CAPÍTULO II FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

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1 CAPÍTULO II FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

2 CAPÍTULO II FUDAMENTACIÓN TEÓRICA 1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN A continuación se presentan los antecedentes que fundamentan la investigación, basados en estudios realizados sobre la administración de inventarios planteados a través de los últimos años en diferentes contextos, y que aportan información relevante al área de investigación a la cual se va a enfocar. En relación a lo anteriormente expuesto se presenta el trabajo realizado por Mezquida (2004) cuyo título es: Estrategias del control interno para el inventario de mercancía de la empresa Tierra Alta, Sistemas de producción C.A, la cual tuvo como finalidad garantizar el buen control interno del inventario de la empresa por medio de estrategias, que permitan agilizar la entrada y salida de mercancía, este proyecto se baso en su fundamento en la teoría de Cepeda (1997), Catacora (2000), Melinkoff (1999). El tipo de investigación es descriptivo. La población estuvo conformada por (7) personas que conforman el área del almacén. Dicho estudio determinó las oportunidades de mejora para la empresa debido a las variaciones que ocurrían entre el descontrol de la mercancía 11

3 12 que entra y sale, y las existencias irreales de la mercancía almacenada, por lo cual ocurriría un retraso al registrar las entradas y salidas de las mismas, por lo tanto, desarrollaron distintas estrategias para garantizar un control de las cantidades exactas y mejorar el sistema de rotación e implementar procedimientos para el buen funcionamiento del inventario. En este sentido la investigación representa un aporte para el presente estudio, por la utilización de los elementos de la variable considerada, los cuales se emplearan como fundamento para el desarrollo de las bases teóricas. En otro orden de ideas se considera como antecedente la investigación realizada por Aguilar (2007), cuyo título es evaluación del sistema de inventario en Lancarina C.A, siendo su objetivo general evaluar el sistema de inventario en dicha empresa, tomando como basamento teórico los planteamientos de los siguientes autores Stoner (2001), Walter (1996), Sipper y Bulfin (1999), Díaz (2002), Fogarty (1999), Catacora (1996), Render y Heizer (2006), Cantú (2002). La investigación es descriptiva, de campo y de evaluación. La población estuvo conformada por seis (6) personas empleados de la empresa Lancarina C.A. del municipio San Francisco, Estado Zulia, y se utilizó un censo poblacional. El método de recolección de datos fue una entrevista estructurada con respuestas dicotómicas semiabiertas de cincuenta y una (51) preguntas. El instrumento fue validado por el Comité Académico de la Facultad de Ciencias Administrativas.

4 13 De acuerdo a los resultados, se pudo comprobar la falta de evaluación en el sistema de inventarios; en cuanto a la recepción de mercancía, se establece la falta de cumplimiento de los proveedores, así como la falta de interés administrativo al no gestionar las mercancías con suficiente anticipación, descuido en los almacenes en lo que respecta a pasar por alto las fechas de vencimiento de las mercancías. Además se concluyo que la empresa obtiene ciertas fallas en los costos de gestión por no poseer un personal calificado para tal función; la empresa LANCARINA C.A., no ha adiestrado al personal para el manejo del inventario, al igual que no posee un proceso de evaluación adecuado. El aporte a dicha investigación es lo referente a las técnicas que consideran la implementación del sistema de recepción en cuanto al control de las entradas y salidas de mercancías en el almacén, por otra parte desde el punto de vista metodológico, el instrumentó realizado para el personal del almacén proporciona elementos para la elaboración de los indicadores considerados en la evaluación de la variable. Así mismo, se presenta la investigación de Chirinos (2007) cuyo título es Evaluación del Control Interno de Inventario de la Empresa Suplivenca el objetivo general es evaluar el control interno de inventario de la empresa Suplivenca; para darle crédito a este planteamiento se tomó como basamento teóricos los postulados de los autores Catacora (1997), Chiavenato (2001) Poch (2000) Rodríguez (1997), Cepeda (1997), Hansen (2003), Sipper (1998) y romero (2005).

5 14 La investigación se cataloga como descriptiva, evaluativa y de campo; la población constaba de (6) sujetos; presidente, gerente general, jefe de control de producción, jefe de aseguramiento de calidad, jefe de operaciones y asistente administrativo. La técnica de observación utilizada fue la encuesta, a través de una entrevista la cual fue validada, por el comité académico. Con respecto al resultado se evidencio que el departamento encargado de la producción funciona con una buena planificación acerca de normas, políticas, procedimientos y controles sobre los inventarios de la empresa, solo se encontró poco déficit en las actividades de auditoría. Por consiguiente, se puede utilizar dicha investigación el de evaluar el control interno del inventario desde una perspectiva más amplia involucrando a los niveles de la alta gerencia para evidenciar con más exactitud la dificultad planteada y con ello tomar como alternativa la elaboración de cuestionarios para los auditores encargados del lugar a controlar y que por medio de los resultados se pueda dar la solución para que la empresa pueda funcionar eficientemente. El aporte tomado para la investigación radica en que es catalogada como el resultado metodológico, que sirve como base para la presente investigación. Por otra parte, se considera la investigación presentada por Rincón (2008), titulada: Sistema de control de inventario de la empresa Lukiven, S.A ; la cual tiene por objeto analizar el sistema de control de inventarios de

6 15 la empresa. El tipo de investigación se catalogó como descriptivo, con un diseño no experimental de campo; el instrumento de recolección de datos es el cuestionario constituido por (30) ítems, con 3 alternativas de respuesta aplicado a una población conformada por (137) personas del área administrativa la empresa. Según los datos analizados, el control interno del inventario no se aplica en el desarrollo de las actividades de una manera estandarizada, establecido en un manual de normas y procedimientos, por cuanto, los responsables que deben ser aplicadas a las mismas para proteger los activos en la medida posible, separando la ejecución de actividades evitando el faltante en sus inventarios, la duplicidad de actividades, registrando las operaciones diariamente y supervisando las labores asignadas por la administración. Los investigadores consideran como aporte de este estudio el hecho de implementar en la empresa un manual de normas y procedimientos para el control interno del inventario, ya que sirve como una medida de responsabilidad, participación y funcionalidad en una unidad administrativa; siendo el desarrollo del instrumento un aspecto que se considera para el Por otra parte, el trabajo especial de grado presentado por González (2009) titulado Evaluación de los procesos administrativos de inventarios de la empresa Víveres de Cándido, C.A, representa otro antecedente, pues en dicha investigación se tomó en cuenta la opinión de los siguientes autores: Meiggs (2000), Plossi (1997), Kieso (1999), Perdomo (2000) Cantú (2004), de los cuales se hacen referencia a los inventarios.

7 16 Esta investigación tuvo como objetivo general evaluar los procesos administrativos de inventarios de Víveres De Cándido ubicado en la sucursal la Lago; la investigación es de tipo descriptiva evaluativa y de campo, constituyéndose como población quince (15) personas que laboran en el área de almacén, incluyendo al sub-gerente de inventarios, jefe de almacén, analista de inventarios, asesores de venta y ayudantes de almacén, el instrumento de recolección de datos fue una encuesta conformada con (48) ítems, cuanto alternativas de respuestas con final abierto. Los resultados mostraron que la situación de los procesos administrativos de inventario reflejó problemas y debilidades, por lo cual se vió en la necesidad de evaluar los procesos administrativos de inventario para ajustarlos a los requerimientos de la empresa como son las políticas, normas y procedimientos en las áreas de almacenamiento, recepción y despacho de materiales, las cuales servirán para que la empresa alcance la máxima eficiencia y eficacia de todas las actividades. El anterior estudio, ofrece a la presente investigación información teórica referente al manejo de los procesos administrativos de los inventarios, los métodos de evaluación a utilizar para dichos procesos y la forma de aplicarlo al problema. 2. BASES TEÓRICAS Para sustentar la presente investigación se ha desarrollado una serie de conceptos, proposiciones y términos esenciales conforme a los postulados

8 17 de Gitman (2000), Chiavenato (2003), Ramos y Roche (2004), Benavides (2004), Moreno (2009), Sancho (2008), Negrón (2009),Krajewski y Ritzman (2008), Chapman (2006), Robert y Aquilano (2005), Nahmias (2007), Schroeder (2005), Aguilar (2009) entre otros, por medio de los cuales se permitirán desarrollar las bases teóricas que a continuación se detallan DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN La administración es un proceso por el cual se dirigen, evalúan y controlan las actividades y funciones realizadas en la organización por lo cual se alcanzan los fines específicos. Según Chiavenato (2003, p. 3) consiste en interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acción empresarial mediante planeación, organización, dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos. Por lo tanto, de acuerdo con el autor es un proceso complejo que conlleva a la planeación, coordinación, dirección y control que se aplica entre las personas, para alcanzar resultados definidos; optimizando los recursos existentes eficientemente. Por su parte, Ramos y Roche (2004, p. 19) aseguran que es un proceso inherente a cualquier grupo social que orienta el esfuerzo coordinado de los individuos, para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posible, utilizando adecuadamente los recursos disponibles. Así mismo, Benavides (2004, p. 3) plantea la administración como

9 18 disciplina científica, que orienta los esfuerzos humanos para aprovechar los recursos de que se dispone para ofrecer a la comunidad satisfactorias de necesidades y así alcanzar las metas de quien emprende dicho esfuerzo. Los autores coinciden que la administración principalmente tiene como objetivo alcanzar las metas de la organización o empresa, utilizando los recursos necesarios con el fin de conseguir la mayor eficiencia y eficacia de las actividades realizadas con el propósito de satisfacer necesidades y obtener rentabilidad. De este modo, Chiavenato (2003, p. 3) la define como la forma de interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acción a través de la planificación, organización, dirección y control. Para Ramos y Roche (2004, p. 19) aseguran que es la orientación de los esfuerzo de los individuos con el propósito de obtener la mayor eficiencia con la adecuada utilización de los recursos. Por último Benavides (2004, p. 3) plantea que la administración como disciplina científica, la cual orienta los esfuerzos humanos para aprovechar los recursos disponibles. En este sentido, se considera la administración conforme lo planteado por Chiavenato (2003, p. 3) ya que se lleva a cabo una planificación y organización, dirección y control de los objetivo de la empresa DEFINICIÓN DE INVENTARIOS El inventario es unos de los recursos más importantes de una empresa al momento de ser utilizado para la producción de la misma. De acuerdo con Moreno (2009, p. 97):

10 19 Es el conjunto de bienes tangibles, en existencia, propios y disponibles para venta, consumo o producción de otros bienes, o bien, relación ordenada y valorada de bienes tangibles, propios, en existencia y disponibilidad inmediata, que en curso normal de operaciones, y en plazo razonable, están destinados a la venta ya sea en su estado original de adquisición, después de transformados o modificados. Así mismo, Muller (2005, p. 1) sostiene que los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, productos en proceso, lo suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados. Por su parte, para Sancho (2008, p. 205) el inventario representa el conjunto de bienes estáticos que refleja la situación patrimonial de la empresa y su valor, por medio de documentos que contiene la relación detallada, clasificada y valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones que constituye el patrimonio de la empresa en un momento dado. En base a las definiciones anteriores, los autores coinciden en que los inventarios son los recursos de materia prima, bienes tangibles en existencia, productos en proceso y la cantidad de suministro que utilizan en sus operaciones, por lo cual constituye una actividad importante para la operatividad de una empresa en un periodo determinado. De manera, que para Moreno (2009, p. 97) representa el conjunto de bienes tangibles, en existencia, propios y disponibles para venta, consumo o producción de otros bienes. De igual modo Muller (2005, p. 1) coinciden en tal apreciación. Por último Sancho (2008, p. 205) define que el inventario representa el aspecto estático de la contabilidad, es decir, refleja la situación patrimonial de la empresa y su valor en un momento dado.

11 20 En relación a las distintas definiciones anteriores, los investigadores toman como postura la de Moreno (2009, p. 97) debido a la explicación que tiene acerca de los inventarios que refleja los bienes tangibles, en existencia, propios y disponibles para la venta, dado que lo describe de una manera más amplia y global para la presente investigación DEFINICION DE ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS La administración de inventarios se refiere a la cantidad de bienes en existencia de los cuales se disponen al momento de requerir su utilización para la producción, fabricación o simplemente para la venta, que basados en políticas, que permitan decidir cuándo y en cuanto reabastecer el inventario. De acuerdo con Negrón (2009, p. 146) la administración de los inventarios puede entenderse como la planeación, coordinación y control de la adquisición, almacenamiento y movimiento de insumos, bienes terminados, repuestos y herramientas mantenido en la empresa o que será utilizado para satisfacer una necesidad de producción o de venta. Por otra parte, para Krajewski, Ritzman y otros (2008, p. 483) opinan que es la planificación y control de los inventarios para cumplir las prioridades competitivas, a través del cual este se requiere información sobre las demandas esperadas, la cantidad de inventario disponibles, proceso de pedido de todos los artículos que almacena una empresa en todas sus instalaciones, el momento y tamaño indicados de las cantidades de reorden. Según Besley y Brigham (2003, p. 54) consideran que es la determinación

12 21 de la cantidad de inventarios que deberán mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y la cantidad de unidades a ordenar. De acuerdo con lo anterior, los distintos autores definen la administración de los inventarios como la manera de planificar y controlar la cantidad de inventarios disponibles, la adquisición de los mismos, la cantidad de unidades a ordenar, los bienes terminados y los de repuestos que serán utilizados para satisfacer una necesidad de venta o producción. La administración de inventarios conlleva una planificación detallada, estableciendo controles que permitan obtener información de cómo los insumos, bienes terminados, repuestos y herramientas de materiales están disponibles en la empresa para satisfacer demandas esperadas a través de un manejo acorde al tipo de producción. En este sentido y conforme a lo definido en la presente investigación, se considera como base la definición planteada por Negrón (2009 p. 146) principalmente por el enfoque sobre el control de la adquisición de materiales que van desde los necesarios para realizar el producto como los repuestos y herramientas almacenados IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS Su importancia radica en el manejo de los inventarios para la compraventa de bienes y servicios, la cual permitirá a la empresa mantener el control oportunamente así como también conocer al final del periodo contable el estado de la situación económica de la empresa.

13 22 En este sentido, Chapman (2006, p. 99) plantea que a través de los inventarios se establece la planificación y control en empresas de manufacturas, y a su vez estos constituyen un activo en el balance general de la empresa, el autor también hace énfasis en que la empresas deben contar con un inventario considerable para poder atender rápidamente las solicitudes de los clientes. Por su parte, Aguilar (2009, p.5) señala que la importancia del control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades, que reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, la empresa no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve; entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas. En este orden de ideas, de acuerdo con el autor se considera que tanto la planificación y el control del inventario constituye uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros indudables, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. En este sentido, vale la pena destacar que es de vital importancia la administración de los inventarios, debido que a través de un buen manejo de los mismos las organizaciones y/o empresas, ya sean estas pequeñas o grandes obtienen un control indispensable de todas las actividades que realizan ya sean estas productivas o administrativas y siguiendo todos los

14 23 procesos que ellas consideran necesarios para lograr tales fines por medio del cumplimiento de las normativas que se establecen para el alcance de los objetivos PROPÓSITOS DE LOS INVENTARIOS En lo expresado anteriormente, en cuanto a la definición de administración de inventario donde se explica como la planificación, coordinación y control de los materiales, se desprende el propósito de los mismos, el cual va a estar referido a la forma de cómo se piden los artículos, de qué tamaño deben ser y las variaciones de la demanda del producto para su manejo adecuado y conveniente. En este sentido, Robert y Aquilano (2005, p. 607 y 608) plantean que todas las empresas mantienen un cierto volumen de inventario por los motivos siguientes: Para conservar la independencia de las operaciones, ya que el suministro de materiales en un centro de trabajo permite tener flexibilidad en sus operaciones. Para afrontar las variaciones en la demanda del producto, puesto que si se conoce con exactitud la demanda del producto, entonces será posible producir el artículo en la cantidad exacta para satisfacer la demanda. Para dar flexibilidad al programar la producción de manera que al mantener una existencia en los inventarios alivian la presión sobre la capacidad que el sistema de producción tiene para poner en circulación los

15 24 bienes. De modo que provocan tiempo de entregas más rápidas, lo que permite planear la producción, para que fluya de manera más uniforme y también costos de operación más bajo gracias al mayor tamaño de lotes producidos. Para ofrecer una salvaguarda contra las variaciones en el tiempo de entrega de la materia prima, esto ocurre cuando se pide materiales a un proveedor puede producirse demora por diversas razones: una variación normal en el tiempo de embarque, una escases de materiales en la planta de proveedores que ocasione la acumulación de pedidos atrasados, una huelga inesperada en la planta del proveedor o en alguna de las compañías transportistas, un pedido extraviado un embarque de material equivocado o defectuosos. Para sacar provecho del tamaño económico de la orden de compra, es decir, el colocar un pedido entraña costos; por lo tanto, cuando mayor sea cada pedido, tanto menor será la cantidad de pedidos que tendrán que ser tramitados. Por otra parte, Muller (2004, p. 3): plantea que los propósitos para mantener y constituir el inventario en un ambiente manufacturero justo a tiempo, es que permita evitar el desperdicio y las dificultades de los flujos de caja, o carecer de control de información entre los departamentos, proveedores, los plazos de entrega y la calidad de los materiales se sustenta en: En la capacidad de predicción, con el fin de planear la capacidad y

16 25 establecer un cronograma de producción, y hacer necesario controlar cuanta materia prima, cuantas piezas y cuantos ensamblajes se procesan en un momento dado, por lo que el inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa. Fluctuaciones en la demanda, una reserva de inventario a la mano supone protección, no siempre se sabe cuándo va a necesitarse en un momento dado, pero aun así debe satisfacer a un tiempo la demanda de los clientes o de la producción. Inestabilidad del suministro, lo que protege de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un articulo y es difícil asegurar una provisión constante. En lo posible, los proveedores de baja confiabilidad deben rehabilitarse a través del dialogo, o de lo contrario reemplazarse. Inventario de amortiguación/seguridad este tipo de inventario puede servir varios propósitos, por ejemplo: Compensar las incertidumbres de la oferta y la demanda, disociar y separar las diferentes partes de una operación de manera que puedan funcionar de manera independiente. De acuerdo con Muller (2004, p. 3) el propósito básico del análisis del inventario, está centrado en especificar cuándo hay que pedir artículos, de qué tamaño debe ser el pedido, satisfacer las variaciones en la demanda de productos y por último, proporcionar un margen de seguridad para dichas variaciones. Por su parte, Robert y Aquilano (2005) lo expresan como la conservación de la independencia de operaciones para afrontar las variaciones del

17 26 mercado, que permite la flexibilidad al programar la producción como una salvaguarda contra las variaciones de donde se puede sacar el mayor provecho a la colocación de los materiales. En otra orden de ideas Muller (2004 p. 3) es importante tomar en cuenta la capacidad de predicción y la fluctuaciones de la demanda por medio de la inestabilidad del suministro, con el fin de mantener el movimiento adecuado de los materiales a través de un inventario de seguridad y previsión, y hay poder compensar las incertidumbres del mercado. En relación a lo antes se considera lo planteado por Robert y Aquilano (2005), al considera relevante, que expresan como la conservación de la independencia de operaciones para afrontar las variaciones del mercado FUNCIONES DEL INVENTARIO La función primordial de los inventarios radica en la existencia de bienes con los que cuentan las organizaciones, esto dependen de la naturaleza de las empresas y de los distintos propósitos que tienen dichas empresas, integrar las operaciones iníciales, posteriores con respecto a las demandas permitiendo producir a los clientes. En este sentido, se presenta los inventarios en relación a las funciones que realiza una organización Jacobs y Vollman (2005, p. 144 y 145) determinan los inventarios de acuerdo a sus funciones en: (a) Inventario en tránsito; según Jacobs y Vollman (2005, p. 144 y 145) permite transportar la mercancía de un lugar a otro, relacionando a las

18 27 compañías o plantas con sus proveedores y clientes respectivamente, conocidos también como inventarios de tubería. (b) Inventario cíclico; de acuerdo con Jacobs y Vollman (2005, p. 144 y 145) definen que todo inventario cíclico consiste en las ordenes que se hacen en cantidades mayores de las necesarias, para satisfacer los requerimientos inmediatos y mantener bajo los costos de embarque para respaldar los periodos de demanda que presenta la empresa en dicha producción. (c) Inventario de seguridad; para Jacobs y Vollman (2005, p. 144 y 145) es un inventario que permite evitar los problemas presentados al momento de satisfacer la demanda del cliente asegurando la satisfacción inmediata así los consumidores no tendrán que esperar mientras sus órdenes van a la producción atrasada, ya que se suministra protección contra irregularidades o incertidumbre de dichos procesos. (d) Inventario de anticipación; según Jacobs y Vollman (2005, p. 144 y 145) expresan que son los productos que utilizan patrones estacionales de demanda y suministro uniforme para la elaboración de los productos de fabricación de antemano para cumplir la exigencia de ese periodo. En el mismo orden de ideas Fogarty y otros (2001, p. 183) plantean las funciones del inventario refiriéndose como: (a) Inventario de anticipación: permiten a una organización hacer frente, por adelantado, a una emergencia en la demanda o a una oferta insuficiente.

19 28 (b) Inventario de fluctuación: también conocido como inventario de seguridad que permite a la organización dar un servicio a sus clientes cuando la demanda es superior al promedio o el envió de los procesos terminado de reabastecimiento se tarda más tiempo de lo usual. (c) Inventarios de transportación: son incluyen todos los artículos embarcados desde las bodegas o almacenes de productos terminados, a los clientes así como aquellos artículos que una organización envía de una de sus plantas a otras. Con referencia a los anteriores planteamientos sobre la función de los inventarios cabe señalar que Jacobs y Vollman (2005, p. 144 y 145) mencionan que los mismos se utilizan para evitar desviaciones al momento de la producción, o limitarse de materia prima como a la anticipación de suministro uniforme para la elaboración de los productos que se fabrican de antemano relacionando a la compañías o planta con sus proveedores y sus clientes. Por su parte, Fogarty y otros (2001, p. 183) coinciden que dichas funciones de los inventarios son importantes para hacerle frente al momento de una emergencia de materias prima que se traslada de una localización a otro y productos terminados. De acuerdo a lo antes mencionado cabe destacar que para la presente investigación el aporte más relevante es de los autores Jacobs y Vollman (2005, p. 144 y 145) por considerarse más completa y explicativa, dando a entender cada función de los inventarios.

20 CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS En concordancia con lo que se viene reflejando anteriormente acerca de las funciones que ejercen cada uno de los inventarios en la organización y el papel que desempeñan los mismos en ellas llevando a cabo su propósito fundamental que es el de satisfacer las necesidades es por esto que se hace una clasificación de los mismos. El establecimiento de una planificación que permita identificar los tipos de materiales o recursos a utilizar en la producción según la función que estos desempeñan en una empresa trae consigo una terminología que permite una distribución eficiente de estos, sin descuidar el fin de transformar la materia prima en la realización del producto final por esto se clasifican de manera especifica. Al evitar que se confundan los procesos y reflejar el propósito de los inventarios mediante aspectos que proporcionan parámetros sobre la clasificación de los inventarios es donde los autores señalan lo siguiente: De acuerdo con Nahmias (2007, p. 183) el inventario se puede clasificar en: Materia prima: son los recursos que requiere la actividad de producción o procesamiento de la empresa. Piezas componentes: se refiere a los artículos que todavía no han sido terminados en el proceso de producción (componentes) llamados subgrupos. Trabajo en proceso (WIT): para el autor son los inventarios que esperan

21 30 en el sistema para procesarse o ser procesados. Los inventarios de trabajos en proceso incluyen los componentes, y también pueden incluir algunos de materias primas. El nivel de inventario de trabajo en proceso con frecuencia se usa como medida de la eficiencia de un sistema de programación de la producción. Artículos terminados: hacen referencia a los artículos finales productos finales del proceso de producción. Durante la producción se agrega valor al inventario en cada nivel de la operación de manufactura, que culminen los artículos terminados. De forma similar Van Horne, y Wachowicz (2002, p. 267 y 268) clasifican los inventarios como: Materia prima: es la que le permite a la empresa tener flexibilidad en sus compras. Productos terminados: representa para la empresa el tener flexibilidad en su candelario de producción y en su marketing la producción no necesita enfocarse directamente hacia las ventas. Trabajo en procesos: los cuales se basan en que una empresa manufacturera debe de mantener cierta cantidad de inventario, durante su producción para ser procesado también son los costos de mano de obra, producción y materiales a utilizar entre otros. En relación a las clasificaciones de los inventarios, se puede considerar en base a los recursos y procesos que utiliza la empresa para transformar la materia prima en algún tipo de producto, que servirán para evitar algún

22 31 imprevisto a la producción, debido a las fluctuaciones del mercado tanto de compras (insumos), como el de ventas (productos). En este sentido Nahmias (2007, p.183) expresa que al clasificar los inventarios tanto de materiales necesarios para la actividad productiva, como de piezas que están sujetas al mantenimiento de la maquinaria, para llegar al producto terminado, se debe hacer bajo una distinción que les permita ser identificados bajo estándares establecidos en su definición. Mientras que para Van Horne y Wachowicz (2002, p. 267 y 268) está referida la clasificación de materia prima que da flexibilidad a la empresa en compras, de donde se mantiene una cantidad de inventarios, que son destinados al área de producción junto con los materiales componentes del producto y la relación de sus costos de mano de obra y producción que dan flexibilidad al calendario de producción. En el contexto anterior donde se reflejan las opiniones de los diferentes autores los investigadores se toma como postura la expuesta por Nahmias (2007, p.183) que hace complemento a la investigación ESTRUCTURA DE COSTOS DE LOS INVENTARIOS El costo es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio de inventarios pueden resolver muchos problemas en cuanto a decisiones de gerencia, debido a que estos son una parte esencial de la empresa. Según Schroeder (2005, p.358) existen diferentes tipos de costo de los inventarios:

23 32 (a) Costo del artículo De acuerdo con Schroeder (2005 p.358) representa el costo de comprar y producir los artículos individuales del inventario, por lo general se expresa como un costo unitario multiplicado por la cantidad adquirida o producida. (b) Costo de preparar pedidos Según Schroeder (2005 p.358) se relaciona con la adquisición de un lote o grupo de artículos los cuales no dependen de la cantidad de mercancía que se adquieran; incluyen la mecanografía de la orden de compra, la expedición del pedido, los costos de transportación, los costos de recepción y otros. Por su parte Robert y Aquilano (2005 p.608) plantea que los costos de preparación (o cambio de producción) que se aplica la fabricación de cada producto distinto, implica obtener el costo de los materiales necesarios, preparar el equipo de forma específica llenar los documentos requeridos, cobrar correctamente por el tiempo y los materiales y sin sacar la existencia anteriores de material. En base a las definiciones anteriores, los autores consideran el costo de preparar pedido como la adquisición de materiales necesarios que no dependen de la cantidad que se requiera, que influye el llenado de los documentos requeridos para la orden de compra y los costos que genera al momento de suministrar los artículos. En este sentido se toma como postulado Schroeder (2005, p. 358), quien define como el costo generado por las actividades efectuadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias.

24 33 (c) Costo de mantener (o llevar) inventarios De acuerdo con Schroeder (2005, p.358) menciona que es la permanencia de los artículos en inventario durante un periodo. Para el autor el costo de mantenimiento de inventarios se compone casi siempre de las siguientes tres partes: Costo de capital: según Schroeder (2005, p.358), ocurre cuando se mantienen artículos en el inventario, y el capital que se invierte no está disponible para otras inversiones, el cual se asigna al costo del inventario. Costo de almacenamiento: para el Schroeder (2005, p.358), este costo incluye costos variables para el espacio, seguros e impuestos. En algunos casos una parte del costo de almacenamiento es fijo, por ejemplo, cuando se posee un almacén y no puede utilizarse para otra cosa, estos no deben incluirse en los costos de almacenamiento del inventario. Costos de obsolescencia deterioro o perdida: según Schroeder (2005, p. 358), deben asignarse a los artículos que tienen un alto riesgo de hacerse obsoletos; entre mayor es el riesgo, mayores los costos. En este orden de ideas, de acuerdo con Schroeder (2005, p.358), representa una estructura de costo de inventarios, que determina cuándo se debe toma la decisión referente a la cantidad de llevar o mantener inventarios, preparar pedidos y saber el costo de los artículos. El que una empresa adopte un determinado sistema de inventario, lleva implícito un gasto de capital considerable.

25 34 De modo similar Robert y Aquilano (2005, p.608) hace referencia que el costo de mantener generalmente incluye el gasto de instalaciones de almacenaje, el seguro, el hurto, los daños, la obsolescencia, las depreciaciones, los impuestos y el costo de oportunidad del capital. En este sentido los autores coincidieron que el costo de mantener inventario es la suma de todos los gastos proporcionales a la cantidad de inventario disponible físicamente en cualquier punto de tiempo. De acuerdo a lo expresado se tomo como postulado a Schroeder (2005, p.358) ya que menciona que es el costo que mantiene la empresa el momento de almacenar los materiales. (d) Costo por agotamiento de existencia De esta manera Schroeder (2005, p.358) para el autor este costo es la consecuencia económica de quedarse sin, materia prima o artículos al momento de ser utilizados. Por otra parte, para Robert y Aquilano (2005, p.609) cuando la existencia de articulo se agota, cualquier orden por ese artículo debe esperar hasta que sea reabastecido, o bien debe ser cancelada. En este sentido, existe un equilibrio entre mantener la existencia para satisfacer la demanda y los costos que se derivan del abastecimiento. Los autores hace referencia que son los costos como consecuencia de quedarse sin, materia prima o artículos para satisfacer la demanda que se adquiera generando pérdida de tiempo a la producción. En relación con las definiciones con los autores se toma como postulado

26 35 Schroeder (2005, p.358) por su explicación precisa y concreta para dicha investigación TECNICAS DE ADMINISTRACION DEL INVENTARIO De acuerdo con los autores existen diferentes técnicas que se emplean en la administración del inventario según: Gitman (2000), Brigham y Houston (2006), Schroeder (2005), Chase, Aquilano y otros (2000), autores se encuentra principalmente él: sistema ABC, modelo de cantidad económica de pedido, punto de reorden, sistema de planeación de los requerimientos de materiales y el sistema justo a tiempo. Conforme a lo referido por estas técnicas proporcionan una planificación estructurada mediante pasos a seguir para establecer fundamentos para la distribución de los inventarios que permita identificarlos dependiendo de las técnicas que se desempeñen en las organizaciones SISTEMA ABC Por medio de esta técnica de administración de inventario en la planificación se plantea una división de tres grupos de acuerdo a su función: De acuerdo con lo planteado por Gitman (2000, p. 582) es una técnica donde se clasifican los inventarios como A, B y C, siendo el grupo A donde se incluyen los artículos que requieren la mayor inversión, el grupo B, va estar conformado por los artículos que constituyen el siguiente

27 36 inventario más grande y grupo C, constituye los artículos más numerosos que representan una inversión relativamente pequeña. Así mismo Brigham y Houston (2006, p. 203) señalan que este método comprende dos principios mediante los cuales se debe regir dicho sistema: (a) Al clasificar los artículos del inventario se debe hacer sobre la base de su importancia relativa. (b) Al establecer los diferentes controles de administración para las distintas clasificaciones, estos deben tener el grado de control apropiado a la importancia concedida a cada clasificación. En este sentido el autor Brigham y Houston (2006, p. 203), refieren que de acuerdo con la dificultad para controlar un artículo y los cambios que puede generar éste en los costos y rentabilidad, los mismos se deben manejar bajo una serie de criterios; de acuerdo con los autores los factores que afectan la importancia del artículo, están relacionados con: (a) Valor anual en dinero de las transacciones para un artículo. (b) Costo unitario. (c) Escasez del material utilizado para la fabricación de ese artículo. (d) Disponibilidad de los recursos, fuerza de trabajo e instalaciones para producir un artículo. (e) Tiempo necesario para su obtención. (f) Requerimientos de almacenamiento para un artículo. (g) Riesgos de robos, vida en estante y otros atributos importantes. (h) Costo de la escasez del artículo.

28 37 (i) Volatilidad del diseño de ingeniería. En este orden de ideas, para los autores existen algunos parámetros establecidos que proporcionan limitantes a la hora de establecer la proporción en base a la importancia que poseen los artículos, los costos que estos generan y la estructura de inventario que posea la empresa. En este sentido Brigham y Houston (2006, p. 207) hacen referencia a los lineamientos sobre el sistema A, B y C, señalando que los controles a tomar por medio de este análisis son los siguientes: Artículos A. (a) Evaluación frecuente de los pronósticos y de los métodos para pronosticar. (b) Contabilidad cíclica frecuente, posiblemente mensual, con tolerancias rígidas sobre la exactitud. (c) Actualización diaria de registros. (d) Revisión frecuente de los requerimientos de la demanda, cantidades a ordenar e inventarios de seguridad; generalmente da como resultado ordenes de pedidos más pequeñas. (e) Seguimiento estricto y expeditación para reducir el tiempo de obtención (entrega). Artículos B. Son similares a los controles para los artículos A, pero aquí la mayor parte de los controles de actividad tienen lugar con menor frecuencia.

29 38 Artículos C. (a) La regla básica es tenerlos. (b) Se llevan registros sencillos o no se lleva ninguno; posiblemente se hace una revisión periódica del inventario físico. (c) Cantidades grandes de orden e inventario de seguridad. (d) Se almacenan en el área disponible para los trabajadores de producción o para los que surten. (e) Se cuentan los artículos con poca frecuencia (anual o semestralmente), con una exactitud escalar aceptable (se prefiere pesarlos a contarlos). En relación a lo anterior Gitman (2000, p. 582) plantea que el análisis ABC, es un sistema de inventario por el cual se subdividen en tres grandes grupos los materiales sobre los cuales se deben tomar en cuenta una serie de aspectos fundamentales. Por su parte Brigham y Houston (2006, p ) refiere que es la distribución de materiales o los inventarios bajo situaciones y elementos que aparecen dentro de las organizaciones controlándolas para mejorar el funcionamiento del inventario. Al determinar las normas y procedimientos que fundamenten el manejo del inventario que establezcan controles. En la investigación se toma como postura la definida por Gitman (2000, p. 582) considerada que da limitantes para cada clasificación, y que deben tomarse en consideración MODELO DE CANTIDAD ECONOMICA DE PEDIDO

30 39 Otro método o técnica referido para el manejo del inventario lo constituye el modelo de cantidad económica de pedido que debe hacerse de acuerdo a las cantidades adecuadas a la línea de producción a la que está sometida la organización, por medio de una serie de procedimientos y estándares establecidos en el modelo, que reduzca al mínimo la totalidad de los costos de inventarios. Según Vollman y Otros (2005, p. 151) es un modelo que suministra los lineamientos para tomar decisiones sobre la cantidad a ordenar lo cual describe la relación de los costos de colocación de las órdenes, costos de mantenimiento del inventario y la cantidad ordenada. Por su parte, Gitman (2000, p. 582) expone que esta técnica es una de las herramientas que se utilizan con mayor frecuencia para determinar la cantidad óptima de pedido de artículos cuando son requeridos por los inventarios. Este método toma en cuenta diversos costos operativos y financieros para determinar la cantidad del pedido que minimiza el costo total del inventario. De acuerdo con Gitman (2000, p ) el modelo de cantidad económica de pedido esta relacionado con los siguientes costos: Costos de pedidos: que incorporan los costos administrativos fijos por ordenar y de recibir pedidos, es decir, el costo por elaborar una solicitud de compra, procesar un trabajo administrativo resultante, recibir un pedido y cotejarlo con factura. Costos de mantenimiento de inventario: que se refieren a los costos

31 40 variables por unidad que se generan por mantener un artículo en inventarios, durante un periodo de tiempo específico e incluyen los costos de almacenamiento, del seguro, de deterioro y de obsolescencia y, aun mas importante, el costo de oportunidad o costo financiero por mantener fondos inmóviles en inventarios. Costo total: que es el definido como la suma del costo de pedido y el costo de mantenimiento en inventario su objetivo consiste en determinar la cantidad del pedido que minimice el costo. En relación con este método Vollman y Otros (2005, p. 151) consideran que el mismo, engloba aspectos de cómo se debe establecer el costo al momento de requerir materiales, de acuerdo a la demanda de la organización. Por su parte Gitman (2000, p ) hace referencia que es una de las técnicas más usadas en proporción a cuándo deben hacerse, y detalla cada uno de los costos que están implícitos en la misma. Se toma como postura el concepto referido por Gitman (2000, p ) por que refleja costos operativos y financieros para determinar la cantidad optima de pedido PUNTO DE REORDEN Según Gitman (2000, p. 584), esta técnica se considera como el momento en que se requiere ordenar inventario, por lo cual el autor opina que cuando una empresa tenga la cantidad óptima de pedido, dicha empresa debe determinar el momento para solicitar dichos pedidos; la misma requiere un

32 41 punto de reorden que considere el plazo necesario para ordenar y recibir pedidos. Por medio de la siguiente ecuación Gitman (2000, p. 584) establece la manera como se debe calcular el punto de reorden: Punto de reorden = plazo para ordenar y recibir pedidos en días x uso diario. Por su parte Schroeder (2005, p.366), se refiere a esta técnica del punto de reorden basado en el concepto de una distribución de probabilidades que se hacen en base a la demanda de la organización durante el tiempo de entrega. Cuando se ha levantado un pedido, el sistema de inventarios queda expuesto a que haya faltantes, puesto que este generalmente es mayor a cero, es razonable suponer que el sistema no tendrá faltantes hasta que se ha levantado un pedido; el único riesgo de faltantes se da durante el tiempo de entrega del reabastecimiento. En este sentido Gitman (2000, pág. 584), considera que se requiere determinar la demanda y la capacidad de producir de la empresa, para identificar en dónde entra el punto de reorden del inventario, o de dónde se va a crear un límite que establece el momento exacto en el cual se debe ordenar, ya sea desde una pieza componente de una máquina de la línea de producción, hasta algo que requiera el departamento de papelería por ejemplo, cuando los inventarios estén por agotarse en relación a herramientas, repuestos o reposición de implementos necesarios para la

33 42 producción. En base a lo anterior se toma como postura lo referido por Gitman (2000, p. 584), debido a que refleja un mecanismo para determinar cuándo se deben requerir los pedidos de inventarios de materiales repuestos considerando aspectos relevantes para la investigación SISTEMA DE PLANEACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE MATERIALES (PRM) Para Gitman (2000, p. 584), es un sistema de administración del inventario donde utilizan los conceptos de CEP (modelo de cantidad económica de pedido) y una computadora, para comparar las necesidades de producción con los saldos de inventarios disponibles, por consiguiente para el autor este sistema determina el momento adecuado para ordenar las diversas partidas de la cuenta de materiales de un producto. De acuerdo con este autor este sistema aplica los conceptos del modelo de cantidad económica de pedido, simulando la estructura de la cuenta de materiales, el nivel de inventario y el proceso de manufactura de la empresa; se comparan las necesidades de producción con los saldos de inventarios disponibles. Para Chase, Aquilano y otros (2000, p. 631), este modelo es derivado de un plan de producción, este sistema crea programas que identifican las partes y los materiales específicos requeridos para producir artículos finales, las cantidades exactas y las fechas en que se deben realizar los pedidos

34 43 mantenidos en un ciclo de producción mediante un programa a computadora en el que se detallan las operaciones interrelacionando los procesos que están relacionados con el inventario. En este sentido de este sistema se deprenden propósitos referidos por los autores que rigen el sistema, para controlar los niveles de inventario, por medio de la asignación de prioridades operativas para los artículos y la planeación de la capacidad para cargar el sistema de producción. Conforme a lo planteado por Chase, Aquilano y otros (2000, p. 632) estos pueden ampliarse brevemente de la siguiente manera: Inventario: ordenar la parte correcta, ordenar la cantidad correcta y ordenar en el momento correcto. Prioridades: ordenar con la fecha de vencimiento correcta y mantener valida la fecha de vencimiento. Capacidad: planear una carga completa, planear una carga exacta y planear un momento adecuado para mirar la carga futura. De acuerdo con el sistema de planeación de los requerimientos planteado por Chase, Aquilano y otros (2000, p. 634), se mantiene una estructura que rige el sistema de acuerdo a la porción de actividades de fabricación que interactúan con el programa maestro, el archivo de la lista de materiales, el archivo de registros del inventario y los informes de producción, los cuales parten de una demanda de productos provenientes de los clientes, conforme a las siguientes condiciones: El archivo de la lista de materiales (bill of materials, BOM) según Chase,

35 44 Jacobs y Aquilano (2000, p. 635); contiene la descripción completa del producto, enumerando no solo los materiales, las partes y los componentes, sino la secuencia en la cual se crea el producto. Este archivo BOM es denominado archivo estructural del producto o árbol del producto ya que muestra la forma como este se arma, contiene la información para identificar cada artículo y la cantidad utilizada por unidad del artículo del cual forma parte. El archivo de registros del inventario según Chase, Jacobs y Aquilano (2000, p. 636); se refiere a un sistema computarizado que resulta bastante largo, este lleva un archivo separado de cada artículo y los detalles que este posee, este permite la creación de un archivo de registros estabilizados de manera independiente o siendo parte del archivo de registros, esta estabilización permite buscar el origen de un requerimiento de material en la estructura del producto a través de cada nivel. Los informes de los resultados, de acuerdo con Chase, Aquilano y otros (2000, p. 638), dado que el MRP (sistema de planeación de requerimientos de materiales), tiene acceso a la lista de materiales mediante el programa de producción maestro y del archivo de registros de materiales estos pueden asumir una gama ilimitadas de formatos y contenidos. Estos informes se clasifican normalmente como primarios y secundarios. Los de la primera categoría según Chase, Aquilano y otros (2000, p. 639), a son utilizados en el control del inventario y de la producción. Estos informes constan de: (a) Los pedidos planeados que serán expedidos en el futuro.

36 45 (b) Los avisos de expedición de pedidos para ejecutar los pedidos planeados. (c) Los cambios de las fechas de vencimiento de los pedidos abiertos debido a la reprogramación. (d) Las cancelaciones o suspensiones de los pedidos abiertos debido a la cancelación o suspensión de pedidos en el programa de producción maestro. (e) Muestra que los datos sobre el estatus del inventario. Mientras que los secundarios son opcionales, de acuerdo con Chase, Aquilano y otros (2000, p. 639), en virtud del (MRP) sistema de planeación de requerimientos de materiales, y/o se dividen en tres categorías principales: (a) Informes de planeación, que se utilizan, por ejemplo, en la proyección del inventario y la especificación de los requerimientos para algún horizonte de tiempo futuro. (b) Informes de desempeño para efectos de señalar los artículos inactivos determinando el acuerdo entre los plazos de los artículos reales y programados, entre la utilización real programando las cantidades y los costos. (c) Informes de excepción que señalan las discrepancias graves, tales como los errores, las situaciones fuera de alcance, los pedidos tardíos o vencidos, los desechos excesivos o las partes inexistentes. En razón de lo anterior Gitman (2000, p. 584), el sistema de planeación de requerimientos de materiales, establece el modelo de las estructuras de