GUÍA PEDAGÓGICA PARA MODELOS DE GESTIÓN DE EQUIPAMIENTO BIOMÉDICO EN IPS

Transcripción

1 GUÍA PEDAGÓGICA PARA MODELOS DE GESTIÓN DE EQUIPAMIENTO BIOMÉDICO EN IPS Dirección General de Calidad Proyecto: Diseño y/o Adaptación de Herramientas Innovadoras para Colombia, de Mejores Prácticas Internacionales de Gestión Clínica y/o Administrativa, para que los Hospitales Optimicen su Desempeño Frente a los Estándares del Sistema Único de Acreditación y el Componente de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud.

2 AREA TEMÁTICA EVALUACIÓN DE TECNOLOGIAS E INTERVENCIONES EN SALUD LINEA DE TRABAJO Análisis de costo beneficio y costo efectividad previos a la incorporación de nueva tecnología en la prestación de servicios de salud 2

3 MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL DIEGO PALACIO BETANCOURT Ministro de la Protección Social CARLOS JORGE RODRÍGUEZ RESTREPO Viceministro Técnico CARLOS IGNACIO CUERVO VALENCIA Viceministro de Salud y Bienestar RICARDO ANDRÉS ECHEVERRI LÓPEZ Viceministro de Relaciones Laborales CLARA ALEXANDRA MÉNDEZ CUBILLOS Secretaria General 3

4 DIRECCIÓN GENERAL DE CALIDAD DE SERVICIOS LUIS FERNANDO CORREA SERNA Director General de Calidad de Servicios (E) RODRIGO HERNANDEZ HERNANDEZ Coordinador Grupo de Calidad SANDRA INÉS ROZO BOLAÑOS Coordinadora Proyecto de Preparación de IPS para la Acreditación FRANCISCO RAÚL RESTREPO PARRA Consultor Programa de Reorganización, Rediseño y Modernización de Redes de Prestación de Servicio LIZ ADRIANA MORENO MORENO Consultor Programa de Reorganización, Rediseño y Modernización de Redes de Prestación de Servicio MARTHA YOLANDA RUIZ VALDÉS Consultor Programa de Reorganización, Rediseño y Modernización de Redes de Prestación de Servicio 4

5 EQUIPO UT UNIVERSIDAD CES GESAWORLD S.A LUIS F GIACOMETTI ROJAS Director Regional Gesaworld SA Director Estratégico del proyecto UT Universidad CES Gesaworld SA FERNANDO ACOSTA RODRÍGUEZ Coordinador operativo del proyecto. Director de la Unidad de Extensión Universidad CES. DAVID VIVAS CONSUELO Director técnico del proyecto. UT Universidad CES Gesaworld SA. Director del CIEGS Universidad Politécnica de Valencia (España) ISABEL BARRACHINA MARTÍNEZ Dra. en Ingenieria. Master en Dirección y Organización de Hospitales y Servicios de Salud. ESTHER CANTÓ TORáN Licenciada en Administra de Empresas. Investigadora junior del Centro de Investigación en Economía y Gestión de la Salud. Ciegs. Universidad Politécnica de Valencia ARIEL HABED LOPEZ Coordinador regional de proyectos. Gesaworld SA. UT Universidad CES Gesaworld SA Este material fue financiado con recursos del Programa de Reorganización, Rediseño y Modernización de Redes de Prestación de Servicios. 5

6 RESEÑA DE AUTOR PROF. DAVID VIVAS CONSUELO Dr. en Medicina, MBA. Coordinador del Centro de Investigación en Economía y Gestión de la Salud. CIEGS. Universidad Politécnica de Valencia PROF. ISABEL BARRACHINA MARTÍNEZ Dra. en Ingenieria. Master en Dirección y Organización de Hospitales y Servicios de Salud. Investigadora senior del Centro de Investigación en Economía y Gestión de la Salud. CIEGS. Universidad Politécnica de Valencia LIC. ESTHER CANTÓ TORáN Licenciada en Administra de Empresas. Investigadora junior del Centro de Investigación en Economía y Gestión de la Salud. CIEGS. Universidad Politécnica de Valencia 6

7 Contenido Presentación...8 Guía del Participante...9 Guía del Tutor...15 Unidades Didácticas...17 Simulación y Mejores Prácticas...49 Guía de Evaluación

8 Presentación Esta guía pedagógica responde a la combinación de las mejores prácticas identificadas a nivel nacional e internacional, constituidas en metodologías innovadoras para su aplicación en forma generalizada para las clínicas y hospitales del país. Es el resultado de un ejercicio previo a la elaboración del inventario de oferta de conocimiento, a partir de un riguroso adiestramiento metodológico para la búsqueda y revisión sistemática de literatura, la identificación y selección del conocimiento disponible en el tema que nos ocupa; la organización y valoración del mismo con criterios de evidencia de aplicación efectiva, la selección de las mejores prácticas de gestión clínica y administrativa y el análisis de conveniencia de cada una de éstas, con recomendaciones sobre las herramientas e instrumentos pertinentes, susceptibles de ser aplicados por las Instituciones Prestadoras de servicios de Salud -IPS- en el país. Para ampliar sobre los antecedentes de la formulación de la presenta guía, ingrese al siguiente link. Con esta guía se pretende instruir al personal de salud sobre los conocimientos necesarios para una gestión eficiente del equipamiento médico. Para su elaboración, se ha contado como punto de partida de los Modelos de Evaluación y Gestión de Equipamiento Biomédico desarrollado por el Ministerio de la Protección Social. La guía está dirigida a las IPS de mediana y alta complejidad que, cuentan con equipos médicos para diagnóstico y tratamiento especializados que representan un rubro importante de inversión y de costos de mantenimiento para las Instituciones Prestadoras de Servicios. Con esta guía se pretende fortalecer el desarrollo de los estándares de acreditación del SOGC, -(Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad en Salud)-, promoviendo el desarrollo de una política de renovación de tecnología y mejora de las capacidades de los profesionales en la gestión de tecnología dirigida a los servicios de salud. La guía se compone de una serie de Unidades Didácticas, que constituyen el núcleo central de este manual junto con una sección dedicada a experiencias prácticas. Como apoyo al participante y al coordinador de calidad de la institución, se adjunta una guía del participante y otra del tutor. 8

9 Guía del Participante 1.Identificación Área Evaluación de Tecnologías e Intervenciones en Salud. Línea Análisis de costo-beneficio y costo-efectividad previos a la incorporación de nueva tecnología en la prestación de servicios de salud. Instrumento Modelos de Gestión de Equipamiento Biomédico en IPS. Descripción Se presenta una guía cuyo objetivo es difundir los modelos de gestión de equipamiento biomédico, desarrollados por el Ministerio de la Protección Social con la inclusión de experiencias internacionales. A quién va dirigida Esta guía está diseñada para ser utilizada principalmente por las instituciones prestadoras de servicios de salud -IPS- con el fin de establecer procedimientos de gestión de equipamiento eficiente y de calidad. Se pretende que en cada institución interesada se formen grupos interdisciplinarios constituidos por: - Responsables del área económica y administrativa. - Profesionales de los servicios de imagen médica y laboratorios biomédicos. - Otros. 9

10 2. Competencias 2.1. Institucionales - Promover la cultura de la evaluación de tecnologías en salud. - Favorecer el trabajo en equipo. - Estimular la investigación. - Contribuir a diseñar estrategias y cultura de la eficiencia Específicas - Conocer los modelos de gestión de equipos biomédicos. - Conocer el ciclo de vida de los equipos médicos. - Estudiar los modelos y alternativas de adquisición de equipos. - Analizar los modelos de reposición de tecnología. 3. Conocimientos Previos Recomendados La evaluación económica de tecnologías comparte conocimientos e instrumentos relacionados con los temas siguientes: - Análisis de costos. - Sistemas de información. 4. Resultados Esperados del Aprendizaje Una vez completado el estudio de estos módulos de formación se esperan los siguientes resultados: - Que las instituciones prestadoras de servicios de salud, tomen conciencia de la importancia de gestionar adecuadamente el equipamiento médico. - Que las instituciones y los profesionales conozcan cuáles son los modelos de gestión de equi pamiento médico. 10

11 5. Conocimientos: Unidades Didácticas Los contenidos docentes se han estructurado en las siguientes unidades didácticas. Introducción Unidad didáctica 1 El Equipamiento Médico: El ciclo de vida. Unidad didáctica 2 Modelos de Adquisición de Tecnología para IPS. Unidad didáctica 3 Modelos de Reposición de Tecnología para IPS. Glosario de Términos Mejores Prácticas y Simulación 6. Metodología de Enseñanza Aprendizaje La metodología es un conjunto coherente de técnicas y acciones lógicamente coordinadas, para dirigir el aprendizaje de los alumnos hacia determinados resultados. Las actividades previstas para el estudio de este programa se dividen en trabajo presencial y trabajo individual. El trabajo individual se realizará a través de una plataforma Web donde se podrá acceder a: - Unidades Didácticas donde se exponen los contenidos teóricos. - Documentación adicional de consulta. 11

12 ACTIVIDADES DE TRABAJO PRESENCIAL Actividad Descripción Horas Trabajo en Grupo Sesión supervisada por un tutor donde los participantes trabajan en grupo y reciben asistencia y guía cuando es necesaria. 12 Aprendizaje basado en Proyectos Tutoría Situaciones en las que el participante debe explorar y trabajar un problema práctico aplicando conocimientos interdisciplinarios. Período de instrucción realizado por un tutor con el objetivo de revisar y discutir los materiales y temas presentados. 5 ACTIVIDADES DE TRABAJO INDIVIDUAL Estudio Teórico Estudio de contenidos. 30 Trabajo Virtual en la Red Metodología basada en el trabajo colaborativo que parte de un espacio virtual, diseñado por el tutor, donde se comparten documentos y material multimedia El trabajo presencial consistirá en lo siguiente: - Trabajo en grupo donde se revisarán los conceptos fundamentales de la parte teórica y se discutirá la aplicabilidad práctica a la institución donde se está trabajando. 12

13 7. Planificación del Aprendizaje Tipo de Actividad Distribución Horaria Presencial No presencial 1. Estudio Teórico 15 sesiones de dos horas. 2. Trabajo Virtual en Red 5 sesiones de una horas Trabajo en Grupo 6 sesiones de 2 horas Aprendizaje Basado en Proyectos 6 sesiones de 3 horas Tutorías 5 sesiones de una hora. SUBTOTAL TOTAL HORAS Evaluación La evaluación consistirá en: - Una prueba objetiva preguntas tipo test de autoevaluación. 9. Recursos y Ambiente Recursos en plataforma Web - Unidades didácticas en soporte electrónico. - Presentaciones multimedia. - Test de auto-evaluación. - Documentación de apoyo. Ambiente - Trabajo individual con soporte multimedia on-line. - Trabajos en aula que facilita la institución. 13

14 10. Bibliografía Básica OTÁLVARO CIFUENTES, ELKIN HERNÁN: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento. Documento MPS. Bogotá

15 Guía del Tutor 1. Perfil del Tutor El tutor deberá ser un profesor universitario especializado en la materia que nos ocupa, o un responsable del equipo directivo de la institución con formación en áreas económicas. 2. Conocimientos del Tutor El tutor deberá poseer conocimientos sobre: - Análisis de costos. - Evaluación económica 3. Funciones del Tutor Este programa formativo está diseñado para ser aplicado en instituciones específicas, mediante una metodología semi-presencial de investigación y acción. Las funciones del tutor son las siguientes: Facilitador En la creación y dinámica de los grupos de estudio. Coordinador Del trabajo de los grupos y su aprendizaje. Evaluador De los conocimientos y habilidades de los participantes. 4. Estrategia Metodológica La estrategia metodológica combina dos tipos de actividades: - Actividades de formación On - line soportados en materiales multimedia. - Trabajo en grupos al interior de la institución donde se realice la formación. 15

16 Las actividades del tutor de la institución serán las siguientes: 1.Selección de los participantes de la institución o instituciones. 2.Programación de las actividades docentes: a.coordinación de los tiempos de estudio on-line. b.coordinación de las sesiones presenciales. 3.Diseño de un cronograma ad hoc al perfil y necesidades de la institución. 4.Dirección del equipo de participantes. 16

17 Unidades Didácticas Glosario Introducción Unidad Didáctica 1 El Equipamiento Médico: El Ciclo de Vida Unidad didáctica 2 Modelos de Adquisición de Tecnología para IPS Unidad Didáctica 3 Modelos de Reposición de Tecnología para IPS 17

18 GLOSARIO Adquisición de Equipamiento Biomédico Se entiende por adquisición de equipamiento médico los planes y programas de compras de los equipos según necesidades, prioridades y disponibilidad de recursos. Arrendamiento de Inmueble El arrendamiento de inmuebles es un contrato por el cual una de las partes, el arrendador, transfiere por un determinado periodo de tiempo, el derecho a utilizar un inmueble, en uso o usufructo, a la otra parte, el arrendatario, a cambio de una renta o alquiler por la cesión temporal de ese derecho. Bajas de Equipamiento Biomédico Después de tomar la decisión de reponer un equipo, es necesario dar de baja el equipo médico antiguo. Contrato de Concesión Los contratos de concesión son aquellos contratos que celebran las entidades estatales o empresas con el objeto de otorgar a una empresa llamada concesionario la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de un servicio; así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento del servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración. Dispositivo y Equipo Biomédico 1 Cualquier instrumento, aparato, artefacto, equipo u otro artículo, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes accesorios y programas informáticos que intervengan en su buen funcionamiento. Fiabilidad Consiste en la probabilidad que un equipo funcione o desarrolle una cierta función, bajo condiciones fijadas y durante un período de tiempo determinado. 1 Decreto 4725 de

19 Inadecuación del Equipamiento Biomédico Afecta al equipo por la influencia que ejercen los cambios en el entorno físico productivo. El equipo puede resultar inadecuado cuando se produce un crecimiento en la demanda o en las necesidades de la economía en el proceso, que motivan o precipitan cambios en las capacidades productivas de los equipos o instalaciones. Ineficiencia del Equipamiento Biomédico Afecta al equipo por la influencia del desgaste de sus componentes esenciales, y consecuente pérdida de la eficiencia o rendimiento del equipo. Leasing El leasing es un contrato de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles donde, el arrendador cede los derechos de uso y disfrute de un bien durante un plazo de tiempo determinado a un tercero, el cual está obligado como contraprestación a pagar una cuota periódicamente. El contrato de arrendamiento financiero incluye una opción de compra. Sostenibilidad La facilidad con la que un sistema o equipo puede ser modificado para corregir fallas, mejorar su funcionamiento u otros atributos o adaptarse a cambios en el entorno. A mayor sostenibilidad, menores costos de mantenimiento y viceversa. Mantenimiento Correctivo En él, las tareas de mantenimiento se llevan a cabo cuando se produce un fallo para corregirlo. Por lo que en este tipo de mantenimiento los equipos operan sin interrupción. Mantenimiento de Equipamiento Biomédico Conservar los equipos en buen estado, lo cual implica, prevenir cualquier problema u avería que pueda surgir, así como, mantener y mejorar su funcionamiento. Mantenimiento de Mejoramiento Continuo El mantenimiento se efectúa de forma constante para lograr una mejora continua del equipamiento biomédico. Mantenimiento de Precisión Este tipo mantenimiento procura realizar bien un trabajo desde la primera vez que se efectúe, evi- 19

20 tando problemas posteriores, a lo cual se le llama trabajar de acuerdo al concepto de la precisión en el trabajo. Mantenimiento Predictivo Este tipo de mantenimiento propone un monitoreo frecuente para detectar el cambio, analizar la causa del cambio y dar solución antes de que se produzca un fallo. Mantenimiento Preventivo Las tareas de mantenimiento se realizan pasado un periodo de tiempo determinado. Obsolescencia del Equipamiento Biomédico Afecta al equipo y se origina como consecuencia de la influencia que ejerce el progreso tecnológico en el equipamiento médico, al producir equipos más baratos, de menor volumen, más silenciosos y construidos con materiales de mayor calidad. Outsourcing El Outsourcing es una modalidad de contratación por la que una compañía contrata a un tercero para realizar servicios o funciones que originalmente se realizaban en la propia empresa, con los objetivos de reducir costos y/o evitar a la organización la adquisición de una infraestructura propia que le permita la correcta ejecución del trabajo. Renting El Renting es un contrato de alquiler de bienes por un plazo acordado y que incluye determinados servicios (seguro de daños, averías, etc.) a cambio del pago de una cuota fija mensual. Este tipo de contratos no incluye opción de compra. Reposición de Equipamiento Biomédico Es necesario para la modernización y evolución de la prestación de los servicios de salud reponer los equipos en el momento adecuado, previniendo fallos y evitando la obsolescencia de los equipos. Riesgo Compartido Riesgo Compartido es aquel contrato por el cual dos o más empresas acuerdan desarrollar en común un negocio o actividad económica específica, combinando sus recursos y compartiendo los riesgos, beneficios y las posibles pérdidas, sin perder su autonomía económica y conservando su preexistente personalidad jurídica. 20

21 Selección de Equipamiento Biomédico Es necesario realizar una correcta selección del equipamiento médico, para lograr una mejora en la calidad de la prestación del servicio de salud. Tecnología Biomédica Según la definición del Ministerio de la Protección Social, se entiende por Tecnología Biomédica la aplicación de los conocimientos científicos representados en medicamentos, equipos, dispositivos y procedimientos médico-quirúrgicos, utilizados en la atención en salud y los sistemas de administración y apoyo por medio de los cuales se proporciona esta atención. Traslados de Equipamiento Biomédico Por traslado de equipo médico se entiende, la acción de llevar el equipo de un lugar a otro, lo cual se produce como consecuencia de reponer y dar de baja el equipamiento médico. 21

22 Introducción En este apartado se realizará una breve introducción al manual, indicando el objetivo que persigue, y su contenido descriptivo en cuanto a las distintas Unidades Didácticas. La Tecnología Biomédica constituye uno de los componentes más complejos de todo el Sistema de Atención en Salud. Su nivel de utilización se encuentra íntimamente ligado al concepto de modernización de las Instituciones Prestadoras de servicios de Salud y al propósito del servicio, identificado con una entrega de servicios de calidad. Así mismo, argumenta que una buena instrumentación tecnológica guarda una relación directa con la operación eficiente de los servicios de atención en salud. La Tecnología Biomédica contribuye al tratamiento por restauración, mejoramiento o sustitución, de las funciones fisiológicas y corporales; así como previene su deterioro y el dolor del individuo, garantizándole el disfrute de una adecuada calidad de vida. Gracias a su empleo la tecnología permite acortar el periodo de enfermedad o recuperación de los individuos y su reincorporación a la sociedad. Es así como ayuda a la prevención de enfermedades mediante la protección o disminución de los riesgos de ocurrencia, además de minimizar los impactos de las enfermedades. La tecnología es la principal herramienta del diagnóstico a fin de obtener los signos clínicos con el propósito de identificar la naturaleza, causa y extensión de un evento patológico. Para la elaboración de esta guía se ha tomado como referencia el proyecto del Ministerio de la Protección Social MPS- denominado: Modelos de Evaluación y Gestión de Equipamiento Biomédico. Este proyecto está orientado a establecer las bases conceptuales, metodológicas y organizacionales que permitan a los responsables a nivel nacional formular las Políticas sobre la Evaluación del Equipamiento Médico; y a nivel territorial, adoptarlas y adaptarlas. Y para que quienes deban tomar las decisiones de su adquisición y utilización en las instituciones prestadoras de servicios de salud lo hagan adecuadamente. - Área y Línea de Trabajo Este tema se enmarca en el contexto del proyecto Diseñar y/o adaptar herramientas innovadoras para Colombia, de mejores prácticas internacionales de gestión clínica y/o administrativa, para que los hospitales mejoren su desempeño frente a los estándares del Sistema Único de Acreditación y el componente de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad en la Atención en Salud, en concreto en la línea temática análisis de costo-beneficio y costo-efectividad previos a la incorporación de nueva tecnología en la prestación de servicios de salud. 22

23 - Objetivo y Alcance Objetivo General Contribuir al fortalecimiento de la mejora de la calidad en procedimientos de adquisición, gestión, mantenimiento y renovación de equipamiento médico en Hospitales. Objetivo Específicos 1. Estudiar los conceptos fundamentales de gestión de equipamiento biomédico. 2. Conocer los procedimientos para la selección y adquisición de equipos. 3. Estudiar los procedimientos de mantenimiento. 4. Estudiar los modelos de reemplazo de equipos. Dirigido a El temario de la guía va dirigida a: Responsables de las EPS. Responsables de las IPS. Profesionales en el ámbito de la economía de la salud y la gestión de servicios de salud. Facultativos y personal sanitario de los servicios de imagen médica y laboratorios biomédicos. Cuestionario de entrada al proceso Se ha elaborado un cuestionario con el propósito de que usted realice una auto- evaluación antes de ingresar al desarrollo de esta Guía. 1. Nuestra IPS posee un modelo de gestión de equipamiento o tecnología biomédica que permita identificar la conveniencia, potenciales riesgos, ventajas o limitantes para la incorporación de nuevas tecnologías en salud? 2. Las unidades de gestión de nuestra IPS y en especial las encargadas de la gestión de la tecnología y equipamiento, conocen y dominan los elementos teórico conceptuales relacionados con el ciclo de gestión y adquisición de equipamiento médico? 3. En materia de planificación, mi institución define un plan de gestión y mantenimiento del equipamiento médico? 4. En relación con el mantenimiento de la tecnología existente, mi institución establece rutinas y protocolos de mantenimiento preventivo / correctivo para aquella tecnología que no está cubierta debidamente por soporte técnico externo o se encuentra fuera de periodo de garantía? 23

24 5. En cuanto a los modelos de negociación y adquisición de tecnología biomédica, mi IPS dispone de políticas, normas técnicas, procedimientos e instrumentos debidamente estandarizados y utilizados de manera sistemática? 6. Esta mi IPS familiarizada con la figura del outsourcing para la adquisición de tecnología médica? 7. Mi institución conoce en detalle y maneja los diferentes tipos de outsourcing existentes?, que le permita seleccionar objetivamente la modalidad más ventajosa para la adquisición de equipamiento? 8. Mi IPS dispone de algunas metodología estándar para la reposición de equipamiento? 9. Se dispone de un manual o guía de procedimientos técnicos en mi institución que apoye el proceso de reposición del equipamiento existente? Bibliografía de Referencia OTÁLVARO CIFUENTES, ELKIN HERNÁN: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento. MPS. Bogotá. Documento (2007). 24

25 Unidad Didáctica 1 El Equipamiento Médico: Ciclo de vida 25

26 En esta Unidad Didáctica se explica el ciclo de vida de los equipos médicos. Introducción Según la definición del Ministerio de la Protección Social, se entiende por Tecnología Biomédica la aplicación de los conocimientos científicos representados en medicamentos, equipos, dispositivos y procedimientos médicos quirúrgicos utilizados en la atención de salud y los sistemas de administración y apoyo por medio de los cuales se proporciona esta atención 2. En el marco de este concepto, las definiciones de cada uno de los elementos que enmarcan la Tecnología Biomédica en el país son: Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos con sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica, que se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Procedimiento Médico Quirúrgico: Consiste en las prácticas de un proveedor de un servicio de salud, que incluye generalmente una combinación de conocimientos y habilidades clínicas y quirúrgicas en el manejo de dispositivos biomédicos para satisfacer una necesidad de salud. Sistemas de Apoyo: Son aquellos que, sin constituir la tecnología focal en la prestación de un servicio de salud, proveen el ambiente y las facilidades para su realización, como los componentes asistenciales, hoteleros y de información. Hacen parte de este sistema el equipo industrial de uso hospitalario, las plantas eléctricas, los equipos de lavandería y cocina, las calderas, las bombas de agua, los equipos de esterilización, el equipo de seguridad, el de refrigeración y aire acondicionado y otros equipos relacionados con el servicio de apoyo hospitalario. Sistemas de Administración: Constituye las gestiones utilizadas por la organización que garantizan la prestación eficiente y efectiva de un servicio de salud, como son las áreas de personal, finanzas, suministros, servicios de atención domiciliaria o similares, entre otros. Dispositivo y Equipo Biomédico 3 : Cualquier instrumento, aparato, artefacto, equipo u otro artículo, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su buen funcionamiento, fabricado, vendido o recomendado para su uso en: 2 Resolución de Ministerio de Salud. 3 Decreto 4725 de

27 Diagnóstico, control, tratamiento curativo o paliativo, alivio y compensación de una lesión o una deficiencia. Prevención de la enfermedad, trastorno o estado físico anormal o sus síntomas. Investigación, sustitución o modificación de la anatomía o de un proceso fisiológico. Restauración, corrección o modificación de la anatomía o de un proceso fisiológico. Diagnóstico del embarazo en un ser humano. Cuidado de seres humanos durante el embarazo o el nacimiento o después del mismo, in cluyendo el cuidado del recién nacido. Objetivos Los objetivos de esta Unidad Didáctica son: 1. Entender la necesidad de gestionar adecuadamente el equipamiento médico. 2. Identificar los elementos del ciclo de vida del equipamiento médico. 27

28 1.1.- El ciclo de vida del equipamiento La tecnología biomédica comprende el equipamiento biomédico, materia de este proyecto, cuya clasificación internacional, acorde con los riesgos implícitos en su uso, es la siguiente: Equipos de muy alto riesgo: clases III: Son los equipos sujetos a controles especiales, destinados a proteger o mantener la vida; o para la prevención del deterioro de la salud humana. También si su uso presenta un riesgo potencial de enfermedad o lesión. Equipos de alto riesgo: clase IIB: Son los equipos sujetos a controles especiales en el diseño y fabricación para demostrar su seguridad y efectividad. Equipos de riesgo moderado: clase IIA: Son los dispositivos médicos de riesgo moderado, sujetos a controles especiales en la fase de fabricación para demostrar su seguridad y efectividad. Equipos de riesgo bajo: clase I: Son aquellos dispositivos médicos de bajo riesgo, sujetos a controles generales, no destinados para proteger o mantener la vida o para un uso de importancia especial en la prevención del deterioro de la salud humana y que no representan un riesgo potencial no razonable de enfermedad o lesión. En función del estado en que se encuentren, los equipos se clasifican en: Equipos biomédicos nuevos. Equipos biomédicos usados. Prototipos: son los que se encuentran en fase de experimentación y que aún no se han empleado en la prestación de servicios o en demostraciones, ni cuentan con certificado de venta expedido por un organismo nacional competente. De acuerdo con el control en su importación esta resolución los clasifica en: Equipos biomédicos Controlados. Equipos biomédicos No Controlados. 28

29 Figura 1: Clasificación del equipamiento biomédico El ciclo de vida de la tecnología de la salud. Tal y como podemos observar en la figura 2, el proceso de evaluación del Equipamiento biomédico se desarrollará en la etapa del postmercado del ciclo de vida de las tecnologías de la salud, definido por la Organización Mundial de la Salud (OMS). La gestión del equipamiento debe ser dinámica y por lo tanto, debe realizarse durante todo el proceso de la planeación. 29

30 Figura 2: Ciclo de vida de las Tecnologías de la salud. 4 DE SALUD El equipo biomédico inventariado debe analizarse integral y funcionalmente. La integralidad se refiere al abordaje de todo el Ciclo de Gestión y Administración del Equipo Médico, el cual comprende los procesos de: adquisición, mantenimiento, reposición, bajas y traslados. Para garantizar el óptimo manejo del Equipamiento Biomédico este ciclo debe planearse y controlarse en cada uno de estos procesos El ciclo de gestión y administración del equipamiento médico. 4 OTÁLVARO CIFUENTES, ELKIN HERNÁN: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento.Documento MPS. Bogotá

31 El ciclo de gestión y administración del equipamiento médico es el siguiente: Figura 3: Ciclo de Gestión y Administración del Equipamiento Médico. 1. Selección Es necesario realizar una correcta selección del equipamiento médico, para lograr una mejora en la calidad de la prestación del servicio de salud. 2. Adquisición Se entiende por adquisición de equipamiento médico los planes y programas de compras de los equipos, según las necesidades, las prioridades y la disponibilidad de recursos. Figura 4: Adquisición del Equipamiento Médico. 5 31

32 3. Mantenimiento El mantenimiento consiste en conservar los equipos en buen estado, lo cual implica, prevenir cualquier problema u avería que pueda surgir; así como mantener y mejorar su funcionamiento. Sabiendo que los equipos se desgastan con el tiempo y siendo necesario realizar tareas de mantenimiento, es importante conocer las formas de mantenimiento existentes: 1. Mantenimiento Predictivo: Este tipo de mantenimiento propone un monitoreo frecuente para detectar el cambio, analizar la causa del cambio y dar solución antes de que se produzca un fallo. 2. Mantenimiento Preventivo: 5 OTÁLVARO CIFUENTES, ELKIN HERNÁN: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento.Documento MPS. Bogotá

33 Consiste en realizar las tareas de mantenimiento pasado un periodo de tiempo determinado, lo cual implica que podrían producirse: a. Fallas importantes. b. Mantenimiento cuando el equipo aún se encuentra muy buenas condiciones. 3.Mantenimiento Correctivo: Es cuando las tareas de mantenimiento se llevan a cabo al producirse una falla, para corregirla; por lo que en éste tipo de mantenimiento los equipos operan sin interrupción. 4. Mantenimiento de Precisión: Este tipo de mantenimiento procura realizar bien un trabajo desde la primera vez que se efectúe, con el fin de evitar problemas posteriores; a lo cual se le llama trabajar de acuerdo al concepto de la precisión en el trabajo. 5. Mantenimiento de Mejoramiento Continuo: En este caso, el mantenimiento se efectúa de forma constante para lograr una mejora continua del equipamiento biomédico. Todo está cambiando permanentemente, nada permanece igual. No es fácil de percibir el cambio y menos cuando nos encontramos satisfechos con nuestra situación actual, de ahí que la percepción y dirección del cambio constituya una de las principales habilidades de la alta dirección de la institución y a la que cada vez se da mayor valor. Pero no es suficiente percibir el cambio, hay que prepararse adecuadamente para el mismo. Los requisitos del mantenimiento varían con el tipo de equipo, para algunos equipos tales como ventiladores, máquinas de la diálisis y otros equipos similares, se requiere un mantenimiento intensivo. Los equipos mecánicos, neumáticos o hidráulicos requieren de alineación rutinaria o calibración por el personal de mantenimiento. En el caso de los equipos como los monitores fisiológicos y las bombas de infusión necesitan solamente que sea comprobado su funcionamiento y su seguridad, por lo que tienen requisitos de mantenimiento promedio. Es importante saber que un equipo deberá ser sometido a inspección, mantenimiento o verificación para lograr: Reducir el riesgo de daño a pacientes, operadores o visitantes. Disminuir los costos de explotación del equipo. Mejorar los servicios de salud. El cumplimiento de las regulaciones legales. 4. Reposición Figura 5: Mantenimiento del Equipamiento Médico. 6 33

34 Para la modernización y evolución en la prestación de los servicios de salud, es necesario reponer los equipos en el momento adecuado; previniendo fallas y evitando la obsolescencia de los equipos. Se deberá reponer un equipo cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones: 1. Equipo averiado o muy depreciado, lo que deriva en un mantenimiento excesivo y en una depreciación en el valor del equipo. 2. Insuficiencia del equipo para atender la frecuente demanda de su uso. 3. Riesgo para los operadores y/o usuarios durante su utilización. Las anteriores condiciones, conllevan una pérdida de la eficiencia del equipo, lo cual supone el aumento cada vez mayor de los costos. Por ello, debemos desarrollar un modelo que nos permita 6 OTÁLVARO CIFUENTES, ELKIN HERNÁN: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento.Documento MPS. Bogotá

35 determinar el momento adecuado para reponer el equipo con el fin de minimizar costos. Figura 6: Reposición del Equipamiento Médico. 7 7 OTÁLVARO CIFUENTES, ELKIN HERNÁN: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento.Documento MPS. Bogotá

36 5.Bajas Después de tomar la decisión de reponer un equipo, es necesario dar de baja el equipo médico antiguo. La decisión de dar de baja el equipo médico, está basada en criterios cualitativos y cuantitativos, tales como la edad, los fallos, los costos de mantenimiento, su nivel de utilización y la estandarización entre otras. Todos los equipos alcanzan un punto en el ciclo de vida, en el cual la razón costo-beneficio es negativa, por lo que resulta necesario dar de baja el equipo. Figura 7: Baja del Equipamiento Médico. 8 8 OTÁLVARO CIFUENTES, ELKIN HERNÁN: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento.Documento MPS. Bogotá

37 6. Traslados Por traslado de equipo médico se entiende, la acción de llevar el equipo de un lugar a otro, produciendo como consecuencia reponer y dar de baja el equipamiento médico. Figura 8: Traslado del Equipamiento Médico. 9 9 OTÁLVARO CIFUENTES, ELKIN HERNÁN: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento.Documento MPS. Bogotá

38 Una vez realizada la etapa de planeación de cada uno de los procesos simultáneamente con su ejecución, debe generarse un sistema de control que permita a las instituciones prestadoras de servicios de salud, el seguimiento continuo y verificación para su debido cumplimiento. Para ello, es necesario que las áreas encargadas de la gestión y control tengan dentro de sus funciones la responsabilidad de ejercerlo para que las dependencias administrativas desarrollen el ciclo de forma satisfactoria y eficiente informando a la gerencia y a sus Juntas Directivas. Es necesario además, evaluar periódicamente el equipamiento médico para conocer el estado en el que se encuentra. A partir de los resultados obtenidos de dicha evaluación, se deberá tomar decisiones adecuadas. La evaluación será realizada por personal directivo de todas las IPS, así como por autoridades de los niveles Territorial y Nacional. Las dos principales variables del equipamiento médico útiles y necesarias para evaluar son: 1. La Variable financiera o contable: conocer el valor actual y real del equipo, ayudará a saber el estado en que se encuentra en el momento de la evaluación. 2. La Variable física o funcional: conocer el estado físico y funcional que tienen los equipos médicos en relación con su capacidad de satisfacer las necesidades clínicas para lo que fueron adquiridos y la conveniencia económica de su funcionamiento. Bibliografía OTÁLVARO CIFUENTES, ELKIN HERNÁN: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento. Documento MPS. Bogotá

39 Unidad Didáctica 2 Modelos de Adquisición de Tecnología para IPS 39

40 En esta Unidad Didáctica se estudia el método de outsourcing siguiendo el manual del MPS: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento. MPS. Bogotá. Documento Introducción Al momento de reponer o adquirir equipos médicos, se identifican ciertos factores necesarios para tener en cuenta: 1. La capacidad de producción en términos de calidad y cantidad. 2. La reducción de costos. 3. La necesidad de salir de un equipo obsoleto y desgastado a tal punto que su baja y reposición se haga evidente. 4. La insuficiencia del equipo frente a su demanda permanente y creciente. 5. La seguridad, la oportunidad en el servicio y la necesidad de ser competitivo. En el sector salud, los recursos disponibles son limitados e insuficientes; por ello es fundamental la optimización de dichos recursos. En estos casos, el mejor camino para acceder a la tecnología no siempre es la adquisición; por ello, en este capítulo se presentan soluciones alternativas a la compra de equipamiento médico, a través del outsourcing tercerización Definición del outsourcing El outsourcing es una modalidad de contratación por la que una compañía contrata a un tercero para realizar servicios que originalmente se realizaban al interior de la propia empresa, cuyo objetivo es reducir costos y/o evitar a la organización la adquisición de una infraestructura propia; permitiendo una correcta ejecución del trabajo. En la práctica consiste en delegar funciones o actividades internas de una empresa a un proveedor externo, que cuenta con el conocimiento, la experiencia y los recursos para ejecutarlas. Por lo tanto, el outsourcing se puede definir como una estrategia empresarial por medio de la cual una organización delega formalmente funciones. Muchas veces las funciones que por competencias se deben ejercer, no es posible que en la realidad se ejecuten por la carencia de recursos. Cuando una organización decide delegar cualquiera de estas funciones lo debe hacer en una empresa fuertemente especializada. La propiedad de los activos productivos involucrados en la actividad objeto de este modelo de contratación, se transfieren de manera vinculante a un tercero que se convierte en proveedor de la institución o empresa. 40

41 Lo ideal es que el outsourcing de un servicio se establezca a largo plazo y dentro de este referente es igualmente deseable constituir una relación entre las partes con una clara definición de la independencia de los actores; en la que prevalezca la acción conjunta sobre la competencia (corresponsabilidad). Esta es una forma de organización del intercambio económico con propiedad independiente con ciertas características de los acuerdos de cooperación. Un ejemplo de outsourcing sería el servicio de computadores, éstos se pueden alquilar, junto con su mantenimiento, reparación y actualización, evitando costos innecesarios de personal y renovación de equipos. Prácticamente, todos los negocios necesitan este servicio, pero existen empresas especializadas que lo pueden hacer mejor y a un costo menor Métodos de Outsourcing Para fundamentar esta metodología se parte de un marco conceptual en el que el aspecto esencial es el desarrollo de las competencias que tiene una institución frente a la prestación de servicios de salud, en consonancia con la disponibilidad de recursos y/o capacidades que ésta tiene para darle estricto cumplimiento a estas competencias. En 1989 el experto en Sistemas de Gestión de la Tecnología, Charles Handy propuso un modelo empresarial ideal para adaptarse con éxito a este entorno complejo e inestable. El modelo esta compuesto de tres componentes: Un núcleo reducido que domine las actividades esenciales, un elemento temporal de tamaño variable (ajustable permanentemente a las fluctuaciones de la demanda), y un elemento constituido por las partes de los procesos internos que se han tercerizado. Puede decirse, que este modelo ha sido uno de los referentes más importantes tanto para las viejas organizaciones inmersas en procesos de cambio como para las de nueva creación. En el contexto mundial hay evidencias de la creciente importancia del outsourcing (prestación de servicios por terceros), es decir, que las empresas cada vez implementan una metodología de contratar una mayor cantidad de funciones que producen grandes éxitos en procesos de cambio organizacional. En el sector salud en Colombia se puede afirmar que es una estrategia que tiene una alta penetración favorecida por las políticas nacionales. En nuestro país, aún no se han realizado profundos estudios sobre este tema; las únicas indagaciones que se han hecho, se refieren en alguna medida a la importancia que esta estrategia tiene entre las Instituciones Prestadoras de servicios de Salud en Colombia (IPS). En el contexto de las distintas investigaciones que se hacen sobre el outsourcing para prestación de servicios de salud se debe tener muy presente: 1. Identificar las actividades que las IPS contratan con el modelo de outsourcing. Se deben conocer las razones más comunes que soportarían esta decisión y resaltar los aspectos más rele- 41

42 vantes que explican el éxito y el fracaso que estos nuevos procesos de contratación generarían en la institución. 2. Determinar si estos nuevos modelos de contratación se deben hacer a mediano o largo plazo, e incluso permanentemente Modalidades de Outsourcing Las modalidades de outsourcing son las siguientes: 1.Modalidad de Renta de Equipos - Renting -. El Renting de bienes de equipo, consiste en un contrato de alquiler por un plazo establecido, que incluye determinados servicios (seguro de daños, averías, mantenimientos entre otros.), pero sin opción de compra al final de contrato. Mediante el pago de una cuota fija mensual, la compañía de Renting garantiza el uso y disfrute del bien y se compromete a prestar diferentes servicios adicionales para su utilización. El Renting de bienes de equipo permite disfrutar de cualquier bien cuyo uso esté sujeto a cierto grado de obsolescencia en régimen de alquiler y con servicio integral incluido. Es una forma muy rentable y flexible de explotar el potencial de las soluciones tecnológicas, permitiendo realizar renovaciones de equipos de forma periódica a bajos costos. Por ello, es una alternativa a la compra por la que optan muchas empresas, dada su flexibilidad y todas las ventajas que supone con respecto a una compra directa. 2.Modalidad de Leasing. El leasing es un contrato de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles donde, el arrendador (sociedad de Leasing) cede los derechos de uso y disfrute de un bien durante un plazo de tiempo determinado (normalmente coincide con la vida útil del bien) a un tercero (arrendatario), quien está obligado a pagar una cuota periódicamente en contraprestación. El contrato de arrendamiento financiero incluye una opción de compra para el arrendatario sobre el bien recibido en leasing, que podrá ejercitar al final del contrato por un precio denominado valor residual. Esta forma de financiación a largo plazo es una buena solución para aquellas empresas que no cuenten con el capital de inversión necesario para adquirir un bien que represente una fuerte inversión de dinero utilizándolo como un mecanismo de financiamiento alternativo. 3. Modalidad Contrato de Concesión. Los contratos de concesión son aquellos celebrados entre las entidades estatales o empresas con el objeto de otorgar a una empresa llamada concesionario, la prestación, operación, explota- 42

43 ción, organización o gestión, total o parcial, de un servicio, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento del servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración. 4. Modalidad de Riesgo Compartido. El contrato de riesgo compartido es aquel en el cual dos o más empresas acuerdan desarrollar en común un negocio o actividad económica específica, combinando sus recursos y compartiendo los riesgos, beneficios y las posibles pérdidas, sin perder su autonomía económica y conservando su preexistente personalidad jurídica. El riesgo compartido es un instrumento que permite canalizar recursos públicos, privados o mixtos para resolver la insuficiencia financiera de los inversionistas y sus limitaciones iniciales para acceder al capital de riesgo o al crédito requerido para llevar a cabo proyectos productivos, que sean viables y de interés tanto para los inversionistas privados como para la fuente de recursos de riesgo compartido. 5.Modalidad de Arrendamiento de Inmueble. El arrendamiento de inmuebles es un contrato en el que una de las partes, el arrendador, transfiere por un determinado periodo de tiempo, el derecho a utilizar un inmueble, en uso o usufructo a la otra parte, el arrendatario, a cambio de una renta o alquiler por la cesión temporal de ese derecho. En el caso de las empresas, es bastante útil esta figura de alquilar inmuebles o maquinarias, para transformar ciertos costos fijos en costos variables; aunque se pierde la posibilidad de generar una escala. Lecturas recomendadas OTÁLVARO CIFUENTES, ELKIN HERNÁN: Modelo de Evaluación y Gestión de Equipamiento. Documento MPS. Bogotá

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45 En esta Unidad Didáctica estudiaremos el reemplazo de equipos desde la óptica del mantenimiento. Introducción Es importante reponer o reemplazar los equipos más antiguos o inadecuados, de manera oportuna y controlada, por otros más actualizados de mayor exactitud y capacidad que, dependiendo del servicio, realicen un mayor número de ejecuciones en menor tiempo y costo. En términos de la relación costo-beneficio, si un equipo está operando, es necesario tener presentes los costos totales que genera durante un periodo determinado y compararlos con los ingresos. El análisis de costo de mantenimiento del equipo resulta imprescindible al momento de decidir si es necesario reemplazar o no un equipo biomédico. La misión del mantenimiento es la de conservar los equipos en la mejor forma posible, es decir, como si estuvieran nuevos, evitando su destrucción o una alteración lesiva al proceso productivo. Pero muchas fuerzas se oponen a este empeño, de manera que, tarde o temprano el equipo termina siendo reemplazado Valor del equipo El reemplazo de un equipo debe surgir del mantenimiento excesivo y de su valor decreciente. El término valor sirve para explicar la utilidad relativa que proporciona. El equipo tiene una vida útil específica, durante la cual envejece y va paulatinamente perdiendo su valor inicial hasta llegar al final de su vida útil. Por lo tanto, el primer factor que afecta al valor del equipo es la depreciación, entendiendo como tal, la reducción del valor del equipo motivada por el uso y el paso del tiempo. La velocidad de depreciación es leve al comienzo de la vida del equipo, y se va incrementando con el transcurso del tiempo, hasta llegar al máximo valor al final de su vida útil. Para describir el proceso de depreciación intervienen tres factores: la vida útil (VU), el valor inicial (VI) y el valor remanente (VR). Se define como valor residual o remanente del equipo (VR), a su valor inicial (VI) por una función temporal (Fd) que describe la depreciación: VR= VI * Fd Existen otros factores que afectan al valor del equipo, que no se han considerado y que hemos agrupado en tres: obsolescencia, inadecuación e ineficiencia. 45

46 La obsolescencia afecta al equipo y se origina como consecuencia de la influencia que ejerce el progreso tecnológico en el equipamiento médico, al producir equipos más baratos, de menor volumen, más silenciosos y construidos con materiales de mayor calidad. La inadecuación afecta al equipo por la influencia que ejercen los cambios en el entorno físico productivo. El equipo puede resultar inadecuado cuando se produce un crecimiento en la demanda o en las necesidades de la economía en el proceso, que motivan o precipitan cambios en las capacidades productivas de los equipos o en las instalaciones. La ineficiencia afecta al equipo por la influencia del desgaste de sus componentes esenciales, y consecuente pérdida de su eficiencia o rendimiento. Un equipo trabaja con máximo rendimiento en los primeros años de su vida, disminuyendo con el uso y la edad. Por lo que en ocasiones restablecer la eficiencia con el mantenimiento no resulta rentable y es necesario reemplazar el equipo. Estos tres factores que afectan al valor del equipo se multiplican para constituir una función compuesta (FPV): Donde: Fo= Factor de obsolescencia; Fi= Factor de inadecuación; Fe= Factor de ineficiencia. FPV= Fo * Fi * Fe De aquí surge que el costo de reemplazo (CR) del equipo se calcula afectando con dicho factor al valor remanente (VR) del equipo más los repuestos en existencia (SV). CR= (VR + SV) * FPV Este resultado indica la pérdida real o costo imputable por reemplazar el equipo. En la mayoría de los casos, es una combinación de factores lo que conduce al reemplazo. A medida que aumenta la edad del equipo, es de esperar que disminuya su eficiencia y rendimiento, mientras aumenta el mantenimiento requerido. Además, cuanto más antiguo sea un equipo, más modernos y ventajosos serán los equipos disponibles en el mercado Papel del mantenimiento Entendemos por mantenimiento del equipamiento médico, todas las tareas que tienen como objetivo mantener o conservar el equipo en un estado en el cual, pueda seguir funcionando adecuadamente. El mantenimiento puede detener el equipo, pero es obvio que una falla generaría un tiempo perdido (TPM) mayor además de un costo mas elevado. 46