Unidad Didáctica 5: El Pedido y entrega de mercancías

Transcripción

1 Unidad Didáctica 5: El Pedido y entrega de mercancías JUSTIFICANTES Y DOCUMENTOS Las operaciones que realiza la empresa es necesario que queden reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con estos documentos, y también un control externo. Un documento es una información estructurada en soporte material (papel) o medios electrónicos, cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido en las mismas. Los documentos, justificantes, órdenes o partes de trabajo forman el flujo administrativo del stock. Este flujo se inicia cuando hay que abastecer el almacén de materias primas, mercancías, envases, etc. El flujo de documentos refleja los acontecimientos de la actividad empresarial y transmite la información entre las distintas secciones o departamentos de la organización o entre las personas que dan las órdenes y aquellas que las ejecutan. Por ejemplo, cuando el departamento de ventas recibe un pedido de clientes se elabora un documento dirigido a los operarios/as de almacén, para que preparen el envío. Generalmente, las relaciones comerciales entre empresas, compraventa o prestaciones de servicio (transporte, seguro, carga y descarga ) se inician con la petición de ofertas y presupuestos. Después tiene lugar la negociación y, una vez establecidos los acuerdos, el flujo de los documentos entre el proveedor y el cliente sigue el orden natural de los acontecimientos. Los soportes materiales de las operaciones se llaman justificantes o documentos. v Pedido o nota de Pedido. v Albarán v Factura v Pago (Cheque, pagare ) v Factura de Gastos v Notas de Abono. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL STOCK Los productos que entran en un almacén pueden proceder de fuentes externas (proveedores) o de la propia empresa (centro de producción, almacén central, etc.). Del mismo modo, cuando se produce una salida su destino puede ser otras empresas (clientes), otros almacenes de la propia empresa, la sección de fabricación o la de empaquetado. Los documentos que se utilizan en las operaciones comerciales entre empresas, con proveedores y clientes, pueden ser de dos tipos: v Documentos de compraventa: pedido, albarán, factura, carta de portes, factura de gastos, nota de abono y ticket de caja. v Documentos de cobro-pago: recibo, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria, etc. Cuando el flujo de mercancías tiene lugar dentro de la propia organización, los documentos que se originan son de carácter interno, como: las hojas de solicitud, recepción o expedición; las órdenes de envío, expedición, fabricación o los partes de actividad. Otras veces los documentos Página 1 de 8

2 de carácter interno reflejan varias operaciones realizadas, como es el caso del registro de pedidos, la ficha de almacén, el inventario, el registro de facturas recibidas o emitidos, etc. Como es obvio, entre los departamentos de compras, almacén, ventas, administración y contabilidad debe existir un continuo intercambio de documentos, para que el flujo de información llegue a todos los estamentos de la empresa. Estos flujos de información existen, incluso, en una empresa o almacén con una organización elemental, ya que los documentos también sirven para que las personas encargadas de su registro puedan demostrar que las operaciones se han realizado, cuando su justificación es necesaria a petición de algún interno o externo a la empresa, como pueden ser auditores o inspectores de Hacienda. TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS El EDI o Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange) es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos (pedidos, albaranes, facturas, etc.). El sistema EDI permite que empresas y particulares puedan enviar y recibir documentos en formato estándar y directamente de ordenador a ordenador; de esta forma se agiliza y abarata la comunicación en operaciones de compraventa, aprovisionamiento, control de almacenes, logística y transporte, seguimientos de envíos, etc. El sistema EDI aporta una serie de ventajas, entre las que destacan: v Permite que el cliente reciba información más rápida y completa. v Se evitan errores y pérdidas en el envío de documentos. v Reduce costes administrativos (papel, sellos y personal) y retrasos cobros y pagos. v Proporciona un tratamiento acelerado de los pedidos. v Mejora la gestión de stocks (aumenta la rotación y disminuye el nivel de existencias). v Mejora el tratamiento de la información: se utiliza un lenguaje estandarizado. El intercambio de documentos se puede realizar por Internet, vía web o vía , o bien mediante redes de comunicación privadas de acceso restringido. Cuando se utiliza una red de acceso público, como Internet, se necesitan programas que aseguren la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información enviada/recibida. Mientras que con las redes de acceso restringido el propio sistema de protocolo de comunicación y acceso asegura la validación y confidencialidad de los documentos. Además, si el mensaje INVOIC incorpora firma digital, tiene la misma validez legal que las facturas en soporte papel. EL PEDIDO Cuando en una empresa se detecta la necesidad de mercancías, se procederá a realizar pedidos a los proveedores que se hayan seleccionado. El pedido se puede definir como la solicitud que realiza un/a empresario/a o profesional a un proveedor para que le suministre unas determinadas mercancías o le preste un servicio. El pedido consolida la operación comercial entre las partes contratantes. La correcta cumplimentación del pedido es una garantía frente a posibles errores o pretextos del deudor/a a la hora de pagar la factura, constituyéndose, llegado el caso, en prueba acreditativa de la existencia del contrato. Página 2 de 8

3 FORMALIZACIÓN DE LOS PEDIDOS Los pedidos son tramitados por el Departamento de Compras de la empresa; se comienza formulando un pedido y se continúa haciendo un seguimiento hasta que la mercancía llega al almacén. Es aconsejable formular el pedido de forma escrita (fax, carta, , etc.), lo que siempre será garantía de la veracidad y de las circunstancias de la compraventa. Provisionalmente, siempre que con posterioridad se recoja por escrito y sea debidamente firmado por el cliente o su representante. El pedido puede formularse de las siguientes maneras: Ø Por carta, fax o correo electrónico. Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una relación formal con el cliente y plasmar por escrito las condiciones de la operación. Ø Con una nota de pedido. Se trata de un impreso que debe contener todos los datos necesarios para facilitar al máximo la compraventa. Ø Por teléfono. Para confirmar el pedido es conveniente enviar una carta o una comunicación escrita tras la llamada. Ø Mediante agente comercial o representante. El agente comercial cumplimentará el pedido; el cliente firma el original y se queda con una copia. Es frecuente el uso de pedidos previamente impresos y cumplimentados por el vendedor, en los que además se recoge la firma del cliente aceptando las condiciones de la venta y el precio. En el reverso de los pedidos se puede indicar las condiciones generales de venta. Página 3 de 8

4 TIPOS DE PEDIDO Los pedidos más generalizados los podemos clasificar en dos grupos: TIPOS DE PEDIDOS, SEGÚN LA FORMA: Ø Pedidos normales. Son los más extendidos entre las empresas; se utilizan para solicitar las mercancías que se necesitarán en un período reducido de tiempo. Las cantidades solicitadas, generalmente, se ajustan a los consumos previstos durante una semana, mes, temporada, etc.; en función de la política de aprovisionamiento de la empresa. Ø Pedidos programados. Se utilizan para solicitar uno o varios productos, sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades. El estudio consiste en analizar los consumos históricos y los previstos; también se tiene en cuenta el stock mínimo, las existencias y las cantidades pendientes de suministro. Con este tipo de pedido se solicita una cantidad anual, cuya entregase puede fraccionar en uno o varios envíos (mensuales, trimestrales, etc.), previo aviso de la cantidad y fecha de entrega. Las ventajes del pedido programado es que se reducen los costes de gestión y los precios de adquisición (al obtener descuentos por volumen de compras).el principal inconveniente es que la cantidad solicitada suele ser inferior al consumo previsto y cuando no se cumplen las fechas de entrega se puede producir una rotura de stocks. Ø Pedidos abiertos. se hacen para solicitar una cantidad total aproximada, sin que ello suponga un compromiso obligado de compra; pues el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado previamente por teléfono, nota simple, fax o correo electrónico. Por ejemplo; para construir una finca de viviendas solicitamos que nos reserven una cantidad de azulejos; con posterioridad, pedimos el envío del material, en función de las necesidades reales que pueden ser superiores o inferiores a la cantidad reservada. Las características del pedido abierto son: los plazos de entrega suelen ser muy cortos (24 o 48 h.); el proveedor se obliga a tener un stock mínimo de cada material; el precio puede ser fijo durante todo el tiempo de vigencia o se pueden aceptar las subidas previa justificación de las nuevas tarifas. Con el pedido abierto el número de recepciones es mayor, pero también presenta ventajas como reducir el stock inmovilizado, al asegurar un stock mínimo en el almacén del proveedor; la rotación de los materiales es mayor, los precios de compra son más bajos, por el volumen de adquisición; se reducen los costes de gestión, al existir menos documentos (pedidos, boletines de reposición, facturas, etc.) que necesitan un seguimiento contable y de archivo. TIPOS DE PEDIDOS SEGÚN EL MATERIAL Según el destino del artículo o servicio solicitado los pedidos se clasifican en extraordinarios, de reposición, de servicio u obra y de mercancías. Ø El pedido extraordinario se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo, que por necesidades extraordinarias se necesitan para un fin concreto. El pedido se envía aunque en el almacén existan los materiales en él solicitadas, pues de esta forma evitamos alterar los consumos medios que afectan sobre el punto de pedido y las consecuencias negativas que puedan repercutir en el stock de seguridad. Ø El pedido de reposición es aquel cuya iniciativa de compra parte del almacén, a través del boletín de compra. Generalmente, estos pedidos se utilizan para solicitar los artículos sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo. El impreso que se envía al proveedor puede contener los materiales que se necesitan en un almacén concreto o en varios, con unas siglas que indiquen dónde se debe realizar la entrada de cada producto. Página 4 de 8

5 Ø El pedido de servicio u obra se utiliza para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado. Los materiales necesarios para la obra o servicio pueden ser a cuenta del contratado o del contratante, y pueden estar incluidos o no en el pedido. Ø El pedido habitual de materiales o de mercancías es el más generalizado y se expide para solicitar los artículos que se necesitan normalmente en el punto de venta, independientemente de que una vez recibidos sean para reposición o para consumo. FORMATO DE PEDIDO El pedido se puede hacer mediante dos formas: carta e impreso. En ambos casos se deben poner todos los datos necesarios para facilitar al máximo las relaciones comerciales y que no dé lugar a equivocaciones. Impreso estándar: tiene que llevar: Ø Los datos del comprador, nombre o razón social, CIF o NIF, domicilio completo, FAX, e- mail, teléfono. Cuando el comprador y vendedor son de distinta nacionalidad se incluye el país. Ø La fecha de entrega o plazo máximo de envío. Ø Número de orden Ø Fecha de expedición y referencias (número de contrato, representante que ha realizado el pedido). Ø Datos del vendedor, nombre o razón social, CIF o NIF, dirección completa Ø Relación de artículos solicitados, nombre del producto o descripción en unidades de venta, referencia o código de cada artículo, cantidad que solicitamos de cada artículo, precios unitarios, importes totales o parciales Ø Condiciones comerciales, descuentos, quien pagará los gastos de transporte, seguro, embalajes, forma de pago, otras condiciones o acuerdos tomados de forma verbal o escrita. Ø Firma del comprador de quien se hace responsable de ese pedido. EL REGISTRO DE PEDIDOS Cuando se envía un pedido a la empresa proveedora hay que hacer un seguimiento del mismo hasta que se reciben las mercancías en el almacén. El control de los pedidos se refleja en el Libro de registro de pedidos emitidos. Su contenido es el siguiente: Ø Nº de pedido: número asignado al pedido, el que figura en el documento. Ø Fecha: día, mes y año que se envió el pedido. Ø Importe del pedido: importe total de las mercancías solicitadas. Ø Empresa proveedora: nombre o razón social del proveedor. Ø Código o CIF: código asignado a la empresa proveedora o el de identificación fiscal. Ø Fecha de entrega: fecha o plazo acordado en el pedido. Ø Almacén: lugar de entrega o almacén para el que se solicitaron las mercancías. Ø Fecha de recepción: fecha en la que se reciben las mercancías en el almacén. Página 5 de 8

6 Ø Nº de albarán: número de documento (albarán, nota de entrega, carta de porte) que se firma aceptando el envío. Observaciones: se anotan incidencias cuando existe diferencia entre la fecha acordada para la entrega y la de recepción, o cuando no se han recibido todas las cantidades solicitadas. Estas anotaciones se deben tener en cuenta para futuros pedidos; además, se firma aceptando el envío. HOJA DE SOLICITUD La hoja de solicitud es un documento interno que se utiliza para solicitar materiales desde una sección a otra de la empresa o desde el punto de venta al almacén central. Estos impresos de carácter interno, generalmente, se envían de ordenador a ordenador; bien porque la empresa dispone de un sistema de pedido automático o bien al final de la jornada, cuando en previsión de las ventas del día siguiente, se hace una solicitud por fax, teléfono, correo electrónico, etc. EL ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA Documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también sirve de guía para confeccionar la factura. Del albarán se confeccionan varias copias: Original más primera copia se remite al cliente y el cliente una vez cotejada la mercancía devuelve la copia firmada, esta copia firmada por el cliente va ha contabilidad para hacer la factura. Segunda copia, se queda en el almacén para justificar la salida de mercancías. Tercera copia, se remite al departamento de ventas. Excepciones de la existencia del Albarán. 1. Cuando se sustituye el albarán por una nota de entrega al transportista. En este documento se detalla el tipo de mercancía o nombre del artículo, número de bultos y las unidades que contiene cada bulto; pero no se reflejan precios, referencias o importe de las mercancías entregadas. La nota de entrega es similar a la carta de portes que se verá en la siguiente unidad didáctica. 2. Cuando se exporta la mercancía se confecciona el parking list o relación de información de la factura y facilitar el despacho aduanero. El parking list debe contener: datos referentes a la factura de compraventa (fecha de emisión, nombre y razón social del vendedor y el comprador); nombre del consignatario o destinatario; número de bultos, con peso bruto y volumen; tipo de embalaje, con identificación de marcas y numeración; denominación exacta y descripción de la mercancía. FORMA Y CONTENIDO DEL ALBARÁN El contenido de un modelo estándar de albarán es el siguiente: Ø Datos del vendedor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección completa. Ø Número de orden del albarán y fecha de emisión. Ø Datos del cliente: nombre o razón social, CIF o código asignado y dirección completa, siendo ésta el lugar de entrega de la mercancía. Página 6 de 8

7 Ø Referencias: Número del pedido al que corresponde y la fecha del mismo; también se suele mencionar el nombre del representante o agente comercial a través del cual se formuló el pedido. Ø Forma de envío: agencia de transportes o el transportista que realiza la entrega, indicando si la mercancía viaja a portes debidos o a portes pagados, y el número de paquetes o bultos que componen la expedición. Ø Descripción de la mercancía: código del producto, descripción del artículo, cantidad y precio. Generalmente, no se incluye el importe, salvo que se trate de un albarán valorado. Ø Observaciones: en este apartado el cliente hará constar las posibles incidencias observadas en la mercancía recibida. Ø Recibí: nombre y firma del cliente o persona autoriza en la empresa receptora. La aceptación o conformidad sirve para que el vendedor para facturar a cargo del comprador. Cuando se recibe un envío puede ocurrir que los géneros recibidos no coincidan con los solicitados, en cuyo caso se procede a su devolución y no se firma la aceptación o conformidad. También se puede rectificar el albarán o hacer las observaciones oportunas, para que el proveedor lo tenga en cuenta antes de emitir la factura. ALBARÁN VALORADO Es un modelo especial que se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía. El impreso se formaliza incluyendo en él todos los requisitos legales exigidos para las facturas: descripción de la mercancía, precio unitario, descuentos, importes parciales, impuestos (IVA y RE, en su caso), importe total, etc. Cuando los precios llevan incluido el impuesto el total de la compra se expresa Total (IVA incluido). El albarán valorado sirve al mismo tiempo como nota de entrega de la mercancía y justificante de comprar. REGISTRO Y CONTROL DE LA MERCANCIA El registro y alta de la mercancía en el almacén no tiene lugar hasta que se ha verificado que no existen errores, como equivocaciones en los artículos enviados, falta de artículos, daños o roturas, etc. Para ello, se hace una inspección cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos, que consiste en: Ø Comprobamos antes de la descarga que los datos del documento que acompaña a la mercancía coinciden con los del pedido realizado. Ø Contar los bultos descargados y examinar si hay daños externos, si el embalaje está deteriorado de anotan los desperfectos y se acepta la mercancía con la condición de salvo posterior examen. Ø Se hace un recuento físico de los artículos recibidos y se contrasta con los que aparecen relacionados en el albarán de entrega y con los solicitados en el pedido. El examen consiste en comprobar cantidades, modelos, tamaños, colores, referencias, etc. El resultado del examen puede ser conforme o no conforme, por mercancía en mal estado, falta de mercancía, errores en tallas o colores, etc. En función de la anomalía se acepta la mercancía o no, pero siempre se deberá indicar el motivo, en el apartado destinado a las observaciones. Página 7 de 8

8 Una vez realizado el control cuantitativo y cualitativo se confecciona la hoja de recepción y se envía una copia a los departamentos de compras y contabilidad, para que reclamen el material que falta, se gestionen devoluciones, etc. Los artículos que se ajusten a lo solicitado y están en perfecto estado, después de registrar su entrada, se pasan al almacén y a su lugar de ubicación. LA HOJA DE RECEPCIÓN La hoja de recepción o registro de entrada es un documento de carácter interno; se confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega, rechazos, roturas, etc. que pueda presentar la mercancía. El contenido del documento hace referencia: a la orden de compra o número de pedido; el albarán o nota de entrega; al resultado del control, tanto en cantidad como en calidad; a la descripción, clasificación y almacén o sección de destino del material. Página 8 de 8