COMO REALIZAR UN DIAGNÓSTICO INICIAL Y DEFINIR LA POLITICA DE SEGURIDAD PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC

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1 COMO REALIZAR UN DIAGNÓSTICO INICIAL Y DEFINIR LA POLITICA DE SEGURIDAD PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC

2 AL FINALIZAR EL CURSO.. Estaremos en capacidad de: Conocer la metodología para realizar un diagnóstico inicial del SGCS BASC Crear la política de seguridad de nuestra empresa Elaborar objetivos de seguridad

3 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD NORMA BASC Revisión inicial del estado de la organización Las organizaciones deben realizar una revisión inicial de su situación actual, para manejar la gestión en control y Seguridad. El propósito de esta revisión es dar información que influya en las decisiones sobre el alcance, idoneidad e implementación del sistema actual, así como proporcionar una base a partir de la cual se pueda medir su progreso. Las revisiones iniciales de estado deben responder a la pregunta: Dónde estamos ahora? 2.1. Estándar BASC Debe existir un diagnostico o revisión inicial al estado de la organización que permita medir el avance en la implementación y en el mantenimiento del sistema de Gestión.

4 REVISIÓN INICIAL Donde ahora? estamos Identificar brechas del SGCS BASC Plan de acción para la implementación

5 DONDE ESTAMOS AHORA Comparación de las actividades de la empresa contra Norma y Estándares BASC

6 IDENTIFICAR BRECHAS DEL SGCS BASC Analizar el resultado de la revisión inicial definiendo lineamientos para la implementación del SGCS BASC: Que se hará Por que se hará Donde se hará Quien lo hará Cuando lo hará Como lo hará Cuanto se invertirá

7 PLAN DE ACCIÓN Realizar seguimiento a las acciones tomadas en los puntos de la norma o estándares BASC que no se estén cumpliendo. Acción a implementar Resultado esperado Lugar donde se implementará la acción Responsable Fecha límite de implementación Recursos requeridos

8 ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD NORMA BASC 4.1. POLITICA DE CONTROL Y SEGURIDAD La alta Gerencia de la Organización debe definir, documentar y respaldar su política de Seguridad. Esta política es la manifestación de la Organización en contra de una posible utilización por organizaciones ilícitas. Esta es de carácter general y sirve como base para que cada área de la compañía determine su propia política. La política de seguridad de la Organización estará soportada igualmente en unos objetivos que puedan ser medidos a partir de indicadores de gestión. Estándares BASC 2.3. La Empresa debe elaborar, publicar y difundir la política de Seguridad que incluya la prevención contra actividades ilícitas (prácticas de narcotráfico, terrorismo y otros.) 2.4. Deben determinarse los objetivos de seguridad que garanticen el cumplimiento de la política de seguridad

9 DEFINICIÓN POLITICA Declaración general de principios que presenta la posición de la administración para un área de control definida. Las políticas se elaboran con el fin de que tengan aplicación a largo plazo y guíen el desarrollo de criterios y reglas mas específicos que aborden situaciones concretas. Las políticas deben ser apoyadas y aprobadas por la alta dirección y deben ofrecer direccionamientos a toda la organización. Por definición las políticas son obligatorias.

10 POLITICA Son las intenciones globales de la organización, expresadas por la alta dirección La construcción se logra a través de definición de directrices definidas que corresponden a lo que busca el cliente y las partes interesadas. El texto de la política se escribe en forma de intenciones de lo que se quiere lograr en materia de seguridad, calidad, ambiental, entre otras.

11 DESPLIEGUE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Definiciones estratégicas Políticas de Gestión -Financieras -Mercadeo. Objetivos Estratégicos y metas de la organización Indicadores de Gestión Planes Operativos Misión Visión Valores Directrices de la organización Directrices de calidad y seguridad -Gestión Humana -Gestión Ambiental. -Salud ocupacional y Seguridad Industrial. -Procesos Internos. -Sistemas de Información. -Tecnología -Política de Calidad y Seguridad.

12 POR QUE TENER POLITICAS ESCRITAS? 1. Para cumplir con regulaciones legales o técnicas 2. Como guía para el comportamiento personal y profesional 3. Permite unificar la forma de trabajo de las personas en diferentes lugares o momentos que tengan responsabilidades y tareas similares 4. Permiten recoger comentarios y observaciones que buscan atender situaciones anormales en el trabajo 5. Permite encontrar las mejores prácticas en el trabajo 6. Permiten asociar la filosofía de una organización (abstracto) al trabajo (lo concreto)

13 ETAPAS EN EL DESARROLLO DE UNA POLITICA Fase de desarrollo Creación Revisión Aprobación Fase de implementación Comunicación Cumplimiento Fase de mantenimiento Concientización Monitoreo Garantía de cumplimiento Mantenimiento Fase de eliminación Retiro

14 PRÁCTICAS RECOMENDADAS La declaración de la política (Cuál es la posición de la organización, que es lo que se desea regular) Nombre y cargo de quien autoriza o aprueba la política Nombre de la dependencia, del grupo o de la persona que es el autor o proponente de la política Debe especificarse quien debe acatar la política (a quien esta dirigida) y quien es el responsable de garantizar su cumplimiento Indicadores para saber si se cumple o no la política Fecha a partir de la cual tiene vigencia la política

15 OTRAS PRÁCTICAS Uso de lenguaje sencillo Escribir la política como si fuese a utilizarse siempre Debe escribirse de tal forma que pueda leerlo cualquier empleado Se debe evitar describir técnicas o métodos particulares que definan una sola forma de hacer las cosas Utilizar la guía de presentación de documentos

16 OBJETIVOS Son expresiones formales de la política y el medio para implementarla. Son propósitos formales que enmarcan planes de acción en la organización. Expresan un solo resultado a lograr. Deben ser: Aplicables, alcanzables, medibles, comprensibles y coherentes con las metas y políticas de la organización. Deben ser sostenibles. Indica el mejoramiento que se busca y el sentido de esa mejora (maximizar, minimizar, eliminar, etc.).

17 CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DE UN OBJETIVO? 1. DIRECCIONAL: una manera de pensar los cambios que se esperan producir en una situación. 2. OPTIMIZADOR: debe encontrarse dentro de la realidad y corresponder a la dinámica social. Debe responder a la mejor utilización de los recursos materiales y humanos disponibles, de modo que se logre la eficiencia.

18 CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DE UN OBJETIVO? 3. COHERENTE O CONSISTENTE: mantener relación entre sí y con las situaciones que se pretenden transformar. 4. VIABLE O REALISTA: debe ser factible o posible de lograr. 5. CONCRETO Y PRECISO: poseer un equilibrio apropiado en formulación. 6. MEDIBLE O CONTROLABLE: lo que se espera que ocurra y cuándo.

19 CUÁLES SON LOS COMPONENTES DE UN OBJETIVO? 1. ACCIÓN: tarea a desarrollar. Se manifiesta a través de un verbo en infinitivo. 2. META: punto de referencia cuantitativo o aspiración que se debe alcanzar en el futuro. 3. INDICADOR DE GESTIÓN: unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de un proceso en relación a sus metas, objetivos y responsabilidades. 4. RESPONSABLE: cargo que debe responder por la ejecución de las acciones asignadas 5. TIEMPO: definición temporal o lapso en que se deben ejecutar las acciones.

20 CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE PLANTEAR OBJETIVOS? 1. Proporcionar sentido de dirección (motivación e inspiración) 2. Enfocar los esfuerzos (establecer prioridades) 3. Guiar planes y decisiones 4. Evaluar el progreso o desempeño

21 INDICADORES La evaluación y seguimiento son insumos básicos para tomar decisiones y mejorar los resultados de las políticas La forma mas efectiva de recibir apoyo y recursos para sus proyectos, programas o políticas, es mostrando resultados Para mostrar resultados, se deben hacer mediciones y para hacer mediciones adecuadas es necesario utilizar buenos indicadores. Todo buen indicador debe ser claro, relevante con el objeto de medición y debe proporcionar información periódica para medir si se lograron o no lo objetivos propuestos Una gestión orientada a resultados no es posible sin indicadores que permitan la adecuada medición de dichos resultados

22 INDICADORES Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.

23 INDICADORES Se establecen con el fin de hacer seguimiento al desempeño de los objetivos y para evidenciar desviaciones. Se deben establecer de manera cuantitativa que permitan evaluar el logro de los objetivos y tendencias hacia el mejoramiento del Sistema de Gestión. Deben incluir: Unidad de medida, frecuencia de análisis, fórmula o ecuación de medición del indicador y herramienta estadística para medir el resultado.

24 POR QUE LOS INDICADORES? Permiten comprender lo que sucede en la empresa Evalúan la necesidad de cambio así como su impacto Garantizan el cumplimiento de resultados Permiten corregir desviaciones. Establecen prioridades Determinan responsabilidades Determinan necesidades de mejoramiento Permiten cualificar los recursos

25 METAS La meta del indicador de Gestión es el punto de llegada de un objetivo por esta razón se convierte en la base del mejoramiento. Definir metas muy elevada tiene como riesgo el que no sean alcanzables y causen desmotivación; es casi inadecuado como poner metas fáciles de lograr que provocan un desempeño pobre del Sistema.

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