PPRL.11. Procedimiento de Creación, Revisión, Control y Gestión de la Documentación de Prevención de Riesgos Laborales

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1 PPRL.11. Procedimiento de Creación, Revisión, Control y Gestión de la Documentación de Prevención de Riesgos Laborales Página 1 de 13

2 REGISTRO DE CAMBIOS DEL PROCEDIMIENTO PPRL 11 Nº Revisión Fecha Páginas modificadas Revisado por Aprobado por Firma Elaborado por: Fecha Aprobado por: Firma Fecha Página 2 de 13

3 INDICE INDICE 3 1. OBJETO 4 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN 4 3. RESPONSABILIDAD 4 4. DEFINICIONES 4 5. MÉTODO OPERATIVO ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN TIPOS DE DOCUMENTOS MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES Contenido: Control y difusión Formato Modificación PROCEDIMIENTOS Contenido: Control y difusión Evaluación y vigencia Modificación INSTRUCCIONES DE TRABAJO REGISTROS Y FORMATOS 9 6. DISTRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES CONEXIONES CON OTROS DOCUMENTOS NORMATIVA Y LEGISLACIÓN APLICABLE REGISTROS ANEXOS: 11 Anexo I: Mod.PRL Relación de Documentos en Vigor 12 Anexo II: Mod.PRL Control de Distribución de la Documentación 13 Página 3 de 13

4 1. OBJETO Definir el sistema a seguir para la elaboración, revisión, control de la documentación, su distribución, su difusión, el lugar y la forma de archivo, para que a lo largo del tiempo se adecue a las nuevas necesidades, garantizando que: Las ediciones actualizadas de los documentos apropiados están disponibles en todos los puntos en los que se llevan a cabo las operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. Se retirará en el menor plazo posible la documentación obsoleta de los puntos de distribución o uso. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Todos los Procedimientos y documentos que intervienen en el Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales de la empresa..., que afectan al mismo, tanto los de régimen interno como externo de la misma. 3. RESPONSABILIDAD La responsabilidad última del control y seguimiento de la cumplimentación de este Procedimiento recae sobre la Dirección de la empresa DEFINICIONES MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN: Documento que establece la Política de prevención y describe el Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales de la empresa. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN: Documento que describe de manera detallada y completa la forma de realizar la actividad por los responsables identificados. INSTRUCCIÓN DE TRABAJO: Documento en el que se describe la sistemática de trabajo a seguir en determinadas operaciones citadas en los procedimientos. REGISTROS: Documentos que recogen una actuación que se ha llevado a cabo según el procedimiento que se trate. FORMATO: Formulario en el que se anotan determinados registros del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. Página 4 de 13

5 5. MÉTODO OPERATIVO 5.1. ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN El Coordinador del Sistema elabora los diferentes documentos, en colaboración con los Responsables de las áreas afectadas y del personal implicado, siendo presentado a los Representantes de los Trabajadores (Comité de Seguridad y Salud, Delegados de Prevención,...) para su consulta. Se establece que el responsable de la aprobación del Manual del Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, así como de los procedimientos sea el Director de la empresa. Además de la documentación planificada por el Coordinador del Sistema de Prevención, cualquier persona con responsabilidades dentro del Sistema puede proponer la elaboración de nueva documentación (Instrucciones de Trabajo, Registros y Formatos), por lo que presenta su propuesta al Coordinador del Sistema para su análisis y realización TIPOS DE DOCUMENTOS Los documentos del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales están estructurados en (texto descriptivo a continuación): Manual SGPRL Procedimientos Instrucciones de Trabajo Registros y Formatos [Texto descriptivo diagrama: Tipos de documentos: Es una pirámide donde se representa el sistema de gestión, estando en la cúspide el Manual, seguido de los Procedimientos y, a continuación de éstos, las instrucciones de trabajo que van seguidas de los Registros y formatos.] 5.3. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES Tiene por objeto facilitar una descripción adecuada del Sistema de gestión que sirva como guía permanente durante la implantación y funcionamiento de éste. Es el Página 5 de 13

6 documento básico de referencia y recoge la descripción de la estructura y funcionamiento generales del Sistema de Gestión Contenido: 1.- Generalidades 2.- Política, objetivos y metas de Prevención de Riesgos Laborales 3.- El Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales 4.- Responsabilidades de la Dirección 5.- Los Riesgos Laborales 6.- Planificación de objetivos de la Prevención 7.- El control de las actuaciones 8.- Documentos y registros de la Gestión de Prevención de Riesgos Laborales 9.- Evaluación del Sistema por parte de la Dirección de la empresa 10.- Comunicación, consulta y participación en la Prevención 11.- Plan de Emergencia 12.- Anexos Control y difusión Es responsabilidad del Coordinador del Sistema de la empresa, por delegación de la Dirección, las siguientes funciones: La planificación, análisis y elaboración de los diferentes capítulos del Manual. La emisión y distribución controlada de los ejemplares. El mantenimiento de este Manual. La Dirección de la empresa es responsable de aprobar el contenido del presente Manual y de las modificaciones posteriores Formato Todas las páginas del manual llevan indicado: a. el número de página b. el código del manual c. el número de ejemplar d. el número de revisión del Manual e. el número de revisión de la página f. la fecha de edición En la segunda página del Manual se registrarán las modificaciones realizadas, así como su correspondiente justificación. Página 6 de 13

7 Los formatos de los Anexos correspondientes a fichas o registros se confeccionarán de la siguiente forma: Denominación: Mod.MAPE.XX.YY Mod: Modelo M: Manual A: Anexo al Manual PE: Plan de Emergencia XX: Los dos primeros dígitos corresponden a la codificación del Manual YY: Los segundos dígitos corresponden a la codificación del modelo de ficha o registro Una revisión parcial es la que modifica una parte del Manual. Cuando tras sucesivas revisiones parciales la Dirección entienda que las modificaciones introducidas requieran una nueva edición del Manual se procederá a la misma, siendo el responsable de la elaboración el Coordinador del Sistema y el Director de la empresa de su aprobación Modificación El Coordinador del Sistema de la empresa es el responsable de analizar y proponer las modificaciones del Manual, siendo de su responsabilidad el que todos los poseedores de una copia controlada reciban la edición modificada. A la recepción de las páginas modificadas, los destinatarios son responsables de realizar las sustituciones correspondientes, eliminando las hojas obsoletas PROCEDIMIENTOS Contenido: A fin de normalizar su confección y facilitar su comprensión, los procedimientos se redactan según el siguiente formato: 1. OBJETO: Especifica la finalidad que se persigue con la aplicación de las actividades descritas 2. AMBITO DE APLICACIÓN: Indica el ámbito o campo de aplicación del procedimiento 3. RESPONSABILIDAD: Define la máxima responsabilidad última de la correcta aplicación y desarrollo del procedimiento. 4. DEFINICIONES: Se incluirá siempre y cuando se requiera una aclaración de los conceptos tratados Página 7 de 13

8 5. MÉTODO OPERATIVO: Describe la operativa de realización del procedimiento indicando cómo y cuándo se debe hacer 6. DISTRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES: Define la distribución de responsabilidades para la correcta aplicación y desarrollo del procedimiento 7. CONEXIONES CON OTROS DOCUMENTOS DEL SISTEMA: Se indica que documentación del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales es necesario conocer para interpretar correctamente el contenido del procedimiento 8. NORMATIVA Y LEGISLACIÓN APLICABLE: Se recoge la normativa de obligado cumplimiento que está directamente relacionada con lo indicado en el procedimiento. 9. REGISTROS: Se indica la denominación de los registros referidos en el procedimiento 10. ANEXOS: Principalmente se recogen los formatos de los registros que el procedimiento genera, además, según las necesidades, pueden contener esquemas, organigramas, diagramas de flujo, impresos, etc Control y difusión Todas las páginas de un procedimiento llevan indicado el número de página, el número de identificación del procedimiento y su estado de revisión. Los procedimientos del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales en la empresa están codificados: P.P.R.L. (Procedimiento de Prevención de Riesgos Laborales), XX: dos dígitos siguiendo una numeración correlativa a partir de 01. La segunda página de cada procedimiento contendrá: Un documento de "Control de revisiones" en el que se recoge: el número de revisión, la fecha, páginas modificadas, revisado por, aprobado por y la firma correspondiente. La relación de personas a las que se le distribuye el procedimiento Cada procedimiento es difundido por el Coordinador del Sistema a los poseedores del procedimiento afectados. Dicho proceso queda registrado en el documento Mod.PRL Control de la Distribución de Documentación del Anexo II, donde cada responsable estampa su firma acreditando la recepción de la documentación. El control de la documentación vigente se realiza mediante el documento Mod.PRL Relación de Documentos en Vigor del Anexo I Evaluación y vigencia Página 8 de 13

9 Para que un procedimiento sea efectivo es imprescindible que por un lado se aplique con rigor en la forma en la que está concebido y por otro lado responda en todo momento a las nuevas necesidades y actividades de la empresa. Los procedimientos se evaluarán regularmente a través del Procedimiento de Auditorías del Sistema PPRL Modificación Cualquier persona puede proponer al Coordinador del Sistema modificaciones a los procedimientos, una vez analizada y aceptada la propuesta se actuará conforme lo establecido en el punto 5.1. del presente Procedimiento. A la recepción de la/s página/s modificada/s, los distintos responsables sustituyen las correspondientes por la nueva copia actualizada. A fin de que los receptores reconozcan rápidamente los puntos modificados, se situará una línea discontinua en los laterales del párrafo modificado. Si se desestima la propuesta de modificación, el Coordinador del Sistema comunica la decisión a la persona que la propuso indicándole las causas de la desestimación INSTRUCCIONES DE TRABAJO Es un documento en el que se describe la sistemática de trabajo a seguir en determinadas operaciones citadas en los procedimientos. Se codifica: IPRL XX: dos dígitos de numeración correlativa que le corresponde en función del procedimiento de origen. YY: dos dígitos que lo identifica individualmente, siendo correlativo y comenzando por el REGISTROS Y FORMATOS El registro es un documento de formato definido que realiza las funciones de soporte donde registrar datos e informaciones que sean de interés para el seguimiento de las actividades incluidas en el Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales en la empresa. Se codifica de la siguiente forma: Mod. PRL XX: dos dígitos que hacen referencia a la identificación del procedimiento que lo ha originado. YY: dos dígitos que lo identifica individualmente, siendo correlativo y comenzando por el 01 Página 9 de 13

10 6. DISTRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES El Director: Aprobar el Manual del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales y los Procedimientos. El Coordinador del Sistema de Prevención es responsable de: Planificar, participar en la elaboración y modificación de los procedimientos con los responsables afectados Colaborar en la elaboración de documentos cuando sea preciso Analizar la factibilidad de las modificaciones solicitadas Archivar y mantener el archivo de los originales de la documentación en vigor Controlar los procedimientos y difundir copias de los mismos a los miembros del Comité de Seguridad y Salud y demás responsables afectados Mantener el control de las revisiones vigentes y de su distribución Archivar las versiones anuladas por el periodo mínimo estipulado Actuar como responsable de la recepción y mantenimiento de la copia de la documentación asignada a la empresa auditora externa cuando proceda. Los Responsables de las distintas Áreas han de: Elaborar y revisar la documentación relativa a su área según lo establecido. Presentar al Coordinador del Sistema la nueva documentación para su entrada en vigor. Realizar el adecuado archivo y mantenimiento de la documentación controlada y de los registros de prevención de riesgos laborales a su cargo. 7. CONEXIONES CON OTROS DOCUMENTOS Manual Plan de Emergencia Procedimiento de Identificación y Registro de Requisitos Legales PPRL.01 Procedimiento de Identificación, Evaluación y Registro de Riesgos PPRL.02 Procedimiento de Inspecciones Programadas PPRL.03 Procedimiento de Tratamiento de Sugerencias PPRL.04 Procedimiento de Control de Compras PPRL.05 Procedimiento de Cuidado y vigilancia de la Salud de los Trabajadores PPRL.06 Procedimiento de Control de Riesgos PPRL.07 Procedimiento de Selección y Control de EPI s PPRL.08 Procedimiento de Investigación de Sucesos PPRL.09 Procedimiento de Adopción, Control y Seguimiento de Acciones Correctoras y Preventivas PPRL.10 Procedimiento de Auditorías Internas PPRL.12 Página 10 de 13

11 Procedimiento de Información y Formación de la Prevención de Riesgos Laborales PPRL.13 Procedimiento de Comunicación, Consulta y Participación en la Prevención de Riesgos Laborales PPRL.14 Procedimiento de Contratas, Subcontratas y ETT s PPRL NORMATIVA Y LEGISLACIÓN APLICABLE Todas las relacionadas con el ámbito de la Prevención de Riesgos Laborales que sean de aplicación en la organización, conforme se refleja en el Procedimiento de Identificación y Registro de Requisitos Legales PPRL REGISTROS Mod.PRL Relación de documentos en vigor del Anexo I. Mod.PRL Control de distribución de la documentación del Anexo II. 10. ANEXOS Anexo I: Mod.PRL Relación de Documentos en Vigor. Anexo II: Mod.PRL Control de Distribución de la Documentación Página 11 de 13

12 Anexo I: Mod.PRL Relación de Documentos en Vigor Logo Empresa RELACIÓN DE DOCUMENTOS EN VIGOR Fecha: Hoja: de Tipo de documento: Código Denominación Revisión/Fecha Página 12 de 13

13 Anexo II: Mod.PRL Control de Distribución de la Documentación Logo CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Tipo de documento: Código: Rev.: Fecha: Nombre del documento: Departamento Persona Fecha Acuse de recibo Firma Página 13 de 13

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