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1 SÍNTESIS Auditoría de Gestión al Proceso de Embargos de la Dirección Regional Norte INFORME AUDITORIA DE GESTION DIRECCIÓN REGIONAL NORTE Al proceso de embargos PERIODO: al AISRI Oficio de Comunicación de Aprobación por la Contraloría General del Estado: No DCAI, del 14 de enero de 2008 CAPITULO III RESULTADOS GENERALES INDICADORES Y REPORTES DE GESTIÓN EN EL PROCESO DE EMBARGOS AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN : 1 Elaborará indicadores o parámetros de gestión que permitan efectuar un seguimiento a temas de interés del proceso de embargos, tales como: monto de embargos en cuentas bancarias, monto de embargos de bienes muebles e inmuebles, quiebra de remates, donación de bienes embargados, costas y gastos procesales, lo cual permitirá contar con una herramienta de control de gestión que oriente la evaluación de la calidad del proceso de embargos LA GUÍA REFERENCIAL DE COBRANZAS DEBE INCORPORAR MÁS DIRECTRICES PARA EMBARGOS AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL: 2 En coordinación con los Responsables de las Áreas de Coactivas y Responsables de las Unidades Administrativas Financieras a nivel nacional, actualizarán la Guía Referencial de Cobranzas, contemplando normas, alternativas y procedimientos que se adapten a la realidad en el tema de embargos, la legislación vigente, a las necesidades de la administración tributaria en términos de eficiencia, eficacia y economía; así como la solución de los temas arriba comentados 1 / 7

2 SÍNTESIS Auditoría de Gestión al Proceso de Embargos de la Dirección Regional Norte 3 En coordinación con los Responsables de las Áreas de Coactivas analizará la aplicabilidad de los formularios constantes en los Manuales de Cobranzas anteriores a fin de determinar su funcionalidad en procura de estandarizar su uso y se considere incluirlos en la Guía Referencial vigente REGISTRO TRIBUTARIO DEL SERVICIO DE RENTAS INTERNAS REFLEJA UN GRAN ESFUERZO DE INFORMACIÓN Y CONTROL AL RESPONSABLE NACIONAL DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO TRIBUTARIO 4 En coordinación con el Responsable Nacional del Departamento Financiero Institucional y el Responsable Nacional del Área de Cobranzas definirán el contenido mínimo que debe reunir el Instructivo del Registro Tributario a fin de que sea una guía de fácil comprensión a los usuarios del mismo como a interesados de la información que se produce Se buscará la interrelación del Registro Tributario con el Sistema Contable Interinstitucional, a fin de que la información sea útil, consistente, oportuna y veraz, dentro de la cual se considerará la relacionada con el proceso de embargos INTEGRACIÓN DE SISTEMAS FACILITA LA GESTIÓN Y ACCESO DIRECTO A LA INFORMACIÓN A LOS RESPONSABLES NACIONALES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO INSTITUCIONAL Y DEL ÁREA DE COBRANZAS 5 Efectuarán los requerimientos necesarios en la nueva implementación del sistema financiero de la Entidad a fin de que se permita el acceso a la información de los embargos realizados por la Administración Tributaria a los funcionarios vinculados con el proceso, de tal manera que dispongan de reportes necesarios para su accionar y toma de decisiones 2 / 7

3 SÍNTESIS Auditoría de Gestión al Proceso de Embargos de la Dirección Regional Norte CAPITULO IV RESULTADOS ESPECIFICOS DEVOLUCIÓN DE LA CÁMARA DE SECADO DE MADERA POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE A LA RESPONSABLE DEL ÁREA DE COACTIVAS DE LA DIRECCIÓN REGIONAL NORTE 6 En base al Oficio 776 de 8 de junio de 2007 suscrita por el Rector de la Universidad Técnica del Norte, se servirá dejar sin efecto el acta s/n de 28 de abril de 2005 con la que se dona la cámara de secado de madera a la referida Institución y se proceda a direccionar el destino del mismo, conforme a la legislación vigente para estos casos, sin dejar de observar que la transferencia gratuita de los bienes sólo podrán hacerse a las instituciones de educación, asistencia social o de beneficencia que realmente lo necesiten DEPÓSITOS DE EMBARGOS EN TESORERÍA MERECEN IDENTIFICACIÓN OPORTUNA AL RESPONSABLE NACIONAL DEL ÁREA DE COBRANZAS 7 Supervisará mensualmente que cada Dirección Regional reporte a Tesorería los conceptos de las recaudaciones de procesos coactivos con el sustento de los depósitos al Banco del Pacífico y tomará acciones correctivas en casos de incumplimientos 8 Definirá con la Dirección Nacional de Planificación y Estudios el mecanismo más apropiado para ajustar la información estadística de aquellos depósitos que por no reportar los contribuyentes no es posible su imputación estadística REGISTROS AUXILIARES DE BIENES EMBARGADOS AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL 3 / 7

4 SÍNTESIS Auditoría de Gestión al Proceso de Embargos de la Dirección Regional Norte 9 En coordinación con los responsables del Departamento Financiero Institucional de la Dirección Nacional, Administrativo Financiero de la Dirección Regional Norte y del Área de Coactivas de dicha Regional definirán el proceso de coordinación, administración, registro, y control de: avalúos, reavalúos, remates y donación de bienes embargados 10 Definirá parámetros para la apertura de auxiliares contables en cuentas de orden cuando el caso lo amerite, en función de los principios generales del sistema de administración financiera de exposición de información e importancia relativa A LA RESPONSABLE DEL ÁREA DE COACTIVAS DE LA DIRECCIÓN REGIONAL NORTE 11 Remitirá en no más de 48 horas la documentación sustentatoria de los avalúos y reavalúos que se realicen a los bienes embargados al Departamento Administrativo Financiero de la Dirección Regional Norte a fin de que se contabilice correcta y oportunamente los valores de estos bienes PROCESO DE CÁLCULO, RECAUDACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE LAS OBLIGACIONES QUE TIENEN LOS ADJUDICATARIOS DE LOS BIENES REMATADOS PRODUCTO DE EMBARGOS AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO INSTITUCIONAL DE LA DIRECCIÓN NACIONAL 12 En coordinación con los Responsables de los Departamentos Administrativos Financieros de las diferentes Regionales diseñarán procedimientos contables que permitan realizar los registros pertinentes para el control de las deudas de los adjudicatarios de bienes rematados producto del embargo, de acuerdo con la normativa establecida por el Ministerio de Economía y Finanzas, para el control de las amortizaciones establecidas, a fin de que se mantenga consistencia y uniformidad de criterio en el registro contable a nivel nacional A LA RESPONSABLE DEL ÁREA DE COACTIVAS DE LA DIRECCIÓN REGIONAL NORTE 13 Hasta tanto se uniformicen criterios y apliquen los mecanismos y procedimientos de control interno a nivel nacional para las adjudicaciones de bienes rematados a plazos, dispondrá a los funcionarios de su área remitan la información que corresponda a esta modalidad de 4 / 7

5 SÍNTESIS Auditoría de Gestión al Proceso de Embargos de la Dirección Regional Norte pago al Departamento Administrativo Financiero de la Regional Norte para su correspondiente registro y control en cuentas de orden Asimismo, dispondrá se remitan con la debida oportunidad el detalle de los pagos efectuados por los adjudicatarios para su respectiva identificación y registro contable AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL 14 En coordinación con el Área de Inteligencia Fiscal y Lavado de Activos establecerán parámetros así como los controles posteriores que se requieran en los procesos de remates de bienes embargados, debido al riesgo de blanqueo de capitales que se pudieran presentar en estos procesos para la Administración Tributaria, sin que estas acciones interfieran en el proceso normal de remate EXPEDIENTES DE EMBARGOS AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL 15 En coordinación con la Secretaria Nacional se servirá analizar las normas y procedimientos establecidos en el Manual de Administración de Archivos de la Entidad y definirá por escrito los procedimientos que permitan efectuar adecuado control de los documentos que forman parte del proceso coactivo y dentro de éstos, de manera específica, los relacionados con los embargos en la Dirección Regional Norte; considerando la necesidad de contar con una secuencia lógica de los hechos y su respectiva numeración, desde su inicio hasta la entrega de éstos al Archivo de Central 5 / 7

6 SÍNTESIS Auditoría de Gestión al Proceso de Embargos de la Dirección Regional Norte CONTROL INTERNO INFORMÁTICO PERFILES Y USUARIOS DEL SISTEMA NACIONAL DE COBRANZAS AL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS DE LA DIRECCIÓN REGIONAL NORTE 16 Definirá para el caso del usuario JEORTIZ si los perfiles adicionales habilitados COB_COD_PAGOS y COB_COD_AGENTE se mantendrá de manera temporal o definitiva de acuerdo a las funciones que desempeñará el citado usuario en el Departamento de Cobranzas A LA RESPONSABLE DEL ÁREA DE COACTIVAS DIRECCIÓN REGIONAL NORTE: 17 Definirá y ejecutará conjuntamente con el Administrador Nacional del Sistema Nacional de Cobranzas una revisión periódica de los perfiles de usuario, la asignación de los mismos en el Sistema Nacional de Cobranzas para el Área de Coactivas y la revalidación de usuarios Los citados procesos deberán ejecutarse por lo menos una vez al año con el fin de efectuar una depuración e implementar las acciones correctivas necesarias en caso de identificar inconsistencias Adicionalmente, comunicará oportunamente cuando existan cambios administrativos y/o funciones por parte de los usuarios del Área de Coactivas a fin de que el Administrador Nacional del sistema proceda a desactivar los perfiles 18 Analizará y definirá el tiempo que requerirá disponer de un funcionario back up con el perfil de COB_COA_COORDINADOR para el Sistema Nacional de Cobranzas, de ser el caso que se decida mantener el mencionado perfil para el usuario back up Dispondrá que las actividades que realice en el aplicativo el citado usuario deberán ser en base a una autorización formal mediante correo electrónico o memorando recibidas por parte de la Responsable del Área de Coactivas 6 / 7

7 SÍNTESIS Auditoría de Gestión al Proceso de Embargos de la Dirección Regional Norte MULTI-SESIONES DE USUARIO DEL SISTEMA NACIONAL DE COBRANZAS AL RESPONSABLE NACIONAL DEL ÁREA DE COBRANZAS: 19 Solicitará al Director Nacional de Desarrollo Tecnológico asigne al funcionario responsable de su Dirección la implementación del control informático, de tal manera que permita controlar que un usuario pueda acceder al sistema mediante una sesión por usuario a la vez INFORMACIÓN MANTENIDA EN ARCHIVOS DE EXCEL AL RESPONSABLE NACIONAL DEL ÁREA DE COBRANZAS: 20 Dará seguimiento al proyecto de mejoramiento al Sistema Nacional de Cobranzas el mismo que fue aprobado en el Plan Anual Operativo de 2007, mismo que incluye el desarrollo e implementación del requerimiento funcional Mejoras al Sistema de Cobranzas, a fin de disponer en el aplicativo las mejoras que requieren los usuarios del Área de Coactivas a nivel nacional para el aplicativo (Workflow), y puedan utilizarlo de manera óptima 7 / 7

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