta un nuevo registro. Es importante resaltar que estas empresas son actividades empresariales que manejas con un mismo RFC, es decir para todas las empresas que agregues en esta sección se utilizará el mismo RFC que indicaste en el momento de tu registro. El formulario solicita los datos fiscales de la empresa como: Razón social y domicilio fiscal para esta actividad, por favor verifica que todo esté correcto ya que esta información se verá reflejada en tu factura. 13

14 Teléfono y fax. El formato para estos dos datos debe ser de 10 números sin espacios o separadores. De no seguir el formato el sistema te marcará un error. El correo electrónico y pagina web. Es importante ingresar un correo electrónico válido y la página debe llevar el formato Nombre de la empresa. Este nombre no se verá reflejado en tus facturas sin embargo le ayudará dentro de Ipsofact a diferenciar entre una actividad y otra. Si manejas diferente domicilio de expedición deberás indicarlo, el nombre para el nuevo domicilio de expedición es únicamente para referencia dentro de este sistema. Si indicaste un domicilio de expedición por favor ingresa la dirección completa incluyendo país y código postal. 14

15 Indica la fecha en que estas agregando esta empresa. Selecciona el tipo de comprobante que va a emitir. La opciones son Facturas o Recibos de Honorarios Selecciona el porcentaje de IVA que maneja en esta empresa. En caso de que el porcentaje de IVA varíe dependiendo del cliente, entonces selecciona el IVA que más utilizas y posteriormente al realizar una factura lo podrás modificar. 15

16 Finalmente es necesario indicar el File Type que te asignó Buzón E para generar tus comprobantes, si emites varios tipos de comprobantes ingresa el FileType para cada uno de ellos. Si tienes duda sobre este dato, te puedes comunicar con Buzón E a su servicio de atención a clientes. Para finalizar el registro de la empresa da clic en el botón Enviar, por favor asegúrate de ingresar toda la información requerida, la cual está marcada con * de lo contrario el sistema te enviará un mensaje de error, si la información del formulario es correcta el sistema te mostrará un mensaje de éxito. IMPORTANTE: Al recibir la notificación por parte de Ipsofact de que puedes empezar a utilizar el sistema es necesario dar de alta al menos una actividad empresarial (Empresa) ya que éste es el paso final para que tu cuenta este lista. Sin esta información no podrás dar de alta productos, clientes, ni podrás realizar facturas y en el caso de que tu cuenta vaya a recibir información vía SFTP ésta no llegará si no has dado de alta una empresa. Para crear una empresa por favor consulta la sección 5.1 Las empresas agregadas no se listarán de manera inmediata, también te recordamos que el administrador solo muestra los 10 primeros registros por lo tanto será necesario utilizar los botones ubicados en la barra de herramientas en la parte inferior del listado. 16

17 5.1.2 Admin. Mis Empresas Desde esta sección podrás dar de alta nuevas empresas con el botón Mis Empresas situado en la parte media superior izquierda de su pantalla, siguiendo la información descrita en el punto Búsquedas. En la parte media de su pantalla debajo de Opciones de Vista encontrará herramientas que le ayudarán a realizar búsquedas por empresa o por palabras contenidas en el nombre de la empresa. La información encontrada se desplegará en la parte media de la pantalla Consultar/ Modificar información. En la parte media de la pantalla encontrarás listadas las empresas que se han dado de alta, solo se muestra la información principal, si necesitas consultar más detalles es necesario dar clic en la columna Modificar en el reglón correspondiente a la empresa de la cual quieres consultar información. 17

18 Después de dar clic se abrirá una ventana con todos los detalles de la empresa y de ser necesario en esa ventana se muestra un botón que permite Modificar información. Para realizar modificaciones es necesario seguir las recomendaciones de la sección Borrar una Empresa Ipsofact no recomienda borrar datos por lo tanto ofrecemos la opción de activar o desactivar la información almacenada. Para activar o desactivar una empresa solo debe dar click en la columna correspondiente, esto permitirá que se muestre o no en los lugares correspondientes para utilizar esta información Imprimir y Exportar En la parte inferior del listado de empresas encontrarás herramientas para exportar la información en formato Excel o PDF, e incluso imprimirla directamente en tu impresora local. 5.2 Clientes En este modulo encontrarás opciones para agregar, consultar, modificar o borrar clientes a los que tengas que facturar. 18

19 5.2.1 Nuevo Cliente. Al dar clic en Nueva desde el menú vertical se abrirá una ventana solicitando todos los datos necesarios para dar de alta un nuevo cliente. No importa si es un cliente frecuente o no, Ipsofact guardará todo un catalogo de clientes para que los tenga disponibles en cualquier momento y así reducir tiempo en el momento de facturar. El formulario solicita todos los datos del cliente como: RFC, razón social y domicilio fiscal de tu cliente. CURP, este dato no es mandatorio, sin embargo le sugerimos ingresarlo con el fin de tener todos los datos de su cliente registrados en su catálogo. Nombre, Apellido Paterno y Apellido Materno, le sugerimos llenar estos datos con el nombre de la persona con quien se tiene contacto, con el fin de tenerlo como referencia. Conector. Este dato es utilizado por Buzón-E para hacer llegar el documento fiscal al buzón electrónico de tus clientes. Si tienes dudas de este dato te recomendamos ponerte en contacto con Buzón E Dirección fiscal. La dirección debe ir completa incluyendo calle, numero exterior e interior, colonia, localidad, referencias, municipio, estado, país y código postal. (todos estos datos se imprimirán en tus documentos) Teléfono y fax. El formato para estos dos datos debe ser de 10 números sin espacios o separadores. De no seguir el formato el sistema te marcará un error. 19

20 El correo electrónico y pagina web. Es importante ingresar un correo electrónico válido y la página debe llevar el formato Fecha de Alta. Indica en qué fecha estas agregando este cliente (sólo para referencia del sistema) Activo. Selecciona este cliente para que se liste en el momento de realizar facturas. Podrás desactivarlo en cualquier momento. Porcentaje de Retención de IVA. Si vas a retener IVA a este cliente, selecciona aquí el porcentaje. Este porcentaje será utilizado en el momento de facturar a este cliente. Porcentaje de Retención de ISR. Si manejas retenciones para ISR, indica el porcentaje. 20

21 Empresa, si manejas más de una actividad selecciona en cual empresa deseas dar de alta a este cliente. Selecciona un perfil. No todos los usuarios de Ipsofact necesitan seleccionar un perfil, eso dependerá del tipo de usuario, por favor consulta los Anexos para saber si en tu caso es necesario seleccionar un perfil. Después de seleccionar el perfil (sólo si aplica) es necesario dar clic en el botón Cargar Perfil, lo cual desplegará nuevos campos para capturar información necesaria para poder dar de alta al cliente. (Cada anexo contiene información más a detalle sobre los campos) Por último da clic en el botón Enviar para finalizar el registro del cliente, por favor asegúrate de ingresar toda la información requerida, de lo contrario el sistema te enviará un mensaje de error, si la información del formulario es correcta el sistema te mostrará un mensaje de éxito. Los clientes agregados no se listarán de manera inmediata, también te recordamos que el administrador solo muestra los 10 primeros registros por lo tanto será necesario utilizar los botones ubicados en la barra de herramientas en la parte inferior del listado. 21

22 5.2.2 Admin. Clientes Desde esta sección también podrás dar de alta nuevos clientes con el botón Clientes situado en la parte media superior izquierda de tu pantalla. Siguiendo la información descrita en el punto Búsquedas. En la parte media de su pantalla debajo de Opciones de Vista encontrará herramientas que le ayudarán a realizar búsquedas por Razón Social o Nombre de contacto, no es necesario ingresar el nombre completo con una parte de la razón social o nombre podrás localizar a tu cliente. Las búsquedas también se podrán realizar en general o por empresa. La información encontrada se desplegará en la parte media de la pantalla. El listado de clientes lo podrás ordenar de manera ascendente o descendente la información dando clic sobre el titulo de las columnas. Por ejemplo si deseas visualizar de una manera más rápida a todos tus clientes cuyo RFC empieza con A, da un clic en el título de la columna RFC y obtendrás el listado de tus clientes ordenados alfabéticamente de la A a la Z. 22

23 Consultar/ Modificar información. En la parte media de la pantalla encontrarás la lista de clientes que se han dado de alta, solo se muestra la información principal como RFC, razón social y teléfono. Si necesitas consultar más detalles es necesario dar clic en la columna Modificar en el reglón correspondiente al cliente del cual quieres consultar información. Después de dar clic se abrirá una ventana con todos los detalles del cliente y de ser necesario en esa ventana se muestra un botón que permite Modificar información. Para realizar modificaciones es necesario seguir las recomendaciones del punto

24 Borrar un Cliente Ipsofact no recomienda borrar datos por lo tanto ofrecemos la opción de activar o desactivar la información almacenada. Para activar o desactivar un cliente solo debe dar click en la columna correspondiente, esto permitirá que se muestre o no en los lugares correspondientes para utilizar esta información Imprimir y Exportar En la parte inferior del listado de clientes encontrarás herramientas para exportar la información en formato Excel o PDF, e incluso imprimirla directamente en tu impresora local. 5.3 Productos. En este modulo encontrarás opciones para agregar, consultar, modificar o borrar productos o servicios que ofrece tu empresa, no tienes que ingresar todos al mismo tiempo, lo puedes hacer a medida que los necesites. 24

25 5.3.1 Nuevo Producto. Al dar clic en Nueva desde el menú vertical se abrirá una ventana solicitando todos los datos necesarios para dar de alta un nuevo producto. El formulario solicita datos como: Código de producto. Este dato le ayudará a almacenar sus productos de una manera ordenada Nombre de producto. Este nombre debe ser un nombre corto que haga referencia a su producto con el fin de identificarlo de manera rápida. Descripción. En este campo debe escribir la descripción de su producto tal como debe imprimirse en la factura. Unidad de medida. Puede ser piezas, servicio, o alguna otra unidad de medida de los productos o servicios que proporciona tu empresa. Empresa. Es necesario elegir la empresa a la que estará asociado el producto y/o si es un producto compartido para todas las empresas. Fecha de alta. Selecciona la fecha de alta del producto. 25

26 Valor unitario. Precio del producto antes de IVA. Cantidades con 2 decimales únicamente, sin espacios ni comas. (Este precio lo podrá modificar en el momento de realizar sus comprobantes) Selecciona un perfil. No todos los usuarios de Ipsofact necesitan seleccionar un perfil, eso dependerá del tipo de usuario, por favor consulta los Anexos para saber si es necesario en tu caso seleccionar un perfil. Después de seleccionar el perfil (sólo si aplica) es necesario dar clic en el botón Cargar Perfil, lo cual desplegará nuevos campos para capturar información necesaria para poder dar de alta al cliente. (Cada anexo contiene información más a detalle sobre los campos) Por último da clic en el botón Enviar para finalizar el registro del producto, por favor asegúrate de ingresar toda la información requerida, de lo contrario el sistema te enviará un mensaje de error, si la información del formulario es correcta el sistema te mostrará un mensaje de éxito. Los productos agregados no se listarán de manera inmediata, también te recordamos que el administrador solo muestra los 10 primeros registros por lo tanto 26

27 será necesario utilizar los botones ubicados en la barra de herramientas en la parte inferior del listado Admin. Productos Desde esta sección también podrás dar de alta nuevos productos con el botón Productos situado en la parte media superior izquierda de tu pantalla. Siguiendo la información descrita en el punto Búsquedas. En la parte media de su pantalla debajo de Opciones de Vista encontrarás herramientas que te ayudarán a realizar búsquedas por código o nombre de producto, o por rangos de precios y fechas. Las búsquedas se podrán realizar en general o por empresa. La información encontrada se desplegará en la parte media de la pantalla. El listado de productos lo podrás ordenar de manera ascendente o descendente la información dando clic sobre el titulo de las columnas. Por ejemplo si deseas que 27

28 el listado se muestre ordenado alfabéticamente por nombre de producto, da clic en la columna Nombre de producto y obtendrás el listado ordenado de la A a la Z Consultar/ Modificar información. En la parte media de la pantalla encontrarás la lista de productos que se han dado de alta, solo se muestra la información principal, si necesitas consultar más detalles es necesario dar clic en la columna Modificar en el reglón correspondiente al producto del cual quieres consultar información. Después de dar clic se abrirá una ventana con todos los detalles del producto y de ser necesario en esa ventana se muestra un botón que permite Modificar información. Para realizar modificaciones es necesario seguir las recomendaciones del punto Borrar un Producto Ipsofact no recomienda borrar datos por lo tanto ofrecemos la opción de activar o desactivar la información almacenada. Para activar o desactivar un producto solo debe dar click en la columna correspondiente, esto permitirá que se muestre o no en los lugares correspondientes para utilizar esta información. 28

29 Imprimir y Exportar En la parte inferior del listado de productos encontrarás herramientas para exportar la información en formato Excel o PDF, e incluso imprimirla directamente en tu impresora local. 5.4 Catálogo de cuentas En este modulo encontrarás opciones para agregar cuentas y subcuentas contables, consultar y/o modificar información de las mismas. IMPORTANTE: Ipsofact recomienda NO añadir nuevas cuentas, antes de hacerlo sugerimos revisar el catalogo y en todo caso agregar SUBCUENTAS. El sistema se entrega con un catálogo de cuentas inicial, antes de crear cuentas o subcuentas es necesario familiarizarse con dicho catálogo con el fin de no crear cuentas repetidas. Te sugerimos analizar con tu contador las necesidades de la empresa antes de realizar cambios. En caso de que sea necesario añadir nuevas cuentas te pedimos seguir el formato de numeración del catalogo existente con el fin de mantener el correcto funcionamiento del sistema. El formato de numeración debe incluir el 0 (cero) a la izquierda tanto de la cuenta superior como de la subcuenta creada. 29

30 Las cuentas ACTIVO (01), PASIVO (02), CAPITAL (03), INGRESOS (04), GASTOS (05), CUENTAS DE ORDEN (06) y subcuentas directas agregadas por el usuario, diferentes a las del catalogo default estarán habilitadas en el momento de realizar pólizas, sin embargo el saldo de éstas NO serán tomadas en cuenta para los reportes que ofrece el sistema. Te sugerimos solo utilizar las subcuentas preestablecidas como por ejemplo 01001, 02003, 03004, , , etc. En casos específicos como en el Estado de Resultados y Balance General solo se mostrarán saldos de cuentas estandarizadas para estos reportes por lo tanto te pedimos consultar las secciones correspondientes antes de crear cuentas o subcuentas Nueva Cuenta. Al dar clic en Nueva desde el menú vertical se abrirá una ventana solicitando todos los datos necesarios para dar de alta una nueva cuenta. NOTA IMPORTANTE: Ipsofact recomienda NO añadir nuevas cuentas, antes de hacerlo sugerimos revisar el catalogo y en todo caso agregar SUBCUENTAS. El formulario solicita datos como: Fecha de ingreso de la cuenta. Con el fin de tener esta fecha de referencia para el futuro. Número de la cuenta. El catalogo inicial tiene una secuencia de números predeterminados, te sugerimos seguir el mismo formato. Nombre de la cuenta. Ingresar nombre de la cuenta sugerimos que no sea un nombre muy largo. Tipo de Cuenta. Debes elegir qué tipo de cuenta estas creando. Cuenta Superior. Si la cuenta va en el mismo nivel que la cuenta de Activo, Pasivo, etc. entonces la cuenta superior debe ser 0 y si estas creando una subcuenta te sugerimos analizar la cuenta superior. Empresa. Cada actividad empresarial registrada tiene su propio catalogo de cuentas, por lo tanto debes elegir a que empresa pertenece la nueva cuenta. 30

31 Por último da clic en el botón Enviar para finalizar el registro de la cuenta, por favor asegúrate de ingresar toda la información requerida, de lo contrario el sistema te enviará un mensaje de error, si la información del formulario es correcta el sistema te mostrará un mensaje de éxito Admin. Catálogo de Cuentas. Desde esta sección también podrás dar de subcuentas Búsquedas. En la parte media de su pantalla debajo de Opciones de Vista encontrarás herramientas que te ayudarán a realizar búsquedas por nombre o número de cuenta. Las búsquedas se podrán realizar en general o por empresa. La información encontrada se desplegará en la parte media de la pantalla. 31

32 Crear Subcuentas. En la parte media de la pantalla encontrarás el catalogo de cuentas, para crear una subcuenta es necesario ubicar la cuenta superior y dar clic en la columna Subcuenta (última columna del lado derecho) Al crear una subcuenta el sistema sólo permitirá ingresar la fecha en que se está creando y el nombre de la subcuenta, todos los demás datos serán tomados de la cuenta superior. IMPORTANTE: Ipsofact recomienda NO añadir nuevas cuentas, antes de hacerlo sugerimos revisar el catalogo y en todo caso agregar SUBCUENTAS. 32

33 El sistema se entrega con un catálogo de cuentas inicial, antes de crear cuentas o subcuentas es necesario familiarizarse con dicho catálogo con el fin de no crear cuentas repetidas. Te sugerimos analizar con tu contador las necesidades de la empresa antes de realizar cambios. En caso de que sea necesario añadir nuevas cuentas te pedimos seguir el formato de numeración del catalogo existente con el fin de mantener el correcto funcionamiento del sistema. El formato de numeración debe incluir el 0 (cero) a la izquierda tanto de la cuenta superior como de la subcuenta creada. Las cuentas ACTIVO (01), PASIVO (02), CAPITAL (03), INGRESOS (04), GASTOS (05), CUENTAS DE ORDEN (06) y subcuentas directas agregadas por el usuario, diferentes a las del catalogo default estarán habilitadas en el momento de realizar pólizas, sin embargo el saldo de éstas NO serán tomadas en cuenta para los reportes que ofrece el sistema. Te sugerimos solo utilizar las subcuentas preestablecidas como por ejemplo 01001, 02003, 03004, , , etc. En casos específicos como en el Estado de Resultados y Balance General solo se mostrarán saldos de cuentas estandarizadas para estos reportes por lo tanto te pedimos consultar las secciones correspondientes antes de crear cuentas o subcuentas Consultar/ Modificar información. En la parte media de la pantalla encontrarás el catalogo de cuentas, solo se muestra la información principal, si necesitas consultar más detalles es necesario dar clic en la columna Modificar en el reglón correspondiente al producto del cual quieres consultar información. Después de dar clic se abrirá una ventana con todos los detalles del producto y de ser necesario en esa ventana se muestra un botón que permite Modificar información. Para realizar modificaciones es necesario seguir las recomendaciones del punto

34 Imprimir y Exportar En la parte inferior del listado de productos encontrarás herramientas para exportar la información incluso imprimirla directamente en su impresora local. 5.5 Usuarios. En este modulo encontrarás opciones para agregar usuarios o consultar y/o modificar información. Los usuarios son personas que tendrán acceso a la cuenta principal, pero a éstos se les puede restringir los accesos, de esta forma por ejemplo la persona encargada de facturar no tiene acceso a la contabilidad o a los reportes Nuevo usuario. Al dar clic en Nueva desde el menú vertical se abrirá una ventana solicitando todos los datos necesarios para dar de alta un nuevo usuario. El formulario solicita datos como: Nombre de usuario. El cual será utilizado para ingresar al sistema. Nombre, Apellido Paterno y Apellido Materno del usuario. Este dato nos ayudará a llegar un control de los usuarios creados. . Correo electrónico del usuario. Contraseña. Es importante que sea una contraseña fácil de recordar para el usuario. Acceso a Master. Al seleccionar esta opción el usuario tendrá acceso a crear más usuarios, empresas y cuentas contables 34

35 Acceso a Facturación. Al seleccionar esta opción el usuario tendrá acceso para generar facturas, notas de crédito, etc. Acceso a Contabilidad. Al seleccionar esta opción el usuario tendrá acceso para generar pólizas contables y modificación del catalogo de cuentas. Acceso a generar reportes. Al seleccionar esta opción el usuario tendrá acceso a obtener información contable a través de los reportes. Por último da clic en el botón Enviar para finalizar el registro de la cuenta, por favor asegúrate de ingresar toda la información requerida, de lo contrario el sistema te enviará un mensaje de error, si la información del formulario es correcta el sistema te mostrará un mensaje de éxito Admin. Usuarios. Desde esta sección también podrás dar de alta nuevos usuarios con el botón Usuarios situado en la parte media superior izquierda de tu pantalla. Siguiendo la información descrita en el punto

36 Búsquedas. En la parte media de su pantalla debajo de Opciones de Vista encontrarás herramientas que te ayudarán a realizar búsquedas por nombre o correo electrónico. La información encontrada se desplegará en la parte media de la pantalla Consultar/ Modificar información. En la parte media de la pantalla encontrarás el listado de usuarios, solo se muestra la información principal, si necesitas consultar más detalles es necesario dar clic en la columna Modificar en el reglón correspondiente al producto del cual quieres consultar información. Después de dar clic se abrirá una ventana con todos los detalles del producto y de ser necesario en esa ventana se muestra un botón que permite Modificar información. 36

37 Para realizar modificaciones es necesario seguir las recomendaciones del punto Borrar un usuario. Para borrar un usuario sólo será necesario dar clic en la columna correspondiente y confirmar que se desea borrar el acceso del usuario seleccionado. Después de confirmar el sistema mostrará un mensaje indicando que el registro ha sido borrado Imprimir y Exportar En la parte inferior del listado de productos encontrarás herramientas para exportar la información incluso imprimirla directamente en su impresora local. 37

38 5.6 Proveedores. En este modulo encontrarás opciones para agregar proveedores o consultar y/o modificar información. Los proveedores son empresas o personas físicas que te ofrecen algún servicio, por lo tanto es importante ingresarlos al sistema con el fin de obtener el reporte de DIOT listo para enviar al SAT Nuevo Proveedor. Al dar clic en Nueva desde el menú vertical se abrirá una ventana solicitando todos los datos necesarios para dar de alta un nuevo proveedor. El formulario solicita datos como: Empresa. Selecciona la empresa en la que se dará de alta al proveedor. Después de seleccionar es necesario dar clic en el botón Mostrar Tipo de Proveedor. Selecciona el tipo de proveedor Nacional o Extranjero RFC del proveedor: Este dato solo será necesario cuando el tipo de proveedor es nacional ID Fiscal. Este dato solo será necesario cuando el tipo de proveedor es extranjero Nombre del extranjero. Este dato solo será necesario cuando el tipo de proveedor es extranjero País de residencia. Este dato solo será necesario cuando el tipo de proveedor es extranjero Nacionalidad. Este dato solo será necesario cuando el tipo de proveedor es extranjero Razón Social. Este dato solo será necesario cuando el tipo de proveedor es Nacional Dirección (calle, #ext, int, colonia, etc) Estos datos no son requeridos, sin embargo ayudará a un mejor control de nuestros proveedores. 38

39 Por último da clic en el botón Enviar para finalizar el registro del proveedor, por favor asegúrate de ingresar toda la información requerida, de lo contrario el sistema te enviará un mensaje de error, si la información del formulario es correcta el sistema te mostrará un mensaje de éxito. Los proveedores agregados no se listarán de manera inmediata, también te recordamos que el administrador solo muestra los 10 primeros registros por lo tanto será necesario utilizar los botones ubicados en la barra de herramientas en la parte inferior del listado Admin. Proveedores. Desde esta sección también podrás dar de alta nuevos proveedores con el botón Proveedor situado en la parte media superior izquierda de tu pantalla. Siguiendo la información descrita en el punto

40 Búsquedas. En la parte media de su pantalla debajo de Opciones de búsqueda encontrarás herramientas que te ayudarán a realizar búsquedas por nombre o RFC. La información encontrada se desplegará en la parte media de la pantalla Consultar/ Modificar información. En la parte media de la pantalla encontrarás el listado de proveedores, solo se muestra la información principal, si necesitas consultar más detalles es necesario dar clic en la columna Ver en el reglón correspondiente al proveedor del cual quieres consultar información. Después de dar clic se abrirá una ventana con todos los detalles del proveedor y de ser necesario en esa ventana se muestra un botón que permite Modificar información. 40

41 Para realizar modificaciones es necesario seguir las recomendaciones del punto Para activar o desactivar un proveedor solo debe dar click en la columna correspondiente, esto permitirá que se muestre o no en los lugares correspondientes para utilizar esta información Imprimir y Exportar En la parte inferior del listado de productos encontrarás herramientas para exportar la información incluso imprimirla directamente en su impresora local. Para registrar sus gastos a partir de estos proveedores y obtener el reporte del DIOT consulte la sección

42 6. Módulo de Facturación Es importante aclarar que IPSOFACT maneja los términos de Factura y Facturación con el objetivo de facilitar al usuario el manejo de la información contenida en el sistema. Sin embargo IPSOFACT no genera comprobantes fiscales oficiales, sólo cumple con la función de facilitar la captura y administración de los datos necesarios para enviarlos a Buzón E a través de una interface directa, de esta forma el sistema de Buzón E (Proveedor autorizado por el SAT) será quien genere la factura electrónica oficial. Una vez generada la factura Ipsofact realizará el Asiento contable correspondiente y guardará dentro del sistema Folio, Serie, Fecha y Hora del comprobante fiscal oficial generado en Buzón E, sin embargo si deseas ver, consultar o imprimir la FACTURA oficial deberás ingresar al sistema de Buzón E. 6.1 Nueva Factura Para añadir una nueva factura debes de dar clic en la opción Nueva Factura ubicada en el modulo de Facturación Al dar clic en Nueva Factura desde el menú vertical se abrirá una ventana solicitando elegir una de dos opciones: Opción A. El sistema realizará los cálculos automáticos en base al subtotal generado con los precios unitarios de los productos o servicios seleccionados. Opción B. El sistema le permitirá ingresar de forma manual las cantidades a facturar. (Ipsofact no puede respaldar que la factura esté correcta) 42

43 Es importante resaltar que aquí se podrán generar Facturas y Recibos de Honorarios recordando que para poder generar estos comprobantes es necesario tener contratado el servicio con Buzón E e ingresar el FileType correcto en la sección de Empresas Permitir al sistema calcular las cantidades Al dar clic en esta opción se abrirá una ventana solicitando todos los datos necesarios para generar el comprobante. Los pasos para crear una factura son los siguientes: * NOTA: Es importante seguir el orden con el fin de evitar errores. Empresa. Selecciona la empresa de la cual se va a generar la factura. Después de seleccionar es necesario dar clic en el botón Mostrar Cliente. Después de dar clic en el botón Mostrar se listará la información de los clientes almacenados en tu cuenta para la empresa seleccionada. Busca el cliente al que le emitirás la factura y da clic en la fila correspondiente. Una vez seleccionado el sistema llenará automáticamente el siguiente campo: Cliente 43

44 Producto. Al seleccionar la empresa también se listará la información de los productos almacenados en tu cuenta. Los cuales podrás seleccionar dando clic en la fila correspondiente. Al seleccionar uno o más productos se irán agregando de manera automática las líneas de producto. Las cuales contienen la cantidad de unidades a vender, el nombre del producto, precio unitario, importe y notas. Cada una de estas líneas puede ser Eliminada en caso de error. La cantidad de productos a vender se puede modificar y el sistema realizará el cálculo automáticamente del importe tomando como base el precio unitario. Cálculos. La información del Subtotal, Monto de IVA, Total y Cantidad con letras se llenará de manera automática después de seleccionar al menos un producto. 44

45 IVA Retenido e ISR. Si en tu empresa retienes porcentaje de IVA o necesitas aumentar ISR a tu comprobante lo único que debes hacer es seleccionar el porcentaje y el cálculo se realizará de manera automática. Forma de Pago. La forma de pago más utilizada es Una sola exhibición, sin embargo si tienes dudas es necesario que lo consultes con tu contador. Método y Condiciones de Pago. Esta información no siempre se imprimirá en tu factura por lo tanto te sugerimos consultar con Buzón E si es necesario ingresar esta información. Si no estás seguro de la información te sugerimos dejar en blanco estos campos. 45

46 Comentarios. En este espacio podrás agregar información extra sobre tu factura. Selecciona un perfil. No todos los usuarios de Ipsofact necesitan seleccionar un perfil, eso dependerá del tipo de usuario, por favor consulta los Anexos para saber si es necesario en tu caso seleccionar un perfil de facturación. Después de seleccionar el perfil (sólo si aplica) es necesario dar clic en el botón Cargar Perfil, lo cual desplegará nuevos campos para capturar información necesaria para poder dar de alta al cliente. (Cada anexo contiene información más a detalle sobre los campos) Enviar. Antes de enviar te sugerimos revisar que la información seleccionada sea la correcta. Por último da clic en el botón Enviar El proceso para crear la factura puede tardar algunos minutos, sin embargo al finalizar el sistema te mostrará un mensaje de Éxito o Error. Si el sistema tarda en dar una respuesta te recomendamos que antes de dar clic en el botón de Enviar nuevamente ingreses en el sistema CEME de Buzón E para verificar si el comprobante ya fue generado para evitar duplicar el comprobante. Si el mensaje es de éxito de manera inmediata puedes ingresar al sistema CEME de Buzón E y consultar tu factura oficial, en Ipsofact podrás consultar el Asiento contable correspondiente. Si el mensaje es de error Ipsofact mostrará el número de Error generado en el servidor de BuzonE. Hubo un problema al generar su factura en el sistema de Buzón E. Por favor vuelva a intentar, si el problema persiste favor de ponerse en contacto a Atención a Clientes de Buzón E: Favor de mencionarle a su operador el no. de error generado. Gracias Es importante seguir las instrucciones que se mencionan en pantalla y anotar o copiar el error obtenido. 46

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