Dirección General del Archivo Nacional PLAN DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE DE MICROFILM Y DIGITAL

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1 i Dirección General del Archivo Nacional PLAN DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE DE MICROFILM Y DIGITAL Febrero, 2011

2 MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL PLAN DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE DE MICROFILM Y DIGITAL FEBRERO, 2011

3 i Tabla de contenido Tabla de contenido... i 1. INTRODUCCION OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos DIAGNOSTICO Plataforma tecnológica Departamento Archivo Histórico... 2 Equipos existentes y en funcionamiento... 2 Requerimientos actuales... 3 Mantenimiento... 3 Requerimientos futuros... 3 Situación actual con respecto a los documentos Departamento Archivo Notarial... 5 Equipos existentes y en funcionamiento... 5 Requerimientos actuales... 5 Mantenimiento... 6 Requerimientos futuros... 6 Situación actual con respecto a los documentos Departamento de Conservación... 7 Equipos existentes y en funcionamiento... 7 Mantenimiento... 9 Requerimientos futuros AVANCE DEL PROGRAMA DE MICROFILMACIÓN DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS AÑO AÑO AÑO 2013 EN ADELANTE DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS AÑO AÑO 2012 EN ADELANTE DIGITALIZACIÓN MARCO TEORICO Y GENERALIDADES Acceso y conservación de la información en formato digital Documentos textuales en soporte de papel... 16

4 Autenticidad de la información en formato digital Almacenamiento de la información en formato digital Departamento Archivo Histórico Departamento Archivo Notarial Definiciones PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN DEFINICIONES CARACTERIZACIÓN DEL SERVICIO ESPECIFICACIONES DE LAS IMÁGENES DIGITALIZADAS CONDICIONES FÍSICAS DE EQUIPAMIENTO Y SOFTWARE, ASÍ COMO DEL PERSONAL PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO CONDICIONES DE ENTREGA Y RECIBO DE LOS PROTOCOLOS NOTARIALES CONDICIONES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN DIGITALIZADA OTRA INFORMACIÓN DE INTERÉS SOBRE EL PRECIO, PAGO y HORARIO ASPECTOS VARIOS ANEXO Nº ii

5 1 1. INTRODUCCION Las necesidades actuales de conservación y facilitación del acervo documental que custodia el Archivo Nacional, así como los avances tecnológicos que se vienen dando, hacen necesario la realización de cambios en los planes estratégicos y operativos de nuestra institución. Tan importante es asegurar la conservación de los documentos para las actuales y futuras generaciones, como hacer más expedito el servicio de la información a los ciudadanos. En esta propuesta de plan, se hace un diagnóstico de la situación existente con los equipos analógicos que se tienen para microfilmar los documentos en los departamentos Archivo Histórico, Archivo Notarial y Conservación, básicamente por las dificultades de encontrar oferentes en el mercado; se exponen las alternativas de solución que existen a corto, mediano y largo plazo, se hace una propuesta para retomar y mantener el programa de reproducción de documentos del Departamento Archivo Histórico, que es una prioridad institucional, y se presentan recomendaciones para digitalizar los tomos de protocolo notarial a partir del 2011 y otros documentos que conserva la institución.

6 2 2. OBJETIVOS 2.1 Objetivo General Proponer un plan de reproducción de documentos en soporte de microfilm y digital para el periodo Objetivos Específicos Realizar un diagnóstico del estado de los equipos de microfilmación. Describir el grado de avance del programa de microfilmación de documentos. Establecer prioridades en la microfilmación y/o digitalización de los fondos documentales que se conservan en los departamentos Archivo Histórico y Archivo Notarial. Proponer un cronograma de trabajo en el periodo para implementar esta propuesta. 3. DIAGNOSTICO 3.1 Plataforma tecnológica Departamento Archivo Histórico El Departamento Archivo Histórico cuenta solamente con visores de consulta. Se consultó con la Proveeduría Institucional pero no fue posible determinar el año en que fueron adquiridos por la institución, pero sabemos que fueron adquiridos hace varios años. Lo anterior nos obliga a mantener un programa de mantenimiento correctivo y preventivo para que estos equipos sigan prestando el servicio. Equipos existentes y en funcionamiento Se tiene el siguiente inventario de equipos en funcionamiento:

7 3 1 visor marca Indus 1 visor marca Microdesign 1 visor marca Micron 1 visor marca Eyecom, adquirido en el año 2010 Además se cuenta con un 1 visor impresor para rollos y microjackets marca Minolta RP603Z. Fue Adquirido por el DAH y trasladado a DAN. Lo usan ambos departamentos. Todos los visores están separados físicamente para cada usuario, en módulos de trabajo independientes. Es importante señalar que de estos tres equipos más antiguos, dos de ellos presentan problemas técnicos en el enfoque, lo que dificulta un poco la lectura de los microfilmes. Adicionalmente, es importante resaltar que se adquirió un visor con el presupuesto del año 2010 y se tiene presupuestado otro para el año Requerimientos actuales Lámparas para los visores de consulta a cada una. Mantenimiento Recientemente con proyecto ADAI se le dio mantenimiento a los tres equipos más antiguos. Requerimientos futuros Por lo menos se deben adquirir 3 visores más de consulta, con el fin de mejorar el servicio. En los presupuestos ordinarios del Departamento Archivo Histórico se han presupuestado la compra de equipos en los año 2010, 2011, cuyo precio ronda los $ 948. Se deberá presupuestar la compra de un equipo más con el fin de renovar

8 totalmente los equipos actuales, los cuales presentan muchas fallas en cuanto al servicio que presta y altos costos de mantenimiento. 4 Servicio de mantenimiento y repuestos. Al incrementarse el número de fondos microfilmados, aumentará el uso del equipo existe. Lo que demandará un programa de mantenimiento preventivo para este equipo. Situación actual con respecto a los documentos Desde los años ochenta, se dio inicio al programa de microfilmación de documentos dando un mayor énfasis a la documentación más antigua. De esta manera, se microfilmaron los llamados documentos especiales, provenientes de diferentes fondos y que sobresalían por su contenido informativo o trascendencia histórica. También se dio inicio a la microfilmación de los fondos coloniales, específicamente mortuales y protocolos coloniales, Cartago y Guatemala lo anterior bajo el criterio que son los documentos más antiguos. Actualmente, a través de nuestros estudios de usuarios podemos determinar que las temáticas de estudio de los usuarios de la Sala de Consulta se centran en la genealogía, historia, arquitectura, el urbanismo, la campaña nacional de 1856, conflictos por migraciones y agua, entre otros. Por otra parte, desde los años 1980, la institución ha creado un programa de rescate y gestión de fotografías que ha generado una colección de más de cien mil imágenes, de las cuales, menos del 1% están digitalizadas. Estas imágenes tienen una alta demanda, por lo que su digitalización facilitaría su acceso y consulta. Finalmente, es importante resaltar que los tópicos que interesan a los usuarios potenciales son muy amplios, de manera que el criterio de antigüedad no puede ser la guía única para determinar qué fondos vamos a microfilmar o digitalizar en el futuro próximo. Debe tomarse en cuenta también el estado de conservación de los documentos y la frecuencia de consulta de ellos.

9 Departamento Archivo Notarial Esta unidad administrativa cuenta básicamente con visores de consulta, uno de los cuales a su vez es impresor. Todos son equipos comprados hace varios años, por lo que su mantenimiento correctivo y preventivo debe ser permanente para evitar su deterioro definitivo e irreparable. Equipos existentes y en funcionamiento Se tiene el siguiente inventario de equipos en funcionamiento: 2 visores marca Eyecom (uno de los cuales fue adquirido en el año 2010) 4 visores marca Microdesing 1 visor impresor para rollos y microjackets marca Minolta RP603Z. Fue Adquirido por el DAH y trasladado a DAN. Lo usan ambos departamentos. 1 visor impresor marca Kodak donado por el Banco Crédito Agrícola de Cartago 3 visores de consulta donados por el Registro Nacional, marca Eyecom 1200, en buen estado de funcionamiento. Todos los visores están separados físicamente para cada usuario, a una distancia de 0.50 metros. Es importante señalar, que dentro de los requerimientos técnicos de estos equipos, deben tener un dispositivo para centrar las imágenes. Dos visores tienen un balín malo y no se encuentran en el mercado y otros dos no tienen el dispositivo para centrar las imágenes. Adicionalmente se cuenta con 7 archivadores de 32 gavetas cada uno, para las microfichas duplicadas que están saturados. Requerimientos actuales Tonner para el impresor. Papel para fotocopiador.

10 6 Mantenimiento Recientemente con proyecto ADAI se le dio mantenimiento a todos. El visor impresor todavía no se conoce bien y se debe estar llamando al técnico para que nos ayude a operarlo porque a menudo se detiene su funcionamiento. Requerimientos futuros Por lo menos 4 nuevos visores de consulta, con el fin de evitar la espera en la consulta e ir cambiando los que se descompongan. Precio actual: $ 948. Al respecto es importante señalar que en el mes de julio de 2010 se atendieron 431 usuarios en esta área, con 4 visores en uso es usual la fila, por lo que cuatro equipos no son suficientes. 1 visor impresor más marca ALOS Z43, cuyo costo ronda los $ , ya que si el actual se descompone no se contaría con otro para la continuidad en el servicio, máxime si se toma en cuenta que no hay muchos proveedores de servicios de reparación. Servicio de mantenimiento, repuestos, papel, tonner, etc. Conforme hayan más tomos microfilmados y procesados, más alta es la consulta. En el edificio nuevo está previsto espacio para 4 visores, ubicados a una distancia de 1.20 metros entre cada usuario. Tener presente los equipos de consulta. En el actual edificio no hay espacio para ello; sin embargo, podrían ponerse dos o tres por el mostrador de microfilm que separa esta área con la de índices notariales. En el edificio nuevo hay previsto espacio para 4 equipos, colocados a una distancia de 1.20 metros entre cada usuario. Situación actual con respecto a los documentos Desde 1989 al 15 de febrero 2011, han ingresado tomos (signaturas / ). En el Gestor de Información Notarial (GIN) aparecen con la seña MIC (MICROFILMADO). En consecuencia, de ese periodo hay sin microfilmar tomos.

11 Se cuenta con los índices de a microfilmados y 1.992/1.994 digitados en MICROISIS, más una pequeña parte del trienio (expedientes de las letras a y b) 7 Para una futura digitalización y los parámetros a tomar en cuenta, en el año 2009 ingresaron tomos de protocolo y en el 2010 un total de Departamento de Conservación Los equipos de microfilmación que se utilizan actualmente en los procesos de trabajo, tienen más de 20 años de antigüedad y han sido usados de manera intensiva a lo largo de los años. Al no haber sido renovados oportunamente, se volvieron obsoletos, y al decaer la producción de equipos de esta misma naturaleza ante el avance de la tecnología digital, cada vez es más difícil conseguir equipos nuevos similares, así como repuestos y suficientes proveedores de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo. Equipos existentes y en funcionamiento Actualmente se tiene el siguiente inventario de equipos en funcionamiento: 1 microfilmadora marca Kodak Starfile para película de 16 milímetros. 1 microfilmadora marca Kodak MRD2 para película de 35 mm, pero que fue convertida a 16 milímetros para atender la microfilmación de protocolos notariales. 1 microfilmadora marca Kodak Imagelink donada por el Registro Nacional, pendiente de instalarle una nueva lámpara para ponerla a funcionar y hacerle pruebas. 2 lectores insertadores de microjackets marca NB jackets. 1 visor marca Micron 355 para microjacket. 1 visor marca Micron para rollos de 16 y 35 milímetros.

12 1 visor marca XIDEX INT`L 760 donado por el Registro Nacional (pendiente revisión para poner a funcionar) 8 1 visor marca MICRON 770 A donado por el Registro Nacional (pendiente revisión para poner a funcionar) 1 duplicadora de microjackets. 1 procesadora de microjackets. 1 reveladora de rollos de 16 y 35 milímetros Prostar. 1 duplicadora de rollos de 16 y 35 milímetros Kodak. MATERIAL DE MICROFILMACIÓN EN RESERVA (Incluye la compra de 2010) TIPO DE MATERIAL CANTIDAD EN ROLLOS * DURACIÓN APROXIMADA ROLLOS DE 16 MM 875 Hasta junio 2012 (52 rollos x mes) ROLLOS DE 35 MM 67 Hasta agosto 2011 (6 rollos x mes) CAJAS MICROJACKETS 17 Hasta agosto 2011 (52 rollos x mes) CAJAS DUPLICADOS 14 Hasta julio 2011 (52 rollos x mes) ROLLOS DUPLICADOS 35 MM 25½ Hasta junio 2011 (12 rollos x mes) GALONES REVELADOR 27 Hasta marzo 2012 (52 rollos x mes) GALONES FIJADOR 31 Hasta abril 2012 (52 rollos x mes) CARRETES EN BLANCO 35 MM 237 Hasta setiembre de 2012 (12 rollos x (*) Dato al 15 de febrero de 2011 mes) Seguidamente, se muestra un cuadro donde consta la antigüedad aproximada de estos equipos y la fecha de las reparaciones a que han sido sometidos en los últimos tres años. Los datos

13 9 fueron proporcionados por el Área de Proveeduría y con registros propios que lleva el Departamento de Conservación. Es importante advertir, que la Proveeduría Institucional no tiene datos exactos de la fecha de adquisición de los bienes, sino que partiendo de la carga masiva de bienes ingresados al sistema, surge el año 1998 como el más antiguo de todos. Mantenimiento TABLA DE ANTIGÜEDAD DE EQUIPOS Y REPARACIONES HECHAS ( ) BIEN ANTIGÜEDAD SERVICIO REALIZADO COSTO FECHA Microfilmadora MRD2 Microfilmadora Starfile Procesadora rollos Procesadora microjackets Lector insertador Duplicadora microjackets Insertador No se han encontrado registros. No se han encontrado registros. No se han encontrado registros. No se han encontrado registros. No se han encontrado registros. No se han encontrado registros. No se han encontrado registros. Reparación Instalación clutch Arranque Reparación Reparación Repuesto Reparación Reparación Repuesto Reparación Reparación Repuesto e instalación Reparación Al mes de marzo de 2011, todos estos equipos están funcionando normalmente. No obstante, entre el 2007 y 2010 las reparaciones a que han sido sometidos estos equipos han sido por fallas en el funcionamiento de los sistemas mecánicos causados por desgaste de piezas a lo largo de los años. Al no existir sustitutos originales y genéricos de estas piezas, los técnicos

14 10 han tenido que acudir a talleres de precisión para tratar de repararlas o rectificarlas, lo cual ha sido muy difícil, principalmente porque las piezas son muy pequeñas para trabajarlas en tornos y emularlas. En otros casos, ha sido porque los elementos electrónicos se han quemado y no ha sido posible restaurarlos o conseguir similares, tal y como sucedió con la microfilmadora Minolta, a la cual se le quemó la tarjeta madre y no se pudo reparar ni conseguir una igual. Requerimientos futuros 1 microfilmadora planetaria de 16 mm 1 microfilmadora planetaria de 35 mm 1 visor insertador de película de 16 mm 1 duplicadora de rollos de película de 16 y 35 mm 4. AVANCE DEL PROGRAMA DE MICROFILMACIÓN Hasta la fecha, los fondos documentales que están microfilmados son los siguientes: 4.1 DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO 1. Censo de Comercio: Censo de Industrias: Censos de Población: Correspondencia y Censos de Estadística y Censos: Comercio Exterior: Censo Agropecuario de 1955: Encuesta Agropecuaria: Fincas grandes por provincia: II Censo de Comercio: Censo de Población y Vivienda de San José: Archivo de Indias y otros: Álbum de Figueroa: Suplemento Homenaje al Café: Diarios sobre crónicas de Costa Rica y Nueva Era: Actas del Congreso: 196

15 Archivo de Indias: Correspondencia Asociación de Banqueros de Costa Rica: Partituras de Jesús Bonilla: Expedientes Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA): Archivo de Indias: Información genealógica: Diario nicaragüense sobre William Walker: Información sobre mojones limítrofes Costa Rica y Nicaragua: Planillas diversas instituciones públicas: Censo de Población 1927: Documentos importantes : Cartas Autógrafas: (completo) 28. Anexión a México y Federal: (completo) 29. Mortuales Coloniales de San José: (completo) 30. Mortuales Coloniales de Cartago: , 416 y 424 (completo) 31. Mortuales Coloniales de Heredia: (completo) 32. Mortuales Coloniales de Alajuela: (completo) 33. Mortuales Coloniales de Guanacaste: (completo) 34. Mortuales Coloniales de Puntarenas: 424 (compartido con Cartago y completo) 35. Protocolos Coloniales de Alajuela: (completo) 36. Protocolos Coloniales de Guanacaste: y 455 (completo) 37. Protocolos Coloniales de San José: (completo) 38. Protocolos Coloniales de Heredia: (completo) 39. Colección Guatemala: (completo) 40. Protocolos Coloniales de Cartago: , (completo) 41. Colección Cartago: (incompleto) 42. Documento Archivo de Indias: Reproducción del documento Complementario Colonial Nº 7443: Expedientes de asociaciones deportivas, Fondo Registro Nacional: 580 TOTAL DE ROLLOS: 580 TOTAL APROXIMADO DE IMÁGENES:

16 DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL 1. Tomos de protocolo notarial: a febrero de 2011, se han microfilmado en su totalidad rollos numerados del , es decir aproximadamente imágenes. 2. Índices de protocolo notarial: Se encuentran microfilmados los índices de los años1957 a 1991, para un total de 258 rollos, o sea cerca de imágenes. 5. PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS DEPARTAMENTO ARCHIVO HISTÓRICO MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS El último rollo microfilmado de documentos que custodia el Departamento Archivo Histórico, corresponde al número 577 del fondo Cartago General y contiene expedientes que van del 287 al 297 vuelto. Las colecciones del Departamento Archivo Histórico que se pretenden microfilmar durante el periodo, son las siguientes: AÑO Cartago, a partir del documento Nº 286 (folio Nº 298), aproximadamente imágenes, es decir unos 50 rollos de 35 mm. Durante el año 2011, se podrían microfilmar 6 rollos por mes de documentos en formato de 35 mm. 2. Protocolos Coloniales de Puntarenas, que consta de 40 documentos, del 1199 al Podría tratarse de imágenes, o sea unos 6 rollos de 35 mm., para que toda la serie de protocolos quede en el mismo formato de película.

17 Durante el año 2011 se podrían microfilmar estos 6 rollos de documentos, junto con los del fondo Cartago. 13 Justificación: Se eligió Cartago porque es necesario terminar la microfilmación de estos documentos y los protocolos coloniales de Puntarenas para completar la microfilmación de toda la serie. AÑO Cartago, aproximadamente imágenes, es decir unos 64 rollos de 35 mm. Durante el año 2012, se podrían microfilmar 6 rollos por mes de documentos en formato de 35 mm. AÑO 2013 EN ADELANTE 1. Complementario Colonial, que consta de 232 cajas y expedientes, que a un promedio de 100 folios por documento (frente y vuelto), da un promedio de imágenes. (565 rollos aproximadamente en formato de 16 mm y 994 en formato de 35 mm). Dado el alto volumen documental de este fondo, se sugiere hacer pruebas para ver si es factible microfilmarlo en 16 mm., ya que en este formato se necesitarían solamente unos 565 rollos. Por su parte, en formato de 35 mm. Estaríamos hablando de 994 rollos. Justificación: Se seleccionó este fondo por el alto nivel de consulta que tiene y porque con él estaríamos finalizando la microfilmación de documentos coloniales, los más antiguos y de los más consultados por los usuarios. 5.2 DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS

18 Durante el periodo , las prioridades estratégicas de microfilmación serán las siguientes: Microfilmación de los tomos correspondientes a la presa de aproximadamente 8 meses. Se estima que a partir de enero 2012, los tomos acumulados corresponderán a los depositados en el Departamento Archivo Notarial desde la segunda semana de marzo de Microfilmación de los tomos encuadernados del periodo Se microfilman aproximadamente tomos al año, es decir 583 rollos. AÑO Microfilmar 60 rollos mensuales de tomos de protocolo notarial, utilizando dos de las máquinas que estén disponibles. El aumento de 52 a 60 rollos mensuales, se hará efectivo una vez que se ponga en operación una de las microfilmadoras que se tienen previstas introducir al programa: una de las dos que donó el Registro Nacional y la nueva que está en proceso de compra, y verificado el rendimiento que dé, ya que actualmente con las dos que existen, solamente se pueden microfilmar 52 rollos por mes, en razón de que una de ellas es más lenta que la otra al momento de activar el dispositivo de reproducción (Ver Anexo Nº 1 Control diario de rendimiento microfilmación ). 2. Iniciar el programa de digitalización de tomos de protocolo notarial, correspondientes a los depositados en Archivo Notarial desde julio de 2011 aproximadamente, mediante el contrato de servicios. AÑO 2012 EN ADELANTE 1. Microfilmar 60 rollos de tomos de protocolo notarial encuadernados, correspondientes a los acumulados, utilizando dos de las microfilmadoras que estén disponibles y verificado previamente el rendimiento que den semanalmente.

19 2. Continuar el programa de digitalización de tomos de protocolo notarial, correspondientes a los depositados en Archivo Notarial desde julio de 2011, mediante el contrato de servicios. 15 MATERIAL DE MICROFILMACIÓN NECESARIO PARA EL PERIODO ACTIVIDAD PERIODO CANTIDAD EN ROLLOS MICROFILMACIÓN DE PROTOCOLOS NOTARIALES DE 200 FOLIOS (PRESA) * MICROFILMACIÓN DE PROTOCOLOS ** NOTARIALES 100 FOLIOS MICROFILMACIÓN CARTAGO COLONIAL MICROFILMACIÓN PROTOCOLOS COLONIALES PUNTARENAS MICROFILMACIÓN COMPLEMENTARIO COLONIAL *** (*) El último Nº de rollo que se microfilmará en 2011, es el 7535 (signaturas ), que contiene tomos depositados en el DAN al 21 de diciembre de A partir de este iniciará la microfilmación de los tomos depositados en el DAN desde enero (**) Es la cantidad que se necesita por año comenzando por el (***) Es la cantidad total de rollos en caso de microfilmar en formato de 16 mm. Si se hace en formato de 35 mm, se trataría entonces de 994 rollos. 6. DIGITALIZACIÓN 6.1 MARCO TEORICO Y GENERALIDADES La digitalización se puede definir como la acción de convertir información analógica en información digital. Es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica) en una serie de valores numéricos (dígitos). El término analógico viene de la palabra análogo, que significa tener parecido o analogía con algo. Ejemplo de esto sería una reproducción de un documento en soporte de papel mediante el fotocopiado. El resultado de este proceso sería una copia análoga del documento original, un documento parecido. El término digitalización viene de la palabra digital, que en términos informáticos se refiere a representación en el sistema digital de unos y ceros (sistema binario) que utilizan los computadores para transmitir, procesar o almacenar información. Ejemplo de esto es la

20 16 reproducción de un documento en soporte de papel mediante escaneo. El resultado de este proceso sería una copia digital del documento original, que físicamente residiría dentro de un dispositivo de almacenamiento del computador, representada numéricamente con unos y ceros (sistema binario). De igual manera, la digitalización es aplicable a otros documentos cuyos soportes sean diferentes al papel, como por ejemplo, información sonora en cassettes, cintas de carrete abierto, discos de acetato, etc., y información gráfica visual como los filmes y videos. Acceso y conservación de la información en formato digital La digitalización es un mecanismo de reproducción documental muy utilizado en la actualidad, y su finalidad está orientada a ofrecer un servicio de información rápido y ágil a los usuarios, agilice sus consultas y potencie la divulgación de la información. Sin embargo, la reproducción digital de documentos tiene una serie de parámetros a considerar, que dependerán de cómo y con qué calidad quieran mostrarse las imágenes y del estado físico que tengan los documentos que se pretenda digitalizar. Por esta circunstancia, en la automatización de un proceso de digitalización no siempre es posible manejar parámetros fijos. Ejemplo de esto es: Documentos textuales en soporte de papel Los parámetros de digitalización escogidos para documentos en soporte de papel, dependerían de características del documento a digitalizar tales como: si el documento es en blanco y negro o color si es manuscrito o impreso si es solo texto o contiene imágenes, dibujos rúbricas la antigüedad del documento la claridad de lectura el desgaste de las tintas

21 Dado esto, los elementos básicos que se deben considerar para asegurar que la digitalización de documentos sea posible, funcional y sirva a diferentes propósitos, podrían ser: 17 Que quede establecido por escrito que las imágenes reproducidas puedan ser leídas y su contenido sea claro y legible a simple vista. Que el peso de las imágenes (su tamaño en bytes) sea manejable por los programas de lectura y muestra que normalmente traen los sistemas operativos, y no se requiera de algún tipo de software especializado para poder accederlas. Que exista un control de calidad en el que se revise cada imagen reproducida y se verifique que estas se puedan acceder con los tipos de software mencionados en el punto anterior. Como se puede observar, aquí no se están dando especificaciones de a cuántos dpi (puntos por pulgada) deben escanearse las imágenes, porque esto dependerá del estado de claridad en que se puede leer la información del documento a escanear. Así por ejemplo, si el documento está muy borroso, se debe utilizar un porcentaje dpi mayor que el que se utilizaría en un documento claramente legible. En cuanto al formato en que debe guardarse la información de la imagen, esto puede ser variable. Sin embargo, actualmente el más utilizado y que podría tenerse como estándar sería el formato.tif, para las imágenes principales (másteres de las imágenes, imágenes maestras que se deben guardar y asegurar como originales), y para uso de consulta obtener copias de ellas en formato.jpg ó.jpeg, como los más comunes y en resoluciones de puntos por pulgada (dpi) menores, que tienen menor peso. Como ejemplo del uso de estos parámetros, se presenta a continuación una tabla con los requisitos técnicos de digitalización exigidos como norma técnica, por la Consejería de Economía y Administración Pública del Gobierno del Principado de Asturias en España, del año 2007.

22 18 Autenticidad de la información en formato digital Los aspectos mencionados hasta ahora tienen que ver con la garantía de acceso y a la conservación de la información. Para asegurar la garantía de autenticidad en los documentos que lo requieran, y que hayan sido reproducidos en formatos digitales, se requeriría de un mecanismo de autenticación que verifique que estos no han sido alterados. Para el estado actual de la tecnología en este campo, lo más accesible sería el uso de mecanismos similares al utilizado en firma digital. En los documentos textuales reproducidos en forma digital, la firma digital sería el mecanismo más adecuado. Sin embargo esto presenta dificultad, pues apenas se están desarrollando las empresas certificadoras en nuestro país.

23 19 Para otros tipos de documentos digitalizados, como los videos y filmes, no hay mecanismos estándares establecidos para garantizar su autenticidad. Lo más cercano a esto son los esfuerzos que han hecho algunas empresas del campo de circuitos cerrados de televisión, para crear mecanismos que asegures la autenticidad de las imágenes captadas en sus cámaras de video, mediante aplicaciones de software que incluyen marcas a los cuadros de las imágenes, por medio de las cuales, se puede determinar si son auténticas o han sido alteradas. Almacenamiento de la información en formato digital Finalmente, lo que quedaría por definir sería en qué medio se almacenarían las imágenes. Podría pensarse en la utilización de soportes como el CD o DVD y de las mejores calidades como las hay, con baño de oro por ejemplo, que ofrecen cierta garantía de que lo que se grabe en ellos quedará con la mejor calidad. Sin embargo, tampoco habría garantía de que en el tiempo, las imágenes leídas en estos soportes puedan ser leídas, puesto que existe posibilidad de que pasados los años, los lectores de DVD dejen de existir. Ante situaciones como esta, las Instituciones que digitalicen o conserven información en estos soportes, deberían estar en capacidad de poder migrar las imágenes a los nuevos soportes que estén vigentes en el mercado. Otro aspecto que se debe considerar es la fragilidad del soporte. En el caso de los DVDs, su fragilidad es de cuidado. Ante tal situación y tomando también en cuenta que la capacidad de almacenamiento de los DVDs es limitada, sería recomendable pensar en que las imágenes escaneadas puedan ser almacenadas en dispositivos como los discos duros. El disco duro es hasta el momento uno de los dispositivos de almacenamiento más seguros por lo que es recomendable utilizarlos como repositorios de información de largo plazo. También la tecnología y las capacidades de estos dispositivos son cambiantes con el tiempo, por lo cual siempre existirá la posibilidad de que en algún momento se deba hacer migraciones de estos dispositivos a otros más modernos, pues pueden llegar a la obsolescencia.

24 20 Sin embargo, en estos casos, la migración entre este tipo de dispositivos es más rápida en tiempo que con los dispositivos livianos como los DVDs, y las posibilidades de pérdida por migración son menores. Departamento Archivo Histórico A la fecha, el único plan de digitalización que ha implementado el Departamento Archivo Histórico es de su colección de fotografías, el cual se ha hecho con recursos propios. Desde el año 2004 a enero de 2011 se han digitalizados fotografías (negativos y positivos), distribuidos de la siguiente manera: Año Cantidad de imágenes Enero Total Para mejorar este programa, se requiere renovar el equipo de computo, tanto su hardware y software para lo cual se propone adquirir un escáner para documentos de gran formato con las siguientes características: Para documentos de hasta 356 mm (14 in) de longitud a 400 dpi: Procesador Pentium 4 a 3,2, GHz, RAM de 512 MB; Para documentos de hasta 660 mm (26 pulg.) de longitud a 400 dpi: Procesador Pentium 4 a 3,2 GHz, 1 GB de RAM; Para documentos de mayor longitud/resoluciones superiores: Procesador Pentium 4 a 3,2 GHz, 3 GB de RAM También se requiere renovar el escáner para negativos y diapositivas y los equipos de cómputo que utilizarían dos profesionales en archivística para el tratamiento que se realiza a este tipo documental. Finalmente, se debe asegurar de almacenamiento de las imágenes en un servidor o unidades de almacenamiento periférico.

25 21 Por otro lado, el Departamento Archivo Histórico proyecta que algunos de sus fondos o colecciones se microfilmen y/o digitalicen durante el periodo con recursos propios, mediante contrato de servicios, proyectos o convenios interinstitucionales, son los siguientes: Congreso, fondo constituido por 636 cajas y expedientes. Es de los fondos más consultados por la información relevante que contiene para el desarrollo político y social del país, entre ellos las constituciones, leyes, decretos, actas, resoluciones, entre otros. Se podría hacer una selección, y digitalizar el material de más consulta y relevancia. Municipal, constituido por expedientes, entre documentos en cajas y tomos encuadernados. En este caso, se podría hacer una selección y microfilmar o digitalizar únicamente las actas municipales. Gobernación, constituido por cajas y expedientes. De este fondo también se podría hacer una selección y microfilmar aquellos que sobresalgan por su contenido informativo. Mapas y planos, unidades aproximadamente (en crecimiento). Colección con un evidente estado de deterioro que requiere un programa de reprografía para mejorar su preservación y hacer más accesible su acceso. Ministerio de Hacienda, constituido por cajas y expedientes. De este fondo, también se podría hacer una selección y microfilmar o digitalizar únicamente el más representativo. Fondo José Fidel Tristán: constituido por 170 unidades documentales y un aproximado de 11 mil folios. Este conjunto de documentos particulares del profesor Tristán, incluye diarios personales, artículos científicos, fotografías e impresos. Dado su alta demanda y su alto contenido informativo podría ser digitalizado para promover la donación de archivos personales. Colección Impresos: constituido por 188 documentos. En su mayoría impresos centroamericanos del siglo XIX relacionados con la Federación Centroamericana. Su digitalización podría servir para estudios regionales y político.

26 22 Departamento Archivo Notarial Durante el periodo , las prioridades estratégicas de digitalización de documentos serán la: Digitalización de tomos de protocolo notarial depositados en el Departamento Archivo Notarial a partir del año Este proyecto se realizará mediante contrato de servicios. Definiciones Protocolo Protocolo es el conjunto de libros o volúmenes ordenados en forma numérica y cronológica, en los cuales el notario debe asentar los instrumentos públicos que contengan respectivamente los actos, contratos y hechos jurídicos sometidos a su autorización. Custodia Corresponde al Archivo Notarial la custodia de los tomos de protocolos, los cuales no podrán salir de esta dependencia, salvo por orden de los Tribunales de Justicia o la Dirección Nacional de Notariado. Asimismo, para conservar los tomos en condiciones óptimas, la Junta Administrativa del Archivo Nacional cobrará por la encuadernación y cualquier otro medio de protección, la suma que considere conveniente. 6.2 PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN El servicio requerido consiste en la digitalización de los tomos de protocolos notariales depositados en el Departamento Archivo Notarial del Archivo Nacional a partir del año 2011, así como su disposición para la consulta de usuarios en los despachos de atención del Archivo Nacional y por medio de internet.

27 23 El Archivo Nacional no cuenta con los recursos humanos, el equipo y los programas requeridos para la ejecución de este proyecto por administración, por tal razón se hace indispensable tramitar la contratación de este servicio. La ejecución de este proyecto es prioritario para el Archivo Nacional, con el fin de agilizar la prestación de los servicios a los usuarios y evitar la manipulación constante y el consecuente deterioro de los protocolos originales. La creciente demanda de consulta de estos documentos, la cantidad de protocolos que se deposita diariamente, su valor legal, administrativo e histórico, hacen conveniente y prioritario la digitalización de estos documentos. 6.3 DEFINICIONES Para los fines del proyecto, se entenderá por: OFERENTE: persona jurídica interesada en el objeto de este Concurso que presente oferta para brindar los servicios de digitalización y consulta de los tomos de protocolos notariales. CONTRATISTA: persona jurídica, compañía o consorcio cuya oferta ha sido adjudicada en firme y ha formalizado con la Junta Administrativa del Archivo Nacional el correspondiente contrato por servicios. ADJUDICATARIO: Oferente que resultó seleccionado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional como ganador del concurso. DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL: Archivo Nacional o institución. DEPARTAMENTOS EN QUE ESTÁ ORGANIZADO EL ARCHIVO NACIONAL: Archivo Notarial, Cómputo (directamente involucrados en este proyecto), Conservación, Servicios Archivísticos Externos, Archivo Histórico y Administrativo Financiero. PROTOCOLO: Conjunto de libros o volúmenes ordenados en forma numérica y cronológica, en los cuales el notario debe asentar los instrumentos públicos que contengan respectivamente los actos, contratos y hechos jurídicos sometidos a su autorización.

28 24 CARACTERÍSTICAS DE LOS PROTOCOLOS Los tomos de protocolo se formarán con doscientas hojas removibles de papel sellado, de treinta líneas cada una. Los folios deberán llevar impresas la palabra protocolo, la serie y la numeración corrida, según la cantidad de hojas; asimismo, serán identificadas con el nombre del notario, mediante el uso del sello autorizado para tal efecto. Los folios de los tomos cuentan con novedosas medidas de seguridad, visibles e invisibles, físicas y químicas. Por lo que se deben observar cuidados en el uso del papel, que tecnológicamente está preparado para resistir y evidenciar intentos de alteración. Cualquier intento de alteración física (borrado) o química (derrame de líquidos) hará reaccionar las medidas de seguridad. El gramaje del papel que compone los protocolos es de 90 por metro cuadrado. Dentro del tomo de protocolo no se agregan documentos, salvo en caso de reposición de folios debidamente realizada por la Dirección Nacional de Notariado, razones de cierre consignadas por los notarios en papel de seguridad u otro, en caso de que no haya dejado el espacio para otorgarla y certificaciones o actas de folios secuestrados. Se encuentran en los folios razones consignadas al margen, a máquina o a mano. En algunas ocasiones se encuentran sellos o vistos buenos del sistema bancario nacional al margen. DIGITALIZACIÓN: Consiste en la acción de convertir información analógica en información digital. Es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica) en una serie de valores numéricos (dígitos). Para el proyecto la definición operacional corresponde a la reproducción de un documento en soporte de papel mediante escaneo, cuyo resultado es una copia digital del documento original que físicamente residirá dentro de un dispositivo de almacenamiento del computador, representada numéricamente con unos y ceros (sistema binario).

29 25 CONSULTA: Proceso mediante el cual los funcionarios del Archivo Nacional, usuarios y público en general pueden acceder o visualizar la información contenida en los tomos de protocolos depositados en la institución a partir del año 2011, utilizando un sistema de búsqueda y localización que contemple los principales elementos de la información (código y nombre del notario, número de tomo, número de signatura, número de folio, fechas extremas, entre otros). Esta consulta se realizará en las computadoras y áreas que dispongan las autoridades de la institución y por medio de Internet. 6.4 CARACTERIZACIÓN DEL SERVICIO Al inicio de cada tomo de protocolo, se digitalizará una carátula de identificación. La información contenida en la carátula tendrá al menos lo siguiente: apellidos y nombre del notario, número de tomo, número de signatura, número de folios, fechas extremas y cualquier otra información necesaria que indique las autoridades de la Institución. Se realizará la digitalización de cada uno de los folios que conforman el protocolo notarial, con excepción de los folios en blanco. Para los protocolos que contengan folios en blanco, deberá indicarse al final del último folio usado, adicionando una imagen al final que indique: A PARTIR DE ESTE FOLIO, LOS RESTANTES SE ENCUENTRAN EN BLANCO., y cualquier otra información necesaria que indique las autoridades de la Institución. Cada uno de los folios del tomo del protocolo debe quedar debidamente digitalizado, incluyendo la totalidad de los bordes del folio en blanco o llenados con notas al margen, consignadas por el notario o por el funcionario autorizado del Archivo Nacional. El área por digitalizar es la totalidad de la superficie de cada folio. Además se dejará un borde negro de al menos un centímetro, que garantice que la superficie del documento se escaneó en su totalidad. Para realizar la digitalización de estos documentos el contratista deberá utilizar equipos que permitan el escaneo de imágenes de alta calidad (ver punto 4), una exposición y manipulación segura en el proceso, que no ponga en riesgo el estado físico del documento, privando en todo caso su conservación sobre la productividad. El escaneo de las imágenes máster se hará capturando uno a uno todos los folios, utilizando el escáner de cama.

30 26 El contratista procederá a la indexación de imágenes, asociando cada imagen o grupo de imágenes a los descriptores básicos que se definieron (código y nombre del notario, el número de signatura, número de tomo, número de folio y las fechas extremas). Además se deberá incluir información de los metadatos para cada imagen, que incluyan al menos: Nombre de la empresa responsable del escaneo de imágenes, nombre y versión del software de creación de imágenes, y fecha de creación de imagen, formato de grabación de la imagen resolución, tamaño en bytes aproximado de la imagen, entre otros. Una vez realizada la digitalización de los folios del tomo de protocolo, el contratista procederá al control de calidad que consiste al menos en la revisión de cada imagen, comprobando la correcta visualización, comprobación del foliado, la presencia del borde negro requerido, la corrección de alineamiento de imágenes siempre y cuando no altere la visualización y lectura del contenido. Los resultados de este control de calidad deben quedar consignados en un documento de acreditación de la calidad que el contratista entregará a los funcionarios autorizados del Departamento de Archivo Notarial. El Departamento de Computo hará revisiones periódicas del todo el proceso de digitalización verificando que se cumpla con todos los parámetros establecidos en el contrato, y presentando informes mensuales de los resultados a las autoridades correspondientes. Si los resultados no fueran satisfactorios, se deberá de reportar de inmediato al responsable de la empresa contratada para que se los resultados queden a satisfacción del archivo. Las imágenes deberán quedar en servidores de almacenamiento en disco de alta capacidad, para que puedan ser puestas al servicio de los usuarios por medio de las terminales de consulta y de internet. Al finalizar el día, el contratista deberá realizar los respaldos a cinta en dos copias, de las imágenes acumuladas y enviará una de las copias de respaldo a los depósitos especializados para este tipo de soportes. 6.5 ESPECIFICACIONES DE LAS IMÁGENES DIGITALIZADAS Las imágenes digitalizadas requieren ser leídas, con un contenido claro y legible a simple vista.

31 27 El tamaño en bytes de las imágenes deberá ser manejable por los programas de lectura y muestra que normalmente traen los sistemas operativos y que no se requiera de algún tipo de software especializado para poder accederlas. Se deberá utilizar como parámetro de escaneo 300 ppp y en escala de grises. Las imágenes deben guardarse en formato.tif sin compresión para las imágenes principales (másteres de las imágenes, imágenes maestras que se deben guardar y asegurar como originales). Si por algún motivo se tuviera que utilizar la compresión de archivos, esta deberá ser sin pérdida, previa autorización del Departamento de Cómputo. Para cada imagen maestra habrá otra de resolución menor ( ppp) que se utilizará para la consulta, en formato.jpg,.jpeg,.pdf u otros formatos previamente avalados por el Departamento de Cómputo. Las imágenes almacenadas en los servidores, tanto en versión máster como versión web, deben contar con mecanismos de seguridad que garanticen que no podrán ser alteradas por personas no autorizadas. Las imágenes digitalizadas deben ser almacenadas en dispositivos como los discos duros, que se sean considerados en su momento como los más seguros para guardar información de largo plazo, de alta capacidad de almacenamiento y con crecimiento escalable. Capacidad mínima del sensor de imagen del escáner será tipo CCP pixel Potencia de iluminación del escáner será de 1 a 150 lux/hora 6.6 CONDICIONES FÍSICAS DE EQUIPAMIENTO Y SOFTWARE, ASÍ COMO DEL PERSONAL PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO El proyecto se ejecutará en las instalaciones del Archivo Nacional, en un lugar que disponga la administración y que garantice el control y la seguridad de los documentos, quedando terminantemente prohibido trasladarlos a un lugar distinto al dispuesto por la institución. Esta área será de acceso restringido y tendrá acceso únicamente el personal designado por

32 la empresa contratada y el Archivo Nacional. Para acceder al área de trabajo, el personal deberá estar debidamente identificado. 28 El Archivo Nacional asumirá los cargos fijos en la ejecución del proyecto como lo son el espacio físico, los servicios de agua, energía eléctrica, teléfono, limpieza y seguridad institucional. La empresa que resulta adjudicada deberá asumir la totalidad de los costos y gastos que sean necesarios para la ejecución del proyecto y formarán parte de su estructura de costos; con excepción de lo indicado en el punto anterior (5.2). Para la prestación de este servicio se requiere el aporte del mobiliario y el equipamiento necesario (computadoras, escáner, impresoras, UPS, servidores y demás equipos requeridos) con rutinas programadas de mantenimiento preventivo y cuando fuese del caso correctivo, de tal forma que el servicio no se interrumpa por problemas en el hardware y mucho menos se ponga en riesgo el estado físico de los documentos. En particular, los escáneres a utilizar en el proceso de digitalización deberán ser de marca y calidad reconocida y comprobada en el mercado nacional, lo cual debe ser demostrado con experiencias aplicadas en otras empresas o instituciones. Los equipos de almacenamiento de las imágenes deberán ser de marca y calidad reconocida y comprobada en el mercado nacional, lo cual debe ser demostrado con experiencias aplicadas en otras empresas e instituciones. Se utilizarán equipos con capacidad de almacenamiento de al menos 5 TB y con crecimiento escalable. El equipo servidor de aplicaciones será de alta capacidad y de marca y calidad reconocida en el mercado nacional, lo cual debe ser demostrado con experiencias aplicadas en otras empresas o instituciones, con discos duros de alta velocidad, con Sistemas Operativos compatibles con los existentes en los equipos de la institución. Las herramientas de software para la administración de las imágenes residirán en un servidor de aplicaciones de alta capacidad.

33 29 Se requerirá una herramienta de software para la administración y gestión de las imágenes que incluya opciones para su captura, indización, almacenamiento y consulta. Se requerirán al menos las siguientes licencias: una para cada servidor y cinco para estaciones de trabajo. Se requerirá que el software de gestión y consulta de imágenes incluya los manuales de usuario que se requieran. Se requerirán al menos cinco equipos con el software necesario para la consulta de imágenes que serán ubicados en los despachos de atención al público en el Departamento Archivo Notarial. Se requerirá de una infraestructura de redes de datos adecuada para el buen funcionamiento del sistema de digitalización, que enlace a los equipos de captura (al menos dos escáneres) y las estaciones de trabajo a que están conectadas, así como los equipos servidores de aplicaciones, almacenamiento y de respaldo de información. Se requerirá un sistema de respaldos de seguridad de información a cinta, con alta capacidad de almacenamiento (a nivel de TB) y alta velocidad, que permita hacer respaldos de seguridad de información en dos copias en cinta. La empresa que resulte adjudicada deberá contratar directamente el personal idónea necesario para ejecutar el proyecto, el cual debe al menos responder a dos actividades básicas: ejecución de la digitalización y control de calidad ( al menos 2 técnicos en digitalización de documentos con un mínimo de un año de experiencia comprobada) y coordinación del proyecto que permanezca a tiempo completo en la institución, quien deberá contar con al menos dos años de experiencia comprobada en la coordinación de proyectos similares. La empresa que resulte adjudicada deberá procurar la permanencia del personal e el proyecto y si se dieran cambios en el recurso humano asignado, se deberá capacitar adecuadamente para garantizar la continuidad del servicio. Por ser documentos de valor científico y cultural, los protocolos deben ser manipulados atendiendo la normativa institucional, para su buena conservación y evitar el deterioro.

34 30 La empresa contratada deberá capacitar al personal técnico interno del Archivo Nacional en todo lo referente al software de consulta de las imágenes de tomos de protocolo y en el proceso de gestión y digitalización de imágenes. 6.7 CONDICIONES DE ENTREGA Y RECIBO DE LOS PROTOCOLOS NOTARIALES Entre un rango de 10 a 20 y un promedio de 15 tomos de protocolo notariales se depositan diariamente en el Departamento Archivo Notarial del Archivo Nacional. Tomando en cuenta el promedio anterior de 15 tomos de protocolos recibidos diariamente y que el 100% de los folios contenga información, se calcula un máximo de imágenes digitales por día. No obstante lo anterior, dado que el número de tomos diarios depende de factores externos a la Institución, no se podrá garantizar una cantidad mínima. El funcionario autorizado por la jefatura del Departamento Archivo Notarial hará entrega todos los días hábiles de lunes a viernes, de los protocolos notariales depositados en ese departamento al día anterior, salvo los que presenten folios dañados que requieran un proceso previo de restauración. Verbigracia: los protocolos recibidos en día lunes serán entregados el día martes en horas de la mañana al adjudicatario. La entrega de los tomos de protocolo notariales al contratista se realizará contra lista de remisión, la cual será revisada en el acto bajo firma y fe de juramento, con el fin de garantizar la seguridad de los documentos. Esta lista contendrá al menos los siguientes elementos: código y nombre del notario, número de signatura del tomo, fechas extremas y cualquier otra información que se considere necesaria para su control. El contratista realizará la digitalización de los tomos de protocolo el día siguiente de su recibo, atendiendo las especificaciones técnicas dadas. El propósito es que la información contenida en los tomos de protocolo estén disponibles para la consulta a la brevedad posible, tanto en las computadoras del Archivo Nacional como por medio de Internet, además de disminuir al máximo los tiempos de circulación de estos documentos por razones de seguridad.