DIRECCION FINANCIERA CONTABILIDAD GENERAL Teléfono de febrero Consejo Universitario

Transcripción

1 25 de febrero 2015 PARA: DE: Consejo Universitario Mag. Carlos Chaves Quesada Jefe, Oficina de Contabilidad ASUNTO: Informe de Labores Periodo CODIGO: OCG Adjunto envió el Informe de Labores correspondiente al periodo CC. Mag. Luis Guillermo Carpio Malavassi - Rector Licda. Ana Cristina Pereira Gamboa Vicerrectora Ejecutiva ai Mag. Mabel León Blanco Dirección Financiera Mag. Juan Carlos Parreaguirre - Centro de Planific. y Programación Institucional Archivo

2 Dependencia: Responsable: Oficina de Contabilidad General Mag. Carlos Chaves Quesada Contador General Período de Gestión: al Fecha: 25 de febrero 2015 Código: OCG OBJETIVO GENERAL DE LA DEPENDENCIA Mantener bajo las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, registros oportunos, veraces y confíales de las transacciones que realiza la UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA así como la elaboración de los correspondientes Estados Financieros ESPECIFICOS Revisar, clasificar y registrar la documentación correspondiente a los ingresos que percibe la Universidad Estatal a Distancia en cada uno de los procesos, como lo son: inversiones, matrícula y venta de servicios así como los egresos en que incurre como el pago a proveedores, planilla de salarios y otras actividades financieras de la Institución, orientada a brindar información clara y oportuna a las autoridades Universitarias para la toma de decisiones. Servir de fuente de información veraz y oportuna en la elaboración de los informes de costos de producción, que sirvan en la toma de decisiones a nivel Ejecutivo. Elaboración de informes, estudios y análisis de costos a las diferentes unidades de la Universidad, para los diferentes Proyectos Institucionales. Desarrollar y mecanizar el programa de costos de la editorial. Garantizar el reflejo exacto de los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Capital. Liquidaciones de Derechos de Autor y de Inventarios Físicos anuales de Activos y Materiales. INTRODUCCIÓN: Se detalla a continuación un resumen de las principales actividades desarrolladas por los diferentes Procesos de la Oficina, a saber: Resultados, Costos y Balances, relacionados con el programa o plan establecido por la Oficina de Contabilidad durante el periodo que abarca este informe.

3 INFORME ANUAL DE LABORES LOGROS CONCRETOS ALCANZADOS DURANTE EL AÑO. PROCESO DE RESULTADOS MATRICULA: Es la actividad esencial, nuestra razón de existir como Institución de Educación Superior, para el periodo que abarca el presente informe destaca como un éxito la disminución en el uso del papel, este logro fue gracias a la coordinación entre las oficinas de Contabilidad y Tesorería, actualmente solo trabajamos en base a la información cruzada entre el SAE, el AS/400 y los estados de cuenta emitidos por cada uno de los bancos y agentes recaudadores externos autorizados, no obstante nos queda como meta, el pase automático de la información, desde la fuente generadora o encargada hasta nuestros archivos en Contabilidad, el ante- proyecto ya se ha elaborado, e incluso se le han hecho modificaciones por razones de disponibilidad de los analistas de sistemas, se encuentra en lista de espera por prioridades según determine la administración. DIFERENCIAL CAMBIARIO: El tipo de cambio es utilizado para cada transacción registrada en otra moneda, hoy día permite visualizar el tipo de cambio en los listados impresos de las relaciones de movimientos bancarios, se visualiza el registro histórico por documentos en otras monedas y el tipo de cambio aplicado, no obstante no se le está sacando todo el provecho a esta mejora (el tipo de cambio se actualiza automáticamente en el sistema pero no está ligado a movimientos bancarios) CONCILIACIONES BANCARIAS: Proceso filtro de la Unidad de ingresos, permite la actualización oportuna de la documentación, cumpliendo con los objetivos propios de la Oficina en cuanto al control, clasificación y registro de todas las transacciones que se procesan mensualmente. La actividad descrita se refuerza con la retroalimentación que se recibe de los responsables de la Unidad de Ingresos de Tesorería, las Librerías y los Ejecutivos de Cuenta de los Bancos. Este proceso actualmente requiere de más apoyo tecnológico, puesto que se ve impactado por los cambios en el entorno financiero, y es un instrumento que además de ser parte del proceso contable, es muy significativo sobre todo con las nuevas tendencias de control y evaluación del riesgo. A nivel del AS 400 es el que tecnológicamente se ha quedado estancado, es imperativo que la solicitud o requerimiento de mejora que se envió a la DITC, (1) se le dé prioridad. Requerimos focalizar todo esfuerzo y soporte tecnológico a este proceso y que sea 100% automatizado, pero sobretodo de calidad, tomando en cuenta en todo momento el parecer, las necesidades y sugerencias de los usuarios, quienes son los que van a trabajar con el sistema. En Octubre 2012, se elaboró la solicitud para el requerimiento respectivo de automatización cubriendo aquí una primera etapa, la cual fue acogida con mucho interés de parte de la DTIC. El estatus del requerimiento de parte de la Unidad Ejecutora se nos informó que está planeado iniciar a desarrollarlo para el segundo semestre 2015, fecha probable. Sobre el requerimiento anterior se nos permitió hacer un Addendum, en lo que respecta a la inclusión manual de los documentos.

4 INVERSIONES: En este año 2014 trabajamos con un portafolio de inversión ajustado al entorno financiero político, institucional y nacional que estábamos viviendo por lo que vario con respecto a años anteriores, se puede catalogar como muy conservador. En el mercado secundario o recompras no participamos, en el tercer trimestre 2014, el resto del portafolio estuvo compuesto por instrumentos de certificado de depósito a plazo, conocidos como CDP, cabe indicar que en este periodo, no solo se trabajó con instrumentos en colones; en las siguientes modalidades CDP con cupón al vencimiento, en los que pasan los cuarenta y cinco días, CDP desmaterializados con montos de inversión relativamente bajos y los electrónicos conocidos como DEP, que son montos relativamente altos pero el plazo de inversión es muy corto. Es muy importante para la institución, la formación de una Comisión de Valores, y si existe ya, Contabilidad debe tener un representante en dicha comisión; también es importante la capacitación y actualización en el tema de mercado de valores bursátiles para todos los funcionarios involucrados Se mantiene la conciliación mensual del rubro de inversiones con la Oficina de Tesorería y con los estados de cuenta recibidos por parte de las instituciones donde tenemos inversiones. Se genera informes mensuales sobre ingresos por intereses de los instrumentos de inversión, que pasan a ser suministro para los informes que prepara la Oficina de Control de Presupuesto. ACTIVIDADES EN PROCESO: REGISTRO DE INGRESOS: 1. Centros Universitarios Como se ha manifestado en informes de años anteriores, los Centros Universitarios han desarrollado con éxito los procesos de ingresos de Matrícula, tanto en la confección de recibos como los movimientos diarios de Caja, en el Sistema AS 400. La automatización de este proceso sigue en evaluación por parte de la Unidad de Ingresos puesto que se siguen dando importantes inconsistencias las que al día de hoy, siguen en proceso de revisión tanto por la DTIC, como por esta servidora. Sostuvimos una reunión, para analizar la problemática que se genera en el registro contable de estos documentos, ocasionada por la tardanza en el trasiego de los documentos físicos, aspecto que debe replantearse, pues la información llega al sistema en forma automática una vez que el usuario la digita, esta información se puede trabajar y cotejar con el estado de cuenta bancario, evitando atrasos en el trasiego y el uso de tanto papel. 2. Ingresos captados con Tarjetas, dada la tendencia al uso de tarjetas, o dinero plástico, se puede decir que aproximadamente el 90 % de los recursos propios es captado por este medio, no obstante se debe de procesar en forma manual con el informe emitido por la Unidad de Ingresos de Tesorería, y los estados de cuenta emitidos por los Bancos Nacional y Costa Rica es urgente que este proceso se automatice. Situación idéntica a la anterior, el Banco genera un archivo, y como tal debería pasar a Contabilidad.

5 3. Ingresos captados por entes recaudadores autorizados, ha disminuido bastante la recaudación por este medio, no obstante el cobro de la comisión es muy bajo, motivo para mantener la negociación con estos entes. LIMITACIONES PRSENTES EN EL PERIODO: 1. Es importante que se revise el trasiego de documentos soporte de los registros contables, no es concebible que haya documentos que tarden más de un mes en llegar a nuestra Oficina. 2. De parte de la DITC, recibimos durante el periodo del informe un mejor servicio, no obstante seguimos con tiempos de respuesta a nuestras solicitudes muy largos. 3. Capacitación a los colaboradores de la Unidad de Ingresos en materia presupuestaria, legal, contable y otra que nos permita mejorar nuestro quehacer diario. Optimizar la transferencia de información vía sistema AS400 recibida de Tesorería y las otras fuentes generadoras. 4. Actualización en materia financiera y bancaria. AREAS DE MEJORA: Originar el trabajo en equipo. Apertura y capacitación en la comunicación, no solo a lo interno de la Oficina sino con las demás dependencias Delegación de funciones y establecimiento de responsabilidades. Insisto una vez más en trabajar en La Gestión del Talento ya que se están desperdiciando competencias. Es recomendable coordinar con las otras universidades públicas en miras de la implementación de las NIC s SP, solo la UNA implemento dicha normativa, lo que hace sano que asesoren con la experiencia, y a nivel país las instituciones que las han implementado evaluar el aporte, errores, carencias. etc. En materia contable como Universidad pública que representamos podemos hacer grandes aportes si apostamos a cambios y estructuras sin salirnos de la doctrina contable, ejemplo la parte de activos fijos está muy estancada, y en otras Universidades fuera del país han desarrollado métodos de registros más eficientes y simples. PROCESO DE COSTOS LOGROS CONCRETOS ALCANZADOS DURANTE EL AÑO Contabilidad General Se determinó el costo de los libros y otros materiales institucionales impresos en la Editorial, así mismo como la recolección, digitación, investigación, análisis y supervisión de los estudios e informes solicitados por las autoridades de la universidad.

6 Registro y control de Informes de Producto Terminado y cierre contable dic a nov Inventario físico de libros de las bodegas de distribución de materiales y librerías. PRESENTACION DE INFORMES, VARIOS Dirección Editorial Informe de costo del producto terminado de los diferentes libros de Línea Editorial, Línea Didáctica e Impresos varios liquidados en este periodo 2014, se concluyó un aproximado de 2533 títulos con un costo general de ,56, desglosado de la siguiente manera: Línea Editorial: 63 títulos de libros con un costo de ,43 Unidad Didáctica: 368 títulos de libros con un costo de ,81 Otros Productos Imprenta: 9 títulos con costo de ,54 Otros Productos Formular: 2033 trabajos con un costo de ,78 Del rubro de otros productos de imprenta, venta de servicio, se contó con una producción de 60 títulos (entre ellos libros, coediciones, folletos, afiches, carpetas, folder, etc.) con un costo total de producción de ,59 y un costo general por precio de venta de ,53 con un margen de utilidad de ,94 - Convenios UNED-INAMU (Instituto Nacional de la Mujer), UNED-COSEVI (Consejo de Seguridad Vial), UNED-Teatro Mélico Salazar (Uso de Instalaciones), UNED-Teatro Nacional (Uso de Instalaciones), ASOINGRAF, Sr. Bryan Barahona Martínez, CONARE, Rosa María Vindas, Chana Guitreiman. Informe de producción terminada anual por productos en proceso: Materiales ,98 Mano de obra D ,71 y Gastos Indirectos de Fabricación ,87 para un total de ,56 Materiales M.OD. GIF Línea Editorial , , ,35 Unidad Didáctica , , ,67 Otros Prod Imprenta , , ,93 Otros Prod Formularios , , ,92 Inventario físico mensual de planchas, color key, papel Day lux, y películas utilizados en el departamento productivo de Pre-prensa (insolado y fotomecánica) de la Editorial. Costos en general y preparación grafica de la Unidades didácticas. Labores de apoyo a la Dirección Editorial en cuanto a cálculos de materia prima, cotizaciones e informe de costos predeterminados de productos en proceso. Informe General Materiales- Mano de Obra y Gastos Indirectos de Fabricación Cierre de 510 órdenes de producción, trabajos realizados durante 1998 al 2013 correspondiente a la línea de otros productos y formularios. Informe de cuentas 1135 por año para periodo Solicitud sistema de costos automatizado.

7 Revisión de Procesos edición, pre prensa y prensa, (equipo, depreciación, pólizas etc.) Archivo de todo el proceso de Costos para el periodo 2014 (Asientos, Informes, Cuadros) Informe de Gastos y cálculo del costo de venta del Manual del Conductor. Participación en Comisión para organización Carrera UNED Sin Límites. Informe de ingresos por donaciones a la comisión Carrera UNED Sin Limites Participación y asesoría en procedimientos de las Librerías en caso de quedar sin electricidad. Creación de Fórmula para venta de servicios y actualización de precios en offset y digital. (Se realizan diferentes cálculos y ajustes para la fórmula de impresión offset y digital tanto en la Mano de Obra, estimación de tiempos, tipos de materiales, rendimientos de las máquinas, depreciación, etc.). Informe detallado de varios libros (Mapachín, descubramos juntos) para realizar pruebas en las fórmulas de cotización vs costo real. Creación comisión de Costos para Actualización de Fórmula Venta de Servicios Offset y Digital Análisis del costo entre offset - digital para los títulos Lenguaje Realidad Social, Nuevo mundo Español como segunda lengua, Países fluviales de Costa Rica, El método del buen gobierno, Charlas de jardín etc. Informe de costos de producción detallado de los Libros Historia de la Cultura, Elementos de Estadística Descriptiva e Instituciones Político Económicas de Costa Rica. Informe costo unitario de los libros Volcanes de Costa Rica desde el 2000 (Mario Alfaro). Cuadros de gastos ferias del 2006 al 2014 marzo, Ofidive. Asesorías varias estudiantes de la Universidad de Costa Rica. Proyecto de aplicaciones prácticas de los conocimientos adquiridos, estructura de costos, manual de cuentas, criterios asignados, ciclos contables, costo de producción a través de diferentes modelos de costos. ACTIVIDADES DE PROCESO Actualmente el proceso de la contabilidad de costos se lleva manualmente, se ha solicitado en diferentes oportunidades un software del sistema de Costos que facilite las labores de inclusión, revisión y clasificación de los diferentes procesos de materiales, mano de obra y gastos indirectos. Además otro sistema que incluya una base de datos para poder realizar los diferentes estudios que solicitan las dependencias de la Universidad. Proceso de contabilidad de costos: Confección de tarjetas de órdenes de producción de control de trabajo. Confección de tarjetas de mano de obra directa. Cálculos aritméticos y anotaciones en requisiciones de materiales directos e indirectos, registros de órdenes de producción para Unidad Didáctica, línea editorial y otros formularios. Elaboración de cuadros de inventario del proceso de insolado y fotomecánica, así como los materiales consumidos en estos procesos (planchas, película, papel day lux, etc.) en las diferentes órdenes de producción.

8 Elaboración de cuadros, resúmenes, revisión y codificación de cheques, caja chica correspondiente a la cuenta 1160, Cuadros de planilla, materiales directos e indirectos, mano de obra directa e indirecta y gastos indirectos de fabricación. Elaboración del cierre de órdenes de producción que se han dado por terminadas, y anuladas según reporte del taller de producción. Cálculos aritméticos para obtener el costo total y unitario de producción, en cada una de las órdenes liquidadas. Conciliación de cuadros de producto terminado de Dídima, de despacho, con informes y recibos de salida de producción de taller. Cierre mensual de los saldos de las cuentas auxiliares, con las del mayor, de Materiales Directos, Mano de Obra Directa y Gastos Indirectos de Fabricación. Conciliación cuentas productos en proceso cotejados en los estados financieros. Confección y mayorización de asientos de diario, y cuadros de producto terminado. Proceso Inventario: Asientos de entrada de: Producción UNED, Adquiridos y en consignación y por donación. Asientos de devoluciones: de estudiantes a bodega, de librerías a OFIDIME, entre librerías y de bodega a bodega. Asientos de movimientos Inter bodegas. Asientos liquidaciones de librerías con Administración privada y ventas en consignación librerías Asientos ventas de contado librerías, ferias, a crédito y consignación. Conciliaciones cuentas de inventario y saldo menores. Proceso General: Auxiliares Cuentas x Cobrar a todos los funcionarios. Auxiliares Cuentas x cobrar venta de libros a Instituciones públicas y a otras instituciones de enseñanza PROCESO DE BALANCES INTRODUCCION: Este proceso tiene a cargo todo lo relacionado con el recibo, clasificación, registro y control de los movimientos contables de los siguientes sub-procesos: 1). Bodegas de Almacén General (Materiales y Suministros), Laboratorio (Materiales de Laboratorio) y Editorial (Materias Primas para la confección de materiales didácticos y otros) 2). Derechos de Autor 3). Los activos Fijos propiedad de la Universidad 4). Cuentas por Pagar. Entre las principales funciones de este proceso se pueden citar las siguientes: Registrar los movimientos financieros que afectan las cuentas propias de balance. Verificar mensualmente el registro de depreciaciones, amortizaciones o agotamiento según corresponda.

9 Verificar mensualmente y antes de cada cierre que los auxiliares concilien con las cuentas de Mayor. Rendir periódicamente informes a la jefatura. Ofrecer a los usuarios de los servicios, eficiencia y buen trato. Coordinar y realizar los inventarios físicos anuales, tanto de activos fijos como de las bodegas de Materiales y Suministros, Laboratorio, Editorial. Registrar los movimientos contables relacionados con las Cuentas por Pagar de la Institución. LOGROS ALCANZADOS DURANTE EL AÑO Durante este período los logros alcanzados son: 1. Cierres contables de los meses de Noviembre 2013 y Diciembre 2013 y de Enero 2014 a Noviembre 2014 (Este último mes quedó finalizado en un 90%). 2. Registro, revisión y control de los activos fijos adquiridos por la Universidad correspondiente al periodo antes mencionado, así como las inversiones en infraestructura que se llevaron a cabo en ese mismo periodo. 3. Inventario de Activos Fijos en: - Las Bodegas de: Almacén General-Editorial y Laboratorio 4. Conciliaciones Mensuales en: - Inventario de Materiales (Hasta Diciembre 2014) - Activos Fijos (Diciembre 2014*) 5. Conciliaciones Acumuladas en: - Activos Fijos (Hasta Diciembre 2014*) - Inventario de Materiales (Hasta Octubre 2014) 6. Auxiliar de los Gastos Pagados por Anticipado - Seguros - Derechos de Autor - Licencias y Permisos 7. El módulo de cuentas por pagar se encuentra al día, por ser un sistema que se trabaja diariamente, y con interface con Contabilidad General. 8. Atención de la Auditoria Externa para la revisión del periodo Actualización de los responsables de activos fijos en los diferentes Centros Universitarios de la Universidad. * Con la incorporación de un nuevo funcionario Luis Sánchez Rivera al proceso de Activos Fijos, se ha retomado las Conciliación de Activos; tanto la Conciliación Mensual y la Conciliación

10 Acumulada, buscando actualizar dichas conciliaciones y confeccionando los Ajustes respectivos, pero no sin antes pasar dicho funcionario por el proceso de inducción respectivo. ACTIVIDADES EN PROCESO Las actividades en proceso de este período son: Ø Actualización de la conciliación acumulada de las cuentas contables de los Activos Fijos de la Institución. (El mismo con su respectivo auxiliar y realizando los ajustes respectivos). Ø Actualización de la conciliación acumulada de las cuentas contables en las Bodegas de: - Almacén General - Editorial - Laboratorio Las mismas se encuentran en la siguiente situación: Las cuentas y 1100, se encuentran a Octubre Y la y 1500, se encuentran a Octubre En proceso los ajustes respectivos entre cuentas. Las mismas con sus respectivos auxiliares. Ø Finalización del 50% restante del cierre contable del mes de Noviembre 2014, y además cierre contable del mes de Diciembre del ACTIVIDADES PROGRAMADAS PARA ESTE AÑO: Ø Ø Ø Continuar con los Procesos de Inventarios Físicos de Activos, tanto en la Sede Central, como en los respectivos Centros Universitarios. Realizar estudios sobre las cuentas de Obras en Construcción, con el fin de limpiar los saldos de dichas cuentas y actualizar dichos saldos. Actualizar los saldos de las cuentas de Terreno, Edificios y Software. DERECHOS DE AUTOR El presente es un resumen sobre el trabajo realizado en la Actualización y Pago de los Derechos de Autor, DEA, durante el período 2014, el cual constituye una continuación del iniciado en el año 2007 hasta hoy. Objetivo Principal: Elaboración, Ejecución y Control en el Proceso de Liquidaciones de Derechos de Autor, dentro de las Normas y Principios Contables, que garanticen información correcta de los registros que la Contabilidad maneja. Lo anterior ha permitido continuar con las siguientes funciones:

11 1. Confeccionar el Estudio y Cálculo de las Liquidaciones para pago y amortización por adelantos de Derechos de Autor. 2. Mantenimiento de Bases de Datos: Se actualizan la Información Personal de los Autores 3. Investigar, Consultar e Informar: Se deben realizar investigaciones propias del proceso para conocer la situación de cada autor con respecto a sus derechos y presentar resúmenes e informes diariamente a los autores y a las jefaturas cuando estas así los solicitan sobre los avances y pagos a realizar o realizados. 4. Atención Personalizada de Autores, y gestión de trámite para el respectivo pago de las liquidaciones por Derechos de Autor debidamente revisadas y autorizadas a los autores y autoras. 5. Apertura y mantenimiento de Archivos: actualización de la información de los Expedientes de los Autores que se encuentran en el Archivo General como en el Archivo de la Oficina de Contabilidad con la Información de las Liquidaciones y Pagos realizados. 6. Confección y contabilización de Asientos de Diario y de Ajuste correspondientes a las amortizaciones por adelantos por derechos de autor. 7. Mantenimiento del Auxiliar de la Cuenta de Adelantos de Derechos de Autor. 8. Mantenimiento del Auxiliar de Cuentas por Pagar Proveedores. 9. Actualización de Libros Contables Participación y colaboración en funciones y actividades varias relacionadas con el quehacer diario y planes de trabajo de la oficina Los resultados al final del periodo según el seguimiento y trámite dado para el pago a los autores de cada uno de los estudios realizados y liquidaciones tramitadas Liquidaciones tramitadas y pagadas durante el periodo Liquidaciones Pendientes de Pago y Amortización del Amortizaciones DEA Contabilizadas del Total 471