DECRETO DE ALCALDIA Nro LA LlGUA, O 7 FEB ZJí1}

Transcripción

1 VISTOS: H----,----M ILUSTRE MUNICIPALIDAD COMUNA DE LA LIGUA GABINETE DE ALCALDíA DECRETO DE ALCALDIA Nro LA LlGUA, O 7 FEB ZJí1} Ley 18695, "Orgánica Constitucional de Municipalidades" y sus modificaciones. Ley 19886, "Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios" Reglamento de la Ley y sus modificaciones. Sentencia de Proclamación de Alcaldes dictada por el Tribunal Electoral de la Región de Valparaíso con fecha 30 de noviembre de 2012, que nombra Alcalde de la Ilustre Municipalidad de La Ligua al Sr. Rodrigo Sánchez Villalobos Resolución W 1600 de 2008, de la Contraloría General de la República, que fija las normas de exención del trámite de toma de razón. CONSIDERANDO: Ley Chilecompra y su Reglamento vigente. Acuerdo tomado en reunión W4, Ordinaria del Concejo Municipal del día lunes 03 de febrero del 2014, cuarto tema, para aprobar el Reglamento de Adquisiciones y Reglamento de Procedimiento de Uso de Tarjetas de Combustible Municipal. DECRETO: 1. Apruébese el "Reglamento para el Uso, Control y Pago de las Tarjetas Electrónicas de Combustible de los Vehículos de la Ilustre Municipalidad de La Ligua y otros". 2. Déjese constancia de que el "Reglamento para el Uso, Control y Pago de las Tarjetas Electrónicas de Combustible de los Vehículos de la Ilustre Municipalidad de La Ligua y otros" entrará en vigencia una vez que se adjudique la licitación del servicio de entrega de combustible. 3. Publíquese en la página web de la Ilustre Municipalidad de La Ligua. Anótese, Comuníquese y Archívese DISTRIBUCION: - CORRELATIVO - ADMINISTRACiÓN MUNICIPAL -CONTROL - DIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS - TRÁNSITO Y TRANSPORTE PÚBLICO - DIRECCiÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO - SECRETARíA COMUNAL DE PLANIFICACiÓN - DIRECCiÓN DE OBRAS - JUZGADO DE POLIcíA LOCAL - DEPARTAMENTO DE EDUCACiÓN - DEPARTAMENTO DE SALUD - SECRETARíA MUNICIPAL - INSPECCiÓN MUNICIPAL - SECCiÓN DE RENTAS Y PATENTES - DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y EMERGENCIA - DEPARTAMENTO JURíDICO -ARCHIVO RSV/aca E CONTRALOR MU ICIPAL' l LA LlGUA 'J

2 1 ILUSTREMUNICIPALlOADDE LA L1GUA ALCALDlA REGLAMENTOPARAELUSO, CONTROL,Y PAGODE LAS TARJETASELECTRÓNICASDE COMBUSTIBLEDE LOS VEHíCULOSDE LA 1.MUNICIPALIDADDE LA L1GUA Y OTROS. CAPíTULOI Disposiciones generales Artículo 10 Objeto del presente Reglamento: El presente Reglamento tiene por objeto establecer la normativa necesaria para el abastecimiento y pago de combustible de la flota vehicular de equipos, maquinarias y otros, de la Ilustre Municipalidad de La Ligua por medio de la Tarjeta Electrónica de Compra de Combustible, en convenio de licitación pública con Empresas (según adjudicación de licitación pública). Artículo 2 0 La Administración Municipal, será la Unidad que se encargue de la administración de los vehículos y las tarjetas Electrónicas de Combustible. ElJefe o Encargado de Movilización será el encargado de la administración y control de las tarjetas y del uso adecuado del combustible, de acuerdo al Reglamento y normativas vigentes.. La empresa que provee el combustible, tendrá una cuenta maestra vía página en internet, donde se encuentran las transacciones realizadas por cada tarjeta, horario de uso, Rut del conductor o usuario de la tarjeta. Artículo 3' Control en el uso de las tarjetas: Lastarjetas deberán ser devueltas al jefe o encargado de movilización cada vez que se termine de usar el vehículo, si no es posible por el horario, dichas tarjetas deberán ser entregadas al funcionario de turno o guardia municipal, quien las hará llegar al departamento o unidad de movilización a primera hora del día hábil siguiente. En las dependencias que no tienen personal nocturno, serán dejadas dentro del vehículo, en la bitácora respectiva o bien, se deberá crear un buzón donde puedan introducirlas y queden bajo llave para que las retire el fu ncionario respectivo. I Artículo 4' Del suministro de combustible: La Municipalidad, para sus vehículos, maquinarias municipales y otros, dispondrá para la carga de combu stible, del uso de los establecimientos que se ubiquen en el territorio nacional y que sean administrados por la empresa adjudicatariade la licitación a suministro de combustible y otros. ~'+-'/ a~ ~ U) '-" ::>...J *~.6.LCALDE tio~'\\~,,--~

3 2 Unavez que se cargue el combustible en los vehículos autorizados, el funcionario lo dejará consignado por escrito en la bitácora diaria del vehículo y entregará el respectivo "Voucher", que es el documento que se emite en la estación de servicio, como comprobante de pago, con la tarjeta electrónica de comprade combustible. Artículo S" Solicitud de nuevas tarjetas: la Municipalidad podrá solicitar una nueva tarjeta electrónica de carga de combustible en las siguientes situaciones: Por renovación: Paraello deberá solicitarse una nueva tarjeta en sustitución de otra cuya vigencia haya expirado. Por reemplazo por deterioro: Enel evento que deba sustituirse la tarjeta original en razón de deterioro, o bien que su banda magnética se haya descodificado. Por reposición: En el evento que la respectiva tarjeta sea reportada como robada o perdida por parte de encargado de la tarjeta de combustible. En caso de pérdida de la tarjeta la municipalidad tomará las medidas respectivas para informar la ocurrencia de la pérdida de la tarjeta electrónica mediante informe escrito. Artículo 6" Tarjeta Electrónica de Carga o Compra de Combustible: Para todos los efectos se entenderá como tarjeta electrónica de carga o compra de combustible, al material de plástico utilizado como medio de adquisición para la compra y carga de combustible: Dicha tarjeta deberá mantenerse físicamente en cada vehículo individualizado con su placa patente, y la misma será intransferible. la Municipalidad deberá mantener en su poder una base de datos entregada por la empresa que entregue el servicio de combustible, para el control administrativo interno de los abastecimientos de combustible realizados mensualmente, así como para determinar el rendimiento de los vehículos y equipo especial. la Empresa adjudicataria para abastecer de combustible deberá llevar por cada tarjeta de carga de combustible las siguientes especificaciones: Fechay hora. Número de la placa del vehículo. El número de autorización del voucher. Cantidad en litros del combustible solicitado. Kilometraje de abastecimiento Tipo de combustible. Adjuntar comprobante de pago (voucher) Municipalidad, o particular cuando se trate de ayuda social.

4 3 CAPITULO11 Contenido Artículo 7 0 Tarjeta Electrónica de Compra de Combustible. Las tarjetas deberán poseer parámetros de uso, que pueden ser modificados únicamente por la Administración Municipal, con la autorización del Alcalde, por medio del servicio que la empresa adjudicataria proporcione. La tarjeta electrónica de compra de combustible tendrá uso exclusivamente dentro del territorio nacional y deberá ser utilizada solo en los.comercíos denominados como "estaciones de servicio" o "gasolineras". Artículo 8" Apertura, solicitud y emisión de tarjetas: Para la apertura de la Cuenta Maestra y solicitud y emisión de las tarjetas, la Municipalidad y las Unidades de los servicios traspasados de Educacióny Salud, por medio de sus encargados de movilización, deberán solicitarlos por escrito con la individualización de sus vehículos, maquinarias, con sus marcas, modelo, patente y tipo de combustible que utilizan. Artículo 9" Solicitud de tarjetas servicios traspasados: ElAdministrador Municipal y el respectivo Director de cada servicio traspasado (Educación y Salud), podrán solicitar a la respectiva empresa adjudicataria del servicio de entrega de combustible, una o más tarjetas abiertas, las cuales tendrán por objeto: 1.- Cargar combustible en vehículos ajenos a la municipalidad, pero de propiedad de funcionarios. Paraello cada uno de estos vehículos deberá ser autorizado previamente por Decreto de Alcaldía de carácter semestral, el cual deberá contener el nombre del funcionario, Rut, patente del vehículo, y los puntos en que se movilizará (km aproximados) y deberá serio en el contexto de trabajos impostergables del servicio. Será de exclusiva responsabilidad del Administrador Municipal, en la Municipalidad y del Director de cada servicio traspasado, velar por el buen uso de dicho combustible, debiendo al efecto, emitir un informe semestral en el cual deberá expresarse la cantidad de litros mensuales de carga y tipo de combustibles utilizados, y los motivos por los cuales se utilizó dicho combustible. 2.- Cargar combustible en un vehículo particular totalmente extraño al municipio. En este caso, sólo y excepcionalmente se podrá cargar combustible, en los siguientes casos: a) Por asistencia social a personas naturales: En estos casos, se deberá contar con un informe social previo, emitido por la Dirección de Desarrollo Comunitario de la Municipalidad, el cual justifique la ayuda de entrega de combustible. En estos casos, además, se deberá informar de esta ayuda en forma mensual al Concejo Municipal. Este gasto deberá imputarse como asistencia social a personas naturales, debiendo al efecto llevarse en una cuenta separada, para que el Departamento de Adquisiciones, lo impute en el ítem correspondiente. b) Por subvenciones entregadas por la municipalidad con aprobación del Concejo Municipal: En este caso se enmarcan los vehículos de Bomberos de La Ligua, Defensa Civil u otro organismo comunal sin fines de lucro que preste ayuda gratuita a la comunidad, previa aprobación del Concejo Municipal.

5 4 Para ello se utilizará una tarjeta electrónica, y tendrá un monto mensual de una cantidad específica de litros, según acuerdo del Concejo Municipal. Dicha tarjeta será entregada por la Unidad de Movilización Municipal al organismo respectivo, debiendo mantenerse al efecto un registro escrito de la entidad beneficiada y la persona que represente a la misma, con su respectiva personería vigente para representarla, nombre, Rut, firma, fecha de entrega y retiro de la referida tarjeta. Artículo 10 0 Parámetros de uso de las tarjetas electrónicas. Los parámetros que se utilizarán y que serán definidos por' las jefaturas de cada Unidad o Departamento, son: Horario: Será definido segú n horario habitual, fu nciones y disponibilidad del funcionario conductor o usuario. Frecuencia de uso: Se usará la modalidad de "Llenado de Estanque" o "Relleno de Estanque" según sea el caso, en el primer uso del vehículo si así se requiere, siempre y cuando el vehículo tanga menos de 14de estanque. Artículo 11 0 Desactivar o bloquear una tarjeta electrónica. La Unidad de Administración de Tarjetas, dependiente del Encargado o Jefe de la Unidad de Movilización será la responsable de bloquear una tarjeta en Internet, según acuerdo con la empresa que entregará el servicio, para de dicha forma desactivar o bloquear la tarjeta de combustible cuando el vehícu lo a que se refiera, este sin uso, sea dado de baja, o se encuentre fuera de servicio por mal funcionamiento. Para ello se deberá contar con un informe escrito previo del Jefe o Encargado de Movilización que justifique la desactivación, para que de dicha forma la empresa proceda a desactivar o bloquear la tarjeta electrónica, según sea el caso. Artículo 12 Prohibición: La tarjeta otorgada a cada vehículo es "intransferible". La responsabilidad por la compra de combustible con la tarjeta electrónica corresponde exclusivamente a cada conductor o usuario, por lo que está prohibido prestarla, en caso de detectarse esta situación, de inmediato se remitirá el caso a la Administración Municipal para su investigación administrativa y se informará a la empresa adjudicataria del servicio para que también realice su propia investigación en la estación de servicio correspondiente, toda vez que cada tarjeta tiene la placa patente definida del vehículo beneficiado. En caso de las tarjetas de uso a vehículos particulares o que no tengan uso municipal y esta sea prestada en contravención a lo referido en este Reglamento, se harán las investigaciones de rigor, y se considerará para todos los efectos legales como una falta grave o incumplimiento grave de las obligaciones del funcionario que dio mal uso al servicio, de acuerdo a la normativa legal que regule la contratación de cada fu ncionario. Artículo 13 Liquidaciones de Caja Chica por compra de combustibles. Queda estrictamente prohibido liquidar por caja chica o fondos por rendir o devolución de gastos u otra forma análoga, facturas por compra de combustibles, excepto en casos de fuerza mayor (hurto y robo de la tarjeta, salida del país de un vehículo, entre otros). En este último caso, se podrá recurrir a la misma cumpliendo lo siguiente:

6 5 Deberá ser autorizada por el Alcalde mediante Decreto Alcaldicio, acompañándose el respectivo comprobante de denunció policial, en caso de hurto y robo, o de comprobante de salida del país de un vehículo en el evento que un vehículo municipal deba salir del país. Sedeberá emitir la respectiva Factura o documento internacional justificatorio de la adquisición de combustible. Artículo 14 Pago Servicio de Combustible: En relación a este punto, la modalidad y condiciones del pago, se regirán por las bases generales del correspondiente llamado a propuesta pública, para la contratación de suministro de combustible de vehículos de propiedad municipal y vehículos anexos según el presente manual de procedimiento. CAPITULO11I Responsabilidades Artícu lo 15 Aplicación del presente manual: La Administración Municipal tiene la responsabilidad de velar por la aplicación de este Manual de Procedimiento en todos los Departamentos y Unidades Municipales. Las tarjetas son de uso exclusivo para la carga o compra de combustibles en estaciones de servicio para los vehículos oficiales de la Municipalidad de La Ligua o vehículos autorizados para tal efecto, su utilización en cualquier otro vehículo que no fuere de propiedad de la Municipalidad o autorizado por ésta en los términos previstos en este Reglamento será rechazado. Artícu lo 16 Incumplimiento de disposiciones. El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones contenidas en este Reglamento será causal para apertura de una investigación por violación al régimen disciplinario de la Municipalidad, cuya vigilancia y estudio estará a cargo de la Unidad de Asesoría Jurídica, u Órgano Director en el caso que así se determine. CAPITULOIV Otras disposiciones de orden administrativo Artícu lo 17" Asesoría técnica. La Unidad de Asesoría Jurídica y la Administración Municipal son las dependencias que brindarán asesoría técnica y de control a la Unidad de Movilización. El Departamento de Informática a su vez deberá apoyar la instalación e implementación de los programas, software u otra designación análoga que corresponda de la empresa que entrega el combustible, a las unidades de Administración Municipal para su control, Unidad de Movilización para revisión y entrega de informe ya la Unidad de Adquisiciones para la creación de la orden correspondiente y su pago posterior. Articulo 18 Alquiler de vehículos. Los vehículos que se arrienden por parte del Municipio deberán cumplir con las mismas regulaciones establecidas para los vehículos de propiedad de La Municipalidad de La Ligua, inclu idas en el presente Manual, siempre y cuando en el respectivo contrato ~,Al se estipu le que la municipalidad deberá surtir de combustible al vehículo arrendado. ~ O~<,.i

7 6 La Unidad de Movilización deberá contar con la siguiente información, la cual deberá ser entregada por el Departamento o Unidad Municipal que solicite el arriendo con carga de combustible: Copia del título de propiedad por cada vehículo arrendado (padrón). Contrato de arriendo. Kilometraje inicial y final (al término del contrato de arriendo del vehículo se anotará el kilometraje final). Artícu lo 19" Vehículos fuera de servicio. Sí un vehículo no se usa durante un mes calendario, el Jefe o Encargado de Movilización deberá especificar por escrito el motivo por el cual no se hizo uso del mismo. De 'existir un solo abastecimiento de combustible en el mes respecto de un vehículo y éste quedaré fuera de circulación en razón de una reparación u otra causa o motivo justificado, se deberá anotar el último kilometraje que marque el odómetro de dicho vehículo, objeto no distorsionar el rendimiento de dicho vehículo. Artículo 20' Préstamo de vehículos entre Unidades. En el evento que sea necesario intercambiar vehículos entre Departamentos y/o Unidades Municipales se deberá proceder de la siguiente forma: La Dependencia a la que se le preste el vehículo será la obligada a gestionar el pago que origine el gasto de combustible de ese vehículo mientras esté prestado. El combustible seguirá siendo surtido por la tarjeta titular del vehículo prestado para llevar el control de consumo y rendimiento, pero el Departamento y/o Unidad a la que se le preste el vehículo, deberá realizar el traspaso de dinero correspondiente a la Unidad que presta el vehículo, según el gasto incurrido en dicho préstamo. Artículo 21 Vigencia del PresenteReglamento: El presente Reglamento comenzará a regir a contar de la fecha que el mismo sea aprobado por el Concejo Municipal, decretado mediante Decreto Alcaldicio, publicado en la página WEBmunicipal y sólo una vez que sea aprobada la Adjudicación de la Licitación para el Servicio de entrega de Combustible de la Municipalidad de La Ligua...