CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

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1 CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

2 Calendario Institucional e informe avance para la organización archivos la Comisión Feral Mejora Regulatoria I. Objetivo General Definir el calendario institucional e informe avances señalados en el numeral séptimo transitorio los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación Archivos las penncias y entidas la Administración Pública Feral, publicados en el Diario Oficial la Feración el 20 febrero II. Políticas Indicar los avances y fechas programados para el cumplimiento los puntos que se señalan a continuación y en caso haberlos cumplido, anotar el mes en que se llevó a cabo.

3 MÓDULO I COMITÉ DE INFORMACIÓN ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS Registro Coordinadores archivos Establecimiento criterios específicos para procedimientos y organización archivos Establecimiento un programa capacitación y asesoría archivística Desarrollo aplicaciones Tecnologías la Información para el manejo y control los archivos Elaboración l Cuadro Clasificación Archivos Elaboración l Catálogo Disposición Documental Diseño formatos para inventarios archivos Diseño e integración la Guía Simple Archivos INSTRUCCIONES llevó a cabo Indicar el número servidores públicos que se han capacitado y los que se programa capacitar en los subsecuentes Describir brevemente las acciones que se van a sarrollar en cada año llevó a cabo su elaboración llevó a cabo su elaboración llevó a cabo el diseño formatos avance Sí Sí Sí Aumentó el número servidores públicos capacitados para el manejo l archivo físico y electrónico Evaluación permanente l Sistema interno Gestión. Digitalización los documentos físicos la Evaluación permanente l Sistema interno Gestión. Digitalización los documentos físicos la Se llevaron a cabo las indicaciones presentadas en el ACUERDO por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos la Administración Pública Feral y el Manual Administrativo Aplicación General en las materias Transparencia y Archivos Evaluación permanente l Sistema interno Gestión. Digitalización los documentos físicos la Sí Sí Sí Sí Sí Si Sí Sí Si EN MÁS DE Cada vez que se realicen cambios en el personal, se registrará el cambio coordinador. En el Área Coordinadora Archivos se brinda asesoría continua al personal en esta materia. La digitalización archivos es una labor constante en la Asimismo la transformación y mejora l Sistema Gestión A finales l mes febrero se envía para su validación y registro al Archivo General la Nación A finales l mes febrero se envía para su validación y registro al Archivo General la Nación

4 MÓDULO 2 ARCHIVOS DE TRÁMITE INSTRUCCIONES Designación l responsable(s) l archivo trámite. Incorporación procedimientos archivo trámite en manual procedimientos. Registro corresponncia entrada y salida formatos con elementos scripción obligatoria. Clasificación y scripción expedientes archivo en carátulas. Elaboración Inventario documental. Establecimiento recursos materiales y espacios físicos acuados para la conservación archivos (mobiliario, espacios y medidas seguridad). Establecimiento mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad archivos en formato electrónico. unidas ha sido signado responsable. Indicar el mes l año en que se llevará a cabo. unidas se implementará esta en que se programa efectuar esta en que se programa llevar a cabo esta unidas se ha implementado esta unidas se ha implementado esta 100% los archivos físicos existentes en la 100% los archivos físicos existentes en la 100% los archivos físicos existentes en la 100% 100% 100 EN MÁS DE Al presentarse cambios en el personal, se signarán y registrarán los nuevos responsables El registro corresponncia se actualiza diariamente en el Sistema Gestión y se incorpora a los expedientes físicos correspondientes. El Área Coordinadora Archivos se encarga actualizar el Inventario General la COFEMER periódicamente. La constante organización los archivos la COFEMER, es simultánea a la acuación espacios físicos. La digitalización constante archivos es una actividad permanente que permite la organización y resguardo los expedientes a través l Sistema Gestión. Las Unidas Administrativas la COFEMER realizan habitualmente esta labor.

5 MÓDULO 3 ARCHIVOS DE TRÁMITE INSTRUCCIONES EN Establecimiento procedimientos para el control archivos semiactivos y control préstamo expedientes. Establecimiento sistemas para el control préstamo expedientes. Elaboración inventarios los archivos que se localizan en el acervo concentración. Promoción y dictamen disposición documental. Rescate y transferencias documentales al archivo histórico. Organización archivos que están en custodia. Elaboración instrumentos scripción los archivos en custodia. Instrumentación mecanismos automatizados para el control archivos concentración. Establecimiento recursos materiales y espacios físicos acuados para la conservación archivos (mobiliario, espacios y medidas seguridad). Establecimiento mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad archivos en formato electrónico. Señalar el mes l año en que se realizó o se programa realizar esta unidas administrativas en que se implementará esta Señalar el porcentaje por año en que se realizará esta Anotar el número procesos efectuados por año. Anotar el número procesos efectuados por año. Anotar el número archivos organizados. Anotar el porcentaje archivos scritos. Indicar cuando se lleva a cabo. por año en que se implementará esta Señalar en qué año se realizará esta Los mecanismos se efectuaron en el 2007 Los mecanismos se efectuaron en el 2007 Se integraron al Inventario General Archivos los expedientes en custodia. Se integraron al Inventario General Archivos los expedientes en custodia. Se integraron al Inventario General Archivos los expedientes en custodia.. 100% 10% 100% Se realizará la revisión documentos para su stino final Se terminarán los documentos que cuentan con valor histórico para su transferencia MÁS DE Siempre que un responsable trámite solicita un expediente se elabora el vale respectivo. Actividad permanente y continua. El Inventario General Archivos se actualiza con regularidad. El Área Coordinadora Archivos resguarda el total los expedientes en el archivo concentración. Actividad que se lleva a cabo habitualmente y que es revisada por el Área Coordinadora Archivos.

6 MÓDULO 4 ARCHIVOS DE TRÁMITE Recepción archivos con valor histórico. Organización archivos históricos. Elaboración instrumentos consulta. Establecimiento un sistema para el servicio consulta acervo documental. Establecimiento programas conservación. Establecimiento programas difusión. INSTRUCCIONES EN Señalar los metros lineales recibidos. Señalar los porcentajes en que se realizará esta Señalar los porcentajes en que se realizará esta Señalar en qué año se programa llevar a cabo esta Señalar en qué año(s) se programa esta Señalar en qué año(s) se programa esta Se cuenta con el Sistema Gestión, interno y el portal la MIR, externo. Se cuenta con el Sistema Gestión, interno y el portal la MIR, externo. Se cuenta con el Sistema Gestión, interno y el portal la MIR, externo. Se llevarán a cabo las primeras transferencias secundarias. Se está llevando a cabo un proceso valoración en el que se terminarán los expedientes con valor histórico. Se cuenta con el Sistema Gestión, interno y el portal la MIR, externo. Contar con una sección en el portal la COFEMER referente a la organización archivos Se realizarán las primeras transferencias al archivo histórico la MÁS DE La digitalización l inventario general archivos es una actividad cotidiana y permanente en la La digitalización l inventario general archivos es una actividad cotidiana y permanente en la Frecuentemente se hacen respaldos electrónicos los archivos.

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