PLAN DE CONTINGENCIA PARA EL MANEJO DE SOLICITUDES DE PEDIDO, ÓRDENES DE PEDIDO Y TRAMITACIÓN DE FACTURAS, CUANDO NO HAY SISTEMA SAP

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1 Página 1 de 14 PLAN DE CONTINGENCIA PARA EL MANEJO DE SOLICITUDES DE PEDIDO, ÓRDENES DE PEDIDO Y TRAMITACIÓN DE FACTURAS, CUANDO NO HAY SISTEMA SAP

2 Página 2 de 14 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE COMPETENCIAS DEFINICIONES GLOSARIO ACTIVIDADES Plan contingente para Solicitudes de Pedido Plan contingente para Órdenes de Pedido Plan contingente para el trámite de facturas Plan contingente para entrega de suministros sin reserva FORMULARIOS... 9

3 Página 3 de OBJETIVO El presente documento corresponde al Plan de Contingencia que tiene como objetivo guiar a los usuarios del Sistema SAP que requieren adquirir bienes o servicios, a fin de que dichos requerimientos no se vean afectados más allá de lo razonable cuando se presenten situaciones de carácter urgente y no se tenga acceso al Sistema SAP. 2. ALCANCE El presente plan es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Institución ante la deshabilitación del Sistema SAP, por tanto, su cumplimiento deberá ser debidamente verificado por los titulares subordinados que tengan potestad para autorizar el trámite de inicio de las Solicitudes de Pedido. Además, comprende los pedidos, que sea necesario realizar como resultado del proceso de contratación administrativa. 3. COMPETENCIAS Los titulares subordinados serán responsables de que los funcionarios a su cargo cumplan el presente Plan de Contingencia, de tal forma que su aplicación sea en forma correcta y oportuna.

4 Página 4 de 14 Los funcionarios que apliquen el presente plan son responsables directos de acatar todas sus disposiciones sin dilación u objeción. 4. DEFINICIONES SAP: Sistema informático utilizado para la administración financiera en el IMAS. Solicitud de pedido: formulario electrónico de petición o solicitud para compras con el fin de obtener una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado. Orden de Pedido: sinónimo de Orden de Compra, corresponde al documento en el que se consignan los deberes de las partes por una contratación en firme y que no requiere formalización o escritura pública. Documento de orden presupuestario. Contratación administrativa: es el procedimiento a seguir para la contratación con particulares por parte de las diferentes administraciones públicas, que facilita a las mismas la materialización de todos aquellos bienes y servicios necesarios para realizar las actividades ordinarias de la institución. Contenido presupuestario: son los recursos disponibles, presupuestados de manera genérica o específica que deben existir para que la Administración pueda iniciar cualquier trámite de contratación.

5 Página 5 de 14 Número de activo: número que se asigna contablemente a un activo fijo, que lo identifica de forma específica. Número de placa de activo: placa de identificación, donde se muestra el logotipo del propietario de los bienes o activos fijos, de igual manera lleva un código o número que identifique el activo. Hoja de Entrada: boleta de autorización de pago del servicio por parte del Fiscalizador del Contrato. Reserva: listado de suministros que se apartan, para su posterior retiro y uso en el Almacén de Suministros. 5. GLOSARIO API: Área de Institucional IMAS: Instituto Mixto de Ayuda Social SAP: System 6. ACTIVIDADES 1. Plan contingente para Solicitudes de Pedido No. Descripción Responsable 1. Llena el Formulario F-API-15 Solicitud de Pedido, detallando en el Unidad Solicitante mismo el bien o servicio a adquirir, indicando las cantidades y adjuntando los términos de referencia del bien o servicio. 2. Solicita el contenido presupuestario a la Unidad de Presupuesto. Unidad Solicitante 3. Emite la decisión administrativa que da inicio al procedimiento de Subgerente de Soporte

6 Página 6 de 14 contratación, por medio de su firma en el formulario pre-impreso de Solicitud de Pedido. 4. Entrega el original del F-API-15 Formulario de Solicitud de Pedido, con sus respectivas firmas, en el Área de Institucional. 5. Asigna la Solicitud de Pedido a alguno de los Profesionales en para su tramitación. 6. Realiza el procedimiento de contratación administrativa, de conformidad con el Reglamento Interno de Contratación Administrativa del IMAS. 7. Cuando se haya restablecido el Sistema SAP ingresa la Solicitud de Pedido y gestiona su respectiva liberación. FIN Administrativo o Gerente General, según corresponda Unidad Solicitante Proveedor Institucional Profesional en Unidad Solicitante 2. Plan contingente para Órdenes de Pedido No. Descripción Responsable 1. Llena el Formulario F-API-16 Orden de Pedido. Profesional en 2. Autoriza la orden de pedido, por medio de su firma en el formulario Proveedor Institucional respectivo 3. Solicita a la Unidad de Presupuesto, el visto bueno del contenido Profesional en presupuestario para la contratación. 4. En el caso de requerirse la asignación del número de activo se coordina con la Unidad de Contabilidad para la asignación del mismo. Si se ocupa número de placa de activo debe coordinarse con el Almacén de Suministros. 5. Se comunica al contratista para la formalización de la contratación y se incorpora la copia del documento con los timbres fiscales de Ley en el expediente administrativo de la contratación. 6. Por medio de correo electrónico comunica a la Unidad Solicitante, y al Almacén de Suministros para la coordinación de la entrega de bienes y/o servicios. 7. En caso de modificación o corrección debe realizarse mediante una adenda al pedido, autorizado por el Proveedor Institucional. Esta debe contener información básica referida al Pedido original (número de pedido, nombre del contratista, número del contratista, monto, y descripción de la modificación o corrección). Profesional en Profesional en Profesional en Profesional en

7 Página 7 de Cuando se haya restablecido el Sistema SAP ingresa la Orden de Pedido y gestiona su respectiva liberación. FIN Profesional en

8 Página 8 de Plan contingente para el trámite de facturas No. Descripción Responsable 1. De tratarse de un servicio, debe proceder a completar el Formulario F-API-17 Solicitud de entrada de Servicio y lo entrega en el Área Funcionario Responsable de la Fiscalización de Institucional. 2. En caso de mercancía, se procede a dar recibido manual de la Almacén de Suministros misma de conformidad con la descripción de la Orden de Pedido. 3. En el caso de bienes mercancía debe realizar el traslado de la Almacén de Suministros factura original a la Unidad de Contabilidad dejando un registro manual de su entrega, con copia en el Almacén de Suministros para su posterior registro en el Sistema SAP. 4. De tratarse de servicios, se traslada el formulario de Hoja de Entrada a la Unidad de Contabilidad, realizando el registro en la base de Secretaria datos para control de trámite de facturas. 5. Cuando se haya restablecido el Sistema SAP ingresa la Hoja de Entrada. FIN Área de Institucional 4. Plan contingente para entrega de suministros sin reserva No. Descripción Responsable 1. Llena el Formulario F-API-18 Formulario para entrega de Unidad Solicitante suministros sin reserva y lo entrega en el Almacén de Suministros. 2. Autoriza y entrega los suministros solicitados en el Formulario F-API- Técnico en Bodegas 18, de conformidad con las cantidades de inventario custodiadas en el Almacén de Suministros. 3. Cuando se haya restablecido el sistema SAP R/3 ingresa la Reserva y por medio de correo electrónico comunica al Almacén de Suministros el número respectivo de la reserva creada. Unidad Solicitante FIN

9 Página 9 de FORMULARIOS F-API-15 Formulario Solicitud de Pedido F-API-16 Formulario Orden de Pedido F-API-17 Solicitud de Entrada de Servicio F-API-18 Formulario de Entrega de suministros sin reserva

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