Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Descripción de actividades Actualización de datos de egresados DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 6 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Este proceso se realiza con el fin de mantener las bases de datos de los egresados en permanente actualización. 2. ALCANCE El proceso inicia con la recolección de datos por actualizar por diversas fuentes, y finaliza con la elaboración de un reporte correspondiente a los datos actualizados. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Lineamientos Tiempos de actualización: Dependiendo del volumen de datos por actualizar, el Gestor de Datos estima tiempos de actualización, los cuales deben ser cumplidos por los Auxiliares del Centro de. Manual de estándares y calidad de datos y Manual procedimientos y políticas: Son la guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el Share Point de la Vicerrectoría para consulta de los funcionarios interesados cuando se requiera. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Jefe del Programa de Egresados 4.2. Responsabilidades Gestor Base de Datos: Estimar tiempos de actualización de datos por persona. Auxiliar de centro de contacto: Cumplir los tiempos definidos para la actualización da datos. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Descripción de actividades Actualización de datos de egresados ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Datos por actualizar Diversas fuentes de registro de datos Base de datos actualizada Vicerrectoría de Desarrollo y Egresados 1 2 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Recolectar datos por actualizar Consolidar archivo de datos 3 Definir lista de tareas 4 Recibir archivo de datos por actualizar 5 Actualizar datos Semanalmente se recolectan datos nuevos por actualizar provenientes de las siguientes fuentes: Solicitudes por carnetización Correos electrónicos o llamadas al Centro de Actualización a través de la página de formulario de inscripción Encuestas semestrales Lista de graduados Facultades, Unidades, Departamentos Jefe de Egresados Experian Rue En un archivo de Excel, con base en la información recolectada previamente, se consolida la siguiente información: empresas, temas laborales, datos personales, recién graduados, egresados en el exterior, empresas pendientes por crear. Al inicio de cada semana se determina cómo va a ser la repartición de trabajo entre los auxiliares para la actualización de datos. Igualmente se define un cronograma de trabajo para esta actividad. Siete Auxiliares del Centro de reciben por parte del Gestor de Bases de Datos, el archivo de datos por actualizar consolidado y el cronograma de trabajo. En Banner se actualizan los datos a continuación: Datos personales (de contacto, de ubicación y biográficos) Datos laborales de contacto y de ubicación (Si es necesario se crea la Gestor de Base de Datos Gestor de Base de Datos Gestor Bases de Datos Auxiliares Centro de Auxiliares Centro de Banner Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 Actualización de datos de egresados MACROPROCESO Programas Conducentes a Título NIVEL 2 Vinculación de Egresados NIVEL 1 Seguimiento a Egresados empresa en donde trabaja el egresado, en el sistema y se asocia la empresa a la información laboral del egresado) Se busca cargo, jerarquía, salario, NIT de empresa, Actualizar datos de 6 egresados en el exterior 7 Enviar reporte En Banner se cargan los datos a continuación: Datos personales, de contacto, de ubicación y biográficos (En caso de que sea necesario crear en Banner la ciudad en donde reside el egresado, se le hace la solicitud a un Ingeniero de Procesos de Banner. Una vez este Auxiliares Centro de creada la ciudad, se asocia a la información personal del egresado). Datos laborales, do contacto y de ubicación (Si es necesario se crea la empresa en el sistema de Banner y se asocia la empresa a la información laboral del egresado) Al cierre de cada semana se envía un reporte en Excel al Gestor de Bases de Datos. Este reporte es una consolidación de los datos actualizados. En caso de que no haya sido posible encontrar algún dato, se debe realizar la correspondiente notación. Auxiliares Centro de Banner Reporte de datos actualizados 6. DEFINICIONES Experian: Corresponde a la Base de datos de DataCrédito. Rue: Registro Único Empresarial - Es una red nacional de servicios regístrales, que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes que administran las 57 Cámaras de Comercio.1 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) No aplica EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Manual estándares y calidad de los datos en Banner Manual procedimientos y políticas 1 Registro Único Empresarial RUE. Recuperado el 8 de abril de 2015, de Cámara de Comercio del Cauca Sitio web: Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 8. INDICADORES EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS Código del indicador Responsable del indicador Objetivo IND Jefe Programa de Egresados Maximizar el número de egresados con datos actualizados hace dos años o menos. FICHA DEL INDICADOR Método de Medición Unidad de Medida % Fórmula Variables Limitaciones Contar el número de egresados que han actualizado sus datos hace dos años o menos. número de egresados con datos actualizados hace dos años o menos/ número total de egresados Se valida que actualice al menos un dato de contacto. No aplica Fuente de datos Granularidad Periodicidad Meta Banner Por egresado Anual Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto actualizado. Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Falta o falla de hardware o software Escases o falta de personal CALIDAD DE SERVICIO Atención no adecuada a los egresados. Demoras en el tiempo de atención a los egresados del evento. Falta de tiempo para la ejecución de las inspecciones de seguridad industrial SEGURIDAD Al actualizar los datos de un egresado en otro (homónimos). Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 ADMINISTRATIVO Incumplimiento de procesos de validación de identidad. LEGAL No contar con aprobación expresa de uso de datos personales, según normas vigentes. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 05/04/ Publicación 12/08/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera de Procesos 05/04/2015 REVISÓ Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07/07/2015 Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20/04/2015 APROBÓ Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07/07/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 6

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