SISTEMA UNIVERSITARIO DE GESTIÓN POR CALIDAD Subsistema de Administración Universitaria CONTENIDO

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1 CONTENIDO Definiciones y terminología Procedimientos: Informes presupuestales (P) Recepción y registro de subsidios (I) Recepción y registro de ingresos por servicios académicos, servicios de apoyo técnico y de fuentes privadas y entidades auxiliares (I) Recepción, programación y pago de reintegros, ingresos arancelarios, cuentas por cobrar, comprobaciones, mantenimiento mayor, obras en proceso y becas escolares, artísticas y deportivas (E) Validación de registro de cuentas por cobrar a estudiantes, ingresos, reintegros en efectivo e intereses (C) Validación del registro electrónico de cancelación de pasivo, inversiones y transferencias bancarias (C) Validación de registro electrónico de cuentas por pagar y comprobación de vales (C) Importación y validación del registro de los externos, emisión, cancelación y reposición de nómina (C) Cierre contable y emisión de estados financieros (C) Declaraciones informativas (C) Conciliaciones bancarias (C) Recepción y control de nóminas firmas y cheques cancelados (C) 13 de Mayo de

2 Definiciones y Terminología Son aplicables las definiciones de la Norma ISO 9000:2000, las contenidas en la Legislación Universitaria, así como los siguientes términos: Procedimiento: Informes presupuestales Conceptos adicionales Previsiones no irreductibles que pueden ser consideradas dentro del presupuesto de sueldos y prestaciones tales como: Plazas PROMEP, Programa de Categorización y Recategorización, Repatriados, Crecimiento Programado, MEIF, Convocatoria U.V. y los demás que indique la Dirección de Presupuestos. Procedimiento: Recepción y Registro de Subsidios Guía de Afectación Presupuestal y Contable del Manual de Procedimientos Administrativos, Reglamento de Ingresos y Egresos y las propias de este procedimiento. Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) Fondo Subsidio Documento en el que se registran contablemente las operaciones realizadas. Agrupación del registro de las operaciones financieras, tomando como criterio primordial el origen y destino de los recursos, así como si estos tienen o no restricciones para su aplicación. Aportaciones federales, estatales y municipales que percibe la UV para su operación, pudiendo ser ordinarios, adicionales y extraordinarios Procedimiento: Recepción y Registro de Ingresos por Servicios Académicos, Servicios de Apoyo Técnico y de Fuentes Privadas y Entidades Auxiliares Guía Contabilizadora (DGRF-C-GI-02) del Manual de Procedimientos Administrativos (UOM- GE-MI-02) en vigor, Reglamento de Ingresos y Egresos y las propias de este procedimiento. Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01) Recibo Oficial de Ingresos Documento en el que se registran contablemente las operaciones realizadas. Nombre genérico que se les da a los recibos utilizados por la Dirección de Ingresos para los cobros de los diferentes 13 de Mayo de

3 conceptos. Supervisor Cajero Reporte de Cajero Sesión de Cajero Organización Convenios Persona responsable de un Centro de Cobro incorporado al Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU). Persona encargada de realizar el cobro de los conceptos de ingresos en una Organización de UV. Documento generado por el SIIU en el que se relacionan los pagos de una sesión de cajero. Es la actividad del cajero al generar los recibos por pagos de los diferentes conceptos que cobra la UV. Entidad Académica o Dependencia de la UV que aparece en el Catálogo de Organizaciones del SIIU. Documento en el que se plasma el acuerdo de dos o más voluntades causando obligación. Se incluyen los contratos, acuerdos, adendas, proyectos, etc. Procedimiento: Recepción, Programación y Pago de Reintegros, Ingresos Arancelarios, Cuentas por cobrar, comprobaciones, Mantenimiento Mayos Obras en Proceso y Becas Escolares, Artísticas y Deportivas Código de Afectación Devolución Parcial Devolución Total Documentación Soporte Pago Directo Claves de fondo, dependencia, cuenta y programa que identifican las erogaciones de acuerdo al objeto del gasto; afectan al presupuesto y están contenidos en los catálogos del Manual de Procedimientos Administrativos (UOM-GE-MI-02). Documentación que no procede para su trámite en forma parcial. Documentación que no procede para su trámite en forma total. Documentación comprobatoria de las erogaciones que realicen las entidades académicas y dependencias con cargo a las partidas autorizadas en el presupuesto y que deben reunir los requisitos señalados en el Manual de Procedimientos Administrativos (UOM-GE-MI-02) y los señalados en éste procedimiento. Procedimiento de pago de documentos tramitados que no requiere de una orden de compra (pedido) o de un compromiso 13 de Mayo de

4 presupuestal; entendiéndose los siguientes: reposición de fondo rotatorio, facturas de proveedores, recibo de honorarios profesionales, recibo de arrendamiento, pago de impuestos (Tesorería), subsidios a sindicatos y asociaciones, cuotas, becas brigadas universitarias, servicios básicos regionales, programas específicos. Recurso Liberado SIIU Compromiso Presupuestal o Reserva Presupuestal Comprobación Cuentas por Cobrar Oficio S.A.F Banco Transferencia Orden de Pago Deposito Pago Directo Folio Es el recurso que a través de un acta solicita el comité técnico a la fiduciaria de la institución bancaria, para poder disponer del mismo. Sistema Integral de Información Universitaria Reserva del presupuesto de los documentos tramitados que no requiere de una orden de compra (pedido) y que esta sujeto a una comprobación o cancelación total. Documentación soporte de las erogaciones o reintegros de efectivo que disminuyen o cancela una cuenta por cobrar. Importes que estén a favor de la U.V. para ser recuperados con el reintegro de efectivo ó ejercidos con el gasto; llámese deudores diversos, gastos a comprobar, anticipos y cualquier cuenta que tenga la característica de recuperación. Oficio de autorización que emite la Secretaría de Administración y Finanzas para asignar el presupuesto para la realización de un trabajo determinado mencionado como techo financiero recurrente. Código que se asigna para identificar una cuenta bancaria. Registro de folios de diversos gastos para las diferentes Regiones (Veracruz, Orizaba, Poza Rica y Coatzacoalcos). Registro de folios de los cheques manuales de Moneda Nacional y Dólares. Registro de folios de proveedores que se realiza depósito bancario. Número asignado que identifica el documento a pagar (viáticos, 13 de Mayo de

5 vale, afectación presupuestal, liquidación). Aplicar contabilidad Es el registro contable de cada uno de los documentos que son aplicados. M. N Moneda nacional. Digitem Banca Net Empresarial Cancelación Estado de Disponibilidades Recibos de Ingresos Sesión Arancel. Sistema de Banamex utilizado para realizar la activación de los cheques. Sistema de Banamex utilizado para realizar deposito a proveedores Liquidación de la reserva presupuestal. Programa informático donde se registran los movimientos bancarios de las cuentas propiedad de esta Universidad. Pago realizado por el interesado por servicios que otorga la Universidad Veracruzana. Es la apertura de la operación de los recibos de ingresos en el día en SIIU. Termino que se utiliza para el Formato llamado Recibo de Ingresos (DGRF-I-FI-08). Procedimiento: Validación de registro de cuentas por cobrar a estudiantes, ingresos, reintegros en efectivo e intereses SIIU Reporte de folios de pólizas de diario ( FWRFOJV) Reporte diario de recibos de reintegros en efectivo (FWRRCSR) Reporte de póliza contable (FWRPOLI) Sistema Integral de información Universitaria. Es el reporte diario que genera la Dirección de Ingresos en donde se relacionan todas las pólizas F y J por concepto de ingresos. Es el reporte diario que genera el Departamento de Caja donde se relacionan las pólizas H y J por concepto de reintegros en efectivo y cheques cancelados. Reporte donde se reflejan los movimientos contables de la Póliza de Registro de Movimientos Diarios (DGRF-C-FI-01), y 13 de Mayo de

6 REPPOL/DGI. Reporte de pólizas por tipo de documento (FWRPTIP) Reporte de pólizas (REPPOL/ DGI) Estado de Disponibilidades Pólizas que genera la Dirección de Ingresos por movimientos capturados a través del sistema SIIU. Reporte de registro de movimientos por concepto de cobros arancelarios capturados a través del sistema único de cobros arancelarios (SUCA). Resumen que refleja el movimiento detallado de las cuentas bancarias en forma diaria por las entradas y salidas que se realizan en el Departamento de Caja Procedimiento: Validación del registro electrónico de cancelación de pasivo, inversiones y transferencias bancarias SIIU Sistema Integral de información Universitaria. Relación de Folios Emitidos PROMEP Relación de Pagos PROMEP Reporte de Movimientos por tipo de documento Transferencias Cheque Manual Se refiere a la relación de folios que se asigna a los documentos tramitados para pago, por los compromisos económicos contraídos con todas aquellas personas que de alguna manera realizan operaciones mercantiles con la U.V. Programa de Mejoramiento al Profesorado. Son aquellas becas PROMEP, que la Universidad paga a estudiantes que están considerados dentro de este programa y que pueden ser pagadas en dólares o moneda nacional, según sea el caso. Es la relación de Pólizas de Diario (J) que se generan por los movimientos de traspasos entre las cuentas bancarias, registro de reposición de cheques, registro del pago de pensión alimenticia y registro de las pólizas de deuda. Orden de Traspaso para efectuar depósitos vía electrónica a proveedores y a cuentas de Vice-Rectorías, por gastos tramitados en la Unidad Central. Se refiere a los cheques elaborados en forma manual, para el pago de compromisos urgentes 13 de Mayo de

7 Procedimiento: Validación de registro electrónico de cuentas por pagar y comprobación de vales No tiene definiciones Procedimiento: Importación y validación del registro de los externos, emisión, cancelación y reposición de nómina EQUINOM (Clave DGRF-C-OtI-01) Emisión Resúmenes Serie Total UV Región o Vicerectoría TXT Afenom Interfase Banner Nóminas Catalogo de equivalencias para conversión de claves nominales a claves contables. Se refiere a la elaboración de la nómina sin firmas y a la creación de archivos y reportes para su registro contable. Son los reportes que se generan después de la emisión de la nómina y detallen todas las percepciones y deducciones a nivel de región y total U.V., así como el importe neto por cada serie y en forma quincenal. Este nombre se le da a la codificación de las nóminas que se generan quincenalmente para su identificación, asignando números consecutivos y se controlan por tipos de nómina. Es el reporte que nos muestra el total de las percepciones, deducciones y el neto a pagar de toda la Universidad, por serie y por quincena. Se refiere a los campos universitarios que están situados en las ciudades de: Xalapa, Veracruz, Orizaba, Poza Rica y Coatzacoalcos. Archivo que contiene caracteres en letras y dígitos. Proceso mediante el cual se genera una póliza resumen, previo a la interfase al sistema Banner. Importación y validación de registros externos a Banner. Sistema que se utiliza para el registro contable de las operaciones financieras y presupuestales de la Universidad. Documento comprobatorio de pago de sueldos a los trabajadores 13 de Mayo de

8 de la institución Reintegros en Efectivo Pagos en exceso Cantidad que devuelve un trabajador al Departamento de Caja de la Institución. Pagos que no corresponden al trabajador Procedimiento: Cierre contable y emisión de estados financieros Estados Financieros Cierre Contable Se integran con el Balance General, Estado de Ingresos y Egresos, Balanza de Comprobación y Movimientos de Ingresos y Egresos de cada fondo y el consolidado. Comprenden además las Notas a los Estados, Estado de Origen y Aplicación de Estados Financieros y la Cédula de Sueldos y Gastos. Registro de los movimientos contables del período (mensual o anual). Registro Contable (Póliza) Es la afectación o asiento que se realiza en el sistema SIIU para incorporar datos a la contabilidad y que sirven de base para emitir la información financiera del periodo. Transferencias Deuda Ajuste Ajuste de Auditoría Reclasificación Son movimientos permanentes de recursos de un fondo a otro, con el objeto de ser utilizados para los propósitos del fondo que los recibe, representando para este último una entrada de transferencia (ingreso) y para el fondo otorgante del recurso una salida de transferencia (gasto). Cantidad de dinero que un fondo debe a otro y que constituyen obligaciones que se deben saldar. Asiento contable que se formula para modificar el saldo de las cuentas que por alguna circunstancia no reflejan la realidad en un momento determinado. Es un asiento contable que corrige un error detectado como consecuencia de un examen de cuentas practicado por un auditor interno o externo a la Universidad. Asiento contable que se formula para corregir la cuenta, fondo, dependencia o clave programática que por alguna circunstancia presentan errores en un momento determinado. 13 de Mayo de

9 Interfondos IPE IMSS SAR SIIU FWGREPO FGRPDTA FGRCASH FWRBCCF FGRBIEX FGRGLTA FWRBCCO FWRBGRC FWREDOC FWRCMIE Es la cuenta 1090 del Catálogo de Cuentas de la Universidad Veracruzana, misma que representa los movimientos bancarios de un fondo determinado, incluyendo los movimientos de la(s) cuenta(s) propia(s) del fondo así como de cuentas ajenas al mismo. Instituto de Pensiones del Estado. Instituto Mexicano del Seguro Social. Sistema de Ahorro para el Retiro. Sistema Integral de Información Universitaria. Forma Lanzadora de Reportes U.V. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Reporte de Actividad de detalle de Programa. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Ctrol. Cta. Interfondo Banco. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Balanza de Comprobación por fondos. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Exención saldo C/I Efec. Banc. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Actividad de transacción por fondo y cuenta. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Balanza de Comprobación. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Reporte de Balance General Consolidado. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Estado de Ingresos y Egresos Consolidado. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Resumen Consolidado de Movimientos de Ingresos y Egresos. 13 de Mayo de

10 Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. FWRBGRF FWREDOR FWRRMIE FGRACTG FTMFSYR FWROPNE FGRCTRL FGRTBEX FGRGLRL FGRENRL FGRTRNI FGRTRNR FGAJVCD FWIAPPD Reporte de Balance General por Tipo de Fondo. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Estado de Ingresos y Egresos. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Resumen de Movimientos de Ingresos y Egresos. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Proceso de Aplicación. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Forma de mantenimiento de Año Fiscal. Guía para la utilización de formas para el registro contable. Reporte de Compromisos Abiertos. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Control Libro Mayor Auxiliar. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Reporta Exenciones. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Reporte Adelantado de Saldo. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Paso Comprom. Presup. Abierto. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Proceso de Interfase de Transacción. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Reporte de error de transacción. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Forma de captura de pólizas de diario. Guía para la utilización de formas para el registro contable. Consulta de documentos pendientes de aplicar. Guía para la 13 de Mayo de

11 utilización de formas para el registro contable. FGAYRLM FWRFAUS CIDU ISR FWRCOME FWRINRE FWREOAR FWRCIMP PROMEP PIFI FWRPDTP FWRMTIP SEP CONACYT Forma de mantenimiento de Fin de Año. Guía para la utilización de formas para el registro contable. Auxiliar de saldos de cuentas. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad. Impuesto Sobre la Renta. En este caso (Impuesto de los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado). Estado de Ingresos y Egresos Comparativo de un Año Fiscal a Otro. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Integración de Remanente Financiero. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Estado de Origen y Aplicación de Recursos Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Reporte de cheques. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Programa de Mejoramiento al Profesorado Programa Integral de Fortalecimiento Institucional Reporte de movimientos de ingresos y egresos por dependencia. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Reporte de movimientos por tipo de documento. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Secretaria De Educación Pública Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología Procedimiento: Declaraciones informativas 13 de Mayo de

12 Emisión Indicador C Restauración Cancelación Icono Archivo Maestro Archivo Temporal Se refiere a la elaboración de la nómina sin firmas y a la creación de Archivos y Reportes para su registro contable. Clave con la que se marcan los números de personal a los que no se les debe hacer cálculo anual de Impuesto. Recuperación de un Archivo. Se refiere a los cheques devueltos o improcedentes y que originan un registro contable. Es el acceso directo (Dibujo), a un Programa Ejecutable o a un Archivo de Proceso de lotes. Es la base de datos o tabla que contiene los datos actualizados en un Sistema Computarizado Es la base de datos o tabla que contiene datos que se obtienen del archivo maestro, ya sea para actualizar o generar algún tipo de información. MPERSON Base histórica del Personal de la U. V. SIIU FWRWHLD FWRAUFC FWRHONA FWRDEPR SHCP SEFIPLAN FTMVEND Sistema Integral de Información Universitaria. Reporte de Status de Reporte 1099/Retención. Guía para la emisión de reportes de PRO*C Resumen del Registro Contable por Fondo y Partida. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Reporte de Honorarios y Arrendamientos. Guía para la emisión de reportes opción FWGREPO. Reporte de Declaración de Proveedores. Guía para la emisión de reportes de PRO*C. Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Secretaría de Finanzas y Planeación. Forma 13 de Mayo de

13 U.V. DIM DIMM Universidad Veracruzana. Declaración Informativa Múltiple. Declaración Informativa Por Medios Magnéticos Procedimiento: Conciliaciones bancarias Fideicomiso Figura jurídica mercantil en virtud de la cual un fideicomitente destina ciertos bienes a un fin lícito determinado, encomendando su realización a una institución fiduciaria. Fideicomisos actuales U.V.: PIFOP. PROMEP. PIFI. FIDEICOMISO DE SEGURIDAD SOCIAL PREMIO AL DECANO JUNIO MUSICAL SAR FIDEICOMISO SALA DE CONCIERTOS: Diferencia Cambiaria Programa Integral del Fortalecimiento al Postgrado. Programa del Mejoramiento al Profesorado. Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. Recursos que otorga la S.E.P. para el pago de prima por jubilación. Fideicomiso para estímulo a académicos, investigadores y ejecutantes distinguidos. Recursos que otorgó CONACULTA para el desarrollo del evento, llamado Junio Musical, que organiza la Universidad en el mes de junio de cada año. Sistema de Ahorro para el Retiro, creado según Gaceta Oficial de fecha 3 de mayo de Creado para la construcción de la Sala de Conciertos de la Universidad Veracruzana. Resultado de comparar el saldo bancario en dólares de una cuenta, al tipo de cambio del ultimo día del mes, deduciendo los cheques en circulación, contra el saldo contable. Con esté resultado se hace el registro contable de actualización mensual de la cuenta bancaria correspondiente. 13 de Mayo de

14 Plusvalía Bancaria Conban Conci Serie Emisión Cancelación SIIU FGRGLTA FWGREPO FWRAUFC GWACARD FWPCONC FAABREC FARBREC Es el rendimiento derivado de valores. Beneficio derivado del margen del valor por encima de los costos financieros. Sistema de Conciliación Bancaria. Programa especial para asignar el número magnético a los cheques de sueldos. Este nombre se le da a la codificación de las nóminas que se generan quincenalmente para su identificación, asignando números consecutivos que se controlan por tipo de nómina, ejemplo: Serie 1-18, equivale a la nomina normal y a la 2ª quincena de septiembre. Se refiere a la elaboración de la nómina sin firmas y a la creación de archivos y reportes para su registro contable. Se refiere a los cheques devueltos o improcedentes y que originan un registro contable contrario a la emisión de los mismos. Sistema Integral de Información Universitaria. Actividad de Transacción por Fondo y Cuenta. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Forma Lanzadora de Reportes U.V.. Guía para emisión de reportes opción FWGREPO. Resumen del Registro Contable por Fondo y Partida. Guía para emisión de reportes opción FWGREPO. Forma de carga de archivos. Guía para la utilización de formas para el registro contable. Carga de estados de cuenta de BANNER. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Forma de conciliación de cuenta bancaria. Guía para la emisión de reportes y procesos de PRO*C. Reporte de Saldo de Conciliación Bancaria. Guía para la emisión 13 de Mayo de

15 de reportes y procesos de PRO*C. BANXICO Banco de México. 1.- Mecanizada Suplencias. TIPOS DE NÓMINA: 3. - Express Pagos Eventuales Becas de trabajo Pensión Alimenticia 7. - Apoyo. Procedimiento: Recepción y control de nóminas firmas y cheques cancelados SIIU Emisión Resúmenes Serie Sistema Integral de Información Universitaria. Se refiere a la elaboración de la nómina sin firmas, y a la creación de archivos y reportes para su registro contable. Son los reportes que se generan después de la emisión de la nómina y detallan todas las percepciones y deducciones a nivel de región y total U.V., así como el importe neto por cada serie y en forma quincenal. Este nombre se le dá a la codificación de las nóminas que se generan quincenalmente para su identificación, asignando números consecutivos para identificar la quincena así como el tipo de nómina que corresponda por ejem: Serie 1-18 que equivale a la Nómina mecanizada normal; Serie 2-18, que corresponde a las Nóminas de Suplencias, Serie 3-18, que corresponde a las Nóminas Express, Serie 4-18, que corresponde a las Nóminas Express de suplencias; 5-18 que son las Nóminas de pagos eventuales, y 6-18 Nóminas de Becas, 7-18 Nóminas de Pensión Alimenticia 12-18, que es la serie con la cual se paga al personal de apoyo. El último número (18), corresponde a la quincena que se está pagando. 13 de Mayo de

16 Total U.V. Región TXT.DAT UNIX CAUSA 01 CAUSA DIFERENTE DE 01 Es el reporte que nos muestra el total de las percepciones, deducciones y el neto a pagar de toda la Universidad por serie y quincena. Se refiere a los campus universitarios que están situados en Xalapa, Veracruz, Córdoba-Orizaba, Poza Rica Tuxpan y Coatzacoalcos Minatitlán; los cuales se identifican con los dígitos del 1 al 5, de acuerdo al orden arriba mencionado. Archivo de cancelación con estructura para cargarse al SIIU, que contiene el Número de cheque e Importe. Archivo de cancelación de UNÍX, el cual es un Sistema Operativo, que contiene el Número de cheque nominal, Número de cheque magnético, Importe y Causa de Cancelación. Núcleo de su Sistema Operativo de tiempo compartido, que controla los recursos de una computadora y los asigna entre los usuarios, incluye también programas esenciales, entre ellos compiladores, editores, programas desarrollados por usuarios para ser ejecutados en el sistema. Son cheques cancelados por no cobrar oportunamente los interesados, pero si les corresponde el pago. Son cheques cancelados definitivamente por no proceder su pago. 13 de Mayo de