INSTRUCTIVO SOBRE EL USO DE LA TARJETA ELECTRÓNICA DE COMPRA DE COMBUSTIBLE

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1 INSTRUCTIVO SOBRE EL USO DE LA TARJETA ELECTRÓNICA Aprobado en sesión n.º de 06 de noviembre de 2014 Comunicado por oficio n.º STSE de 06 de noviembre de 2014 ARTÍCULO 1. Alcance. Este instructivo es de observancia obligatoria para los funcionarios del Tribunal Supremo de Elecciones y demás personas debidamente autorizadas (Delegados u otros) para utilizar o conducir un vehículo al servicio de estos Organismos Electorales (sean vehículos oficiales, de uso discrecional, alquilados, recibidos en calidad de préstamo por parte de otras instituciones o de personal del Tribunal que facilite su vehículo propio), a quienes se les ha asignado una tarjeta electrónica de compra de combustible (en adelante TECC). ARTÍCULO 2. De la autorización del tarjetahabiente. El órgano responsable de firmar la solicitud del tarjetahabiente será la Jefatura de Servicios Generales, previa autorización de uso de la TECC por parte de la Dirección Ejecutiva o la Dirección General de Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, según corresponda, con excepción de los funcionarios nombrados en los puestos de chofer, que por su condición se encuentran autorizados. Este permiso deberá, al menos, contener: a) Nombre, apellidos y calidades de la persona designada. b) Plazo de uso de la TECC. c) Motivo de uso de la TECC. d) Indicación expresa acerca de si la persona designada está o no autorizada a conducir. 1

2 ARTÍCULO 3. Del órgano fiscalizador del Sistema de las TECC. La jefatura de Servicios Generales será el órgano fiscalizador del Sistema de las TECC, para lo cual realizará, entre otras, las siguientes funciones: a) Consultar el saldo y movimientos de la tarjeta maestra. b) Habilitar y deshabilitar las TECC con la cuenta maestra. c) Constatar, en el estado de cuenta o a través del acceso a internet, que las transacciones por compra de combustible que aparecen registradas en la cuenta maestra correspondan a compras debidamente autorizadas, caso contrario, reportar a quien corresponda las discrepancias identificadas. De persistir esa situación, deberá comunicarla a la Inspección Electoral para la investigación correspondiente. d) Tener acceso a un archivo electrónico mensual que suministra el sistema, con el detalle del estado de cuenta del TSE, así como las diferentes alertas que el sistema emite en relación con las transacciones por compra de combustible. Entre las posibles alertas están: incremento en el promedio de compras por transacción y número de transacciones por tarjeta, incremento en volumen de contracargos o reclamos, pedidos de autorización que excedan los parámetros establecidos por el emisor de la tarjeta, incremento drástico en el número de solicitudes de autorización, incremento en códigos de respuesta (robada, número no existe, retención, entre otros), incremento del porcentaje de solicitudes de autorización por montos superiores al permitido, incremento en el uso de comercios no autorizados, intentos de exceder el uso diario y agotar los límites diarios en períodos muy cortos. e) Establecer, con la Contaduría institucional, el monto general por asignar en la cuenta maestra. f) Realizar, en coordinación con la Contaduría institucional, el cierre anual o las revisiones de la cuenta maestra en el momento que se requiera. g) Solicitar a la Proveeduría la confección de los documentos presupuestarios que permitan la inyección de capital a la cuenta maestra. 2

3 ARTÍCULO 4. de Transportes. De las obligaciones de la persona encargada de la Unidad a) Remitir a la entidad correspondiente, para su tramitación, los formularios de solicitud de tarjeta debidamente firmados por la Jefatura de Servicios Generales. b) Custodiar y resguardar las TECC vigentes. c) Destruir las TECC vencidas. d) Bloquear las TECC en caso de que sea necesario. e) Asignar al tarjetahabiente los montos correspondientes de compra de combustible. f) Verificar que los tarjetahabientes cumplan con las obligaciones establecidas en el presente instructivo. g) Rendir a la jefatura de Servicios Generales, mensualmente y mediante oficio, un informe escrito sobre el consumo de combustible. h) Comunicar, de inmediato y por escrito, a la jefatura de Servicios Generales, cualquier situación anómala o de interés que detecte o que le sea reportada, en relación con el uso de la TECC y compra de combustible, por parte de los tarjetahabientes. i) Cualquier otra función relacionada. ARTÍCULO 5. De las obligaciones de las personas tarjetahabientes. a) Cuidar y custodiar adecuadamente la TECC, se encuentren o no utilizándola. b) Utilizar la TECC exclusivamente para proveer de combustible a los vehículos al servicio del Tribunal Supremo de Elecciones y para funciones o actividades propias de la Institución, debidamente autorizadas. c) Utilizar la TECC de manera personal, es decir, no transferirla a persona alguna para transacciones de compra de combustible, incluso tratándose de funcionarios de estos organismos electorales. 3

4 d) Abstenerse de participar, personalmente o en nombre de la Institución, en promociones, concursos o acumulación de puntos, cuando estén utilizando la TECC. e) Entregar a la persona encargada de la Unidad de Transportes, al día hábil inmediato siguiente de finalizada la gira o servicio de transporte, la documentación correspondiente a cada transacción de compra de combustible hecha con cargo a la TECC. En el caso de los funcionarios de las oficinas regionales del Tribunal, tendrán un plazo de una semana para entregar la documentación. f) Entregar la TECC a la persona encargada de la Unidad de Transportes para su debida custodia, en caso de que no se esté utilizando por motivo de renuncia, pensión, despido, cese u otro motivo de finalización de la relación de empleo. Este deber aplica también a la persona autorizada para usar una TECC, en caso de que no la esté utilizando, cuando finalice su colaboración con el Tribunal. ARTÍCULO 6. de combustible. Parámetros de uso de las tarjetas electrónicas de compra a) Deberá sujetarse al límite máximo diario, asignado en colones, según las indicaciones dadas por la persona encargada de la Unidad de Transportes, para lo cual se tomarán en consideración las condiciones propias de la actividad. b) Debe sujetarse al horario de uso de la tarjeta de acuerdo con lo que le comunique la persona encargada de la Unidad de Transportes. Para tal efecto se tomará en consideración el horario habitual, la actividad por realizar y disponibilidad de la persona tarjetahabiente. c) No podrá exceder de cinco transacciones diarias para la compra de combustible autorizadas por la persona encargada de la Unidad de Transportes. ARTÍCULO 7. De la información y documentación que debe entregar el tarjetahabiente. El tarjetahabiente deberá presentar ante la Unidad de Transportes fotocopia de su cédula de identidad (ambos lados) y brindar la siguiente información: nombre completo, número de cédula, fecha de nacimiento, sexo, profesión u oficio, dirección exacta de su casa de habitación, teléfono (s) y, si tuviese, dirección electrónica. 4

5 ARTÍCULO 8. De la emisión de la TECC. Firmado el formulario de tarjetahabiente por parte de la jefatura de Servicios Generales, la Unidad de Transportes tramitará ante la entidad correspondiente la emisión de las TECC. ARTÍCULO 9. Entrega de la TECC. Cada tarjetahabiente deberá retirar personalmente la tarjeta asignada en la sucursal o agencia del emisor de la TECC que se le designe. Luego de realizar el retiro de la tarjeta, deberá informar a la persona encargada de la Unidad de Transportes. ARTÍCULO 10. Del procedimiento por seguir en caso de extravío, robo o hurto de la TECC. En caso de extravío, robo o hurto, el tarjetahabiente deberá: a) Comunicarlo inmediatamente a la persona encargada de la Unidad de Transportes para que realice la gestión de bloqueo de la tarjeta. b) En los casos de robo o hurto, presentar la respectiva denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial. c) Presentar un escrito dirigido a la persona encargada de la Unidad de Transportes, una vez que se presente a la Institución, en el que deberá indicar: i. Nombre completo, número de cédula y la unidad administrativa donde esté laborando o prestando colaboración para el Tribunal (Delegados u otros). ii. Fecha precisa y hora aproximada del evento. iii. Un detalle de los hechos. iv. Fotocopia de la denuncia presentada ante el Organismo de Investigación Judicial, cuando se trate de robo o hurto. v. Cualquier otro dato que la persona tarjetahabiente considere de importancia agregar. d) En caso de que la TECC sea usada por terceros antes de que el evento sea reportado, el tarjetahabiente deberá elevar el caso ante la Inspección Electoral, para iniciar la investigación administrativa correspondiente. 5

6 ARTÍCULO 11. De la solicitud de reposición o renovación de la TECC. La solicitud de reposición por robo, hurto o extravío de la tarjeta deberá gestionarla la persona tarjetahabiente en cualquier agencia del emisor de la tarjeta y deberá justificarla ante el órgano fiscalizador. ARTÍCULO 12. De la compra de combustible en estaciones de servicio. Al realizar el pago de combustible mediante la TECC, la persona tarjetahabiente deberá solicitar al personal de la estación de servicio factura confeccionada a nombre del Tribunal Supremo de Elecciones la cual debe indicar: i. Fecha en que se realizó la compra de combustible. ii. Número de placa del vehículo. iii. Cantidad de litros. iv. Tipo de combustible suministrado. v. Monto de la compra de combustible. vi. Kilometraje al momento de la compra. La factura no debe presentar tachaduras, borrones ni alteraciones y debe ser debidamente autorizada por Tributación Directa o, al menos, indicar la dispensa tributaria cuando sea el caso. La factura será entregada por el tarjetahabiente a la persona encargada de la Unidad de Transportes y deberá agregársele la firma del tarjetahabiente y número de cédula al dorso y copia del voucher en el que conste el monto correspondiente a la compra. ARTÍCULO 13. Sanciones. Serán hechos generadores de responsabilidad administrativa independientemente de la responsabilidad civil o penal a que puedan dar lugar las infracciones a las obligaciones y prohibiciones establecidos en el presente instructivo, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, además de los previstos en otras leyes y reglamentaciones propias de la relación de servicio. ARTÍCULO 14. Debido proceso. A efectos de imponer cualquier sanción disciplinaria, deberán observarse los derechos y garantías inherentes al principio del debido proceso. 6

7 Serán de observancia obligatoria las reglas del procedimiento ordinario administrativo en todo proceso disciplinario que conduzca a la aplicación de sanciones de suspensión o destitución o cualquiera otra de similar gravedad. ARTÍCULO 15. Aplicación supletoria. En lo no previsto en este instructivo y atinente a la materia, serán de aplicación supletoria las disposiciones contenidas en el Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, la Ley General de la Administración Pública, la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos y su Reglamento, Código de Trabajo, Código Civil, Código Procesal Civil, Código Penal, Código Procesal Penal y demás disposiciones normativas, así como la jurisprudencia administrativa y judicial que sea de aplicación a la materia. ARTÍCULO 16. Vigencia. El presente instructivo rige a partir de su aprobación.". 7

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