PROCEDIMIENTO CIERRE DE FILES DE RECEPTIVO

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1 PROCEDIMIENTO CIERRE DE FILES DE RECEPTIVO I.- OBJETIVO: Establecer un procedimiento para definir la metodología utilizada en los cierres de un file, minimizando así, los files facturados con diferencias y llevando un control de los motivos de los files pendientes. II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS: File Con Cierre Operativo: Es aquel donde el Operador de Calidad ha revisado el file por posibles errores u omisiones, y ha emitido todos los vouchers de proveedores y facturado al cliente. File Con Cierre Administrativo: Es aquel donde el Operador de Calidad ha cerrado en Soptur la posibilidad de que el file pueda ser modificado o anulado por el Área Comercial. Un file puede ser cerrado administrativamente, sólo cuando éste cuenta con Cierre Operativo. File Liquidado: Es aquel donde el Jefe de Contabilidad cierra la opción que este file sea modificado, con el fin de poder calcular el estado de resultados del mes en revisión, considerando que contablemente no existe ningún documento pendiente (File con todos los voucher recibidos y conciliados). Existen 2 tipos de files liquidados. File liquidado sin cierre administrativo: file sin documentos pendientes por emitir y recibir, pero que no ha sido enviado por sistema a administración por falta de una gestión interna de la división. File liquidado con cierre administrativo: File con todos sus documentos emitidos y recibidos, además de encontrarse facturado y cuadrado. III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 1.- CIERRE OPERATIVO DE FILES 1.1 Revisión de files: El Operador de Calidad deberá emitir el listado de pasajeros viajando (ver anexo 1) desde el miércoles de la semana en curso hasta el miércoles de la semana siguiente. Contra dicho listado, deberá revisar todos aquellos files que cuenten con status OK de revisión (ingresado por Ejecutivo de Cuenta). El file deberá ser revisado desde el Módulo de Chequeo, desde el cual, el Operador deberá ingresar la C de chequeado, (previa revisión del respaldo del proveedor), al lado de cada uno de los servicios detallados en el file. Una vez finalizada la revisión, debe registrar el file revisado en la Planilla de Calidad (ver anexo 2). Files que no cuenten con status OK para revisión, deberá ser informados vía al Ejecutivo responsable, para que pueda actualizarlos (ver nota 1). El proceso de revisión de files, solo se debe detener ante alguna discrepancias y/o no se cuente con algún respaldo asociado a los servicios pinchados en el file, el cual, deberá ser informado vía mail al Ejecutivo responsable Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Página 1

2 para su regularización. Files con errores informados, deberán ser registrados en la Planilla de Calidad con la tipificación correspondiente. Nota 1: Independiente que file sea regularizado con status ok bajo 3 días antes de la llegada de los pasajeros, estos igualmente deben ser revisados por el Operador de Calidad, incluso en los casos que files de ultimo minuto, los cuales podrán ser revisados incluso al día hábil siguiente de la llegada del pasajero. Lo anterior, dado que se debe dar prioridad a la emisión y entrega de documentos a los pasajeros. 1.2 Emisión de documentos de venta: Una vez que el file cuente con el 100% de revisión del file y haya sido registrado en la Planilla de Calidad, el Operador deberá proceder a emitir los voucher desde el módulo Chequeo de files. Posteriormente, y antes de la llegada del pasajero (en lo posible 3 días antes), el Operador deberá emitir la carta de cobranza desde el módulo de Cierre de File dando por finalizado el proceso de Cierre Operativo. Files facturados bajo 3 días antes de la llegada de los pasajeros, puede deberse a que;, Cliente no ha dado autorización final, no hay status ok para revisión, pendientes en files no fueron regularizados por los Ejecutivos antes de dicho período, o que no cuenta con la autorización de pago del Área de Cuentas para poder facturarlos. 2.- CIERRE ADMINISTRATIVO DE FILES El desarrollo de este procedimiento está basado sobre la base de dos casos: 1) Proceso normal del file. 2) Proceso posterior de apertura y/o solicitud de files 2.1 PROCESO NORMAL DEL FILE EN OPERACIÓN DE ÁREA COMERCIAL a.1 Revisión de files: Una vez a la semana, el Operador de Calidad deberá emitir el listado de los pasajeros que tuvieron su último servicio con ADSMUNDO hasta hace 15 días atrás, semana de Lunes a Domingo, Listado de pasajeros Saliendo (ver anexo 3), correspondiente al área que tiene asignado, independientemente de quien haya facturado el file. Contra este listado deberá chequear que todos los files estén con Cierre Operativo y para los casos que no cuenten con esto, deberá entonces revisar que no existan documentos pendientes por emitir (voucher y/o carta de cobranza) para recién cerrarlos operativamente. Este proceso es necesario ya que, el Ejecutivo de Cuentas tiene la posibilidad de abrir un file con Cierre Operativo, a través de la opción Autoriza modificación del file en Soptur, lo cual indicará que negocio pudo haber sido modificado (ver nota 2). En esta etapa debemos asegurarnos que servicios (nulos, modificados o nuevos) estén respaldados, voucher emitidos y sin diferencia de facturación. Nota 2: Actualmente existe una herramienta en sistema que genera un mensaje al Operador de Calidad cuando el Ejecutivo de Cuenta ha modificado un file con cierre operativo (facturado). Lo anterior permite que el Operador de Calidad pueda revisar el file modificado, regularizando la revisión del file y emisión de documentos adicionales. Cabe mencionar que dichos files modificados solo pueden ser cerrados si cuentan con todos los respaldos Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Página 2

3 asociados a las modificaciones (respaldos proveedores y cliente), lo que puede atrasar el proceso de cierre del file. a.2 Cierre Administrativo de Files: El Operador de Calidad (o la Jefa de Calidad en su defecto) realizará el Cierre Administrativo de los negocios a través del módulo de Envío de Files a Administración en el sistema Soptur. Para realizar esta acción, se deben digitar los números de negocios y al momento de grabar, esta información será automáticamente traspasada por el sistema a un reporte Excel. Este proceso debe ser realizado una vez a la semana, posterior a la revisión de los files y cierre operativo de los files abiertos, con el fin de evitar que estos sean modificados. a.3 Seguimiento files pendientes de cierre por diferencia de facturación: Una vez a la semana, la Jefa de Calidad emitirá un nuevo listado, asociado a la semana de revisión anterior a la realizada por el Operador de calidad y tomado todos los files desde hace 1 año, a modo de auditar los files que aun permanecen con diferencia y los que hayan sido posteriormente abiertos. Posteriormente, la Jefa de Calidad enviará un con la información de los files facturados con diferencias (ver anexo 4) a los Ejecutivos de Cuenta con copia a los Responsables de Área, definiendo plazo límite para regularizarlos. Los casos no regularizados serán incluidos como atrasados en el siguiente informe. Para el caso de los files que no presenten diferencias de facturación, éstos serán cerrados administrativamente con el fin de evitar que vuelvan a ser modificados. Las cartas de cobranza complementarias (diferencias de facturación), sólo podrán ser facturadas contra la confirmación final al cliente (digitalizada) donde este incluida la diferencia y/o un mail de respaldo donde haga alusión a la misma. a.4 Status final de files con diferencia: Pasado el plazo para regularización de los files con diferencia (Ver numeral a.4), la Jefa de Calidad deberá enviar el status final de los files con diferencia al Subgerente de, indicando la gestión realizada para los casos regularizados y el motivo de los pudieran haber quedado pendiente, con el fin que se tome las medidas correspondientes para lograr que files pendientes sean cerrados PROCESO POSTERIOR DE APERTURA Y/O SOLICITUD DE FILES DEL ÁREA COMERCIAL b.1 Solicitud de apertura de file: Toda apertura de file solicitada por el Área Comercial (posterior al cierre administrativo) para regularizar algún inconveniente en el file, deberá ser solicitada por escrito (vía ) a la Jefa de Calidad, indicando el motivo y señalando la condición en que se encuentra el file (cerrado por administración o liquidado). Este proceso permitirá que se pueda llevar un control de la apertura de files posterior al cierre administrativo, con el motivo de dicha solicitud en caso que sea necesario auditar un negocio. b.2 Control de aperturas de files: Ver numeral a.3. b.3 Regularización de files con diferencia: Ver numeral a.3. Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Página 3

4 b.4 Reemisión de voucher: Considerando que en esta instancia el pasajero ya pasó por el proceso normal del file (cierre de file con 15 días después de otorgado el último servicio), sólo se reemitirán voucher bajo las siguientes condiciones (que pueden implicar memo si están bajo el porcentaje mínimo de utilidad) - V B - Reclamos de clientes IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS Planilla de pasajeros Viajando Planilla de Calidad Planilla de pasajeros Saliendo Informe de files facturados con diferencia V.- ALCANCE DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica al área comercial y al área de operaciones de la división tour operador receptivo, específicamente a los ejecutivos de cuentas y los operadores de calidad, y la definición, capacitación y control corresponde a Subgerencia de VI.- CONTROL CUADRO DE MODIFICACIONES Fecha N de Versión Motivo de la modificación Responsable 06 oct/ Formato original Subgerencia de 10 Mar/ Se agrego proceso para facturación complementaria (Apertura de files). Se Modifico período de cierre y se agregaron 2 registros adicionales. (Listado de pax viajando e Informe de Files facturados con diferencia) 08 Jun / Se adecuaron cargos de acuerdo a la nueva estructura de la División 28 Jul/ Se agrega nota 1 para definir que todos los files deben ser revisados sin excepción. Se agrega párrafo 2 en el punto 1.2 asociado a las excepciones de files facturados bajo los 3 días deseables. Se agrega el registro que faltaba dentro del procedimiento, Planilla de Calidad. 24 Ene/ Se amplio el rango para la generación de informes y entrega de información al área Comercial. Se modificó nuevo proceso para regularizar files modificados, el cual actualmente, desde sistema envía mensaje al Operador de Calidad Jefa de Calidad y Jefa de Calidad y Jefa de Calidad y Jefa de Calidad y Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Página 4

5 cuando Ejecutivo modifica un file. Se elimina registro de la planilla de files cerrados administrativamente, ya que dicho documento actualmente no se utiliza con ningún fin. Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Página 5

6 Planilla de pasajeros viajando (Anexo 1) Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Página 6

7 Planilla de Calidad (Anexo 2) Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Página 7

8 Planilla de pasajeros saliendo (Anexo 3) FILE IN PASAJERO EJECUTIVO CLIENTE fcierre facturadocierre_adm totventa ajuste Nov-07 MARGETTS, MICHELLE MRS & ANDREW MR X 2 L EDITH ANDRADE LEYTON JOURNEY OK OK Nov-07 WALTON, SANDRA MRS & JOHN MR X 2 M EDITH ANDRADE LEYTON JOURNEY OK OK Nov-07 STEIDLE X 2 SANDRA HENZE GSA CHILETOURISTIK OK Nov-07 GRP PERRIER FRANCISCA VARGAS AMERIQUE LATINE Nov-07 SCHMIDT X 4 SANDRA HENZE GSA CHILETOURISTIK OK OK OK Nov-07 CHAMPENOIS X 4 SOFIA VASQUEZ A. ALTIPLANO OK OK Nov-07 SOFIA QUIROS X 2 PAOLA LUENGO N. CENTRAL DE VIAJES S.A. OK OK Nov-07 STEINBERG X SOFIA VASQUEZ A. ALTIPLANO OK OK Nov-07 MI690*98 ARGENTINE-CHILI 14 JOURS * 19 P SANDRA HENZE CARACTERES D AMERIQUES OK Nov-07 MURPHY, LYN ELIZABETH MS X 1 M AL1 EDITH ANDRADE LEYTON JOURNEY OK OK OK Nov-07 MOLINA MOLINA SIGFRIDO MR *1 PAOLA LUENGO N. MG TOURS OK OK OK Nov-07 HERNANDEZ SEBASTIAN RAFAEL *2 (TWIN) PAOLA LUENGO N. CLUB AMERICA OK Nov-07 URCAREGUI IGNACIO & GOMEZ CARMEN PAOLA LUENGO N. NOBEL OK OK Nov-07 PERTILLA, T MR & AS MRS X 2 EDITH ANDRADE LEYTON MR TRAVEL OK OK Nov-07 SR. JORGE CANDEIAS *2 (MATRIMONIAL) PAOLA LUENGO N. 4 * 4 VIAGENS E TURISMO OK OK Nov-07 PLA JOAQUIN /OLIVE MONTSERRAT /PLA ELISA PAOLA LUENGO N. NOBEL OK OK Nov-07 DE LOS OJOS CRISTINA /URIA ANTONIO PAOLA LUENGO N. NOBEL OK OK Nov-07 RUIZ ARROJO/RAFAEL X 2 FRANCISCA VARGAS NOBEL OK OK Nov-07 JUAN FERNANDEZ BENITEZ FRANCISCA VARGAS MG TOURS OK OK Nov-07 CLAPERS, MARC X 2 EDITH ANDRADE LEYTON NOBEL OK OK Nov-07 ANZOLA JESUS Y SRA FRANCISCA VARGAS TRANSFRONTERAS OK OK Nov-07 ANNALISA CAZZOLA & PAOLO BOVIO FRANCISCA VARGAS EXPLORING CHILE TRAVEL OK OK 223, Nov-07 MASO PRIM MIQUEL & FUERTES CABEZUELO PAOLA LUENGO N. NOBEL OK OK Nov-07 VAN HOREN X 2 FRANCISCA VARGAS TERRA OK 408, Nov-07 LORNIER JULIE X 2 FRANCISCA VARGAS AUSTRALIE TOURS OK OK 3023, Nov-07 VAN BEEK, HM MRS & VEGTER, JK MR X 2 EDITH ANDRADE LEYTON TICO LATINO OK OK 590, Nov-07 PROBST SERGE FRANCISCA VARGAS AUSTRALIE TOURS OK OK Nov-07 VANBREE, P MR X 1 EDITH ANDRADE LEYTON VAMONOS OK OK Nov-07 RABAUX X 4 FRANCISCA VARGAS LA ROUTE OK OK 2127, Nov-07 CR. AMBROJO ANGEL *4 LOC:MC56606 PAOLA LUENGO N. MUNDICOLOR OK OK Nov-07 SANCHEZ ANTONIO *4 LOC: MC63514 PAOLA LUENGO N. MUNDICOLOR PAT ARG/CHL CON MAR OK OK Nov-07 IGLESIAS GARCIA JOSE LUIS *1 (SINGLE) PAOLA LUENGO N. NOBEL OK Nov-07 VAN HULTEN, MHJ MRS & BIERINGS, E MR X 2 EDITH ANDRADE LEYTON VAMONOS OK OK Nov-07 DAVIES, R MR & CLARE, RFMH X 2 EDITH ANDRADE LEYTON VAMONOS OK OK Nov-07 CEGARRA JORGE *1 PAOLA LUENGO N. NOBEL OK OK Nov-07 CR.PEREZ ESTHER & SORIA ADOLFO *2 PAOLA LUENGO N. MUNDICOLOR OK OK Nov-07 ALVAREZ CARRENO GUILLERMO/FRESCO CAYETAN PAOLA LUENGO N. MUNDICOLOR CONFINES DEL MUNDO OK OK 1975, Nov-07 GARCIA RUBIO, ALBERTO X 2 SOFIA VASQUEZ A. CLUB 5 ESTRELLAS OK Nov-07 CLAU JOSE RICARDO / AREAN ENCARNACION PAOLA LUENGO N. MUNDICOLOR CONFINES DEL MUNDO OK Nov-07 AMATE CAMPOS DULCE *2 PAOLA LUENGO N. MUNDICOLOR OK OK Nov-07 DIVAR, GUADALUPE & FERNANDEZ, FELIX X 2 EDITH ANDRADE LEYTON MG TOURS OK OK Nov-07 SANTOS MARIO & GONZALEZ MARIA ANGELES PAOLA LUENGO N. NOBEL OK OK Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Página 8

9 Informe de files facturados con diferencia (Anexo 4) Fecha de vigencia: 15 de Marzo de 2011 Página 9

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