CONGRESO DEL ESTADO DE TAMAULIPAS

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1 COMPRAS DE MERCANCÍAS OP/DRM/ de Julio de 2013

2 Página 2 de 14 HOJA DE AUTORIZACIÓN ELABORÓ LIC. VÍCTOR HUGO OROZCO CANDANOSA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES REVISÓ LIC. DAVID ADRIÁN PÉREZ SALDAÑA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA C.P. MARÍA DE LOS ÁNGELES GARCÍA PRINCE TITULAR DE LA UNIDAD DE CONTRALORÍA INTERNA AUTORIZÓ C.P. ENRIQUE ÁLVAREZ DEL CASTILLO ROJAS TITULAR DE LA UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

3 Página 3 de 14 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO

4 Página 4 de OBJETIVO Realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. 2. ALCANCE Las áreas involucradas en este proceso son: o Almacén o Departamento Recursos Materiales y Servicios Generales o Comité de Compras y Operaciones Patrimoniales o Unidad de Contraloría Interna o Departamento de Tesorería 3. DEFINICIONES o Inventario: Registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. o Cotización: es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. o Proveedor: es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad.

5 Página 5 de DESARROLLO ACTIVIDAD 4.1. El encargado de almacén, en la última semana de cada mes lleva a cabo inventario físico de las existencias en coordinación con la Unidad de Contraloría Interna, lo captura en el formato de Inventario de Mercancía de Almacén, lo imprime, lo firma y lo entrega al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, evalúa las necesidades de compra en base al inventario de mercancías recibido, captura en el sistema en el formato de Solicitud de Cotización la relación de mercancías a comprar, lo anterior en función de la clasificación de partidas El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, imprime y firma las solicitudes de cotización y las envía vía /fax a los proveedores registrados en el padrón de proveedores. NOTA: Para la asignación de las compras a los proveedores se debe contar con un mínimo de tres cotizaciones El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales recibe las cotizaciones por parte de los proveedores El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales con las cotizaciones recibidas procede a elaborar el Comparativo de Cotizaciones (sustentado con las cotizaciones recibidas) y lo presenta para su análisis en la Reunión de Comité de Compras El Comité de Compras, analiza el comparativo de cotizaciones en función de: costo, calidad, tiempo de entrega y disponibilidad del artículo a comprar El Comité de Compras selecciona al proveedor o proveedores apropiados El Jefe del Departamento de Tesorería confirma suficiencia presupuestal. EVIDENCIA- REFERENCIA Tarjeta de almacén USAF/DRM/098 Ver. 01 Solicitud de Cotización Solicitudes de cotización firmadas Padrón de proveedores Cotizaciones de los proveedores Comparativo de Cotizaciones USAF/DRM/010 Ver. 01 Comité de Compras OP/USAF/016 Comparativo de Cotizaciones USAF/DRM/010 Ver. 01 Proveedor (es) seleccionado (s) --

6 Página 6 de 14 ACTIVIDAD 4.9. El Secretario del Comité de Compras registra en el formato de Minuta de Reunión los acuerdos de la reunión del Comité de Compras y solicita la firma de los participantes en dicha reunión El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, captura en el sistema la Orden de Compra, la imprime, la firma y solicita firma del Titular de la Unidad de Contraloría Interna y del Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros y la envía a los proveedores seleccionados vía fax/correo electrónico/personalmente, indicando la entrega de la mercancía en el almacén El encargado del almacén recibe del proveedor la mercancía solicitada, verificando que dicha mercancía cumpla con las condiciones de compra especificadas. Si no cumple con las condiciones de compra, el encargado del almacén notifica al Jefe de Recursos Materiales y Servicios Generales quien determina si se recibe o no la mercancía. Si la mercancía cumple con las condiciones de compra indicadas en la orden de compra, el encargado del almacén firma de recibido en el documento de entrega del proveedor y resguarda la copia para comprobar la entrada de la mercancía al almacén El encargado del almacén captura en el Sistema de Inventario, las mercancías recibidas indicando: Fecha de entrada Cantidad Producto Proveedor Precio unitario del producto Número de orden de compra EVIDENCIA- REFERENCIA Minuta de reunión USAF/CD/079 Ver. 01 Orden de Compra USAF/DRM/011 Ver. 01 Mercancía Automáticamente, el sistema envía un correo de notificación de la entrada de mercancía al Titular de la Unidad de Contraloría Interna y al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

7 Página 7 de 14 ACTIVIDAD El Titular de Contraloría Interna lleva a cabo la verificación física de entrada de mercancía en el almacén, en base al inventario actual y la orden de compra. Si la verificación indica que la entrada no es correcta el Titular de Contraloría Interna accede al sistema y captura sus observaciones y solicita solución inmediata. El sistema envía correo de observaciones al Jefe de Recursos Materiales y Servicios Generales y al Jefe del Departamento de Tesorería. El proceso continua en la actividad Si la verificación indica que la entrada es correcta el Titular de Contraloría Interna accede al sistema y da visto bueno de entrada de mercancía al almacén, el sistema genera correo de Vo.Bo. al Jefe de Recursos Materiales y Servicios Generales y al Jefe de Tesorería. El proceso continua en la actividad El Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales recibe correo de observaciones, evalúa la situación de no concordancia y procede a solventar, notificando al Titular de Contraloría Interna vía correo electrónico para su verificación nuevamente. El proceso regresa a la actividad NOTA: el Jefe del Departamento de Tesorería queda en espera de recibir correo de visto bueno por parte de Contraloría Interna para proceder al pago de la factura al proveedor El encargado del almacén coloca la mercancía recibida en el lugar físico asignado El proveedor entrega en el Departamento de Tesorería en el área de Contabilidad la(s) factura(s) original (es) correspondiente(s) con sus respectivos comprobantes de recibido en el almacén y la orden de compra. EVIDENCIA- REFERENCIA Orden de compra USAF/DRM/011 Ver. 01 Inventario real Correo de aviso de corrección -- Orden de Compra Factura original Comprobante de recibido en almacén

8 Página 8 de 14 ACTIVIDAD El área de Contabilidad fiscaliza la (s) factura (s) comprobando el cumplimiento de los requisitos fiscales. Si no se cumplen los requisitos fiscales se regresa al proveedor y se le indican las correcciones necesarias. El proveedor deberá corregir la factura. El proceso regresa a la actividad Si se cumplen los requisitos fiscales, se elabora contra recibo y se le entrega al proveedor, conservando copia del contra recibo entregado El área de Contabilidad accesa al sistema, elabora e imprime la Orden de Pago correspondiente a la compra efectuada anexando: o La orden de compra. o La factura original de la compra. o El documento firmado de recibido de entrada al almacén. o Aviso de Vo.Bo. de Contraloría Interna El área de Contabilidad gestiona la firma del Jefe del Departamento de Tesorería, Titular de la Unidad de Contraloría Interna y del Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros. o El Jefe del Departamento de Tesorería revisa la Orden de Pago y sus anexos y firma de elaboración. o El Titular de Contraloría Interna revisa la Orden de Pago y sus anexos y firma de revisado. o El Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros revisa la Orden de Pago y sus anexos y firma de autorizado El área de Contabilidad entrega la Orden de Pago y sus anexos ya autorizados al Jefe del Departamento de Tesorería. EVIDENCIA- REFERENCIA Factura original Copia del contra recibo entregado Orden de pago Orden de pago con anexos firmado Orden de pago con anexos firmado El Jefe del Departamento de Tesorería programa el pago al proveedor en base a la disponibilidad en cuentas bancarias. --

9 Página 9 de 14 ACTIVIDAD El Jefe del Departamento de Tesorería efectúa el pago al proveedor. Si el pago es por transferencia bancaria, el Jefe del Departamento de Tesorería deposita en la cuenta del proveedor e imprime el Recibo Bancario de Pago como evidencia. El proceso continua en Si el pago es por cheque, el Jefe del Departamento de Tesorería elabora e imprime cheque, solicita la firma del Titular de la Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, una vez firmado por el Titular el Jefe del Departamento de Tesorería procede a firmar el cheque. El cheque se resguarda en el área de Contabilidad hasta su entrega al proveedor. El proceso continua en la actividad El proveedor acude a recoger su pago al área de Contabilidad, se le solicita su contra recibo, se le entrega el cheque correspondiente y se le solicita firma de recibido en la póliza del cheque. Si son varias facturas se cancelan del contra recibo las facturas que se cubren con el cheque y se regresa al proveedor El área de contabilidad anexa a la póliza de cheques firmada de recibido/ Recibo Bancario de Pago, la orden de pago y sus anexos, la resguarda durante el mes, hasta su entrega a Contraloría Interna para el Proceso de Contabilidad. EVIDENCIA- REFERENCIA Factura original Recibo bancario de pago Cheque impreso Póliza de cheque firmada de recibido Pólizas de cheques firmada y sus documentos comprobatorios Recibo Bancario de Pago

10 Página 10 de DIAGRAMA DE FLUJO.

11 Página 11 de 14

12 Página 12 de 14

13 Página 13 de EVIDENCIA TARJETA DE ALMACÉN USAF/DRM/098 Ver. 01

14 Página 14 de 14 COMPARATIVO DE COTIZACIONES USAF/DRM/010 Ver. 01

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