Notas de actualización Discovery 3.60

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1 Notas de actualización Discovery 3.60

2 La información contenida en esta publicación está sujeta a cambios periódicos que serán incorporados en nuevas ediciones de la misma sin previo aviso. Buenos Aires Software S.A. se reserva el derecho de realizar, en cualquier momento, mejoras y/o cambios en el producto descriptos en esta publicación. Los datos utilizados en las pantallas y ejemplos que se brindan no corresponden a datos reales de individuos, productos o empresas existentes. Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede reproducirse ni distribuirse en todo, o en parte, de ninguna manera, ni por ningún medio, sin el permiso escrito de Buenos Aires Software S.A. Versión: 3.60 Vigencia: 19/05/10

3 INDICE 1 Movimientos de Bancos Conciliación Bancaria Ingreso a la conciliación Listado de conciliaciones Cierre de conciliación Reapertura de conciliación bancaria Puesta en marcha de la conciliación Utilitario D360UCBC.GRP Detalle de cheques a conciliar ABM de cuentas bancarias Numeración de cheques propios Anulación de cheques propios Cheques de terceros ABM de Bancos Mantenimiento de bancos Informe de bancos Contabilización de Movimientos: Referencias Contables Archivo de Clientes y Proveedores Tasas y Referencias Imputaciones Implícitas Archivo de Proveedores Retención de Ingresos Brutos realizada Mantenimiento de Proveedores Formatos de impresión de comprobantes (Orden de Pago y Retenciones) Importación de archivos de proveedores Nuevo esquema de copias de seguridad Configurar BackUp JIT Crear copia de seguridad Recuperar copia de seguridad Parámetros de comprobantes Parámetros de correo electrónico Nuevo módulo: Facturación recurrente Modificación de punto del menú Nuevo punto del menú: Listado de comprobantes Nuevo campo en el pie de formatos de facturas Informes Varios Recibos y de Ordenes de pago Listado de proveedores Listado de Bonificaciones Listado de pedidos Listado de existencias valorizado Informe de comprobantes de caja Informe de comprobantes de bancos Reindexador Crystal Reports Novedades de Preventa y Distribución Listado de Viajes Listado para expedición Modificación de punto del menú Índice i

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5 1 Movimientos de Bancos A partir de esta versión, se amplían los alcances del menú Bancos y de las tareas relacionadas con él, a saber: 1.1. Conciliación Bancaria Se incorpora al sistema el Circuito de Conciliación Bancaria, de esta manera el usuario contará con una herramienta de control que permita verificar que los movimientos bancarios se encuentren registrados en el sistema y detectar así errores o diferencias. La conciliación bancaria puede prepararse mediante un proceso paso-a-paso: Primero se debe recibir del banco el estado de cuenta, la conciliación se realiza contando con este documento en mano. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que se tiene registrado en el sistema, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. Entre las causas más comunes tenemos, por ejemplo: Los depósitos registrados en el sistema, pero pendientes de acreditación por parte del banco. Las notas de débito computadas por el banco pero que no fueron registradas en el sistema. Errores en los movimientos registrados en el sistema. Los cheques emitidos y registrados en el sistema pero no debitados por el banco o no presentados al cobro por parte del beneficiario. Las notas de crédito computadas por el banco pero que no han sido registradas en el sistema. Los débitos registrados en el sistema pero que el banco hubiera omitido computar. Errores derivados de la información bancaria. Luego de las comparaciones y análisis efectuados, se deben corregir, cuando corresponda, los errores y/u omisiones que hubieran originado diferencias, registrándolas en el sistema y/o solicitando al banco las correcciones pertinentes. De esta manera, la conciliación estará lista. Para efectuar este proceso, Discovery cuenta, dentro del menú Bancos (Comprobantes Bancos), con el submenú Conciliación Bancaria, que contiene las tareas Ingreso, Cierre, Listado y Reapertura (Figura 1 - Conciliación Bancaria: Menú de acceso). Figura 1 - Conciliación Bancaria: Menú de acceso Notas de actualización Versión

6 1.1.1 Ingreso a la conciliación Para llevar a cabo la conciliación propiamente dicha, se debe acceder a la tarea Ingreso siguiendo la ruta del menú Comprobantes Bancos Conciliación bancaria Ingreso (Figura 1 - Conciliación Bancaria: Menú de acceso). Al hacer clic en esta tarea se abre la ventana Conciliación bancaria (Figura 2 - Conciliación Bancaria ), donde se deben indicar los datos necesarios para efectuar la misma. Los primeros campos a completar son (Figura 2 - Conciliación Bancaria[1]): Cuenta: Se debe ingresar el código de la cuenta bancaria a conciliar. Número: Este campo se completará automáticamente con el número de conciliación. Las conciliaciones se numeran, en forma secuencial, a partir del número 1 (uno). Saldo extracto: Se debe indicar, en este campo, el saldo de la cuenta bancaria a la fecha de cierre del extracto. Fecha de cierre extracto: Se debe ingresar la fecha de cierre del extracto. Este dato es obligatorio. Seguido a ello, en el cuadro central de la pantalla, donde se precargarán los movimientos correspondientes a la cuenta bancaria seleccionada, se efectuará la conciliación (Figura 2 - Conciliación Bancaria [2]). En esta grilla, en la columna Concilia, se debe seleccionar indicando Sí o No, los movimientos a conciliar. Por defecto, cuando se ingresa a la pantalla se muestra en esta columna la opción No en cada línea de datos. Las columnas Fecha y Comprobante, exhiben la fecha y los datos de cada comprobante ingresado en la cuenta bancaria seleccionada, respectivamente. En el caso de los depósitos bancarios, la columna Fecha, exhibe la indicada como Fecha de acreditación (Figura 3 - Depósito bancario). Las columnas Débitos y Créditos, muestran los importes de cada comprobante ingresado al sistema. Por otro lado, los importes de las boletas que contengan varios cheques depositados, se mostrarán abiertos o no por cheque, según la parametrización que se realice en el maestro de cuentas bancarias (Ver punto Detalle de cheques a conciliar). En la zona inferior de la ventana (Figura 2 - Conciliación Bancaria[3]), se exhiben los siguientes saldos: Saldo Inicial: Se muestra el importe correspondiente al saldo final de la conciliación anterior. Cuando se efectúa por primera vez una conciliación en el sistema, este campo muestra como saldo inicial el resultante de ejecutar la puesta en marcha de la conciliación (Ver punto Puesta en marcha de la conciliación Utilitario D360UCBC.GRP). Conciliado: Se exhibe el total de los importes seleccionados como Sí en la columna Concilia. Saldo cierre: Se completará con la diferencia entre el Saldo inicial y el Conciliado. Diferencia: Este campo muestra la diferencia resultante entre el saldo del extracto bancario y del sistema. 2 Notas de actualización Versión 3.60

7 Figura 2 - Conciliación Bancaria Figura 3 - Depósito bancario En siguiente ejemplo se muestra un modelo de conciliación bancaria. En la grilla, se exhiben los comprobantes existentes en la cuenta seleccionada con un No en cada línea de la columna Concilia (Figura 4 Conciliación Bancaria: Ejemplo A [1]). Para efectuar la conciliación, simplemente debe seleccionar los comprobantes que coincidan con el extracto enviado por el banco indicando Sí en dicha columna (Figura 4 Conciliación Bancaria: Ejemplo A [2]). A medida que se van seleccionando los comprobantes, los campos Conciliado y Diferencia irán indicando los importes que corresponda en cada caso (Figura 4 Conciliación Bancaria: Ejemplo A [3]). Notas de actualización Versión

8 Figura 4 Conciliación Bancaria: Ejemplo A Si en el extracto bancario figurasen operaciones que no se encuentran reflejadas en la ventana de conciliación, se deberá chequear la causa de esta omisión y luego, de corresponder, se deberán registrar en Discovery para poder cerrar la conciliación. En el ejemplo de la Figura 5 - Conciliación Bancaria: Ejemplo B, se muestra la registración de un Gasto Bancario que no estaba en Discovery al momento de la conciliación, y como se ve reflejado el mismo en la tarea Ingreso. 4 Notas de actualización Versión 3.60

9 Figura 5 - Conciliación Bancaria: Ejemplo B Listado de conciliaciones El punto Listado del menú Comprobantes Bancos Conciliación bancaria, permite emitir un informe con el detalle de los comprobantes marcados en la conciliación y las diferencias encontradas con el extracto. Cuando se accede a este punto se abre la ventana Listado de conciliaciones bancarias (Figura 6 - Listado conciliación bancaria), cuyos campos a completar son: Desde cuenta / Hasta cuenta: Se debe ingresar el código de cuenta bancaria, (o un rango de cuentas) a consultar. Si se dejan ambos campos en blanco Discovery asumirá que se desean listar las conciliaciones de todas las cuentas bancarias existentes en el sistema. Mostrar: Este campo despliega las opciones Operaciones tildadas y Diferencias, que permiten indicar al sistema si se desea que el listado muestre los comprobantes conciliados o el detalle de las diferencias encontradas, respectivamente. El campo Título exhibe un título acorde con la información a listar y puede ser modificado por el usuario, si así lo desea, ingresando el nombre que mas se ajuste al tipo de informe que está emitiendo. Notas de actualización Versión

10 Figura 6 - Listado conciliación bancaria En las siguientes imágenes se presentan dos ejemplos de informes, uno que exhibe las Operaciones tildadas en la conciliación (Figura 7 - Listado de Operaciones Tildadas), y otro que muestra las Diferencias encontradas (Figura 8 - Listado de Diferencias). Figura 7 - Listado de Operaciones Tildadas Figura 8 - Listado de Diferencias 6 Notas de actualización Versión 3.60

11 1.1.3 Cierre de conciliación La tarea Cierre, a la cual se accede por Comprobantes Bancos Conciliación bancaria Cierre, permite registrar el cierre de un período conciliado. Al ingresar a la ventana Cierre de conciliación bancaria (Figura 9 - Cierre de conciliación bancaria) se debe completar el campo Cuenta con el correspondiente código de cuenta bancaria cuya conciliación se desea cerrar. Al ingresarlo, el resto de los campos se precargarán con los datos de la última conciliación efectuada, para cerrar, se debe hacer clic en Aceptar. Luego de efectuar el cierre, al abrir la conciliación siguiente, se actualiza el campo Saldo Inicial y la grilla exhibe solamente aquellos movimientos que siguen pendientes de conciliar. Si una vez cerrada una conciliación bancaria, por algún motivo se requiere efectuar modificaciones en la misma, es posible reabrirla. Al hacerlo, se vuelve a disponer de los movimientos en la ventana de conciliación, de modo de efectuar las correcciones requeridas (Ver punto Reapertura ). Figura 9 - Cierre de conciliación bancaria Se debe considerar que, sólo se podrán cerrar aquellas conciliaciones que no presenten diferencias entre el extracto bancario y el sistema, es decir, el campo Diferencia de la ventana de Conciliación (Figura 4 Conciliación Bancaria: Ejemplo A ) debe quedar en cero, caso contrario, el sistema exhibirá el siguiente mensaje (Figura 10 - Mensaje Cierre conciliación bancaria). Figura 10 - Mensaje Cierre conciliación bancaria Asimismo, cuando se realice un Cierre de período (Menú Varios Cierre de período), el sistema requerirá que no existan conciliaciones bancarias abiertas, de no ser así emitirá el siguiente mensaje (Figura 11 - Mensaje Cierre período) Notas de actualización Versión

12 Figura 11 - Mensaje Cierre período Reapertura de conciliación bancaria La tarea Reapertura (Comprobantes Bancos Conciliación bancaria Reapertura), permite reabrir una conciliación cerrada para efectuar modificaciones o correcciones. Para efectuar la reapertura de una conciliación cerrada, se debe ingresar el código de la cuenta bancaria cuya conciliación se desea reabrir y, una vez que el sistema muestre en los campos restantes los datos de la última conciliación cerrada, hacer clic en el botón Aceptar (Figura 12 - Reapertura de conciliación bancaria). Figura 12 - Reapertura de conciliación bancaria Se debe tener en cuenta que las reaperturas se realizan desde la última conciliación hacia atrás, es decir que, si tenemos por ejemplo 3 conciliaciones cerradas de una misma cuenta bancaria y se desea efectuar una corrección en la número 2, primero el sistema indicará que reabra la última conciliación, o sea la número 3, y luego, al volver a ingresar el código del banco en el campo correspondiente, se precargarán los datos de la conciliación número 2 para ser reabierta Puesta en marcha de la conciliación Utilitario D360UCBC.GRP Se incorpora el utilitario D360UCBC.GRP que permite asignar a cada cuenta bancaria un saldo inicial a una fecha determinada, marcando todos los movimientos anteriores o iguales a dicha fecha como conciliados. 8 Notas de actualización Versión 3.60

13 Al igual que el resto de los utilitarios, se ejecuta desde el menú EJECUTAR ingresando el nombre del mismo en el campo correspondiente [1] y haciendo clic en Aceptar (Figura 13 Ejecutar utilitarios). Figura 13 Ejecutar utilitarios Al aceptar, se abre la ventana Puesta en marcha de conciliación bancaria (Figura 14 - Puesta en marcha de conciliación bancaria), donde se deben ingresar los siguientes datos: Cuenta bancaria: Se indicará el código de la cuenta bancaria a tratar. Por ejemplo B02 Saldo: Se ingresará el saldo inicial para la primera conciliación a realizar en el sistema. Correspondiente al: Se indicará la fecha a considerar como inicial para efectuar la conciliación. Esta deberá corresponder al saldo indicado en el campo anterior. Figura 14 - Puesta en marcha de conciliación bancaria Al hacer clic en Aceptar el sistema exhibirá un mensaje indicando que el proceso ha finalizado (Figura 15 - Mensaje fin puesta en marcha). Figura 15 - Mensaje fin puesta en marcha Notas de actualización Versión

14 Luego de ejecutado el proceso, al ingresar a la ventana Conciliación bancaria, se exhibirán los movimientos posteriores a la fecha informada y, en el campo Saldo inicial, se mostrarán los datos indicados en los campos Saldo y Correspondiente al del utilitario (Figura 16 Conciliación bancaria Saldo inicial). Figura 16 Conciliación bancaria Saldo inicial Por ejemplo, si en el sistema se encuentran registrados movimientos bancarios desde el año 2007 en adelante y se desea comenzar a trabajar con la conciliación a partir del 01/11/2009, la ventana Puesta en marcha de la conciliación bancaria deberá completarse con los siguientes datos (Figura 17 - Ejemplo ): Cuenta bancaria: B04 Saldo: $ 4462,94.- (importe correspondiente al saldo bancario según extracto al 31/10/2009). Correspondiente al: 31/10/2009. Figura 17 - Ejemplo Como consecuencia, el utilitario conciliará todos los movimientos desde el año 2007 al 31/10/2009 inclusive dejando pendientes aquellos movimientos con fecha posterior. Además, el saldo ingresado en el utilitario, se ofrecerá como saldo inicial en el campo Saldo inicial de la Conciliación (Figura 18 - Ejemplo [1] y [2[) 10 Notas de actualización Versión 3.60

15 Figura 18 - Ejemplo Antes de ejecutar el utilitario debe tenerse en cuenta las siguientes consideraciones: Como el sistema no permite deshacer este proceso una vez ejecutado el mismo y considerando que, al ejecutarse el utilitario, todo movimiento anterior a la fecha indicada en el campo Correspondiente al se dará por conciliado, se recomienda efectuar una copia de seguridad antes de llevar a cabo la tarea, de esta manera se podrá recuperar la información ante cualquier error involuntario que el usuario pudiera cometer (Por ejemplo, dejar en blanco el campo Saldo.) Este proceso debe ejecutarse antes de efectuar la primera conciliación Detalle de cheques a conciliar A partir de esta versión, se incorpora a la ventana de Mantenimiento de cuentas bancarias, el punto Conciliación bancaria: que contiene los campos Detallar cheques depositados? y Ultimo número (Figura 19 - Mantenimiento de cuentas bancarias). El campo Detallar cheques depositados?, (Figura 19 - Mantenimiento de cuentas bancarias [1]) permite indicar al sistema, como se desean visualizar en la conciliación bancaria los depósitos de cheques, en un único valor o detallando cada uno de ellos. De indicar Sí en este campo, el sistema grabará una línea por cada cheque incluido en una misma boleta (Figura 20 - Detalle de cheques en la conciliación). Si se indica No solo grabará una línea por el total de la boleta (Figura 21 - Detallar Cheques : NO). Notas de actualización Versión

16 Figura 19 - Mantenimiento de cuentas bancarias Figura 20 - Detalle de cheques en la conciliación 12 Notas de actualización Versión 3.60

17 Figura 21 - Detallar Cheques : NO Respecto a esta funcionalidad del sistema, se debe considerar los siguientes puntos: El desglose de cheques se verá reflejado en la ventana Conciliación bancaria siempre y cuando el usuario indique SI en este campo al momento de dar de alta la cuenta, si se modifica el campo en una etapa posterior, el cambio no se verá reflejado en dicha ventana. Es decir, si se ingresa un deposito en una cuenta bancaria existente y luego se efectúa una modificación en el ABM de cuentas cambiando la opción seleccionada en su momento en el campo Detallar cheques, el cambio no se verá reflejado cuando se acceda a la tarea Ingreso, sino que la misma reflejará la opción que fue indicada cuando se dio de alta la cuenta bancaria. Cuando se deposita efectivo y cheques en una misma boleta de deposito, el sistema sólo grabará una línea por el total de la boleta a pesar que, en el archivo de cuentas bancaria, el banco involucrado tenga indicada la opción Sí en este campo (Figura 22 - Detalle de Cheques: Efvo. más cheques) Notas de actualización Versión

18 Figura 22 - Detalle de Cheques: Efvo. más cheques Finalmente, el campo Ultimo número, de la pantalla Mantenimiento de cuentas bancarias, exhibe el número y la fecha de la última conciliación efectuada en ese banco (Figura 19 - Mantenimiento de cuentas bancarias [2]) ABM de cuentas bancarias Además de lo detallado en el apartado anterior para el archivo Cuentas bancarias, a partir de esta versión, es posible diferenciar la numeración de cheques propios en dos campos diferentes, uno para cheques diferidos y otro para no diferidos. También, es posible anular cheques propios, ya sea un rango de cheques en desuso o inexistentes para el sistema, como aquellos que fueron registrados por error o necesiten ser anulados por tener errores formales al momento de su emisión (por Ej.: error en la fecha, error en la orden etc.). Además, para la mejor administración de cheques de terceros se incorpora la posibilidad de indicar, en el momento de registrar la cobranza, si el cheque recibido es diferido o no Numeración de cheques propios Se incorporan, a la pantalla de Mantenimiento de cuentas bancarias, los siguientes campos: Ultimo número de cheque diferido, que acompañará al campo ya existente en la versión anterior, Ultimo número de cheque. En ambos campos se debe indicar el último número utilizado de cada chequera a fin que el sistema continúe en forma automática, correlativa e independiente, con la numeración cada vez que se ingresen comprobantes que involucren cheques propios. Número máximo (uno para cheques y otro para cheques diferidos): En estos campos se indicará un número máximo de cheque emitido, por ejemplo puede indicarse aquí el último número de la chequera que se está utilizando. De esta manera, el sistema permite llevar la administración de dos chequeras diferentes por cuenta bancaria (Figura 23 - Mantenimiento de cuentas bancarias: Chequeras). 14 Notas de actualización Versión 3.60

19 Figura 23 - Mantenimiento de cuentas bancarias: Chequeras En el ejemplo que se expone en la Figura 24 - Mantenimiento de cuentas bancarias: Ejemplo, se muestra el alta de la cuenta corriente en pesos Nro. 3586/9 del Banco Ejemplo S.A. cuyos últimos números de cheques utilizados son: No Diferido: 1001 Número Máximo: 1301 Diferido: 1500 Número Máximo: 1800 Figura 24 - Mantenimiento de cuentas bancarias: Ejemplo Notas de actualización Versión

20 Cuando se registre un pago utilizando el medio de pago 8-Cheque propio Pesos, el sistema solicitará que se indique en el campo Diferido (incorporado a partir de esta versión), si el cheque a emitir es diferido o no (Figura 25 - Ejemplo de emisión de cheque propio [1]), una vez seleccionada la opción, el número de cheque se exhibirá en pantalla automáticamente, continuando con la numeración de la chequera seleccionada (Figura 25 - Ejemplo de emisión de cheque propio [2]). Figura 25 - Ejemplo de emisión de cheque propio Anulación de cheques propios A partir de esta versión, es factible anular uno o mas cheques propios, para tal fin se incorpora al menú Varios Comprobantes Anulación, la tarea Cheques propios (Figura 26 - Anulación de cheques propios: Menú de acceso). Figura 26 - Anulación de cheques propios: Menú de acceso 16 Notas de actualización Versión 3.60

21 Cuando se hace un clic en la tarea Cheques propios, se abre la ventana Anulación de cheques propios (Figura 27 - Anulación de cheques propios), en la cual se deberá indicar el código de cuenta bancaria, seleccionar en el campo Cheques si se trata de un cheque diferido o no, ingresar el o los números de cheques a anular y, finalmente, cuando corresponda, indicar la fecha y el motivo de la anulación. Figura 27 - Anulación de cheques propios El registro de cheques anulados, con su correspondiente motivo de anulación, se exhibirá en el informe Listado de auditoria de documentos del menú Informes Auditoria ( Figura 28 - Informe de cheques anulados) Figura 28 - Informe de cheques anulados En la anulación de cheques propios se deben considerar los siguientes puntos: No se podrán anular varios cheques existentes en el sistema a la vez, es decir, no se podrá anular cheques existentes por rango. En ese caso, al hacer clic en Aceptar, Discovery exhibirá el siguiente mensaje (Figura 29 Mensaje cheques existentes) Notas de actualización Versión

22 Figura 29 Mensaje cheques existentes Los campos Fecha y Observación de la anulación solo se habilitan cuando se anula un rango de cheques (inexistentes en el sistema). No se podrán anular cheques ya conciliados. En ese caso, al hacer clic en el botón Aceptar, el sistema mostrará el siguiente mensaje (Figura 30 - Mensaje cheque conciliado). Figura 30 - Mensaje cheque conciliado Asimismo, cuando se ingresa en el campo Desde / Hasta Nº un cheque que ya fue anulado con anterioridad, el sistema mostrará siguiente mensaje (Figura 31 - Mensaje cheque ya anulado) Figura 31 - Mensaje cheque ya anulado Cheques de terceros Para la mejor administración de cheques de terceros se incorpora la posibilidad de indicar, en el momento de registrar la cobranza, si el cheque recibido es diferido o no (Figura 32 - Ejemplo ingreso cheques de terceros). Este dato será exhibido en los informes Cheques propios (Figura 33 - Informe de cheques propios), y Cartera de cheques (Figura 34 Informe: Cartera de cheques) del menú Informes Caja y bancos, del sistema. 18 Notas de actualización Versión 3.60

23 Figura 32 - Ejemplo ingreso cheques de terceros Figura 33 - Informe de cheques propios Notas de actualización Versión

24 Figura 34 Informe: Cartera de cheques 1.3. ABM de Bancos A partir de esta versión, a fin de poder llevar un archivo con los códigos bancarios establecidos por el Banco Central de la República Argentina (BCRA), se incorporan al sistema las siguientes funcionalidades: Dentro del menú Archivos, un ABM de bancos. Dentro del menú Informes, un Informe de bancos. Además será factible ingresar este dato en las distintas cuentas bancarias y en el registro de cheques diferidos Mantenimiento de bancos A esta tarea se accede desde el menú Archivos Bancos (Figura 35 - Archivo Bancos). 20 Notas de actualización Versión 3.60

25 Figura 35 - Archivo Bancos Al hacer clic en Bancos, se abre la ventana Mantenimiento de bancos, que permite ingresar el código asignado por el BCRA y la razón social, o nombre del banco, en los campos Código y Nombre respectivamente (Figura 36 - Mantenimiento de bancos). Figura 36 - Mantenimiento de bancos Por otro lado, en relación con este punto, se incorpora, en la pantalla Mantenimiento de cuentas bancarias, el campo Banco: Código (Figura 37 - Archivo cuentas bancarias), donde se podrá asociar a una cuenta bancaria el banco al cual pertenece. Notas de actualización Versión

26 Figura 37 - Archivo cuentas bancarias Finalmente, cuando se registre una cobranza con cheques de terceros, se podrá indicar también un código de banco, para ello se incorpora el campo Banco: Código en la ventana de ingreso de datos de cheques de terceros (Figura 38 - Ejemplo de ingreso de cheques de terceros (2)). Figura 38 - Ejemplo de ingreso de cheques de terceros (2) 22 Notas de actualización Versión 3.60

27 1.3.2 Informe de bancos Para acceder al informe de bancos se debe seguir la ruta de menú Informes Archivos Bancos (Figura 39 - Ventana "Listado de bancos") En él se exhibirá la lista de los bancos ingresados al sistema (Figura 40 - Modelo de informe: Listado de bancos). Figura 39 - Ventana "Listado de bancos" Figura 40 - Modelo de informe: Listado de bancos En relación con este tema, a partir de esta versión, en los siguientes informes se exhibirán los códigos de bancos correspondientes: Listado de comprobantes de bancos: cuando se seleccione la opción Depósitos en el campo Comprobante. Listado de comprobantes de ventas: cuando se seleccione la opción Recibo en el campo Comprobante. Listado de comprobantes de compras: cuando se seleccione la opción Orden de Pago del campo Comprobante. Listado de comprobantes de caja: En las opciones Comprob. Internos, Ordenes de pago Varias y Recibos Varios, del campo Comprobante. Cartera de cheques: En todas las opciones de emisión. A continuación se muestra, en la Figura 41, un ejemplo del informe Listado de comprobantes de venta Recibos. Notas de actualización Versión

28 Figura 41 Listado de Recibos 2 Contabilización de Movimientos: Referencias Contables A partir de esta versión se incorporan las siguientes funcionalidades en las Imputaciones Contables, a saber: 2.1. Archivo de Clientes y Proveedores Se incorporan, en las ventanas Mantenimiento de Proveedores y Mantenimiento de Clientes, los campos Ref. contable: $ y Ref. contable: U$S. De este modo se hace posible imputar cuentas contables diferentes según los clientes y proveedores de los cuáles se trate (Figura 42 - Archivo de Clientes). Figura 42 - Archivo de Clientes 24 Notas de actualización Versión 3.60

29 Por ejemplo, si se requiere contabilizar por separado a los deudores en moneda local por la ubicación geográfica, pueden definirse dos referencias contables, una que indique a los deudores de Ciudad de Buenos Aires y otra que indique a los deudores del Interior y luego asociar las referencias contables a los clientes de acuerdo a su ubicación geográfica, en los nuevos campos (Figura 42 - Archivo de Clientes). En el informe Resumen contable de ventas y en los resúmenes contables de Compras y Caja, los importes correspondientes a cuentas deudoras y acreedoras mostrarán los totales discriminados por las referencias contables que se hayan asociado a los clientes y proveedores. Es importante tener en cuanta que si estos campos se dejan en blanco, se utilizará la referencia contable por defecto para deudores en moneda local y en moneda extranjera Tasas y Referencias Se incorporan, en la ventana Mantenimiento de referencias contables, los campos Ref. contable de IVA ventas y Ref. contable de IVA compras. De esta manera es factible asociar a cada Referencia Contable creada, una referencia para IVA Compras y para IVA Ventas a fin de contabilizar en forma independiente las distintas tasas de IVA (Figura 43 - Referencias contables). Figura 43 - Referencias contables Por ejemplo, se crean dos referencias contables: Una para las compras locales con tasa de IVA del 10.5% (Figura 44 -Compra IVA 10,5%). Otra para las compras locales con tasa de IVA del 21% (Figura 45 - Compra IVA 21%). A cada una de estas referencias se le puede asociar, además, una referencia contable para IVA ventas y otra para IVA compras a fin que el sistema desglose contablemente, cuando corresponda, los importes a imputar en cada una de las tasas creadas. Notas de actualización Versión

30 Figura 44 -Compra IVA 10,5% Figura 45 - Compra IVA 21% Cabe mencionar que, para que el sistema calcule correctamente la tasa de IVA, se debe asociar cada Referencia contable al archivo correspondiente (por ejemplo Productos ), es decir, continuando con el ejemplo anterior, asociaremos a cada producto la Referencia Contable creada según la Tasa de IVA que le corresponda, en el ejemplo de la Figura 46 Archivo de Productos se visualiza la referencia contable para la compra de productos. 26 Notas de actualización Versión 3.60

31 Figura 46 Archivo de Productos De este modo, los resúmenes contables de Compras y Ventas, tanto en su emisión, como en la generación de archivos para exportación a Exacta, incluirán los importes correspondientes a cada una de las tasas de IVA definidas (Figura 47 - Resumen contable de compras, Figura 48 - Exportación a Exacta). Figura 47 - Resumen contable de compras Notas de actualización Versión

32 Figura 48 - Exportación a Exacta 2.3. Imputaciones Implícitas A partir de esta versión, se elimina del archivo de referencias contables el campo Uso especial (Figura 49 - Archivo Ref. Contables) y se crea un archivo de Imputaciones implícitas destinado al mismo fin (Figura 50 - Archivo de imputaciones implícitas). Este archivo contiene las referencias contables que Discovery imputa automáticamente y que hasta la versión anterior se exhibían en el campo Uso especial del archivo Mantenimiento de referencias contables. La ventana Imputaciones implícitas cuenta con dos columnas. La primera contiene la lista de referencias contables generadas por Discovery y la segunda está destinada a informar el código de cuenta contable que corresponda imputar a cada una de ellas. 28 Notas de actualización Versión 3.60

33 Figura 49 - Archivo Ref. Contables Figura 50 - Archivo de imputaciones implícitas Notas de actualización Versión

34 Acompañando esta funcionalidad se cuenta en el Listado de movimientos por ref. contable, con la posibilidad de listar los comprobantes a los cuales se les ha imputado una referencia implícita, incorporando los campos Incluir y Referencia implícita en la ventana de emisión (Figura 51 - Listado de movimientos por ref. contable). Figura 51 - Listado de movimientos por ref. contable Donde: El campo Incluir despliega las opciones Referencias contables, Referencias implícitas y Ambas, de esta manera, el usuario podrá determinar si desea incluir en el informe sólo las referencias contables, las implícitas o ambas (Figura 52 - Listado por ref. contable: Campo Incluir ). Figura 52 - Listado por ref. contable: Campo Incluir El campo Referencia implícita, permite indicar una referencia implícita en particular, o todas. 30 Notas de actualización Versión 3.60

35 Para seleccionar una referencia implícita en particular se debe presionar F3 o el botón de búsqueda correspondiente. Al hacerlo se exhibe la lista de referencias existentes según el tipo de movimiento que se haya seleccionado listar (Ventas, Compras o Caja) en el campo Movimientos de: (Figura 53 - Ventana de selección). Por ejemplo, en la siguiente ilustración se muestra, cuando se desea listar los movimientos de Compras que incluyan solamente una referencia implícita, el cuadro de selección que ofrece el sistema al hacer clic en el icono de búsqueda o presionar la tecla de función [F3] (Figura 53 - Ventana de selección). Figura 53 - Ventana de selección Si se desean listar todas las referencias implícitas, simplemente se debe dejar este campo en blanco. A continuación, la Figura 54 - Listado de movimientos por ref. implícita, muestra el informe emitido con los parámetros seleccionados en el ejemplo anterior. Figura 54 - Listado de movimientos por ref. implícita Notas de actualización Versión

36 3 Archivo de Proveedores 3.1. Retención de Ingresos Brutos realizada A partir de esta versión, es factible parametrizar Discovery para que el certificado de retención de Ingresos Brutos exhiba el número de inscripción del proveedor y la actividad que desarrolla el mismo. Para ello, se agregan al sistema las siguientes funcionalidades: Mantenimiento de Proveedores Se incorporan, en la ventana Mantenimiento de proveedores, los campos Actividad y Nº Ingresos Brutos (Figura 55 - Mantenimiento de proveedores). Donde: 1. El campo Actividad despliega las opciones Bienes, Servicios, Ambas, permitiendo indicar si el proveedor contratado presta un servicio, suministra bienes o realiza ambas actividades (Figura 55 - Mantenimiento de proveedores [1]). 2. El campo Nº Ingresos Brutos permite ingresar hasta 15 caracteres libres que reflejen los datos de inscripción del proveedor a dicho impuesto (Figura 55 - Mantenimiento de proveedores [2]). Figura 55 - Mantenimiento de proveedores Formatos de impresión de comprobantes (Orden de Pago y Retenciones) Se incorporan las variables Actividad del Proveedor y Nro.IIBB Proveedor en los formatos de impresión de comprobantes relacionados con proveedores como ser Orden de pago y Retenciones. De esta manera el usuario puede incluir, si lo desea, ambos datos en los formatos de comprobantes de retenciones de modo tal que salgan impresos en el mismo (Figura 56 - Modelo comprobante retención Ing. Brutos). 32 Notas de actualización Versión 3.60

37 Figura 56 - Modelo comprobante retención Ing. Brutos 3.2. Importación de archivos de proveedores Se incorporan, en Descriptores de formatos del menú Varios Importación, los siguientes campos: Actividad Proveedor Nro. IIBB Proveedor Tabla de Retención SUSS Tipo de Bonificación Proveedor Versión Numeración como variables factibles de seleccionar desde el descriptor, cuando se importen datos de los proveedores al sistema (Figura 57 - Descriptores de formatos - Archivo Proveedores). Figura 57 - Descriptores de formatos - Archivo Proveedores Notas de actualización Versión

38 4 Nuevo esquema de copias de seguridad A partir de esta versión se dispone de un nuevo esquema para la generación de copias de seguridad. Esta nueva modalidad no modifica la existente, es decir se pueden seguir haciendo los backups como hasta la versión anterior, pero facilita la metodología para hace backups y permite resguardar hasta la última transacción realizada en forma exitosa. Para ello, posteriormente a la realización de un backup, el sistema va grabando en archivos de seguimiento las transacciones posteriores a la realización del mismo. De este modo, en caso que deba recuperarse un backup, automáticamente se recuperará el backup realizado más todas las transacciones posteriores a su realización. Este nuevo esquema se denomina Backup JIT (Just in time) y está disponible en la solapa Empresa del centro de comandos (Figura 58 - BackUp JIT). La metodología de uso consiste en configurar el backup JIT y, una vez configurado, ir creando las copias de seguridad con la frecuencia deseada. Figura 58 - BackUp JIT 4.1. Configurar BackUp JIT Para configurar el backup JIT se debe presionar el botón que se encuentra a la izquierda de Configurar BackUp JIT (Figura 58 - BackUp JIT) y, al hacerlo, se exhibe una ventana en donde se debe indicar la ruta de la carpeta en donde se guardarán los backups que se generen (Figura 59 - Directorio a utilizar). La carpeta debe crearse con anterioridad a la realización de la configuración. Se recomienda sea una carpeta de red y no una carpeta local debido a que, si por alguna razón se perdiera información del disco local, no se perderá la información guardada en los backups. 34 Notas de actualización Versión 3.60

39 Figura 59 - Directorio a utilizar Una vez indicada la ruta de la carpeta en donde se guardarán los backups se debe presionar el botón que se encuentra a la izquierda de Habilitar empresa para BackUp JIT. Si la carpeta indicada en el campo Subdirectorio no existe, se exhibe un mensaje advirtiendo tal situación, debiendo crearse la carpeta y luego retomar la configuración. Si se informó un directorio local, se exhibe un mensaje recordando la conveniencia de que el mismo sea de red (Figura 60 - Recomendación). No obstante, si se desea, puede continuarse con el proceso y los archivos que se generen se guardarán en la carpeta local indicada. Figura 60 - Recomendación Si el directorio informado fuera un directorio de red, el mensaje anterior no se exhibirá y se exhibe un mensaje informando que se habilitará el backup JIT (Figura 61 - Mensaje). Figura 61 - Mensaje Al presionar Aceptar comienza el proceso para habilitar el backup JIT en la empresa. Este proceso, además de preparar la empresa para operar con la nueva modalidad de backup, genera la primera copia de seguridad. Una vez finalizado el mismo, se exhibe un mensaje informando tal situación (Figura 62 - Back up JIT habilitado). Notas de actualización Versión

40 Figura 62 - Back up JIT habilitado Este proceso debe repetirse en todas las empresas en que se desee utilizar la nueva metodología para realizar backups Crear copia de seguridad Una vez habilitada la empresa para generar los backups JIT, se generarán archivos que guardan hasta la última transacción realizada en forma exitosa. Una vez configurado el backup JIT y, luego de crear la copia de seguridad, se crean en la carpeta informada (en el campo Subdirectorio ) tres archivos con la siguiente denominación: <Carpeta de la empresa>0001.zip (por ejemplo, EJEMPLO0001.zip) Este archivo contiene los datos propios de la empresa al momento de realizarse el backup. <Carpeta de la empresa>0001.act (por ejemplo, EJEMPLO0001.act) Este archivo contendrá las distintas transacciones que se van realizando en el sistema, es decir, el tamaño de este archivo crecerá con cada transacción. Este archivo se va actualizando constantemente. Este archivo contiene los datos comunes a todas las empresas. El nombre de los archivos mencionados no se puede modificar. Con el objetivo de mantener el tamaño del archivo.act dentro de valores razonables, se recomienda realizar un nuevo backup en forma periódica. Para esto se debe acceder a la solapa Empresa y presionar el botón que se encuentra a la izquierda de Crear copia de seguridad. Al hacerlo, se exhibe la ventana de la Figura 63 - Crear copia de seguridad, en donde se exhibe el nombre del archivo que se generará. El nombre del archivo no puede modificarse. Figura 63 - Crear copia de seguridad Al presionar Aceptar se crearán nuevos archivos de backup con la numeración inmediata siguiente a la del anterior archivo creado. También se modificará la extensión del archivo.act generado la última vez que se realizó el proceso, cambiándola por.log. 36 Notas de actualización Versión 3.60

41 De esta manera se conserva siempre la información de la empresa en el archivo. zip que se crea al realizar el back up y en el archivo.act (que es el único existente con esa denominación) se irán guardando los datos correspondientes a las transacciones realizadas. Por ejemplo, en la Figura 64 - Backups, se observa el archivo EJEMPLO0001.log que, hasta antes de realizar el segundo backup, se denominaba EJEMPLO0001.act. Al realizar el segundo backup, las transacciones contenidas en EJEMPLO0001.act estarán integradas en el archivo.zip. El archivo se renombrará como.log y se generará el archivo EJEMPLO0002.act que quedará disponible para almacenar los nuevos comprobantes que se registren. Figura 64 - Backups 4.3. Recuperar copia de seguridad Para recuperar las copias de seguridad se debe acceder a la solapa Empresa y presionar el botón que se encuentra a la izquierda de Recuperar copia de seguridad. Al hacerlo se exhibe una ventana en donde se debe indicar el archivo que se desea recuperar (Figura 65 - Recuperar copia de seguridad) Figura 65 - Recuperar copia de seguridad Sólo se pueden seleccionar los archivos cuya extensión es.zip. Luego de seleccionar el archivo deseado y de presionar Aceptar se exhibe un mensaje advirtiendo que se reemplazarán los archivos del sistema por los existentes en la copia de seguridad (Figura 66 - Mensaje) Notas de actualización Versión

42 Figura 66 - Mensaje Si se recupera el último archivo generado automáticamente se reemplazará la información del sistema, no sólo por la información existente en el archivo seleccionado, sino también por la información del archivo.act con el mismo número (recordar que este archivo va guardando la información de cada transacción realizada). De esta manera, al restaurar el archivo EJEMPLO0002.zip también se restaurará la información contenida en el archivo EJEMPLO0002.act, restaurando hasta la última transacción realizada en forma exitosa. Ahora bien, si el archivo seleccionado no fuese el correspondiente al último backup generado, no es posible recuperar hasta el último movimiento realizado, debido a que es un backup viejo. Ante esta situación se exhibe el mensaje de la Figura 67 Mensaje. Figura 67 Mensaje Una vez finalizado el proceso se exhibe un mensaje informando tal situación (Figura 68 - Proceso finalizado). Figura 68 - Proceso finalizado Si el backup no fuera el último, luego de finalizado el proceso, se exhibe un mensaje advirtiendo tal situación a modo de recordatorio (Figura 69 - Mensaje por haber recuperado un backup viejo). Figura 69 - Mensaje por haber recuperado un backup viejo 5 Parámetros de comprobantes A partir de esta versión se agregan dos campos en los parámetros de comprobantes: uno denominado Inhabilita por crédito superado (Figura 70 Nuevos campos). En base al dato indicado en este campo se verificará con la información del campo Crédito máximo del archivo de clientes (Figura 71 - Crédito máximo en archivo de clientes). El otro campo se denomina Suspensión de facturas: en donde es posible indicar si se permite o no suspender una factura. Si se indica Permitido la suspensión del comprobante se hará presionando la tecla F11 (Figura 70 Nuevos campos). 38 Notas de actualización Versión 3.60

43 Figura 70 Nuevos campos Figura 71 - Crédito máximo en archivo de clientes Con respecto al campo Inhabilita por crédito superado, si en el nuevo campo se indica No, al realizar un remito de egreso o una factura, se exhibirá un mensaje advirtiendo que se supera el crédito máximo, pero el comprobante podrá grabarse normalmente (Figura 72 - Mensaje de atención). Notas de actualización Versión

44 Figura 72 - Mensaje de atención Si en el nuevo campo se indica Si, cuando un cliente supere el crédito máximo informado en el archivo de clientes no podrán realizarse remitos de egreso ni facturas al cliente, exhibiéndose un mensaje advirtiendo tal situación (Figura 73 - Mensaje de atención). Figura 73 - Mensaje de atención 5.1. Parámetros de correo electrónico De la ventana de parámetros de comprobantes, se quitaron los campos correspondientes a Servidor de correo electrónico, Usuario y Clave y ahora se encuentran en una ventana exclusiva en el punto Parámetros de correo electrónico (Figura 74 - Parámetros de correo electrónico). Estos campos tienen la misma funcionalidad que hasta le versión anterior. Figura 74 - Parámetros de correo electrónico 6 Nuevo módulo: Facturación recurrente A partir de esta versión se incorpora al sistema un nuevo módulo denominado MFR Módulo de Facturación Recurrente. Este módulo se instala por separado y permite facturar, en cuenta corriente, remitos y/o pedidos que se hayan registrado en el mismo. Para más detalle sobre este tema recomendamos la lectura de los documentos específicos de MFR Módulo de Facturación Recurrente. 7 Modificación de punto del menú A partir de esta versión, el punto denominado Cierre de período (hasta la versión anterior) pasa a denominarse Depuración de datos (Figura 75 - Depuración de datos). 40 Notas de actualización Versión 3.60

45 Esta modificación no afecta las funcionalidades del punto en cuestión. Figura 75 - Depuración de datos 8 Nuevo punto del menú: Listado de comprobantes Con el objetivo de identificar mas fácilmente los comprobantes ingresados al sistema y la vinculación con los talonarios, a partir de esta versión, se incorpora un nuevo punto al menú disponible en Varios/Configuración/Comprobantes/Listado. Para emitir el informe se debe indicar un título, por defecto, se ofrece como título LISTADO DE DEFINICIÓN DE COMPROBANTES y puede ser libremente modificado por el operador (Figura 76 - Listado de definición de comprobantes). Se debe indicar que tipos de comprobantes han de incluirse en el informe, pudiendo elegir entre: Comprobantes de ventas Recibos Otros comprobantes Todos Figura 76 - Listado de definición de comprobantes Notas de actualización Versión

46 El listado exhibe la información correspondiente a los comprobantes seleccionados. En la Figura 77 - Listado emitido, se exhiben los comprobantes de ventas. Figura 77 - Listado emitido 9 Nuevo campo en el pie de formatos de facturas A partir de esta versión se incorpora el campo Otros imp. Factura en el pie de los formatos de facturas (Figura 78 - Nuevo campo en pie). En caso de ser utilizado, este campo informa la sumatoria de los otros impuestos 1 y 2 de la factura. Figura 78 - Nuevo campo en pie 10 Informes Varios Con relación a los informes que se detallan a continuación, se presentan las siguientes novedades: 42 Notas de actualización Versión 3.60

47 10.1. Recibos y de Ordenes de pago A partir de esta versión los recibos y órdenes de pago se emiten desde el informe Listado de comprobantes de caja dejándose de emitir desde los informes de comprobantes de ventas (para los recibos) y de comprobantes de compras para (órdenes de pago). Para esto, se incorporan en la ventana de emisión del informe, en el combo desplegable de comprobantes las opciones Recibo y Ordenes de pago (Figura 79 - Listado de comprobantes de caja). Cómo consecuencia de esta modificación, se incluyen en la ventana de emisión del listado de comprobantes de caja, los campos (Figura 79 - Listado de comprobantes de caja): Incluye aplicaciones: permite visualizar las aplicaciones correspondientes a los recibos o a las órdenes de pago. Cliente: permite seleccionar un cliente para ver los recibos o las órdenes de pago. Tipo de cliente: permite seleccionar un grupo de clientes mediante el uso de los atributos. Proveedor: permite seleccionar un proveedor para ver las órdenes de pago o los recibos. Tipo de proveedor: permite seleccionar un grupo de proveedores mediante el uso de atributos. Figura 79 - Listado de comprobantes de caja Listado de proveedores Se incorpora la posibilidad de exhibir, en el informe Listado de Proveedores, todos los campos de datos que el usuario ingrese en el archivo cuando dé de alta un proveedor. Además, cuando se solicite un informe seleccionando la opción Ficha del campo Tipo de listado, ya sea para la salida por Archivo (formato Imagen de impresión y tabla) como por pantalla, se mostrarán todos los campos que componen el archivo tengan o no datos ingresados (Figura 80 - Listado de Proveedores Ficha). En cambio, cuando se emita un informe seleccionando la opción Continuo del campo Tipo de listado, la información se mostrará en cinco (5) líneas, donde cada línea exhibirá únicamente los campos del archivo que contienen datos ingresados (Figura 81 - Listado de Proveedores Continuo). Notas de actualización Versión

48 Figura 80 - Listado de Proveedores Ficha Figura 81 - Listado de Proveedores Continuo Listado de Bonificaciones A partir de esta versión, en la ventana de solicitud del Listado de Bonificaciones, se incorpora el campo Incluir que permite indicar si se desea exhibir o no, en el informe, los productos o clientes asociados a cada tipo de bonificación (Figura 82 - Listado de Bonificaciones Solicitud ). Figura 82 - Listado de Bonificaciones Solicitud Donde: Nada: Exhibe el informe en su modo estándar (Figura 83 - Listado de bonificaciones Standard). Detalle de productos por bonificación: Detalla los productos que están asociados a las distintas tablas de bonificación (Figura 84 - Listado de bonificaciones por Producto). 44 Notas de actualización Versión 3.60

49 Detalle de clientes por bonificación: Muestra los clientes que se encuentran asociados a las distintas tablas de bonificaciones creadas (Figura 85 - Listado de bonificaciones por Cliente). Figura 83 - Listado de bonificaciones Standard Figura 84 - Listado de bonificaciones por Producto Figura 85 - Listado de bonificaciones por Cliente Notas de actualización Versión

50 10.4. Listado de pedidos Se agregan en el Listado de Pedidos, tanto en la ventana de emisión como en el informe propiamente dicho, las siguientes funcionalidades: Se incorporan, en la ventana de emisión, los campos Desde Vendedor y Hasta vendedor (Figura 86 - Listado de pedidos [1]), de esta manera el usuario tendrá la opción de filtrar también la información por vendedor. Para ello, al solicitar el informe, se debe asignar en cada campo un código de vendedor o un rango de códigos a listar. Será factible además ordenar el informe por vendedor, seleccionando en el campo Ordenamiento la opción Vendedor que se incorpora a partir de esta versión (Figura 86 - Listado de pedidos [2]). Se agrega al informe propiamente dicho, cualquiera sea el ordenamiento seleccionado por el usuario y la forma de emisión, el dato código de vendedor y denominación de vendedor (Figura 87 - Informe de pedidos por cliente). Si el informe se emite en formato no consolidado se exhiben los campos lista de precios, código y descripción de la condición de venta, porcentaje de desgravación de IVA y los porcentajes de descuento 1 y 2. Figura 86 - Listado de pedidos 46 Notas de actualización Versión 3.60

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