MANUAL DEL SUBPROCESO DE PROVISIÓN DE COMBUSTIBLE CA CGAF 01 P06 03

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1 MANUAL DEL SUBPROCESO DE PROVISIÓN DE COMBUSTIBLE CA CGAF 01 P06 03 Versión /08/2015

2 Página: Página 2 de 11 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO ROLES GLOSARIO DE TÉRMINOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE PROPÓSITO ALCANCE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES INDICADORES ANEXOS

3 Página: Página 3 de INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso Código del Subproceso CA CGAF 01 P06 03 PROPÓSITO Realizar el abastecimiento y pago de combustible para los vehículos de la institución de manera que puedan cumplir con los requerimientos de movilización de las diferentes unidades. DISPARADOR Requerimiento de presupuesto anual para combustible Descripción ENTRADAS Presupuesto anual de combustibles ACTIVIDADES PRINCIPALES Contratar al Proveedor de combustible Realizar el abastecimiento de combustible Realizar el requerimiento de pago Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Responsables del Subproceso Tipo del cliente Marco Legal PROCESO RELACIONADO Emisión de Certificación Presupuestaria Contratación y compras públicas Abastecimiento de combustible Adjetivo Cliente interno Constitución de la República Código de Procedimiento Civil Código orgánico de organización territorial Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial 3

4 Página: Página 4 de 11 Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial RESOLUCION INMOBILIAR DSI Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO 1. Se mantiene dos contratos para provisión del servicio de combustibles, ya que Petroecuador realiza únicamente el suministro de gasolina super en Quito, por lo que se requiere de otro proveedor para realizar el suministro de diesel y de gasolina super para fuera de la ciudad. 3. ROLES Analista de Presupuestos. Es el responsable de la emisión de las Certificaciones Presupuestarias a fin de garantizar la disponibilidad de recursos para las unidades requirentes. Conductor. Es la persona responsable de conducir el/los vehículos de la institución y de mantenerlos en buen estado para prestar el servicio de movilización en la institución. Custodio de Bienes. Es el funcionario responsable de la administración de los bienes de uso de la Institución. Administrativo. Es el servidor responsable de la gestión, planificación, organización, coordinación y control de los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Financiero. Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.. Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización de las diferentes unidades administrativas. 4

5 Página: Página 5 de GLOSARIO DE TÉRMINOS Certificación presupuestaria. Es un certificado o documento mediante el cual se garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. CUR de Pago. Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos. TAC. Es un dispositivo que emite el Proveedor del servicio de combustible, para identificar al Contratante, y con la cual realiza el despacho del combustible a los conductores. Tarjeta de abastecimiento. Tarjeta que emite el Proveedor del servicio de combustible, la cual contiene la identificación del Contratante, y con la cual realiza el despacho del combustible a los conductores. 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO 5

6 Página: Página 6 de PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE 6.1. PROPÓSITO Detallar las actividades del subproceso de provisión de combustible, con la finalidad de establecer los pasos necesarios para el abastecimiento y control de consumibles de la flota institucional, así como el pago de dichos consumos, de manera que se mantengan operativos los vehículos de la institución. 6

7 Página: Página 7 de ALCANCE El alcance del subproceso de provisión de combustible abarca el conjunto de actividades comprendidas desde la elaboración del presupuesto anual para contratación del abastecimiento de combustible para la flota institucional hasta que se realice el pago de los consumos mensuales a los proveedores DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO 1. Realizar el presupuesto anual El realiza el presupuesto de consumos de combustible para la flota de vehículos institucional a nivel nacional. Una vez que ha identificado la necesidad de recursos para combustibles envía el requerimiento al Administrativo mediante memorando para que solicite la certificación presupuestaria, adjuntando el presupuesto. Presupuesto 2. Solicitar certificación presupuestaria Administrativo El Administrativo mediante memorando solicita al Financiero la certificación presupuestaria por los valores de combustibles que constan en el presupuesto, con lo cual se inicia el Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria. 3. Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria Analista de Presupuestos El subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria culmina con la entrega de la respectiva Certificación Presupuestaria al Administrativo. Certificación Presupuestaria 4. Obtener Certificación Presupuestaria Administrativo El Administrativo recibe la Certificación Presupuestaria para Combustibles, la cual le envía al para que inicie el proceso de contratación. 7

8 Página: Página 8 de Solicitar inicio de proceso de contratación Una vez que recibe la Certificación Presupuestaria el solicita el inicio del proceso de Contratación y Compras Públicas por Ínfima Cuantía. Previamente solicita tres proformas de servicios de combustible, realiza el cuadro comparativo, selecciona al proveedor que más le convenga a los intereses de la institución, y le entrega a Compras Públicas para que emitan la resolución de adjudicación. 6. Subproceso de Contratación y Compras Públicas Administrativo El subproceso de Contratación y Compras Públicas culmina con la adjudicación y firma del contrato con los Proveedores de combustibles. Una vez que esté firmado el contrato se empieza a usar el servicio. Contratos de servicio de combustibles 7. Entregar listado de Estaciones a usar y TAC o tarjetas de abastecimiento Proveedor El Proveedor adjudicado, entrega al un listado de Estaciones de Servicio que se pueden utilizar como parte del contrato, junto con el TAC o Tarjeta de abastecimiento según corresponda, que serán utilizadas por los conductores. Listado de Estaciones de Servicio a usar 8. Entregar información y TAC o Tarjetas a conductores El entrega el listado de Estaciones de Servicio de cada proveedor y que son parte del contrato, junto con el TAC o Tarjeta de abastecimiento a fin de que puedan realizar el abastecimiento de combustibles. 9. Realizar el abastecimiento de combustible Conductor El conductor abastece al vehículo de combustible para lo cual presenta en las estaciones de servicio autorizadas el TAC o la tarjeta según corresponda, y retira el comprobante de abastecimiento, el cual le entrega al para su control. Comprobante de abastecimiento 10. Recibir comprobantes para control El reúne los comprobantes de abastecimiento de todos los conductores por los consumos de todo el mes, para control. 8

9 Página: Página 9 de Entregar factura y reporte de consumos mensual Proveedor Simultáneamente, y por su parte el Proveedor reúne los consumos de abastecimiento y al inicio de cada mes envía la factura y el reporte de consumos mensual, solicitando el pago. 12. Cotejar el reporte con los comprobantes y emitir cuadro resumen El recibe la factura y reporte de consumos mensual por parte del proveedor y los coteja con los comprobantes de abastecimiento recibidos por parte de los conductores, y compara que estén correctos los valores totales. Luego arma el cuadro resumen de consumos, por placa de vehículo de manera cronológica. Cuadro resumen de abastecimientos 13. Realizar Ingreso y Egreso de Combustibles a Bodega Custodio de Bienes Una vez cuadrados los valores, el entrega la siguiente documentación al Custodio de Bienes para que realice el Ingreso y Egreso de Combustibles a Bodega: Factura, Cuadro Resumen de abastecimientos, los respaldos físicos de los comprobantes de abastecimiento en orden, y copia de la certificación presupuestaria. Con esta información el Custodio de Bienes realiza el Acta de Ingreso de Combustibles y Acta de Egreso de Combustibles, y devuelve al Jefe de toda la documentación junto con las actas para que realice la Solicitud de Pago. Acta de Ingreso de Combustibles Acta de Egreso de Combustibles 14. Realizar la solicitud de pago El realiza la solicitud de pago mediante memorando dirigido al Administrativo, adjuntando toda la documentación y copia de la Certificación Presupuestaria (la original se entrega con la solicitud del primer pago, a partir de la segunda solicitud se adjuntan copias). Memorando 15. Solicitar pago a Tesorería Administrativo A su vez el Administrativo envía la solicitud de pago a Tesorería, con lo cual inicia el Subproceso de Gestión Financiera. 9

10 Página: Página 10 de Subproceso de Gestión Financiera Financiero El Subproceso de Gestión Financiera finaliza con la generación del CUR de Pago de los consumos de combustible. CUR de Pago 17. Recibir CUR de Pago de proveedor y entregarlo cuando se requiera El, recibe el CUR de Pago por los abastecimientos de combustible de cada proveedor, y en caso de que el proveedor lo requiera entrega una copia como constancia del pago hasta que se acrediten los valores, de manera que se pueda evitar la suspensión. Autorización para matriculación 7. INDICADORES N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas Porcentaje Administrativo Mensual 8. ANEXOS Cuadro resumen de abastecimientos Solicitud de pago Acta de egreso de combustibles Acta de ingreso de combustibles 10

11 Página: Página 11 de 11 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Ing. Priscila Villarreal Analista de Procesos Revisado Por: Econ. Patricio Borja Aprobado Por: Dra. Valeria Yánez a Administrativa Validado por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General Administrativo Financiero CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 04/08/