SECRETARIADO ADMINISTRATIVO

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1 Clase 1 y 2. Módulo 1: Conceptos Generales LAS ORGANIZACIONES. Concepto: Es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. Elementos básicos: Dos o más personas que la formen. Uno o más objetivos básicos. Metas específicas: implica la cuantificación de los objetivos, darle valor numérico ($) Recursos para lograr sus fines (bienes económicos) Actividad ejercida para lograr metas y objetivos a cargo de la organización y/o de terceros. Inserción dentro del contexto con el que interactúa. Clases: Según sus fines y objetivos: Con fines de lucro: las empresas. Sin fines de lucro: con fines: comunitarios, religiosos, culturales, políticos, deportivos, Según su forma jurídica: unipersonales, sociedades (colectivas, S.R.L., capital e industria, en Comandita por acciones, sociedad anónima, etc.). Según la forma de integración del capital: estatales, privadas, mixtas. Según el origen de su capital: nacionales, extranjeras, multinacionales. La administración intenta combinar los bienes y la actividad humana (esfuerzo físico e intelectual) de la mejor manera posible para cumplir con los fines de la organización y satisfacer a las partes que interactúan con ella (clientes, etc.). El administrador en el curso de su gestión debe: Tomar decisiones. Actuar con lo oportunamente decidido (acción). Controlar los resultados alcanzados por efecto de la acción. La Empresa. Toda empresa es un ente o persona de existencia física o jurídica que tiene como último objetivo obtener el máximo de ganancias razonables para lo cual realizará actividades. Actividades: Industriales: compran materias primas (insumos provenientes de la naturaleza), elaboran productos y los venden. Comerciales: compran bienes para revenderlos en el mismo estado. Servicios: aquí no se compra nada sino lo que hay son prestaciones de servicios, o sea satisfacen necesidades humanas, respondiendo a la demanda.

2 Organigrama. Un organigrama es una representación gráfica de la estructura de una organización que revela: División de funciones. Líneas de autoridad Niveles jerárquicos. Canales de comunicación. Jefes de cada grupo de empleados. Relaciones entre los distintos departamentos. AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos). Los Documentos Comerciales. Clases de comprobantes: Nota interna de pedido: para solicitar una compra, detallando los bienes requeridos. No origina registración. Pedido de cotización: formulario emitido por el sector de compras, indica las características de los bienes a adquirir y es completado por los proveedores los cuales indican precios y demás condiciones de venta. No origina registración. Orden de compra: se utiliza para la compra de ciertos elementos a un determinado proveedor definiendo los aspectos integrales de la transacción. Deberá estar firmado por el responsable autorizado de la empresa compradora e implica el compromiso de comprar en las condiciones estipuladas. Remito: se emplea para detallar y acompañar físicamente el material objeto de la transacción, como testimonio de entrega efectiva al comprador, quien lo firma. La fecha del remito, resulta indicativo del momento en el que se perfecciona la venta comercial.

3 Factura: actúa como liquidación de la venta para el vendedor y como notificación documental del la deuda para el comprador. Incluye: enumeración de la documentación previa (remito, orden de compra), material vendido, descripción, cantidad, precio unitario y total, total bruto, bonificaciones (si las hubiere), IVA, condiciones de pago. Orden de pago: formulario que inicia la secuencia operativa para los pagos. Según la organización interna puede o no ser utilizado para registrar el pago. Nota de débito: utilizado por el vendedor para comunicar al comprador el incremento de la deuda de este último. Nota de crédito: utilizado por el vendedor para comunicar al comprador la disminución de la deuda de este último. Nota de pedido: se utiliza para tomar los pedidos de los clientes de acuerdo a las condiciones pactadas. Indicará el material solicitado, descripción, cantidad, precio y condiciones de pago y entrega. Recibo: se utiliza como constancia de la recepción de algo, habitualmente cancelatorio de una deuda preexistente. Se deberá indicar el elemento recibido, su valor completo en letras y números, el concepto por el que se recibe y firma del receptor. Pagaré: es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra o a quién ésta indique una cierta suma de dinero, en una fecha establecida y en un domicilio determinado. Incluirá: vencimiento, nombre del beneficiario, el importe a pagar en letras y números, nombre y domicilio de pago del firmante y firma. Cheque: es una orden de pago en favor de una persona física o jurídica por la cual el banco correspondiente deberá pagar si el firmante tiene fondos en la cuenta corriente o autorización para girar en descubierto. Diferentes formas de los cheques: - Cheque al portador: es el que no tiene nombre del beneficiario, se transmiten mediante simple entrega y se cobra en ventanilla por el que lo presenta. - Cheque librado a favor de una persona: es el que solo se transmite de una persona a del endoso. El banco se lo pagara, primero verificando la identidad de esa persona. - Cheque a favor de una persona con la cláusula no a la orden: es el cheque que no se transmite por endoso. El banco solo lo paga a la persona cuyo nombre figura en el cheque, previa comprobación de su identidad, si se lo cobra en ventanilla. Cruzado: es para evitar que se pierdan o se roben, no lo pueden cobrar en ventanilla, sino que debe depositarlo en una cuenta. Certificado: es aquel en que el banco contra el cual fue girado, deja una constancia en el mismo, asegurando que el librador posee fondo en sus cuentas. De pago diferido: es aquel cuya fecha de emisión es diferente que la fecha de vencimiento (máximo 1 año). Tipos de Facturas: Si el contribuyente es un RESPONSABLE INSCRIPTO y le vende a otro RESPONSABLE INSCRIPTO emite una FACTURA A. Si el contribuyente es un RESPONSABLE INSCRIPTO y le vende a RESPONSABLE EVENTUAL, MONOTRIBUTO, EXENTO O CONSUMIDOR FINAL emite una FACTURA B.

4 Si el contribuyente es un RESPONSABLE EVENTUAL, MONOTRIBUTO, EXENTO y le vende a RESPONSABLE INSCRIPTO, RESPONSABLE EVENTUAL, MONOTRIBUTO, EXENTO O CONSUMIDOR FINAL emite una FACTURA C. Si el contribuyente realiza una exportación de bienes o servicios emite una factura E (específica para exportación). Nuevo: A partir del 20/10/2003 para aquellos Responsables Inscriptos que se inscriban como tal, los talonarios de facturas sufren modificaciones. Con respecto a la FACTURA B la misma queda sin cambio. Pero la FACTURA A se divide en tres: La Factura A como la que tratamos en la página anterior, que es para aquellos contribuyentes que su patrimonio (Inmueble y Rodados) superan lo anterioridad al 19/10/03 o de $ si ocurrió con posterioridad a dicha fecha. La Factura A con leyenda o sea con CBU Informada para aquellos contribuyentes que tengan menos de los montos indicados anteriormente respecto al patrimonio. La característica de esta factura es que para aquellas ventas mayores a $300 el contribuyente no cobra esa venta en mano sino por intermedio de un banco, o sea el cliente al cual le vendió por una suma mayor a $300 Debe depositar ese valor en la cuenta que figura en la factura. La Factura M también es para aquellos contribuyentes que tengan un patrimonio menor a los montos mencionados en el inciso a o sea que el contribuyente puede optar entre la FACTURA A CON LEYENDA o la FACTURA M. La característica de la factura M, es que para aquellas ventas mayores a $1.000 el cliente al cual le vendió debe inscribirse como agente de Retención, si vende menos de ese valor no es necesario.

5 Modelo de Cheque. Ejercicios: Confeccionar los comprobantes siguientes: 1. Responsable Inscripto le vende a otro Responsable Inscripto 100 unidades del artículo A a $1,20c/u + IVA. 2. Responsable Inscripto le vende a otro Responsable Inscripto 180 unidades del artículo A a $1,20c/u + IVA. Y 30 unidades del artículo B a $ 2,50c/u + IVA. 3. Nota de Débito remitida al cliente de la operación Nº 1 por recargo de fletes $18 + IVA. 4. Nota de Crédito remitida al cliente de la operación Nº 2 por devolución de 10 unidades del artículo B por hallarse defectuosa. 5. Responsable Inscripto le vende a otro Responsable Inscripto 50 unidades del artículo B efectuando un descuento del 5%. 6. Responsable Inscripto le vende a un Consumidor Final 80 unidades del artículo A y 10 unidades del artículo B. Confeccionar Remito. 7. Nota de Crédito emitida al cliente anterior por devolución de 15 unidades del artículo A. 8. Monotributista le vende a un Consumidor Final 50 unidades del artículo C a $ 16 c/u. 9. Responsable Inscripto le vende a Exento 10 unidades del artículo B. 10. Monotributista le vende a otro Monotributista 20 unidades del artículo C. 11. Responsable inscripto en IVA que tiene la factura M le vende a otro Responsable Inscripto 1000 unidades del artículo S a $ 105 cada una + IVA. 12. Responsable inscripto en IVA que tiene la factura A con leyenda y le vende a otro Responsable Inscripto 30 unidades del artículo G a $ 30 cada una + IVA. 13. Responsable inscripto (con factura A con leyenda ) le recarga fletes al cliente de la operación anterior por $25 + IVA. 14. Responsable Inscripto le vende a otro Inscripto 100 unidades del artículo A y 20 del B a los cuales se les recarga un 10% por pago con tarjeta de crédito. 15. Monotributista le vende a un Responsable Inscripto 30 unidades del artículo C. 16. Responsable Inscripto de la operación anterior le devuelve al Monotributista 10 unidades del artículo por hallarse defectuosas. 17. Exento le vende a un consumidor final $180 unidades del art. C con un descuento del 10%. 18. Consumidor final le devuelve al cliente de la operación anterior 10 del art. C por hallarse defectuosa. 19. Confeccionar recibos a los clientes de las operaciones 1 y 2 suponiendo que ambos abonan en efectivo. 20. Confeccionar pagaré a un plazo de 60 días a la Empresa Librería Mayorista S.R.L., poniendo tus datos como firmante. 21. Confeccionar un cheque diferido a nuestro proveedor Juan López SRL a 30 días, poniendo tus datos como firmante. 22. Confeccionar un cheque común a fin de cancelar el alquiler de nuestro local a la inmobiliaria Pepe García SA.

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