CARTA DE SERVICIOS DEL ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS

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1 1 CARTA DE SERVICIOS DEL ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS I. DATOS IDENTIFICATIVOS Y FINES DEL ARCHIVO El Archivo General de Simancas es un Archivo de titularidad estatal cuya gestión corresponde al Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, a través de la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de la Secretaría de Estado de Cultura. Guarda un excepcional fondo documental para el estudio de la historia desde fines del siglo XV a principios del siglo XIX, es decir, de todo el período de la Edad Moderna. Semejante acervo documental no es producto del azar, sino consecuencia de un proyecto conscientemente preparado. El Archivo de Simancas surge en la primera mitad del siglo XVI cuando, tras la revuelta de las Comunidades y el triunfo del ejército imperial, se consolidad definitivamente el poder monárquico y se establece un aparato institucional capaz de resolver los múltiples problemas que a la política imperial de Carlos V le sobrevendrían. Este aparato institucional estuvo constituido por los Consejos, organismos sobre los que descansaba la particular responsabilidad de aconsejar al monarca en todos los asuntos de gobierno. Para estas tareas de gobierno el documento, la escritura, resultaba imprescindible. El 16 de septiembre de 1540 Carlos V ordena guardar una parte de esta documentación en uno de los cubos de la fortaleza de Simancas, edificada por los Almirantes de Castilla hacia 1465 y traspasada luego a los Reyes Católicos. Pero si Carlos V es el creador del Archivo de Simancas, el Archivo tiene en Felipe II a su verdadero ejecutor. El Rey Prudente percibe claramente que la administración de la extensa Monarquía Hispánica debía descansar en el control de la escritura, única forma de recibir información y de emitir órdenes. Para cumplir este objetivo encarga a su arquitecto Juan de Herrera la transformación de la fortaleza en archivo con criterios que subordinan lo arquitectónico a lo archivístico. Esta actuación herreriana convierte a Simancas en el primer edificio construido para archivo en el siglo XVI. En 1588 Felipe II dota, además, al archivo de un reglamento que recoge, a pesar de la época en que fue redactado, las principales tareas de la archivística actual. Con razón es considerado el primer reglamento de archivos del mundo. Sobre estas bases la vida del archivo durante los siglos XVII y XVIII discurrirá en dos direcciones: el remate de las obras y la organización de los numerosos documentos llegados desde la corte madrileña en periódicas remesas.

2 2 Esta etapa de archivo al servicio de la administración finaliza en 1844 cuando, con la llegada del nuevo régimen liberal, Simancas se abre a la investigación histórica pasando de archivo administrativo a archivo histórico. Si el archivo fue creado en el siglo XVI para guardar los documentos producidos por los organismos centrales de la Monarquía Hispánica, nada más lógico que sus fondos documentales reflejen su estructura administrativa en el amplio periodo que llega hasta el primer tercio del siglo XIX. Se distinguen, por consiguiente, los documentos correspondientes a la dinastía de los Austrias (siglos XVI y XVII), procedentes de los Consejos y los correspondientes a la dinastía borbónica (siglo XVIII), procedentes de las Secretarías del Despacho. Las unidades de instalación (legajos y libros) convierten al Archivo de Simancas en el archivo por antonomasia de la Edad Moderna. Organización de los fondos I. FONDOS DE LOS ORGANISMOS DE LA ÉPOCA AUSTRIACA - Consejo Real de Castilla - Consejo de la Cámara de Castilla - Consejo de Estado - Consejo de Italia - Consejo de Flandes - Consejo de Portugal - Consejo de Guerra - Consejo de Cruzada - Contaduría Mayor de Hacienda - Consejo de Hacienda - Contaduría Mayor de Cuentas - Secretaría del Registro General de Mercedes - Casa Real - Junta de Obras y Bosques - Registro del Sello de Corte II. FONDOS DE LOS ORGANISMOS DE LA ÉPOCA BORBÓNICA - Embajadas - Consulados - Secretaría del Despacho de Gracia y Justicia - Secretaría del Despacho de Guerra - Secretaría del Despacho de Marina - Secretaría del Despacho de Hacienda - Superintendencia de Hacienda - Dirección General de Rentas - Contaduría General de Millones - Contaduría General de Valores - Contaduría General de la Distribución - Tesorería General

3 3 - Dirección General de Reales Provisiones III. FONDOS DE LOS ORGANISMOS DE LA ÉPOCA LIBERAL - Consejo Real de España e Indias IV. PRINCIPALES SECCIONES FACTICIAS - Patronato Real - Mapas, Planos y Dibujos El Archivo General de Simancas tiene como finalidad conservar, organizar y difundir la documentación que custodia. Por razón de la calidad de los documentos que conserva, presta un servicio preferente a la consulta con fines culturales y de investigación. II. SERVICIOS DEL ARCHIVO A) INFORMACIÓN A través del Departamento de Referencias cualquier ciudadano recibe información general sobre los fondos documentales del Archivo y particular sobre cualquier tema histórico relativo a la época de los mismos. B) CONSULTA DIRECTA DE LOS FONDOS DOCUMENTALES Constituye el principal servicio del Archivo. Implica la recepción o acogida del investigador, la expedición de la Tarjeta Nacional de Investigador o la Autorización Temporal de acceso, la atención personalizada en la Sala de Investigadores, la disponibilidad de todos los Instrumentos de Descripción existentes, la entrega para su consulta de los documentos solicitados por los investigadores tanto en su forma original como en cualquier otro soporte, y seguimiento en su labor investigadora. Los usuarios pueden solicitar un máximo de 10 unidades de instalación al día, salvo que, a juicio del Jefe de Sala, pueda ampliarse este número. Se podrán hacer reservas durante un plazo de cinco días. C) CONSULTA INDIRECTA DE LOS FONDOS DOCUMENTALES El investigador puede obtener información de los fondos documentales del Archivo mediante llamada telefónica o correspondencia en sus modalidades de correo ordinario, electrónico o fax. D) REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Tanto si el usuario ha recibido la información a través de la consulta directa como indirecta, puede solicitar reproducción de los documentos de su interés. Las modalidades son cuatro: fotocopia (documentos sueltos y documentos de los que ya existe reproducción en microfilm o soporte digital), microfilm (documentos cosidos o encuadernados), y fotografía o diapositiva (documentos figurativos).

4 4 A través de la firma del oportuno Convenio con el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, el Archivo posibilita a instituciones públicas y privadas y a particulares otras formas de reproducción de documentos con finalidad cultural: publicaciones convencionales, ediciones facsímiles, fotografías para exposiciones, etc. E) PRÉSTAMOS TEMPORALES DE DOCUMENTOS El Archivo, mediante Orden Ministerial que lo autorice, puede acceder al préstamo de documentos solicitados por instituciones públicas y privadas para la exhibición de originales en exposiciones. F) BIBLIOTECA AUXILIAR DEL ARCHIVO El usuario tiene libre acceso a los fondos bibliográficos del Archivo especializados en la Época Moderna. Consta de más de volúmenes y de las revistas más importantes correspondientes a dicha etapa. Posee también un fondo especializado en archivística con las obras y publicaciones periódicas más sobresalientes en dicha materia. Es biblioteca de consulta, pero no de préstamo domiciliario. G) CESIÓN DE ESPACIOS PÚBLICOS La singularidad del Archivo de Simancas, primer edificio construido para archivo por Juan de Herrera en el siglo XVI, constituye un atractivo para su utilización con fines socioculturales sujetos a los permisos y abono de tasas previstos por la legislación vigente y previa firma de un convenio con el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. III.- ACTIVIDADES CULTURALES Y EDUCATIVAS El Archivo es miembro del Instituto Universitario de Historia Simancas de la Universidad de Valladolid, que ofrece un curso de Archivística, dirigido a un público universitario, sobre las instituciones y prácticas documentales propias de los fondos que custodia el Archivo General de Simancas. IV.- VENTA DE PUBLICACIONES Pueden adquirirse en el Archivo las publicaciones relativas a instrumentos de descripción (Guías, inventarios, catálogos...) del propio Archivo.

5 5 V.-. DERECHOS DE LOS USUARIOS Los usuarios del Archivo tienen, entre otros, los siguientes derechos: - Acceso libre y gratuito Al Archivo, con las condiciones establecidas por la normativa vigente. - Acceso a la Sala de Investigación, previa acreditación y aceptación de las normas internas de la Sala y de los procedimientos y normas de reproducción de documentos. - A recibir información sobre los fondos del Archivo. VI.-. PARTICIPACIÓN DE LOS USUARIOS Los usuarios del Archivo pueden participar en la mejora y utilización de los servicios a través de las siguientes vías: - Formulación de quejas y sugerencias, conforme a lo previsto en esta Carta de Servicios - Mediante escritos dirigidos a la Dirección del Archivo, responsable de esta Carta de Servicios - La cumplimentación de cuestionarios sobre las condiciones de la prestación de los servicios. - Donación de publicaciones resultado del estudio e investigación de los fondos del Archivo. VII.- SISTEMAS DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD. Aplicación de la normativa de prevención de riesgos laborales y de seguridad e higiene en el trabajo. Plan de evacuación y emergencia convenientemente señalizado. VIII.- QUEJAS Y SUGERENCIAS Los usuarios podrán presentar sus quejas y sugerencias sobre el funcionamiento del servicio en los lugares y en la forma que se señalan a continuación: - En el Libro de Quejas y Sugerencias habilitado en el Archivo y en los Registros de recepción o salida de documentos de la Administración General del Estado, según el modelo aprobado por el Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero. Las quejas deben hacerse constar en el correspondiente Libro, o en cualquier otro formato o carta, por escrito, y serán firmadas, en tanto que las sugerencias pueden ser anónimas. - Mediante llamada telefónica, fax, correo postal y correo electrónico a la Dirección del Archivo.

6 6 IX.- COMPROMISOS DE CALIDAD El Archivo General de Simancas ofrece sus servicios con los siguientes compromisos de calidad: - Información personalizada al investigador que asiste por primera vez al Archivo sobre la estructura y contenido de sus fondos documentales, facilitándole los requisitos para el acceso y consulta de éstos de forma inmediata y proporcionándole atención y asesoramiento por personal facultativo. - Entrega de la documentación solicitada en la Sala de Investigación en el plazo máximo de 15 - Reserva de unidades de instalación, cuando así lo solicite el investigador, durante 5 días. - Expedición de certificados de asistencia en la Sala de Investigación en el plazo de 24 horas. - Reproducción inmediata en fotocopias de aquellos documentos que, de forma justificada, sea solicitada en Sala por el investigador en su jornada de trabajo (hasta un máximo de 25 fotocopias por usuario y día). - Respuesta a las consultas por FAX, teléfono o correo electrónico, de información, recibidas en el Archivo en el plazo máximo de 15 días. - Las reproducciones de documentos solicitadas al Archivo se facilitarán en los plazos máximos siguientes: Fotocopias: tres meses (hasta 500 fotocopias por mes/usuario) Microfilm: cuatro meses (hasta 800 fotogramas por mes/usuario) Fotocopias de fotogramas: dos meses (hasta 500 fotocopias por mes/usuario) Diapositiva color 35 mm: un mes (hasta 10 diapositivas color 35 mm. Por mes/usuario). - Autorización para la obtención de fotografías por medios ajenos al Archivo: autorización y concertación de cita previa en un plazo máximo de 48 horas. - Facilitar a los investigadores un cuestionario sobre las condiciones de prestación de los servicios. - Respuesta a las quejas y sugerencias en un plazo inferior a 20 días. X.- INDICADORES DEL NIVEL DE CALIDAD Para medir el nivel de la calidad reflejado en los anteriores compromisos, se atenderá al número de: - Usuarios atendidos personalizadamente en la Sala de Investigación y porcentaje sobre el total. - Documentos servidos en Sala en el plazo de 15, y porcentaje sobre el total de documentación solicitada. - Unidades de instalación reservadas para su consulta durante 5 días y porcentaje sobre el número total de las consultadas. - Certificados de asistencia a la Sala de Investigación expedidos en 24 horas y porcentaje sobre el número total de los solicitados por los usuarios. - Solicitudes de hasta 25 fotocopias atendidas en el plazo de 24 horas y porcentaje sobre el total.

7 7 - Respuestas a las consultas por correspondencia en el plazo máximo de 15 días, a partir de la fecha de entrada, y porcentaje sobre el total de las consultas. - Solicitudes de entre 25 y 500 fotocopias atendidas en el plazo de 3 meses y porcentaje sobre el total. - Fotogramas de microfilmes realizados en el plazo de 4 meses y porcentaje sobre el total. - Fotocopias de fotogramas realizadas en el plazo de 2 meses y porcentaje sobre el total. - Diapositivas en color, de 35 mm., realizadas en el plazo de 1 mes y porcentaje sobre el total. - Autorizaciones para la obtención de fotografías por medios ajenos al Archivo y concertación de cita previa en el plazo de 48 horas y porcentaje sobre el total. - Usuarios que han respondido a los cuestionarios y porcentaje sobre el total. - Respuestas a las quejas y sugerencias formuladas al Archivo, en un plazo inferior a 20 días, y porcentaje sobre el total. - Felicitaciones recibidas y porcentaje respecto al número de quejas y sugerencias. - Reseñas sobre el Archivo en los medios de comunicación. XI.- NORMATIVA REGULADORA - Específica del Archivo General de Simancas: Ordenanzas del Archivo de Simancas de 24 de agosto de 1588 promulgadas por Felipe II Ordenanzas del Archivo de Simancas de 24 de febrero de 1633 promulgadas por Felipe IV - General de los Archivos Estatales: Reglamento de Archivos del Estado (Gaceta de Madrid, 26/11/1901) Ley 16/1985 (BOE de 29 de junio) de Patrimonio Histórico Español Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo común Real Decreto Legislativo 1/1996 de 12 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual Real Decreto 1969/1999 de 23 de diciembre (BOE de 13 de enero de 2000) que regula la expedición de la tarjeta de investigador para la consulta en los archivos de titularidad estatal y en los adheridos al sistema archivístico español. - Orden de 20 de enero de 1995 que regula la utilización de espacios de museos y otras instituciones culturales y establece los precios públicos de determinados servicios prestados por los centros directivos y organismos autónomos del Ministerio de Cultura, modificada parcialmente por Orden de 18 de enero de 2000 por la que se establecen las tarifas de los servicios o actividades sujetos a la tasa por utilización de espacios en Museos y otras instituciones culturales del Ministerio de Educación y Cultura. XII.- INFORMACIÓN GENERAL HORARIO De lunes a viernes: 8:00 a 15:00 Meses de julio a septiembre: 8:30 a 14:30 Cerrado: sábados, domingos y festivos

8 8 UBUCACIÓN Y DIRECCIONES Postal: C/ Miravete, Simancas (Valladolid) Telefónica: Telemáticas Fax: Página web: ACCESO A 12 Km de Valladolid por autovía dirección Madrid-La Coruña-Portugal Autobuses: - Propio del Archivo: salida de Valladolid a las 7:45 de C/Ferrari (Plaza Mayor). Regreso a las 15:00 - La Regional (Valladolid-Simancas): Tf (Estación de Autobuses de Valladolid: cada hora) - Servicio municipal de Autobuses de Valladolid (cada media hora)

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