MEMORANDUM. Tec. Alexander Carranza Corleto Responsable de Archivo Institucional Ministerio de Economía

Transcripción

1 MEMORANDUM PARA: Licda. Laura Quintanilla de Arias Directora de Transparencia. CC: Tec. Alexander Carranza Corleto Responsable de Archivo Institucional Ministerio de Economía DE: Tec. Manuel Alfredo Ramírez Corbera Encargado de Archivo Periférico y Biblioteca Dirección General de Estadística y Censos DIGESTYC. ASUNTO: Informe de las Actividades realizadas en el periodo de abril a junio del FECHA: 01 de julio Por este medio describo las actividades que se realizaron en el área de Archivo y Biblioteca en el periodo que corresponde a los meses abril a junio del Dirección General de Estadística y Censos República de El Salvador, C. A Av. Juan Bertis No.79, Delgado, San Salvador. Aptdo. Postal No Tels. (503) FAX webmaster@digestyc.gob.sv

2 2 INFORME TRIMESTRAL DE ACTIVIDADES DEL AREA DE ARCHIVO Y BIBLIOTECA. Manuel Alfredo Ramírez Corbera JUNIO-2015

3 Contenido INTRODUCCIÓN... 3 OBJETIVO GENERAL:... 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:... 4 LOGROS ALCANZADOS EN LA SEGUNDA FASE DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS REALIZADA EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS FASE 2 Tecnológica... 5 ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN OFICIOSA PRODUCIDA Y ADMINISTRADA POR EL MINISTERIO DE ECONOMÍA... 7 ACTIVIDADES VARIAS REALIZADAS EN EL PERÍODO DE ABRIL-JUNIO ANEXOS... 9

4 INTRODUCCIÓN La gestión documental, día con día se encuentran en una constante evolución obligando a los gestores de información a actualizarse y ponerse al día en temas tan trascendentales como la Digitalización de Documentos la Automatización de los Archivo o la búsqueda constante de la mejora continua a través de la normalización y estandarización de los procesos documentales. La tecnología es una herramienta que puede ser de gran utilidad en la gestión documental para ello es necesario contar con un sistema que permita la automatización de los procesos y lograr con ello reducir los tiempos de espera para bridar un mejor servicio a toda la ciudadanía. La implementación de Normas Internacionales en combinación con las Tecnologías de Información servirá como una potente herramienta de difusión mediante la creación de catálogos web puestos a disposición de los ciudadanos para que puedan tener acceso a los documentos a texto completo y en tiempo real, es por y para ello que la digitalización se vuelve trascendental en esta etapa de la gestión documental.

5 OBJETIVO GENERAL: Implementar procesos normalizados que permitan que la gestión documental se desempeñe de la manera más eficiente posible, mediante las Tecnologías de Información. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Digitalizar las series históricas referente a los temas demográficos, estadísticos e índices económicos producidos por la DIGESTYC. Implementar un sistema automatizado para el archivo que permita la correcta descripción documental y su pronta localización.

6 LOGROS ALCANZADOS EN LA SEGUNDA FASE DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS REALIZADA EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS FASE 2 Tecnológica En la segunda fase se debe tener en cuenta los siguientes criterios a evaluar: La selección del sistema adecuado El acceso a las imágenes y a los índices de datos La calidad de las imágenes La funcionalidad del sistema La protección de la información digitalizada El control del acceso La evolución de las tecnologías de la información Las auditorías Con el objetivo de cumplir con los fines y principios básicos de la Ley de Acceso a la Información Pública como lo reza en su Art.3. Literal e y g 1 y referente a lo planteado en los criterios anteriores se procedió a crear el Portal Web de la Biblioteca Dr. Ignacio Gómez 2, donde los usuarios pueden tener acceso a las estadísticas históricas producidas por la institución. 1 e) Modernizar la organización de la información pública. g) Promover el uso de las tecnologías de la Información y comunicación y la implementación del gobierno abierto. 2 Acceso Directo a las estadísticas históricas producidas por la DIGESTYC

7 De momento este es el catalogo de acceso público con el que cuenta el portal de la Biblioteca, es importante mencionar que esto es provisional mientras se le da otra imagen al sitio web, esto se hizo con el objetivo de poner ya a disposición de los ciudadanos usuario y público en general las estadísticas históricas producidas en la Dirección General de Estadística y Censos DIGESTYC.

8 ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN OFICIOSA PRODUCIDA Y ADMINISTRADA POR EL MINISTERIO DE ECONOMÍA Para poder cumplir con el Art de la LAIP se trabajo en el tema de la actualización de la Información Oficiosa donde se logro alcanzar la nota de 9.83 por sobre los 9.3 de la gestión anterior, todo esto con el fin de poner a disposición de los usuarios, ciudadanos y público en general la Información que se produce y administra en el Ministerio de Economía y contribuir con la Transparencia y Acceso a la Información Pública. A continuación se detallan los estándares de información evaluados por la Secretaría de Participación Ciudadana, Transparencia y Anticorrupción. 3 Los entes obligados, de manera oficiosa, pondrán a disposición del público, divulgarán y actualizarán, en los términos de los lineamientos que expida el Instituto, la información siguiente

9 ACTIVIDADES VARIAS REALIZADAS EN EL PERÍODO DE ABRIL-JUNIO Como parte de los procesos de Gestión Documental SGD/MINEC, se proporcionaron seis asesorías técnicas y de seguimiento a nueve servidores públicos, con la finalidad de verificar que los procesos de Gestión Documental se estén aplicando las unidades asesoradas fueron las siguientes: FONDO CIRCULANTE MINEC. GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS MINEC. FONDO DE DESARROLLO PRODUCTIVO FONDEPRO. DIRECCIÓN DE POLÍTICA COMERCIAL POLICOM. DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO DIGESTYC. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIGESTYC. 2. Como parte del proceso de selección y eliminación Documental se procedió a efectuar la eliminación de la documentación correspondiente a las series documentales proporcionadas por la Gerencia de Recursos Humanos y la Dirección General de Estadística y Censo. 3. Con el objetivo de prestar un mejor servicio, la Biblioteca Dr. Ignacio Gómez, de la Dirección General de Estadística y Censos, se dispuso a proseguir con la corrección de imágenes producto de la digitalización de los documentos históricos que son parte del patrimonio de la Institución, en este caso se trabajo con: Resumen de los Censos de Vivienda de Resumen de Censos Nacionales de Población Cuarto Censo Nacional de Población y Vivienda de Tercer Censo Nacional de Población 1961 Cuarto Censo Nacional de Población 1971 Haciendo un total de 2,698 imágenes corregidas. 4. Diseño y creación del icono para acceso directo al catálogo en línea de la biblioteca de la Dirección General de Estadística y Censos.

10 ANEXOS Fichas Utilizadas para el control de Asesorías y seguimiento de la implementación de los procesos de archivo. Diseño de la propuesta para el logo de acceso directo al portal web de la Biblioteca Dr. Ignacio Gómez de la Dirección General de Estadística y Censos.

11 Ejemplo de las portadas de los censos digitalizados

12 DIRECCIÓN GENERAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS Dirección General de Estadística y Censos República de El Salvador, C. A Av. Juan Bertis No.79, Delgado, San Salvador. Aptdo. Postal No Tels. (503) FAX webmaster@digestyc.gob.sv