EL ARCHIVO DEL SERECI BENI Y PROCESO DE DIGITALIZACION DE LIBROS DE REGISTRO CIVIL

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1 VI CONGRESO NACIONAL DE BIBLIOTECOLOGIA, DOCUMENTACION, ARCHIVISTICA Y MUSEOLOGIA. Políticas Públicas, Desarrollo y Fortalecimiento de las Unidades de Información EL ARCHIVO DEL SERECI BENI Y PROCESO DE DIGITALIZACION DE LIBROS DE REGISTRO CIVIL Ejes Temáticos: 2) La Conservación del Patrimonio Digital y 3) Conservación y Restauración del Patrimonio Cultural y Documental. Institución: Representante: Servicio de Registro Cívico del Beni SERECI BENI. Rodolfo Coimbra Suárez - Director Departamental Trinidad, octubre de 2012

2 EL ARCHIVO DEL SERECI BENI Y PROCESO DE DIGITALIZACION DE LIBROS DE REGISTRO CIVIL RESUMEN La Dirección Departamental del SERECI-BENI, encargada de la administración del Registro Civil, cuenta con un Archivo, mal denominado Histórico, donde se encuentra toda la documentación generada por los servicios prestados tanto por el antes denominado Registro Civil, como el actual Servicio de Registro Cívico, que data de 1940 a la fecha, con una cantidad aproximada de libros y legajos documentales. Su inadecuada infraestructura y el habitual manipuleo de los documentos que la conforman, generó la necesidad de que se ejecuten implementaciones tecnológicas consistentes en la Digitalización de Libros de Registro Civil, a través del sistema INTELLIKON, que permita convertir el archivo físico en un archivo digital, para ser utilizado en el procesamiento de trámites y en la difusión de información; garantizando con ello una adecuada conservación de los libros y documentos existentes en la Institución.

3 EL ARCHIVO DEL SERECI BENI Y PROCESO DE DIGITALIZACION DE LIBROS DE REGISTRO CIVIL El Servicio de Registro Cívico con su sigla: SERECI, es la entidad pública creada por la Ley No. 018 del Órgano Electoral Plurinacional, bajo dependencia del Tribunal Supremo Electoral, para la organización y administración del registro de las personas naturales, en cuanto a nombres y apellidos, su estado civil, filiación, nacimiento, hechos vitales y defunción, así como el registro de electores y electoras, para el ejercicio de los derechos civiles y políticos. Es decir se encarga de la administración y conformación del Padrón Electoral y del Registro Civil. El SERECI, está conformado, por una Dirección Nacional, 9 Direcciones Departamentales, Direcciones Regionales y Oficialías de Registro Civil; en el departamento del Beni se cuenta con 3 Direcciones Regionales, ubicadas en Riberalta (Vaca Diez), San Borja (Ballivián) y Santa Ana (Yacuma); además de 152 Oficialías de Registro Civil. En base a sus dos funciones elementales, el SERECI de manera usual genera dos tipos de informaciones: 1.- La concerniente a la conformación y administración del Padrón Electoral Biométrico, con escasa cantidad de documentos generados, como ser Certificados de Empadronamiento, solicitudes de Información y certificación; y certificaciones e informes de datos del Padrón; información que es archivada en la Sección del TIC s del SERECI BENI. 2.- Al contrario, en su función de Registro Civil, la documentación generada es cuantiosa, al punto que no se cuenta con la infraestructura suficiente para su adecuado almacenamiento y archivo; estando conformada por libros de nacimientos, matrimonios, defunciones y reconocimientos, además de legajos documentales y expedientes de Trámites Administrativos de Inscripción y correcciones, y Sentencias y Órdenes Judiciales, entre otros. La Dirección Departamental del SERECI-BENI, dentro de la Sección de Registro Civil, cuenta con un Archivo, mal denominado Histórico, donde se encuentra toda la documentación generada por los servicios prestados tanto por el antes denominado Registro Civil, como el actual Servicio de Registro Cívico, que data de 1940 a la fecha; presenta una infraestructura inadecuada, tanto en

4 extensión, como en condiciones mínimas que permitan una adecuada conservación (Humedad, mala iluminación y presencia frecuente de insectos); estando la cantidad total de libros y legajos documentales (Aproximada) reflejada en el siguiente cuadro: Libros de nacimiento, matrimonio y defunción (Originales) Libros de Reconocimiento 147 Tarjetas y Duplicados: 410 Libros Empastados Legajos Documentales Total libros en el Archivo: El Archivo de la Sección de Registro Civil (SERECI), presenta las siguientes características: Es un Archivo Activo, toda vez que los libros que lo conforman son habitualmente utilizados para el procesamiento de trámites y para atender solicitudes de copias legalizadas. En él se encuentran concentrados los libros de nacimientos, matrimonios, defunciones y reconocimientos (4 categorías) de todo el departamento del Beni. Si bien es un archivo administrado y custodiado por el SERECI como Institución Pública, que provee información ante cualquier solicitud fundada, su acceso está restringido solo a personal autorizado, inclusive dentro de la misma Institución, donde solo determinados funcionarios tienen autorización para acceder a él. A diferencia de otros departamentos, que desconcentran el archivo de los Libros a sus Direcciones Regionales, el SERECI BENI, mantiene como principio la Dirección Centralizada del Archivo, por factores de seguridad y mejor conservación (en las regionales no se cuentan con inmueble propio). En lo que corresponde a la organización documental se puede clasificar el Archivo del SERECI en: 1. Operativo, conformado por libros de las cuatro categorías señaladas anteriormente, que se encuentran en constante movimiento y utilización en el procesamiento de solicitudes y trámites (70 %). 2. Histórico, conformado por legajos documentales de Trámites de Inscripción o Corrección y legajos de Trámites Judiciales, los cuales son consultados con poca frecuencia (30%).

5 El Archivo Operativo, se encuentra ordenado de la siguiente manera: 1. Geográficamente: Provincias, municipios, localidades, Oficialías de Registro Civil. 2. Por Categorías Registrales: Cada Oficialía de Registro Civil está ordenada en categorías nacimientos, matrimonios, defunciones y reconocimientos. 3. Cronológicamente: Cada categoría esta ordenada del libro más antiguo al más nuevo. Se hace notar que cada libro tiene asignado un número o código que corresponde a su fecha de apertura y cierre. Ej , , , , etc. PROCESO DEDIGITALIZACION MASIVA El Servicio de Registro Cívico con el propósito de optimizar la administración de la gran y valiosa cantidad de información que se tiene, tanto en registros históricos como en registros nuevos que día a día se van generando; vio la necesidad de implementar un sistema que permita visualizar, en formato digital, todas las partidas que se almacenan en libros físicos, con el fin no solo de facilitar y dinamizar el procesamiento de trámites, sino también de evitar la excesiva manipulación de documentación que perjudica en su adecuada conservación. Debido a la enorme cantidad de libros y partidas con las que el Servicio de Registro Cívico cuenta en almacenes de sus distintas dependencias departamentales, se optó por la contratación de una empresa externa, que se encargó de brindar un sistema adecuado para realizar la digitalización, además de digitalizar una importante cantidad de libros a nivel nacional; de este modo sentar las bases para que este sea un servicio permanente. El Servicio de Registro Civil de la ex Corte Nacional Electoral en la gestión 2009, lanza el proyecto de Digitalización de Partidas. Una vez concluido el proceso de licitación, la empresa que cumple con los requisitos planteados por la entidad solicitante es la empresa URUDATA (Uruguay); esta empresa fue la encargada de proveer un sistema informático que permita realizar la digitalización de partidas por medio de escáneres, además de realizar una importante digitalización, masiva en los nueve departamentos del país.

6 La digitalización masiva en los nueve departamentos del país se realizó entre el 13 de noviembre de la gestión 2009 y el 29 de enero de 2011; en el departamento del Beni, se desarrolló del 24 de agosto al 13 de octubre del En el informe final de la empresa URUDATA, presentado el 28 de marzo de 2011, se tiene los siguientes cuadros con los resultados que se alcanzaron en la etapa de la digitalización masiva. Resultados a nivel nacional: Departamento Libros Fecha de Fecha de Libros por Digitalizados inicio Conclusión Digitalizar Chuquisaca /05/ /08/ La Paz /11/ /03/ Cochabamba /10/ /12/ Oruro /01/ /01/ Potosí /03/ /06/ Tarija /10/ /12/ Santa Cruz /07/ /09/ Beni /08/ /10/ Pando /01/ /01/ Total Resultados departamento del Beni: Departamento Libros Creados Libros Digitalizados Libros por Digitalizar Beni Para poder tener una idea más concreta de la cantidad de libros que aún faltarían por digitalizar en el departamento del Beni, se realizaron proyecciones a partir de datos históricos de los últimos 5 años, de esta manera determinar la tasa de crecimiento y así obtener un aproximado de los libros en archivo en la gestión 2011 y 2012; se obtuvo el siguiente cuadro:

7 DPTO Libros Creados Libros Digitalizados Libros por Digitalizar 2010 Proyección de libros año 2011 Proyección de libros año 2012 Total Libros por digitalizar más Proyección Beni PROCESO DEDIGITALIZACION RUTINARIA El contrato con la empresa URUDATA, únicamente contempló los libros hasta la gestión 2009, es por ello, que los libros de las gestiones 2010 a la fecha deben ser digitalizados por cada Dirección Departamental del SERECI, denominándose este proceso como Digitalización Rutinaria. Para este cometido, se debió establecer los parámetros y determinar un procedimiento estándar en los Servicios de Registro Cívico Departamentales, para que el proceso de Digitalización de partidas, se convierta en un trabajo rutinario. La digitalización rutinaria comprende las siguientes etapas: 1. Préstamo de los Libros de Archivo: Consiste en el préstamo de los libros del área de Archivo, para su correspondiente registro en el Sistema INTELLIKON AF; pero antes son etiquetados con un código de barras RCB, el cual permite que el código asignado sea único para cada libro y a su vez este código está asociado a un dispositivo RFID (Identificación por Radio Frecuencia) para que así el sistema Intellikon AF pueda llevar una mejor administración e inventario de los mismos. Además, facilita el registro detallado del recorrido del libro, es decir registro de la persona encargada del libro (durante el préstamo), instalaciones a donde será llevado el libro, tiempo en el que se espera la devolución del libro, persona de contacto en caso de que se necesite la devolución inmediata del libro. 2. Registro del Libro en Sistema INTELLIKON A.F.: Registrar el libro en el Sistema INTELLIKON A. F. Consiste en asociar el libro a digitalizar con un formulario digital del sistema; además de realizar una verificación en el sistema REGINA para comprobar que las partidas a digitalizar se encuentran transcritas en dicho sistema, de no estar

8 transcrito, el operador deberá transcribir las mismas. Una vez asociado el libro, el sistema INTELLIKON A.F. nos otorgara un código digital (RCB) y un archivo.xml, que posteriormente será utilizada al momento de escanear. Todo el proceso descrito anteriormente es realizado por una sola persona. 3. Escaneado de Partidas del libro: Una vez obtenida el código RCB y el archivo.xml, se procede al escaneado de todas las partidas en el libro, mediante el Sistema INTELLIKON CAPTURE. Este proceso es manual. Esta tarea es desarrollada por otra persona; y consiste en digitalizar las partidas del libro una por una. Para esta actividad se utiliza un escáner de la marca Xerox modelo documate700, con una resolución de 600 dpi y 24 bits a color. El sistema de escaneo, utiliza una llave de seguridad informática (llave por conexión USB), por cada escáner en producción. El Servicio de Registro Cívico cuenta con una llave por Servicio Departamental. 4. Control de Calidad: Este proceso consiste en validar la calidad de la imagen digitalizada; vale decir que el documento sea legible, no se haya cortado ningún texto, firma y/o sello, además de recortar las imágenes innecesarias y girar el documento para su correcta visualización y almacenamiento en formato de imagen; además de comprimirlo en tipo de archivo.zip. Esta tarea es desarrollada por otra persona. Hasta esta etapa comprende el proceso de digitalización como tal, este trabajo debe ser realizado en cada SERECI Departamental. La etapa 5, se refiere al proceso de asociación de partidas digitalizadas a registros del Sistema REGINA. Trabajo a realizarse en el SERECI Nacional. RESUMEN DE SISTEMAS INFORMATICOS UTILIZADOS Intellikon AF.- Sistema encargado del registro y administración de los libros tanto de la ubicación de los mismos como de los préstamos o control de las particularidades de cada libro. Intellikon Capture.- Sistema que tiene como finalidad realizar la digitalización de las partidas pertenecientes a los libros.

9 Intellikon AF Mobile.- Este sistema se encarga de realizar las búsquedas de libros, funciona en un dispositivo Móvil Lector RFD. SERECIWEB.- En este sistema se permite visualizar las partidas digitalizadas, una vez asociadas a cada registro de los ciudadanos en el sistema REGINA. A la fecha, la Dirección Departamental del SERECI BENI, solamente se cuenta con una cantidad aproximada de 200 libros por digitalizar, siendo el departamento de Bolivia, con el porcentaje más reducido. Esta nueva implementación tecnológica ha traído muchos beneficios para la institución y la ciudadanía en general, estando estos resumidos en los siguientes: El manipuleo y utilización de los libros se ha reducido al mínimo, toda vez que con las partidas digitalizadas, vistas a través del SERECIWEB, los trámites de corrección son procesados en digital, sin necesidad de colocar marginales en los libros físicos; además las solicitudes de copias de hojas de libros legalizadas que son frecuentes, ahora son impresas del sistema, no siendo necesaria la utilización del libro físico. El sistema Intellikon, permite un mejor control (seguridad), clasificación y ordenación del Archivo. El SERECIWEB, ha permitido que se puedan procesar trámites interdepartamentales sin la necesidad de que estos sean remitidos de un departamento a otro, generando mayor agilidad y economía para los usuarios. Permitirá que el Archivo pase a ser un verdadero archivo histórico, facilitando asumir políticas de preservación y restauración, que garanticen la conservación de los libros y documentos existentes en la Institución. Trinidad, octubre de 2012

10 BIBLIOGRAFIA URUDATA Empresa, Informe Final Proceso de Digitalización, La Paz, 28 de marzo de SERECI, Plan de Trabajo Proyecto Digitalización Rutinario de Partidas Dirección Departamental SERECI Beni, La Paz, septiembre de SERECI, Plan de Trabajo Proyecto Digitalización Masiva de Partidas Dirección Departamental SERECI Beni, La Paz, septiembre de Aguilera MurguiaR. Nacif Mina J.: Los Archivos Públicos su organización y conservación, México, Editorial Porrúa, 2007.

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