Manual de uso de la herramienta colaborativa

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1 Manual de uso de la herramienta colaborativa Tabla de contenido Manual de uso de la herramienta colaborativa... 1 Manual de uso de la herramienta colaborativa... 2 Requisitos... 2 Capacidades de la herramienta... 2 Generalidades de la herramienta... 3 Inicio de sesión usuarios registrados... 4 Inicio de sesión usuarios no registrados... 6 Uso de la herramienta rol docente... 7 Secciones de la herramienta... 7 Notificación de conexión y permisos a servidor... 8 Grabación del video Subir una presentación y cargarla en el visualizador Compartir escritorio Administración de permisos a los usuarios Uso de la herramienta rol asistente o estudiante Secciones de la herramienta Notificación de conexión Transmitir cámara y micrófono Compartir escritorio Usar la pizarra COMPARTIR ESCRITORIO PIZARRA

2 Manual de uso de la herramienta colaborativa Requisitos Flash Player 10.2, si no lo tiene instalado cuando acceda a la herramienta, esta le notificara y le guiara en la instalación, o diríjase a la página Si desea compartir la vista de el escritorio debe tener instalada la maquina virtual de java. Si va a otorgar permiso a otros usuarios de transmitir es deseable que todos los usuarios que transmitan tengan diadema con micrófono, o audífonos para que no se generen retornos por uso de los parlantes. Abrir el puerto 1935 si se encuentra en una red corporativa y esta lo tiene bloqueado, esto lo hace comunicándose con el administrador de red. Capacidades de la herramienta Esta herramienta es para el uso de la comunidad universitaria, y sirve para comunicar desde cualquier punto del mundo con conexión a internet con una cantidad de usuarios, que pueden ser docentes, estudiantes o colaboradores. Es una herramienta colaborativa que puede ser usada para dar clases en determinada aula, las características que cada aula posee son: Docente con transmisión de audio y video. Otorga permiso de transmitir a usuarios (colaborador, estudiante o espectador). Compartir visualización de escritorio. Pizarra compartida con graficas básicas (Cuadro, elipse, texto, línea, mano alzada). Subir presentaciones, formatos pdf, ppt, pptx, doc, docx, xls, xlsx, odt, odp, sxw, wpd, rtf, txt, ods, sxc, sxi. Chat público y privado. Grabación del video del docente. 2

3 Biblioteca de videos. Guardar mis notas y chat actual. Generalidades de la herramienta La herramienta tiene tres tipos de usuario, los cuales son: docente, colaborador y estudiante o espectador. El rol docente es el que tiene todos los permisos de administración de una sesión en un aula. El colaborador, tiene tareas de docente y se comporta en parte como estudiante, este puede manipular la presentación actual en una sala, permisos de usuarios y subir archivos, cumple un papel similar al de un monitor. El rol estudiante o espectador es el rol del usuario que únicamente puede acceder a la transmisión de docente, tener permisos de compartir escritorio y pizarra establecidos por el docente o colaborador. El inicio de sesión depende si el usuario esta registrado en la base de datos, si no está registrado el usuario requerirá una url por aula y una contraseña única por aula; en la siguiente página se mostrara la explicación de inicio de sesión de usuarios registrados y selección de curso o evento a unirse. La diferencia entre curso y evento es que para el primero todos los usuarios tienen que estar registrados, mientras que para el segundo solo los docentes y colaboradores es necesario estén registrados. 3

4 Inicio de sesión usuarios registrados 1. Abra el explorador de internet de su preferencia, en este caso usamos google Chrome. 2. Diríjase a la dirección Se debe ver como la siguiente imagen, si no es así, el programa le notificara que requiere actualización de flash player o que el flash player no está instalado y lo guiara en cualquiera de los casos. 3. En los campos ingrese usuario institucional y contraseña o el usuario que le hayan asignado y de clic en ingresar. 4

5 4. Ingresara a la siguiente pagina A la izquierda están los cursos en los que está inscrito este usuario, y a la derecha sus eventos, indicándole: nombre, descripción y rol que desempeña en esa sala. Para acceder a cualquiera de los cursos o eventos puede hacerlo aplicando doble clic en el aula que desee ingresar o seleccionando el aula deseada y dando clic en unirse a curso o unirse a evento según el caso. 5

6 Inicio de sesión usuarios no registrados 1. Abra el explorador de internet de su preferencia, en este caso usamos google Chrome. 2. Diríjase a la dirección que le hayan comunicado y digitar en su nombre y la contraseña que le haya indicado el docente o persona encargada. Se debe ver como la siguiente imagen, si no es así, el programa le notificara que requiere actualización de flash player o que el flash player no está instalado y lo guiara en cualquiera de los casos. 3. Siguiente a esto se abre el aula deseada. NOTA: Este inicio de sesión es solo permitido para asistentes o estudiantes en aulas tipo evento. 6

7 Uso de la herramienta rol docente Secciones de la herramienta 1. Menú superior 2. Nombre del aula 3. Número de asistentes 4. Chat 5. Lista de usuarios 6. Permisos a usuarios 7. Carga y control de presentación 8. Video docente y controles 9. Video Asistente con permiso 10. Notas personales 11. Pizarra y presentaciones 7

8 Notificación de conexión y permisos a servidor 1. Si su rol es docente en un aula vera la pantalla como lo muestra la siguiente imagen. Inicialmente una ventana que le notifica que la conexión fue exitosa con una instrucción que indica si aun no hemos permitido el acceso de cámara y micrófono al servidor seguir las instrucciones que se encuentran en un recuadro blanco en la parte baja. Al dar clic en este texto mostrara la imagen siguiente imagen 8

9 Como se muestra en esta debe dar clic primero en permitir y a continuación en cerrar. Debe mostrar ahora si tiene cámara, la imagen que está transmite y si tiene micrófono debe haber movimiento en la barra de nivel. 1. Control de transmisión de cámara y micrófono independiente, al dar clic sobre el icono del micrófono ya no transmitimos audio, si damos clic sobre la cámara deja de transmitir el video. 2. Botón de grabación de video y audio docente, control de transmisión general y prueba al micrófono, se recomienda que la prueba del micrófono se haga al inicio marcando el recuadro, y desmarcándolo cuando corrobore que su micrófono funciona. 3. Control de ganancia de micrófono y barra nivel (se debe mover entre amarillo y naranja mientras se habla). 9

10 Grabación del video Cuando la transmisión es exitosa podemos realizar la grabación, en la siguiente imagen se indican los pasos: 1. Dar clic en el botón grabar, se muestra la ventana con nombre Ventana grabación con el numero Llenar los campos con los datos requeridos. 3. Presionar el botón aceptar Si los datos son recibidos exitosamente se inicia la grabación y el botón que antes era grabar, cambia su texto a grabando al dar clic sobre el botón grabando se termina la grabación y este cambia de nuevo su nombre a grabar. 10

11 Subir una presentación y cargarla en el visualizador Para subir una presentación debemos tener en cuenta que la funcionalidad de subir el archivo esta en el menú superior - herramientas Presentaciones Subir presentación, en la siguiente imagen se muestra con el numero 1. El numeral 2 muestra la lista de las presentaciones que ya están en la biblioteca del curso, y pueden ser puestas en el espacio de visualización con el botón cargar señalado en el numeral 3, la presentación que se desee cargar debe ser previamente seleccionada de la lista y posteriormente dar clic sobre el botón cargar. Al dar clic sobre subir presentación que se ve en el numeral 1 de la imagen anterior, nos muestra una ventana de selección de archivos, donde se filtran los archivos compatibles con la herramienta, los cuales son: pdf, ppt, pptx, doc, docx, xls, xlsx, odt, odp, sxw, wpd, rtf, txt, ods, sxc, sxi. Para subir el archivo, primero se secciona el archivo deseado y se da clic en abrir, encerrado en el recuadro rojo de la siguiente imagen 11

12 Al dar clic en abrir inmediatamente se pone sobre la sección de chat, en la zona donde está el recuadro rojo de la siguiente imagen, un recuadro que tiene una barra de progreso y un mensaje que indica que se está subiendo el archivo. 12

13 Cuando termina la carga se quita el mensaje de subida, en el área del chat se notifica por parte del sistema si el archivo se creó exitosamente o no. Si el archivo fue subido con éxito, se actualiza en el área de la lista de presentaciones el nombre del archivo con la extensión swf. Para cargar la presentación, se debe seleccionar de la lista y posteriormente se debe dar clic en el botón cargar, que se encuentra al lado de la lista. La presentación cargada tiene la posibilidad de ser ampliada o aplicarle zoom mediante los controles que se encuentran en el recuadro 3 de la siguiente imagen, también se puede aplicar scroll horizontal o vertical, con los controles encerrados en los recuadros 1 y 2. La navegación por las distintas páginas de la presentación se realiza con los controles del recuadro 4 en las que se le indica la diapositiva actual y el número de diapositivas de la presentación. 13

14 Compartir escritorio Diríjase al menú superior Herramientas y de clic en compartir escritorio, como se muestra en la siguiente imagen. Ver la página 22. NOTAS: 1. Solo un usuario por vez puede compartir escritorio en la sala, si un usuario docente o colaborador desea transmitir visualización de escritorio y hay alguien sin importar quien sea que está transmitiendo escritorio, primero debe quitar el permiso a la persona que esta compartiendo escritorio. 2. Es necesario que el usuario que va a transmitir su escritorio tenga instalada la maquina virtual de java. 14

15 Administración de permisos a los usuarios El usuario docente o colaborador tienen la capacidad de otorgar y quitar permisos a los usuarios estudiantes, y el método de darlos es siguiendo los pasos que se muestran en la figura, que son primero seleccionar al usuario que se desee dar el permiso, y segundo seleccionando el tipo de permiso que quiere darle, en el caso de la imagen para dar permiso a un estudiante de transmitir en el aula su cámara y micrófono. Tiene además la capacidad de dar permiso de uso de pizarra y compartir escritorio, en la imagen se ve que la pizarra primer icono de la parte baja, tiene una X en rojo, esto indica que alguien en el aula ya tiene permiso de uso de pizarra y al dar clic sobre el botón se quita ese permiso. Los tipos de usuarios se distinguen por el color en la lista. Si es naranja es docente o colaborador, si es blanco es estudiante y si es verde es nuestro usuario. Dar palabra a un asistente Para dar la palabra a un asistente debe seleccionar primero en la lista de usuarios la persona y a continuación dirigirse al punto 2 que se muestra en la imagen anterior y dar clic en el botón. Al asistente se le notifica con un mensaje que le han otorgado este permiso. Si todo se da como se espera, se debe ver como en la imagen. Para quitar la palabra basta con dar clic en el icono NOTA: Solo un usuario estudiante o colaborador puede usar la pizarra en la sala al tiempo, cualquier usuario colaborador o docente en la sala puede otorgar o quitar permisos. 15

16 Dar permiso de pizarra Para dar permiso de uso de pizarra a un asistente debe seleccionar primero en la lista de usuarios la persona y a continuación dirigirse al punto 2 que se muestra en la siguiente imagen y dar clic en el botón. Al estudiante se le mostrara un aviso que le indica que le han otorgado el permiso, cuando se le quita el permiso también le notifica. Para quitarle el permiso solo es dar clic sobre el mismo botón a diferencia que este tiene una X roja encima, tal como se ve en la sección de dar la palabra. NOTA: Solo un usuario estudiante por vez puede usar la pizarra en la sala, cualquier usuario colaborador o docente en la sala puede otorgar o quitar permisos. Dar permiso de compartir visualización de escritorio Para dar permiso de compartir escritorio a un asistente debe seleccionar primero en la lista de usuarios y después dar clic en el botón. Al usuario se le notifica el permiso que le otorgaron con un mensaje, y una instrucción. NOTAS: 3. Solo un usuario por vez puede compartir escritorio en la sala, si un usuario docente o colaborador desea transmitir visualización de escritorio y hay alguien sin importar quien sea que está transmitiendo escritorio, primero debe quitar el permiso a la persona que esta compartiendo escritorio. 4. Es necesario que el usuario que va a transmitir su escritorio tenga instalada la maquina virtual de java. 16

17 Uso de la herramienta rol asistente o estudiante Secciones de la herramienta 1. Menú superior 2. Nombre del aula 3. Chat 4. Lista de usuarios 5. Área de pizarra, presentaciones y escritorio compartido 6. Video docente y controles 7. Video Asistente con permiso 8. Notas personales 17

18 Notificación de conexión 1. Si su rol es estudiante o asistente en un aula vera la pantalla como lo muestra la siguiente imagen. 2. Si el docente aun no está transmitiendo no se verá ni escuchara nada en la sección video docente. 18

19 Transmitir cámara y micrófono El permiso previamente lo debe dar el docente o colaborador, cuando otorgan el permiso se notifica con un mensaje que se ve en la imagen. Se debe dar clic en aceptar y dar clic en el recuadro blanco (1) con la instrucción a seguir que indica que se debe seleccionar permitir (2) para que el servidor pueda acceder a nuestra cámara y micrófono, posteriormente dar clic en cerrar (3). Si se tienen las herramientas necesarias, se debe visualizar la transmisión que se realiza y los asistentes nos deben escuchar y ver. Cuando el docente o colaborador lo decidan pueden retirarle el permiso, cuando esto ocurre mostrará el siguiente mensaje 19

20 Compartir escritorio El permiso previamente lo debe dar el docente o colaborador, cuando otorgan el permiso se notifica con un mensaje que se ve en la imagen. El botón para poder descargar el ejecutable necesario para la transmisión de escritorio se encuentra en la sección de lista de usuarios, como se muestra en la siguiente imagen encerrado en el círculo rojo. Vea la página 22. NOTAS: 1. Solo un usuario por vez puede compartir escritorio en la sala, si un usuario docente o colaborador desea transmitir visualización de escritorio y hay alguien sin importar quien sea que está transmitiendo escritorio, primero debe quitar el permiso a la persona que esta compartiendo escritorio. 2. Es necesario que el usuario que va a transmitir su escritorio tenga instalada la maquina virtual de java. 20

21 Usar la pizarra El permiso previamente lo debe dar el docente o colaborador, cuando otorgan el permiso se notifica con un mensaje que se ve en la imagen. Vea la página 24. El docente o colaborador le pueden quitar el permiso de uso de pizarra, cuando esto sucede le mostrara el siguiente mensaje. 21

22 COMPARTIR ESCRITORIO Ya descargado el archivo de extensión jnlp, se debe ejecutar si no ha elegido abrir desde el navegador y tener instalada la maquina virtual de java. Dependiendo del navegador utilizado, le indicará si desea abrir o guardar el archivo, en el caso de la siguiente imagen se guardo, por lo cual al terminar es necesario abrir el archivo de extensión jnlp, pero debe tener instalado en su computador la maquina virtual de java 1.6, con esta se ejecuta el programa necesario para compartir la visualización de escritorio. Al abrir exitosamente el archivo, le hará una petición de confirmación de contenido a la cual se debe contestar afirmativamente y posteriormente descargara lo necesario; al terminar ejecutara una ventana similar a la que se muestra en la siguiente imagen. 22

23 Cada punto que se ve en la imagen anterior representa: 1. Botón iniciar Este es el primero que debemos presionar para compartir la visualización. Cuando se transmite el botón pasa a estar inactivo y el botón detener pasa a estar activo. 2. Botón detener Este se usa para detener la transmisión de escritorio en el aula. 3. Botón salir Al dar clic en él se cerrara la ventana, dejando de transmitir la visualización de escritorio. 4. Control de ancho, largo, y posición en pantalla a compartir Determinan el punto de referencia para iniciar, el ancho y largo de la transmisión. El ancho máximo es 750 pixeles y el alto máximo es 600 pixeles. 23

24 PIZARRA Todo lo que se dibuje en la pizarra es visualizado por los asistentes en el aula, cuenta con las herramientas: 1. Selección 2. Mano alzada 3. Elipse 4. Cuadro 5. Línea 6. Texto 7. Borrar todo 8. Fondo blanco Cada objeto con propiedades: 9. Grosor de línea 10. Color de línea 11. Color de fondo Se puede manipular su profundidad con: 12. Uno adelante 13. Uno atrás 14. Enviar al fondo 15. Enviar adelante Y eliminar objeto seleccionado con 16. Quitar Para dibujar cualquier elemento en la pizarra este se dibuja con fondo blanco y línea negra con grosor 4 por defecto, si se desea cambiar lo puede hacer con los controles. El objeto que se realice tomara la configuración de colores y grosor de línea seleccionados en los numerales 9, 10 y 11. No se puede cambiar la configuración de un objeto que este en pizarra, solo se puede arrastrar y quitar previamente seleccionando la herramienta selección (1) y el objeto a manipular. También se puede cambiar la profundidad del objeto previamente seleccionado. La herramienta de texto (6), funciona primero seleccionándola y luego dando un simple clic o haciendo un arrastre con el mouse como realizando un rectángulo, inmediatamente se realiza el objeto puede escribir en el. Los objetos de texto no pueden ser manipulables en contenido por ningún usuario así este tenga el permiso de uso de pizarra. 24

25 La herramienta fondo blanco (8), al dar clic sobre esta, el fondo de la pizarra queda en blanco, ocultando la presentación que esta cargada en el visualizador, al dar clic de nuevo con al botón, se vuelve al estado original. NOTAS: 1. Es recomendable en caso que se quiera usar la pizarra con fondo blanco, se cargue una presentación. 2. El área de dibujo recomendada debe ser el área de presentación cargada. 3. El scroll solo funciona cuando se carga una presentación. 4. Los objetos ya graficados no pueden cambiar de color ni de tamaño. 25

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