Volumen SISTEMA INTEGRADO DE MANEJO INMOBILIARIO SIMI (10.X) Guía de usuario

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1 1 Volumen SISTEMA INTEGRADO DE MANEJO INMOBILIARIO SIMI (10.X) Guía de usuario

2 SISTEMA INTEGRADO DE MANEJO INMOBILIARIO Guía administración modulo comercial Tecnología de administración empresarial Bogotá - Colombia Teléfono

3 1 Capítulo BIENVENIDO A SIMI (10.X) El equipo de TAE le da las gracias por adquirir nuestro producto SIMI (10.X) para administrar su empresa Inmobiliaria. Con este manual aprenderá como realizar las tareas más comunes dentro de la inmobiliaria utilizando los diferentes módulos de SIMI (10.X) donde encuentra sugerencias y una guía de las nuevas herramientas automatizadas. El modulo comercial se diseño basado en el análisis a los procesos que la inmobiliaria realiza a diario, empezando por la pre-captación, la consignación de los inmuebles, para cualquier gestión comercial y con la información detallada de cada inmueble incluyendo cinco (5) fotografías que mediante un proceso automático ajusta a un tamaño ideal para mostrar en internet, el seguimiento detallado con el Buscar Inmuebles donde se hace el seguimiento de todas las llamadas que ingresan a la inmobiliaria para solicitar información de los inmuebles (interesados), para que se les ayude a buscar un inmueble de acuerdo a las necesidades del cliente (demandas), programar una cita con los diferentes asesores y hacer seguimiento a cada uno de ellos, todas estas citas van a un informe que se le envía a el propietario para enterarlo de el proceso comercial, seguimiento de los interesados y las demandas, y una opción donde muestra todos los indicadores para que se controle debidamente las diferentes gestiones comerciales.

4 Vista Principal al abrir el modulo comercial. Modulo Comercial En este modulo encontraremos al darle un clic sobre la ventanas en la parte izquierda las distintas opciones que encontraremos para iniciar el proceso de comercial.

5 Inmuebles Al seleccionar el ítem inmuebles encontraremos las siguientes opciones:

6 Promotores En este primer paso vamos a crear los asesores comerciales, captadores y demás personas que trabajen en la parte comercial de la inmobiliaria. Para crear un promotor ubicamos el icono ubicado con la hoja en blanco que significa crear un nuevo registro, a continuación dejara todos los campos en blanco para que se registren los datos desde la parte superior derecha Nombre hacia abajo. Nota: Finalizando encontraremos la parametrización de agenda en donde definiremos los permisos que tendrá cada asesor para programar citas, dependiendo el manejo de la inmobiliaria.

7 Barrios Para crear un barrio nuevo de la ciudad ubicamos el país, luego siguiente. A continuación relacionamos el departamento.

8 Seguimos tomando la ciudad o municipio donde se encuentra el nuevo barrio. En esta ultima ventana encontramos los barrios ya creados en el sistema el la opción seleccione barrio, si el barrio no se encuentra creado lo digitamos en la opción nuevo barrio y adicionamos la ubicación del mismo de acuerdo a los puntos cardinales. Cuando termine hacemos clic en guardar y nuestro barrio quedara registrado.

9 Proyectos Digitaremos los proyectos que el inmobiliario este promocionando en el sector, en la hoja en blanco abajo y adicionamos los datos del nombre del proyecto, la ubicación, pisos por edificio y el número de apartamentos. Al terminar encontraremos un disquete de color azul en la parte inferior para guardar el registro.

10 Pre-Captaciones La definición de una pre-captación es la posibilidad de administrar un inmueble de acuerdo a varios factores, lo que significa que aun NO podemos promocionar este inmueble, obteniendo datos muy básicos del inmueble. Un ejemplo ( el captador va por la calle y encuentra un aviso que dice se arrienda/vende, toma el dato y lo lleva a la inmobiliaria. Paso siguiente llama al teléfono y solicita información del inmueble aclarando que es de una inmobiliaria y ofrece sus servicios, dicho propietario dice que esta interesado pero que no puede darle una respuesta inmediata por X motivos y le comunica al asesor que por favor lo llame en unos días para comunicarle su decisión )

11 En este punto digitamos los datos básicos del inmueble que obtuvimos en la pre-captación.

12 Seguimiento de Captación El seguimiento de una pre-captación consta en saber después de esa primera llamada cual fue la respuesta del propietario a los servicios que fueron ofrecidos. Se digita en la parte derecha fecha del seguimiento el resultado, promotor que realizo el seguimiento y en observaciones el resultado de esa llamada. Al finalizar guardamos el registro.

13 Crear Inmuebles La figura nos muestra la pantalla preliminar. En la parte lateral derecha encontramos un filtro para ubicar los inmuebles solo disponibles, arrendados, vendidos o todos. Encuentra los botones: Nuevo inmueble, Modificar, Tarjeta de inmueble (Impresión Ficha), Copiar inmueble Aquí se puede realizar una copia de un inmueble y sus características Ej.: Se tiene un edificio con 10 apartamentos, se crea un inmueble con todas las características, luego se utiliza esta opción y lo copia hasta 9 veces, y se procede a cambiar la dirección, el número del apartamento, llamadas recibidas y citas realizadas.

14 Cómo crear un nuevo inmueble? Nota: los campos o variables anta cedidos por un asterisco (*) son obligatorios sin estos no puede pasar a la próxima ventana. Observación: La referencia 1(*) No Inmueble NO debe modificarse ya que es un consecutivo automático que genera el sistema y es importante en el momento de subir información a la pagina web. Las referencias 2 y 3 se utilizan para asignar otro número con el que identifican el inmueble. Ejemplo un consecutivo interno de la oficina. Digitamos todos los datos del inmueble.

15 Dirección y ubicación, barrio se ubican en escoger barrio, abre una ventana adicional para buscar el barrio, información del valor del canon, venta, administración, avaluó catastral y porcentajes de comisión para los asesores.

16 Información completa del propietario. Características.

17 Esta ventana es de información netamente para inmuebles de ventas, como no hay (*) se pueden dejar en blanco. Al llegar al 50% de la información digitada saldrá un mensaje el cual nos dice que se debe grabar el inmueble para continuar con el ingreso de información al darle aceptar arroja el numero de inmueble con que quedara grabado en SIMI.

18 La ventana siguiente es para ingresar las características que contiene el inmueble, seleccione los elementos, ubique el mouse y obture el botón izquierdo para marcar el cuadro que se encuentra al frente de cada elemento, cuando termine de seleccionar los elementos obture Siguiente. Dos ventanas adelante le aparece la opción para cargar las cinco (5) fotos obture el mouse en botón el numero de la foto

19 Le aparece la siguiente ventana para que usted ubique las fotos en el directorio en donde las haya grabado, puede seleccionar con doble clic en la fotografía o obturando el botón Abrir repita este proceso por cada foto. Asignar Linderos al Inmueble Aquí se ingresan los linderos del inmueble dependiendo del inmueble, nos ubicamos en el campo en blanco y digitamos la información.

20 Cargar Inventario En la ficha del inmueble tiene la opción de ingresar el inventario, seleccionando los diferentes elementos que posee el inmueble seleccionando el elemento que posea SIMI (10.X) en la parte inferior derecha pasa el tipo y elemento, en los campos cantidad estado notas y fotos los tiene que digitar usted, la foto se carga con el clic derecho y opción cargar para que usted ubique la foto en donde lo haya guardado en el disco duro.

21 Nota: si deseamos agregar un campo nuevo al inventario ubicamos la siguiente ventana

22 Y finalmente en esta ventana ubicamos donde queremos agregar el campo, asignamos la hoja en blanco que significa nuevo registro y digitamos.

23 Ficha del inmueble Después de ingresar la información en la ficha del inmueble, puede imprimir una ficha con toda la información digitada incluyendo el nombre de propietario y dirección del inmueble Este ficha se imprime para tener en el inventario y es de uso exclusivo de la inmobiliaria.

24 Oferta Inmueble La oferta del inmueble es la ficha que puedo imprimir para un interesado o para enviar vía , puesto que solo contiene datos del inmueble.

25 Recordemos que SIMI 10X nos permite enviar esta ficha vía correo electrónico, a través de una herramienta en la parte superior denominada CORREO Paso siguiente ingresar la dirección de correo al cual se le enviara el correo y además debemos escribir un mensaje para enviar el correo vía Outlook. (Hace un pdf con la ficha y abre su correo para enviar)

26 Llamadas recibidas por inmueble Aquí se consultan las llamadas que sean ingresado al inmueble en el modulo Comercial opción Buscar Inmueble escogiendo un parámetro de fechas fecha, SIMI (10.X) le muestra la siguiente información: hora, asunto y quien la llamo específicamente. Citas Realizadas Al inmueble Aquí se consultan las Citas que sean ingresado al inmueble en el modulo Comercial opción Centro de Llamadas escogiendo un parámetro de fechas fecha, SIMI (10.X) le muestra la siguiente información: fecha, hora, asunto nombre y teléfono de quien asistió a la cita

27 Gestiones realizadas al inmueble Aquí se consultan las Citas, Llamadas, publicidad que sean ingresado al inmueble en el modulo Comercial opción Centro de Llamadas y Publicidad escogiendo un parámetro de fechas, SIMI (10.X) le muestra una plantilla con la información ordenad por gestión esta se puede enviar por correo a el propietario.

28 Cargar Publicidad En este modulo podremos realizar la publicidad a inmuebles disponibles, seleccionamos el inmueble, la gestión, la fecha y las cuentas contables. En el espacio escribimos el texto del aviso y el sistema automáticamente nos da el número de palabras, la sección en la que vamos a publicarlo, el valor y las fechas de publicación. El sistema nos permite imprimir el formato de publicidad que grabamos para poder llevar un control y manejo de la publicidad en la inmobiliaria. Nota: Para poder ingresar la publicidad el inmueble tiene que estar disponible y estar realizada la Parametrización contable.

29 Publicidad en Internet Esta opción le permite publicar todos los inmuebles disponibles para arriendo y venta que tengan grabados en SIMI (10.X) con sus respectivas fotos y un tamaño ideal para internet (este proceso se hace automáticamente en el momento de grabar los inmuebles, si la inmobiliaria tiene pagina propia SIMI (10.X) publica en la página de la inmobiliaria y en con un solo proceso).

30 CLIENTES En esta opción de clientes encontraremos todo lo relacionado con la información que le vamos a brindar a nuestros clientes interesados, tomando los datos del interesado, realizando citas y llevando un seguimiento de estas citas para ver resultados comerciales.

31 Buscar Inmueble Como primera medida debemos identificar cada campo relacionado en esta ventana: 1. Información del interesado 2. Filtro búsqueda especial de inmuebles. 3. Información detallada del inmueble 4. Opciones de inmuebles de acuerdo al filtro establecido. Es de recalcar que dependiendo el uso del filtro SIMI 10X, traerá la información de acuerdo a lo que se haya digitado en la parte de crear inmuebles (hoja 13)

32 Después de haber dado la información al cliente tenemos dos opciones una registrar la llamada al inmueble en referencia para llevar un control de publicidad por decirlo así, o la otra es generar una cita con este interesado para mostrar el inmueble. -Cita aquí se graba las citas que se programen con los diferentes clientes potenciales, lo más importante de esta opción es que guarda la cita en el informe para el propietario y al asesor, cuando el asesor cumpla la cita debe ingresar a la opción ver agenda. La Agenda es la herramienta más útil para los promotores, ya que se pueden registrar todas sus actividades diarias, y las cuales pueden medir su desempeño en un determinado tiempo. Para la creación de una cita, se debe escoger el tipo de actividad al cual se encuentra orientada la cita o tarea, Es indispensable escribir el asunto pues es el campo que identificara lo que se realizara en esta anotación. En comienzo y finalización se determina la fecha y hora de la actividad que se agenda. Estas fechas pueden realizarse por varios días y a la misma hora. Cuando se activa la opción todo el día esta queda en

33 el encabeza del día, en mostrar como tenemos un menú conde se escoge el tipo de actividad (Compatibilidad con Outlook). Las anotaciones siempre se encuentran pendientes de Realizar para luego poder ser consultadas por los pendientes de agenda. Para: aquí se asigna para quien es la cita o tarea, en registrada por: se escribe el nombre de quien registra la cita, en los interesados se llena la información de los posibles contactos Pendiente Agenda Es imprimir la agenda por cada promotor de acuerdo a un rango de fecha que tomemos.

34 En este campo observamos que podemos observar dos campos que son accesos directos a la impresión de las fichas de los inmuebles. Paginas 23 y 24

35 Ver Agenda Aquí podemos revisar el horario de citas por cada inmueble o promotor de acuerdo a la fecha que se haya establecido anteriormente en el momento de realizar la cita.

36 Llamadas Recibidas Aquí podremos generar un listado de todas las llamadas que hemos registrado en el sistema ordenada por cada promotor, además también podemos sacar un listado de todas las citas de acuerdo a la fecha que se establezca para la búsqueda.

37 Pendientes Agenda Recordemos que después de haber realizado una cita en buscar inmuebles, cada cita que se registre quedara pendiente, lo que significa que tendremos que dar el resultado después de cumplir con la cita. En la parte superior tenemos el filtro de información para buscar las citas, a continuación nos ubicamos en la cita que deseamos agregar el resultado.

38 Nota: en esta parte de acuerdo a la necesidad del asesor tenemos 3 opciones en el momento de dar el resultado a una cita (1). 1. Resultado de la cita: en esta parte describiremos todo lo que el interesado nos comunico con respecto al inmueble su concepto, que le gusto, que sugerencias tiene, etc. 2. Modificar la cita: aquí podemos realizar modificaciones a la cita en su fecha, hora, inmueble. 3. Hacer Seguimiento Adicional: este ítem se utiliza cuando el asesor no quiere cancelar la cita por completo, pero si hacer un seguimiento adicional a la cita.

39 (2).

40 (3).

41 Cruce de Negocios

42 Valor Metro Cuadrado por Inmueble En esta opción encontramos una sencilla regla para calcular el valor del metro cuadrado por inmueble. (SIMI tiene en cuenta el área del inmueble y el valor del canon o venta) Formula: valor del arriendo (venta) Área

43 Valor Metro cuadrado promedio Es un informe que permite consultar el valor del metro cuadrado de determinado tipo de inmueble, gestión y área. Este permite determinar el valor total del inmueble. En esta opción se calcula el valor por metro cuadrado del inmueble en donde se encuentra ubicado el cursor, tomando como referencia el barrio y generando el promedio, el valor máximo y el valor mínimo de los inmuebles en arriendo o en venta ubicados en ese barrio específicamente. Nota: estamos seguros que este dato es muy valioso para usted, por eso es necesario que usted ingrese en la ficha del inmueble en le modulo de comercial AREA CONTRUIDA.

44 Cierre de Negocios

45 Reservar un inmueble: Un interesado en un inmueble disponible puede dejar reservado un inmueble mientras realiza la gestión de aprobación de la aseguradora. De esta manera el sistema arroja en las búsquedas del call center un aviso de que esta en reserva. Para reservar un inmueble se selecciona la pestaña Nueva reserva y se digitan los datos solicitados: Promotor encargado del inmueble, inmueble a reservar, No de solicitud, Notas y Resultados.

46 Vender inmueble La venta de inmuebles es muy común en las inmobiliarias para tener un control del nuevo comprador y datos del inmueble.

47 Para lo cual se debe escoger el inmueble que se desea vender presionando el botón escoger, recuerde que solo se muestran los inmuebles que su gestión sea venta. Luego el sistema trae la información básica del inmueble, el usuario debe llenar la información del nuevo comprador, el nuevo numero de escritura, notaria y matricula del inmueble. El sistema permite realizar un pequeño control de pagos de los inmuebles, en muchos casos estos pagos están ligados al pago de la comisión que recibe la inmobiliaria por vender el inmueble, que mejor que poder llevar este control.

48 Solo debe digitar la fecha del pago, el valor y la descripción de este pago, no existe un límite de pagos para realizar, no olvide gravar la información de venta primero antes de realizar las condiciones de pago. Inmuebles Vendidos

49 Esta es una consulta de los inmuebles que se han vendido en la inmobiliaria mostrando la información del comprador y los valores de venta. Liquidación de Gastos Notariales

50 Esta información es solicitada cada vez que se debe vender un inmueble y se debe esperar para poder darla, debemos comunicarnos con la notaria y preguntar a la notaria cual es el valor, aquí solamente se solicita el valor de venta del inmueble y el sistema se encarga de calcular estos valores con oprimir el botón calcular. Pagos Pendientes

51 Aquí se pueden consultar el desembolso de dinero que se deben realizar por la compra de un inmueble teniendo el control y no dejar pasar la fecha de pagos.

52 TABLAS BÁSICAS Las tablas básicas permiten definir todos los posibles conceptos que se utilizaran en SIMI (10X), un ejemplo claro son los tipos de Inmuebles, Apartamentos, casas, oficinas, Entre otros, para lo cual si se desea adicionar uno nuevo ejemplo oficina se ingresa a tipo de inmuebles y se ingresa el nuevo concepto para poder ser utilizado en la ficha del inmueble. Tipo de Inmuebles

53 Aquí se definen los tipos de inmuebles que se manejan en la inmobiliaria Área de trabajo Lugar donde se puede catalogar el promotor o empleado dentro del esquema organizacional de la inmobiliaria.

54 Gestión Se entiende por gestión a la categorización que se puede realizar a los inmuebles dependiendo de su forma de oferta (Venta, Arriendo, entre otros)

55 Estado de interesados Estos estados permiten dar un manejo claro a los interesados en un inmueble

56 Estado del Inmueble Este estado nos permite detectar como se encuentra un inmueble en la oferta, recuerde que solo los inmuebles disponibles son ofertados en el Call center

57 Definición de tipos de Cita

58 Las agrupaciones de citas manejan unos sub. Elementos que permiten categorizar de una forma más concreta las citas creadas en la agenda o tareas. Procedencia Cuando se crea el inmueble o se define una demanda el sistema solicita la procedencia de donde se entero de la inmobiliaria aquí se pueden definir las posibles identidades de las cuales nos pueden contactar. Elementos e ítems de Inventario

59 Los inmuebles ingresados en el inventario de la inmobiliaria deben tener un inventario y para tenerlo solo debe definirlo para lo cual en esta opción se define el elemento principal y luego los posibles elementos que puede contener En ejemplo caro es ALCOBA, y sus elementos son ventanas, paredes, tomas, techos entre otros. Definición de Linderos Los linderos son aquellas coordenadas que colindan un inmueble a la izquierda con la casa A, a la derecha la casa C como un ejemplo especifico, pero estos linderos pueden ser de diferentes tipos. Aquí se definen estos tipos de linderos. ANALISIS GERENCIAL

60 Este permite utilizar la tecnología de gráficos para poder agrupar la información contenida de inmuebles para ver: Todas las condiciones que tiene esta opción usted las puede manipular para lograr sacarle el mejor de los provechos ej. Por gestión (para venta, para compra, arriendo con posibilidad de compra), estado (disponible, arrendado, cancelado, en rotación, en mantenimiento etc.), desde hasta (si desea utilizar fechas de comparación), los iconos que tiene a la izquierda son las herramientas para cambiar de barras para copiar y pegar en un editor de texto o en hoja electrónica. Barra de herramientas para edición y visión del grafico que queremos ver En esta sección seleccionamos el tipo de grafico comparativo en un periodo de fecha determinado

61 El sistema nos permite elegir la gestión (arriendo-venta), el estado (arrendado, disponible, vendido) y elegir un periodo de fecha determinado para la información, también podemos realizar un comparativo entre días, semanas, meses y años para un análisis concreto de las actividades a nivel comercial de su empresa Seleccione en la barra de herramientas el botón de la escuadra y se nos despliega esta ventana donde podemos cambiar el titulo del grafico, la presentación, la leyenda y el periodo en cual vamos a verlo entre otras opciones.

62 Seleccionamos el botón cambiar para elegir la presentación del grafico, le damos un clic al gráfico que escogimos y seleccionamos la opción aceptar NOTA: En la parte superior de todos los módulos se encuentran todas las consultas y listados que tienen en realidad el modulo, los iconos que se encuentran en la pantalla principal son los accesos que se usan con más frecuencia, no es todo lo que tiene el modulo. CUALQUIER SUGERENCIA POR FAVOR EN VIARL A

63

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