Cafesalud EPS INSTRUCTIVO DE USO PORTAL DE SERVICIOS IPS

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1 INSTRUCTIVO DE USO PORTAL DE SERVICIOS IPS 2015

2 Contenido 1. Ingreso portal de servicios IPS 2. Registro e ingreso al portal de servicios IPS 3. Consulta de pago a prestadores 4. Solicitud de procesos de atención 4.1 Verificación de derechos de urgencias 4.2 Verificación de derechos 4.3 Informe de la atención inicial de urgencias Diligenciamiento Datos del prestador Datos del paciente Datos de la atención Datos de la persona que informa. 4.4 Solicitud de servicios de salud Diligenciamiento Datos del prestador Datos del paciente Datos de la atención Procedimientos Impresión diagnóstica Datos de la persona que solicita 4.5 Informe de inconsistencias 4.6 Consulta de solicitudes

3 5. Creación de usuarios 6. Restablecimiento de contraseña 7. Radicación de facturas 1. Ingreso portal de servicios IPS ü Ingrese a la página institucional (Imagen 1). ü ü Se debe hacer clic sobre la opción prestadores:

4 Imagen 1 ü Para acceder al portal se debe dar clic en la opción portal de servicios de salud como se muestra en la imagen 2: Imagen 2

5 ü Al ingresar a esta opción se abrirá el portal como se muestra en la imagen 3. Imagen 3 2. Registro e ingreso al portal de servicios IPS ü Para poder ingresar debe tener usuario y contraseña, las cuales serán suministradas por la EPS, para lo cual Ud. debe enviar un correo electrónico con la siguiente información: Nombre de la IPS: Nit: Representante Legal: ü El correo debe ser enviado a la siguiente dirección: ü ü A vuelta de correo recibirá las claves y contraseñas para su utilización.

6 ü Cuando el sistema no permite crear claves y contraseñas es porque el contrato no se encuentra debidamente activado en el SW de contratación, por tal razón deberá comunicarse con el director médico regional para establecer las razones. ü Si usted va a ingresar por primera vez al portal, las claves que la Central le ha asignado deberán ser cambiadas por seguridad, es así como inmediatamente consigne los números, el sistema le pedirá que cambie la clave como se aprecia en la imagen 4: Imagen 4 ü Se debe tener en cuenta que sólo debe cambiar la contraseña, el número del usuario seguirá siendo el mismo. ü Al tener los datos de entrada se debe ingresar la información para acceder al portal como se muestra en la imagen 5.

7 Imagen 5 3. Consulta de pago a prestadores ü Si usted desea tener acceso a la opción consulta de pago a prestadores tenga en cuenta que deberá solicitar una clave adicional y diferente para este fin, Para solicitar clave para tener acceso a pago a prestadores se debe hacer clic en la opción solicitar clave como se muestra en la imagen 6: Imagen 6 ü Al hacer clic se muestra el siguiente formulario, imagen 7:

8 Imagen 7 ü Se debe anexar cámara de comercio no mayor a 30 días y certificación bancaria actual no mayor a 30 días. ü ü Al hacer clic sobre el botón seleccionar archivo se podrá buscar en el equipo la ubicación del archivo para anexarlo a la solicitud. ü ü Se debe diligenciar el formato y guardarlo y a vuelta de correo recibirá las claves y contraseñas para su utilización. Tenga en cuenta que estas son adicionales y diferentes a la clave de ingreso inicial al portal y de uso exclusivo para esta consulta. ü Al ingresar su clave y contraseña se mostrará la opción de búsqueda de mes y año de pago a prestadores como se muestra en la imagen 8:

9 Imagen 8 ü Al seleccionar el mes y año y hacer clic en el botón consultar se podrá ver el reporte como se muestra en la imagen 9. Imagen 9

10 4. Solicitud de procesos de atención. ü Para entrar a la opción de solicitud de procesos de atención se debe hacer clic en esta opción al ingresar al portal como se muestra en la imagen 10. Imagen 10 ü Esta opción direcciona a las opciones de procesos de atención como se muestra en la imagen 11. Imagen 11

11 4.1 Verificación de derechos de urgencias Para ingresar se debe seleccionar esta opción en el menú principal como se muestra en la imagen 12. Imagen 12 ü Esta opción permite validar los derechos a la atención del usuario. ü Para realizar la consulta se debe ingresar el tipo y número de documento como se muestra en la imagen 13. Imagen 13 ü Una vez validada la información se mostrarán los datos del usuario (Imagen 14).

12 Imagen 14 ü Si el usuario no tiene derechos no se cargarán datos en el módulo. 4.2 Verificación de derechos ü Se debe ingresar en la opción correspondiente como se muestra en la imagen 15. Imagen 15

13 ü En esta sección se podrá validar la información del usuario como en el punto 4.1 y adicionalmente se podrán validar las semanas cotizadas como se muestra en la imagen 16. Imagen Informe de la atención inicial de urgencias ü Corresponde al anexo técnico 2 reglamentado en el decreto 4747.dic de El envío del informe a la entidad responsable del pago se realizará dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al inicio de la atención. ü Para acceder se debe marcar la opción como se muestra en la imagen 17.

14 Imagen 17 ü Al seleccionar aceptar le arrojara el siguiente formulario, el cual se encuentra dividido en 5 partes como se muestra en la imagen 18. Imagen 18 ü El formulario está constituido por ventanas colapsables, para ingresar a cada opción se debe hacer clic en el icono de cada línea a la derecha de la pantalla Diligenciamiento ü En el número de la atención usted debe ingresar según el consecutivo que lleven en la institución. La fecha y hora la arroja el sistema. Esta sección se muestra en la imagen 19.

15 Imagen Datos del prestador ü Encontrará la información básica de la ips como se muestra en la imagen 20. Imagen 20

16 4.3.3 Datos del paciente ü Debe digitar el tipo de documento, el número de identificación y adicionar enter, para que el sistema arroje la información del usuario. Dentro de esta opción debe seleccionar la cobertura en salud como se muestra en la imagen Datos de la atención Imagen 21 ü En esta sección se debe diligenciar el formulario de forma completa: origen de la atención, escribir en la casilla el motivo de la consulta lo más completo posible, y posteriormente la clasificación del Triage. ü Luego de darle la clasificación del Triage, debe seleccionar la opción sí o no, si el paciente llego a la IPS remitido. En caso de sí, deberá ingresar el nombre de la IPS de la que fue remitido. La importancia de esta opción es que el sistema valide el ingreso del anexo 3 contra una remisión o traslado desde otra IPS. ü En la imagen 22 se puede ver esta sección.

17 4.3.5 Datos de la persona que informa Imagen 22 ü En esta sección se debe ingresar la información de la persona que realiza el informe inicial de urgencias como se muestra en la imagen 23 Imagen 23 ü Al terminar de diligenciar el anexo debe seleccionar la opción GUARDAR, el sistema le arrojara la siguiente pantalla informando que el reporte se guardo correctamente como se muestra en la imagen 24

18 Imagen 24 ü Posteriormente debe dar la opción generar reporte como se muestra en la imagen 25. Imagen 25 ü Se generará el reporte de la atención inicial de urgencias como se muestra en la imagen 26.

19 Imagen 26 ü Este formato es el que deben anexar junto con los soportes de la atención a la cuenta de cobro.

20 ü Si este formato es diligenciado por página web, no deberán enviar el anexo técnico 2 adicionalmente por correo electrónico. 4.4 Solicitud de servicios de salud. ü Se debe ingresar por esta opción como se muestra en la imagen 27 Imagen 27 ü En esta sección se podrán solicitar servicios de urgencias o derivados de urgencias, adicionalmente se podrán solicitar servicios generados a nivel ambulatorio y hospitalario. ü Cuando la solicitud se realiza por servicios de urgencias Corresponde a la solicitud de Autorización de Servicios Anexo Técnico 3 Reglamentado en el decreto 4747 de diciembre de Es importante tener en cuenta que el sistema valida las secuencias de las opciones ingresadas; esto significa que una vez se ingrese el anexo 2 que corresponde a la atención inicial de urgencias, el prestador tendrá un tiempo límite de hasta 72 horas para ingresar la siguiente solicitud o el primer anexo 3 correspondiente; así mismo si es requerido nuevamente otro servicio ejemplo una prórroga de estancia, también tendrá tiempo límite de hasta 72 horas para ingresarlo, y así sucesivamente. Si se respeta esta secuencia el sistema enlaza el servicio inicial es decir la atención de urgencias con los demás servicios solicitados mediante anexos 3 y genera dichas autorizaciones a las IPS solicitante, de lo contrario el sistema interpreta las solicitudes como servicios electivos o no derivados de urgencias y deja el servicio en trámite. ü Cuando la solicitud se realiza por servicios ambulatorios u hospitalarios no derivados de la atención inicial de urgencias el sistema no exigirá el diligenciamiento de la información inicial de urgencias. ü El formulario de esta sección se divide en 7 ventanas colapsables las cuales se desplegarán al hacer clic sobre el ícono al final de cada línea como se muestra en la imagen 28.

21 Imagen Diligenciamiento ü En el número de la atención usted debe ingresar según el consecutivo que lleven en la institución. La fecha y hora la arroja el sistema. Esta sección se muestra en la imagen Datos del prestador Imagen 29 ü Encontrará la información básica de la IPS como se muestra en la imagen 30.

22 Imagen Datos del paciente ü Debe digitar el tipo de documento, el número de identificación y adicionar enter, para que el sistema arroje la información del usuario. Dentro de esta opción debe seleccionar la cobertura en salud como se muestra en la imagen 31.

23 Imagen Datos del paciente ü En esta sección inicialmente se debe seleccionar el origen de la atención según las opciones que muestran en la imagen 34. ü En el combo de selección tipos de servicios solicitados es donde se debe marcar si el origen de solicitud es por urgencias, servicios derivados de las urgencias o servicios ambulatorios u hospitalarios. Si los servicios solicitados se realizan por urgencias por favor marcar las opciones: Posterior a la atención inicial de urgencias Servicios electivos Si los servicios solicitados se realizan por ámbito ambulatorio u hospitalario, no derivados de la atención inicial de urgencias por favor seleccionar la opción: Ordenamientos ambulatorios/hospitalarios. Es importante tener en cuenta que al marcar la opción Ordenamientos ambulatorios/hospitalarios no será necesario diligenciar el formato de atención inicial de urgencias. En la imagen 32 se muestra esta sección a continuación.

24 Imagen 32 ü En el campo prioridad de la atención se debe seleccionar el criterio de prioridad según las opciones del combo. ü Para consultar el servicio se debe hacer clic en la lupa y se mostrará una ventana emergente con los criterios de búsqueda como se muestra en la imagen 33. Imagen 33 ü El sistema validará para los servicios solicitados si pueden ser aprobados automáticamente, de ser así al guardar la solicitud se mostrará el siguiente mensaje correspondiente a la imagen 34

25 Imagen 34 ü Si los servicios solicitados necesitan ser verificados por auditoría se mostrará el siguiente mensaje correspondiente a la imagen 35: Imagen Procedimientos ü En esta sección se deben ingresar los procedimientos que se derivan de la atención. ü Se debe hacer clic sobre la lupa del campo descripción para buscar el procedimiento deseado como se muestra en la imagen 36. ü Se deben seleccionar los criterios de los campos causa externa, lateralidad, finalidad, tipo de alto costo del procedimiento y la cantidad. ü A continuación se muestra la imagen 36 con esta sección.

26 Imagen 36 ü Posteriormente debe insertar el procedimiento es decir hacer clic en el icono que se describe a continuación, en la imagen 37. Imagen 37 ü En la casilla que dice Justificación clínica es MUY importante que se consigne la mayor cantidad de datos posibles que complementen los diagnósticos y sirvan de soporte clínico a la solicitud del servicio solicitado. Así mismo para el caso de las estancias deben ingresar las fechas como muestra el ejemplo donde se relacionen los días que se están solicitando, ya sean estancias de primera vez y/o prórroga. Los caracteres que se pueden registrar son 200.

27 4.4.6 Impresión diagnóstica ü En esta sección se deben buscar y seleccionar el diagnóstico principal y los secundarios al hacer clic sobre la lupa que se muestra en la imagen Datos de la persona que solicita. Imagen 38 ü En esta sección se deben registrar los datos de la persona que solicita, Profesional que solicita, especialidad y nombres y apellidos del mismo, En caso de no aparecer en el listado haciendo clic en el botón Buscar puede agregar el Nombre y Apellido completo del profesional y seleccionar la especialidad en el botón Especialidad. A continuación se muestra esta sección en la imagen 39.

28 Imagen 39 ü Una vez diligencie completamente el formulario debe dar la opción GUARDAR como se muestra en la imagen 40. Imagen 40 ü El sistema arrojara la siguiente ventana (imagen 41) Imagen Informe de inconsistencias. ü En esta sección se podrán registrar las posibles inconsistencias que se quieran reportar como se muestra en la imagen 42.

29 Imagen Consulta de solicitudes. ü Se debe ingresar a esta opción como se muestra en la imagen 43 Imagen 43 ü En esta sección se podrá realizar la consulta de las solicitudes generadas por el portal. ü Se podrá realizar la búsqueda por documento del paciente, fecha de solicitud o número de solicitud (generada al guardar la solicitud) ü En la imagen 44 se puede ver esta sección.

30 Imagen 44 ü Posteriormente se oprime buscar y aparecen relacionados los usuarios para los cuales se han solicitado servicios como se muestra en la imagen 45. Imagen 45 ü En esta pantalla Ud. Podrá encontrar cuatro opciones de respuesta a las solicitudes de servicios: APROBADA, Cuando la solicitud se ha generado correctamente ANULADA, si los datos ingresados no son consecuentes o son insuficientes, o el diagnostico no corresponde, o no vienen relacionadas las fechas de estancia de los días que están solicitando, o corresponden a solicitudes de estancias extemporáneas. En estos casos la instrucción es que deben volver a ingresar una nueva solicitud completando y complementando la información requerida. DEVUELTA, aplica para la misma situación de las anulaciones: dx incorrectos, fechas de estancias no relacionadas, etc. En este caso igualmente se debe ingresar una nueva solicitud completando la información requerida, ya que aún no se encuentra habilitada la opción de que la IPS encuentre la autorización devuelta la complete y en la misma solicitud vuelva a enviarla para aprobación.

31 TRAMITE. Significa que está pendiente por trámite Cuando el servicio corresponda a alto costo: ü Una vez aprobada la solicitud al oprimir el botón verde que se encuentra al inicio del renglón del usuario, el sistema expide el anexo que se relaciona a continuación en la imagen 46

32 Imagen 46 ü Para poder visualizar las observaciones de las autorizaciones que no fueron aprobadas Ud. Deberá oprimir el cuadro rojo/azul que ve a continuación del botón verde como se muestra en la imagen 47 ü Al seleccionar este ícono se mostraran las inconsistencias como se muestra en la imagen 48 Imagen 47 Todas las dificultades que se presenten con la utilización de este portal, pueden reportarlas a las líneas relacionadas a continuación: CAFESALUD: LINEA NACIONAL: O al correo electrónico:

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