SECRETARÍA de. La academia al ritmo de la digitalización. EDUCACIÓN DE JALISCo

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1 Salvador Cárdenas Director General de Tecnologías de Información, de la Secretaría de Educación del Estado de Jalisco (SEJ) SECRETARÍA de EDUCACIÓN DE JALISCo La academia al ritmo de la digitalización Considerada como la tercera dependencia con mayor demanda educativa por número de aulas, alumnos y profesores dentro del ámbito nacional, la SEJ quiere imponer otro ritmo a la educación en esta entidad federativa, con la contribución muy importante de la tecnología de almacenamiento y seguridad de EMC.

2 Por Ulises L. Cantarell De acuerdo con el ingeniero Salvador Cárdenas Martos, Director General de Tecnologías de Información, de la Secretaría de Educación del Estado de Jalisco (SEJ), 2.5 millones de estudiantes, 75 mil maestros y más de 6,200 escuelas, exigen al área a su cargo garantizar la disponibilidad de los servicios tecnológicos, los cuales comprenden conectividad, desarrollo de sistemas que faciliten sus labores administrativas, control escolar y digitalización de documentos. Bajo la responsabilidad del ingeniero Cárdenas y su equipo de colaboradores se cuentan más de 150 sistemas para diversos propósitos. A nivel estatal soportan alrededor de 25 programas orientados específicamente a escuelas, a través de alianzas con empresas de tecnología. Como parte de su tarea, deben garantizar el soporte técnico en el área administrativa y en las escuelas en 12 grandes regiones del estado, por lo que se apoyan en terceros para proporcionar el mantenimiento de los equipos instalados. Asimismo, administran el diseño del Portal de la Secretaría y capacitan a personal con el propósito de que cada escuela tenga su propia página de Internet. Ingeniero Cárdenas, cómo surge la necesidad de recurrir a una compañía como EMC y de un business partner como ho1a? Desde 2008 surgió la necesidad de digitalizar la información histórica y actual de la SEJ que estaba sin control, dispersa en varias bodegas, apilada en cajas, algunas aquí en las oficinas centrales y otras en el archivo histórico. Los espacios que requeríamos para tener los archivos físicos eran cinco almacenes muy grandes que abarcaban más de 1,000 metros cuadrados. Incluso la Secretaria de Administración y el Gobierno del Estado nos prestaba bodegas para resguardar físicamente todo lo que la ley nos exige, que es por lo menos de cinco años hacia atrás. Sin embargo, cuando alguien requería información para consulta, realizar un trámite o solicitar algún documento, como certificados, títulos u otros, la respuesta se llevaba de dos a tres semanas, pues había que meterse a las cajas, escarbar, hacer minería para buscar y ubicar un expediente físico. Así a través de los líderes de proyecto que atienden 11 Coordinaciones en la Secretaría, se recabó la información y se detonó el proyecto de equipamiento y consultoría para digitalización. Así, consolidamos todas esas necesidades mediante EMC ApplicationXtender, para administrar y controlar las imágenes. Obviamente, también necesitábamos un servidor que nos garantizara la seguridad y evitara la intrusión de la información, y adquirimos un equipo Centera. En el ámbito de proveedores son muy reconocidos la marca y los servidores Centera. CAMBIANDO LA HISTORIA DE LA EDUCACIÓN La Secretaría del Estado de Jalisco tiene como objetivo proporcionar servicios educativos a la población. En la actualidad, cuenta con aproximadamente 4,500 empleados administrativos y 75 mil maestros entre federales y estatales, distribuidos en 14 delegaciones regionales y 19 subdelegaciones. A su cargo se encuentran 5,000 escuelas primarias y de etapa preescolar, 1,200 secundarias, y en el segmento de la educación Media y Superior, alrededor de 30 OPDs (Organismos Públicos Descentralizados) que comprenden Institutos Tecnológicos, Universidades, CECYTEJ, CONALEP, Colegios de bachilleres, la Universidad Pedagógica Nacional, los cuales representan 2.5 millones de alumnos. Asimismo mantiene una estrecha relación con la Universidad de Guadalajara. Hoy, la SEJ ha logrado digitalizar 10 millones de documentos que comprenden la historia de la educación de Jalisco de hace más de 70 años. Cuáles fueron las razones por las cuales eligieron la tecnología de EMC para este proyecto? Todas las necesidades se pusieron dentro de un proyecto llave en mano, Nosotros definimos los requerimientos y la Secretaría de Administración, quien lleva la parte normativa de gobierno, hizo la licitación, invitaron varios proveedores y resultó ganador EMC. Otros proveedores no contaban con el tipo de seguridad que requeríamos y la rapidez de consulta que necesitábamos. De hecho algunos ofrecen Salvador Cárdenas Martos Director General de Tecnologías de Información, de la Secretaría de Educación del Estado de Jalisco (SEJ)

3 almacenamiento muy bueno para lo cotidiano; sin embargo este tipo de documentos son de carácter confidencial, con información de domicilios y datos de alumnos y maestros que por la Ley de Protección de Datos personales y la Ley de Transparencia debemos cuidar y resguardar. Esa fue la razón fundamental por la cual ganó EMC. Qué resultados obtuvieron a raíz de esta decisión? El proyecto llevó a digitalizar todos los documentos de las diferentes áreas. La compañía Document Imaging se encargó de esta tarea y de subir e integrar todos los documentos dentro del hardware, usando el software del AppXtender y el DiskXtender. Aquí tenemos certificados de preescolar, primaria, secundaria, títulos, etcétera. Y en este aspecto Centera tiene un método de almacenamiento que prácticamente hace imposible que un hacker o intruso pueda sustraer información completa de alguna persona, sin autorización, porque la divide en varias partes y la pone en diferentes discos. Así garantizamos su resguardo. Cuántos documentos digitalizaron? Digitalizamos todos los documentos de las delegaciones regionales. En total han sido más de 10 millones. El proyecto global con EMC consistió de tres fases. La primera comenzó en 2008 y concluyó por ahí de enero de En esa primera fase el objetivo fue equipar e instalar la solución, y se empezó a digitalizar parte del archivo histórico laboral, donde tenemos los expedientes de los maestros, del personal, de los alumnos, etcétera, que datan de El monto de inversión de la fase uno fue de un poquito más de $5 millones y medio de pesos. La segunda fase costó alrededor de $7 millones 300 mil pesos. Y luego al final el año pasado concluimos con otro proyecto más pequeño para otras áreas, de alrededor de $1 millón y medio. Estamos hablando de casi $15 millones en total de todo el proyecto que se hizo con EMC, desde 2008 hasta 2011, cuando concluimos totalmente la digitalización; a mediados del año, ya estaba funcionando todo. Desde su perspectiva, cuáles fueron los beneficios más importantes? Hay un beneficio muy palpable. Antes, cuando la población venía a solicitar algún papel, el proceso se tardaba hasta un mes. Eran colas y colas de solicitantes. Eso se minimizó prácticamente a cinco o 10 minutos, máximo, y se llevan su documento. Internamente, por ejemplo, los 75 mil maestros que tenemos de repente requieren alguna constancia de que están laborando aquí. Para los profesores que viven en el interior del estado, venir a Guadalajara les representa gastos de viáticos, comidas, hotel. Hay personal en el norte del entidad que puede hacer siete u ocho horas de camino hasta acá, para hacer algún trámite. Al final, pierden dos o tres días que dejan de dar clases. Hoy día sólo tienen que acudir a su delegación que les queda cuando mucho a dos o tres horas, y pueden volver el mismo día a su comunidad. Tenemos 14 delegaciones regionales y 19 subdelegaciones, y eso obedece a que nos estamos descentralizando, y a su vez, cada delegación tiene subdelegaciones, donde vamos a comenzar otro proceso para que Salvador Cárdenas Martos Director General de Tecnologías de Información, de la Secretaría de Educación del Estado de Jalisco (SEJ) SALVADOR CÁRDENAS MARTOS Director General de Tecnologías de Información Secretaría de Educación del Estado de Jalisco SEGURIDAD BANCARIA PARA LA EDUCACIÓN Hicimos una investigación y sabemos que muchos de los bancos tienen soluciones de EMC, precisamente por la seguridad y su capacidad para encriptar la información. Este aspecto es clave para nosotros, porque están en juego expedientes de alumnos y profesores Este fue uno de los grandes detonantes, además de las aplicaciones del software montadas en el AppXtender. Uno tiene que estar analizando la tecnología, consultando el Cuadrante Mágico de Gartner para tomar una decisión. Estoy muy contento, porque realmente el beneficio que hemos logrado en ahorro y eficiencia de costos en la parte administrativa, híjole, es muy importante.

4 HO1A EN EL UNIVERSO TIC Parte de un consorcio de empresas enfocado a temas de tecnologías de comunicaciones e información, y antes conocida con el nombre comercial de Sistemas Digitales, la compañía acumula 21 años en el mercado. En 2012, la firma se reinventó con una nueva identidad y filosofía, evolucionando a ho1a. En la actualidad cuenta con 240 empleados distribuidos en cuatro sedes regionales: Guadalajara, Distrito Federal, Cancún y Monterrey. En Chihuahua tienen una robusta base instalada y oficinas para la atención de la zona. Su principal aportación al mercado es la consultoría en proyectos de telecomunicaciones y gestión de información, lo que le ha valido ser ampliamente reconocida en iniciativa privada y gobierno. RICARDO CABRALES DE ANDA Gerente Comercial en la Zona Occidente para Gobierno y Educación NUEVA IMAGEN, OTRA FILOSOFÍA En ho1a arrancamos en 2012 un cambio interesante. Somos la misma empresa, somos el mismo recurso humano detrás, pero la identidad, la filosofía y manera de trabajar es nueva. Mi área en particular atiende dependencias de los tres niveles de gobierno en la zona de Occidente, que comprende estados del Pacifico y del Bajío como Colima, Nayarit, Jalisco, Sinaloa, Sonora, Baja California, Baja California Sur, Guanajuato, Zacatecas, Michoacán, entre otros. LAS FORTALEZAS DE HO1A EN GOBIERNO En temas de Gobierno nuestra principal fortaleza es estar muy de cerca del cliente, conocer la infraestructura y la manera de operar del sector, que es muy diferente al de la iniciativa privada. Conocer los procesos, y sus tiempos, por qué medios ir empujando el proyecto, entre otros, también son temas clave. Los más de 20 años de experiencia en este tipo de proyectos nos ha facilitado ganarnos la confianza de los clientes en Gobierno. CÓMO LLEGAN A LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE JALISCO Arrancamos relaciones con el gobierno estatal a partir de la nueva administración, en Nos dimos a la tarea de acercarnos con las principales secretarias del estado: con la Secretaria de Administración, que lleva la parte normativa en cuestiones tecnológicas, y con las de Seguridad, Educación y Salud, entre otras. Nos ha ido muy bien y rehicimos en conjunto con ellos gran parte de la red estatal de gobierno en Una vez que implementamos la parte de comunicaciones en la Secretaria de Educación, pasamos a la asesoría en gestión de información, mostrándoles beneficios puntuales a los requerimientos que ellos plantearon con respecto a su acervo de archivos históricos que son muy grandes y donde tenían muchos problemas y necesidades para acceder a la información. PRINCIPALES RETOS A SUPERAR Nos encontramos al menos tres temas claves. La Secretaria contaba con infraestructura de otra marca, nos encontramos con muchas personas involucradas en los archivos que no tenían idea de cómo acceder eficazmente a la información, y varios requerimientos por parte de la DDTI de la SEJ. Realizamos un esfuerzo conjunto de varios meses para visitar los sitios, meternos a los archivos, sacar expedientes, ver el estado de las hojas de todos los documentos a digitalizar y efectuar sesiones de trabajo para entender los requerimientos y después dimensionar un proyecto a mediano y largo plazos. La solución a los retos, más la justificación del retorno de inversión a 18 meses para poder gestionar los recursos de este proyecto, fueron los impulsores para la aprobación por parte del gobierno. 10 MILLONES DE SATISFACCIONES Atacamos un requerimiento puntual; el del manejo de la información de archivos de la SEJ, que comprendía aproximadamente 10 millones de documentos. El proyecto se basó en una solución de Centera, con una buena capacidad de Teras de almacenamiento, ApplicationXtender y servicios profesionales para la administración y consulta del acervo digitalizado. (De izquierda a derecha) Salvador Cárdenas Martos Director de Jalisco (SEJ) y RICARDO CABRALES DE ANDA, Gerente Come

5 EL PROYECTO, EN SUBIDA Por razones presupuestales y de requerimientos por parte de la Secretaría, en la primer fase el alcance del proyecto se cubrió con un equipo Centera con licenciamiento para protección de datos y licencias para el uso de ApplicationXtender (AX). En 2009 y 2011 siguieron otras dos fases, precisamente para ampliar esa plataforma y agregarle otro componente, un equipo NAS NX120 el cual permitiría a un mayor número de usuarios consultar con facilidad y rapidez los expedientes digitalizados. En la fase 3, realizada en el 2011, implementamos tres equipos NAS NX4 localizados en delegaciones regionales para el desahogo de algunas actividades locales y el respaldo de información. LA SEJ HACIA EL FUTURO Como una siguiente etapa, visualizamos ampliar la capacidad del NAS principal que está en las oficinas centrales de la Secretaría de Educación y extender algunas funcionalidades del ApplicationXtender, agregarle algunas aplicaciones adicionales, no solamente las áreas de archivos de expedientes de maestros, sino de recursos humanos, nóminas y otras, que nos han estado solicitando. Se visualizan proyectos para ampliar la infraestructura, y un poco más adelante, llegar a ofrecer los servicios desde las subdelegaciones regionales. Hay 14 delegaciones regionales, y más de 100 subdelegaciones, un mundo de oficinas pequeñas a las cuales puede acudir la ciudadanía y los maestros de todo el estado. General de Tecnologías de Información, de la Secretaría de Educación del Estado rcial en la Zona Occidente para Gobierno y Educación UNA HISTORIA DE ÉXITO Los beneficios son muy palpables, tanto económicos como en el tema de productividad de la gente que administra la información. También se cuentan beneficios para la ciudadanía: es muy claro que los trámites o solicitudes de algunos documentos se han agilizado de manera exponencial; en vez de semanas, ahora pueden disponer de la información en minutos. Este es uno de los principales indicadores de que el proyecto fue todo un éxito; funciona, y funciona muy bien; es muy estable, es capaz de adecuarse a las necesidades actuales que van cambiando y a los nuevos servicios que se van agregando. Hoy en día existe una plataforma más grande y robusta que ha generado beneficios financieros y operativos para la Secretaría.

6 Salvador Cárdenas Martos Director General de Tecnologías de Información, de la Secretaría de Educación del Estado de Jalisco (SEJ) puedan hacer estos trámites ahí, pues algunos todavía siguen gastando en viáticos para ir a la delegación regional. Si les acercamos los servicios a la subdelegación, pues ya le queda en cortito; ese es nuestro siguiente paso. Cómo se están preparando para alcanzar esos objetivos? El año pasado compramos tres equipos Celerra NX4, para poner en áreas muy importantes dentro de la zona metropolitana, donde nos hacían falta. Ahora estamos robusteciendo las delegaciones regionales. Eso ya está funcionando. Hoy estamos migrando a un ambiente físico porque queremos darle robustez, es decir, poniendo servidores físicos dedicados exclusivamente a esta solución porque ha tenido una gran demanda, y añadiendo otros servicios que requieren las delegaciones regionales. Qué respuesta y retroalimentación tienen de los usuarios, de los maestros? La verdad es que esto es un barril sin fondo. Cuando empezaron a probar este tipo de soluciones, pidieron más y más, no hay llenadera, porque vieron los beneficios. Ya planean hacer otros proyectos de digitalización, que no estaban contemplados en la primera etapa. Actualmente estamos recibiendo ese tipo de necesidades, de digitalizar y montar en el equipo que tenemos otro tipo de archivos que no eran tan críticos como cuando empezamos el proyecto. Por ejemplo, demandan que los recibos de nómina se digitalicen y se pongan a consulta; también los archivos de Recursos Humanos para que puedan entrar y consultar e imprimir una constancia o el histórico de cursos que han tomado, Esto va caminando. Las tres primeras fases se engloban dentro de un proyecto inicial que hay que irle dando continuidad con el correr de los años. Esto no se va parar aquí, y seguramente ho1a va a participar en las licitaciones a través de la Secretaría de Administración, porque no hay adjudicaciones directas en este tipo de proyectos. BENEFICIOS DE SEIS DÍGITOS En cuestión de productividad es muy difícil calcular los beneficios, pero por lo menos nos ahorramos más de $2 millones de pesos al año de puros viáticos de gente que venía hacer trámites. Y estoy hablando nada más de los maestros. La población en general hoy todavía debe venir aquí a pedir algunas constancias, y en un futuro queremos que lo soliciten vía web y lo puedan imprimir, con toda las medidas de seguridad y autenticación, garantizando que quien está consultando sea la persona, efectivamente. Hasta allá queremos llegar, y creo que el retorno de la inversión de este proyecto se va dar ahorita, terminando la digitalización. HO1A, AL PIE DEL CAÑÓN Ho1a fue el integrador de los diferentes proveedores de todo el proyecto, desde la parte de hardware y software y la consultoría. Desplegaron el equipamiento de EMC y pusieron todo a funcionar. Cuenta con todas las certificaciones que nosotros requerimos como estándar, personal calificado y alta disposición. Aunque cuando se hacen los concursos nos podemos quedar sin servicio durante meses, nunca nos han dejado con un problema sin atender, siempre han estado al pie del cañón. Por eso, dentro del ámbito de gobierno son reconocidos y tienen muchos años dando una serie de servicios en el Ayuntamiento de Guadalajara, en el municipio de Zapopan, y en diferentes secretarías del Gobierno del Estado.

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