CAPITULO IV. 4. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS. Procesos de Consulta, Revisión de Formularios Actuales e Informes.

Transcripción

1 CAPITULO IV. 4. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS. 4.1 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS. El método utilizado para la recolección de información fue la entrevista, realizada al encargado de control de activo de la institución constituida por cuatro puntos relevantes para la investigación: Actividades o Proceso del Control de Activo Fijo, Procesos de Consulta, Revisión de Formularios Actuales e Informes. Los resultados obtenidos de la entrevista aportaron datos necesarios para el desarrollo de la investigación, no siendo necesario recurrir a ningún otro método de recolección de información debido al tipo de estudio realizado, ya que la muestra en este caso consta de una sola persona. 4.2 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA. Una vez realizada la entrevista a la persona encargada de activo fijo se logró determinar los diferentes procedimientos realizados para llevar el control de ésta área los cuales actualmente consisten en Registro, Codificación y Ubicación Física de los Bienes, Traslado o Transferencia de Bienes entre Dependencias, Verificación de los Bienes por Cambio de Mando en la Jefaturas de la Institución, Descargo de Bienes Muebles Inservibles de las Dependencias de la PNC y Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Muebles. Dentro de cada uno de los procedimientos mencionados existen actividades que deben realizarse mediante una serie de pasos, tal como elaboración de requisiciones, 38

2 verificación de existencias, llenado de formularios, revisión de formularios, realizar diagnósticos, verificación de movimientos, solicitudes, emisión de reportes, consultas, descargos entre otros, que están enfocados a cumplir con los objetivos que tiene el departamento de control de activo fijo, siendo el principal la verificación de existencia física. Se logró determinar que la mayoría de las consultas se dan cuando se realiza inventario físico y existen faltantes, ya que debe enviarse reporte al Jefe de Control de Activo Fijo con sede en San Salvador. Se realizó revisión física de los formularios actuales con los que cuentan para la realización de procedimientos dentro del área de control de activo fijo, con ello se logró determinar si éstos se encuentran acordes a las necesidades existentes dentro del departamento y si cumplen con los requisitos necesarios para dicho control. Según el encargado de control de activo fijo los informes se tienen que realizar cada tres meses o cuando cambian jefes de departamento, realizando al mismo tiempo verificación física de los bienes; dichos reportes deben ser entregados directamente a la Jefatura de Activo Fijo en la ciudad de San Salvador, éstos le son de gran ayuda a la hora de deducción de responsabilidades en los casos de faltantes en el inventario los cuales se dan muy frecuentemente dentro de la institución. 39

3 4.3 CONCLUSIONES. A lo largo de nuestros días, el ritmo de cambio acelerado que ha vivido la sociedad (en tecnología, medicina, economía y otras esferas), ha obligado a las organizaciones, instituciones y empresas a asumir un proceso de cambio y control constante, en una búsqueda permanente de mejorar su actividad. Las grandes transformaciones económicas, sociales y demográficas de las últimas décadas han configurado un nuevo paradigma sociotécnico, impulsado fundamentalmente por un impresionante desarrollo tecnológico. En una institución o empresa, el análisis y diseño de sistemas como parte de los avances tecnológicos, es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar como trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora. Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de diseño. El control de activos fijos, es una tarea extremadamente vulnerable cuando no se controla en forma correcta, lo cual puede llegar a generar consecuencias para la institución, es por ello que se ha realizado un análisis, diseño e implementación de un sistema automatizado para el control de activo fijo de la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegación de la Policía Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel; con el fin de mejorar varios aspectos del sistema anterior y añadir otros que el sistema actual no contempla, con todas las ventajas que ello implica, además de ganar en la calidad de la información que brindan los reportes que se realizan de forma periódica, así como facilitar la labor e incluir nuevos reportes generados por el usuario. 40

4 A través de esta propuesta la institución obtendrá la facilidad de: Optimización de la administración de los activos fijos. Recepción rápida y ordenada a la hora de generar los informes periódicos que son entregados a la respectiva jefatura. Automatización de los descargos, traslados o transferencias de bienes controlando el proceso de transferencias de los activos entre los departamentos manteniendo información fidedigna de la ubicación del activo. Clasificación de activos fijos por ubicación física (unidades y responsable). Fácil manejo del historial de los activos fijos. Consultas inteligentes de activos fijos (Ej: Qué existe?, dónde está?, quién es el responsable?). 41

5 4.4 RECOMENDACIONES. El presente proyecto esta enfocado a la propuesta de la implementación de un sistema de control de activo fijo para la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegación de la Policía Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel, quienes cuentan actualmente con un sistema manual para dicho control, para la automatización de sus procedimientos se recomienda tomar en cuenta los siguientes puntos básicos para llevarlo a cabo: Se recomienda utilizar equipo con procesador mínimo de 1Gb, RAM mínimo 512MB, disco duro de 20Gb con mínimo de espacio 170MB para instalación (con Microsoft.NET como prerrequisito), video recomendado 1024 x 768, High Color bit. En cuanto al software se recomienda Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 o mayor, Microsoft.NET Framework 2.0. En el sistema operativo Windows XP SP1 Professional o superior. Instalación adecuada del sistema eléctrico para la protección del equipo de cómputo. Adquisición de un impresor de inyección de tinta para la generación de informes o reportes. Utilización de viñetas de ubicación física prediseñadas en tamaño carta para etiquetar activos, de manera que puedan imprimirse y pegarse en los artículos. Contratar un auxiliar para el área de Control de Activo Fijo, ya que existe mucho 42

6 responsabilidad dentro de esta área y una sola persona como actualmente se encuentra este departamento, no cubre con las necesidades de la institución. Incluir el nombre del departamento dentro de las unidades al cual se asigna un bien en el formulario recibo de asignación para poder tener un mejor control de la ubicación del artículo o activo fijo. Cumplir actividades de acuerdo al Manual de Normas y Procedimientos para la Administración de los Bienes Propiedad de la Policía Nacional Civil. Evitar cambios constantes en el puesto de encargado de control de activo fijo debido a los conocimientos y capacitaciones que tendría el que reciba el sistema, si se llegase a cambiar constantemente dicha persona, traería como consecuencia pérdida de tiempo debido a nueva capacitación. Se recomienda un levantamiento físico real de inventario para ser ingresado en el sistema, antes de realizar cualquier movimiento, de esa forma se asegura la integridad y veracidad de los datos. 43